Bài tiểu luận cuối kỳ đề tài Tìm hiểu khung cảnh bố trí làm việc và phân tích ưu, nhược điểm

lOMoARc PSD|36215725 BỘ TÀI CHÍNH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING ĐỀ BÀI
TÌM HIỂU KHUNG CẢNH BỐ TRÍ LÀM VIỆC
VÀ PHÂN TÍCH ƯU, NHƯỢC ĐIỂM
TÊN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NHÓM 1:
GIẢNG VIÊN MÔN HỌC: Hoàng Văn Trung
HỌC KỲ 1 - NĂM HỌC 2023 – 2024 1 lOMoARc PSD|36215725
PHIẾU NHẬN XÉT VÀ CHẤM ĐIỂM CỦA GIẢNG VIÊN
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Điểm chấm: ……………
Điểm l愃m tròn: ................... Điểm chữ:..………...........................................………
Ngày ....... tháng ........ năm...........
GIẢNG VIÊN XÁC NHẬN lOMoARc PSD|36215725 MỤC LỤC
I. TÌM HIỂU KHUNG CẢNH BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC..............................................................1
1. Vai trò không gian l愃m
việc..........................................................................................................1
2. Nguyên tắc bố tr椃Ā nơi l愃m
việc.....................................................................................................1
2.1. Đáp ứng nhu cầu sử dụng....................................................................................................1
2.2. Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận....................................................................1
2.3. B愃n ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng...............................................................................1
2.4. H愃i ho愃 nhiệt độ, ánh sáng, âm
thanh................................................................................2
2.5. Không gian văn phòng mở...................................................................................................3
II. CÁC MÔ HÌNH KHÔNG GIAN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ.......................................................4 1.
Mô h椃nh văn phòng tối giản
minimalist...............................................................................4 2.
Mô h椃nh văn phòng
xanh.......................................................................................................5 3.
Văn phòng Hi – tech...............................................................................................................6 4.
Văn phòng Tái chế...................................................................................................................6 lOMoARc PSD|36215725
I. TÌM HIỂU KHUNG CẢNH BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆC 1. Vai
trò không gian l愃m việc
Không gian làm việc có vai trò quan trọng và tác động lớn đến tâm lý của nhân
viên trong công việc, vì vậy, các công ty luôn chú trọng đến việc bố trí văn phòng hiệu
quả. Nếu một doanh nghiệp tạo cho nhân viên một môi trường làm việc thoải mái, tức
là gián tiếp góp phần tạo nên hiệu suất công việc cao.
2. Nguyên tắc bố tr椃Ā nơi l愃m việc
2.1. Đáp ứng nhu cầu sử dụng
Trước khi thay đổi cách bố trí hiện tại của một văn phòng, người quản lý phải cân
nhắc về nhu cầu sử dụng, máy móc cũng như thiết bị cần thiết cho văn phòng.
Không có quy định bắt buộc nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưng
thông thường các vị trí quản lý, người có chức vụ thường được bố trí mặt bằng rộng
hơn, tùy vào diện tích chung mà công ty sở hữu.
2.2. Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận
Để việc bố trí trở nên hiệu quả nhất thì việc bố trí vị trí giữa các phòng ban, việc
sắp xếp các bộ phận với nhau là việc vô cùng quan trọng, cụ thể như:
• Bố trí các bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách hàng hoặc với cơ quan bên
ngoài nằm gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân. Bộ phận nào cần tập
trung suy nghĩ thì bố trí ở khu vực yên tĩnh
• Tách các bộ phận cần bảo mật xa nơi công cộng hoặc nhiều người thường xuyên qua lại
• Cần lưu ý xây dựng lối thoát hiểm phù hợp với điều kiện kinh tế của công ty
2.3. Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng
Khi chọn lựa bàn ghế cho văn phòng cần đáp ứng các yếu tố cần và đủ về tính
chất công việc của nhân viên, người quản lý cần tạo một môi trường thoải mái nhất cho
nhân viên như chọn loại bàn ghế có thể dễ dàng điều chỉnh độ cao và xoay chuyển khi
cần thiết. Cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh hưởng đến năng suất làm
việc mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe và sự an toàn của nhân viên. 1 lOMoARc PSD|36215725
2.4. Hài hoà nhiệt độ, ánh sáng, âm thanh, màu sắc 2.4.1. Nhiệt độ
Tiêu chuẩn về khối lượng không khí cần thiết cho một người trong một phòng
được ấn định là trong 4 giờ làm việc ít nhất phải có 7m3 không khí sạch vì nhiệt độ ảnh
hưởng đến sức khỏe con người. Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu
phí không phải để làm việc mà để chống lạnh, vì vậy, khả năng tập trung sự chú ý của
nhân viên bị giảm nhanh. Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể lại mất thêm năng lượng
để giữ cho nhiệt độ cơ thể được bình thường. Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhanh,
tăng bài tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối trong cơ thể dẫn đến nhân viên cảm thấy uể
oải, các động tác thực hiện sẽ chậm và năng suất lao động sẽ giảm xuống. 2.4.2. Ánh sáng
Để đảm bảo các điều kiện lao động có hiệu quả, nhà quản trị hành chính cần phải
coi trọng yếu tố ánh sáng vì nó ảnh hưởng đến năng suất lao động. Ánh sáng chia làm 2 loại:
• Ánh sáng thiên nhiên là ánh sáng mặt trời. Các văn phòng cần được thiết kế cửa
sổ sao cho tiếp nhận ánh sáng dễ dàng nhất
• Ánh sáng nhân tạo là ánh sáng của những bóng đèn điện, đèn phát quang. Trong
việc mắc đèn người ta nhận thấy tường nhà và trần bẩn sẽ làm giảm đến 50%
công suất đèn. Tường phòng nên sơn màu càng sáng thì hệ số phản chiếu ánh sáng càng cao 2.4.3. Màu sắc
Màu sắc cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất
công việc. Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện, nâng cao vẻ bề ngoài của
cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần của
nhân viên. Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản khi sử dụng màu:
• Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ phía Bắc hoặc phía Đông thì ánh sáng có màu mát
và để tạo không khí vui vẻ hãy sử dụng màu ấm trên bức tường đối diện
• Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ hướng Nam hoặc hướng Tây thì ánh sáng có màu
đo đỏ, vàng hoặc màu ấm và để làm dịu đi chúng ta hãy sử dụng màu mát trên tường đối diện
• Hành lang: sử dụng màu sáng như màu vàng hay màu trắng để tạo ánh sáng tự nhiên lOMoARc PSD|36215725
• Các văn phòng chung: hãy dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên tường
trước mặt nhân viên, giúp làm dịu mắt nhưng dùng màu ấm trên các bức tường khác
• Các phòng tiếp tân: hãy dùng màu vui vẻ, trung hòa và tránh đơn điệu.
• Các phòng riêng: tùy theo ý thích của người làm việc
• Phòng vệ sinh: đàn ông thích màu xanh da trời, phụ nữ thích màu hồng. Hãy sử
dụng các màu đó để khuyến khích sự sạch sẽ và nâng cao tinh thần
• Phòng họp: nếu phòng dài và hẹp hãy dùng màu sáng trên tường hai bên và màu
tối trên tường hai đầu để tạo cảm giác phòng rộng hơn
• Phòng lưu trữ hồ sơ: Dùng một màu duy nhất trên các bức tường và một màu cho
các dụng cụ. Nên dùng màu sáng có phản chiếu ánh sáng cao 2.4.4. Âm thanh
Âm thanh, tiếng động không những ảnh hưởng đến công việc mà còn làm ảnh
hưởng đến thần kinh của con người. Khung cảnh quá ồn ào dễ làm con người bị lãng trí.
Nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh. Một số
biện pháp giải quyết tiếng động thường xảy ra trong cơ quan như sau:
• Nhân viên lớn tiếng gọi nhau để hỏi han công việc: khuyên họ nói nhỏ lại Tiếng
đóng cửa: dùng nẹp cao su để khi đóng lại cửa không kêu
• Chuông điện thoại kêu: nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu hoặc tiếng nhạc reo
và đặt gân người trực
• Tiếng ồn do ghế di động: nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm.
• Nhân viên đi lại nhiều: nên sắp xếp các nhân viên có liên hệ công việc ngồi gần
nhau để họ hạn chế việc di chuyển trong phòng
2.5. Không gian văn phòng mở
2.5.1. Hạn chế sử dụng phòng riêng
Trên thực tế có nhiều lý do giải thích tại sao khuynh hướng ngày nay ít sử dụng
phòng riêng, sau đây là một số lý do tiêu biểu:
• Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho một nhân viên làm
việc tại khu vực trống trải
• Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng và máy thông gió
• Phòng riêng ít uyển chuyển trong thay đổi công việc, thay đổi vị trí. lOMoARc PSD|36215725
• Nhược điểm lớn nhất khi sử dụng nhiều phòng riêng là khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc
Tuy nhiên các công ty cũng sẽ có một số phòng riêng, thường là phòng dành cho
các cấp lãnh đạo, các bộ phận cần tập trung hoặc cần bảo mật.
2.5.2. Sử dụng vách ngăn
Thay vì bố trí nhiều phòng riêng cho nhân viên hành chính, các công ty thường
bố trí các vách ngăn để ngăn cách nhân viên không nhìn thấy nhau hoặc giúp nhân viên
có chỗ riêng để làm việc. Vách ngăn chỉ cao cỡ ngang người khi ngồi hoặc cao bằng
khung cửa ra vào. Lợi ích của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là
giúp mỗi người làm việc có tính chất riêng tư, tăng tính độc lập nhưng lại không tách
biệt, không gây gián đoạn luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió. Các vách
ngăn có thể dịch chuyển một cách dễ dàng khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện.
II. CÁC MÔ HÌNH KHÔNG GIAN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ 1.
Mô h椃nh văn phòng tối giản minimalist
Mô hình văn phòng tối giản Minimalist là một không gian làm việc đơn giản, gọn
gàng. Nếu như văn phòng theo phong cách hiện đại là sử dụng nhiều chất liệu, vật dụng
theo hướng công nghệ cao thì phong cách tối giản lại theo chủ nghĩa giản lược, đơn giản
hóa nhiều chi tiết nhằm phát huy tối đa công năng của từng khu vực. Ưu điểm: •
Tiết kiêm chi phí: Với không gian làm việc phải có đồ nội thất, đồ trang trí và các ̣
vật dụng khác. Sẽ có rất nhiều chi phí phát sinh trong quá trình mua nội thất. Khi
thiết kế văn phòng theo phong cách tối giản sẽ loại bỏ những vật dụng nội thất
không quá cần thiết và giữ cho không gian văn phòng luôn gọn gàng và đơn giản.
Như vậy, sẽ có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể. •
Tăng năng suất làm viêc: Việc thiết kế văn phòng tối giản, sử dụng ít dụng cụ ̣ hơn
cũng đồng nghĩa với việc bàn làm việc sẽ trở nên gọn gàng. Mọi thứ cũng ngăn
nắp khi tìm kiếm. Điều này sẽ hạn chế tạo ra áp lực cho bô não. Như vậỵ sẽ tạo
điều kiện cho mọi người có xu hướng làm năng suất hơn •
Giúp tinh thần thoải mái: mọi người se cảm thấy thư thái, dễ chịu hơn khiđược
làm việc trong không gian văn phòng tối giản, gọn gàng Không gian làm việc
rộng rãi cho tất cả mọi người. Nhược điểm: lOMoARc PSD|36215725 •
Vì là không gian đơn giản nên nó sẽ dễ mang lại cảm giác lạnh lẽo cho môt sộ́ người.
2.Mô h椃nh văn phòng xanh
Mô hình văn phòng xanh là một trong những mô hình văn phòng hiện đại, với
việc sử dụng đưa phong cách, các đặc trưng thiết kế mang đậm những yếu tố đến từ
thiên nhiên (nước, cây xanh, vật liệu mộc, gỗ, không khí, ánh sáng…). Ưu điểm: •
Hỗ trợ tăng cường sức khỏe cho nhân viên: việc cây xanh cung cấp lượng oxy đủ
sẽ giúp cải thiện và tăng cường hoạt động của hệ tim mạch và hệ miễn dịch cho cơ thể con người. •
Cải thiện khả năng tập trung: Một mô hình văn phòng xanh, tân dụng ánh sáng ̣
măt trời có thể giúp nhân viên tăng cường sự tập trung. Điều này sẽ dẫn đếṇ việc
cải thiên khả năng tậ p trung và nâng cao hiệu suất làm việc.̣ •
Giúp giảm căng thẳng và kích thích sự sáng tạo: không khí mát mẻ từ cây xanh
không chỉ giúp con người điều khiển hành vi và cảm xúc, mà còn tạo ra một cảm
giác thoải mái và tích cực. Điều này sẽ kích thích sự sáng tạo cho nhân viên trong quá trình làm việc •
Góp phần bảo vệ môi trường sống của con người Nhược điểm: •
Thời gian thiết kế, xây dựng lâu hơn: Quá trình thiết kế và xây dựng mô hình văn
phòng xanh này thì cần phải nghiên cứu tân dụng ánh sáng mặ t trời như thệ́ nào,
đặt cây xanh ra làm sao để có môt trong hệ thống hợp lý. Điều này có thệ̉ sẽ mất
thời gian lâu hơn so với các loại văn phòng khác. •
Chi phí và thời gian chăm sóc cây cối: Để có một hệ thống văn phòng xanh vừa
có lợi vừa thẩm mỹ thì cũng cần phải chi phí duy trì như hệ thống tưới nước, chi
phí xua đuổi côn trùng và tốn thời gian cho việc chăm sóc.
3.Văn phòng Hi – tech
Đây là một phong cách sử dụng những thiết bị, vật liệu nội thất hiện đại, kết hợp
cùng những sản phẩm công nghệ tiên tiến trong một không gian văn phòng. Những
thiết bị và sản phẩm công nghệ này không những đóng vai trò trang trí mà còn giúp
cho quá trình làm việc được tiện nghi và tối ưu hơn. Không gian làm việc theo hướng
mở - nói không với vách ngăn. lOMoARc PSD|36215725 Ưu điểm:
• Không gian mở - tăng tính kết nối và tương tác
• Linh hoạt, đa dạng, có thể ngồi bất cứ đâu trong văn phòng làm việc
• Đồ nội thất thông minh, có thể dễ dàng thay đổi để phù hợp cho nhu cầu sử dụng của người làm việc
• Tăng năng suất người lao động
• Cảm thấy thoải mái khi làm việc
• Cảm thấy sang trọng khi làm việc Nhược điểm:
• Mức độ đầu tư chi phí cho các thiết bị công nghệ cao
• Chỉ phù hợp với những công ty có nguồn vốn lớn
• Dễ mất tập trung và dễ gây ồn ào trong lúc làm việc
• Con người dễ bị tích điện, ảnh hưởng nhiều đến sức khỏe của đôi mắt
• Làn da bị ảnh hưởng bởi ánh sáng xanh nhiều 4. Văn phòng Tái chế
Với nhiều văn phòng hiện nay, tận dụng những vật liệu tái chế, tái sử dụng
đang là “hot trend”. Mô hình thiết kế này sẽ tận dụng mọi vật liệu và cải tạo lại
chúng, cho dù vốn là những thứ gần như bị bỏ đi. Điển hình của phong cách này
chính là sử dụng lại các loại khung thép, sắt thừa, cũ vào trang trí. Hoặc các đồ nội
thất cũ như giá sách, bàn, ghế, hay thậm chí là các loại đèn, … sẽ được tận dụng.
Hay có đơn vị sẽ cải tạo container thành phòng họp. Sử dụng nguồn năng lượng tái
tạo: năng lượng mặt trời, nặng lượng gió,... Ưu điểm:
• Tạo không gian làm việc độc đáo cá tính lOMoARc PSD|36215725 • Bảo vệ môi trường
• Tạo nhiều không gian xanh
• Tiết kiệm được chi phí về điện năng
• Khơi nguồn sáng tạo của nhân viên
• Tạo động lực đi làm cho nhân viên
• Không gian làm việc năng động tươi mới Nhược điểm:
• Tốn thời gian cải tạo lại các nội thất cũ, vật liệu cũ
• Chi phí lắp đặt ban đầu cao • Khó vệ sinh
Câu h漃ऀ i trò chơi:
1.C漃Ā bao nhiêu nguyên tác bố tr椃Ā không gian l愃m viêc?̣ A. 3 B. 4 C. 5 D.6
2. Văn phòng bố tr椃Ā theo không gian mở l愃?
A. Các bộ phận được bố tr椃Ā trong cùng 1 phòng không c漃Ā vách ngăn hoặc
c漃Ā vách ngăn thấp mang t椃Ānh trang tr椃Ā
B. Từng bộ phận bố trí phòng riêng có từng ngăn, cửa ra vào đóng kín
C.Văn phòng chia nhỏ
D.Là cách bố trí văn phòng truyền thống
3. Đâu l愃 vai trò m愃 không gian l愃m việc mang lại?
A. Có tầm quan trọng xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp.
B. Tác động lớn đến tâm lý nhân viên nhằm tăng hiệu suất l愃m việc. lOMoARc PSD|36215725
C.Tạo ấn tượng tốt với đối tác khách hàng.
D.Tất cả đều đúng . 4.
Câu n愃o sau đây l愃 ưu điểm của bố tr椃Ā văn phòng theo không A. gian mở?
Tết kiệm được chi ph椃Ā, diện t椃Āch thuận tiện trong giao tiếp giữa các B. bộ phận. Bảo mật công việc.
C.Đảm bảo tính riêng tư mỗi cá nhân.
D.Phù hợp với việc tập trung cao.
5. Câu n愃o sau đây l愃 nhược điểm của bố tr椃Ā văn phòng theo không gian mở? A.Tốn diên tích.̣
B. Tăng chi phí thiết bị văn phòng.
C.Không phù hợp với viêc tậ p trung cao.̣
D.Không thuân tiệ n trong giao tiếp giữa các bộ phận. ̣
6. Câu n愃o sau đây l愃 nhược điểm của bố tr椃Ā văn phòng theo không gian đ漃Āng?
A.Không đảm bảo tính riêng tư của mỗi cá nhân.
B. Không phù hợp với công viêc tập trung cao.̣
C.Tốn diên t椃Āch, tăng chi ph椃Ā, thiết b椃⌀ văn phòng.̣
D.Bảo mât công việ c.̣