Chương 1: tổng quan về hệ thống thông tin kế toán môn Hệ thống Thông tin trong Kế toán| Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Giới thiệu
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) giúp tổ chức thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu và cung cấp
thông tin hỗ trợ ra quyết định.
AIS đóng vai trò quan trọng trong chiến lược tổ chức và chuỗi giá trị doanh nghiệp
Một hệ thống gồm nhiều thành phần có liên quan, tương tác để đạt mục tiêu chung.
Một tổ chức là một hệ thống, trong đó mỗi bộ phận là một hệ thống con.
Sự thay đổi trong hệ thống con có thể ảnh hưởng đến các bộ phận khác và toàn bộ tổ chức.
Xung đột mục tiêu: Khi mục tiêu của hệ thống con mâu thuẫn với mục tiêu chung.
Tương thích mục tiêu: Khi hệ thống con vừa đạt được mục tiêu của mình vừa đóng góp cho tổ chức.
Dữ liệu: Các sự kiện được thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý.
Thông tin: Dữ liệu đã qua xử lý, tổ chức để hỗ trợ ra quyết định.
Một tổ chức cần thu thập dữ liệu về:
Hoạt động kinh doanh (VD: giao dịch bán hàng, ngày tháng, số lượng).
Nguồn lực bị ảnh hưởng (VD: sản phẩm, dịch vụ, giá bán).
Những người tham gia (VD: khách hàng, nhân viên).
Các đặc tính của thông tin hữu ích: có liên quan, đáng tin cậy, tính đầy đủ, tính kịp thời,
có thể hiểu được, có thể kiểm chứng, và có thể truy cập o*Giá trị của thông tin
Giá trị thông tin = Lợi ích thông tin mang lại – Chi phí tạo ra thông tin.
Lợi ích của thông tin: Giúp ra quyết định chính xác hơn, giảm rủi ro, lập kế hoạch hiệu quả.
Chi phí của thông tin: Bao gồm thời gian, nhân lực, công nghệ để thu thập, xử lý, lưu trữ và phân tích.
Nếu chi phí tạo thông tin cao hơn lợi ích mang lại, thì thông tin đó không có giá trị.
Tác động của công nghệ thông tin (CNTT)
CNTT giúp xử lý và chọn lọc thông tin hiệu quả hơn.
Tránh tình trạng quá tải thông tin, gây khó khăn trong ra quyết định.
Ví dụ: Walmart sử dụng hơn 500 terabyte dữ liệu để phân tích hành vi khách hàng, tối ưu
hàng tồn kho, nâng cao hiệu quả vận hành.
1.2. Nhu cầu thông tin và vai trò của quy trình kinh doanh
Tất cả các tổ chức cần thông tin để ra quyết định hiệu quả.
Quy trình kinh doanh là tập hợp các hoạt động có liên quan, được thực hiện bởi con
người, máy tính hoặc thiết bị để đạt được mục tiêu cụ thể.
Để quyết định hiệu quả, tổ chức cần:
Xác định các quyết định quan trọng.
Xác định loại thông tin cần thiết.
Tìm cách thu thập và xử lý dữ liệu phù hợp.
Quy trình kinh doanh và thông tin có mối liên hệ chặt chẽ, thông tin được thu thập và xử
lý dựa trên hoạt động của doanh nghiệp. 1.2.1. Nhu cầu thông tin
Để đưa ra các quyết định hữu hiệu, DN tiến hành:
1) Xác định những quyết định quan trọng cần đưa ra.
2) Xác định thông tin cần thiết để đưa ra quyết định.
3) Xác định cách thu thập, xử lý dữ liệu cần để đưa ra thông tin đó. 1.2.2. Quy trình kinh doanh.
Giao dịch: Là một thỏa thuận giữa hai thực thể để trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc sự
kiện kinh tế có thể đo lường.
Ví dụ: Bán hàng, mua hàng tồn kho, trả lương.
Xử lý giao dịch: Bắt đầu từ thu thập dữ liệu giao dịch và kết thúc bằng việc tạo ra
thông tin đầu ra (VD: báo cáo tài chính).
- Quy trình kinh doanh (chu trình nghiệp vụ) gồm:
1) Chu trình doanh thu: trao hàng - nhận tiền
2) Chu trình chi phí: nhận hàng - trao tiền
3) Chu trình sản xuất: trao nhân công, NVL - nhận sản phẩm hoàn thành
4) Chu trình nhân sự: trao tiền - nhận nhân sự
5) Chu trình tài chính: trao tiền - nhận tiền
1.3. Hệ thống thông tin kế toán
- Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là công cụ cung cấp thông tin kế toán, giúp thu thập, ghi
nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu để hỗ trợ quá trình ra quyết định.
- AIS có thể là một hệ thống thủ công bằng giấy và bút chì, một hệ thống phức tạp sử dụng
công nghệ CNTT mới nhất hoặc một cái gì đó kết hợp cả hai.
- Dù phương thức nào, AIS vẫn tuân theo quy trình gồm: thu thập, ghi nhận, xử lý, lưu trữ và
báo cáo thông tin, với các công cụ hỗ trợ như giấy bút hoặc phần mềm máy tính. 6 thành phần của AIS:
Người sử dụng hệ thống
Quy trình và hướng dẫn thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu về tổ chức và hoạt động kinh doanh
Phần mềm xử lý dữ liệu
Cơ sở hạ tầng CNTT (máy tính, thiết bị, mạng)
Hệ thống kiểm soát nội bộ và bảo mật dữ liệu
AIS thực hiện ba chức năng kinh doanh quan trọng:
Thu thập và lưu trữ dữ liệu về hoạt động, nguồn lực và nhân lực của tổ chức
Chuyển đổi dữ liệu thành thông tin phục vụ quản lý và ra quyết định
Cung cấp các biện pháp kiểm soát và bảo vệ tài sản, dữ liệu của tổ chức
1.3.1. AIS giúp tăng giá trị cho một tổ chức như thế nào?
Một AIS được thiết kế tốt có thể làm tăng giá trị của tổ chức bằng cách:
Cải thiện chất lượng và giảm thiểu chi phí của sản phẩm hoặc dịch vụ Nâng cao hiệu quả Chia sẻ kiến thức
Cải thiện hiệu quả của chuỗi cung ứng
Cải thiện cấu trúc kiểm soát nội bộ
Cải thiện việc ra quyết định
Cải thiện việc ra quyết định theo nhiều cách
Giảm sự không chắc chắn
Lưu trữ thông tin về kết quả quyết định trước đó
Cung cấp thông tin chính xác kịp thời
Phân tích dữ liệu bán hàng
1.3.2. Hệ thống thông tin kế toán và chiến lược tổ chức
Ba yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế AIS gồm: Sự phát triển của CNTT Chiến lược kinh doanh Văn hóa tổ chức
- Sự phát triển CNTT có tác động mạnh mẽ đến chiến lược kinh doanh. (Internet giúp cắt
giảm chi phí, hỗ trợ chiến lược chi phí thấp, nhưng cũng làm gia tăng cạnh tranh về giá,
khiến lợi nhuận khó duy trì.)
- Các tiến bộ công nghệ khác, như phân tích dự đoán, giúp doanh nghiệp có lợi thế bằng
cách dự báo xu hướng và ra quyết định tốt hơn. Ví dụ:
FedEx dự đoán phản ứng của khách hàng với thay đổi giá
Blue Cross Blue Shield of Tennessee dự báo nhu cầu chăm sóc sức khỏe
Các nhà phân tích chứng khoán dự đoán xu hướng thị trường
- AIS đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chiến lược kinh doanh bằng cách thu thập và
tích hợp dữ liệu tài chính, phi tài chính để tối ưu hóa hoạt động.
1.3.3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong chuỗi giá trị doanh nghiệp
- Để tạo ra giá trị cho khách hàng, doanh nghiệp thực hiện nhiều hoạt động, tạo thành chuỗi giá trị, bao gồm: Hậu cần đầu vào Hoạt động Hậu cần đầu Tiếp thị & bán hàng Dịch vụ
-Các hoạt động hỗ trợ giúp các hoạt động sơ cấp vận hành hiệu quả, được nhóm thành 4 loại: Cơ sở hạ tầng công ty
Các hoạt động nguồn nhân lực
Các hoạt động công nghệ Hoạt động mua sắm
1.4. Tóm tắt và kết luận tình huống
- Susan và Scott đã phân tích các quyết định quan trọng và thông tin cần thiết để vận hành
S&S hiệu quả. Họ xác định bốn quy trình kinh doanh chính: Quy trình doanh thu Quy trình chi phí Quy trình nhân sự Quy trình tài chính
- Những quy trình này kết nối với hệ thống sổ cái và báo cáo, hỗ trợ lập báo cáo tài chính và báo cáo quản lý khác
- Để vận hành hiệu quả, S&S cần một AIS được thiết kế tốt giúp xử lý dữ liệu về doanh thu,
chi phí, lương, thuế và tài sản cố định. CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Dữ liệu và thông tin khác nhau thế nào?
a. Dữ liệu là đầu ra, thông tin là đầu vào
b. Thông tin là đầu ra, dữ liệu là đầu vào
c. Dữ liệu là những mẩu thông tin có ý nghĩa
d. Không có câu trả lời đúng Đáp án B
2. Điều nào dưới đây không đúng khi nói về đặc tính của thông tin hữu ích? a. Tính đáng tin cậy b. Tính kịp thời c. Không tốn kém d. Tính liên quan Đáp án C
3. Điều nào dưới đây là hoạt động sơ cấp của chuỗi giá trị? a. Mua sắm b. Kế toán c. Hậu mãi d. Quản trị nhân sự Đáp án C
4.Đâu là chức năng của AIS?
a. giảm nhu cầu xác định chiến lược và vị trí chiến lược
b. chuyển dữ liệu thành thông tin hữu ích
c. phân bổ nguồn lực của tổ chức
d. tự động hóa mọi quyết định Đáp án b
9. Một công ty, nhà cung cấp và khách hàng của nó gọi chung là hình thức nào sau đây? a. Chuỗi cung ứng b. Chuỗi giá trị c. Hệ thống ERP d. AIS Đáp án a
10. Một báo cáo cho biết tất cả các nhà cung cấp được phê duyệt đã thực hiện như thế
nào trong 12 tháng trước là thông tin cần thiết nhất trong quy trình kinh doanh nào?
a. Thanh toán nhà cung cấp b. Mua hàng tồn kho c. Bán hàng hóa d. Thanh toán cho nhân viên Đáp án a