Báo cáo bài tập lớn môn Quản trị đại cương đề tài "Tổ chức ngày hội Câu lạc bộ cho Sinh viên"

lOMoARcPSD| 36991220
MỤC LỤCLỜI CẢM ƠN ............................................ Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU ..................................................................................................... 2
1.1. Lý do hình thành đề tài .......................................................................................... 2
1.2. Mục tiêu đề tài ......................................................................................................... 2
1.3. Phạm vi giới hạn của đề tài .................................................................................... 2
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................................................................ 2
2.1. Nêu những khái niệm, vấn đề liên quan đến đề tài: ............................................ 2
2.2. Hệ thống hóa: .......................................................................................................... 3
PHẦN 1: GIỚI THIỆU .............................................................................................. 3
I. Ý tưởng: ................................................................................................................... 3
II. Mục đích – Yêu cầu: .............................................................................................. 3
III. Nội dung chương trình: ....................................................................................... 4
PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ CƠ BẢN ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN . 7
I. Chức năng hoạt định: ............................................................................................. 7
II. Chức năng tổ chức: ............................................................................................. 10
III. Chức năng lãnh đạo: .......................................................................................... 12
IV. Chức năng kiểm soát: ........................................................................................ 13
2.3. Xây dựng giả thuyết: ............................................................................................ 14
2.4. Chọn phương pháp nghiên cứu: .......................................................................... 14
2.4.1. Phương pháp thu thập số liệu: ...................................................................... 14
2.4.2. Phương pháp quy nạp và diễn giải: .............................................................. 15
2.4.3. Phương pháp và công cụ thu thập thông tin: .............................................. 15
CHƯƠNG 3: Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI ......................................................................... 15
3.1. Ý nghĩa khoa học: ................................................................................................. 15
3.2. Ý nghĩa thực tiễn: .................................................................................................. 15 LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất với cô Lê Hoài Kiều Giang, cô
đã là nguồn động lực và sự hỗ trợ vô giá đối với chúng em trong suốt quá trình học tập
cũng như có thể thực hiện được bài báo cáo một cách chuyên nghiệp. Nhờ sự tận tâm và lOMoARcPSD| 36991220
kiến thức chuyên sâu của cô, chúng em đã học được rất nhiều điều và trang bị những kỹ
năng hữu ích qua những bài học của cô.
Bên cạnh đó, em cũng xin cảm ơn đến tất cả thành viên trong nhóm đã có thể dành thời
gian và sự tận tâm của mình để có thể cùng nhau hoàn thành bài báo cáo một cách hoàn
chỉnh và chỉnh chu nhất.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô Giang vì những kiến thức quý báu mà cô đã
truyền đạt lại cho chúng em ạ. 1 lOMoARcPSD| 36991220
CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1.1.
Lý do hình thành đề tài. -
Giúp sinh viên hiểu rõ hơn về các chức năng cơ bản của quản trị (hoạch
định,tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát). Hiểu rõ hơn về cách lên kế hoạch: và cung cấp
cái nhìn tổng quan về việc quản trị sự kiện với quy mô trường phạm vi nằm trong khuôn viên trường -
Ngoài ra sẽ cung cấp cho sinh viên cái nhìn khái quát về các Clb của
trường,hiểu thêm được về nét đặc trưng của từng câu lạc bộ, 1.2. Mục tiêu đề tài
- Tạo cơ hội gặp gỡ và kết nối: Mục tiêu là tạo ra một sự kiện mà sinh viên có thể
gặp gỡ, tìm hiểu và kết nối với nhau thông qua việc tham gia các câu lạc bộ . Sự
kiện này có thể giúp tạo ra một cộng đồng gắn kết trong trường. 1.3.
Phạm vi giới hạn của đề tài
- Trong khuôn viên Trường Đại học Bách khoa – Đại học Quốc gia TP.HCM, với
sự tập trung đặc biệt vào các câu lạc bộ sinh viên và môi trường đại học nói chung.
Mục tiêu chính của đề tài là cung cấp thông tin chi tiết, hướng dẫn và hỗ trợ cho
sinh viên, giúp họ lựa chọn những câu lạc bộ phù hợp với sở thích và quan tâm cá nhân của mình.
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1.
Nêu những khái niệm, vấn đề liên quan đến đề tài: -
Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản lý, là cơ sở để thực hiện các
chứcnăng còn lại, việc hoạch định cũng là lập kế hoạch quyết định trước những
công việc mà người đó cần làm. Vì vậy hoạch định là cầu bắc qua khoảng trống để
đi đến cái đích của kế hoạch đề ra có thể xảy ra hay không. -
Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và lựa
chọnnhững biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó. -
Kế hoạch: vừa là nội dung vừa là chức năng của công việc quản lý. Kế hoạch
làviệc xác định mục tiêu, đưa các phương pháp tiếp cận và quyết định tốt nhất để đạt mục tiêu. -
Việc lên kế hoạch có nghĩa là lựa chọn trước phương án hành động trong
tươnglai trên cơ sở đã xác định được phương pháp và mục tiêu. Trả lời các câu hỏi:
làm cái gì? Làm như thế nào? Khi nào làm? Ai làm? -
Tổ chức là việc lựa chọn những công việc và giao cho mỗi bộ phận một
ngườichỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực
hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra. 2 lOMoARcPSD| 36991220 -
Để đảm bảo công việc được thực hiện đúng với kế hoạch dự kiến đã đề
ra,người thực hiện chức năng kiểm soát cần theo dõi sát sao để kịp thời đưa ra đánh
giá, phát hiện những sai lệch so với kế hoạch tổng thể hay mục tiêu đã đề ra của tổ
chức.Kiểm soát nhằm đảm bảo hiệu suất công việc và kết quả tối ưu hơn nhưng vẫn
duy trì môi trường làm việc chặt chẽ và ít xảy ra sai sót. -
Sau khi đã lập ra kế hoạch và tổ chức các nhiệm vụ, chức năng “lãnh đạo”
sẽđảm nhận việc hướng dẫn, lãnh đạo mọi người tiến hành các hoạt động. Bên cạnh
đó, chức năng này giúp thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất,
tránh tình trạng chậm trễ, tồn đọng công việc.Người thực hiện chức năng lãnh đạo
cần khả năng giao tiếp xuất sắc, biết cách truyền tải thông điệp một cách rõ ràng,
thấu hiểu lắng nghe và kích thích động viên mọi người trong nhóm để hoàn thành mục tiêu. -
Để đảm bảo công việc được thực hiện đúng với kế hoạch dự kiến đã đề
ra,người thực hiện chức năng kiểm soát cần theo dõi sát sao để kịp thời đưa ra đánh
giá, phát hiện những sai lệch so với kế hoạch tổng thể hay mục tiêu đã đề ra của tổ
chức.Kiểm soát nhằm đảm bảo hiệu suất công việc và kết quả tối ưu hơn nhưng vẫn
duy trì môi trường làm việc chặt chẽ và ít xảy ra sai sót. 2.2. Hệ thống hóa:
PHẦN 1: GIỚI THIỆU. I. Ý tưởng:
- Nhân dịp chào đón tân sinh viên khóa 2024 của trường đại học Bách Khoađại
học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh, chúng em muốn tổ chức ngày hội câu lạc
bộ. Các câu lạc bộ dựng nên các gian hàng để thể hiện được nét đặc sắc riêng.
Giúp tân sinh viên hiểu rõ về các câu lạc bộ , đồng thời tạo cơ hội cho các tân sinh
viên tiếp cận và hòa nhập với các câu lạc bộ. II.
Mục đích – Yêu cầu: 1. Mục đích:
- Tạo điều kiện cho các bạn tân sinh viên học hỏi được những kỹ năng mềm
vàlàm quen với hoạt động đoàn thể trong môi trường Đại học. Ngày hội Câu lạc
bộ chính là một sân chơi gắn kết sinh viên các khóa, tăng cường các hoạt động
kết nối tập thể, thể hiện sự quan tâm tới đời sống văn hóa tinh thần của sinh viên.
Đây là cơ hội cho các bạn tân sinh viên tiếp cận, tìm hiểu và tham gia các câu
lạc bộ phù hợp với tài năng và sở thích của bản thân và là nơi để các câu lạc bộ
thể hiện cá tính của câu lạc bộ mình từ đó chiêu mộ các tân sinh viên với tấm
lòng và tinh thần nhiệt huyết sẵn sàng cống hiến để câu lạc bộ ngày càng phát
triển và đi lên trở thành thương hiệu và niềm tự hào của Trường Đại học Bách
Khoa Thành phố Hồ Chí Minh. 3 lOMoARcPSD| 36991220 2. Yêu cầu:
- Thiết kế một kế hoạch hợp lý, đáp ứng đủ cả mong muốn và nhu cầu của
tânsinh viên và yêu cầu của các câu lạc bộ.
- Đảm bảo chất lượng, hiệu quả trong quá trình tổ chức.
- Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
3. Đối tượng tham gia:
- Ban tổ chức và đoàn trường.
- Tân sinh viên khóa 2024 của trường đại học Bách Khoa- ĐHQG TP. Hồ
ChíMinh và các sinh viên trường khác.
- Các đại diện bên câu lạc bộ tham gia sự kiện.
- Giảng viên và BGH trường đại học Bách Khoa – ĐHQG TP. Hồ Chí Minh. - Các TNV, CTV hỗ trợ.
Số lượng dự kiến: 6000 người
4. Thời gian- địa điểm:
- Thời gian: Thứ 7 ngày 23 tháng 9 năm 2024 vào lúc 8h00.
- Địa điểm: Cơ sở 1: 268 Lý Thường Kiệt, phường 14, quận 10, thành phố Hồ Chí Minh. III.
Nội dung chương trình:
- 8h ngày 23/9/2024, khai giảng ngày hội tại tại sân khấu ở sân khu A1, bắt
đầubằng các tiết mục của các câu lạc bộ âm nhạc (BKDC, Cemcbk, B.O.M.B,EDC).
- 8h30, thầy phó hiệu trưởng PGS. TS. Trần Thiên Phúc – phó hiệu trưởng
phátbiểu khai mạc ngày hội câu lạc bộ. Tiếp sau đó sẽ là những lời giới thiệu ngắn
của các câu lạc bộ tham gia.
- 9h, MC gửi lời chúc và kết thúc buổi khai mạc ngày hội.
- 9h15, các sinh viên sẽ được tự do di chuyển ở các quầy gian hàng câu lạc
bộtrong khuôn viên trường.
Các câu lạc bộ đã đăng kí bao gồm: Khoa Câu lạc bộ
Đội xung kích khoa điện
Câu lạc bộ nghiên cứu khoa điện- điện tử
Khoa điện- điện tử : 4 Pay it forward club Club robot 4 lOMoAR cPSD| 36991220 SIMEC
Khoa quản lý công nghiệp: 4 CEM – SIM Club YMC (young management club)
E – Marketing Action Club - EMA
Đội xung kích khoa cơ khí – CK GEAR team Khoa cơ khí: 3 Tuổi trẻ cơ khí Đội CTXH khoa cơ khí Hành trình kết nối
Khoa kĩ thuật hóa học: 4
Đội TNXH cơ sở Dĩ An – Khoa KTHH Club văn nghệ khoa hóa
Khoa khoa học và kỹ thuật
Ban truyền thông khoa khoa học và kỹ thuật máy tính máy tính: 1
FoceBk – sinh viên xây dựng ĐHBK TPHCM
CemcBK – Âm nhạc xây dựng Bách Khoa
Khoa kỹ thuật xây dựng: 4
Ban sinh viên xung kích khoa KT – XD CE Skill Club Khoa tài nguyên và môi Môi trường xanh trường: 1
Đội xung kích kỹ thuật giao thông
Khoa kỹ thuật giao thông: 2
Đoàn – hội SV khoa kỹ thuật giao thông
Đội công tác xã hội GEOPET
Khoa kỹ thuật địa chất – dầu
Đoàn thanh niên – hội sinh viên khoa kt địa chất và khí: 3 dầu khí OISP English Club (OEC)
House of OISP Pioneering Elements (H.O.P.E) OISP E – Sports Club (OES) Quốc Tế Bách Khoa HCM: 7
Google Developer Student Club – HCMUT (GDSC HCMUT)
Bachkhoa OISP Music Bank (B.O.M.B) OISP Volunteer Club (OVC)
Evolution of Logistics OISP Generation (ELOG) 5 lOMoARcPSD| 36991220
BK Event – Thông Tin BÁCH KHOA
CTCT - Đội Chúng Ta Cùng Tiến BK Enghlish
Gia sư Đại Học Bách Khoa TPHCM
UTEC - University of Technology English Club
Engineering Dancer Community – EDC
Một số câu lạc bộ ngoài: 14 Kaleidoscope English Club Club ROY Zone BK Mentoring
Club Đại sứ Bách Khoa – BKAM
BKHCM Sport Club (gồm cả clb bóng rổ, võ thuật,..) BK Media
CDTC - Civil Digital Transformation Club
Blue kingdom’s Dancing Community – BKDC
Tổng câu lạc bộ :47
Sắp xếp vị trí gian hàng của các câu lạc bộ:
1. Khu Xanh lá cây: Khoa điện- điện tử + Khoa quản lý công nghiệp + Khoa
Kỹ thuật Giao Thông (10 clb)
2. Khu Đỏ: Khoa kĩ thuật hóa học + Khoa kỹ thuật xây dựng (8 clb)
3. Khu Vàng: Một số câu lạc bộ ngoài (13 clb) 6 lOMoARcPSD| 36991220
4. Khu Cam: OISP – Quốc tế Bách Khoa HCM + Khoa kỹ thuật địa chất – dầu khí (10 clb)
5. Khu Tím: BKHCM Sport Clubs (bao gồm 8 clb: bóng rổ/ cầu lông/ bóng
chuyền/ bóng đá/ võ thuật/ bóng bàn/ cờ vua/ Blue Sharks)
6. Khu Xanh biển: Khoa khoa học và kỹ thuật máy tính + Khoa môi trường và
tài nguyên + Khoa cơ khí (5 clb) Nguồn kinh phí:
- Nguồn tài trợ từ phía nhà trường, đoàn trường và các khoa Nguồn tìm kiếm:
https://oisp.hcmut.edu.vn/doanhoi/clb-doi-nhom/
https://www.facebook.com/bkmedia.bku/posts/2620506487975003/
PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ CƠ BẢN ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN.
I. Chức năng hoạt định:
1. Bảng kế hoạch chi tiết về tổ chức sự kiện: ST Người thực Thời gian Công việc Chi tiết hiện 1. 30/7 – 15/8 -
Đưa ý tưởng lên phía nhà
Lên ý tưởng trường(đợi hội đồng kiểm duyệt). soạn ra bản -
Hợp tác cùng với đoàn trường, Ban tổ chức kế hoạch
cácgiảng viên giúp tổ chức. hoàn chỉnh -
Lên địa điểm, thời gian của sự kiện. 2. 16/8 – 10/9 -
Thông báo cho các câu lạc bộ. Ban tổ chức Chuẩn bị -
Thống kê số lượng câu lạc bộ
đểchuẩn bị cơ sở vật chất (bàn, ghế, Đoàn trường
mái che, loa, sân khấu...). 3. 1/9 – 15/9 -
Truyền thông trên các trang
mạng(Facebook, web trường,..) về sự kiện sắp tới. -
Thuê các trang thiết bị, cơ sở
vậtchất, và nhân công giúp dựng lên Ban tổ chức 17/9 – 22/9 gian hàng. Các câu lạc bộ Thực hiện Đoàn trường -
Tuyển TNV và CTV. ( ước Giảng viên
lượng sốlượng khoảng 60 người).
Phổ biến các công việc hỗ trợ bố trí
sân khấu, hậu cần, túc trực quanh gian hàng, và dọn vệ sinh. 7 lOMoARcPSD| 36991220
2. Bảng kế hoạch về việc tuyển tình nguyện viên và cộng tác viên: ST Người thực Thời gian Công việc Chi tiết hiện 1. 30/7 – 15/8
- Đưa ý tưởng lên phía nhà trường
Lên ý tưởng (đợi hội đồng kiểm duyệt). - Hợp
soạn ra bản tác cùng với đoàn trường, các Ban tổ chức kế hoạch
giảng viên giúp tổ chức.
hoàn chỉnh Lên địa điểm, thời gian của sự kiện. 2. 16/8 – 10/9
- Thông báo cho các câu lạc bộ. -
Thống kê số lượng câu lạc bộ để. Ban tổ chức Chuẩn bị
chuẩn bị cơ sở vật chất (bàn, ghế, Đoàn trường
mái che, loa, sân khấu...). 3. 1/9 – 15/9 - Truyền thông trên các trangmạng (Facebook, web
trường,..) về sự kiện sắp tới. -
Thuê các trang thiết bị, cơ
sở vậtchất, và nhân công giúp dựng Ban tổ chức Các câu lạc 17/9 – 22/9 lên gian hàng. Thực hiện bộ Đoàn trường - Tuyển TNV và CTV. ( ước
lượngsố lượng khoảng 60 người). Giảng viên -
Phổ biến các công việc hỗ trợ bố trí
sân khấu, hậu cần, túc trực quanh
gian hàng, và dọn vệ sinh.
3. Bảng thống kê chi phí: ST
Nguồn hỗ trợ và chi Cơ sở vật chất phí 1. Sân khấu Các câu lạc bộ. Ban 2. Đèn+ loa+ mic… giám hiệu nhà
3. Nhân công (mc, người bố trí sân khấu, gian hàng) trường, Đoàn
4. Vật dụng dọn rác (bao nilon, bao tay, mũ, dây đeo) trường. Ban tổ chức
5. Mái che, các bàn ghế (nếu trong trường thiếu) +…
4. Timeline trong ngày hội: Thời gian Nội dung Chi tiết Người thực hiện 8 lOMoAR cPSD| 36991220 Bắt đầu CEM – SIM Club,
- Các câu lạc bộ âm nhạc sẽ trình Bachkhoa OISP 8h – 8h20
buổi khai diễn tiết mục của mình mạc Music Bank (B.O.M.B), BKDC
- Phát biểu chào mừng khai mạc Ban giám hiệu 8h20 – 8h30 Ngày hội câu lạc bộ (Phó hiệu trưởng) Ở giữa buổi lễ
- Giới thiệu ngắn về câu lạc bộ của Đại diện của các 8h30 – 9h
mình (gồm 47 câu lạc bộ) câu lạc bộ
Kết thúc - MC sẽ gửi lời chúc đến toàn thể MC 9h15
sinh viên và gửi bó hoa đến phó hiệu buổi lễ Ban hậu cần trưởng -
Các câu lạc bộ kêu gọi, casting
thành viên mới cho câu lạc bộ mình -
Các câu lạc bộ bán ấn phẩm, quần áo,
dây đeo thẻ sinh viên, móc khoá...
Thể hiện bản sắc riêng của câu lạc bộ
mình (có thể tặng tân sinh viên khi Hoạt chơi mini game) Các câu lạc bộ động của -
Tân sinh viên đến các câu lạc
bộ tham gia các mini game, tìm hiểu Các TNV, CTV
9h15 – 11h30 các lạc bộ về câu lạc bộ mà mình hứng thú và Ban tổ chức và tân
casting để trở thành thành viên chính Các tân sinh viên
sinh viên thức của câu lạc bộ. - Các TNV, CTV thực hiện
nhiệm vụ đang được phân công -
Ban tổ chức có nhiệm vụ giám
sát an ninh gian hàng, tiến độ của các TNV.
5. Mục tiêu và sứ mệnh: - Mục tiêu:
+Tổ chức ngày hội thành công và không xảy ra những tai nạn hay sự cố ngoài ý muốn.
+ Đảm bảo gian hàng của các câu lạc bộ và sân khấu không bị trục trặc.
- Sứ mệnh: Cơ hội cho các bạn tân sinh viên được tiếp cận với các câu lạc bộ
phù hợp với khả năng và sở thích của mình. Sự kiện là cơ hội để câu lạc bộ trình
bày bản thân và xây dựng danh tiếng tích cực. Nó giúp tăng cường uy tín và thu
hút sự quan tâm từ cộng đồng và đối tác.
6. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác hoạch định: 9 lOMoARcPSD| 36991220 6.1.
Môi trường bên trong:
- Điểm mạnh: Các tân sinh viên ngày đầu bước chân vào môi trường mới luôn
tràn đầy sự tươi trẻ và hào hứng với một tinh thần sẵn sàng cống hiến, vì vậy câu
lạc bộ chính là một hoạt động được các bạn tân sinh viên quan tâm nhiều.
- Với từng sở thích và điểm mạnh khác nhau mà từng câu lạc bộ sẽ được
cácbạn tâm sinh viên chú ý và tìm hiểu (Vd: các bạn yêu thích ca hát, nhảy múa...
sẽ lựa chọn các câu lạc bộ âm nhạc, các bạn yêu thích các hoạt động tình nguyện
sẽ lựa chọn các câu lạc bộ như Đội CTXH Khoa cơ khí, Đội công tác xã hội GEOPET...)
- Điểm yếu: Ngày hội câu lạc bộ có rất đông người tham gia có thể dẫn đến
tình trạng kẻ xấu lợi dụng thời cơ móc túi,… 6.2.
Môi trường bên ngoài: - Văn hoá xã hội:
+ Tân sinh viên mới bước chân vào cánh cửa đại học luôn năng động, nhiệt huyết
và đam mê, chính vì vậy mà Ngày hội câu lạc bộ sẽ luôn giữ được lửa và sức hút cho mình.
+ Tân sinh viên luôn mong muốn có được những kỹ năng mềm mà không thể
nào học được trên trường lớp mà họ có được do tích lũy những kinh nghiệm trong
quá trình trải nghiệm cuộc sống, và câu lạc bộ chính là một môi trường tốt để sinh
viên có thể học được những kỹ năng ấy. - Dân số:
+ Tân sinh viên lên đến hơn 5000 người là một số lượng lớn giúp câu lạc bộ có
thêm nhiều mảnh ghép thích hợp.
7. Đánh giá kết quả:
- Xác định mục tiêu, phạm vi và các hoạt động cần thiết để tổ chức sự kiện.
- Đánh giá kế hoạch so với mục tiêu (đã đáp ứng được tất cả các mục tiêu
vàyêu cầu đã đề ra?). Kế hoạch ngân sách (chi phí có bị vượt quá ngân sách không)
- Đánh giá về việc lên kế hoạch: kế hoạch có đủ linh hoạt để thích ứng với
cácthay đổi và tình huống bất ngờ trong quá trình tổ chức sự kiện. Có đảm bảo
được thời gian tổ chức và diễn ra sự kiện có hợp lí không? Kế hoạch đã đánh giá
và giảm thiểu rủi ro chưa? Những rủi ro nào sẽ xảy đến nằm ngoài dự tính và có
những kế hoạch phòng thờ nào không?
- Thu thập ý kiến của đội ngũ: đánh giá về bản kế hoạch đã đề ra, từ đó đề
xuấtvà chỉnh sửa để có thể đạt được kết quả tốt nhất. II.
Chức năng tổ chức:
Xác định và phân chia công việc: 10 lOMoARcPSD| 36991220
- Sau khi đã bàn xong kế hoạch và dự kiến ngày tổ chức sự kiện. Ban tổ chứcsẽ
đại diện viết đơn gửi lên Ban giám hiệu xin phép tổ chức Ngày hội câu lạc bộ tại
trường Đại Học Bách Khoa cơ sở 1, Lý Thường Kiệt, cùng với lời mời thầy hiệu
trưởng có mặt trong buổi khai mạc ngày hội. Ban tổ chức cũng sẽ đi kêu gọi ngờ
các giảng viên trong trường là các cố vấn giúp đỡ trong công tác thực hiện tổ chức ngày hội
- Và khi đã được chấp thuận và được giao quyền hạn, ban tổ chức có
tráchnhiệm thông báo các chủ nhiệm của các câu lạc bộ (thông qua mail, hay một
cuộc họp mặt) để thông báo về sự kiện sắp tới trước 2 – 3 tuần để cho các câu lạc
bộ có thời gian lên kế hoạch và truyền thông. Trong lúc ấy ban tổ chức cũng sẽ
bắt đầu phân công cho các thành viên trong ban từ việc chuẩn bị cơ sở vật chất,
triển khai kế hoạch tuyển quân,…
- Tiếp đến. Chủ nhiệm sẽ thông báo cho thành viên trong câu lạc bộ, bàn bạcvà
lên kế hoạch tổ chức hoạt động, quảng bá trên truyền thông hay cả việc lên ngân
sách. Sau đó chủ nhiệm sẽ bắt đầu phân chia cho các nhóm trưởng từng ban, để
mấy bạn đó truyền đạt lại và giao việc cho các thành viên.
- Các nhóm trưởng cùng với thành viên của mình sẽ chủ trương thực
hiệnnhững kế hoạch đã đề ra. Triển khai việc truyền thông, đề cử một số hoạt động
sẽ diễn ra trong ngày hội ấy.
Chịu trách nhiệm về kết quả:
- Ban tổ chức: sẽ chịu trách nhiệm trong việc lên kế hoạch, tổ chức và điềuhành
sự kiện, đảm bảo sẽ được chuẩn bị và triển khai một cách suôn sẻ.
- Các câu lạc bộ: có trách nhiệm tham gia và đóng góp ý kiến trong việc tổchức
sự kiện. Lên ý tưởng các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện.
- Nhà trường: sẽ có thể đóng góp tài chính, trang thiết bị, dịch vụ hoặc hỗ
trợkhác cho sự kiện. Đồng thời đảm bảo an ninh và an toàn cho mọi người.
- Kết quả của ngày hội sẽ phụ thuộc vào sự phối hợp của các bên có liên
quan.Mỗi bên đều có trách nhiệm và cùng nhau đóng góp để ngày hội có thể diễn ra một cách tốt đẹp. Báo cáo cho ai:
- Sau khi kết thúc sự kiện, các chủ nhiệm của câu lạc bộ có trách nhiệm sẽ
nộplại bản báo cáo tổng hợp lại các hoạt động trong ngày (hoạt động gì? Sinh viên
có cảm nghĩ như thế nào?...), ngân sách, và một bản phản hồi cho ban tổ chức, để
có thể đánh giá về tính hiệu quả trong sự kiện.
- Khi các chủ nhiệm hoàn thành bản báo cáo của mình. Các bài báo cáo này
sẽđược Ban tổ chức duyệt qua và soạn thành một bản báo cáo gộp rồi gửi lên Ban
Giám hiệu để báo cáo cho nhà trường về tình hình.
Phối hợp các công việc: 11 lOMoARcPSD| 36991220
- Nhà trường chấp thuận và hỗ trợ ban tổ chức Ban tổ chức sẽ họp mặt tất cả
chủ nhiệm câu lạc bộ Mỗi câu lạc bộ sẽ báo cáo lại cho ban tổ chức các hoạt
động và sau khi được chấp thuận sẽ nói với nhóm trưởng các ban nhóm trưởng
sẽ phổ biến lại với các thành viên câu lạc bộ các thành viên bắt tay vào thực hiện công việc.
Đánh giá kết quả:
- Phân công nhiệm vụ, xác định các nguồn lực cần thiết và quản lý các
hoạtđộng cụ thể để đảm bảo sự kiện được tổ chức một cách hiệu quả.
- Phản hồi và học hỏi: sau sự kiện, việc thu thập ý kiến từ các bên liên quan,
vàtừ các trải nghiệm của sinh viên để học hỏi kinh nghiệm và cải thiện trong công
tác tổ chức cho các sự kiện sắp tới. III.
Chức năng lãnh đạo:
Các nhóm trưởng của từng CLB có nhiệm vụ:
- Các trưởng nhóm của từng câu lạc bộ có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin,
quyếtđịnh từ Chủ nhiệm câu lạc bộ để kịp thời thông báo cho các nhóm thành viên
về tình hình và kế hoạch hoạt động cũng như những chương trình diễn ra của
"Ngày hội câu lạc bộ".
- Giải quyết các mối xung đột và nguyên nhân để đưa ra hướng giải quyết
hợplý, bình đẳng thông qua việc lắng nghe nhằm giúp các thành viên giải tỏa
những khuất mắc trong lòng sẽ giúp môi trường làm việc tốt đẹp và tạo nên sự
hiệu quả của cá nhân, nhóm.
- Ngoài ra các trưởng nhóm cần cổ động thúc đẩy các thành viên hoàn thành
tốtnhiệm vụ được giao và liên lạc với các thành viên khi cần thiết, quản lý thành
viên thực hiện đúng nội quy của Club, đề xuất khen thưởng các cá nhân có thái độ
tích cực, xuất sắc trong công việc.
Ban chủ nhiệm các Club có nhiệm vụ:
- Ban chủ nhiệm các câu lạc bộ phối hợp với trưởng nhóm từng Clb tổ
chứcđánh giá chung về hoạt động Clb theo từng đợt (nội dung, hình thức, cách tổ
chức, kết quả hoạt động so với mục tiêu đã đề ra,...), đồng thời đánh giá về kết quả
hoạt động của mỗi thành viên trong từng câu lạc bộ (thái độ tham gia, ý thức, kết quả đạt được,...).
- Tạo động lực và điều kiện cho sự phát triển của câu lạc bộ mình, chủ
nhiệmcần tạo ra môi trường vui chơi lành mạnh, khuyến khích sự hòa đồng và
thân thiện để có thể thu hút mọi người.
- Đánh giá và lựa chọn một số hoạt động hiệu quả nhất tham gia giao lưu,
trìnhdiễn. (mỗi câu lạc bộ chuẩn bị một tiết mục trình diễn tại sân khấu chung gửi
về Ban Chủ nhiệm để chọn ra những tiết mục phù hợp). 12 lOMoARcPSD| 36991220
- Đưa ra tổng kết, đánh giá chung những ưu điểm và vấn đề cần khắc phục
đểđưa ra những phương án xử lý phù hợp, rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo.
Ban tổ chức ( Khoa Quản Lý Công Nghiệp )
- Tổng kết số lượng câu lạc bộ, thành viên, tân sinh viên sẽ tham gia để đưa
raquyết định về quy mô tổ chức.
- Giám sát, theo dõi suốt quá trình lên kế hoạch đến diễn ra của chương
trìnhnhằm điều chỉnh sai lệch, bổ sung thiếu sót trong khâu chuẩn bị.
- Quản lý mọi hoạt động, hiệu quả làm việc của mỗi thành viên cả trong độingũ
lần bên ngoài để đảm bảo ngày hội được diễn ra suôn sẻ theo đúng mục tiêu đề ra
trước đó. Tránh xảy ra xung đột, tạo ra môi trường làm việc hòa thuận, và sự thoải mái trong công việc.
Đánh giá kết quả:
- Đạt được mục tiêu: Chức năng lãnh đạo có đóng góp vào việc đạt được
mụcđích của sự kiện không? Nếu mục đích đã đạt được và hoạt động theo kế
hoạch, thì có thể đánh giá là hiệu quả.
- Đảm bảo sự hợp tác và tương tác giữa các thành viên trong đội ngũ tổ chức.
Các cấp trên điều phối và quản lý các thành viên trong ban có hiệu quả không?
Các thành viên có đang đi đúng theo tiến trình hay đóng góp gì không? IV.
Chức năng kiểm soát:
Chủ nhiệm và nhóm trưởng của các Club:
- Chủ nhiệm và nhóm trưởng có nhiệm vụ là giám sát tiến độ công việc,
đánhgiá quá trình hoạt động của ngày hội để đảm bảo sự ổn định của công việc và
đề phòng những vấn đề phát sinh.
Thủ quỹ của từng Club:
- Kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi, phối hợp với từng bộ phận trong Clubđể
lên kế hoạch những thứ cần thiết phải chi tiêu, và phòng trừ cho những trường hợp
xảy đến, tránh lãng phí vào những chuyện vô ích. Ban tổ chức:
- Kiểm tra ngân sách: theo dõi ngân sách cho sự kiện, đảm bảo chi phí vẫn
được kiểm soát và không vượt quá ngân sách.
- Kiểm soát thời gian: đưa ra gia hạn cho mọi hoạt động, đảm bảo mọi việcdiễn
ra đúng thời hạn và kịp thời.
- Kiểm soát chất lượng và rủi ro: ban tổ chức cần đảm bảo sự chất lượng của
sựkiện từ việc trải nghiệm của các bạn sinh viên, đến các trang thiết bị và cơ sở
vật chất, đều phải đáp ứng được tiêu chuẩn đã đề ra. Tránh các tai nạn không mong
muốn, cần đề ra những phương án và cho kiểm tra kỹ những trường hợp trên. 13 lOMoARcPSD| 36991220
- Kiểm soát thành viên: đảm bảo mọi người đều đã được phân công và
thựchiện công việc một cách hiệu quả mà không xảy ra sai sót.
Ban quản lý đảm nhận giám sát các tình nguyện viên và cộng tác viên:
- Kiểm soát hậu cần: đảm bảo các cộng tác viên đã thực hiện đúng công việc
được giao, tránh xảy ra sự hư hỏng và mất mát về tài sản, chuẩn bị sẵn nhưng
lương thực cung cấp cho họ tránh xảy ra sự việc không mong muốn và có thể hoàn
thành công việc một cách an toàn và hiệu quả.
- Kiểm soát nhân sự,đảm bảo các tình nguyện viên đã được thông báo và chỉ
dẫn chi tiết để có thể thực hiện được công việc của mình. Đồng thời trong thời
gian diễn ra sự kiện, giám sát tiến trình công việc của họ. Điểm danh cả đầu lẫn
cuối giờ để đảm bảo được lực lượng và đánh giá, cộng ngày CTXH.
Đánh giá kết quả:
- Theo dõi và đánh giá tiến độ, chất lượng và hiệu quả của sự kiện, từ đó đưa
ra các điều chỉnh và cải tiến để đảm bảo thành công của sự kiện.
- Đánh giá sự chỉnh chu và nghiêm túc trong việc giảm sát hoạt động diễn ra,
có đạt được như đã đề ra hay không? Đánh giá từ chất lượng
- Đánh giá cả về ngân sách, so sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến.
Sựphản hồi từ các bạn sinh viên? (cho thấy họ đã có một trải nghiệm tuyệt vời, và
yêu thích sự kiện), đồng thời cũng cần có sự phản hồi từ đội ngũ ban tổ chức. 2.3.
Xây dựng giả thuyết:
- Tổ chức ngày hội câu lạc bộ trường Đại học Bách Khoa K23 cần phải đưa ra kế
hoạch cụ thể, chính xác. Xác định được đúng mục tiêu và phương pháp tiếp cận, trả
lời được các câu hỏi cơ bản về đối tượng, cách thức, mục đích, thời gian và địa
điểm. Nâng cao các kỹ năng cơ bản của quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. 2.4.
Chọn phương pháp nghiên cứu:
2.4.1. Phương pháp thu thập số liệu:
- Phương pháp thu thập số liệu là phương pháp tìm kiếm và tổng hợp thông
tin,kiến thức, lý thuyết từ các nguồn đã có sẵn từ đó xây dựng lý luận và chứng
minh và tổng hợp tạo thành các luận điểm.
- Có nhiều cách có thể được sử dụng để thu thập số liệu như: Tìm kiếm
thôngtin trong sách liên quan, tìm kiếm trên internet, tham khảo kết quả của các
nghiên cứu khoa học khác, phỏng vấn trực tiếp,.... 14 lOMoARcPSD| 36991220
2.4.2. Phương pháp quy nạp và diễn giải:
- Phương pháp quy nạp và diễn giải là phương pháp được sử dụng để tổng
hợplại các kết quả, thông tin rời rạc thu được trong quá trình NCKH. Các thông
tin này rời rạc, độc lập, ngẫu nhiên với nhau.
- Từ việc phân tích chúng rút ra đặc điểm, bản chất của đối tượng nghiên
cứu,hướng đến mục đích nghiên cứu mà người nghiên cứu hướng đến.
2.4.3. Phương pháp và công cụ thu thập thông tin:
- Phương pháp tìm kiếm thông tin: Tổng hợp thông tin qua các nguồn “
trangweb câu lạc bộ sinh viên OISP’’ và “Group Facebook của CLB thông tin
truyền thông HCMUT”. Tìm kiếm thông tin về các câu lạc bộ và nét đặc trưng
riêng từ đó đưa ra bảng kế hoạch tổ chức chi tiết.
- Công cụ thu thập thông tin: thông qua công cụ tìm kiếm google
CHƯƠNG 3: Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI
IV.1. Ý nghĩa khoa học:
- Việc nghiên cứu đề tài góp phần củng cố kiến thức của sinh viên về kỹ năng quản
trị trong tổ chức sự kiện. Là một cơ hội để thành viên câu lạc bộ thể hiện sự sáng
tạo và tư duy độc đáo của họ. Việc tạo ra và thực hiện các ý tưởng mới khuyến khích
sự sáng tạo và tạo nên một không khí tích cực trong câu lạc bộ.
IV.2. Ý nghĩa thực tiễn: -
Giao Lưu và Học Hỏi: Sự kiện câu lạc bộ cung cấp môi trường để sinh
viênchia sẻ ý kiến, kiến thức và kinh nghiệm. Việc giao lưu và học hỏi từ nhau giúp
mọi người mở rộng hiểu biết và có cái nhìn đa dạng về các chủ đề. -
Tạo Môi Trường Đa Dạng và Chủ Động:Sự kiện câu lạc bộ thường
khuyếnkhích sự đa dạng và sự chủ động trong cộng đồng đại học. Việc tạo ra không
gian cho mọi người thể hiện bản thân và thể hiện đam mê của họ giúp môi trường
trở nên đa dạng và phong phú. -
Gắn Kết Cộng Đồng Với Trường Đại Học: Sự kiện câu lạc bộ có thể tạo
gắnkết giữa cộng đồng sinh viên và trường đại học. Điều này giúp tăng cường tình
cảm thân thiện và lòng tự hào của sinh viên về trường học. 15