Bài tập vẽ sơ đồ, lưu đồ tài liệu
Bài tập 1.1: Quy trình tạm ứng tại công ty Sao Khuê như sau:
Người có nhu cầu tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng gửi cho kế toán trưởng và giám
đốc duyệt sau đó chuyển giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt cho kế toán thanh toán. Kế toán
thanh toán sau khi nhận giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt lập phiếu chi (2 liên) liên 1 lưu tại
bộ phận theo ngày, liên 2 và giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ tiến hành chi tiền dựa trên phiếu chi liên 2 và giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt
sau đó ghi vào sổ quỹ tiền mặt, cuối tháng chuyển phiếu chi liên 2 và giấy đề nghị tạm ứng
đã duyệt cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu chi liên 2 và giấy đề
nghị tạm ứng đã duyệt nhập liệu vào phần mềm FAST, chương trình cập nhật dữ liệu vào
nhật ký chi tiền và sổ cái các tài khoản liên quan. Chứng từ và sổ sách lưu tại bộ phận theo loại chứng từ Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát và chi tiết mức 0 mô tả quy trình trên. Người có nhu 1.0 Giấy đề nghị Giấy ĐNTƯ 2.0 cầu Xét duyệt tạm Phiếu chi tạm ứng duyệt Lập phiếu chi ứng Giấy ĐNTƯ duyệt, Phiếu chi Dữ liệu kế toán 4.0 3.0 Nhập liệu, ghi PC, Chi tiền, ghi sổ Giấy ĐNTƯ duyệt sổ kế toán quỹ Sổ quỹ Dữ liệu kế toán
2. Vẽ lưu đồ hệ thống mô tả quy trình trên.
Quy trình xử lý tạm ứng tại Sao Khuê KTT&GĐ KT thanh toán Thủ quỹ KT tổng hợp Người có nhu cầu Giấy ĐNTƯ 2 duyệt Giấy ĐNTƯ PC 2 duyệt PC xong Giấy ĐNTƯ Giấy ĐNTƯ duyệt Lập phiếu chi Xét duyệt tạm ứng Chi tiền, Nhập liệu ghi sổ quỹ 2 Giấy ĐNTƯ Giấy ĐNTƯ 1 Xử lý ghi sổ duyệt duyệt 2 Phiếu chi PC kế toán xong Giấy ĐNTƯ duyệt 2 PC xong Giấy ĐNTƯ duyệt Sổ quỹ Dữ liệu sổ kế toán ase Ph
Bài tập 1.2: Hoạt động mua hàng tại doanh nghiệp tư nhân Hiếu Trung được mô tả như sau:
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan, bộ phận mua hàng
sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu để đánh giá tính phù hợp của phiếu yêu cầu mua hàng. Một
bảng tổng hợp yêu cầu mua hàng được lập và được gửi cho giám đốc xét duyệt, yêu cầu
mua hàng được lưu lại theo số hiệu. Sau khi nhận được bảng tổng hợp yêu cầu mua hàng
đã xét duyệt từ giám đốc, bộ phận mua hàng tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp và yêu cầu
báo giá từ nhà cung cấp, sau đó bảng tổng hợp yêu cầu mua hàng được lưu lại ở bộ phận
này. Sau khi kiểm tra giá và mã vật tư hàng hóa phù hợp, đơn đặt hàng 4 liên được lập ra.
Liên 1 của đơn đặt hàng được lưu tại bộ phận mua hàng, liên 2 gửi đến nhà cung cấp để
xác nhận được đơn hàng, liên 3 được gửi đến bộ phận kho, liên 4 được gửi đến bộ phận
thanh toán. Đến ngày giao hàng, nhà cung cấp tiến hành giao hàng và hóa đơn liên 2, cùng
phiếu giao hàng 2 liên. Căn cứ vào liên 1 của đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng tiến hàng
kiểm tra đối chiếu thông tin hàng được giao có đúng so với đơn đặt hàng và chấp nhận giao
hàng. Hàng hóa, hóa đơn cùng với phiếu giao hàng 2 liên được chuyển đến bộ phận kho.
Thủ kho tiến hành nhận hàng và lập phiếu nhập kho 2 liên, thông báo tất cả các thông tin
nhận hàng này cho bộ phận yêu cầu mua hàng và bộ phận mua hàng. Liên 1 của phiếu nhập
kho được lưu tại kho, liên 2 của phiếu nhập kho cùng với liên 2 của hóa đơn mua hàng,
liên 2 phiếu giao hàng được chuyển đến bộ phận thanh toán. Liên 1 của phiếu giao hàng
được ký nhận và trả nhà cung cấp. Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát và chi tiết mức 0 mô tả quy trình trên. Bộ phận liên 1.0 xét duyệt 3.0. Tìm kiếm quan 2.0. Xét duyệt Phiếu YCMH mua hàng, lập Bảng THMH Bảng THMH NCC, gửi YC Bảng THMH Bảng THMH duyệt BHTMH báo giá duyệt Đề nghị báo giá Phiếu YCMH Hóa đơn, PGH Nhà cung cấp Báo giá Đơn đặt hàng, báo giá 4.0 Lập đơn Đơn đặt hàng đặt hàng 5.0. Kiểm nghiệm hàng Đơn đặt hàng hóa 6.0. Nhập Hóa đơn, Hóa đơn, PNK, BP thanh hàng, lập PGH xác nhận PGH xác nhận PNK toán PGH xác nhận Phiếu nhập kho, NCC Đơn ĐH
2. Vẽ lưu đồ tài liệu mô tả quy trình trên.
Chu trình xử lý mua hàng tại công ty BP mua hàng Giám đốc Kho Bộ phận liên quan Bảng THMH A Phiếu YCMH PGH xác Xét duyệt ĐĐH nhận Bảng THMH Hóa Xét duyệt mua đơn hàng, lập BHTMH Bảng THMH duyệt Phiếu YCMH Bảng THMH Nhập hàng, Bảng THMH lập PNK duyệt Tìm kiếm NCC, PGH xác gửi YC báo giá nhận PNK Hóa đơn Bảng THMH Bảng THMH ĐĐH duyệt duyệt NCC NCC Báo giá Lập đơn đặt hàng BPTT Báo giá ĐĐH NCC BPTT Hóa đơn PGH Kiểm nghiệm hàng hóa Hóa đơn PGH xác nhận ase A Ph
Bài tập 1.3: Hoạt động bán hàng tại công ty Hà Thái được mô tả như sau:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt
hàng kiểm tra và xét duyệt nếu được thì lập lệnh xuất kho gồm 3 liên đồng thời ghi phiếu
giao hàng gồm 3 liên. Lệnh xuất kho và phiếu giao hàng liên 1 cùng đơn đặt hàng của
khách hàng giữ lại tại bộ phận bán hàng để lưu. Liên 2 của lệnh xuất kho giao cho bộ phận
kho. Liên 2 của phiếu giao hàng được gửi cho khách hàng. Liên 3 của lệnh xuất kho và
phiếu giao hàng chuyển cho phòng kế toán. Bộ phận kho sau khi nhận được lệnh xuất kho
thì kiểm tra hàng tồn kho, nếu đủ hàng để bán thì xuất hàng bán. Bộ phận kho lập phiếu
xuất kho gồm 2 liên: Liên 1 giữ lại để lưu cùng lệnh xuất kho. Liên 2 giao bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán sau khi nhận được lệnh xuất kho, phiếu giao hàng do bộ phận bán hàng
chuyển sang, cùng với phiếu xuất kho do bộ phận kho chuyển sang, kế toán lập hóa đơn
GTGT gồm 3 liên: Liên 1 giữ lại để lưu; Liên 2 giao cho khách hàng; Liên 3 giao cho thủ
quỹ. Đồng thời sẽ ghi sổ công nợ và lưu các chứng từ còn lại để theo dõi công nợ. Khi
khách hàng thanh toán thì kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên. Sau đó chuyển tiền
và cả 3 liên phiếu thu sang thủ quỹ. Thủ quỹ sau khi nhận được hóa đơn GTGT liên 3 và
phiếu thu gồm 3 liên do phòng kế toán chuyển sang tiến hành kiểm tra và thu tiền. Sau khi
phiếu thu được duyệt xong và có đầy đủ các chữ ký hợp lệ, thủ quỹ gửi các liên phiếu thu
tới các bộ phận như sau: Liên 1 giao cho phòng kế toán; Liên 2 giao cho khách hàng; Liên
3 của phiếu thu cùng với hoá đơn GTGT liên 3 giữ lại để lưu. Kế toán căn cứ vào phiếu
thu ghi sổ giảm công nợ và lưu. Yêu cầu:
1. Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu chi tiết mức 0 mô tả quy trình trên.
2. Vẽ lưu đồ tài liệu mô tả quy trình trên. Phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán Thủ quỹ LXK 2 Khách hàng PXK 2 PGH 3 A 3 2 LXK 3 PT 1 HĐ 3 Đơn đặt hàng Xuất hàng, Lập PXK Lập hóa đơn, Sổ công Duyêt DDH, ghi sổ công Thu tiền nợ Lập LXK, nợ, lập phiếu PGH thu LXK 2 2 PXK 1 3 DDH 3 3 3 3 PXK 2 2 HĐ 3 2 2 2 2 PGH 3 PT 1 PGH 1 LXK 1 LXK 3 HĐ 1 PT 1 KH KH A KH PT 1 Sổ Ghi giảm công công nợ nợ PT 1 se ha P