lOMoAR cPSD| 49519085 LỜI MỞ ĐẦU
Du lịch là một ngành công nghiệp không khói. Hiện nay, trên thế giới có
hàng trăm triệu người đi du lịch và số người đi du lịch có khuynh hướng ngày
càng gia tăng. Du lịch không những là động lực chủ yếu thúc đẩy nền kinh tế
thế giới mà còn là một nhân tố có tầm quan trọng đối với sự phát triển kinh tế
văn hoá xã hội của mỗi quốc gia, du lịch còn thúc đẩy hoà bình, giao lưu văn
hoá và tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc giữa các quốc gia.
Đối với Việt Nam du lịch là một ngành kinh tế trọng điểm của đất nước,
hàng năm chính phủ đầu tư một lượng vốn không nhỏ để phái triển ngành du
lịch, Việt Nam là một quốc gia có nguồn tài nguyên du lịch phong phú, từ đó
Việt Nam rất có nhiều tiềm năng để phát triển du lịch và thu thút rất nhiều khách
du lịch đến thăm và càng ngày càng tăng. Từ đó công ty TNHH Dịch vụ
Mêkông đã ra đời để đáp ứng nhu cầu thuận lợi và sự phát triển của ngành du lịch.
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của công ty, hoà nhập với sự phát
triển của nền kinh tế thông tin, hoạt động văn phòng đã không còn bó gọn trong
một phạm vi hẹp với những chức năng mang tính hành chính tạp vụ mà giờ đây
đã được nâng lên tầm cao với những chức năng nhiệm vụ chuyên sâu của mình
như trợ giúp hoạch định các chính sách phát triển, triển khai đôn đốc các hoạt
động tuyển chọn, đào tạo nhân sự, định hướng phát triển và kiểm tra các hoạt động .... của công ty.
Chính vì vậy trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ
Mêkông, em đã tìm hiểu rõ về hoạt động của công ty nói chung và công tác văn
phòng tại công ty nói riêng. Hiểu được thực tế hoạt động của một văn phòng
diễn ra như thế nào, kỹ năng thao tác, thực hiện công việc ra sao... Có thể nói
công ty hoạt động có hiệu quả cũng là nhờ một phần lớn ở bộ máy văn phòng.
Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần:
Phần I:
Khái quát vài nét về công ty TNHH Dịch vụ Mêkông
Phần II:
Thực trạng công tác văn phòng Phần III: Đánh giá chung
Mặc dù có có gắng nhưng bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót. 1 lOMoAR cPSD| 49519085
Rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo. PHẦN 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG
I. KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG
1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông
Trước sự phát triển du lịch như vũ bão, Thủ đô Hà Nội là một trong những
thành phố lớn của Việt Nam, là trung tâm chính trị, văn hoá của cả nước hiện
nay. Tiềm năng phát triển du lịch tại Hà Nội là rất lớn do có nhiều danh lam
thắng cảnh, di tích lịch sử gắn liền với sự phát triển của dân tộc ta. Rất nhiều
người dân Việt Nam và nước ngoài đi du lịch vào Hà Nội và những vùng lân
cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình… Chính vì vậy, ngày 30/08/2000
Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã chính thức được thành lập với mục đích
để phục vụ nhu cầu du lịch trong và ngoài nước. Ngay trong năm đầu tiên được
thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã được Sở Du lịch thành phố Hà
Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế. Hiện nay, trụ sở chính của Công
ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tại 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân- Hà nội.
Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông cũng dần lớn mạnh và trở thành những
đơn vị kinh doanh lữ hành năng động và có hiệu quả. Công ty TNHH Dịch Vụ
Mêkông đã thực sự mở rộng thị trường của mình ra toàn quốc, thể hiện được
chỗ đứng của mình trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung
và kinh doanh lữ hành nói riêng.
2. Chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông
Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông được coi là một doanh nghiệp lữ hành
chuyên kinh doanh các sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế và nội địa, ngoài ra
công ty còn cung cấp các dịch vụ trung gian khác.
Cụ thể chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông bao gồm: 2 lOMoAR cPSD| 49519085
Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận những đoàn khách hay
khách riêng lẻ là những người nước ngoài hay người Việt Nam định cư ở nước
ngoài đi du lịch vào Việt Nam. Những khách này có thể đến với công ty thông
qua các công ty lữ hành gửi khách ở nước ngoài hoặc khách chủ động đến với công ty.
Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty sẽ tổ chức đưa khách từ
Việt Nam đi du lịch sang các nước khác. Những khách này có thể là người Việt
Nam hoặc có thể là người nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam.
Kinh doanh lữ hành nội địa: Công ty tổ chức các chương trình du lịch
cho người Việt Nam tham quan những điểm du lịch trên mọi miền đất nước.
Cung cấp các dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ : Đặt chỗ trong khách
sạn, mua vé máy bay, các dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn du lịch, đón tiếp tại sân bay…
Trong những chức năng trên thì Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tập trung
chủ yếu vào chức năng kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách. Thực hiện phục
vụ rất nhiều đối tượng khách từ những nước khác nhau.
3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực hiện cơ cấu
trực tuyến chức năng. Đây là kiểu cơ cấu phù hợp với một đơn vị có nguồn lực
tài chính, số lượng nhân viên không lớn như Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông.
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty như sau: 3 lOMoAR cPSD| 49519085
Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông HỘI Đ ỒNG QUẢ N TR Ị Giám đốc
Phó G iám đốc
Phó G iám đốc
Cơ cấu của công ty được chia ra làm 2 bộ phận rõ P rà
hò ng: bộ phận nghiệp
Phòn g Th ị Phòn g
Phòn g Kế g Tổ
trườn g vụ du lịch và Đibộ ều p hận hà bổ nh trợ. Trong mỗ
toá in bộ phận có các phò chức ng HC b an, chức năng
khác nhau: phòng Marketing, phòng điều hành thuộc bộ phận nghiệp vụ du
lịch, phòng kế toán hành chính tổng hợp thuộc bộ phận bổ trợ.
Tuy có sự phân chia thành các bộ phận khác nhau nhưng tất cả các bộ
phận, các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của công ty đều có sự hỗ trợ, cho
nhau trong việc tạo thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh của công ty.
* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Hội đồng quản trị:
Đây là bộ phận quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty như
chiến lược, chính sách.
- Giám đốc :
Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng
Quản trị về kết quả kinh doanh của công ty. Giám đốc được hỗ trợ bởi hai phó 4 lOMoAR cPSD| 49519085
giám đốc là hai người thuộc bộ phận nghiệp vụ du lịch, một người phụ trách
Marketing, một người phụ trách điều hành.
- Khối các bộ phận tổng hợp:
Thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:
+ Phòng Kế toán: quản lý toàn bộ tài sản vốn có của doanh nghiệp. Tổng
hợp, thanh quyết toán chế độ thu chi tài chính toàn doanh nghiệp theo đúng quy
định của nhà nước, chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các đơn vị trực thuộc
+ Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc về tổ chức
nhân sự, quản lý cán bộ nhân viên và lao động theo phân cấp quản lý cán bộ
theo Bộ luật lao động quy định.
Quản lý con dấu, các sổ đăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu..., in
ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày.
Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng của công ty.
Đôn đốc kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việc thực hiện các chế
độ, chính sách của nhà nước, quy chế doanh nghiệp.
- Khối bộ phận nghiệp vụ du lịch:
+ Phòng Thị trường: tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị
trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền,
quảng cáo thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty. Phối hợp với phòng
điều hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức
giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đưa ra những ý đồ
mới về sản phẩm của công ty; ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty du
lịch nước ngoài, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để khai thác các
nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước ngoài tại Việt Nam và khách
du lịch Việt Nam. Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, đề
xuất và xây dựng phương án mở các công ty, đại diện của công ty ở trong nước
và trên thế giới. Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với các nguồn khách; 5 lOMoAR cPSD| 49519085
thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch các đoàn
khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách. Phối hợp với các
bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
+ Phòng Điều hành: được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công ty,
nó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty.
Phòng điều hành như cầu nối giữa công ty với thị trường cung cấp dịch vụ du
lịch. Do vậy, phòng điều hành thường được tổ chức theo các nhóm công
việc(khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô...) hoặc theo các tuyến , điểm du lịch chủ
yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty. Phòng điều hành có các nhiệm vụ sau đây:
Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành, cung cấp các dịch vụ
du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị thực gửi đến.
Lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện các
chương trình du lịch như: đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển ...,
đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng. Thiết lập và duy trì mối quan
hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan)
Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng và dịch vụ du lịch(khách sạn,
hàng không, đường sắt), lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm có uy
tín và chất lượng. Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối
hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với công ty gửi
khách và các nhà cung cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất
thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch.
Ngoài những thuận lợi, cơ cấu tổ chức của công ty còn có hạn chế đó là
phòng hướng dẫn chưa được hình thành một cách rõ ràng. 6 lOMoAR cPSD| 49519085
3. Tình hình tài chính của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông.
CƠ CẤU VỐN CỦA CÔNG TY
Đơn vị tính: 1.000 đồng 2 . Chia theo sở hữu
+ Vốn chủ 110.000 150.000 200.000 40.00 36 , 36 50.00 33 , 33 sở hữu 0 0 + Vốn vay 65.000 80.000
100.000 15.00 23 , 08 20.00 25 , 00 0 0
Sau gần 6 năm hoạt động có hiệu quả, số vốn cố định của công ty ngày
một tăng lên. Công ty đã tự trang bị hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật ngày một
đầy đủ và đồng bộ hơn. Các phương tiện làm việc tiên tiến, hiện đại, đạt tiêu
chuẩn quốc tế tạo điều kiện rất lớn trong quá trình làm việc của cán bộ nhân
viên trong công ty. Cụ thể: Năm 2004 tổng sô vốn tăng lên so với năm 2003 là
31,43% (55.000 nghìn đồng). Năm 2005 tăng so với 2004 là 30,43% (70.000
nghìn đồng). Trong đó vốn cố định năm 2004 tăng so với năm 2003 là 44.000
nghìn đồng (55%) và năm 2005 so với 2004 là 16.000 nghìn đồng (12,90%)
4. Đặc điểm nguồn nhân lực
Hiện tại, Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông có số lượng cán bộ nhân viên
là 14 người. Đội ngũ này còn rất trẻ, có độ tuổi trung bình đều dưới 30 tuổi. 7 lOMoAR cPSD| 49519085
Trong đó số lượng nhân viên của từng phòng ban như sau:
- Một giám đốc công ty .
-Hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách điều hành, một phó giám
đốc phụ trách marketing. -Một kế toán trưởng .
-Bộ phận nghiệp vụ du lịch.
+Phòng marketing: Gồm 2 người .
+Phòng điều hành: Gồm 6 người trong đó :
Phụ trách mảng khách quốc tế đi vào(Inbound):3 người.
Phụ trách mảng khách quốc tế đi ra (Outbound):1 người.
Phụ trách mảng khách nội địa :1 người. -Bộ phận bổ trợ
+Phong kế toán: 2 người (trong đó có một là kế toán trưởng).
+Phòng Tổ chức hành chính: 7 người
Tất cả nhân viên làm công tác chuyên môn trong công ty đều tốt nghiệp
đại học hoặc trên đại học.
Trong bộ phận nghiệp vụ du lịch, bộ phận quan trọng nhất của công ty các
nhân viên đều phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch tại Trường đại học KTQD.
Ngoài ra các nhân viên trong công ty có trình độ ngoại ngữ rất khá. Điều
này vô cùng quan trọng trong kinh doanh du lịch. Đặc biệt khi thị trường mục
tiêu của công ty là thị trường Âu- Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, ASEAN. Do vậy
việc các nhân viên của công ty thông thạo tiếng Anh, Nhật Bản, Trung Quốc…
thì rất quan trọng trong quá trình giao dịch với khách hàng.
Trình độ học vấn và trình độ ngoại ngữ của công ty thể hiện qua hai bảng sau: 8 lOMoAR cPSD| 49519085
TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN VÀ TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ CỦA CÔNG TY
( Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông )
Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông không có đội ngũ hướng dẫn viên riêng
của mình nhưng công ty có đủ mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viên chuyên
nghiệp có đủ năng lực trình độ để đảm bảo hướng dẫn cho các khách du lịch
của công ty trong các chương trình du lịch nhằm đáp ứng tốt nhất những nhu
cầu của khách du lịch trong thời gian đi du lịch
II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1. Thị trường của Công ty
Công ty đáp ứng các dịch vụ với 3 đối tượng khách là:
+ Khách Inbound là khách đi du lịch vào lãnh thổ Việt Nam
+ Khách Outbound là khách đi du lich ra ngoài lãnh thổ Việt nam
+ Khách nội địa là khách đi du lịch trong nước
Khách du lịch đến với công ty trong thời gian qua liên tục tăng nhanh
không ngừng do uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường
Hà nội. Khách du lịch đến với côn ty đa phần là khách du lịch quốc tế đi vào
(inbound) với nhiều quốc tịch khác nhau. 9 lOMoAR cPSD| 49519085
Số lượt khách của Công ty trong năm 2005
CƠ CẤU KHÁCH CỦA CÔNG TY Khách Khách Khách nội Tổng số Tổng lượt Inbound Outbound địa khách 1472 100 483 2055
Từ đó ta có tỷ lệ khách của công ty Như sau: Inbound =.100% = 71% Outbound =.100% = 4,8% Nội địa =.100% = 23,5%
Theo bảng trên thì cơ cấu tỷ lệ khách trên thì số lượt khách công ty phụ
vụ chủ yếu là khách Inbound chiếm 71% tổng lượt khách điều này chỉ thấy
mảng Inbound của công ty đã hoạt động khá tốt và đóng góp một phần rất lớn
vào sự phát triển của công ty, trong khi mảng Outbound hoạt động kém trong
cả năm số lượt khách Outbound của công ty chỉ có 4.8% tổng lượt khách của
công ty, số khách Outbound chiếm tỷ trọng nhỏ cũng do một phần là có sự
chuyển đổi cơ cấu trong bộ máy công ty chuyển một số nhân viên ở bộ phận
Outbound sang bộ phận Inbound cho phù hợp với yêu cầu của công việc. Mảng
phục vụ khách du lịch nội địa cũng khá tốt nhưng mảng này của công ty không
phải là mảng hoạt động chính mà công ty chỉ tập trung nhiều vào làm du lịch
nội địa ở những mùa mà Inbound ít khách trong vòng 2 tháng từ tháng 6 đến
tháng 8. Trong năm 2003 số lượt khách du lịch nội địa của công ty là 483 lượt
chiếm 23,5% tổng lượt khách của toàn công ty.
Số ngày khách bình quân
Số ngày khách bình quân của công ty từ 2003-2005 tăng liên tục được thể hiện qua bảng sau
SỐ NGÀY KHÁCH BÌNH QUÂN CỦA CÔNG TY Chỉ tiêu 2003 2004 2005 Số ngày khách bình quân 3,50 4,25 4,50 10 lOMoAR cPSD| 49519085
(Nguồn : báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Dịch vụ Mêkông)
Số ngày khách bình quân của công ty tăng chứng tỏ khả năng thu hút,
giữ chân khách của công ty là tốt đồng thời điều đó cũng thể hiện khả năng tổ
chức của công ty ngày càng trở nên chặt chẽ, có chất lượng hơn nhất là đối với
các chương trình du lịch yêu cầu dài ngày hơn và có yêu cầu về chất lượng cao
hơn. Các chương trình hấp dẫn du khách khiến cho khách muốn kéo dài chương
trình cộng với khả năng nhanh nhậy, đáp ứng các nhu cầu phát sinh của khách hàng.
2. Kết quả kinh doanh
Trong thời gian vừa qua cùng với sự phát triển của toàn ngành du lịch,
Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã có những bước phát triển nhất định, hoạt
động kinh doanh ngày càng có hiệu quả. Tuy chịu nhiều ảnh hưởng của nhiều
biến động về kinh tế, chính trị, trên thế giới và khu vực nhưng Công ty vẫn làm
ăn có lãi đóng góp đáng kể vào toàn ngành du lịch và ngân sách Nhà nước.
Sau đây là bảng tổng kết doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nộp ngân sách
nhà nước của Công ty từ năm 2003-2005.
KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG Đơn vị:1.000 VND Chỉ tiêu
Năm Năm Năm So sánh 04/03 So sánh 05/04 2003 2004 2005 Tuyệt %
Tuyệt % đối đối 1.Doanh thu
405.824 640.632 720.831 234.808 57,85 80.119 12,51 11 lOMoAR cPSD| 49519085 2.Chi phí
340.037 545.156 615.294 205.119 60,32 70.138 12,86 3.Lợi nhuận 65.787
95.476 105.537 29.689 45,12 10.061 10,53 4.Nộp ngân 19.571 23.978 27.236 4.407 22,51 3.258 13,58 sách
(Nguồn :Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông)
Trong những năm gần đây sau khi Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã ổn
định về văn phòng làm việc, đội ngũ nhân viên với trình độ tương đối, các trang
thiết bị phục vụ cho các hoạt động kinh doanh hiện đại cộng thêm việc tích cực
nghiên cứu thị trường, công ty đã có những bước thành công nhất định trong
hoạt đông kinh doanh của mình. Những thành công đó phần nào được thể hiện
qua doanh thu và lợi nhuận của công ty trong thời gian qua liên tục tăng lên.
Quá trình sử dụng vốn của công ty được coi là khá hiệu quả thể hiện ở kết
quả kinh doanh trong những năm gần đây. Lợi nhuận và doanh thu của công ty
liên tục tăng lên qua các năm. -
Doanh thu của công ty năm 2003 đạt 405.824 nghìn đồng, năm
2004 đạt640.632 nghìn đồng tăng 234.808 nghìn đồng (tương ứng 50,85%),
năm 2005 đạt 720.831 nghìn đồng tăng 80.199 nghìn đồng (tương ứng 12,52%). -
Về chí phí năm 2003: 340.037 nghìn đồng, năm 2004 là 545.156
nghìn đồng tăng 60%, năm 2005 là 615.294 ngìn đồng tăng 12,86% -
Tuy chi phí tăng nhưng mức độ tăng doanh thu cao hơn mức tăng
chiphí nên lợi nhuận công ty vẫn tăng, năm 2003 lợi nhuận là: 65.787 nghìn
đồng, năm 2004 là 95.476 nghìn đồng và năm 2005 là 105.357 nghìn đồng.
Đồng thời mức nộp ngân sách cũng tăng năm 2003 là 19.571 nghìn, năm 2004
là 23.978 nghìn đồng và năm 2005 là 27.236 nghìn đồng
Qua bảng kết quả kinh doanh ta thấy nhìn chung công ty hoạt động có
hiệu quả, kinh doanh phát triển và có tính ổn định. Trong đó phần doanh thu
tăng nhanh hơn so với chi phí ở chỉ số tuyệt đối cũng như tương đối. Nó thể
hiện sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty. Lý do chính là vì sau
sự kiện 11/9, Việt Nam được coi là một trong những điểm đến an toàn trên thế 12 lOMoAR cPSD| 49519085
giới. Trong khi “Bóng ma khủng bố” đang bao trùm lên khắp nơi thì Việt Nam
vẫn là một điểm du lịch yên tĩnh và an toàn. Chính vì lẽ đó mà lượng khách đến
Việt Nam tăng, nó khiến hoạt động kinh doanh của ngành du lịch Việt Nam nói
chung và công ty nói riêng gặp nhiều điều kiện thuận lợi và hoạt động hiệu quả.
Với hoạt động chính là kinh doanh lữ hành quốc tế, nên trong ba năm vừa
qua 2003 – 2005, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Dịch Vụ
Mêkông là đón khách du lịch quốc tế vào đi du lịch trong nước. Các chương
trình du lịch của công ty thường có số lượng khách đông theo đoàn (từ 20 – 30
người), thời gian đi du lịch dài. Bên cạnh đó khách du lịch đến với công ty chủ
yếu là khách Châu Âu đặc biệt là khách Pháp, đây là những vị khách đòi hỏi
chất lượng cao. Vì thế để đáp ứng được nhu cầu của thị trường mục tiêu này,
trước sự cạnh tranh gay gắt của các công ty du lịch khác, công ty đã và đang có
sự đầu tư lớn cho công tác tuyên truyền quảng cáo cũng như tổ chức thực hiện
và quản lý chất lượng của chương trình. Công ty thường xuyên cử các nhân
viên có nhiều kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn tham gia các hội chợ quốc
tế và du lịch ra nước ngoài khảo sát thị trường nhằm tăng cường các môí quan
hệ với các bạn hàng. Đồng thời trong nước công ty cũng thường xuyên tham
gia các hội chợ, các sự kiện (festival về du lịch) mà ngành tổ chức. Hàng năm
công ty vẫn tăng cường phát hành các ấn phẩm quảng cáo như: các tập gấp, bản
đồ quảng cáo, sách mỏng giới thiệu về các chương trình du lịch,… . PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG I.
SƠ LƯỢC VỀ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
1. Chức năng và nhiệm vụ a. Chức năng
Phòng Tổ chức Hành chính của công ty có hai chức năng: chức năng
tham mưu- tổng hợp và chức năng hậu cầu. 13 lOMoAR cPSD| 49519085
Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng tham mưu giúp việc cho giám
đốc trong điều hành công việc hàng ngày như: lập chương trình kế hoạch giúp
lãnh đạo điều hành công việc, nắm bắt được những thông tin về nhân sự.
Mặt khác phòng Tổ chức Hành chính còn tham gia biên soạn, quản lý
văn bản và tổ chức lưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan.
Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện
vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên của công ty, tổ chức đối nối,
đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến công tác xa cho giám đốc.
b. Nhiệm vụ của Phòng Tổ chức Hành chính -
Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba
tháng, hàngtháng, hàng tuần, hàng ngày của cơ quan, đông thời đôn đốc
theo dõi việc thực hiện kế hoạch đó. -
Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề
ra quyếtđịnh quản lý theo sự giao phó của thủ trưởng cơ quan đơn vị. -
Biên tập văn bản và xử lý văn bản. -
Theo dõi và quản lý fax đi, đến của Công ty -
Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và các loại giấy tờ khác. -
Quản lý sử dụng các loại con dấu của Công ty theo đúng
chế độ, điềulệ văn thư lưu trữ -
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm, quản lý tài sản. - Soạn thảo văn bản -
Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao
gồm: chitiêu cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng
phẩm hàng ngày cho Công ty. -
Quản lý lịch trình hoạt động của đội xe, bố trí điều động xe
cho lãnhđạo công ty đi công tác -
Đảm bảo vệ sinh khu vực trụ sở cơ quan được sạch sẽ. -
Thực hiện công tác y tế đối với cán bộ nhân viên 14 lOMoAR cPSD| 49519085
2. Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính Sơ
đồ tổ chức phòng Hành chính công ty Mêkông TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỎNG PHÒNG Nhân viên T Ổ BDẢOOA Nhân viên Nhân viên Nhân viên lái Nhân viên TRẠN I V V HỆ Ệ SINH kỹ thuật xe con văn thư – lưu đánh máy, in bảo vệ tổng đài trữ sao tài liệu
+ Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: Chức năng:
Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, chế độ
chính sách, hành chính, y tế, phục vụ. Nhiệm vụ:
Điều hành toàn bộ hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao. -
Tuyển dụng, bố trí và điều động cán bộ công nhân viên trong toànCông ty. -
Ký các sao lục giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhânviên. -
Tổ chức khám chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên theo định kỳ. -
Đánh giá, nhận xét và thực hiện các chế độ chính sách có liên
quancủa cán bộ quản lý theo phân cấp.
+ Phó phòng Tổ chức Hành chính: 15 lOMoAR cPSD| 49519085 -
Giúp việc cho trưởng phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung
củaphòng đồng thời phó phòng thay mặt trưởng phòng đi vắng để giải quyết
điều hành công việc chung của phòng.
Ký những văn bản được giám đốc uỷ quyền. -
Quản lý công tác trang trí khách tiết phục vụ trong các hội nghị, hộithảo, lễ tế. -
Quản lý việc lập kế hoạch, mua trang thiết bị, phương tiện làm
việccủa lãnh đạo và có phòng ban trong Công ty.
+ Nhân viên văn thư - lữu trữ. -
Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến theo quy định. -
Kiểm tra giấy tờ văn bản chữ ký theo qui định. -
Thực hiện nghiêm chỉnh quy định bản mật của công tác văn thư. -
Quản lý đóng dấu các văn bản theo đúng quy chế, -
Tiếp đón khách đến làm việc hay thăm quan tại phòng lễ tân theo quyđịnh tai Công ty.
+ Nhân viên đánh máy, sao in văn bản, tài liệu: -
Giúp cho trưởng phó phòng về công tác đánh máy, sao in các tài liệutheo quy định. -
Bảo quản tốt máy móc, thiết bị được giao. Thực hiện quá trình
bảodưỡng máy móc, thiết bị theo đúng quy định. -
Thực hiện nghiêm chỉnh quy định bảo mật nội dung văn bản tài liệu.
+ Nhân viên kỹ thuật tổng đài: -
Giúp cho trưởng, phó phòng về công tác kỹ thuật tổng đài, trang
trí,thư viện, lữu trữ. -
Sửa chữa bảo dưỡng hệ thống điện thoại nội bộ Công ty.
+ Nhân viên lái xe con: -
Lái xe phục vụ cán bộ công nhân viên trong Công ty theo đúng quyđịnh. -
Tuân thủ chấp hành sự điều hành của lãnh đạo phòng. 16 lOMoAR cPSD| 49519085 -
Quản lý, vệ sinh, bảo dưỡng, sử dụng xăng dầu phụ tùng thay thế choxe theo quy định.
+ Nhân viên bảo vệ. -
Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm thường trực bảo vệ cơ quan
liêntục 24/24 giờ trong ngày, quản lý người cư trú trong cơ quan. -
Nhận xe, trông xe, giao trả xe trước, trong và sau giờ làm việc đúngquy định.
3. Trang thiết bị văn phòng của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông
Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã chủ động đầu tư hệ thống trang thiết
bị văn phòng khá hiện đại đảm bảo cho nhân viên làm việc có một môi trường làm việc tốt nhất.
Trang thiết bị máy móc văn phòng của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông: Tên thiết bị Vi tính Điện thoại Photos Fax Điều Xe ô tô cố định hoà Đơn vị Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Số lượng 3 10 1 1 3 1
(Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông)
Như vậy, với việc trang bị các phương tiện làm việc như trên là khá đầy
đủ và đồng bộ. Mỗi một người làm việc trong công ty được sủ dụng một máy
vi tính, một máy điện thoại cố định. Ngoài ra công ty còn nối mạng nội bộ giữa
các máy tính với nhau và nối mạng bên ngoài bằng Internet tạo cho công ty một
hệ thống thông tin tương đối hiện đại. Điều này phục vụ đắc lực cho việc kinh
doanh của công ty tạo ra năng lực cạnh tranh cao so với các công ty lữ hành khác.
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1. Công tác văn thư
- Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến.
Tất cả công văn đến đều phải qua bộ phận văn thư. Văn thư nhận và phân
loại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục hành
chính hay không. Đối với những văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân không
được phép bóc bì. Khi mở phong bì nhân viên văn thư lấy tài liệu có bên trong 17 lOMoAR cPSD| 49519085
xem xét kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ kèm
theo, viết phần ghi chú vào thư và kẹp ở cuối thư.
Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để trình
thủ trưởng và các phòng ban chức năng trong Công ty. Công văn đến ngày nào
thì phân phối ngay trong ngày hôm đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với
công văn khẩn, hoả tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhận được.
Tất cả các văn bản đều được vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu quy định như sau: Ngày
Số đến Tên cơ Số và Ngày Tên Đơn vị Ký Ghi đến quan ký tháng loại và và nhận chú hiệu của trích người văn yếu nhận bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
- Thủ tục giải quyết văn bản đi.
Sau khi soạn thảo văn bản xong, văn thư kiểm tra thể thức văn bản có
phù hợp với pháp luật quy định không, sau đó đưa lên thủ trưởng để trình ký.
Trước khi văn bản chuyển ra bên ngoài, một lần nữa văn thư phải kiểm tra văn
bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên văn bản. Văn thư ghi số công văn đề
ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ công văn đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: Ngày tháng
Số và ký Tên loại và Người ký Nơi nhận Số lượng Ghi của văn bản hiệu trích yếu bản chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
- Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước. Trước khi
đóng dấu lên văn bản thì nhân viên văn thư kiểm tra và soát kỹ văn bản trước khi đóng dấu. 18 lOMoAR cPSD| 49519085
2. Công tác lưu trữ
Tất cả những văn bản đã qua xử lý, văn bản đến và bản lưu của văn bản
đi (bản chính), những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu
trữ là nhằm để khai thác, xử lý thông tin.
Hồ sơ được lưu trữ tại được vào sổ theo mẫu: STT Số và ký Ngày, Trích Tác giả Tờ số Ghi chú hiệu tháng yếu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
3. Công tác hậu cần
- Văn phòng đã chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác một cách chu đáo
từviệc liên hệ nơi công tác: về thời gian công tác, danh sách người đến bằng
công văn, điện thoại, fax giúp cho Công ty và đối tác có thể chủ động trong công việc.
- Mua sắm trang thiết bị.
Văn phòng của Công ty đảm bảo việc mua sắm các trang thiết bị như:
điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế... phục vụ cho
hoạt động của công ty.
Ngoài ra hàng năm phòng Hành chính cũng tổ chức các cuộc đi tham
quan nghỉ mát để tạo hưng phấn làm việc cho cán bộ nhân viên.
4. Công tác xử lý thông tin
Hàng ngày tại Công ty Mêkông có rất nhiều thông tin khác nhau và mỗi
loại có cách biểu hiện riêng, đều mang những đặc thù riêng và yêu cầu riêng về
phạm vi, hiệu quả cũng như vai trò, tác dụng nhất định. Vì vậy việc xử lý và
truyền thông tin một cách nhanh chóng chính xác là việc làm hết sức cần thiết.
Chẳng hạn việc cung cấp những thông tin về các đoàn khách du lịch đến liên
hệ với công ty cho các phòng ban khác là hết sức cần thiết để họ có thể sắp xếp
tổ chức các chương trình du lịch một cách hợp lý thuận tiện.
Trước yêu cầu công việc như vậy thì việc áp dụng các phương tiện khoa
học kỹ thuật hiện đại đối với phòng Hành chính là yêu cầu bắt buộc. Do đội 19 lOMoAR cPSD| 49519085
ngũ nhân viên với trình độ vi tính tương đối tốt cùng với trang thiết bị tin học
tại Công ty tương đối hiện đại được kết nối mạng nội bộ nên rất nhiều thông tin
được truyền qua hệ thống mạng nội bộ. Việc đó đem lại tính hiệu quả, chính
xác nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc truyền tin bằng văn bản. Các thông
tin được trao đổi giữa các phòng ban được truyền tải nhanh giúp cho công tác
quản lý của công ty được thuận lợi. Các máy tính trực thuộc nội bộ công ty có
thể vào mạng, trao đổi thông tin và khai thác thông tin với máy chủ.
Hệ thống máy tính tại công ty cũng được kết nối với mạng Internet toàn
cầu giúp cho công ty có cơ hội khai thác rất nhiều thông tin hữu ích trên mạng.
Mặt khác việc nối mạng cho phép khách hàng có thể đặt các chương trình du
lịch qua mạng giúp cho việc giao dịch nhanh chóng và giảm chi phí.
Tuy vậy, bên cạnh yếu tố máy móc được trang bị hiện đại cũng phải kể
đến yếu tố con người sử dụng các trang thiết bị đó. Mặc dù các nhân viên làm
công tác văn phòng có trình độ tin học tương đối tốt nhưng trong những lúc giải
quyết công việc ở cường độ cao vẫn mắc lỗi. Những trục trặc về máy tính xảy
ra rất thường xuyên nhân viên không xử lý được hết dẫn đến ảnh hưởng đến công việc.
PHẦN III ĐÁNH GIÁ CHUNG
I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
1. Những thành tựu đã đạt được -
Mặc dù Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông hoạt động kinh doanh
tronglĩnh vực du lịch chưa lâu nhưng hoạt động kinh doanh của công ty đã có
hiệu quả và đã tìm được chỗ đứng trên thị trường, tạo được uy tín với khách hàng. -
Đội ngũ nhân viên có trình độ cao, chất lượng các chương trình
dulịch làm hài lòng các khách hàng. Đội ngũ lãnh đạo có trình độ, nhạy bén với thị trường. -
Thu nhập của nhân viên tương đối ổn định ở mức cao. 20