7 trang 11 lượt tải

Thiết kế mô hình nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ

21

Thiết kế mô hình nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ. Tài liệu tổng hợp được sưu tầm gồm 7 trang. Mời các bạn tham khảo 

Môn: Tài liệu Tổng hợp 3.6 K tài liệu

Trường: Tài liệu khác 3.9 K tài liệu

Tác giả:

Profile

Quyết Minh

2 tháng trước
Tải xuống
Báo cáo
Danh sách Quiz
Tải xuống
/7
H và tên : Nguy n Th Th y Linhọ ễ ị ủ
Mã sinh viên : 2305QTVC043
Đ bài: Thi t k mô hình nhà kho b o qu n tài li u l u tr c a H c vi n.ề ế ế ả ả ệ ư ữ ủ ọ ệ
Theo Đi u 14 Thông t 03/2022/TT-BTNMT quy đ nh v kho l u tr , thi tề ư ị ề ư ữ ế
bị
b o qu n tài li u l u tr nh sau:ả ả ệ ư ữ ư
Kho l u tr tài li u tài nguyên môi tr ng ph i đ c trang b đ y đ các thi tư ữ ệ ườ ả ượ ị ầ ủ ế
b , ph ng ti n c n thi t nh m b o đ m các yêu c u và thông s kỹ thu t theo ị ươ ệ ầ ế ằ ả ả ầ ố ậ
quy
đ nh t i Thông t s 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 c a B N i ị ạ ư ố ủ ộ ộ
vụ
h ng d n v kho l u tr chuyên d ng.ướ ẫ ề ư ữ ụ
Thi t b b o qu n tài li u l u tr g m: Giá, t chuyên dùng trong kho phù h pế ị ả ả ệ ư ữ ồ ủ ợ
v i s l ng, lo i hình, kho c tài li u và đáp ng các yêu c u v v t li u, ngo i ớ ố ượ ạ ỡ ệ ứ ầ ề ậ ệ ạ
quan,
c u t o và đ ch u t i theo tiêu chu n TCVN 9253:2012 v Giá b o qu n tài li u ấ ạ ộ ị ả ẩ ề ả ả ệ
l uư
tr ; Bìa, h p (c p) b o qu n h s , tài li u ph i đáp ng yêu c u kỹ thu t theo ữ ộ ặ ả ả ồ ơ ệ ả ứ ầ ậ
tiêu
chu n TCVN 9251:2012 v Bìa h s l u tr và TCVN 9252:2012 v H p b o ẩ ề ồ ơ ư ữ ề ộ ả
qu nả
tài li u l u tr ; Thi t b l u tr và b o qu n tài li u đi n t .ệ ư ữ ế ị ư ữ ả ả ệ ệ ử
Các h th ng trang thi t b khác đ c khuy n khích s d ng: Các h th ng b oệ ố ế ị ượ ế ử ụ ệ ố ả
v , b o qu n t đ ng g m h th ng camera giám sát, h th ng báo đ ng ch ng ệ ả ả ự ộ ồ ệ ố ệ ố ộ ố
đ tộ
nh p; h th ng báo cháy, ch a cháy t đ ng; h th ng đi u ch nh ánh sáng, ậ ệ ố ữ ự ộ ệ ố ề ỉ
nhi t đ ,ệ ộ
đ m thông minh; H th ng thi t b mã v ch/mã QR/đi n t nh m t đ ng ộ ẩ ệ ố ế ị ạ ệ ừ ằ ự ộ
hóa quá
trình qu n lý và khai thác tài li u.ả ệ
B n thi t k mô hình nhà kho b o qu n tài li u l u tr c a H c vi n:ả ế ế ả ả ệ ư ữ ủ ọ ệ
I. Đ a chị ỉ
Đ a đi m đ xu t: ị ể ề ấ Xây d ng t i c s 371 Nguy n Hoàng Tôn, ph ng ự ạ ơ ở ễ ườ
Xuân Đ nh, thành ph Hà N iỉ ố ộ
II. Thông s C b n c a Nhà khoố ơ ả ủ
Thông số Giá tr /Yêu c uị ầ Ghi chú
Di n tích ệ
(d ki n)ự ế
200ₘ₂- 300ₘ₂
Tùy thu c vào kh i l ng ộ ố ượ
tài li u hi n t i và d ki n ệ ệ ạ ự ế
tăng trong 10-20 năm.
Chi u caoề
tr nầ
T i thi u 3.5ố ể ₘ₂
Đ m b o không gian thôngả ả
thoáng và l p đ t h th ngắ ặ ệ ố
giá k cao.ệ
T i tr ng ả ọ
sàn
T i thi u 1,000kg/ố ể ₘ₂
Đ m b o kh năng ch u ả ả ả ị
l c c a h th ng giá k ự ủ ệ ố ệ
ch a đ y tài li u.ứ ầ ệ
V t li u ậ ệ
xây d ngự
V t li u không cháy, cách nhi t, cách m ậ ệ ệ ẩ
(Bê tông c t thép, g ch, t ng ch ng ố ạ ườ ố
cháy).
Sàn, t ng, tr n ph i ườ ầ ả
ph ng, d v sinh, không ẳ ễ ệ
bám b i, không th m m.ụ ấ ẩ
C a ra ử
vào
2 c a (1 c a chính, 1 c a thoát hi m), ử ử ử ể
C a ch ng cháyử ố (kho ng 60-90 phút), ả
có khóa b o m tả ậ (khóa t /mã s ).ừ ố
III. Ki n Trúc và B trí Khoế ố
A. Phân khu ch c năngứ
Nhà kho đ c chia thành các khu v c rõ ràng:ượ ự
1. Khu v c Giao d ch/Ti p nh n (Pre-processing/Reception Area):ự ị ế ậ
o N i ti p nh n và x lý s b tài li u m i (ki m tra, kh trùng, đăng ơ ế ậ ử ơ ộ ệ ớ ể ử
ký).
o Bàn làm vi c, máy tính, t cá nhân cho cán b .ệ ủ ộ
2. Khu v c B o qu n Chính (Main Storage Area):ự ả ả
o Chi m ph n l n di n tích. Ch a các giá k , tài li u đ c s p x p ế ầ ớ ệ ứ ệ ệ ượ ắ ế
theo phông, nhóm, và s th t .ố ứ ự
o L i đi chính:ố R ng : 1.2m - 1.5m.ộ
o L i đi ph (gi a các k ):ố ụ ữ ệ R ng : 0.75m - 0.9m.ộ
3. Khu v c Nghiên c u/Đ c (Reading/Research Area - n u có):ự ứ ọ ế
o Phòng riêng bi t, có ki m soát an ninh đ tra c u tài li u m t/quý ệ ể ể ứ ệ ậ
hi m d i s giám sát.ế ướ ự
4. Phòng Kỹ thu t/Thi t b (Technical Room):ậ ế ị
N i đ t các thi t b đi u hòa, hút m, t đi n đi u khi n, máy ch (n u ơ ặ ế ị ề ẩ ủ ệ ề ể ủ ế
có h th ng qu n lý đi n t ).ệ ố ả ệ ử
B. Yêu c u v môi tr ngầ ề ườ
Thông số
Tiêu chu n (L u ẩ ư
tr gi y)ữ ấ
Ghi chú
Nhi t đệ ộ 18°C - $22°C Dao đ ng không quá ộ 2°C trong 24 gi .ờ
Đ m ộ ẩ
t ng đ iươ ố
50% - 60% Dao đ ng không quáộ 5% trong 24 gi .ờ
Ánh sáng < 50 lux
Tuy t đ i không s d ng ánh sáng m t ệ ố ử ụ ặ
tr i tr c ti pờ ự ế . S d ng đèn LED có b l c UV.ử ụ ộ ọ
Thông gió T i thi u 4 l n thay ố ể ầ Đ m b o không khí l u thông, tránh n m ả ả ư ấ
Thông số
Tiêu chu n (L u ẩ ư
tr gi y)ữ ấ
Ghi chú
đ i không khí/giổ ờ m c.ố
IV. H th ng B o v và Kỹ thu tệ ố ả ệ ậ
A. H th ng Đi u hòa không khí và Ki m soát Môi tr ng (HVAC)ệ ố ề ể ườ
Đi u hòa: S d ng h th ng Đi u hòa chính xác (Precision Air ề ử ụ ệ ố ề
Conditioning) ho c h th ng chia nh (Split-unit) v i công su t l n, ho t ặ ệ ố ỏ ớ ấ ớ ạ
đ ng liên t c 24/7 đ duy trì nhi t đ n đ nh.ộ ụ ể ệ ộ ổ ị
Máy hút m/T o m: C n thi t đ duy trì đ m trong ng ng cho phép ẩ ạ ẩ ầ ế ể ộ ẩ ưỡ
(đ c bi t quan tr ng Vi t Nam).ặ ệ ọ ở ệ
Thi t b giám sát: L p đ t thi t b ghi nhi t đ và đ m t đ ng (Data ế ị ắ ặ ế ị ệ ộ ộ ẩ ự ộ
loggers) và có c nh báo khi v t ng ng.ả ượ ưỡ
B. H th ng Phòng cháy Ch a cháy (PCCC)ệ ố ữ
1. Phòng ng a:ừ
o C m tuy t đ i các ngu n nhi t, l a, hút thu c, ăn u ng trong khu ấ ệ ố ồ ệ ử ố ố
v c b o qu n.ự ả ả
o L p đ t bi n c m và n i quy PCCC rõ ràng.ắ ặ ể ấ ộ
2. Phát hi n:ệ
o H th ng báo cháy t đ ng (C m bi n nhi t và khói - u tiên c m ệ ố ự ộ ả ế ệ ư ả
bi n khói có đ nh y cao).ế ộ ạ
3. D p l a:ậ ử
o H th ng ch a cháy t đ ng b ng khí s ch (ví d : FM200, Novec ệ ố ữ ự ộ ằ ạ ụ
1230, IG-55) thay vì n c, đ tránh làm h ng tài li u.ướ ể ỏ ệ
o Bình ch a cháy xách tay (b t khô ho c khí CO2) đ t các v trí d ữ ộ ặ ặ ở ị ễ
ti p c n.ế ậ
C. H th ng An ninh và Giám sátệ ố
Ki m soát ra vào: C a s d ng khóa t /mã s ho c th t . Ch cán b l u ể ử ử ụ ừ ố ặ ẻ ừ ỉ ộ ư
tr có th m quy n m i đ c phép ra vào.ữ ẩ ề ớ ượ
Camera giám sát (CCTV): L p đ t camera h ng ngo i (quay đêm) t t c ắ ặ ồ ạ ở ấ ả
các góc và hành lang, ghi hình liên t c 24/7.ụ
H th ng Báo đ ng xâm nh p: C m bi n chuy n đ ng (Motion sensors) ệ ố ộ ậ ả ế ể ộ
ho t đ ng khi kho không có ng i.ạ ộ ườ
V. Thi t b L u trế ị ư ữ
A. Giá k (Shelving)ệ
Lo i: Giá k kim lo i c đ nh ho c di đ ng (Compactor/Mobile Shelving).ạ ệ ạ ố ị ặ ộ
o u đi m c a k di đ ng: Tăng g p đôi di n tích l u tr so v i k Ư ể ủ ệ ộ ấ ệ ư ữ ớ ệ
c đ nh, t i u hóa không gian.ố ị ố ư
o Yêu c u: V t li u kim lo i (thép) không g , s n tĩnh đi n, không có ầ ậ ệ ạ ỉ ơ ệ
c nh s c, không s d ng v t li u g (tránh m i m t).ạ ắ ử ụ ậ ệ ỗ ố ọ
B trí:ố
o Giá k đ t cách t ng t i thi u 20cm đ đ m b o thông gió và ệ ặ ườ ố ể ể ả ả
tránh m m c.ẩ ố
o Giá k đ t cách sàn t i thi u 10cm.ệ ặ ố ể
o Không đ tài li u sát tr n, cách tr n t i thi u 50cm.ể ệ ầ ầ ố ể
B. H p/Bìa đ ng tài li uộ ự ệ
Ch t li u: S d ng h p và bìa đ ng chuyên d ng, không acid (acid-free) ấ ệ ử ụ ộ ự ụ
đ ngăn ch n quá trình t h y ho i c a gi y.ể ặ ự ủ ạ ủ ấ
Kích th c: Tiêu chu n hóa theo phông tài li u (A4, A3, tài li u đ c bi t).ướ ẩ ệ ệ ặ ệ
C. Các thi t b khácế ị
Xe đ y tài li u, thang di đ ng, máy hút b i chuyên d ng, thi t b đo nhi t ẩ ệ ộ ụ ụ ế ị ệ
m.ẩ
VI. Quy trình V n hành Nhà kho L u trậ ư ữ
Quy trình này đ m b o tính an toàn, b o m t và hi u qu trong vi c qu n lý tài ả ả ả ậ ệ ả ệ ả
li u.ệ
B c 1: Ti p nh n và X lý Tài li uướ ế ậ ử ệ
1. Ki m tra: Ki m tra s l ng, tình tr ng v t lý c a tài li u.ể ể ố ượ ạ ậ ủ ệ
2. Kh trùng/V sinh: Tài li u m i ph i đ c x lý (hút b i, kh trùng, ph i ử ệ ệ ớ ả ượ ử ụ ử ơ
sáng nh ...) tr c khi đ a vào kho chính.ẹ ướ ư
3. Phân lo i & L p h s : Phân lo i theo phông, nhóm, th i gian. L p biên ạ ậ ồ ơ ạ ờ ậ
m c và nh p d li u vào h th ng qu n lý kho (ph n m m).ụ ậ ữ ệ ệ ố ả ầ ề
4. Đóng gói: Đóng gói b ng h p/bìa không acid, ghi nhãn rõ ràng (Mã phông, ằ ộ
s h p, s tài li u).ố ộ ố ệ
B c 2: B trí và S p x pướ ố ắ ế
1. Xác đ nh v trí: D a vào h th ng qu n lý, xác đ nh v trí trên giá k (ví d :ị ị ự ệ ố ả ị ị ệ ụ
K A, Hàng 3, Ô 5).ệ
2. L u kho: Đ t h p tài li u lên k theo nguyên t c d l y, d th y, khoa ư ặ ộ ệ ệ ắ ễ ấ ễ ấ
h c.ọ
B c 3: B o qu n và Giám sát Môi tr ngướ ả ả ườ
1. Ki m soát 24/7: V n hành liên t c h th ng HVAC đ duy trì nhi t đ và ể ậ ụ ệ ố ể ệ ộ
đ m n đ nh.ộ ẩ ổ ị
2. Ghi chép: Ghi chép, ki m tra d li u nhi t đ /đ m 2 l n/ngày ể ữ ệ ệ ộ ộ ẩ ầ
(Sáng/Chi u) ho c qua h th ng t đ ng.ề ặ ệ ố ự ộ
3. B o trì: Lên l ch b o trì đ nh kỳ (6 tháng/l n) cho h th ng đi u hòa, ả ị ả ị ầ ệ ố ề
PCCC, và an ninh.
B c 4: Khai thác và Tra c uướ ứ
1. Yêu c u: Ng i dùng đi n phi u yêu c u, có xác nh n c a c p có th m ầ ườ ề ế ầ ậ ủ ấ ẩ
quy n.ề
2. C p phát: Cán b l u tr l y tài li u, ghi nh n th i gian và ng i m n. ấ ộ ư ữ ấ ệ ậ ờ ườ ượ
Tài li u ch đ c xem t i khu v c đ c/nghiên c u (n u có) ho c phòng ệ ỉ ượ ạ ự ọ ứ ế ặ
làm vi c c a cán b .ệ ủ ộ
3. Hoàn tr : Ki m tra tình tr ng tài li u khi hoàn tr . Đ m b o tài li u đ c ả ể ạ ệ ả ả ả ệ ượ
đ a v đúng v trí cũ.ư ề ị
B c 5: Ki m kê và V sinhướ ể ệ
1. V sinh đ nh kỳ: Hút b i tài li u, giá k , sàn nhà ít nh t 1 l n/tháng.ệ ị ụ ệ ệ ấ ầ
2. Ki m kê: Th c hi n ki m kê tài li u đ nh kỳ (hàng năm) đ đ i chi u gi aể ự ệ ể ệ ị ể ố ế ữ
th c t và d li u trên h th ng. Phát hi n và x lý k p th i các tr ng ự ế ữ ệ ệ ố ệ ử ị ờ ườ
h p m t mát, h h ngợ ấ ư ỏ .

Tài liệu khác của Tài liệu khác

Preview text:

Họ và tên : Nguyễn Thị Thủy Linh
Mã sinh viên : 2305QTVC043
Đề bài: Thiết kế mô hình nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ của Học viện.

Theo Điều 14 Thông tư 03/2022/TT-BTNMT quy định về kho lưu trữ, thiết bị

bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

Kho lưu trữ tài liệu tài nguyên môi trường phải được trang bị đầy đủ các thiết

bị, phương tiện cần thiết nhằm bảo đảm các yêu cầu và thông số kỹ thuật theo quy

định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

Thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: Giá, tủ chuyên dùng trong kho phù hợp

với số lượng, loại hình, kho cỡ tài liệu và đáp ứng các yêu cầu về vật liệu, ngoại quan,

cấu tạo và độ chịu tải theo tiêu chuẩn TCVN 9253:2012 về Giá bảo quản tài liệu lưu

trữ; Bìa, hộp (cặp) bảo quản hồ sơ, tài liệu phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo tiêu

chuẩn TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ và TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản

tài liệu lưu trữ; Thiết bị lưu trữ và bảo quản tài liệu điện tử.

Các hệ thống trang thiết bị khác được khuyến khích sử dụng: Các hệ thống bảo

vệ, bảo quản tự động gồm hệ thống camera giám sát, hệ thống báo động chống đột

nhập; hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động; hệ thống điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ,

độ ẩm thông minh; Hệ thống thiết bị mã vạch/mã QR/điện từ nhằm tự động hóa quá

trình quản lý và khai thác tài liệu.

Bản thiết kế mô hình nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ của Học viện:

I. Địa chỉ

  • Địa điểm đề xuất: Xây dựng tại cơ sở 371 Nguyễn Hoàng Tôn, phường Xuân Đỉnh, thành phố Hà Nội

II. Thông số Cơ bản của Nhà kho

Thông số

Giá trị/Yêu cầu

Ghi chú

Diện tích (dự kiến)

200ₘ₂- 300ₘ₂

Tùy thuộc vào khối lượng tài liệu hiện tại và dự kiến tăng trong 10-20 năm.

Chiều cao trần

Tối thiểu 3.5ₘ₂

Đảm bảo không gian thông thoáng và lắp đặt hệ thống giá kệ cao.

Tải trọng sàn

Tối thiểu 1,000kg/ₘ₂

Đảm bảo khả năng chịu lực của hệ thống giá kệ chứa đầy tài liệu.

Vật liệu xây dựng

Vật liệu không cháy, cách nhiệt, cách ẩm (Bê tông cốt thép, gạch, tường chống cháy).

Sàn, tường, trần phải phẳng, dễ vệ sinh, không bám bụi, không thấm ẩm.

Cửa ra vào

2 cửa (1 cửa chính, 1 cửa thoát hiểm), Cửa chống cháy (khoảng 60-90 phút), có khóa bảo mật (khóa từ/mã số).

III. Kiến Trúc và Bố trí Kho

A. Phân khu chức năng

Nhà kho được chia thành các khu vực rõ ràng:

  1. Khu vực Giao dịch/Tiếp nhận (Pre-processing/Reception Area):
    • Nơi tiếp nhận và xử lý sơ bộ tài liệu mới (kiểm tra, khử trùng, đăng ký).
    • Bàn làm việc, máy tính, tủ cá nhân cho cán bộ.
  2. Khu vực Bảo quản Chính (Main Storage Area):
    • Chiếm phần lớn diện tích. Chứa các giá kệ, tài liệu được sắp xếp theo phông, nhóm, và số thứ tự.
    • Lối đi chính: Rộng : 1.2m - 1.5m.
    • Lối đi phụ (giữa các kệ): Rộng : 0.75m - 0.9m.
  3. Khu vực Nghiên cứu/Đọc (Reading/Research Area - nếu có):
    • Phòng riêng biệt, có kiểm soát an ninh để tra cứu tài liệu mật/quý hiếm dưới sự giám sát.
  4. Phòng Kỹ thuật/Thiết bị (Technical Room):
  • Nơi đặt các thiết bị điều hòa, hút ẩm, tủ điện điều khiển, máy chủ (nếu có hệ thống quản lý điện tử).

B. Yêu cầu về môi trường

Thông số

Tiêu chuẩn (Lưu trữ giấy)

Ghi chú

Nhiệt độ

18°C - $22°C

Dao động không quá 2°C trong 24 giờ.

Độ ẩm tương đối

50% - 60%

Dao động không quá 5% trong 24 giờ.

Ánh sáng

< 50 lux

Tuyệt đối không sử dụng ánh sáng mặt trời trực tiếp. Sử dụng đèn LED có bộ lọc UV.

Thông gió

Tối thiểu 4 lần thay đổi không khí/giờ

Đảm bảo không khí lưu thông, tránh nấm mốc.

IV. Hệ thống Bảo vệ và Kỹ thuật

A. Hệ thống Điều hòa không khí và Kiểm soát Môi trường (HVAC)

  • Điều hòa: Sử dụng hệ thống Điều hòa chính xác (Precision Air Conditioning) hoặc hệ thống chia nhỏ (Split-unit) với công suất lớn, hoạt động liên tục 24/7 để duy trì nhiệt độ ổn định.
  • Máy hút ẩm/Tạo ẩm: Cần thiết để duy trì độ ẩm trong ngưỡng cho phép (đặc biệt quan trọng ở Việt Nam).
  • Thiết bị giám sát: Lắp đặt thiết bị ghi nhiệt độ và độ ẩm tự động (Data loggers) và có cảnh báo khi vượt ngưỡng.

B. Hệ thống Phòng cháy Chữa cháy (PCCC)

  1. Phòng ngừa:
    • Cấm tuyệt đối các nguồn nhiệt, lửa, hút thuốc, ăn uống trong khu vực bảo quản.
    • Lắp đặt biển cấm và nội quy PCCC rõ ràng.
  2. Phát hiện:
    • Hệ thống báo cháy tự động (Cảm biến nhiệt và khói - ưu tiên cảm biến khói có độ nhạy cao).
  3. Dập lửa:
    • Hệ thống chữa cháy tự động bằng khí sạch (ví dụ: FM200, Novec 1230, IG-55) thay vì nước, để tránh làm hỏng tài liệu.
    • Bình chữa cháy xách tay (bột khô hoặc khí CO2) đặt ở các vị trí dễ tiếp cận.

C. Hệ thống An ninh và Giám sát

  • Kiểm soát ra vào: Cửa sử dụng khóa từ/mã số hoặc thẻ từ. Chỉ cán bộ lưu trữ có thẩm quyền mới được phép ra vào.
  • Camera giám sát (CCTV): Lắp đặt camera hồng ngoại (quay đêm) ở tất cả các góc và hành lang, ghi hình liên tục 24/7.
  • Hệ thống Báo động xâm nhập: Cảm biến chuyển động (Motion sensors) hoạt động khi kho không có người.

V. Thiết bị Lưu trữ

A. Giá kệ (Shelving)

  • Loại: Giá kệ kim loại cố định hoặc di động (Compactor/Mobile Shelving).
    • Ưu điểm của kệ di động: Tăng gấp đôi diện tích lưu trữ so với kệ cố định, tối ưu hóa không gian.
    • Yêu cầu: Vật liệu kim loại (thép) không gỉ, sơn tĩnh điện, không có cạnh sắc, không sử dụng vật liệu gỗ (tránh mối mọt).
  • Bố trí:
    • Giá kệ đặt cách tường tối thiểu 20cm để đảm bảo thông gió và tránh ẩm mốc.
    • Giá kệ đặt cách sàn tối thiểu 10cm.
    • Không để tài liệu sát trần, cách trần tối thiểu 50cm.

B. Hộp/Bìa đựng tài liệu

  • Chất liệu: Sử dụng hộp và bìa đựng chuyên dụng, không acid (acid-free) để ngăn chặn quá trình tự hủy hoại của giấy.
  • Kích thước: Tiêu chuẩn hóa theo phông tài liệu (A4, A3, tài liệu đặc biệt).

C. Các thiết bị khác

  • Xe đẩy tài liệu, thang di động, máy hút bụi chuyên dụng, thiết bị đo nhiệt ẩm.

VI. Quy trình Vận hành Nhà kho Lưu trữ

Quy trình này đảm bảo tính an toàn, bảo mật và hiệu quả trong việc quản lý tài liệu.

Bước 1: Tiếp nhận và Xử lý Tài liệu

  1. Kiểm tra: Kiểm tra số lượng, tình trạng vật lý của tài liệu.
  2. Khử trùng/Vệ sinh: Tài liệu mới phải được xử lý (hút bụi, khử trùng, phơi sáng nhẹ...) trước khi đưa vào kho chính.
  3. Phân loại & Lập hồ sơ: Phân loại theo phông, nhóm, thời gian. Lập biên mục và nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý kho (phần mềm).
  4. Đóng gói: Đóng gói bằng hộp/bìa không acid, ghi nhãn rõ ràng (Mã phông, số hộp, số tài liệu).

Bước 2: Bố trí và Sắp xếp

  1. Xác định vị trí: Dựa vào hệ thống quản lý, xác định vị trí trên giá kệ (ví dụ: Kệ A, Hàng 3, Ô 5).
  2. Lưu kho: Đặt hộp tài liệu lên kệ theo nguyên tắc dễ lấy, dễ thấy, khoa học.

Bước 3: Bảo quản và Giám sát Môi trường

  1. Kiểm soát 24/7: Vận hành liên tục hệ thống HVAC để duy trì nhiệt độ và độ ẩm ổn định.
  2. Ghi chép: Ghi chép, kiểm tra dữ liệu nhiệt độ/độ ẩm 2 lần/ngày (Sáng/Chiều) hoặc qua hệ thống tự động.
  3. Bảo trì: Lên lịch bảo trì định kỳ (6 tháng/lần) cho hệ thống điều hòa, PCCC, và an ninh.

Bước 4: Khai thác và Tra cứu

  1. Yêu cầu: Người dùng điền phiếu yêu cầu, có xác nhận của cấp có thẩm quyền.
  2. Cấp phát: Cán bộ lưu trữ lấy tài liệu, ghi nhận thời gian và người mượn. Tài liệu chỉ được xem tại khu vực đọc/nghiên cứu (nếu có) hoặc phòng làm việc của cán bộ.
  3. Hoàn trả: Kiểm tra tình trạng tài liệu khi hoàn trả. Đảm bảo tài liệu được đưa về đúng vị trí cũ.

Bước 5: Kiểm kê và Vệ sinh

  1. Vệ sinh định kỳ: Hút bụi tài liệu, giá kệ, sàn nhà ít nhất 1 lần/tháng.
  2. Kiểm kê: Thực hiện kiểm kê tài liệu định kỳ (hàng năm) để đối chiếu giữa thực tế và dữ liệu trên hệ thống. Phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp mất mát, hư hỏng.
Tài liệu liên quan: