Các chứng từ xuất nhập khẩu - Quản trị chiến lược | Trường Đại Học Tài Nguyên và Môi Trường TP HCM

Chương 6:Các chứng từ thường dùng trong hoạt đọng xuất nhập khẩu
I. Vận đơn đường biển(B/L :BILL OF LADING) 1. Khái niệm:
- Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển lập, ký và cấp cho
người gửi hàng trong đó người vận chuyển xác nhận đã nhận một số hàng nhất định để vận
chuyển bằng tàu biển và cam kết giao số hàng đó cho người có quyền nhận hàng tại cảng đích
với chất lượng tốt và số lượng đầy đủ như biên nhận. 2. Chức năng
-B/L có 3 chức năng cơ bản :
+Là biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở
+Là một bằng chứng về việc thực hiện những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường biển
+Là một chứng từ sở hữu hàng hóa,qui định hàng hóa sẽ giao cho ai ở cảng đích,do đó cho
phép mua bán hàng hóa bằng cách chuyển nhượng B/L.Chính vì chức năng đặc biệt này mà
việc thay thế B/L bằng thủ tục EDI là việc rất khó khăn hiện nay (chức năng đặc biệt quan trọng) 3.
Phân loại vận đơn đường biển
-Nếu xét theo dấu hiệu trên vận đơn có ghi chú xấu về hàng hóa hay không thì chia thành 2 loại:
+Vận đơn hoàn hảo:Là vận đơn không có ghi chú khiếm khuyết của hàng hóa hay bao bì
+Vận đơn không hoàn hảo:Là loại vận đơn trên đó người chuyên chở có ghi chú xấu về tình
trạng hàng hóa hay bao bì.Ví dụ:”Thùng bị vỡ “ nếu B/L có ghi chú như vậy thì sẽ bị ngân
hàng từ chối thanh toán,trừ khi có qui định riêng
-Nếu xét theo dấu hiệu người vận tải nhận hàng khi hàng đã được xếp lên tàu hay
chưa,thì B/L chia thành 2 loại
+Vận đơn đã được xếp hàng: là vận đơn đã được cấp khi hàng hóa đã nằm trên tàu
+Vận đơn nhận hàng để xếp :nghĩa là vận đơn đã được cấp trước khi hàng hóa được xếp lên
tàu.Trên B/L không ghi rõ ngày,tháng được xếp xuống tàu.Sau khi xếp hàng xuống tàu,người
gửi hàng có thể đổi lấy vận đơn đã xếp hàng
-Nếu xét theo dấu hiệu qui định người nhận hàng sẽ có các loại vận đơn
+Vận đơn theo lệnh :theo đó người chuyên chở sẽ giao hàng theo lệnh của người gửi
hàng,ngân hàng hoặc người nhận hàng
+Vận đơn đích danh:ghi rõ tên người nhận hàng hợp pháp,không được chuyển nhượng
+Vận đơn xuất trình:không ghi tên người nhận hàng, người xuất trình vận đơn vô dạnh là
người nhận hàng hợp pháp
-Nếu theo dấu hiệu hàng hóa được chuyển bằng một hay nhiều tàu thì có các loại vận đơn:
+Vận đơn đi thẳng: Được cấp khi hàng hóa được chuyên chở thẳng từ cảng xếp hàng đến
cảng dỡ hàng mà không có chuyển tải dọc đường
Ví dụ như:bạn gửi hàng hóa từ Hà Nội đến thành phố Hồ chí minh bạn chỉ đi trên một chuyến
bay Vietnamairline nó sẽ đáp từ sân bay Hà nội đến cảng sân bay quốc tế nội bại tân sơn nhất.
+Vận đơn suốt:cho phép hàng hóa được vận chuyển qua nhiều con tàu hoặc bởi nhiều bên vận
chuyển khác nhau trên đường đi, nhưng vẫn duy trì sự liên tục và trách nhiệm về hàng hóa từ
người phát hành vận đơn.
Ví dụ như:Bạn đi từ Hà nội bạn phải qua cảng của Huế rồi từ Huế bạn mới chuyển hàng hóa
đến thành phố hồ chí minh
+Vận đơn địa hạt: do các tàu tham gia chuyên chở cấp,loại B/L này chỉ có chức năng là biên
lai nhận hàng hóa mà thôi
-Ngoài các B/L cơ bản trên trong thực tế còn gặp các loại B/L khác,ví dụ như :
+Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu:do thuyền trưởng tàu cấp.Loại này chỉ in một mặt,còn mặt sau để trắng
+Vận đơn hỗn hợp :Là loại vận đơn chở hàng bằng nhiều phương tiện vận tải khác nhau,trong
đó có vận tải bằng đường biển
+Vận đơn rút gọn:tóm tắt những điều khoản chủ yếu,những nội dung khác cần tham chiếu từ
các nguồn hoặc chứng từ có liên quan
-Các vận đơn không có giá trị thanh toán
+Vận đơn theo các hợp đồng thuê tàu :là vận đơn được phát hành trong trường hợp hàng hoá
được chuyên chở theo một hợp đồng thuê tàu chuyến và trên đó có ghi câu " Phụ thuộc vào
hợp đồng thuê tàu" hoặc câu "Sử dụng với hợp đồng thuê tàu"
+Vận đơn nhận hàng để gửi :nếu không có ghi chú gì trên bề mặt của vận đơn thì vận đơn loại
này chưa chứng tỏ được hàng đã lên tàu nên vận đơn này được xem là bất hợp lệ.Trừ khi L/C
cho phép,thì vận đơn này mới có giá trị thanh toán 4.
Nội dung và hình thức :
Vận đơn được in thành mẫu,thường gồm 2 mặt,có nội dung chủ yếu như sau: 1.
Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung 
Số vận đơn (number of bill of lading)  Người gửi hàng (shipper) 
Người nhận hàng (cónignee) 
Địa chỉ thông báo (notify address)  Chủ tàu (shipower)  Cờ tàu (flag) 
Tên tàu (vessel hay name of ship) 
Cảng xếp hàng (port òf lading) 
Cảng chuyển tàu (via or tránhipment port) 
Nơi giao hàng (place of delivery)  Tên hàng ( name of goods) 
Kỹ mã hiệu (marks and numbers) 
Cách đóng gói và mô tả hàng hóa (kind of packages and discriptions of goods ) 
Số kiện (number of packages) 
Trọng lượng toàn bộ hay tiện ích (total weight or mesurement) 
Cước phí và chi phí (freight and charges) 
Số bản vận đơn gốc (number of original bill od lading) 
Thời gian và địa điểm cấp vận đơn ( place and date of issue) 
Chữ ký của người vận tải ( thường là master’s signature) 2. Mặt thứ hai gồm
– Trách nhiệm của người chuyên chở
– Miễn trách của người chuyên chở
– Quy định về xếp, dỡ, bảo quản hàng hóa
– Cước phí và phụ phí
– Điều khoản về chiến tranh, đình công, bạo động, nổi loạn dân sự
– Điều khoản về chậm giao hàng
– Điều khoản về tổn thất chung
– Điều khoản hai tàu đâm va nhau cùng có lỗi – Điều khoản tối cao
+Phần mặt sau của vận đơn gồm các nội dung có liên quan tới chính sách vận chuyển do
hãng tàu quy định. Nếu người gửi hàng chấp nhận sử dụng dịch vụ của hãng tàu tức là đã
mặc nhiên công nhận các điều khoản đó, không có quyền sửa chữa hay bổ sung thêm bớt.
Mặc dù đây là những điều khoản do hãng tàu tự quy định nhưng chúng thường phù hợp
với quy định của các công ước, tập quán quốc tế về vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. *Về hinh thức
-Mỗi hãng khác nhau phát hành vận đơn có hình thức khác nhau.Tuy nhiên hình thức phất
hành không quyết định giá trị pháp lý của vận đơn
-Vận đơn dùng cho cả lưu thông và không lưu thông (Vận đơn này không chuyển nhượng
được trừ phi phát hành theo lệnh)..
-Lệnh vận đơn dùng cho cả vận tải đơn phương thức và đa phương thức 5.
Những nội dung cần lưu ý khi lập và kiểm tra Bill of Lading ( B/L)
-Có tên tàu chở hàng không?
-Tên nơi bốc hàng,nơi dở hàng có ghi không,có phug hợp với yêu cầu của tín dụng không?
L/C có cho phép chuyển tải không? Vận đơn có nêu giao hàng ngoài những cảng đã qui định không?
-Vận đơn có ghi ngày phát hành không?
-Người lập đơn có phải là :  Người chuyên chở 
Đại lý được người chuyên chở chỉ định  Thuyền trưởng 
Đại diện được thuyền trưởng chỉ định
-Vận đơn có được người phát hành ký không?
-Vận đơn có ghi rõ “Shipped on board”/On board” không?
-Vận đơn có ghi rõ số lượng bản chính được phát hành không ?
-Vận đơn có hoàn hảo không ?
-Vận đơn có nêu số L/C không?
-Tên,địa chỉ của người gửi hàng? Thường là người hưởng lợi L/C,có đúng qui định của L/C
không?Tên người gửi hàng này có thống nhất với các chứng từ khác không?
-Tên ,địa chỉ người nhận hàng:có đúng qui định của L/C không?
-Tên,địa chỉ người cần thông báo:thường là người mua và phải đúng qui định của L/C
-Tên hàng hóa,số lượng,trọng lượng ... có khớp với hóa đơn không?Shipping mark có đúng
L/C yêu cầu không?Số hiệu,số container có giống như được thể hiện trên Packing list không?
-Các ghi chú về cước phí có đúng so với qui định của L/C không? 6.
Các văn bản pháp lý điều chỉnh chứng từ B/L
Điều 23 – UCP 500: Vận đơn đường biển/ hàng hải:
a. Nếu một tín dụng đòi hỏi vận đơn đường biển đối với việc chuyển hàng từ cảng đến cảng,
trừ khi có những qui định khác trong Tín dụng. Ngân hàng sẽ chấp nhận chứng từ, tuy nhiên
phải được nêu danh, mà những chứng từ này:
+Chỉ định trên bề mặt của chúng tên người vận chuyển và phải được ký hay chứng thực bởi:
+Người vận chuyển hay đại lý nêu danh nhân danh người vận chuyển hoặc.
+Thuyền trưởng hay đại lý nêu danh nhân danh thuyền trưởng.
+Chỉ định rằng hàng hóa đã được xếp lên boong, hay lên một con tàu nêu danh.
Nếu vận đơn chỉ định nơi nhận hay tiếp nhận trách nhiệm khác với cảng bốc hàng, thì ghi chú
hàng lên boong cũng phảỉ bao gồm tên của cảng bốc hàng qui định trong Tín dụng và tên của
con tàu trên đố hàng được bốc, ngay cả khi chúng được bốc lên một con tàu nêu danh trong
vận đơn. Khoản mục nảy cũng được áp dụng khi mà việc bốc hàng lên boong một con tàu
được chỉ định bời những từ được in trước trên vận đơn, và
+Chỉ định cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng qui định trong Tín dụng, bất kể nỏ:
+Chỉ định nơi tiếp nhận trách nhiệm khác với cảng bốc hàng,
và/ hoặc nơi đến cuối cùng khác với cảng dỡ hàng, và/hoặc
+Chứa chỉ định “dự kiến” hay chỉ định tương tự liên quan đến cảng bốc và/hoặc cảng dỡ
hàng, miễn là chửng từ cũng nêu cảng bốc và/hoặc cảng dỡ qui định trong Tín dụng, và
-Bao gồm một vận đơn gốc duy nhất hoặc, néu có nhiều vận đơn gốc được phát hành, thì bao
gồm toàn bộ các vận đơn phát hành đó, và
-Chứa đựng tất cả các điều khoản và điều kiện của việc chuyên chở, hay một số điều khoản và
điều kiện vận chuyển bằng cách tham khảo nguồn chứng từ không phải là vận đơn
-Tất cả các khía cạnh khác thỏa mãn các qui định của Tín dụng.
b. Vì mục đích phục vụ cho điều khoản này, việc chuyển tải có nghĩa là dỡ hàng và xếp hàng
lại từ một con tàu này sang một con tàu khác trong suốt quá trình vận chuyển trên biển từ
cảng bốc cho đến cảng dỡ qui định trong Tín dụng.
c. Trừ khi các điều khoản và điều kiện của Tín dụng cấm việc chuyển tải, ngân hàng sẽ chấp
nhận vận đơn chỉ định rằng hàng hóa sẽ được chuyển tải, miễn là toàn bộ quá trình vận
chuyển trên biển chĩ được bao trùm bởi một và cùng vận đơn.
d. Ngay cả khi Tín dụng cấm việc chuyển tải, thì ngân hàng cũng sẽ chấp nhận một vận đơn mà vận đơn đó:
+Chỉ định việc chuyền tải hảng sẽ được diễn ra mỉễn là hàng hóa phù hợp được xếp trong
Container, xe thùng và/hoặc xà lan LẠSH cò vận đơn minh chứng, miễn là toàn bộ quá trình
vận chuyển trên biển chỉ được bao trùm bởi một và cùng một vận đơn và/hoặc
+Thêm vào các điều khoản nêu rằng người vận chuyển có quyền chuyền tải.
Điều 30 – UCP 500: Chứng tử vận tải phát hành bởi người giao nhận.
Trừ khi được ủy quyền trong tín dụng, các ngân hàng chỉ chấp nhận chứng từ vận tải phát
hành bởi người giao nhận, nếu trên chứng từ có ghi:
1/ Tên của người giao nhận hoạt động với tư cách người chuyên chở hoặc người chủ vận tải
đa phương thức và đưực ký tên hay chứng thực bởi người giao nhận với tư cách người chuyên
chử hay chủ vận tải đa phương thức, hoặc
2/ Tên của người chuyên chờ hay người chủ vận tải đa phương thức và được ký tên hay chứng
thực khác bời người giao nhận với tư cách đại lý đích danh đại diện hay thay mặt của người
chuyên chờ hoặc chủ vận tải đa phương thức.
Điều 31 — UCP 500: “Trên boong” – “Việc xếp và đếm của người gửi hàng”.
Trừ khi có qui định khác trong tín dụng, các ngân hàng sẽ chấp nhận chứng từ vận tải.
1.Không ghi rằng hàng hóa được và sẽ xếp trên boong tàu, trong trường hợp chuyên chở bằng
đường biển hoặc nhiều phương tiện vận chuyển kể cả vận chuyển bằng đường biển. Tuy
nhiên, các ngân hàng sẽ chấp nhận một chứng từ vận tải có ghi hàng hóa có thể được chở trên
boong tàu, mà không ghi hàng hóa và/hoặc
2.Ghi ở mặt trước điều khoản như “người gửi sắp xếp và đếm” hoặc “người gửi khai gồm có”
hoặc những từ có nội dung tương tự, và/hoặc.
3.Người gửi hàng là một người khác không phải là người hưởng Tín dụng.
Điều 32 – UCP 500: Các chứng từ vận tải hoàn hảo.
1.Chứng từ vận tải hoàn hảo là một chửng từ không có điều khoản ghi chú nêu tình trạng
khuyết tật của hàng hóa và/hoặc cùa bao bì.
2.Các ngân hàng sẽ không chấp nhận những chứng từ vận tải có điều khoản và ghi chú như
vậy, trừ khi tín dụng qui định cụ thể những điều khoản hay ghi chú nào có thể được chấp nhận.
3.Khi một chứng từ vận tải đáp ứng đúng các yêu cầu của điều khoản 23, 24, 25, 26, 27, 28
hoặc 30, và nó được ghi chú “clean on board” (hoàn hảo đã bốc) thì chứng từ vận tải đó sẽ
được các ngân hảng coi là phù hợp với yêu cầu của tín dụng.
Điều 33 – UCP 500: Các chứng từ vận tải được trả/ cước trả trước.
1.Trừ khi trong tín dụng có qui định khác hoặc trừ khi việc đó mâu thuẫn với bất cử một
chứng từ nào được xuất trình theo tín dụng, các ngân hàng sẽ chấp nhận những chứng từ vận
tải có ghi là cước hoặc phí vận tải chưa được trả.
2.Nếu một tín dụng qui định chứng từ vận tải ghi rõ là cước đã được trả hoặc đã được trả
trước, các ngân hàng sẽ chấp nhận một chứng từ vận tải trên đó có ghi rõ ràng là cước đã
được trả trước bằng cách đóng dáu hoặc bằng cách khác hoặc trên đó việc trả trước cước đã
được thể hiện bằng cách khác.
3.Những từ “Freight prepayable” (cưởc có thể trả trước) hoặc “freight to be prepaid” (cước
phải trả trước) hoặc những từ có nội dung tương tự, nếu được thể hiện trên các chứng từ vận
tải sẽ không được chấp nhận là bằng chứng của việc đã trả cước.
4.Các ngân hàng sẽ chấp nhận những chứng từ vận tải có dẫn chiếu bằng cách đóng dấu hay
bằng cách khác, đến phụ phí vận tái như các khoản phí hoặc các khoản ửng chi liên quan đến
việc bốc dỡ hàng hoặc những nghiệp vụ tương tự trừ khi các điều kiện của tín dụng rõ ràng
cấm việc dẫn chiếu như vậy.
Điều 20 – UCP 600: Vận đơn đường biển
1. Một vận đơn đường biển, phải là chứng từ đích danh, thi nó cũng phải thể hiện:
a. ghi rõ tên người chuyên chở và được ký bởi:
b. ghi rõ là hàng hóa đã được bốc lên con tàu được chỉ định tại cảng bốc hàng được quy định
trong thư tín dụng, bằng:
c. ghi rõ giao hàng từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng theo quy định của thư tín dụng.
d. là một vận đơn đường biển bản chính hoặc trọn bộ các bản chính như trong được ghi trong
vận đơn đường biền nếu được lập thành nhiều bản chính.
e. thể hiện các điểu kiện và điều khoản chuyên chờ hoặc dẫn chiếu đến một tài liệu khác có
chứa các điều kiện và điều khoản chuyên chở (vận đơn đường biển rút gọn hoặc lưng trắng).
Nội dung của các điều kiện và điều khoản chuyên chở đó sẽ không được kiểm tra.
g. không ghi rằng nó tuân thủ theo hợp đồng thuê tàu chuyến.
2. Với mục đích của điều khoản này thì việc chuyển tải cỏ nghĩa là việc dỡ hàng từ một con
tàu này và bốc hàng lên một con tàu khác trong suốt hành trình từ cảng bốc hàng cho tới cảng
dỡ hàng được quy định trong thư tín dụng.
3. Một vận đơn đường biển có thể ghi là hàng hóa sẽ hoặc có thể được chuyển tảỉ miễn là có
cùng một vận đơn đường biển sử dụng chung cho toàn bộ hành trình.
4. Một vận đơn đường biển ghi là chuyển tải sẽ hoặc có thể xày ra thì vẫn được chấp nhận
ngây cả khi tín dụng thư quy định cấm chuyển tải, nếu hàng hóa được giao bằng Container, xe
moóc hoặc xà-lan LASH đã ghi trên vận đơn đường biển.
5. Các quy định của vận đơn đường biển có ghi là người chuyên chờ có quyền chuyển tải sẽ không được xem xét.
(Để hiểu rõ thêm về các chứng từ vận tải khác, cấn xem thêm:
Điều 19 – UCP 600; Chứng từ vận tài sừ dụng cho ít nhất hai phương thức vận tải khác nhau.
Điều 21 — UCP 600: Chứng thư vận tải biền không thương lượng được.
Điều 22 – UCP 600: Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu Điều 23 – UCP 600: Vận đơn đường hàng không
Điều 24 – UCP 600: Chứng từ vận tải đường bộ, đường sắt hoặc đường sông
Điều 25 – UCP 600: Biên nhận cùa người chuyển phát hàng, biên nhận cùa bưu điện hoặc
giấy chứng nhận đã gửi bưu điện.)
II.Hóa đơn thương mại (INV-COMMERCIAL INVOICE) 1. Khái Niệm :
-Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán,là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả
số tiền hàng ghi trên hóa đơn .Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa,đơn
giá,tổng giá trị hàng hóa,điều kiện cơ sở giao hàng,phương thức thanh toán,phương thức
thanh toán,phương tiện vận tải ... 2. Chức năng : 
Làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa 
Chứng từ bổ sung vào bộ hồ sơ thanh toán cho ngân hàng 
Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước. 
Làm các chứng từ khác như: C/O, kiểm dịch, hun trùng… 
Gửi đi cho đối tác nước ngoài.
3 . Phân loại vận đơn thương mại :
-Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice):là hóa đơn để thanh toán sơ bộ tiền hàng trong
các trường hợp:giá hàng mới là giá tạm tính,thanh toán từng phần hàng hóa (trong trường
hợp hợp đồng giao hàng nhiều lần )
-Hóa đơn chính thức (Detailed Invoice):là hóa đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực
hiện toàn bộ hợp đồng
-Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice) Trong hóa đơn chi tiết,giá cả được phân tích ra thành
những mục rất chi tiết.Nội dung của hóa đơn được chi tiết đến mức độ nào là tùy theo yêu
cầu cụ thể,không có tính chất cố định
-Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice):là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn,nhưng
không dùng để thanh toán mà được dùng làm chứng từ để khai hải quan,xin giấy phép
nhập khẩu,làm cơ sở cho việc khai trị giá hàng hóa đem đi triển lãm,để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng
4. Nội dung và hình thức COMMERCIAL INVOICE
SELLER/EXPORTER( Full name and COMMERCIAL DATE address) INVOICE NO. CUSTOMER P.O.NO B/L,AWB NO COUNTRY OF DATE OF EXPORT ORIGIN
BUYER/IMPORTER(Full name and TERMS OF PAYMENT address) NOTIFY:INTERMEDIATE EXPORT REFERENCES
CONSIGNEE (Full name and address) FORWARDING AGENT AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION EXPORTING CARRIER/ROUTE INVOICE CURRENCY PACKAGES DESCRIPTION NET GROSS QUANTITY UNIT TOTAL WEIGHT WEIGHT PRICE VALUE PACKAGES MARKS AND NO MISC.CHARGES (Packing Insurance.etc) INVOICE TOTAL CERTIFICATIONS AUTHORIZED SIGNATURE 1.
SELLER/EXPORTER (Thông tin về người bán): Bao gồm các thông tin tương tự như bên bán mua. 2.
BUYER/IMPORTER ( Thông tin về người mua ): Bao gồm các thông tin như công ty,
địa chỉ, email, fax, số điện thoại, người đại diện, tài khoản ngân hàng (trong trường hợp thanh toán trực tuyến)...
3.INTERMEDIATE CONSIGNEE ( Trung gian) :Tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm phân
phối hàng hóa đến cho người nhận cuối cùng
4.FORWARDING AGENT (Đại lý chuyển giao/ Hãng vận chuyển qua cảnh :Tên và địa chỉ của
người được ủy quyền hợp pháp,hoạt động với vai trò là đại lý của nhà xuất khẩu
5.COMMERCIAL INVOICE NO :mã số hóa đơn định do bên xuất khẩu quy định
6.CUSTOMER PURCHASE ORDER NO: Mã số đơn đặt hàng của khánh hàng
7.B/L,AWB NO : Bill of Lading,or Air Waybill number,if known (Mã số vận đơn hàng hải hay hàng không )
8.COUNTRY OF ORIGIN :Nước xuất xứ của hàng hóa
9.DATE OF EXPORT: Ngày xuất khẩu thực tế
10.TERMS OF PAYMENT ( phương thức thanh toán):Tùy thuộc vào sự thỏa thuận của các bên,
thông thường có một số phương thức phổ biến như chuyển tiền trực tuyến, thanh toán thư tín dụng
chứng từ, thanh toán nhờ thu chứng từ…
11.EXPORT REFERENCES :Dùng để trình bày những thông tin cần thiết khác
12.AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION: Cảng hàng không,hay hàng hải nơi bốc hàng,đưa hàng lên tàu
13.EXPORTING CARRIER/ROUTE : Hàng vận tải do nhà xuất khẩu chọn để vận chuyển hàng hóa
14.PACKAGES:Mã số trên kiện,thùng các tông hay container theo mỗi dòng mô tả
15. QUANTITY ( số lượng ):Tổng số đơn vị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả
16.NET WEIGHT/GROSS WEIGHT( Số lượng hàng hóa) Tính theo trọng lượng hoặc kích thước
(đơn vị áp dụng theo quy tắc của nước giao hàng).
17. DESCRIPTION OF MERCHANDISE:mô tả hàng hóa Thông tin chi tiết về sản phẩm bao gồm
các nội dung như: Tên thông thường, chất lượng, mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa.
18. UNIT PRICE ( đơn giá)/TOTAL VALUE ( tổng giá trị ):Giá của mỗi đơn vị hàng hóa / tổng
giá trị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả
19.PACKAGES MARKS (Ký mã hiệu):Ký mã hiệu hay mã số để nhận biết trên container
20.MISC.CHARGES (Chi phí hỗn hợp): Tất cả các loại chi phí mà khách hàng phải trả như :phí
vận chuyển,bảo hiểm,phí đóng gói xuất khẩu,phí vận chuyển trên bộ
21.CERTIFICATIONS( chứng nhận):Tất cả những chứng nhận và cam kết liên quan đến bất cứ
thông tin nào trong hóa đơn mà nhà xuất khẩu yêu cầu )
22.INVOICE CURRENCY:Loại tiền tệ mà giá trị của hóa đơn được tính theo đó
23.DATE ( ngày tháng): Được lập sau khi hợp đồng được các bên ký kết và trước ngày xuất khẩu
hàng hóa để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
+Ngoài ra, một số thông tin phổ biến khác cũng thường xuất hiện trong hợp đồng ngoại thương,
như: POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng; )POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng);
Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến); Đích đến (Destination)
=>Cuối cùng, cần lưu ý đến việc áp dụng các khoản giảm giá hoặc chiết khấu nếu có.
Sau đây là một mẫu hóa đơn thương mại cụ thể:
5.Những nội dung cần lưu ý khi lập và kiểm tra hóa đơn thương mại ( INV )
- Ngân hàng đặc biệt chú ý kiểm tra các nội dung sau, chúng tôi xin giới thiệu để các bạn
lưu ý khi lập và kiểm tra hóa đơn thương mại:
-Người lập hóa đơn phải là người thụ hưởng được ghi trong L/C? (UCP 500. Art37 và UCP 600. Art 18).
-Hóa đơn có lập cho người mua là người mở L/C không? (UCP 500 Art 37 và UCP 600.
Art 18). Tên người mụa, địa chỉ có đúng không ?
-Tên hàng hóa có thật đúng với tên hàng ghi trong L/C không? xem mô tả hàng hóa (về
kiểu dáng, ký mã hiệu...) có phù hợp với B/L, Packing list... Nếu trên Invoice mô tả chi
tiết hơn L/C (nhưng đúng) thì được chấp nhận, ngược lại nếu mô tả sơ sài thì bị xem như
là bán hàng không đạt tiêu chuẩn đã đề ra.
-Số lượng hàng giao là bao nhiêu? Có vượt quá qui định của L/C không? (Tính dung sai cho phép của L/C).
- Giá đơn vị trong hóa đơn có nêu điều kiện cơ sở giao hàng, loại tiền có phù hợp với giá ghi trong L/C?
-Tổng trị giá hóa đơn là bao nhiêu? Có vượt quá giá trị của L/C không?
-Hóa đơn không cần phải ký (UCP 500 Art 37, UCP 600. Art 18), nhưng nếu L/C yêu cầu
ký thì hóa đơn có được ký không?
-Các chi tiết khác về nơi bốc hàng, nơi dỡ hàng, phương thức thanh toán... có phù hợp với qui định L/C không?
-Số bản của hóa đơn có đúng như yêu cầu của người mua được ghi trong L/C không?
-Số hiệu của hóa đơn và ngày lập hóa đơn có được đề cập không? Ngày lập phải trùng
hoặc trước ngày giao hàng mới hợp lý. So sánh với ngày giao hàng trên B/L.
6. Các văn bản pháp lý điều chỉnh chứng từ INV :
Điều 37 – UCP 500: Hóa đơn thương mại.
a. Trừ khi có những qui định khác trong Tín dụng, các hóa đơn thương mại: -
i. Phải xuất hiện trên bề mặt được phát hành bởi người thụ hưởng nêu danh trong Tín
dụng (ngoại trừ được qui định ở điều 48). -
ii. Phải được làm ra theo tiêu chuẩn của người xin mở L/C (ngoại trừ như qui định ở tiểu khoản 48 (h)) và - iii. Không cần ký tên.
b. Trừ khi được qui định khác trong Tín dụng, Ngân hàng có thể từ chối các hóa đơn thương
mại được phát hành cho các số tiền vượt quá Tín dụng cho phép. Tuy nhiên, nếu Ngân hàng
được ủy quyền trả, chịu trách nhiệm thanh toán sau, chấp nhận hối phiếu, hay chiết khấu theo
một Tín dụng chấp nhận các hóa đơn đó, thì quyết định của nó sẽ có tính ràng buộc đối với tất
cả các bên, miễn là các ngân hàng đó chưa trả, chưa chịu trách nhiệm thanh toán sau: chấp
nhận hối phiếu hay chiết khấu cho số tiền vượt quá sự cho phép của Tín dụng.
c. Việc mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả trong Tín dụng.
Trong tất cả các chứng từ khác, hàng hóa có thể được mô tả theo những điều khoản chung
chung nhưng không mâu thuẫn với mô tả trong Tín dụng.
Điều 18 – UCP 600: Hóa đơn thương mại.
a. Hóa đơn thương mại: -
i. phải thể hiện được là do người thụ hưởng phát hành (trừ trường hợp được qui định trong điều 38); -
ii. được lập ra cho người yêu cầu mở thư tín dụng (trừ trường hợp được qui định trong điều 38 g) -
iii. được lập có cùng đồng tiền ghi trong thư tín dụng; và -
iv. không cần có chữ ký.
b. Ngân hàng được chỉ định với tư cách được chỉ định của mình, ngân hàng xác nhận nếu có,
và ngân hàng phát hành có thể chấp về việc trả tiền hay chiết khấu chứng từ với số tiền vượt
quá số tiền thư tín dụng cho phép.
c. Mô tả hàng hóa, dịch vụ hoặc giao dịch trong hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả trong thư tín dụng.
III.Phiếu đóng gói (Packing List) 1.Khái niệm:
Là chứng từ hàng hóa liê Žt kê tất cả những mă Žt hàng, loại hàng được đóng gói trong từng
kiê Žn hàng (thùng hàng, container,…) và toàn bô Ž lô hàng được giao. Phiếu đóng gói do
người sản xuất/ xuất nhâ Žp khẩu lâ Žp ra khi đóng gói hàng hóa. Phiếu thường được lâ Žp thành 3 bản.
Nô Ži dung Phiếu đóng gói: _ Tên người Bán; _ Tên người Mua;
_ Số hiê Žu của hóa đơn;
_ Số thứ tự của kiê Žn hàng; _ Cách thức đóng gói;
_ Loại hàng, số lượng hàng đóng trong từng kiê Žn hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì 2.Tác dụng
-Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hóa trong mỗi kiện.Phiếu đóng gói thường được
lập thành 3 bản.Mỗi bản có tác dụng cụ thể như sau:
+Một bản để trong kiện hàng để cho người nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi cần,nó
là chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán gửi
+Một bản được tập hợp cùng với các phiếu đóng gói khác tạo thành một bộ và được xếp vào kiện
thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện thuân tiên cho việc kiểm tra hàng hóa của người nhận hàng
+Một bản kèm theo hóa đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình
cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng 3.Phân loại
Packing List thông thường sẽ được chia làm 03 loại chính như sau: 
Phiếu đóng gói chi tiết hàng hóa (Detailed Packing List), nếu tiêu đề ghi như vậy và
nội dung bên trong tương đối chi tiết 
Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai Packing List), nếu như những nội dung của nó
không chỉ rõ ràng thông tin của bên bán 
Phiếu đóng gói kiêm bảng kiểm kê trọng lượng hàng hóa (Packing Weight List) 4.Nội dung chính PACKING LIST
Shipper/Exporter (tên,địa chỉ người nhận Invoice No :(Số hóa đơn ) hàng )
Date:( Ngày phát hành hóa đơn)
Consignee (tên,địa chỉ người nhận hàng ) L/C No:(Số L/C) Date :(Ngày phát hành L/C)
Notify:(Tên,địa chỉ người được thông báo)
L/C issuing bank:(Tên ngân hàng phát hành L/C) Port of loading Port of Remark: ( Cảng xếp ) discharge(Cảng dở) Carrier (Tên phương Sailing on or about tiện vận chuyển ) (Ngày tàu đi) No,carton Description of Net weight(Kgs) Gross weight Measurement goods (Kgs) (CBM) (Số kiện) (Mô tả hàng
(Trọng lượng (trọng lượng cả (Số khối,kích hóa) tịnh) bao bì ) cỡ )
Trên phiếu đóng gói hàng hóa sẽ thể hiện những thông tin, nội dung cơ bản sau đây: 
Tiêu đề (Logo, tên, địa chỉ,…) + Số phiếu đóng gói + Hạn thời gian 
Bên xuất khẩu hàng hóa (Shipper) 
Bên nhập khẩu hàng hóa (Consignee) 
Những thông tin cơ bản của người đại diện nhập khẩu hàng hóa (Notify party) 
Tên tàu vận chuyển và mã số chuyến ở trên Booking (Vessel Name/ Voy) 
Ngày tàu chạy dự kiến (ETD) 
Mã số Booking (chú ý một vài hãng tàu biển sẽ có số Booking và số B/L khác nhau) 
Mã số container + số Seal container 
Cảng xuất hàng hóa (Port of Loading) 
Cảng nhập hàng hóa (Port of Discharging) 
Mô tả chung về hàng hóa (Description of goods): tên hàng, mã ký hiệu, mã HS,… 
Số lượng lô hàng được vận chuyển (Number of package) 
Trọng lượng tịnh (Net weight) 
Trọng lượng bì (Gross weight) 
Những ghi chú thêm (Remark) 
Xác nhận của bên bán hàng (Ký tên, đóng dấu) 
Ngoài ra,phiếu đóng gói đôi ki còn ghi rõ tên xí nghiệp,tên người đóng gói và tên
người kiểm tra kĩ thuật
*Sau đây là một mẫu phiếu đóng gói cụ thể: 5.Những nô r
i dung cần lưu ý khi lâ r
p và kiểm tra Phiếu đóng gói:
_ Có ghi đầy đủ tất cả các đă Žc điểm mô tả hàng hóa như L/C quy định (về bao bì, ký mã
hiê Žu, chủng loại, quy cách…) không?
_ Có phải do người Bán lâ Žp không? Có được người Bán ký không?
_ Các chi tiết về tên người Mua, số hóa đơn, số L/C (nếu thanh toán bằng L/C), tên
phương tiê Žn vâ Žn tải, lô Ž trình vâ Žn tải… có phù hợp với B/L, Invoice, C/O… không?
Xin lưu ý: Những điểm cần lưu ý khi lâ Žp và kiểm tra chứng từ trình bày ở chương này
được áp dụng khi thanh toán bằng L/C.
Ngoài những chứng từ cơ bản thường có trong các bô Ž chứng từ giao hàng (nêu trên), trong
hoạt đô Žng xuất nhâ Žp khẩu còn có các chứng từ khác như: giấy phép xuất nhâ Žp khẩu, tờ
khai hải quan, bảng kê chi tiết, các loại vâ Žn đơn đường sắt, đường hàng không… 6.
Những quy định khác cần được lưu ý trong UCP:
Ngoài những điều khoản quan trọng đã được dẫn chiếu ở trên, khi lâ Žp bô Ž chứng từ cần lưu
ý thêm những điều khoản sau của các UCP: Điều 20 – UCP 500: a.
Những từ như “first class”, “well known”, “qualified”, “independed”, “official”,
“competent”, “local” và những từ tương tự không được dùng để chỉ tư cách của người lâ Žp
(các) chứng từ phải xuất trình theo tín dụng. Nếu những từ đó được đưa vào tín dụng, thì
các ngân hàng vẫn sẽ chấp nhâ Žn (các) chứng từ đó, miễn là chúng phù hợp với các điều
kiê Žn của tín dụng và không phải do người hưởng pháp hành.
b. Trừ khi có quy định khác trong tín dụng, các ngân hàng sẽ chấp nhâ Žn là (những)
chứng từ bản chính, khi (những) chứng từ được lâ Žp hoă Žc thể hiê Žn được lâ Žp bằng: 
Phương pháp sao chụp tự đô Žng hoă Žc máy tính điê Žn tử. 
Bản than (giấy carbon) được ghi rõ là bản chính, khi cần thiết các chứng từ đó được ký tên. c.
Trừ khi có các quy định khác trong tín dụng: Các ngân hàng sẽ chấp nhâ Žn chứng từ là
(các) bản sao khi (những) chứng từ đó có đính nhãn copy hoă Žc ghi chú không phải bản
chính – bản copy, không cần ký tên.
Khi tín dụng yêu cầu nhiều bản “duplicate”, “two fold”, “two copies” và các từ tương tự
thì chứng từ phải được xuất trình mô Žt bản gốc, bản còn lại là copy, ngoại trừ khi chính các
chứng từ thể hiê Žn khác.
d. Trừ khi có quy định khác trong tín dụng, khi tín dụng nêu điều kiê Žn đối với chứng từ
là phải được chứng thực có hiê Žu lực, có giá trị, có chứng nhâ Žn hoă Žc nêu lên các yêu cầu
tương tự thì những chứng từ đó sẽ được thực hiê Žn bằng ký tên, đóng dấu hoă Žc dán lên trên
bề mă Žt chứng từ đó những ký hiê Žu hoă Žc dấu hiê Žu thể hiê Žn chúng đáp ứng các điều kiê Žn đó.
Điều 21 – UCP 500: Người lâ rp và nô r
i dung của các chứng từ không được ghi rs.
Khi các chứng từ, ngoài các chứng từ vâ Žn tải, chứng từ bảo hiểm và hóa đơn thương mại,
được yêu cầu xuất trình thì tín dụng phải nêu rõ các chứng từ đó do ai lâ Žp và nô Ži dung
hoă Žc số liêu của các chứng từ đó. Nếu tín dụng không nêu rõ như vâ Žy thì các ngân hàng sẽ
chấp thuâ Žn những chứng từ đó nếu nô Ži dụng của chúng không có mâu thuẫn nào với yêu
cầu của mô Žt chứng từ phải xuất trình.
Điều 39 – UCP 500: Dung sai trong tín dụng, su lượng và đơn giá a.
Những từ “about”, “approximately”, “circa” hoă Žc những từ tương tự được dùng để nói
về số tiền của tín dụng hoă Žc số lượng hoă Žc đơn giá ghi trong tín dụng phải được hiểu là
cho phép hơn hoă Žc kém không quá 10% so với số tiền hoă Žc số lượng hoă Žc đơn giá mà những từ ấy nói đến.
b. Trừ khi tín dụng quy định không được giao hàng nhiều hơn hay ít hơn số lượng hàng
quy định, thì dung sai 5% hơn kém có thể được chấp nhâ Žn, miễn là tổng số tiền phải trả
không vượt quá số tiền của tín dụng. Dung sai này không áp dụng khi tín dụng quy định số
lượng được tính bằng đơn vị bao kiê Žn hoă Žc chiếc. c.
Trừ khi tín dụng quy định không cho phép giao hàng từng phần trừ khi mục (b) nêu
trên có thể được áp dụng, thì khi thanh toán với mô Žt dung sai ít hơn 5% sẽ được phép. Với
điều kiê Žn số lượng hàng hóa quy định trong tín dụng được giao đầy đủ, cũng như giá qui
định trong tín dụng không bị giảm. Quy định này không áp dụng khi tín dụng không cho
phép dẫn chiếu mục (a) nói trên.
Điều 43 – UCP 500: Giới hạn ngày hết hiê r
u lực của chứng từ a.
Ngoài viê Žc quy định ngày hết hiê Žu lực cho viê Žc xuất trình chứng từ tín dụng khi yêu
cầu lâ Žp (các) chứng từ vâ Žn tải cùng phải quy định mô Žt thời hạn xác định tính từ ngày xếp
hàng mà trong thời hạn đó chứng từ phải được xuất trình phù hợp với các điều kiê Žn của tín
dụng, nếu không quy định mô Žt thời hạn như vâ Žy, các ngân hàng sẽ không chấp nhâ Žn các
chứng từ xuất trình cho ngân hàng sau 21 ngày kể từ ngày xếp hàng. Vì vâ Žy, trong mọi
trường hợp các chứng từ không được xuất trình sau ngày hết hiê Žu lực của tín dụng.
b. Trong trường hợp áp dụng điều khoản (b), ngày xếp hàng sẽ được coi là ngày cuối
cùng ghi trên chứng từ vâ Žn tải được xuất trình
Điều 46 – UCP 500: Những thuâ rt ngữ dùng cho ngày giao hàng. a.
Trừ khi tín dụng có quy định khác, các thuâ Žt ngữ “gửi hàng” được dùng để qui định
ngày gửi hàng sơm nhất và/hoă Žc ngày gửi hàng châ Žm nhất sẽ được hiểu theo những thuâ Žt
ngữ như “Loading on board”, “dispatch”, “accepted for carriage”, “date of post receipt”,
“date of pick-up”, và những từ tương tự, và thuâ Žt ngữ “taking in charge” được dùng trong
trường hợp tín dụng yêu cầu chứng từ vâ Žn tải đa phương thức.
b. Những thuâ Žt ngữ như “prompt”, “immediately”, “as soon as possible” và những từ
tương tự không được dùng. Nếu chúng được dùng thì các ngân hàng không cần lưu tâm. c.
Nếu sử dụng thuâ Žt ngữ “on or about” và các thuâ Žt ngữ tương tự, thì các ngân hàng sẽ
giải thích các thuâ Žt ngữ đó là qui định gửi hàng phải được thực hiê Žn trong thời gian trước
và sau 5 ngày qui định, kể cả ngày đầu và cuối.
Trong UCP 600 cần lưu ý các điều sau:
Điều 14 – UCP 600: Tiêu chuẩn để kiểm tra chứng từ
Điều 17 – UCP 600: Chứng từ bản chính và bản sao
Điều 26 – UCP 600: “trên boong”, “người giao hàng bốc và đếm hàng”, “theo người gửi
hàng khai, gồm có” và phí tinh thêm vào cước vâ Žn chuyển
Điều 29 – UCP 600: Gia hạn về ngày hết hạn hoă Žc ngày cuối cùng để xuất trình chứng từ
Điều 30 – UCP 600: Dung sai về số tiền, số lượng và đơn giá trong thư tín dụng
VI:Giấy chứng nhận chất lượng -CQ 1. Khái niệm:
-Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù
hợp với các điều khoản của hợp đồng,giấy chứng nhận chất lượng có thể do người cung
cấp hàng,cũng có thể do cơ quan giám định hàng hóa cấp,tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên mua bán 2. Công dụng 
Để người bán thực hiện cam kết của mình đối với người mua về chất lượng hàng
hóa, đảm bảo sản xuất hàng hóa chất lượng cao 
CQ chứng minh hàng hóa đạt chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn công bố. 
Tăng sự tin tưởng của khách hàng đối với chất lượng của sản phẩm 
Là lợi thế khi nộp đấu thầu các dự án lớn
3.Vai trò của giấy chứng nhận chất lượng
CQ có vai trò quan trọng trong việc:
+Xác định chất lượng của hàng hóa, giúp người mua có thể yên tâm về chất lượng
hàng hóa trước khi quyết định mua.
+Đảm bảo quyền lợi của người mua, trong trường hợp hàng hóa không đạt chất
lượng như cam kết trong hợp đồng thì người mua có thể khiếu nại và yêu cầu bồi thường.
+Thúc đẩy thương mại quốc tế, giúp các doanh nghiệp xuất3 nhập khẩu dễ dàng
tiếp cận thị trường nước ngoài.
4. Hình thức của chứng nhận chất lượng sản phẩm?
Hiện nay, tại Việt Nam có 2 hình thức cấp CQ, đó là:
+CQ bắt buộc: được yêu cầu theo quy định của Cơ quan quản lý Nhà nước
+CQ tự nguyện: không bắt buộc, được thực hiện dựa trên yêu cầu của mỗi cá nhân/tổ chức
5.Nội dung giấy chứng nhận chất lượng CQ
*Về nội dung chính trong CQ +Tên chứng từ +Số chứng từ +Ngày cấp
+Tên cơ quan hoặc tổ chức cấp CQ:
+Tên người mua và người bán
+Thông tin về hàng hóa(số lượng, trọng lượng…)
+Thông tin chất lượng sản phẩm
+Kết quả kiểm tra chất lượng
+Xác nhận của đơn vị sản xuất và của cơ quan chức năng (nếu có)
Ngoài ra, chứng từ CQ có thêm các nội dung khác như:
+Ký tên và đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức cấp CQ. +Mã số mã vạch +Tem chống giả
CQ thường được cấp bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt . Trong trường hợp CQ được cấp
bằng tiếng Anh thì cần phải dịch sang siếng Việt để đảm bảo tính pháp lý.
Chứng từ CQ là một loại chứng từ quan trọng trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Việc lập và sử dụng CQ
6.Hồ sơ và quy trình xin cấp CQ :
Dể xin cấp CQ – giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị
bộ hồ sơ có những gì? Và quy trình xin cấp trên thực tế ra sao. Cùng tìm hiểu ngay trong phần dưới đây. Hồ sơ xin cấp CQ
Để xin cấp CQ các cá nhân/doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, bao gồm các giấy tờ sau: 
Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận chất lượng theo biểu mẫu; 
Bản sao có công chứng của đơn vị sản xuất kinh doanh; 
Bản vẽ mặt bằng cơ sở, kèm theo mô tả chi tiết về quy trinh sản xuất, bảo quản
sản phẩm có xác nhận của chính quyền địa phương;