BÀI THUYẾT TRÌNH THU THẬP VÀ QUẢN LÝ

Sau khi bạn Như vừa trình bày về tổng quan và mô hình hoạt động của Thế Giới Di Động, thì ở phần tiếp theo, mình sẽ đi sâu vào hiện trạng quản lý tài nguyên thông tin, và đặc biệt là những vấn đề cốt lõi mà Thế giới di động đang gặp phải trong quá trình vận hành.”

Ở đây, tài nguyên thông tin không chỉ đơn thuần là dữ liệu, mà còn bao gồm tài liệu, quy trình, cơ sở dữ liệu và các hệ thống CNTT đang được sử dụng trong toàn bộ chuỗi bán lẻ.”

PHẦN 2 — HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN THÔNG TIN (TNTT) VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CỐT LÕI

2.1. Các loại TNTT hiện có (bảng ánh xạ BMC → Loại TNTT → Ví dụ cụ thể)

““Trước hết, mình sẽ đi lần lượt qua các loại tài nguyên thông tin mà thế giới di động hiện đang có, và đi kèm với đó là hiện trạng sử dụng của từng loại.”

A. Dữ liệu (Data)

“Đầu tiên, và cũng là quan trọng nhất, đó chính là dữ liệu.”

“Thế giới di động hiện đang quản lý một khối lượng dữ liệu rất lớn, và trải dài trên nhiều mảng khác nhau.

Bao gồm

• Dữ liệu khách hàng
• Dữ liệu đơn hàng
• Dữ liệu tồn kho
• Dữ liệu sản phẩm
• Và đặc biệt là dữ liệu bảo hành – sửa chữa

Hiện trạng:

• “Tuy nhiên, Hiện nay, dữ liệu bị phân tán giữa rất nhiều hệ thống khác nhau, như POS tại cửa hàng, website, app, và cả các trung tâm bảo hành.”
• “Giữa các hệ thống này thì chưa có cơ chế đồng bộ hiệu quả, nên mới dẫn đến một số vấn đề khá nghiêm trọng.”
• Không có cơ chế loại trùng hồ sơ khách hàng
• Không có hồ sơ IMEI thống nhất cho bảo hành

“👉 Ví dụ như:

“Một khách hàng mua hàng online bằng email, nhưng khi đến cửa hàng sửa chữa lại cung cấp số điện thoại khác. Kết quả là hệ thống không nhận ra đây là cùng một người, và tạo ra hai hồ sơ khách hàng riêng biệt.”

“Loại tài nguyên thứ hai là tài liệu.”

B. Tài liệu (Documents)

Bao gồm Hợp đồng nhà cung cấp, biên bản kiểm nhận, chính sách bảo hành, SOP nhập kho, hướng dẫn vận hành.

Hiện trạng: Vấn đề là những tài liệu này hiện đang được lưu trữ khá rải rác, mỗi nơi một kiểu.”

“Thế giới di động chưa có một hệ thống quản lý tài liệu tập trung, nên nhân viên rất khó biết đâu là bản mới nhất.”

Hậu quả: “Từ đó dẫn đến việc Nhân viên rất dễ sử dụng SOP cũ, dẫn đến thao tác sai trong nhập kho, kiểm hàng hoặc xử lý bảo hành, gây lỗi vận hành.”

“Tiếp theo là quy trình, tức là cách Thế giới di động vận hành công việc hằng ngày.”

C. Quy trình (Processes)

Quy trình chính:

• Bao gồm các quy trình chính như là bán hàng, nhập kho, luân chuyển hàng và bảo hành.”

Hiện trạng:

Tuy nhiên, trên thực tế thì quy trình giữa các chuỗi hoặc các cửa hàng chưa hoàn toàn giống nhau.”

“Ngoài ra, có những bước lẽ ra phải bắt buộc bằng hệ thống, ví dụ như scan hàng đối chiếu, thì lại không được kiểm soát chặt.”

Hậu quả:“Điều này dẫn đến rủi ro mất hàng, sai tồn kho và rất khó kiểm toán.”

“Về cơ sở dữ liệu, MWG đang sử dụng rất nhiều hệ thống khác nhau.”

D. Cơ sở dữ liệu (Database)

Bao gồm:

• POS tại cửa hàng
• Hệ thống quản lý nội dung sản phẩm
• Hệ thống bảo hành hoặc ticketing
• Hiện trạng:
  “Các hệ thống này chưa được tích hợp đồng bộ, nhiều dữ liệu vẫn phải làm bằng tay, hoặc xuất ra file rồi nhập lại, nên cập nhật rất chậm và cũng rất dễ bị sai.”

“Tổng hợp lại, thế giới di động có rất nhiều hệ thống, nhưng lại thiếu một nguồn dữ liệu trung tâm duy nhất.”

E. Hệ thống (Systems)

Cụ thể như

Thế giới di động hiện chưa có nguồn dữ liệu sản phẩm tập trung, nền tảng dữ liệu khách hàng chưa hoàn chỉnh, và hệ thống sửa chữa – bảo hành vẫn đang phân tán.
Điều này khiến cho việc quản lý và khai thác dữ liệu chưa đạt hiệu quả cao.”

2.2 Nhận diện & phân tích ít nhất 3 vấn đề cốt lõi
Từ những hiện trạng mình vừa trình bày, thì nhóm mình đã rút ra được ba vấn đề cốt lõi nhất.”

VẤN ĐỀ 1 — Dữ liệu bảo hành & sửa chữa phân tán (repair/warranty records not centralized)

“Vấn đề cốt lõi đầu tiên là dữ liệu bảo hành và sửa chữa không được tập trung.”

Nguyên nhân gốc:

“Hiện tại Thế giới di động chưa có một hệ thống Repair Hub dùng chung cho toàn bộ hệ thống.”

“Mỗi khu vực, mỗi cửa hàng lại lưu thông tin theo cách riêng, và cũng không có chuẩn chung cho các trường dữ liệu như IMEI hay mã lỗi.”

Hệ quả thực tế:

• “Không xem được lịch sử sửa chữa, gây bức xúc cho khách và làm thừa thao tác kỹ thuật.”

👉 Ví dụ:

“Khách sửa máy ở trung tâm A, lần sau sang trung tâm B thì hệ thống không hiện lịch sử, kỹ thuật viên lại làm lại từ đầu.”

📌 Ảnh hưởng đến BMC: Customer Relationships và Key Activities.

VẤN ĐỀ 2 — Hồ sơ khách hàng không thống nhất (no Customer 360 / duplicates across systems)

“Vấn đề thứ hai là một khách hàng có thể tồn tại nhiều hồ sơ khác nhau.”

Nguyên nhân gốc:

• “Thế giới di động hiện chưa có một cơ sở dữ liệu khách hàng trung tâm.”
• “Dữ liệu đầu vào thì chưa được chuẩn hoá, và cũng thiếu cơ chế tự động gộp trùng hồ sơ.”
  

Hệ quả thực tế:

• “Điều này làm cho việc marketing cá nhân hóa kém hiệu quả, và chăm sóc khách hàng cũng không đầy đủ thông tin.”.

👉 Ví dụ:

“Một khách mua nhiều lần nhưng dùng hai số điện thoại, hệ thống chia thành hai hồ sơ → không cộng đủ điểm loyalty.”

📌 Ảnh hưởng đến BMC: Customer Relationships, Channels, Key Resources.

VẤN ĐỀ 3 — Quy trình nhập kho & luân chuyển hàng chưa đồng bộ (process differences & lack of enforced SOPs)

“Vấn đề thứ ba là quy trình nhập kho và luân chuyển hàng chưa được chuẩn hóa và kiểm soát chặt.”

Nguyên nhân gốc:

“SOP thì có, nhưng cập nhật rời rạc, và hệ thống cũng chưa bắt buộc các bước scan.”Hệ quả thực tế:

• Dẫn đến việc là Sai tồn kho, huỷ đơn, khó kiểm kê và audit.

👉 Ví dụ:

“Một kiện hàng chuyển từ kho đến cửa hàng bị thiếu 2 sản phẩm do không scan, hệ thống vẫn báo hoàn tất.”

📌 Ảnh hưởng đến BMC: Key Activities, Channels, Key Resources.

“Tổng hợp lại, những vấn đề này gây ra hàng loạt tác động tiêu cực.”

2.3 Tổng hợp tác động (nhìn theo chỉ số kinh doanh)

ba vấn đề trên không chỉ là lỗi kỹ thuật hay lỗi hệ thống, mà đã trực tiếp tác động đến hiệu quả kinh doanh của Thế giới đi động .”

• “Cụ thể là làm tăng tỷ lệ huỷ đơn, tăng chi phí marketing và vận hành, đồng thời làm giảm trải nghiệm khách hàng.”

2.4 Bằng chứng quan sát

“Từ các quan sát thực tế, có thể thấy rằng khi Thế giới di động mở rộng quy mô và đa dạng mô hình kinh doanh, thì bài toán quản lý tài nguyên thông tin trở nên cực kỳ quan trọng.”

“Nếu không giải quyết tốt các vấn đề về dữ liệu, quy trình và hệ thống, thì lợi thế quy mô của Thế giới di động rất dễ trở thành gánh nặng vận hành.”

Trên đây là toàn bộ nội dung phần trình bày của mình.”
“Sau đây, mình xin mời bạn tiếp theo trong nhóm sẽ tiếp tục trình bày phần nội dung tiếp theo.”