BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Lịch Sử Văn Thư – Lưu Trữ Việt Nam | Học viện Hành chính Quốc gia

lOMoARcPSD|50582371 BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
TÊN ĐỀ TÀI: KHÁI QUÁT LỊCH SỬ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU
TRỮ GIAI ĐOẠN 1954 - 1975
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần : Lịch Sử Văn Thư – Lưu Trữ Việt Nam
Mã phách.................................................. ( Để trống )
Tp. Hồ Chí Minh – 2024 lOMoARcPSD|50582371 1 LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em. Các nội dung
nghiên cứu trong đề tài “Khái Quát Lịch Sử Công Tác Văn Thư Lưu Trữ
Giai Đoạn 1954 - 1975.” của em là trung thực và chưa công bố dưới
bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu
phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được cá nhân thu thập
từ các nguồn khác nhau có ghi rõ nguồn gốc. lOMoARcPSD|50582371 2 LỜI CẢM ƠN
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia
cơ sở tại TP.HCM đã đưa môn “ Lịch sử văn thư – lưu trữ Việt Nam” vào trương
trình giảng dạy. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn –
Cô Mai Thanh Xuân đã truyền đạt những kiến thức quý báu và định hướng cho
chúng em trong suốt thời gian học tập vừa qua. Trong thời gian tham gia lớp học
của cô, chúng em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập
hiệu quả, nghiêm túc và có thêm nhiều bài học cuộc sống cũng như những kiến
thức thực tế. Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để chúng
em có thể vững bước trên con đường sau này.
Bộ môn “Lịch sử văn thư – lưu trữ Viêt Nam” là môn học thú vị, vô cùng bổ ích
và có tính thực tế cao. Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức cho sinh viên có thể áp
dụng vào cuộc sống thực tế cũng như cung cấp thêm một phần kiến thức cho
ngành nghề sau này cho các bạn sinh viên. Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều
hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ. Mặc dù chúng em đã cố
gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó có thể tránh khỏi những thiếu sót
và nhiều chỗ còn chưa chính xác, kính mong cô xem xét và góp ý để bài tiểu luận
của chúng em được hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn! lOMoARcPSD|50582371 3 MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................... 1
LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................... 2
DANH MỤC VIẾT TẮT .................................................................................... 5
MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 6
1.Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 6
2. mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................ 7
2.1. Mục đích nghiên cứu ........................................................................... 7
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................... 7
2.3. Đối tượng nghiên cứu .......................................................................... 7
2.4. Phương pháp nghiên cứu .................................................................... 7
3. Ý nghĩa của việc nghiên cứu ...................................................................... 7
NỘI DUNG .......................................................................................................... 8
Chương I ............................................................................................................. 8
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN ........................................................... 8
1.1. Khái niệm ................................................................................................. 8
1.1.1. Công tác văn thư ............................................................................... 8
1.1.2. Công tác lưu trữ ................................................................................ 8
1.2. Vai trò ....................................................................................................... 8
1.2.1. Vai trò của công tác văn thư ............................................................. 8
1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ .............................................................. 9
Chương II .......................................................................................................... 10
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VIỆT NAM (1954 – 1975) ................ 10
2.1. Công tác văn thư – lưu trữ ở miền Bắc ............................................... 10
triển công tác lưu trữ trong thời kỳ mới: .................................................. 10
2.2. Công tác văn thư – lưu trữ ở miền Nam .............................................. 13
2.2.1. Công tác lưu trữ của chính quyền Việt Nam Cộng Hòa ............... 14
2.2.2. Lưu trữ của chính quyền cách mạng Việt Nam ............................. 15
Chương III ........................................................................................................ 16
XÂY DỰNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC VÀ ĐỘI NGŨ CÔNG CHỨC LƯU
TRỮ ................................................................................................................... 16 lOMoARcPSD|50582371 4
3.1. Thành lập cơ quan quản lý CTLT trên phạm vi toàn miền ............... 16
3.1.1.Tổ chức lưu trữ cấp bộ ..................................................................... 19
3.1.2.Tổ chức lưu trữ quân đội ................................................................. 19
3.1.3. Tổ chức lưu trữ địa phương ........................................................... 20
3.2. Xây Dựng Pháp Luật Lưu Trữ ............................................................. 23
3.2.1.Ban hành nhiều văn bản pháp luật về lưu trữ ................................ 23
3.3. Quản Lý Tài Liệu Lưu Trữ ................................................................... 24
3.3.1. Tài liệu thời phong kiến .................................................................. 25
3.3.2. Tài liệu thời Pháp thuộc .................................................................. 26
3.3.3. Tài liệu thời VNCH ......................................................................... 26
Chương IV ......................................................................................................... 27
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 27
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 28 lOMoARcPSD|50582371 5
2.1.1. Những chủ trương chỉ đạo và văn bản pháp luật chủ yếu để phát
DANH MỤC VIẾT TẮT VNCH Việt Nam Cộng Hòa CTLT Công Tác Lưu Trữ lOMoARcPSD|50582371 6 MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư lưu trữ là một phần việc quan trọng để thực hiện nhiệm
vụ tuyên truyền, giáo dục của các cơ quan lưu trữ. Đây cũng là một cách làm hiệu
quả để thu hút sự quan tâm và ủng hộ của công chúng, thể hiện sự chủ động của
các nhà lưu trữ trong việc cung cấp thông tin quá khứ quý giá, có giá trị cao tới
các nhà nghiên cứu, các độc giả quan tâm.
Giai đoạn 1954-1975 là giai đoạn quan trọng của lịch sử dân tộc nói chung
và lịch sử Đảng nói riêng. Giai đoạn này được đánh dấu bằng chiến thắng lịch sử
Điện Biên Phủ gây chấn động địa cầu (1954), tiếp đó là thời kỳ miền Bắc sôi nổi
thi đua sản xuất để xây dựng chủ nghĩa xã hội và là hậu phương vững chắc của
“miền Nam ruột thịt”, Đại thắng mùa Xuân năm 1975 giải phóng hoàn toàn miền
Nam thu non sông về một mối. Thời kỳ này phản ánh sức sống mãnh liệt cuồn
cuộn chảy trong lòng mỗi người dân Việt Nam, đó sẽ mãi mãi là tự hào trong tâm
khảm của mỗi người con đất Việt.
Vì vậy, khối tài liệu lưu trữ này có tầm quan trọng đặc biệt, là bằng chứng
lịch sử, là căn cứ để tổng kết lý luận và thực tiễn cách mạng Việt Nam, đồng thời
là di sản văn hoá vô cùng quý báu của Đảng, của dân tộc. Việc công tác văn thư
lưu trữ khối tài liệu lưu trữ này có một ý nghĩa cực kỳ quan trọng và cấp bách.
Nó không những phục vụ cho việc tổng kết kinh nghiệm lãnh đạo, chỉ đạo
cách mạng của Đảng ta; việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử Đảng
nói riêng; nghiên cứu các ngành khoa học xã hội nhân văn và các nhu cầu khác
của xã hội mà nó còn phục vụ đắc lực cho việc tuyên truyền, giáo dục lý tưởng,
đạo đức cách mạng, lòng yêu nước, lòng tự hào dân tộc quần chúng nhân dân, đặc biệt là thế hệ trẻ.
Nhằm góp phần đẩy mạnh công tác văn thư lưu trữ tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung
ương Đảng, đặc biệt là tài liệu giai đoạn 1954-1975, nâng cao chất lượng của các lOMoARcPSD|50582371 7
tài liệu, nên tôi chọn vấn đề “ Khái Quát lịch Sử Công Tác Văn Thư – Lưu Trữ
Việt Nam giai đoạn 1954 - 1975” làm đề tài tiểu luận của mình.
2. mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của đề tài Khái quát lịch sử công tác văn thư – lưu
trữ Việt Nam là nhằm hiểu rõ hơn thành phần, số lượng nội dung, đặc điểm và
giá trị của khối tài liệu giai đoạn 1954-1975. Nghiên cứu tình hình công tác văn
thư – lưu trữ giai đoạn 1954-1975. Nêu ra những ưu điểm, khuyết điểm và nguyên nhân của nó.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích đã nêu trên, tiểu luận đã đề ra những nhiệm vụ như sau:
- Tìm hiểu, khảo sát thành phần, số lượng đặc điểm của khối tài liệu giai đoạn 1954-1975
- Tổng hợp, phân tích những tài liệu thuộc giai đoạn 1954-1975
2.3. Đối tượng nghiên cứu
Những tài liệu thuộc giai đoạn 1954-1975
Thành phần, nội dung, đặc điểm và tình hình tài liệu lưu trữ chữ viết giai đoạn 1954-1975.
2.4. Phương pháp nghiên cứu
Tiểu luận được thực hiện dựa trên cơ sở kết hợp một số phương pháp cụ
thể như: lịch sử - logic, phân tích – tổng hợp,…
3. Ý nghĩa của việc nghiên cứu
Tiểu luận là công trình nghiên cứu có hệ thống và tương đối, nghiên cứu đề
tài này giúp chúng ta hiểu rõ hơn về lịch sử công tác văn thư – lưu trữ Việt Nam
giai đoạn 1954 – 1975 quan trong và cần thiết như thế nào trong việc hình thành
đất nước nói chung và chính quyền nhà nước nói riêng trong thời kì hiện nay lOMoARcPSD|50582371 8 NỘI DUNG Chương I
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN 1.1. Khái niệm
1.1.1. Công tác văn thư
Theo Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì công tác văn thư là hoạt động
bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
1.1.2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn
bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình họat động của cơ quan, cá
nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu
trữ là một công việc không thể thiếu trong họat động quản lý của bộ máy nhà nước.
Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ
đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và sử dụng
khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn
kiện thuộc về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm…
Sẽ rất nhiều phiền tóai xảy ra khi ta thiếu sự quản lý, lưu trữ các thông tin
dưới dạng hồ sơ, văn bản. 1.2. Vai trò
1.2.1. Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư có vai trò về hiệu quả hoạt động văn thư sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến
hiệu quả hoạt động quản lý của các tổ chức. Bên cạnh đó công tác văn thư còn đảm bảo lOMoARcPSD|50582371 9
cung cấp kịp thời và đầy đủ những thông tin cần thiết để phục vụ nhiệm vụ quản lý hoặc điều hành.
Vai trò của công tác văn thư vừa có chức năng đảm bảo được thông tin hoạt động của
tổ chức vừa có chức năng truyền đạt hoặc phổ biến thông tin bằng văn bản
Nếu như công tác văn thư được thực hiện một cách tốt nhất sẽ góp phần vào việc giải
quyết công việc của tổ chức một cách nhanh chóng cũng như chính xác, năng suất chất
lượng đúng về chính sách chế độ hay giữ gìn bí mật quốc gia hay hạn chế quan liêu giấy tờ.
Công tác văn thư đảm bảo được giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
các tổ chức. Đối với nội dung của tài liệu hình thành nhận được trong quá trình
giải quyết công việc và phản ánh chính xác hoặc chấn thực các hoạt động của tổ chức.
Công tác văn thư được thực hiện có nề nếp sẽ đảm bảo được giữ gìn đầy đủ hồ
sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ sau này. Nguồn bổ sung tài liệu
và lưu trữ thì chủ yếu từ giai đoạn văn thư.
1.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu chắc chắn dành để phục vụ cho họat động nội bộ. Các cấp quản
lý, những người cần họachđịnh, cần lập báo cáo, cần ra quyết định đều thường
dùng đến những tài liệu sẳn cho các công việc khác nhau của mình. Bên cạnh đó,
không ít khách hàng hoặc thân chủ của công ty cũng có những khi cần dùng đến
tài liệu, trao đổi thông tin với chúng ta. Các đối tác, các công ty trong ngành, và
nhất là các cơ quan quản lý cũng có yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu của công
ty. Còn nữa, ngay cả các đơn vị cung ứng dịch vụ cho văn phòng (công ty quảng
cáo chẳng hạn) hoặc đơn vị nghiên cứu thuộc một lĩnh vực nhất định nào đó cũng
muốn tiếp cận nguồn thông tin của văn phòng. Vì thế, công tác lưu trữ hồ sơ, tài
liệu có vai trò quan trọng như sau: •
Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty. lOMoARcPSD|50582371 10 •
Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện. •
Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số liệu
cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…). •
Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác… •
Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý. •
Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển. •
Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật. Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VIỆT NAM (1954 – 1975)
Sau khi Hiệp định Giơnevơ được ký kết (7-1954), đất nước ta bị chia cắt làm hai
miền. Tình hình lưu trữ ở nước ta nổi lên một hình thế rất độc đáo là trên phạm
vi cả nước, ở miền Bắc có công tác lưu trữ (CTLT) của Nhà nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa (VNDCCH); còn trên phần lãnh thổ phía Nam, bên cạnh CTLT
của Nhà nước Việt Nam Cộng hòa (VNCH) - một chính quyền do đế quốc Mỹ
dựng lên sau ngày đình chiến còn có CTLT của chính quyền cách mạng Cộng hòa miền Nam Việt Nam.
2.1. Công tác văn thư – lưu trữ ở miền Bắc
2.1.1. Những chủ trương chỉ đạo và văn bản pháp luật chủ yếu để phát triển
công tác lưu trữ trong thời kỳ mới:
Nghị quyết Hội nghị lần thứ 14 của Ban chấp hành Trung ương Đảng ( khóa II )
tháng 11-1958 đã nêu lên phương hướng, nhiệm vụ phát triển công tác khoa học-
kỹ thuật trong thời kỳ mới của cách mạng nước ta là: “ Đẩy mạnh điều tra, thăm
dò khảo sát tài nguyên phong phú của nước ta, đẩy mạnh công tác nghiên cứu
kinh tế, lịch sử, văn học, nghệ thuật...để chuẩn bị sẵn tài liệu làm cơ sở cho việc
xây dựng kế hoạch 5 năm và giúp ích cho công cuộc phát triển và cải tạo kinh tế, phát triển văn hóa.”
Để đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ đó, Đảng ta đã ban hành Thông tri số 259TT/TW
ngày 8/9/1959 và khẳng định tài liệu lưu trữ “ Là một tài sản quý báu, nó có tác lOMoARcPSD|50582371 11
dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định chương
trình kế hoạch công tác và đường lối, phương châm, chính sách về mọi mặt chính
trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật.”
Bên cạnh Thông tri 259-TT/TW, ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ đã ra bản
Nghị định số 142-CP ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác
lưu trữ. Lần đầu tiên, các quan điểm, các chủ trương chỉ đạo công tác lưu trữ của
Đảng được thể chế hóa bằng một văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất từ trước
đến nay về công tác lưu trữ.
Có thể nói rằng, việc ban hành Nghị định số 142-CP là một bước tiến lớn trong
công tác xây dựng thể chế lưu trữ ở nước ta. Trong Nghị định, Hội đồng Chính
phủ khẳng định: “ Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ mà ta còn giữ
được là tài sản lịch sử quý báu của Nhà nước. Không một cơ quan hoặc cá nhân
nào được chiếm các hồ sơ, tài liệu này để dùng riêng, hoặc hủy hoại những hồ sơ, tài liệu ấy.”
Từ thực tiễn chỉ đạo công tác lưu trữ trong nhiều năm qua, Đảng ta đã rút ra
được những kinh nghiệm như sau:
- Phải giáo dục cho cán bộ, công nhân viên nhận thức rõ công tác văn thưlưu
trữ là một công tác chính trị, thiết thực phục vụ lợi ích của quần chúng nhân dân;
- Là quá trình đấu tranh chống những quan niệm, những tập quán cũ và
lốilàm việc thiếu tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên;
- Phải có một tổ chức quản lý, chỉ đạo toàn ngành lưu trữ và tổ chức đó
phảiđược các cấp ủy Đảng lãnh đạo chặt chẽ.
Những chủ trương, biện pháp chủ yếu của Đảng và Nhà nước đã tạo ra những
tiền đề giúp công tác lưu trữ nước ta không ngừng phát triển và đạt được những
thành tựu quan trọng trong thời kỳ xây dựng CNXH ở miền Bắc và đấu tranh thực
hiện thống nhất nước nhà ( 1954-1975 ). lOMoARcPSD|50582371 12
2.1.2. Thu thập, tập trung, quản lý tài liệu lưu trữ
Tài liệu lịch sử Đảng và cách mạng
Việc sưu tầm, thu thập, tập trung bảo quản tài liệu lịch sử cách mạng và lịch
sử Đảng đã được Đảng ta đặt thành một nhiệm vụ quan trọng, nhát là từ khi Ban
Nghiên cứu lịch sử Đảng TW (1962) được thành lập. Tuy vậy, việc giữ gìn, bảo
quản những nguồn tài liệu này vẫn còn nhiều thiếu sót. Các cấp ủy Đảng chưa
nhận thức đầy đủ ý nghĩa của công việc này nên lãnh đạo thiếu chặt chẽ. Có trường
hợp tài liệu của Đảng bị chiếm làm của riêng, tùy tiện sao chép một cách trái phép,
đem phổ biến vô nguyên tắc, bị kẻ xấu tiêu hủy để làm mất tang chứng hoặc do
không bảo quản cẩn thận nên dễ hư hỏng, mất mát nhiều tài liệu quan trọng. Số
tài liệu đã tập trung được không được bảo quản tốt và cũng chưa phát huy đầy đủ
tác dụng phục vụ cho công tác lãnh đạo của các cấp ủy.
Để khắc phục những thiếu sót nói trên và đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu,
biên soạn lịch sử và tổng kết kinh nghiệm lãnh đạo đã ban hành Chỉ thị số 187-
CT/TW ngày 4-1-1974 về việc tập trung bảo quản những tài liệu văn kiện, tư liệu
và hiện vật thuộc về lịch sử Đảng và lịch sử cách mạng nước ta. Thực hiện chủ
trương đó, Kho lưu trữ TW Đảng đã tiến hành sưu tầm và xây dựng được các sưu
tập tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm phản ánh hoạt động của các tổ chức tiền thân
của Đảng như Hội Việt Nam Cách mạng Thanh niên (6-1925 đến 2-1930), Tân
Việt Cách mạng Đảng- Đông Dương Cộng sản Liên đoàn (1925- 2/1920), Hội
nghị thành lập Đảng(3-2-1930),...
Tại liệu của chính quyền cũ để lại
Vào thời điểm này, sau khi hòa bình được lập lại (1954), tài liệu của các
chính quyền cũ bị tổn thất khá nặng nề. Vào 12/1953, tài liệu chính quyền của
đang bảo quản tại kho Lưu trữ TW Hà Nội gồm có 221.764 hồ sơ đã được đánh
số, 169.495 hồ sơ chưa đánh số và 31.971 sổ sách các loại.
Đảng và Nhà nước ta đã sớm đề ra những chủ trương, biện pháp giữ gìn,
thu thập và tập trung bảo quản tài liệu của chính quyền cũ để lại. lOMoARcPSD|50582371 13
Trong khoảng thời gian 1965-1973, Kho lưu trữ TW đã tiến hành nhiều đợt
thu thập tài liệu từ các bộ, ngành trung ương vào lưu trữ nhà nước.
2.1.3. Tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ cho công cuộc xây dụng và bảo vệ
miền Bắc, giải phóng miền Nam:
Bước vào thời kỳ mới, sự nghiệp xây dựng XHCN ở miền Bắc, giải phóng miền
Nam và đấu tranh thực hiện thông nhất nước nhà đã đặt ra những yêu cầu cấp thiết
đối với công tác lưu trữ. Tuy vậy, theo đánh giá của Ban Bí thư Trung ương Đảng
trong Chỉ thị số 187-CT/TW ngày 4 -1- 1971 thì trong những năm qua chúng ta
“Chưa phát huy được tác dụng của tài liệu văn kiện và hiện vật lịch sử của Đảng
vào việc phục vụ cho công tác lãnh đạo và chỉ đạo của các cấp ủy Đảng”. Để khắc
phục thiếu số đó và nhanh chóng đưa tài liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu của
hội, Đảng và Nhà nước chủ trương phải đây mạnh công tác tổ chức sử dùng nhằm
phát huy tốt nhất tác dụng của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.
Các kho lưu trữ nhà nước, lưu trữ các bộ, ngành ở Trung ương và địa phương đã
tổ chức khai thác nhiều tài liệu lưu trữ, nhất là tài liệu khoa học - kỹ thuật về
giao thông, thủy lợi, thủy điện, xây dựng, .. phục vụ cho các yêu cầu khôi phục
và xây dựng các tuyến đường sắt, đường bộ, các công trình thủy lợi, các công
trình xây dựng dân dụng ở miền Bắc sau ngày hòa bình lập lại và đã mang lại
những lợi ích thiết thực về kinh tế.
2.2. Công tác văn thư – lưu trữ ở miền Nam
Ở miền Nam, ngày 7-7-1954, đế quốc Mỹ đưa Ngô Đình Diệm lên làm Thủ
tướng, đồng thời đã tìm mọi thủ đoạn nhanh chóng hợp thức hoá và củng cố chính
quyền Sài Gòn nhằm thống trị miền Nam bằng chủ nghĩa thực dân mới. Năm
1955, chính quyền Ngô Đình Diệm do Mỹ giật dây đã tổ chức một cuộc tổng tuyển
cử giả hiệu, gọi là “trưng cầu dân ý”, đưa Ngô Đình Diệm lên làm Tổng thống của
chính thể Việt Nam Cộng hòa (VNCH). Trải qua các thời kỳ Đệ nhất Cộng hòa
(1955-1963), thời kỳ lực lượng quân đội nắm quyền (11/19634/1967) và Đệ nhị lOMoARcPSD|50582371 14
Cộng hòa (4/1967-4/1975), chính quyền Sài Gòn vì mục tiêu chính trị của mình
đã có những quan tâm xây dựng CTLT trên phần lãnh thổ miền Nam do VNCH quản lý.
Hoạt động lưu trữ của VNCH diễn ra trong điều kiện chiến sự ác liệt giữa
lực lượng cách mạng của chúng ta và phía đối phương là Mỹ - Ngụy, cùng với
những cuộc đấu tranh tranh giành quyền lực giữa các lực lượng, phe nhóm khác
nhau trong nội bộ chính quyền Sài Gòn đã làm cho tình hình miền Nam trở nên
đầy biến động, bất ổn định về mọi mặt. Tình hình đó đặt ra nhiều khó khăn, trở
ngại, tác động nặng nề đối với hoạt động lưu trữ của VNCH, một lĩnh vực vốn dĩ
rất cần một môi trường kinh tế - xã hội hòa bình, ổn định để tồn tại và phát triển.
2.2.1. Công tác lưu trữ của chính quyền Việt Nam Cộng Hòa.
Công tác lưu trữ của chính quyền Việt Nam Cộng Hòa (VNCH) được bắt đầu từ
năm 1955, sau khi chính quyền này được thành lập. Hệ thống lưu trữ của VNCH
được tổ chức theo mô hình của chính phủ Hoa Kỳ, với các cơ quan lưu trữ trung
ương, địa phương và cơ quan lưu trữ của các tổ chức, doanh nghiệp. Cơ quan lưu
trữ trung ương của VNCH là Ủy ban Tối cao Lưu trữ, trực thuộc Văn phòng Tổng
thống. Ủy ban này có nhiệm vụ quản lý, hướng dẫn và kiểm tra công tác lưu trữ
trên toàn quốc. Các cơ quan lưu trữ địa phương thuộc các tỉnh, thành phố. Các cơ
quan lưu trữ của các tổ chức, doanh nghiệp thuộc các cơ quan, doanh nghiệp đó.
Hồ sơ, tài liệu của VNCH được phân loại theo các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn
hóa, xã hội, quân sự, ngoại giao, v.v. Hồ sơ, tài liệu được sắp xếp theo thứ tự thời
gian, theo nội dung, theo địa danh, v.v. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu của
VNCH được thực hiện theo các quy định của pháp luật. Hồ sơ, tài liệu được bảo
quản trong các kho tàng được xây dựng kiên cố, có hệ thống phòng cháy chữa
cháy, chống ẩm, chống mối mọt lOMoARcPSD|50582371 15
Công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu của VNCH được thực hiện theo yêu
cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hồ sơ, tài liệu được khai thác, sử dụng tại
chỗ hoặc được cung cấp theo yêu cầu.
Công tác lưu trữ của VNCH đã đạt được một số thành tựu nhất định, góp
phần phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học, giáo dục và đào tạo. *Hạn chế:
Cơ sở vật chất, kho tàng bảo quản hồ sơ, tài liệu còn thiếu thốn, chật
hẹp.Nguồn nhân lực lưu trữ còn thiếu, chưa được đào tạo bài bản.Công tác quản
lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu còn chưa hiệu quả.Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải
phóng (30/4/1975), hệ thống lưu trữ của VNCH được tiếp quản bởi chính quyền
cách mạng. Một số hồ sơ, tài liệu của VNCH được sử dụng phục vụ cho công tác
đấu tranh chính trị, tố cáo tội ác của chính quyền Sài Gòn. Một số hồ sơ, tài liệu
khác được sử dụng phục vụ cho công tác nghiên cứu, giáo dục và đào tạo.
2.2.2. Lưu trữ của chính quyền cách mạng Việt Nam.
Lưu trữ của chính quyền cách mạng miền Nam là một kho tàng tài liệu quan
trọng ghi lại lịch sử kháng chiến chống Mỹ cứu nước của nhân dân miền Nam
Việt Nam. Lưu trữ bao gồm nhiều loại tài liệu, từ tài liệu hành chính, tài liệu quân
sự, tài liệu ngoại giao, tài liệu báo chí, tài liệu văn học, nghệ thuật,...
Lưu trữ của chính quyền cách mạng miền Nam được lưu trữ tại nhiều nơi, trong đó có:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (Thành phố Hồ Chí Minh) Bảo
tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam (Thành phố Hồ Chí Minh)
viện Quốc gia Việt Nam (Hà Nội)
Bảo tàng Cách mạng Việt Nam (Hà Nội) lOMoARcPSD|50582371 16
Lưu trữ của chính quyền cách mạng miền Nam có giá trị to lớn về mặt lịch sử,
khoa học và văn hóa. Tài liệu lưu trữ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về lịch sử kháng
chiến chống Mỹ cứu nước của nhân dân miền Nam Việt Nam, về những hy sinh,
gian khổ của quân và dân miền Nam, về những chiến công vang dội của quân và
dân miền Nam trong cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc
Một số tài liệu lưu trữ của chính quyền cách mạng miền Nam tiêu biểu bao gồm:
Hiến pháp năm 1960 của Cộng hòa miền Nam Việt Nam
Hiệp định Paris năm 1973
Lịch sử Đảng bộ miền Nam
Lịch sử Quân đội nhân dân Việt Nam ở miền Nam
Văn học kháng chiến miền Nam Nghệ thuật kháng chiến miền Nam
Lưu trữ của chính quyền cách mạng miền Nam là một tài sản vô giá của
dân tộc Việt Nam. Tài liệu lưu trữ cần được bảo quản, khai thác và sử dụng có
hiệu quả để phục vụ công tác nghiên cứu, giáo dục và tuyên truyền. Chương III
XÂY DỰNG HỆ THỐNG TỔ CHỨC VÀ ĐỘI NGŨ CÔNG CHỨC LƯU TRỮ
3.1. Thành lập cơ quan quản lý CTLT trên phạm vi toàn miền
Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục trong văn bản số 3528/GD/PC ngày 5-
31959 gửi Tổng thống VNCH thuyết trình về việc này đã nhận định rằng: từ năm
1945 đến năm 1959, công việc lưu trữ gặp rất nhiều trở ngại vì ảnh hưởng chiến
sự, thiếu cán bộ chuyên môn, thiếu phương tiện thích hợp; nếu để tình hình đó
kéo dài thì sẽ gây khó khăn, làm mất nhiều thời gian cho việc sưu tầm tài liệu và
phục vụ nghiên cứu của các nhà sử học. Vì vậy, cần thành lập một tổ chức về lưu
trữ để công việc này được tổ chức theo những phương pháp khoa học, thống nhất
và chấm dứt tình trạng thiếu tổ chức của ngành lưu trữ. lOMoARcPSD|50582371 17
Từ yêu cầu đó, ngày 13-4-1959, Tổng thống VNCH đã ban hành Sắc lệnh
số 86-GD về thiết lập Nha Giám đốc Văn khố và Thư viện toàn quốc trực thuộc
Bộ Quốc gia Giáo dục. Nha có nhiệm vụ chung là tiếp nhận, hướng dẫn và kiểm
soát thư viện quốc gia và các thư viện công trong toàn quốc; tiếp nhận, lưu trữ các
hồ sơ, tài liệu do các bộ, nha, sở gửi về lưu trữ; hướng dẫn và giúp đỡ về chuyên
môn việc tổ chức và điều hành các sở, phòng lưu trữ trong toàn quốc; huấn luyện
nhân viên các công sở thành những chuyên viên có khả năng phụ trách việc quản
thủ thư viện hay lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
Tiếp đó, ngày 20-8-1959, Bộ Quốc gia Giáo dục đã ban hành Nghị định số
1118/GD/NĐ quy định nhiệm vụ và tổ chức của Nha Văn khố và Thư viện toàn
quốc. Nhiệm vụ cụ thể của Nha về CTLT được quy định là tiếp nhận, lưu trữ, sắp
xếp theo quy tắc nhất định những hồ sơ, tài liệu đã lâu quá 10 năm do các cơ quan
Chính phủ gửi lưu trữ; thu thập, sắp xếp theo quy tắc nhất định và khôi phục lại
những hồ sơ, tài liệu có tính cách lịch sử; cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho các
cơ quan Chính phủ và các học giả; hủy bỏ những công văn, tài liệu xét không cần
thiết khi có ý kiến của một hội đồng do Bộ Quốc gia Giáo dục chỉ định; huấn
luyện các chuyên viên và mở các lớp tu nghiệp về chuyên môn lưu trữ, thu nhận
các công chức do các cơ quan gửi tới tập sự về lưu trữ trong một thời hạn nhất
định. Trong tổ chức bộ máy của Nha có Sở Lưu trữ công văn và Thư viện có
nhiệm vụ thu thập những hồ sơ, tài liệu cũ do các cơ quan hành chính tại Sài Gòn
và các tỉnh Nam phần, trung nguyên và cao nguyên trung phần gửi lưu trữ; phân
loại và sắp xếp hồ sơ, tài liệu, lập các phiếu tra cứu theo các quy tắc nhất định;
giao thiệp với các cơ quan công quyền hay tư nhân cần tài liệu lưu trữ và cấp bản
sao tài liệu; trừ sâu mọt và ẩm ướt tại các kho lưu trữ bằng các biện pháp khoa
học; hướng dẫn các cơ quan hành chính về lưu trữ công văn; tổ chức hủy bỏ hồ
sơ, tài liệu cũ theo quy định; đặt mua dụng cụ và vật liệu đặc biệt cho các kho lưu trữ. lOMoARcPSD|50582371 18
Ngày 19-7-1963, Bộ trưởng Bộ Quốc gia Giáo dục ban hành Nghị định số
1057-GD/PC/NĐ thiết lập Chi nhánh văn khố Đà Lạt trực thuộc Nha Văn khố và
Thư viện quốc gia. Chi nhánh Đà Lạt có nhiệm vụ thu thập, sắp xếp, giữ gìn những
hồ sơ, tài liệu cũ do các cơ quan hành chính tại cao nguyên và trung nguyên trung
phần gửi lưu trữ; thu thập, sắp xếp, giữ gìn những tài liệu của Văn phòng Quốc
trưởng Bảo Đại và Hoàng triều cương thổ; sắp xếp và phiên dịch mục lục châu
bản của triều đình Huế; giữ gìn, sắp xếp các mộc bản; phân loại và làm phiếu các
hồ sơ lưu trữ theo quy tắc nhất định; cung cấp bản sao tài liệu cho các cơ quan
công quyền hoặc tư nhân có yêu cầu về tài liệu lưu trữ; tổ chức bảo quản tài liệu
bằng các biện pháp khoa học...
Ngày 8-9-1971, Văn phòng Quốc vụ khanh đặc trách văn hoá đã ban hành
Nghị định số 322-QVK/VH/NĐ thiết lập Chi nhánh văn khố Huế trực thuộc Nha
Văn khố và thư viện quốc gia. Chi nhánh Huế có nhiệm vụ thu thập, sắp xếp, lưu
giữ nhũng hồ sơ, tài liệu (kể cả tài liệu cũ) do các cơ quan hành chính và chuyên
môn tại trung nguyên Trung phần chuyển giao; phân loại, thống kê hồ sơ. tài liệu
lưu trữ (TLLT) theo quy tắc nhất định; giúp dỡ các cơ quan công quyền hay tư
nhân tham khảo tài liệu và cấp bản sao hay bản trích lục tài liệu khi có nhu cầu;
bảo quản tài liệu lưu trữ theo những biện pháp khoa học.
Ngày 28-1-1973, Thủ tướng VNCH đã ban hành Sắc lệnh số
18-SL/QVK/VH đổi tên (cải danh) Nha Văn khố và Thư viện quốc gia thành Nha
Văn khố quốc gia và quy định điều chỉnh tổ chức, nhiệm vụ của Nha cho phù hợp
với tình hình mới. Theo Sắc lệnh này, các nhiệm vụ thuộc về công tác thư viện
được bàn giao cho Thư viện quốc gia. Nha Văn khố quốc gia tập trung thực hiện
các nhiệm vụ về lưu trữ bao gồm: tổ chức, hướng dẫn và kiểm soát các trung tâm
văn khố trong toàn quốc; tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các Bộ, nha, sở và
các cơ quan phụ thuộc gửi về lưu trữ...; hướng dẫn và giúp đỡ về chuyên môn đối
với các sở, phòng lưu trữ trong toàn quốc; tổ chức bồi dưỡng; tổ chức và tu nghiệp
về chuyên môn lưu trữ cho các công sở... lOMoARcPSD|50582371 19
3.1.1.Tổ chức lưu trữ cấp bộ
Cùng với việc ấn định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các bộ, tổ chức
bộ máy đảm trách CTLT cũng được quy định ở nhiều cơ quan TW như Cảnh sát
quốc gia, Bộ Thông tin, Bộ Nội vụ, Bộ Canh nông, Bộ Giáo dục, v v...
Mô hình tổ chức lưu trữ ở các bộ, ngành cũng rất khác nhau: có bộ có thành
lập Phòng Lưu trữ riêng biệt, có bộ đặt bộ phận lưu trữ trực thuộc Phòng Hành
chính, có bộ lưu trữ trực thuộc Phòng Công văn và có bộ lưu trữ kết hợp với thư
viện thành Phòng Lưu trữ - Thư viện, v v ...
3.1.2.Tổ chức lưu trữ quân đội
Để phục vụ cho yêu cầu của hoạt động quân sự trên chiến trường miền
Nam, tổ chức bộ máy làm CTLT đã được chính quyền Sài Gòn đã rất chú trọng.
Từ khi thành lập đến năm 1959, quân đội VNCH không có một cơ quan
chuyên trách quản lý hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu của các đơn vị chất đống dẫn
đến việc tra tìm rất khó khăn. Để khắc phục tình trạng đó, Bộ Tổng tham mưu đã
ban hành Sự vụ Văn thư số 001/TTM/L/TQT ngày 03-3-1960 thành lập Trung
tâm Văn khố quân đội với nhiệm vụ tiếp nhận, lưu trữ và bảo tồn tất cả các hồ sơ,
tài liệu có giá trị của quân đội; quản trị hồ sơ của các quân nhân (sĩ quan, hạ sĩ
quan) và cung cấp các chứng từ cần thiết cho cựu quân nhân và thân nhân liệt sĩ;
sưu tầm tài liệu tham khảo, tài liệu lịch sử và thỏa mãn mọi sự tham cứu của các
cơ quan, đơn vị quân đội; xem xét giá trị các hồ sơ theo tiêu chuẩn xác định giá
trị tài liệu để tiêu hủy những hồ sơ không còn giá trị; quản trị các loại binh thư,
sách báo nhằm thỏa mãn nhu cầu độc giả quân, dân chính. Đứng đầu Trung tâm
Văn khố có một Chỉ huy trưởng, các bộ phận giúp việc có Ban Nghiên cứu, Thư
viện, Hành chính yểm trợ, Khối Hồ sơ sự vụ cá nhân, Khối Quân bạ.
Đến năm 1964, các chi nhánh Văn khố Quân đội được chính thức thành lập theo
Sự vụ Văn thư số 2217/TTL/3/4/K ngày 30-12-1964. Chi nhánh I tại Đà Nẵng để
quản trị hồ sơ tài liệu của các đơn vị đồn trú trên lãnh thổ Quân khu I; chi nhánh