Chương 3: Kỹ năng quản lý thời gian môn Phát triển kỹ năng | Trường Đại học Thủy Lợi

lOMoAR cPSD| 58511332
Chương 3: Kỹ năng quản lý thời gian Nội dung chương:
3.1 Khái niệm quản lý thời gian
3.2 Vai trò của quản lý thời gian
3.3 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian
3.3.1 Những nhận thức sai về quản lý thời gian
3.3.2 Không đặt mục tiêu cho bản thân
3.3.3 Không lập danh sách những việc cần làm và những việc cần ưu tiên
3.3.4 Không kiểm soát được những yếu tố gây xao nhãng
3.3.5 Khó khăn trong việc quản lý công việc 3.3.6 Thói quen trì hoãn
3.3.7 Không dành vài phút giải lao
3.4 Các bước quản lý thời gian
3.5 Một số phương pháp quản lý thời gian
3.5.1 Quản lý thời gian theo công thức 5A
3.5.2 Quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhower
3.5.3 Quản lý thời gian theo phương pháp Pomodoro
3.5.4 Quản lý thời gian theo phương pháp PARETO(80/20)
3.1 Khái niệm quản lý thời gian
Quản lý thời gian là việc lên kế hoạch sử dụng thời gian cho các mục
tiêu trong công việc và cuộc sống, đồng thời kiểm soát nó để đem lại hiệu quả cao nhất
3.2 Vai trò của quản lý thời gian
❖ Một số lợi ích khi quản lý thời gian
● Quản lý thời gian giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn
● Quản lý thời gian giúp chúng ta giảm bớt áp lực và sự căng thẳng
● Quản lý thời gian giúp chúng ta có nhiều thời gian cho gia
đình, bạn bè, những việc yêu thích
● Quản lý thời gian giúp chúng ta thành công và hạnh phúc hơn
3.3 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian lOMoAR cPSD| 58511332
3.3.1 Những nhận thức sai về quản lý thời gian
❖ Thứ nhất, làm việc hiệu quả nhất khi bị áp lực: đây chỉ là một sự
bào chữa cho tính hay trì hoãn
❖ Thứ hai, quản lý thời gian tốt cho tất cả các công việc
❖ Thứ ba, quản lý thời gian làm mất sự vui thú và tự do
3.3.2 Không đặt mục tiêu cho bản thân
❖ Việc xác lập mục tiêu giúp chúng ta quyết định đâu là việc đáng
ưu tiên để dành thời gian và đâu là những việc gây lãng phí 3.3.3
Không lập danh sách những việc cần làm và những việc cần ưu tiên
❖ Sự khác biệt giữa việc quan trọng và việc cấp bách
● Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp chúng
ta đạt được mục tiêu của mình
● Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường
đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác
3.3.4 Không kiểm soát được những yếu tố gây xao nhãng
3.3.5 Khó khăn trong quản lý công việc 3.3.6 Thói quen trì hoãn
3.3.7 Không dành vài phút giải lao
3.4 Các bước quản lý thời gian(4 bước)
BƯỚC 1: Xác định các mục tiêu quan trọng của bản thân
Để đảm bảo tính khả thi, cần đặt mục tiêu theo tiêu chí SMART
❖ S(SPECIFIC): Cụ thể: Mục tiêu phải cụ thể, càng cụ thể, rõ ràng
thì khả năng thực hiện được càng cao
❖ M(MEASURABLE): Đo lường được: Mục tiêu phải gắn liền với
các con số, nguyên tắc này đảm bảo mục tiêu của bạn có sức
năng, có thể cân đo, đong, đếm được
❖ A(ACHIEVABLE): Có thể đạt được: Mục tiêu vượt ngoài khả năng
sẽ khiến bạn thiếu tự tin, nản chí bỏ cuộc. Mục tiêu thấp quá, quá
dễ dàng sẽ khiến bạn chủ quan và không có hứng thú khi thực
hiện được. Mục tiêu nên vừa có tính khả thi vừa có tính thách
thức để bạn nỗ lực thực hiện và hài lòng với kết quả khi thực hiện được
❖ R(REALISTIC): Tính thực tế: Khi thiết lập mục tiêu phải tính toán
đến khả năng, vật chất, thời gian, nguồn hỗ trợ,.. Mục tiêu cũng
cần phù hợp với đặc điểm chung của tập thể lOMoAR cPSD| 58511332
❖ T(TIME-BOUND): Có thời hạn
BƯỚC 2: Lập kế hoạch thực hiện các mục tiêu
❖ Có thể lập kế hoạch hàng ngày theo các bước
● Lập danh sách các việc cần làm
● Quyết định trình tự giải quyết các công việc cần làm
● Phân bổ thời gian và tính thời lượng cho từng công việc
● Mô tả kết quả cần đạt được của từng công việc
❖ Khi lập kế hoạch vào cần lưu ý
● Không nên chia quá ít thời gian cho những việc trọng yếu,
chỉ để làm xong nhiều việc hơn trong ngày, vì như thế chúng ta sẽ thất bại
● Đôi khi có những việc chen ngang, có những việc đột xuất
ngoài dự tính, chúng ta đều phải ghi nó ra giấy, để xem xét
và phân bổ lại thời gian
BƯỚC 3: Thực hiện các công việc đã lập kế hoạch
BƯỚC 4: Tổng kết, đánh giá
3.5 Một số phương pháp quản lý thời gian
3.5.1 Quản lý thời gian theo công thức 5A
❖ AWARENESS: Nhận biết: Xác định mục tiêu và công việc quan trọng
❖ ANALYSE: Phân tích điều cần làm: Liệt kê các mốc thời gian cần
sử dụng, những điều cần làm và những điều làm mất thời gian
❖ ATTACK: Kẻ cắp thời gian: Loại bỏ các việc không quan trọng và
làm mất thời gian của mình
❖ ASSIGN: Lập thứ tự ưu tiên: Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên
❖ ARRANGE: Lập kế hoạch
3.5.2 Quản lý thời gian theo phương pháp Eisenhower(4 phần) ❖
P1: Việc quan trọng và khẩn cấp(cần đầu tư 15-20% thời gian):
Những công việc thuộc P1 cần phải làm ngay, thường bao gồm các công việc:
● Không đoán trước được thời điểm xảy ra: chăm sóc người
thân bị ốm, cuộc họp khẩn cấp, email công việc có liên quan
đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng,..
● Đoán trước được thời điểm xảy ra: ngày cưới, sinh nhật, lễ kỷ niệm,... lOMoAR cPSD| 58511332
● Những công việc không đoán trước được và đoán trước
được thời điểm xảy ra yêu cầu làm ngay lập tức, riêng các
công việc tồn đọng do lười và thói quen trì hoãn có thể giảm
thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P2
❖ P2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp(60-65%): Không yêu
cầu làm ngay nhưng phải làm hết vì chúng quan trọng. Cần bỏ ra
nhiều thời gian nhất để hoàn thành Khi đang làm việc P2 mà có
P1 xuất hiện thì phải làm P1 trước
❖ P3: Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp(10-15%): Các công
việc trong phần này không góp phần vào việc hoàn thành mục
tiêu. Cách tốt nhất là giải quyết càng nhanh càng tốt, có thể ủy
quyền cho người khác, đồng thời học cách nói “không”,..
❖ P4: Việc không quan trọng và không khẩn cấp(5%): Những việc gây lãng phí thời gian
Cách quản lý thời gian hiệu quả khi sử dụng ma trận Eisenhower:
● Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu tuy nhiên
cần đặt câu hỏi điều gì chúng ta cần làm đầu tiên
● Cố gắng 8 mục tiêu chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu một
thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng trước
● Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống
cá nhân, tuy nhiên, mỗi cá nhân có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần,.
● Đừng để những người khác khiến chúng ta bị phân tán. Bạn
là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc
3.5.3 Quản lý thời gian theo phương pháp Pomodoro
❖ Tác giả: Francesco Cirillo và năm 1980, Pomodoro nghĩa là quả cà chua trong tiếng Ý
❖ Lợi ích của Pomodoro:
● Tăng hiệu quả công việc lên rất cao
● Hình thành thói quen quản lý thời gian hiệu quả
● Giảm thiểu mệt mỏi ● Hoàn thành mục tiêu
❖ Các bước thực hiện phương pháp Pomodoro
● Quyết định công việc sẽ làm lOMoAR cPSD| 58511332
● Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc (25 phút cho 1 Pomodoro)
● Tập trung làm 1 việc duy nhất cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro
● Nghỉ ngắn từ 3-5 phút giữa các Pomodoro
● Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15-30 phút ❖ Lưu ý:
● Trong 1 Pomodoro, nếu bị gián đoạn thì thời gian sẽ được tính lại từ đầu
● Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian
● Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, cần kiểm
tra lại và tối ưu hóa công việc cho đến khi hết Pomodoro đó
● Trong khoảng thời gian nghỉ, cần nghỉ ngơi thực sự, khi nghỉ
tránh liên quan đến mạng xã hội
❖ Francesco Cirillo đề xuất chiến lược để tránh những việc gây nhiễu:
● Inform: thông báo cho mọi người biết là mình đang bị xao nhãng
● Negotiate: thương lượng với đồng nghiệp về thời gian sẽ
dành để xử lý, giải quyết vấn đề họ đưa ra
● Schedule: có kế hoạch theo sát các yếu tố gây xao nhãng để loại bỏ ngay lập tức
● Call back: Quay lại với vấn đề gây xao nhãng ngay khi
chúng ta đã sẵn sàng để xử lý nó hoặc đã hoàn thành Pomodoro
3.5.4 Quản lý thời gian theo phương pháp PARETO(80/20)
❖ Tác giả: Nhà kinh tế học Vilfredo Pareto ❖ Các thực hiện
● Xác định đối tượng ưu tiên: nhân tố quan trọng nhất trong
quản lý và tối ưu hóa thời gian ● Sắp xếp lịch trình tối ưu hơn:
● Thiết lập và sửa đổi mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh
● Thiết lập sự công bằng giữa nỗ lực và đãi ngộ