Chương 1: Thông Tin và Quản Lý Tổ Chức | Môn Hệ thống thông tin quản lý - Đại học Kinh Tế Quốc Dân

lOMoAR cPSD| 61229936
I, Thông tin dưới góc độ quản lý 1, Thông tin và dữ liệu
- Dữ liệu (Data): những sự kiện hoặc các quan sát về các hiện tượng vật lý
hoặc các giao dịch kinh doanh, những phản ánh khách quan về thuộc tính
(đặc điểm) của cơ thể như người, địa điểm hoặc các sự kiện, có thể ở dạng số
hoặc văn bản, bản thân dữ liệu thường chưa mang tải giá trị thông tin, khi
các yếu tố này được tổ chức và sắp xếp theo 1 cách có nghĩa thì chúng trở thành thông tin
- Thông tin (Information): 1 bộ các dữ liệu được tổ chức theo 1 cách sao cho
chúng mang lại 1 giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của bản thân các dữ kiện đó.
- để tổ chức dữ liệu thành thông tin cần sử dụng các quy tắc và mqh giữa các dữ liệu
DỮ LIỆU → QUÁ TRÌNH XỮ LÝ → THÔNG TIN
- việc biến đổi dữ liệu thành thông tin: 1 quá trình, 1 tập hợp các công việc có
quan hệ logic với nhau để đạt được 1 kết quả đầu ra mong muốn. qtrinh xử
lý dữ liệu có thể thực hiện thủ công hoặc tự động với sự trợ giúp của máy tính
- Tri thức: nội dung của các quy tắc, các hướng dẫn và các thủ tục được sử
dụng để chọn, tổ chức và xử lý dữ liệu sao cho phù hợp với 1 công việc cụ
thể. thông tin là những dữ liệu được chuyển đổi thành dạng có giá trị sd hơn thông qua vc sd tri thức
- thông tin quản lý: thông tin mà có ít nhất 1 cán bộ quản lý cần hoặc có ý
muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình - mục đích việc sd thông tin trong tổ chức: - lập kế hoạch - kiểm soát - ghi nhận các giao dịch - đo lường năng lực
- hỗ trợ ra quyết định - tri thức kinh doanh
- hiểu biết về khách hàng, đối tác kinh doanh, môi trường cạnh tranh, và về
bản thân hoạt động của doanh nghiệp lOMoAR cPSD| 61229936
- Giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định hiệu quả thường mang tầm chiến lược
- Giúp doanh nghiệp trích rút những ý nghĩa đích thực của thông tin nhằm
thực hiện các bước đi mang tính sáng tạo và tạo ra uy thế cạnh tranh của mình.
2, Các đặc trưng của thông tin có giá trị:
- Tính chính xác: thông tin ko chứa lỗi
- Tính đầy đủ: thông tin chứa mọi dữ kiện quan trọng
- Tính kinh tế: thông tin có giá trị mang lại cao hơn chi phí tạo ra nó
- Tính mềm dẻo: thông tin có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau
- Tính tin cậy: phụ thuộc vào nhiều yếu tố: phương pháp thu thập dữ liệu,
nguồn gốc của thông tin,....
- tính phù hợp: có đến đúng đối tượng, có mang lại giá trị sử dụng cho đối tượng hay ko
- tính đơn giản: thông tin đến tay đối tượng cần ở dạng đơn giản, ko quá phức tạp
- tính kịp thời: thông tin đến tay cần đúng thời điểm
- tính kiểm tra được: cho phép người ta kiểm định để chắc chắn nó hoàn toàn chính xác
- tính dễ khai thác: những thông tin có thể tra cứu dễ dàng đối với những
người sd có thẩm quyền, theo đúng dạng, vào đúng thời điểm mà họ cần lOMoAR cPSD| 61229936
- tính an toàn: thông tin cần được bảo vệ trước những người sử dụng ko có thẩm quyền
3, giá trị của thông tin
- giá trị của thông tin được thể hiện ở: thông tin đó giúp các nhà quản lý đạt
được mục tiêu của tổ chức như thế nào
- có thể đo được thông qua: tgian cần đề ra một quyết định, lợi nhuận tăng thêm cho tổ chức
II, Tổ chức dưới góc độ quản lý
1, Hệ thống: Là tập hợp các bộ phận có quan hệ với nhau, phối hợp nhau => đạt
được mục tiêu chung thông qua việc thu nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra các kết
quả đầu ra trong một quá trình chuyển đổi có tổ chức
2, Tổ chức: Là hệ thống: con người và các nguồn lực khác nhằm thực hiện mục tiêu.
Phân hệ của tổ chức dưới góc độ quản lý:
- phân hệ tác nghiệp: Các hoạt động tác nghiệp biến đổi các yếu tố đầu vào
thành các sản phẩm đầu ra
- phân hệ quản lý: kiểm soát và điều khiển hoạt động của tổ chức, được cấu thành từ 2 phân hệ:
- phân hệ thông tin: Thu thập tất cả thông tin liên quan đến tổ chức và các hoạt
động của nó → cung cấp một bức tranh tức thời về tổ chức thông qua hệ thống báo cáo
- phân hệ ra quyết định: Thức hiện chức năng ra quyết định đối với phân hệ
tác nghiệp, dựa trên cơ sở thông tin do HTTT cung cấp
3, Các mô hình cấu trúc tổ chức
Cấu trúc giản đơn: Chủ giữ hầu hết quyền lực và trách nhiệm về chiến lược và
chiến thuật, ít cán bộ, không có sự phân cấp quản lý, công vc ko chuyên biệt hóa và ít thay đổi
Cấu trúc hành chính: quyền lực tập trung trong việc ra quyết định và liên lạc chính
thức trên toàn tổ chức, các quy trình thủ tục quy chuẩn, các quy tắc và luật lệ chặt chẽ. lOMoAR cPSD| 61229936
Cấu trúc quan chế chuyên môn: thuê các nhà chuyên môn và cho họ quyền kiểm soát công việc
Cấu trúc phân quyền: bao gồm nhiều thực thể tự trị
Cấu trúc nhóm dự án: phối hợp các chuyên gia và những dự án nhỏ dựa trên yêu cầu của thị trường
III, Quản lý một tổ chức
1, Sơ đồ quản lý tổ chức lOMoAR cPSD| 61229936
Đặc điểm các mức quản lý trong tổ chức
Thông tin quản lý: thông tin mà có ít nhất 1 cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn
dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình - 3 mức quyết định
mức chiến lược - tổng giám đốc, chủ tịch lOMoAR cPSD| 61229936
mức chiến thuật - trưởng phòng tổ chức, trưởng phòng marketing
mức tác nghiệp - đốc công, trưởng nhóm, thủ kho
2, Tính chất của thông tin theo mức ra quyết định
Đặc trưng Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược thông tin Tần suất đều đặn, lặp lại
phần lớn là thường kỳ, đều sau 1 kỳ dài, hoặc trong đặn trường hợp đặc biệt Tính độc lập
dự kiến trước đc dự đoán sơ bộ, có thông tin
chủ yếu ko dự kiến trước đc của kết quả bất ngờ
Thời điểm quá khứ và hiện tại hiện tại và tương lai
dự đoán cho TL là chính Mức chi tiết rất chi
tiết tổng hợp, thống kê tổng hợp, khái quát Nguồn trong tổ chức trong và ngoài tổ chức
ngoài tổ chức là chủ yếu Tính cấu trúc cấu trúc cao
chủ yếu là có cấu trúc, 1 số phi cấu trúc cao
3, Các đầu mối thông tin đối với 1 tổ chức DN lOMoAR cPSD| 61229936 phi cấu trúc Độ chính xác rất chính xác
1 số dữ liệu có tính chủ quan mang nhiều tính chủ quan Cán bộ sử
giám sát hoạt động tác
cán bộ quản lý trung gian
cán bộ quản lý cấp cao dụng nghiệp
DN là các tổ chức quan trọng và chiếm tỉ lệ lớn trong các tổ chức kinh tế XH của 1
XH có nền kte thị trường
- Nhà nước và cơ quan cấp trên: một tổ chức trong 1 qgia phải chịu sự quản lý
của Nhà nước. mọi ttin mang tính định hướng (luật thuế, luật môi trường,
quy chế bảo hộ,...) là những ttin mà bất kỳ 1 tổ chức nào cx phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên
- Khách hàng: ttin về KH là tối quan trọng lOMoAR cPSD| 61229936
- DN cạnh tranh: bt về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công việc hàng ngày của các DN hiện nay
- DN liên quan: các DN sxuat hàng hóa có lquan (hàng hóa bổ sung/ hh thay
thế) là đầu mối ttin quan trọng
- DN sẽ cạnh tranh: muốn DN tồn tại trong tgian dài, nhà qly cần có ttin về
những đối thủ sẽ xuất hiện