Câu hỏi và đáp án ôn thi môn Quản trị hành chính văn phòng
Câu hỏi và đáp án ôn thi môn Quản trị hành chính văn phòng giúp sinh viên củng cố, ôn tập kiến thức và đạt kết quả cao trong bài thi kết thúc học phần Quản trị hành chính văn phòng. Mời bạn đón đón xem!
Môn: Quản trị hành chính văn phòng
Trường: Đại học Tài Chính - Marketing
Thông tin:
Tác giả:
Preview text:
lOMoARc PSD|36215725
Chương 1: Tổng quan
1) Trình bày khái niệm văn phòng. Phân tích các chức năng của văn phòng và cho
biết nhiệm vụ của văn phòng.
Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm thu thập, xử lý thông
tin và điều hành hoạt động. Đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài,
là bộ máy điều hành tổng hợp, bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ trợ phục
vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Một : Tham mưu tổng hợp cho nhà quản trị các cấp trong việc phân tích nguyên
nhân, đề xuất các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền
văn phòng ; Soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành; Theo dõi
tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng. Như vậy văn phòng
vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập, tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến
của các bộ phận khác cung cấp cho tổ chức.
Hai: Giúp việc điều hành cho nhà quản trị các cấp trong việc xây dựng các chương
trình, kế hoạch, lịch làm việc, tuần, quý, tháng, năm; Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực
hiện kế hoạch; Tổ chức điều phối các hoạt động chung của tổ chức như: Tổ chức các cuộc
họp, hội nghị, hội thảo, lễ hội và các hoạt động khác; Tổ chức các chuyến công tác cho
lãnh đạo và cán bộ của tổ chức; Hướng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ thuật
giao tiếp; Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép.e
Ba: Đảm bảo hậu cần cho tổ chức như các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương
tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…những yếu tố đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn
phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi để đảm bảo sử
dụng có hiệu quả. Công tác hậu cần của văn phòng bao gồm: Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa,
thanh lý các trang thiết bị cho cơ quan; Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục
vụ cho lãnh đạo và các cán bộ trong cơ quan và quản lý thu, chi tài chính cho hoạt động văn phòng. lOMoARc PSD|36215725
Là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng nêu trên. Các
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau.
Văn phòng có 10 nhiệm vụ: 1.
Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị 2.
Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin 3.
Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện cácquyết định 4.
Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản 5.
Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan 6.
Tổ chức công tác lễ tân 7.
Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo 8.
Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan 9.
Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý 10.
Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành
2) Trình bày khái niệm quản trị hành chính văn phòng. Trình bày khái quát các
chức năng của quản trị hành chính văn phòng
Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện nhằm duy trì và tạo điều
kiện cho những tập thể con người hoạt động, hướng về mục tiêu chung. Chức năng quản
trị hành chính văn phòng gồm: Hoạch định, Tổ chức, Điều hành, Kiểm tra. Quản trị hành
chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các
hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt được mục tiêu của mình.
Công tác Văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng. Vì vậy, trên cơ sở
chức năng tổng quát của quản trị, chức năng quản trị văn phòng cũng có những nội dung riêng, cụ thể như sau:
Hoạch định: Đề ra các mục tiêu, công việc cụ thể , xác định các biện pháp thực hiện
và soạn thảo thành các kế hoạch để kiểm tra văn phòng, xây dựng kế hoạch công tác
thường kỳ, hoạch định các cuộc họp, chuyến công tác, cơ sở vật chất, kinh phí hoạt lOMoARc PSD|36215725
động, tạo sự phối hợp giữa các bộ phần, cá nhận trong việc tổ chức công tác văn phòng.
Chức năng tổ chức: Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với nhiệm vụ được giao,
xác định tên goi, cơ cấu bộ phận để phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô chức
năng, nhiệm vụ. Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự, phân chia công
việc của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu của công việc.
Chức năng lãnh đạo: Là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người
khác để đạt mục tiêu, vì vậy phải có những phương pháp và tiêu chuẩn làm việc hiệu quả.
Phân công nhiệm vụ hướng dẫn, động viên, tạo động lực cho nhân viên
thực hiện hiệu quả các công việc đã đưa ra trong kế hoạch.
Chức năng kiểm tra: Theo dõi kiểm tra thực hiện công việc văn phòng hàng ngày,
hàng tuần, hàng tháng, phát hiện các sai lầm kịp thời điều chỉnh, làm cho hoạt động
văn phòng đi đúng mục tiêu đã định. Kiểm tra hành chính, công việc, nhân sự.
3) Phân tích các kỹ năng và vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng.
Nhà quản trị hành chính văn phòng, trước hết phải là nhà quản trị, người thực hiện
các chức năng quản trị trong bộ máy quản trị ở các cấp. Nhà quản trị hành chính văn phòng
là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình.
Kỹ năng: tư duy, nhân sự, chuyên môn.
Do phạm vi công việc rộng lớn và vai trò hoạt động phong phú hơn hẳn các vị trí khác
trong tổ chức, nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần thành thạo nhiều kỹ năng để
đáp ứng đòi hỏi của công việc, tập trung vào ba nhóm chính: kỹ năng nghiệp vụ, kỹ năng
nhân sự, và kỹ năng tư duy.
Kỹ năng nghiệp vụ, chuyên môn: trước khi trở thành nhà quản trị, cũng cần chứng
tỏ được năng lực chuyên môn trong phạm vi công việc của mình, thể hiện qua các kỹ năng
văn phòng cơ bản, kỹ năng tổ chức, kỹ năng quản lý dự án, am hiểu nghiệp vụ hành chính
văn phòng và các nghiệp vụ liên quan. Họ cần trang bị những kiến thức về máy tính, sử
dụng thành thạo các chương trình phần mềm, mạng, các thiết bị văn phòng (như điện thoại lOMoARc PSD|36215725
nội bộ, máy photo, fax,…Nói cách khác, họ cần có khả năng kỹ thuật để thực hiện những
công việc mà các nhân viên dưới quyền tiến hành và biết các vận hành những thiết bị được
sử dụng trong lĩnh vực của mình. Từ đó, họ có thể hỗ trợ, cố vấn cho nhân viên khắc phục
khó khăn trong quá trình làm việc (có được sự tín nhiệm của cấp dưới) hay chủ động giải
quyết công khi thiếu nhân viên hay hướng dẫn cho người thay thế để quy trình làm việc
không bị gián đoạn. Bên cạnh đó, với vai trò giám sát, đánh giá công việc hoàn thành hay
năng lực của nhân viên thì nhà quản trị hành chính văn phòng phải trang bị những kiến
thức chuyên môn vừa đủ, biết được đội làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao.
Kỹ năng nhân sự, truyền thông: nhà quản trị hành chính văn phòng phải là người
có nghệ thuật lãnh đạo con người, giải quyết mâu thuẫn, truyền thông, thuyết phục,
thương thuyết tốt để dung hoà được quan điểm, quyền lợi, diễn đạt và truyền tải chính xác,
rõ ràng thông điệp giữa các thành phần trong công ty để bộ máy vận hành trơn tru, khuyến
khích người nghe đưa ra những câu hỏi nếu không hiểu. Bên cạnh đó, một nhà quản trị có
phong cách giản dị, gần gũi, coi trọng việc hồi đáp sẽ có ưu thế hơn trong việc lãnh đạo
nhân viên. Họ cũng cần phải duy trì kỷ luật và chất lượng công việc, chứng tỏ sự công bằng
và nhất quán, hợp lí trong hành động. Đây là tiêu biểu cho sự bền vững trong một tổ chức
và là nguồn gốc của một sự bảo đảm lâu dài trong tương lai.
Kỹ năng tư duy: Nhà quản trị văn phòng phải là người có khả năng tư duy hệ thống,
nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính, biết phân tích mối liên hệ giữa các vấn đề một
cách logic. Quyết định chủ yếu của nhà quản trị là phân bố công việc, điều này đòi hỏi
hoạch định cẩn thận để có thời gian biểu đúng. Trong khi ra quyết định, họ nên tìm kiếm
những phương pháp xử lý mới và dự tính được những hệ quả của quyết định đó trong hệ
thống của tổ chức. Nhà quản trị cũng phải có sự phán xét tốt và ra quyết định kịp thời.
Cùng với đó là khả năng quản lý thời gian hiệu quả. Bởi không có thì các công việc sẽ trở
nên lộn xộn và tạo ra sức ép dẫn đến những cảm xúc tiêu cực và sau cùng là thiếu năng lực.
Nhà quản trị hành chính văn phòng có thể vận dụng nhiều phương pháp quản lý thời gian
khác nhau phù hợp với hoạt động của tổ chức. lOMoARc PSD|36215725
Vai trò: Gồm 3 vai trò: quan hệ với con người, thông tin và ra quyết định. Nhà quản
trị hành chính văn phòng gần như phải nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong công
ty, đôi khi phải đứng ra giải quyết cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ.
Ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, họ cũng cần biết cách dung
hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì sự phát triển của tổ chức.
Vai trò quan hệ với con người: vai trò cụ thể nhất của nhà quản trị hành chính văn
phòng là kiểm soát công việc và con người về tốc độ và chất lượng cũng như hiệu quả sử
dụng các tài nguyên khác của tổ chức. Tùy thuộc vào phạm vi quyền hạn và trách nhiệm
của mình, nhà quản trị sẽ hỗ trợ và huy động tốt nhất nỗ lực của nhân viên, có thể tự làm
gương hoặc nhờ các cấp thẩm quyền cao hơn. Trong một số trường hợp, họ còn trở thành
người tư vấn nhân sự cho các cấp lãnh đạo trong tổ chức. Ngoài ra, nhà quản trị hành chính
văn phòng có chức năng quan hệ đối ngoại trong công việc, đóng vai trò như một sứ giả
trong mối quan hệ với những người ngoài tổ chức, với khách hàng hoặc đối tác khi đến
giao dịch tại tổ chức. Vì vậy, giao tiếp đóng một phần quan trọng trong công việc của nhà
quản trị, nó cũng là một trong những lý do tạo ra các rắc rối trong phối hợp thực hiện hoạt động của tổ chức.
Vai trò quản lý thông tin: đây là một trong những vai trò quan trọng bởi thông tin
cũng được xem như tài sản của tổ chức. Ban quản trị cấp cao sẽ soạn thảo những kế hoạch
và chính sách cho tổ chức và chúng được phân chia thành những kế hoạch hoạt động và
mục tiêu nhỏ hơn cho lĩnh vực hành chính văn phòng nói chung và toàn bộ tổ chức nói
riêng. Nhà quản trị có nhiệm vụ diễn đạt lại các kế hoạch đó và hoạch định cách thức tiến
hành. Họ phải thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập
những tin tức, sự kiện có ảnh hưởng tới hoạt động của tổ chức, phổ biến cho mọi người có
liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ và thay mặt tổ chức để
đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho tổ chức.
Vai trò ra quyết định: Nhà quản trị hành chính là người khởi phát các kế hoạch của
ban điều hành doanh nghiệp và kiểm soát quá trình để bảo đảm tất cả đều diễn ra như hoạch
định. Họ có vai trò ra quyết định để đảm bảo quá trình thực hiện hoặc có thể cho phép các lOMoARc PSD|36215725
nhân viên dưới quyền tự mình quyết định (có mức độ) và chịu trách nhiệm về cách tiến
hành công việc để gia tăng động cơ làm việc và sự hài lòng. Ví dụ, nếu một người được
yêu cầu làm một việc theo cách đặc biệt mà không được giải thích, anh ta có thể sử dụng
sáng kiến riêng để làm việc theo cách mà anh ta nghĩ là tốt hơn. Để theo hướng nhân viên
tự ra quyết định, nhà quản trị cần duy trì kỷ luật, gồm 2 loại: kỷ luật xây dựng và kỷ luật
tiêu cực. Trong đó, kỷ luật xây dựng là thiết lập các quy tắc theo cách làm cho chúng được
tự động tuân thủ và do đó bảo đảm sự phối hợp còn kỷ luật tiêu cực là sử dụng đe dọa hoặc
sự bắt buộc để áp đặt thái độ chấp nhận được (không còn hiệu lực như trước kia bởi tính hiệu quả không cao).
CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG TRONG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1. Phân tích chức năng hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm,
nội dung, tác dụng)
Khái niệm: Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt
mục tiêu ấy. Hoạch định trong công việc hành chính văn phòng là việc xây dựng các kế
hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Trong đó, xác định rõ
mục tiêu công việc, các biện pháp tiến hành, lộ trình thời gian thực hiện và trách nhiệm của
từng đơn vị cá nhân liên quan. Nội dung:
Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng.
Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.
Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động, v.v... Tác dụng: lOMoARc PSD|36215725
Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị Văn
phòng. Có xác định được mục đích chương trình, kế hoạch mới có căn cứ để triển khai
công việc cụ thể. Các chức năng khác của quản trị Văn phòng phải căn cứ vào kết quả
của hoạch định để thực hiện.
Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của
Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung.
Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của
Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong
việc thực hiện công tác Văn phòng.
2. Phân tích chức năng tổ chức trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm,
nộidung, tác dụng)
Khái niệm: Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan
hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nội dung:
Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng.
Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác Văn phòng.
Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng.
Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng. Tiến trình
Xác định chức năng của tổ chức.
Xác định lĩnh vực hoạt động của tổ chức.
Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực hoạt động.
Xác định cơ cấu của tổ chức.
Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu.
Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu. lOMoARc PSD|36215725 Tác dụng
Giúp nhà quản trị hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý để các cơ chế vận hành thông suốt
đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu.
Thiết lập được cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để nhà quản trị tác động có hiệu
quả đến các hoạt động của cơ quan để nâng cao hiệu suất.
Tạo điều kiện sử dụng tốt nhất các nguồn nhân lực
Bố trí cơ cấu hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để ứng dụng khoa học, kỹ thuật công nghệ
tiên tiến vào sản xuất kinh doanh tạo điều kiện nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc.
3. Phân tích chức năng quản trị nhân sự trong quản trị hành chính văn phòng
(kháiniệm, tiến trình, tác dụng)
Quản trị nhân lực trong quản trị hành chính văn phòng là hoạt động của nhà quản trị đối
với lực lượng lao động thuộc văn phòng cơ quan như phát triển nguồn nhân lực, đãi ngộ
vật chất, phi vật chất,… Nội dung:
• Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai
• Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào các vị trí công tác còn
thiếu người đảm nhiệm. Thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới.
• Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi
ngộ đối với con người thuộc tổ chức.
• Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao
khảnăng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của Văn phòng
4. Phân tích chức năng kiểm soát trong quản trị hành chính văn phòng (khái
niệm,tiến trình, tác dụng) lOMoARc PSD|36215725
Khái niệm: Là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng Văn
phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Tiến trình:
Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn
- Tiêu chuẩn là mốc để dựa vào đó đo lường thành quả
- Tiêu chuẩn định tính, định lượng
Bước 2: Đo lường công việc
- Dựa trên các tiêu chuẩn đã thiết lập tiến hành đo lường kết quả công việc
Bước 3: Điều chỉnh sai lệch
- Sửa chữa sai lệch là nơi mà chức năng kiểm tra gặp gỡ các chức năng khác
củanhà quản trị (hoạch đinh, tổ chức, lãnh đạo) Tác dụng:
Đảm bảo tính đúng đắn của quyết định quản trị
Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệch hướng mục tiêu đã định
Bảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hợp lí và hữu ích
Phát hiện kịp thời sai lầm, sai lệch, thiếu sót để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra
Nội dung kiểm tra: kiểm soát chất lượng xử lý thông tin, kiểm soát tài chính văn
phòng, kiểm tra sự chuyên cần của nhân viên, kiểm tra công việc làm của nhân viên.
Công cụ kiểm tra: Sơ đồ Gant, PERT, biểu đồ điều hoà, biểu đồ chu trình (nhìn bao
quát diễn biến quá trình quản lý, công tác thực hiện); sổ tay công tác cá nhân (tình hình
thực hiện kế hoạch); lịch thời hạn (thời hạn quan trọng).
CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU
1. Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Cho ví dụ minh hoạ
- Phân loại theo chức năng (ít được sử dụng hơn) o Tác nghiệp (hợp đồng mua bán,
kinh doanh, hồ sơ kết toán tài chính) o Hành chính (biên bản, công văn, thư từ giao lOMoARc PSD|36215725
dịch) o Nguyên tắc (điều lệ, nội quy, bản sao các văn bản pháp quy) o Nhân sự
(lý lịch, khen thưởng, quá trình đào tạo) o Sách báo (nhiều chủ đề, phục vụ cho
nghiên cứu, tham khảo trong doanh nghiệp)
- Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận o Hồ sơ thuộc bộ phận hành
chính văn phòng (văn bản pháp quy, văn bản hành chính)
o Hồ sơ về tổ chức nhân sự (quyết định khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ BHXH) o
Hồ sơ về hoạt động sản xuất (kế hoạch sản xuất, tồn kho, quản lý vật tư) o
Hồ sơ kinh doanh (hợp đồng mua bán, kế hoạch bán hàng, bảng báo giá) o
Hồ sơ về tài liệu kỹ thuật (bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, quy trình công
nghệ, tài liệu về máy móc kĩ thuật)
o Hồ sơ về tài chính kế toán (văn bản pháp quy, quy định về công tác tài chính
kế toán, bản báo cáo tài chính, chứng từ)
o Bộ phận sản xuất, nhân sự, vận hành, kế toán, marketing,…
2. Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi
phươngpháp. Cho ví dụ minh hoạ. Theo Ví dụ Ưu điểm Nhược điểm Vần,
Tiếng Việt (xếp theo tên), Giúp tham chiếu trực tiếp Nếu có những tên mẫu tự Tiếng Anh (xếp theo họ)
các hồ sơ mà không cần chỉ thông dụng, có thể
mục. Một cách làm dễ dàng Hỗn hợp
để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và trùng nhau. Cùng một tên
có thể nhanh chóng kiểm Khi hệ thống được
soát xem có bất kỳ tài liệu Sử dụng bìa có màu mở rộng quá lớn thì nào bị lưu trữ sai hay khác hoặc thêm mã phụ
việc truy lục hồ sơ sẽ không. sau tên để phân biệt. mất nhiều thời gian và công sức lOMoARc PSD|36215725 Chủ đề
Các tài liệu sẽ được sắp Tạo sự dễ dàng và tiện lợi Phải thiết lập các chỉ
xếp theo phân loại chuhr cho việc mở rộng hệ thống mục khá phức tạp để
yếu của tiêu đề nhất định. truy cập hệ thống hồ
Những giấy tờ hồ sơ liên hồ sơ. sơ.
quan đến hoạt động mua Giúp việc truy cập hệ thống bán nhà đất sẽ
hồ sơ nhanh chóng hơn khi người sử dụng
được đặt chủ đề là động quen thuộc với các chủ đề.
sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn như nhóm
đất, nhóm nhà, nhóm căn hộ,…
Địa danh Sắp xếp theo các khu vực Cho phép một số người sử Đòi hỏi người sử
địa lý tỉnh, thành phố, dụng những hồ sơ cùng một dụng phải có hiểu
lúc mà không gây cản trở biết nhất định về khu quận huyện….
cho nhau. Phương pháp này vực địa lý có liên
Cần thiết lập danh mục dễ hiểu; và giúp người dùng quan, đặc biệt khi có
các địa danh giống như truy cập thuận tiện nếu biết một số tên nơi chốn
một chủ đề và có cách tra địa điểm. tương tự. Phương
cứu chéo theo tên, chủ đề pháp này cần phải có để dễ truy tìm. các chỉ mục hỗ trợ mới dễ dàng truy cập hồ sơ. lOMoARc PSD|36215725 Số, mã
Sử dụng dãy số tự nhiên Phân loại hồ sơ một cách Đòi hỏi chi phí để số
để gán cho các hồ sơ và thuận tiện, cho phép nhận chuẩn bị một chỉ
thường sắp xếp theo thứ diện hiệu quả các đề mục, mục, mất một
tự tăng dần của dãy số. ví giúp mở rộng hệ thống lưu khoảng thời gian để
dụ hồ sơ bán hàng phát trữ một cách dễ dàng, có sự tiến hành mã hoá và
sinh trong năm 2023 bảo mật nhất định. xây dựng chỉ mục.
được đặt mã số là BH- Dễ gặp sai sót trong 2023. quá trình mã hoá.
Trình tự Các hồ sơ phát sinh theo Rất tiện lợi và tiết kiệm Đòi hỏi phải xây
thời gian thời gian hoạt động của
được không gian, giúp quá dựng các chỉ mục. doanh nghiệp, có thể
trình truy vấn diễn ra nhanh Nếu không có sự kết theo ngày, tuần, tháng, gọn. hợp với các phương quý, năm,…
Thường phối hợp với những pháp khác thì rất khó
phương pháp sắp xếp khác mở rộng được hệ
để tạo sự thuận lợi cho quá thống lưu trữ. trình truy cập hồ sơ.
3. Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến.
Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn cần kiểm tra số lượng, dấu niêm phong, nơi gửi,
tình trạng bao bì. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên thì báo
ngay cho nơi gửi hoặc người được giao trách nhiệm xử lý.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: Các văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổchức
và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. lOMoARc PSD|36215725
- Loại bóc bì: Bao gồm các loại bì còn lại, trừ những văn bản mật.
- Đối với văn bản mật: Không được bóc bì. Nếu người có tên ghi trên bì thì chuyển
đếnngười có trách nhiệm giải quyết.
Trong quá trình bóc bì phải đảm bảo đúng yêu cầu, quy định. Cần xử lí các văn bản đến có
đóng các dấu độ khẩn trước.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉcơ
quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp
pháthiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
Đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến
Đóng dấu Đến đối vói các văn bản được bóc bì đồng thời ghi số đến và ngày đến.
Nếu văn bản được gửi qua Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu Đến; nếu được chuyển
qua mạng thì in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến.
Dấu Đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn theo quy định.
Đăng ký văn bản đến:
Đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, chú ý nhập đúng mục ký hiệu của văn bản. Riêng văn
bản bí mật Nhà nước phải vào một sổ theo dõi riêng.
Bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ,
cụm từ không thông dụng.
Trình văn bản đến: lOMoARc PSD|36215725
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người người có thẩm quyền xem
xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền,
văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến.
Chuyển giao văn bản đến:
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, chuyển giao văn bản đến cho các
đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Theo dõi, đôn đốc và giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Văn thư tổng hợp số liệu báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
4. Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi.
Soạn thảo văn bản - Giám đốc chỉ thị;
- Bộ phận chuyên môn soạn thảo; - Đánh máy;
- Trưởng bộ phận chuyên môn kiểm tra lại, ký tắt (ký nháy);
- Chuyển đến văn phòng giám đốc.
Kiểm tra lại trước khi trình giám đốc ký: lOMoARc PSD|36215725
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót,
phảikịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Nội dung văn bản có phù hợp chỉ thị giám đốc hay không?
- Lỗi chính tả, lỗi trình bày, lỗi do vô ý khác;
- Giám đốc hay cấp có thẩm quyền ký;
- Đóng dấu, đăng ký văn thư đi: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặccơ
sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.
- Đóng dấu tên chức vụ của người ký; - Đóng dấu văn thư; Nhân bản:
- Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
- Đối với các văn bản bảo mật phải lưu ý về các quy định về in, sao chụp tài liệu theo quyđịnh.
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
- Sau khi Lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn bản chuyển toàn bộhồ
sơ công việc cho văn thư. Văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức văn bản; nếu
phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho người soạn thảo hoặc Lãnh đạo đơn vị xem xét, giải quyết.
- Văn thư sau khi kiểm tra hồ sơ trình ký và bản gốc của văn bản thì nhập các dữ liệu
theoyêu cầu vào sổ theo dõi văn bản đi, đóng các dấu theo quy định.
- Phát hành văn bản đi; VB của cơ quan ban hành phải chuyển tới bộ phận văn thư vàphải
được làm thủ tục phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Lưu văn bản đi: lOMoARc PSD|36215725
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và
một bản lưu trong hồ sơ. Việc lưu giữ văn bản đảm bảo theo quy định.
A/c cho biết các công việc cần thực hiện để tổ chức giải quyết văn bản đến
A/c cho biết các công việc cần thực hiện để tổ chức giải quyết văn bản đi nhằm tránh
các sai sót ảnh hưởng tới uy tín của cơ quan/ doanh nghiệp.
5. A/c hãy cho biết các loại hình con dấu và nguyên tắc đóng dấu. Con
dấu là thể thức của VB 2 loại: - Có quốc huy - Không có quốc huy Nguyên tắc đóng dấu:
Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
Đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
Nhân viên văn thư giữ con dấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức.
Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền.
Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ
ký của người có thẩm quyền.
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Không đóng dấu khống chỉ. lOMoARc PSD|36215725
Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức.
Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao
phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định
và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực
hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Việc làm con dấu tròn phải đúng trình tự, thủ tục do Nhà nước quy định về việc làm
con dấu. Các con dấu vuông do công ty tự làm để phục vụ hoạt động quản trị không
thuộc phạm vi quy định của pháp luật. CHƯƠNG 4:
1. Phân tích các nguyên tắc bố trí không gian làm việc
Một: Đáp ứng nhu cầu sử dụng
Trước khi bố trí văn phòng hay cần thay đổi cách bố trí hiện tại, người quản lý cần biết rõ
nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phòng.
Không có quy định cứng nhắc nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưng thông
thường các vị trí quản lý, người có chức vụ thường được bố trí mặt bằng rộng hơn , tùy vào
mặt bằng chung mà công ty có được.
Hai: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban
Sắp xếp sao cho khi một tổ chức phát triển, chúng ta có thể dễ dàng thay đổi vị trí các phòng ban.
Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau. Mặc dù tất
cả các bộ phận có quan hệ với nhau nhưng vài bộ phận có quan hệ nhiều hơn. Ví dụ:
Phòng họp nên ở gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó. lOMoARc PSD|36215725
Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với cơ quan bên ngoài ở gần lối ra
vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.
Bộ phận nào cần tập trung suy nghĩ thì bố trí ở khu vực yên tĩnh
Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới.
Cần lưu ý lối thoát hiểm phù hợp với điều kiện kinh tế của công ty.
Ba: Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Khi lựa chọn bàn ghế, người quản lý cần chú ý tạo ra một môi trường làm việc thoải mái
cho nhân viên. Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí từng công việc. Loại ghế sử dụng
cho văn phòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay
chuyển khi cần thiết. Nói chung cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh hưởng
đến năng suất làm việc mà cả đến sức khỏe và sự an toàn của nhân viên.
Bốn: Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh. Nhiệt độ
Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng. Tiêu chuẩn về khối lượng không khí cần
thiết cho một người trong một phòng được ấn định là trong 4 giờ làm việc ít nhất phải có 7m3 không khí sạch.
Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người. Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ
thể bị tiêu phí không phải để làm việc mà để chống lạnh vì vậy khả năng tập trung sự chú
ý của nhân viên bị giảm nhanh.
Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể lại mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể
được bình thường. Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhanh, tăng bài tiết mồ hôi, giảm hàm
lượng muối trong cơ thể. Kết quả là nhân viên cảm thấy uể oải, các động tác thực hiện sẽ
chậm và năng suất lao động sẽ giảm xuống. lOMoARc PSD|36215725 Ánh sáng
Để đảm bảo các điều kiện lao động có hiệu quả, nhà quản trị hành chính cần phải coi trọng
yếu tố ánh sáng vì nó ảnh hưởng đến năng suất lao động. Chúng ta có thể phân chia ánh sáng ra làm 2 loại: -
Ánh sáng thiên nhiên là ánh sáng của mặt trời. Các văn phòng cần được thiết kế cửa
sổ sao cho tiếp nhận ánh sáng dễ dàng nhất. -
Ánh sáng nhân tạo là ánh sáng của những bóng đèn điện, đèn phát quang. Trong việc
mắc đèn người ta nhận thấy tường nhà và trần bẩn sẽ làm giảm đến 50% công suất đèn.
Tường phòng nên sơn màu càng sáng thì hệ số phản chiếu ánh sáng càng cao. Màu sắc
Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện nâng cao vẻ bề ngoài của cơ quan mà
còn nâng cao năng suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần của nhân viên. Sau đây
là một số nguyên tắc cơ bản khi sử dụng màu: -
Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ phía Bắc hoặc phía Đông thì ánh sáng có màu mát.
Để tạo không khí vui vẻ hãy sử dụng màu ấm trên bức tường đối diện. -
Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ hướng Nam hoặc hướng Tây thì ánh sáng có màu đo
đỏ, vàng hoặc màu ấm. Để làm cho nó dịu đi chúng ta hãy sử dụng màu mát trên tường đối diện. -
Hành lang: sử dụng màu sáng như màu vàng hay màu trắng để tạo ánh sáng tự nhiên. -
Các văn phòng chung: hãy dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên tường trước
mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt nhưng dùng màu ấm trên các bức tường khác. -
Các phòng tiếp tân: hãy dùng màu vui vẻ, trung hòa và tránh đơn điệu. -
Các phòng riêng: tùy theo ý thích của người làm việc.\ lOMoARc PSD|36215725 -
Phòng vệ sinh: đàn ông thích màu xanh da trời, phụ nữ thích màu hồng. Hãy sử dụng
các màu đó để khuyến khích sự sạch sẽ và nâng cao tinh thần. -
Phòng họp: nếu phòng dài và hẹp hãy dùng màu sáng trên tường hai bên và màu tối
trên tường hai đầu để tạo cảm giác phòng rộng hơn. -
Phòng lưu trữ hồ sơ: Dùng một màu duy nhất trên các bức tường và một màu cho
các dụng cụ. Nên dùng màu sáng có phản chiếu ánh sáng cao. Âm thanh
Tiếng động không những ảnh hưởng đến công việc mà còn làm ảnh hưởng đến thần kinh
của con người. Khung cảnh quá ồn ào làm con người bị lãng trí. Nếu tiếng động cứ liên tục
và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh. Biện pháp giải quyết tiếng động thường
xảy ra trong cơ quan như sau: -
Nhân viên lớn tiếng gọi nhau để hỏi han công việc: khuyên họ nói nhỏ lại. -
Tiếng đóng cửa: dùng nẹp cao su để khi đóng lại cửa không kêu. -
Chuông điện thoại kêu: nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu hoặc tiếng nhạc reo
và đặt gân người trực. -
Tiếng ồn do ghế di động: nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm. -
Nhân viên đi lại nhiều: nên sắp xếp cac nhân viên có liên hệ công việc ngồi gần
nhau để họ hạn chế việc di chuyển trong phòng.
Năm: Không gian văn phòng mở
*. Hạn chế sử dụng phòng riêng
Có nhiều lý do giải thích tại sao khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng riêng, sau đây
là một số lý do tiêu biểu: -
Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc
tại khu vực trống trải. lOMoARc PSD|36215725 -
Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng, thông gió. -
Phòng riêng ít uyển chuyển trong thay đổi công việc, thay đổi vị trí. -
Nhược điểm lớn nhất khi sử dụng nhiều phòng riêng là khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc.
Tuy nhiên các công ty cũng sẽ có một số phòng riêng, thường là phòng dành cho các cấp
lãnh đạo, cho các bộ phận cần tập trung hoặc cần bảo mật. *. Sử dụng vách ngăn
Thay vì bố trí nhiều phòng riêng cho nhân viên hành chính, các công ty thường bố trí các
vách ngăn để ngăn cách nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện hoặc giúp cho mỗi
nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Vách ngăn chỉ cao cỡ ngang đầu người khi ngồi hoặc
cao bằng khung cửa ra vào.
Lợi điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi người
làm việc có tính chất riêng tư, tăng tính độc lập nhưng lại không tách biệt không gây gián
đoạn luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió. Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi
phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng.
Khi bố trí không gian văn phòng cần chú ý một số điểm sau đây: -
Cần tính toán theo tiêu chuẩn để tạo môi trường làm việc tiện nghi và đảm bảo sức
khỏe cho nhân viên, mật độ tiêu chuẩn nằm trong khoảng từ 0,8 đến 1,2 m2 một người. -
Cần quan tâm đến chức vụ của mỗi người để bố trí sao cho họ giao tiếp với nhau
thuận tiện nhất. Ví dụ: Trưởng phòng nên làm việc ở vị trí yên tĩnh nhưng phải bao quát
được cả căn phòng. Tủ hồ sơ và máy photocopy nên để ở nơi mọi người dễ dàng tiếp cận và ít gây ồn ào. -
Cần dựa vào tính chất của công ty mà có phong cách thiết kế nội thất phù hợp. Nếu
công ty mang phong cách trẻ trung thì nội thất cần những chất liệu hiện đại khỏe khoắn. lOMoARc PSD|36215725
Những văn phòng mang tính chất sang trọng thì phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ
điển, sang trọng, dùng nhiều loại vật liệu gỗ, thảm
2. Phân tích các phương pháp bố trí phòng làm việc cho nhân viên
Văn Phòng chia nhỏ
Là kiểu văn phòng truyền thống, diện tích trung bình, có cửa sổ, cửa ra vào và vách ngăn
dùng bố trí 1 - 2 nhân viên. Ưu điểm của phương pháp này là:
o Đảm bảo sự an ninh, an toàn vì có cửa để khóa. o Đảm bảo tính riêng biệt cho nhân viên.
o Đảm bảo sự yên tĩnh trật tự, đặc biệt đối với những công việc cần có sự tập trung tư tưởng.
o Dễ thỏa mãn các yếu tố môi trường.
o Trong nhiều doanh nghiệp, hình thức văn phòng này thể hiện sự đơn giản khi thực hiện công việc.
Tuy nhiên, phương pháp bố trí văn phòng theo dạng khép kín có một số hạn chế sau:
o Chiếm nhiều diện tích.
o Nhân viên có thể không sử dụng hết khoảng không gian dành cho mình gây lãng phí.
o Chi phí bảo dưỡng lau chùi, chiếu sáng, sưởi ấm, làm lạnh sẽ tốn kém hơn. o Cần
có sự giám sát nhiều hơn vì nhân viên làm việc trong văn phòng đóng kín.
Văn phòng bố trí mở
Không gian làm việc của nhân viên trong nhiều năm qua là những căn phòng đóng kín, biệt
lập trên những dãi hành lang dài. Nhưng công việc ngày nay đòi hỏi phải thay thế tập quán
làm việc riêng lẽ bằng phong cách làm việc nhóm. Một xu hướng thiết kế đáp ứng nhu cầu
mới là không gian làm việc mở. Cách thiết kế không gian mở thường thấy là quy tụ nhân lOMoARc PSD|36215725
viên vào cùng một không gian rộng, thoáng đãng. Các bộ phận chỉ ngăn cách nhau bằng
một vách ngăn nhẹ cao 1,6m. Bàn làm việc của mỗi cá nhân được ngăn cách bằng một vách
ngăn thấp hơn, khoảng 1,2m. Độ cao vách ngăn này đủ để không nhìn thấy nhau khi ngồi
làm việc nhưng chỉ cần đứng dậy là có thể trao đổi thông tin dễ dàng. Với sự phong phú về
màu sắc của các loại vách ngăn hiện nay, không gian làm việc mở thể hiện được sự năng
động của phong cách làm việc hiện đại. Nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái, năng động hơn.
Đặc biệt, màu sắc vách ngăn trong sự phối hợp với màu sắc của bàn ghế, màu thảm nền và
cách bố cục một văn phòng cũng là một cách thể hiện quan điểm thẩm mỹ và quan điểm
quản trị của từng công ty. Các kiến trúc sư cho biết, những bố cục vuông, ngay ngắn, sử
dụng các màu sắc đơn giản, nhẹ nhàng tạo nên không khí một văn phòng kỹ luật, nghiêm
túc. Trong khi đó, biến tấu dạng tổ ong lại phù hợp với không gian làm việc trẻ trung của
các công ty phần mềm hay thiết kế đồ họa với việc phân chia công việc thành từng nhóm.
Phương pháp bố trí văn phòng theo dạng không gian mở có những ưu điểm như:
o Dễ giám sát mọi người. o Giao tiếp giữa các viên chức dễ dàng hơn.
o Thực hiện công việc sẽ trở nên nhanh chóng hơn( đi từ bàn này sang bàn khác thay
vì đi từ phòng này sang phòng khác).
o Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng. o Chi phí bảo dưỡng đỡ tốn kém hơn.
o Việc sử dụng khỏang không gian có hiệu quả hơn. o Mặt bằng có thể thay đổi nhanh chóng nếu cần.
Tuy vậy, văn phòng dạng không gian mở cũng không trán khỏi nhiều hạn chế, đó là:
o Ồn ào hơn vì không có sự ngăn cách.
o Nhân viên dễ bị phân tán bởi bước chân người qua lại. o An ninh giảm đi vì không
có cửa khóa. o Môi trường làm việc không có tính cá nhân. o Khó có thể đáp ứng
tất cả sở thích về môi trường.
o Ơ góc độ tâm lí các quan chức cao cấp muốn có phòng riêng được coi là biểu tượng
đặt trưng cho vị trí công tác của họ. lOMoARc PSD|36215725
3. Phân tích các phương pháp bố trí không gian làm việc cho khu vực tiếp tân
Khu vực tiếp tân là nơi tiếp xúc đầu tiên của khách hàng với công ty, do vậy cần được bố
trí để tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Khi bố trí khu vực tiếp tân cần chú ý đến những vấn đề sau:
o Quyết định vị trí: cần bố trí ở chỗ thuận tiện nhất để tiếp xúc với khách (thường
là ngay mặt tiền của công ty); mặt bằng phải tương xứng với tầm vóc của công ty.
o Phản ánh văn hóa của công ty: cách bài trí khu vực tiếp tân nói lên phong cách
văn hóa của công ty. Nhìn chung nên bố trí khu vực tiếp tân sạch sẽ, gọn gàng;
không tạo cảm giác thiếu sự chăn sóc; không trưng bày những gì có thể ảnh
hưởng đến ấn tượng chung về công ty. Nên đặt các biểu tượng của công ty, tranh
ảnh, lịch, vật trang trí, bình hoa…
Sắp xếp khu vực tiếp tân:
o Ghế tiếp khách và đủ ghế cho khách nếu phải ngồi đợi; o Bàn để đặt nước mời
khách; o Giá để treo nón, dù, áo mưa; o Kệ nhỏ đặt tài liệu thông tin về công
ty, báo, tạp chí (chú ý không để báo quá cũ); o Có thể bố trí điện thọai dành cho khách;
o Không nên bố trí khu vực tiếp tân quá xa buồng vệ sinh, phòng khi cần thiết cho khách.
4. A/c cho biết khái niệm lễ tân, vai trò của công tác. Những lưu ý gì của lễ tân
trong hoạt động khi giao tiếp qua điện thoại?
Lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa
các tổ chức, cá nhân. Nhân viên lễ tân là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng khi đến
liên hệ với tổ chức với nhiệm vụ tạo ấn tượng tốt đẹp. Họ cũng là trung gian nhận và lưu
chuyển các cuộc điện thoại gọi đến , phụ trách các công việc hành chính như chấm công,
quản lí văn phòng phẩm, đặt vé, dịch vụ cho chuyến công tác. lOMoARc PSD|36215725 Vai trò:
Tiết kiệm thời gian làm việc cho lãnh đạo
Tạo ấn tượng tốt, gây cảm tình với khách hàng
Là cơ sở quan trọng để tạo nên bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công tác.
Lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại:
Trả lời ngay kèm theo lời chào và tự xưng danh
Ghi lại thông tin khách hàng (sđt, tên)
Biết cách trả lời trong các tình huống khác nhau (khi GĐ bận, khi cho người gọi
biết tin tức, khi để lại lời nhắn, khi chuyển đường dây, kết thúc), biết từ chối
những cuộc đàm thoại mà GĐ không muốn có
Chuẩn bị nội dung cần trao đổi, giấy bút để ghi chú trước khi nhấc ống nghe
Tììm sđt chính xác, ghi nhanh ra giấy và bấm sđt cẩn thận
Trình bày rõ mục đích khi giao tiếp
Giọng nói rõ ràng, bình thường, có tốc độ vừa phải, chọn đúng từ ngữ, nói thấp
giọng, nhấn mạnh những chi tiết quan trọng, có âm điệu lên xuống và tỏ thái độ
lịch sự, mỉm cưới trong lúc trò chuyện
Không dùng đt cho mục đích riêng hay trao đổi những thông tin cần bảo mật
Luôn có thái độ hữu nghị, sẵn sàng mang lại lợi ích CHƯƠNG 5:
1. Trình bày các nội dung của việc quản lý tài sản trong tổ chức (bàn giao, điều
chuyển, kiểm tra, kiểm kê, sử dụng)
Tài sản của tổ chức bao gồm máy móc thiết bị và các vật dụng hỗ trợ cho công việc văn
phòng. Việc quản lý tài sản trên cần lưu ý đến những nội dung sau:
Bàn giao tài sản lOMoARc PSD|36215725
Tài sản của cơ quan được bàn giao trong các trường hợp cơ quan tuyển dụng nhân viên
mới hoặc thành lập bộ phận mới; bổ sung tài sản cho nhu cầu sử dụng của các bộ phận, cá
nhân; hoặc nhân viên nghỉ việc thì phải bàn giao lại tài sản cho quản lý bộ phận đó. -
Quy trình bàn giao như sau:
o Người bàn giao chuyển toàn bộ tài sản theo danh sách cho người nhận.
o Người nhận chịu trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng, vận hành thử. Nếu tài
sản không đảm bảo yêu cầu thì phải báo cáo cho người bàn giao biết và có quyền từ
chối nhận, nếu nhận phải ghi rõ tình trạng vào phiếu bàn giao tài sản.
o Sau khi bàn giao thì người nhận phải ký vào biên bản bàn giao, người giao tài sản
phải chuyển lại biên bản cho nhân viên văn thư lưu trữ và cập nhật vào hồ sơ quản lý của công ty
o Người nhận phải báo cáo số lượng, chất lượng với trưởng bộ phận làm căn cứ theo dõi.
Điều chuyển tài sản -
Việc điều chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc từ cá nhân này sang
cá nhân khác thì phải được sự cho phép của cấp có thẩm quyền của cơ quan. -
Nguyên tắc điều chuyển như sau:
o Việc điều chuyển tạm thời trong nội bộ bộ phận thì do bộ phận đó quyết định, không
cần thông báo cho Phòng Hành chính.
o Việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận thì phải có ý kiến đồng ý của phòng Hành chính.
o Đối với tài sản có giá trị lớn thì phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan.
o Đối với trường hợp di chuyển tài sản ra khỏi khu vực thì phải có văn bản cho bảo vệ lưu.
Kiểm tra tài sản lOMoARc PSD|36215725 -
Phòng Hành chính được quyền kiểm tra đột xuất tình hình sử dụng tài sản của các
bộ phận tối đa 2 lần/năm. Các bộ phận phải tạo điều kiện cho Phòng Hành chính
thực hiện theo nhiệm vụ chức năng trên đây
Kiểm kê tài sản -
Hàng năm Phòng Kế toán kết hợp Phòng Hành chính tổ chức kiểm kê tài sản định
kỳ. Phương pháp kiểm kê là kiểm tra về số lượng và đánh giá sơ bộ về chất lượng và giá trị. -
Trình tự kiểm kê như sau:
o Trưởng ban kiểm kê chịu trách nhiệm lập kế hoạch kiểm kê theo biểu mẫu quy định,
kết quả kiểm kê được đại diện bộ phận, người kiểm kê và trưởng ban kiểm kê xác nhận trong biên bản.
o Sau khi kiểm kê xong trưởng ban kiểm kê phải đối chiếu với số liệu quản lý trên sổ
sách nếu chênh lệch thì tìm hiểu và đưa ra biện pháp xử lý.
o Trưởng ban kiểm kê chịu trách nhiệm báo cáo tình hình kiểm kê về số lượng, chất
lượng và ước lượng lại giá trị tài sản cho lãnh đạo công ty.
Quản lý và sử dụng tài sản.
* Quy định trách nhiệm của người sử dụng
Để việc sử dụng trang thiết bị văn phòng đúng mục đích, tránh hư hỏng, mất mát, mỗi
doanh nghiệp đều đưa ra các quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn của người
sử dụng, các quy định bao gồm:
o Người được giao các trang thiết bị văn phòng phải sử dụng theo đúng hướng dẫn vận
hành, hướng dẫn sử dụng;
o Sử dụng đúng mục đích, không cho người khác sử dụng khi không có sự cho phép của Trưởng bộ phận; lOMoARc PSD|36215725
o Sử dụng trên tinh thần tiết kiệm, giữ gìn, bảo quản tài sản; o Người sử dụng có trách
nhiệm báo ngay cho Trưởng bộ phận các trường hợp máy móc hư hỏng để sửa chữa kịp thời.
* Nguyên tắc quản lý và sử dụng tài sản như sau:
o Khi xảy ra mất mát, bộ phận hay nhân viên sẽ chịu trách nhiệm bồi thường bằng hiện
vật tương đương. Nếu do các lý do bất khả kháng như ngoài thời gian trách nhiệm thì
Phòng Hành chính phải xem xét lại.
o Mỗi tài sản đều có thời gian sử dụng là thời gian mà tài sản đó còn đầy đủ tính năng,
tính chất sử dụng mà không cần phải sửa chữa nhỏ hay lớn. Nếu tài sản bị hư hỏng
trước thời gian sử dụng thì người sử dụng phải chịu chi phí sữa chữa bảo trì liên quan.
o Các nhân viên phải được huấn luyện cách thức sử dụng, bảo quản tài sản máy móc.
Quản lý bộ phận chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát quá trình sử dụng tài sản của
nhân viên trực thuộc và chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản của bộ phận.
*Quản lý quá trình sử dụng tài sản, thiết bị văn phòng
Để quản lý các trang thiết bị trong quá trình sử dụng, trách nhiệm của bộ phận Hành chính
nhân sự là phải lập danh mục tài sản, thiết bị. Định kỳ, phòng hành chính nhân sự kết hợp
với phòng kế toán sẽ thực hiện kiểm kê tài sản. Việc kiểm kê sẽ giúp đánh giá số lượng tài
sản so với danh mục tài sản công ty, kiểm tra chất lượng tài sản, tính toán giá trị tài sản còn
lại…từ đó có kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản hợp lý.
Thanh lý tài sản. -
Đối với các tài sản hư hỏng hoặc không đảm bảo giá trị sử dụng theo nhu cầu, bộ
phận sử dụng đề nghị thanh lý tài sản chuyển cho trưởng phòng Hành chính xem xét. -
Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm xem xét thực trạng của tài sản, đề xuất ý
kiến trình lãnh đạo cơ quan phương án thanh lý tài sản. lOMoARc PSD|36215725
2. Trình bày nội dung quản lý quá trình mua sắm sửa chữa tài sản, trang thiết bị
văn phòng (tài sản thiết bị có giá trị cao, thiết bị nhỏ lẻ)
Xác định mục đích
Quá trình mua sắm, sửa chữa tài sản trang thiết bị văn phòng cần được tiến hành một cách
chặt chẽ, quy củ nhằm:
o Đảm bảo đáp ứng yêu cầu máy móc thiết bị cho hoạt động quản lý của doanh
nghiệp o Đảm bảo việc sử dụng các thiết bị văn phòng đúng mục đích và hiệu quả.
o Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt, tránh hư hỏng, mất mát.
Đối với tài sản, trang thiết bị có giá trị cao
Với hầu hết các doanh nghiệp, việc quản lý quá trình mua sắm, sửa chữa tài sản, trang
thiết bị thường chia thành hai nhóm chính, đó là tài sản trang thiết bị có giá trị cao và tài
sản trang thiết bị có giá trị thấp. Việc quy định các nhóm tài sản, thiết bị cũng tuỳ thuộc
vào từng doanh nghiệp. Ví dụ, có doanh nghiệp đưa những tài sản, thiết bị có giá trị từ 10
triệu đồng trở lên vào nhóm tài sản, thiết bị có giá trị cao và có quy trình quản lý riêng.
Theo đó, định kỳ, có thể là hàng năm, theo tiến độ lập dự toán của doanh nghiệp, các đơn
vị sử dụng tài sản lập nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản phục vụ công tác năm sau và gửi
cho các đơn vị chức năng được giao mua sắm, sửa chữa tài sản. Khi có nhu cầu phát sinh
ngoài kế hoạch năm (bổ sung), các đơn vị cũng có thể gửi nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài
sản cho các đơn vị chức năng, nhưng cũng nên theo định kỳ (ví dụ theo quý). Trường hợp
các đơn vị có nhu cầu phát sinh đột xuất, cấp bách, các đơn vị chức năng cũng sẽ tiếp
nhận yêu cầu của đơn vị có nhu cầu.
Khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản, thiết bị cho năm sau, hoặc nhu cầu đột
xuất từ các đơn vị, phòng chức năng sẽ tiến hành tổng hợp, thẩm định tình trạng của tài
sản, thiết bị; rà soát lại thời gian sử dụng và đưa vào dự toán ngân sách mua sắm, sửa lOMoARc PSD|36215725
chữa tài sản và hình thức mua hàng, chuyển cho bộ phận Tài chính kế toán để kiểm soát
dự toán và phương án thanh toán, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ vào dự toán
ngân sách đã được duyệt, phòng chức năng sẽ tiến hành lập kế hoạch mua sắm, tài sản,
thiết bị của năm, trong đó có đề xuất hình thức mua hàng (đấu thầu, chỉ định thầu, chào
hàng cạnh tranh) và trình hội đồng lập dự toán năm thông qua từ đầu năm.
3. Đối với tài sản, trang thiết bị văn phòng có giá trị cao, nhà quản trị cần làm gì để
quản lý quá trình mua sắm, sửa chữa?
Bước 1: Xác định mục đích
- Đảm bảo đáp ứng yêu cầu máy móc thiết bị cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc sử dụng các thiết bị văn phòng đúng mục đích và hiệu quả.
- Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt, tránh hư hỏng, mất mát.
Bước 2: Định kỳ, theo tiến độ lập dự toán của doanh nghiệp, các đơn vị sử dụng tài sản lập
nhu cầu mua sắm, sửa chữa.
Bước 3: Khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, sửa chữa thiết bị cho năm sau hoặc nhu cầu đột
xuất từ các đơn vị, phòng chức năng sẽ tiến hành tổng hợp, thẩm định tình trạng của tài
sản, thiết bị; rà soát lại thời gian sử dụng và đưa vào dự toán ngân sách mua sắm, sửa chữa
và hình thức mua hàng, chuyển cho bộ phận Tài chính kế toán để kiểm soát dự toán và
phương án thanh toán, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ vào dự toán ngân sách đã
được phê duyệt, phòng chức năng sẽ tiến hành lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản,
thiết bị của năm, trong đó có đề xuất hình thức mua hàng và trình hội đồng dự toán năm thông qua từ đầu năm.
Bước 4: Tiến hành mua sắm, sửa chữa và bàn giao CHƯƠNG 6:
1. Trình bày các biện pháp quản trị thời gian. lOMoARc PSD|36215725
- Sử dụng các công cụ hoạch định thời gian biểu (Sổ tay, nhật ký, lịch để bàn)
- Tiết kiệm thời gian thư tín
- Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm
- Tiết kiệm thời gian bẳng phương pháp đọc nhanh (tăng tốc độ đọc hiểu và khả năng tập trung)
- Tiết kiệm thời gian tiếp khách:
Làm chủ việc tiếp khách
Quy định thời gian để tiếp khách (Dành 20-30% thời gian để tiếp khách)
Đến chỗ làm việc của cấp dưới
Tiếp khách ngoài phòng làm việc hoặc tại phòng ăn Đứng để tiếp khách
Nhờ thư ký kiểm soát việc tiếp khách
Đừng cho gián đoạn khi đang tiếp khách
- Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại: ngắn gọn súc tích hoặc phân công cho người khác
Viết ra giấy trước những nội dung cần trao đổi, tránh lạc đề
Nhờ thư ký sàng lọc hoặc giới hạn các cuộc điện thoại
- Tiết kiệm thời gian hội họp
Có mục đích rõ ràng, tránh lan man, lạc đề hay xao nhãng và tập trung vào để giải
quyết vấn đề, đưa ra quyết định cuối cùng.
- Sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả, khoa học: tránh mất thời gian tìm kiếm hay bị phân tâm, xao nhãng
Sử dụng phương pháp 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ - Săn sóc – Sẵn sàng)
Để tinh thần làm việc thoải mái, tránh căng thẳng, cần sắp xếp nơi làm việc gọn gàng,
hiệu quả, logic, tránh nhiều động tác thừa nhất có thể. lOMoARc PSD|36215725
Lập thứ tự ưu tiên cho công việc (công việc kiểm soát được, công việc quan trọng, công
việc khẩn cấp, công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp)
Lập kế hoạch hợp lí, có mục tiêu, thời gian biểu rõ ràng.
2. Trình bày trình tự đón tiếp khách (khách bình thương, khách quan trọng, khách nước ngoài)
- Khách bình thường
Khách có hẹn trước: nhân viên lễ tân cần lịch sự hỏi tên, cơ quan và mục đích làm việc.
Nhân viên cần xem trước lịch hẹn và trả lời cho khách biết về việc đã xếp lịch này. Sau đó
nhân viên lễ tân hướng dẫn khách ngồi đợi tại khu vực phòng chờ, mời nước rồi liên hệ với người cần gặp.
Khách không hẹn trước: sau khi mời khách ngồi nhân viên lễ tân phải liên hệ với bộ phận
liên quan để gặp khách. Nếu khách là đại diện cơ quan Nhà nước thì liên hệ Trưởng phòng
Hành chính để Trưởng phòng xử lý. Đối với trường hợp gặp Giám đốc thì liên hệ thư ký
xử lý. Nếu người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì nhân viên trả lời
khách là không liên hệ được rồi xin thông tin của khách để liên hệ sau. - Khách quan trọng
Đề xuất yêu cầu: Yêu cầu tiếp khách quan trọng có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do
Giám đốc chỉ định. Khi phát sinh yêu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu phải ghi
phiếu yêu cầu tiếp khách trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi lãnh đạo duyệt, người đề nghị
chuyển qua Phòng Hành chính lập kế hoạch tổ chức đón tiếp khách.
Lập kế hoạch: Phòng Hành chính lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu đã quy định, chuyển
cho người đề nghị tiếp khách cùng trao đổi và thống nhất, sau đó chuyển cho Giám đốc lOMoARc PSD|36215725
phê duyệt. Kế hoạch tiếp khách phải được chuyển cho thư ký giám đốc, cho người tiếp
khách và Phòng Hành chính lưu để tổ chức thực hiện.
Chuẩn bị: Về nguyên tắc, toàn bộ khâu chuẩn bị theo kế hoạch do Phòng Hành chính tổ
chức thực hiện. Tuy nhiên đối với một số công việc đặc thù liên quan đến bộ phận chuyên
môn thì có thể phối hợp với bộ phận đó để tổ chức thực hiện. Trưởng Phòng Hành chính
chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc thực hiện theo kế hoạch đề ra.
Đón tiếp: Trước 2 giờ so với giờ đón tiếp, Trưởng Phòng Hành chính kiểm tra trực tiếp các
công việc cần chuẩn bị đón tiếp. Trong quá trình đón tiếp Trưởng phòng Hành chính phải
cử nhân viên túc trực để kiểm soát công việc và thực hiện công việc phát sinh.
Quyết toán chi phí: Phòng Hành chính chịu trách nhiệm lập thủ tục thanh toán, bao gồm cả
việc lấy hoá đơn giá trị gia tăng. Công ty cần có mức khoán quy định tối đa cho chí phí chiêu đãi, tiếp khách.
- Khách nước ngoài
Việc tiếp đón khách nước ngoài bao giờ cũng cần sự quan tâm của doanh nghiệp nhiều hơn.
Đương nhiên vai trò tiếp khách của văn phòng và của thư ký cần được chuẩn bị kỹ hơn.
Việc tiếp khách nước ngoài bao giờ cũng được lên lịch trước, có khi khách còn ở nước
ngoài đã liên hệ hẹn gặp. Để chuẩn bị cho cuộc tiếp khách được diễn ra tốt đẹp, cần phải
chuẩn bị những việc sau:
Lên lịch buổi làm việc cho phù hợp: Hai bên liên lạc qua điện thoại, email, fax để
xác định giờ giấc buổi làm việc. Cần chuẩn bị chu đáo về nội dung. Đơn vị cần huy động
các phòng, ban có liên quan đến nội dung vấn đề, khẩn trương chuẩn bị theo kế hoạch. Nếu
khách là khách mời của đơn vị thì kế hoạch bao gồm nhiều mặt hơn và nhiệm vụ của thư
ký cũng đa dạng hơn như:
o Xác minh thông tin toàn đoàn, bao gồm số lượng các thành viên
đoàn công tác; tên, chức vụ của từng người. lOMoARc PSD|36215725
o Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan để làm việc hoặc đón
tiếp. o Liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết. o Chọn nơi ăn nghỉ, xe đưa đón.
o Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan. o
Tìm hiểu tập quán của khách. o Tổ chức đón khách, tặng hoa…
Triển khai chuẩn xác: Các khách nước ngoài đặc biệt coi trọng giờ giấc theo lịch quy
định. Phải chính xác, nếu có trở ngại gì thì phải báo ngay. Nếu giờ máy bay bị trễ, phải
thay đổi lịch cho nhanh chóng và thông báo cho các bộ phân liên quan. Vào buổi đón khách,
ở nhiểu cơ quan đơn vị đã đủ bề thế thì không phải trang trí gì thêm. Tuy vậy ở nhiều đơn
vị nên bố trí thêm cây cảnh ở hành lang, hoa ở phòng họp…
Vai trò ghi và lập biên bản của Thư ký giám đốc: Đây là một công việc rất quan
trọng, thư ký phải tập trung vào việc ghi tốc ký và nhờ một người khác sử dụng máy ghi
âm. Không được ỷ lại vào máy ghi âm mà nhất thiết phải dịch bản tốc ký cho khẩn trương,
kịp lập xong bản ghi nhớ hay biên bản cuộc họp càng nhanh càng tốt.
3. Trình bày các nguyên tắc để tổ chức thành công các cuộc họp.
1. Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo
2. Không để cuộc họp kéo dài
3. Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp 4. Nên họp đúng giờ
5. Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn
6. Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp 7. Không nói xấu nhau
8. Gặp gỡ sau buổi họp
Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo: cần chuẩn bị tốt các phương tiện, thiết bị cần thiết cho
cuộc họp. Nếu là người điều hành cần chuẩn bị trước các vấn đề có liên quan, dự kiến lOMoARc PSD|36215725
những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, thu thập thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.
Không để cuộc họp kéo dài: không nên để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết vì sẽ làm
ảnh hưởng đến thời gian giải quyết các công việc khác. Nếu cuộc họp kéo dài trên 2 giờ
nên có thời gian để nghỉ giải lao. Nếu chưa thống nhất được vấn đề thì để kỳ họp sau giải quyết tiếp.
Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp: người điều hành cuộc họp nên
có thảo luận sơ bộ với các đồng nghiệp về nội dung cuộc họp. Điều này giúp buổi họp có
hiệu quả hơn, tránh có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau, dễ dẫn đến thất bai.
Nên họp đúng giờ: nếu có bộ phận hay cá nhân nào đến muộn hãy cứ bắt đầu cuộc họp
đúng giờ, tránh chờ đợi, như thế tạo thành thông lệ không hay. Trong lúc diễn ra cuộc họp,
người điều hành cần bám sát giờ giấc đã đặt ra trong chương trình.
Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn: điều hành
cuộc họp, nêu câu hỏi.
Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp: hãy quan sát những dấu hiệu phi ngôn ngữ
để nắm được không khí của buổi họp, cần ngăn chặn những tranh cãi ngoài lễ hay trao đổi riêng.
Không nói xấu nhau trong cuộc họp: không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về người
khác, nhất là những người không tham dự cuộc họp. Cần phân biệt nói xấu và đóng góp ý
kiến. Góp ý luôn mang tính xây dựng và chân thành, nói xấu mang tính nhỏ nhen và thành kiến.
Gặp gỡ sau buổi họp: sau cuộc họp nên gặp gỡ nói chuyện thân mật với mọi người, đánh
giá cao ý kiến của họ. Hãy làm cho các thành viên thấy rằng họ thật sự cần thiết, có ích cho
cuộc họp để họ nhiệt tình tham gia những cuộc họp sau. CHƯƠNG 7: lOMoARc PSD|36215725
1. Khái niệm văn bản, phân loại và quy trình soạn thảo văn bản.
Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin
từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết.
Văn bản được chia thành hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản
hành chính. Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy
phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp
hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức
khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan.
Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại: văn bản hành chính cá biệt (quyết
định, chỉ thị), văn bản hành chính thông thường có tên loại (thông cáo, thông báo, chương
trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công điện, giấy
chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy
biên nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển) văn bản hành chính thông thường không có tên loại
(công văn mời họp, chỉ đạo, đề nghị, chất vấn, yêu cầu, hướng dẫn, trả lời, đôn đốc).
Văn bản pháp quy (Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, thông tư, chỉ
thị, điều lệ, quyết định, quy định)
Quy trình soạn thảo văn bản:
1. Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hoá
2. Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo
3. Duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan ký
4. Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) soát lại văn bản trình ký
5. Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “nơi nhận” và làm các thủ tục
vănthư phát hành và lưu giữ văn bản
2. Những qui định chung về soạn thảo văn bản. lOMoARc PSD|36215725
Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất trong văn bản ( đặc biệt đối với các văn
bản quản lý nhà nước thì nội dung càng quan trọng). Khi soạn thảo văn bản phải đặc biệt
chú ý các quy định về nội dung văn bản: 1.
Nội dung văn bản phải phù hợp với quy định văn bản của cơ quan nhà nước
vàkhông trái với quy định trong văn bản của cơ quan cấp trên, văn bản quy phạm pháp luật
trái với hiến pháp và trái với văn bản luật ... phải được cơ quan nhà nước thẩm quyền bãi
bỏ hoặc định chỉ việc thi hành. 2.
Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: nếu không sẽ không có giá trị pháplý. 3.
Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: đối với văn bản quyphạm
pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của cơ quan quản lý nhà nước đã được
phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý. Đối với văn bản
thông thường, các cơ quan doanh nghiệp có thể ban hành để phục vụ cho công
việc quản lý, điều hành, giao dịch. 4.
Văn bản phải được đảm bảo tính khả thi: nếu là văn bản pháp luật thì phải
phùhợp với một nội dung và vấn đề mà lĩnh vực văn bản đó điều chỉnh. 5.
Văn bản phải được trình bày bằng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ:
đâylà phong cách dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước. CHƯƠNG 8:
1. Phân tích các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng.
- Bước 1. Xác định mục đích của quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp
- Bước 2. Thu thập thông tin về nhà cung ứng: thu thập thông tin tên nhà cung cấp, địa chỉ, sản
phẩm/dịch vụ, giá cả, uy tín, chất lượng, phương thức thanh toán…
- Bước 3. Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu lOMoARc PSD|36215725
- Bước 4. Lập tiêu chí đánh giá: xác định các tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung cấp như
chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, chăm sóc khách hàng, uy tín,
kinh nghiệm, tư cách pháp nhân, mối liên hệ giữa nhà cung cấp và nhà sản xuất, năng lực
cung cấp đúng chủng loại, chất lượng, …
- Bước 5. Tiến hành đánh giá nhà cung ứng: dùng phương pháp cho điểm, cho điểm có trọng
số, hoặc phương pháp chuyên gia.
- Bước 6. Lập danh sách nhà cung ứng chính thức, trình lãnh đạo phê duyệt.
Lập hồ sơ theo dõi nhà cung cấp đưa cho lãnh đạo xem xét, lựa chọn và ký duyệt.
Quản lý danh mục nhà cung cấp: mã, mã số thuế tên, địa chỉ, số tài khoàn, phương thức thanh toán.
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp: để tiết kiệm tài chính, cải thiện chất lượng tạo điều
kiện thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp.
2. Tại sao phải xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng?
Đánh giá, lựa chọn được NCC sản phẩm/ dịch vụ văn phòng phù hợp.
Giúp tài liệu hóa một cách rõ ràng các hành động cần thiết tiến hành để lựa chôn NCC sản
phẩm/ dịch vụ văn phòng
GIúp thông đạt dễ dàng, giúp nhân viên thực hiện công việc thuận lợi.
Là tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
BÀI TẬP VẬN DỤNG:
Viết chương trình một cuộc họp/ hội nghị. Hướng dẫn:
- Yêu câu nêu đúng trình tự tiến hành, thời gian, người thực hiện, địa điểm. -
Trình bày dạng bảng
Viết bảng công tác chuẩn bị cho một công việc. Hướng dẫn:
- Chỉ viết phần công tác chuẩn bị (không viết kế hoạch đầy đủ) lOMoARc PSD|36215725
- Yêu cầu nêu đúng được trình tự công việc chuẩn bị, người chuẩn bị, deadline.
- Trình bày dạng bảng.