Tài liệu sưu tầm. Chương 8-Kiếm soát
Tài liệu sưu tầm. Chương 8-Kiếm soát. Tài liệu tổng hợp được sưu tầm, mời các bạn tham khảo
Môn: Tài liệu Tổng hợp 3.6 K tài liệu
Trường: Tài liệu khác 3.9 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
CHƯƠNG 8 KIỂM SOÁT Nhóm 12
GV Hướng dẫn: TS Nguyễn Kim Nam Thành viên
NGUYỄN HUỲNH HẢI ĐĂNG PHẠM HẢI YẾN PHẠM LÊ YẾN NHI TRẦN ANH HÀO
NGUYỄN NGỌC MINH THƯ NHÓM 12 8.1. KHÁI NIỆM VÀ CÁC VẤN ĐỀ CỐT LÕI VỀ KIỂM SOÁT
8.1.1. Lịch sử và Định nghĩa
Bối cảnh lịch sử: Khái niệm kiểm soát xuất hiện lần
đầu tiên vào năm 1916 bởi Henri Fayol – cha đẻ của
quản trị học hiện đại.
Trước năm 1975: Tại Việt Nam, thuật ngữ này
thường được dịch là "kiểm tra" (checking).
Giai đoạn hiện đại: Với sự ra đời và phổ biến của
hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, thuật
ngữ đã chuyển dịch từ "kiểm tra" sang "kiểm soát"
(control ing). Sự thay đổi ngôn ngữ này phản ánh
sự thay đổi về bản chất: từ việc chỉ xem xét sai sót
sang việc quản lý toàn diện quá trình để đảm bảo mục tiêu.
Các định nghĩa tiêu biểu:
1.Henri Fayol: Kiểm soát là sự cam kết và xác nhận rằng mọi hoạt động đã thực
hiện đều phù hợp với kế hoạch, nguyên tắc và chỉ thị đã ban hành.
Mục đích: Chỉ ra sai sót để sửa chữa và ngăn ngừa tái diễn.
Nội dung: Kiểm tra việc thực thi so với kế hoạch; thực hiện hành động khắc
phục; rà soát định kỳ các điểm yếu; đảm bảo kế hoạch luôn cập nhật với bối cảnh.
2.Harold Koontz: Kiểm soát là các biện pháp đo lường và khắc phục nhằm đảm
bảo các mục tiêu và kế hoạch của tổ chức được hoàn thành.
3.Robert J. Mockler: Đây là nỗ lực có hệ thống nhằm so sánh kết quả thực tế với
tiêu chuẩn/kế hoạch. Từ đó, xác định mức độ phù hợp và thực hiện hành động
khắc phục để chứng minh nguồn lực đang được sử dụng hiệu quả.
=> ĐỊNH NGHĨA TỔNG QUÁT: Kiểm soát là quá trình xác định thành quả thực tế, so
sánh với tiêu chuẩn nhằm phát hiện sai lệch và nguyên nhân, từ đó đưa ra biện
pháp điều chỉnh để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu. Nó gắn liền với tư tưởng
phòng ngừa, quản lý quá trình và quản trị rủi ro. 8.1.2. Tầm quan trọng của Kiểm soát
1. Đảm bảo thực thi đúng hướng: Kiểm soát là mắt xích cuối cùng khép kín chu trình quản trị.
Nó cho biết tổ chức có đang đi đúng lộ trình đã vạch ra hay không.
2. Thích ứng với biến động và quản trị rủi ro: Môi trường kinh doanh luôn biến động (khách
quan). Kiểm soát giúp nhận diện sớm các rủi ro để có phương án "phòng bệnh hơn chữa
bệnh", thay vì thụ động đối phó.
3. Ngăn ngừa sự đối phó: Nếu thiếu kiểm soát chặt chẽ và sự tham gia của toàn bộ hệ thống
(theo tinh thần TQM - Quản lý chất lượng toàn diện), nhân viên dễ nảy sinh tâm lý đối phó, làm việc qua loa.
4. Cơ sở cho đổi mới và hoàn thiện: Kết quả kiểm soát giúp xác định những giá trị cốt lõi để
tiêu chuẩn hóa, đồng thời vạch ra những điểm yếu cần cải tiến. Đây là tiền đề cho sự phát triển bền vững.
Dù kế hoạch có hoàn hảo, lãnh đạo có tài năng và nhân viên có
động lực, tổ chức vẫn có thể thất bại nếu thiếu hệ thống kiểm soát.
8.1.3. Mối quan hệ biện chứng:
Hoạch định và Kiểm soát
Hoạch định và Kiểm soát được ví như hai mặt của một đồng xu, hay "cặp song sinh"
trong quản trị (Siamese twins of management).
Sự tương đồng và mục đích chung:
Cả hai đều quan tâm đến nhu cầu thị trường và khả năng đáp ứng của tổ chức.
Cả hai đều nhằm mục đích kết nối giữa Cung và Cầu, đảm bảo quy trình vận hành hiệu quả. Phân tích mối liên hệ:
Hoạch định: Thiết lập định hướng, mục tiêu và phân bổ nguồn lực. Nó trả lời câu hỏi:
"Chúng ta muốn đi đâu và đi bằng cách nào?". Hoạch định là việc chính thức hóa
những kỳ vọng tương lai (những gì có thể xảy ra).
Kiểm soát: Đảm bảo kết quả thực tế phù hợp với kế hoạch. Nó trả lời câu hỏi: "Chúng
ta có đang đi đúng hướng không và cần sửa chữa gì?". Kiểm soát đối phó với thực tế
(những thay đổi không lường trước).
Sự khác biệt cốt lõi: Hoạch định dựa trên các giả định và kỳ vọng. Kiểm soát dựa trên
thực tế và các biến cố bất ngờ (máy hỏng, nhân viên ốm, nhà cung cấp chậm trễ. .).
Kiểm soát là công cụ "can thiệp" để đưa con tàu tổ chức trở lại quỹ đạo khi sóng gió ập đến. 8.2. CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT
8.2.1. Kiểm soát Ngăn ngừa (Kiểm soát Trước / Feedforward Controls)
Thời điểm: Diễn ra trước khi hoạt động thực sự bắt đầu.
Bản chất: Mang tính chủ động và phòng ngừa.
Mục tiêu: Đảm bảo mọi nguồn lực đầu vào (nhân lực, vật lực, tài chính) đều
đạt chuẩn và sẵn sàng. Ngăn chặn vấn đề ngay từ khi chúng chưa phát sinh.
Câu hỏi then chốt: "Điều gì cần làm trước khi chúng ta bắt đầu?" Ví dụ điển hình:
1.McDonald's: Kiểm soát chặt chẽ chất lượng thịt bò, bột bánh, màu sắc rau
củ từ nhà cung cấp trước khi nhập kho. Họ thậm chí đào tạo nhà cung cấp
địa phương để đảm bảo nguồn nguyên liệu đạt chuẩn toàn cầu.
2.Tuyển dụng: Kiểm tra kỹ lý lịch, bằng cấp và kỹ năng ứng viên trước khi
nhận vào làm việc để tránh rủi ro nhân sự kém chất lượng.
8.2.2. Kiểm soát Đồng thời (Kiểm soát Trong / Concurrent Controls)
Thời điểm: Diễn ra trong khi hoạt động đang tiến hành.
Bản chất: Mang tính giám sát và điều chỉnh tức thì.
Mục tiêu: Phát hiện sai sót ngay khi chúng vừa xuất hiện để sửa chữa kịp
thời, giảm thiểu hậu quả lan rộng. Hình thức:
Giám sát trực tiếp: Quản lý đi lại, quan sát nhân viên làm việc và hướng
dẫn tại chỗ (MBWA - Management By Walking Around).
Giám sát gián tiếp: Sử dụng camera, cảm biến, hệ thống máy tính theo
dõi dây chuyền sản xuất.
Câu hỏi then chốt: "Chúng ta có thể làm gì để cải thiện những sự việc ngay tức thời?" Ví dụ điển hình:
Hyundai: Sử dụng hệ thống máy tính và robot giám sát từng mối hàn,
từng chi tiết lắp ráp trên dây chuyền. Nếu có lỗi, hệ thống cảnh báo
ngay lập tức để công nhân xử lý.
Thời điểm: Diễn ra sau khi hoạt động đã 8.2.3. Kiểm hoàn tất.
Bản chất: Mang tính thụ động, đánh giá soát Phản kết quả cuối cùng.
Mục tiêu: Đo lường thành quả thực tế so hồi (Kiểm
với tiêu chuẩn. Dù không thể sửa chữa quá
khứ, nhưng nó cung cấp bài học kinh soát Sau /
nghiệm quý giá để cải thiện quy trình cho
lần sau (hoạch định lại). Feedback
Câu hỏi then chốt: "Chúng ta đã thực hiện tốt như thế nào?" Controls) Ví dụ điển hình:
1. Toyota (2010): Sự kiện thu hồi hàng triệu xe
tại Châu Âu do lỗi chân ga là một hành
động kiểm soát phản hồi đau đớn nhưng
cần thiết để bảo vệ uy tín và an toàn, sau
khi sản phẩm đã đến tay khách hàng.
2. Báo cáo tài chính: Các báo cáo lỗ/lãi cuối
năm là hình thức kiểm soát sau điển hình.
8.2.4. Kiểm soát Hiệu suất Tài chính
Đây là mảng kiểm soát đặc thù nhằm đảm bảo sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
Công cụ chính: Ngân sách (Budgeting).
Quy trình: Thiết lập mục tiêu chi tiêu -> Theo dõi thực tế -> So sánh
sai lệch -> Điều chỉnh.
Vai trò: Giúp quản lý dòng tiền, tài sản, chi phí nguyên vật liệu và lợi nhuận.
Trung tâm trách nhiệm (Responsibility Center): Các đơn vị/phòng
ban được giao quyền và chịu trách nhiệm về ngân sách của mình (ví
dụ: Phòng Marketing chịu trách nhiệm ngân sách quảng cáo). 8.3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TIÊU CHUẨN
Quy trình kiểm soát là một vòng lặp khép kín gồm 4 bước cơ bản.
Bước 1: Thiết lập các Mục tiêu và Tiêu chuẩn
Không thể kiểm soát nếu không có thước đo. Bước này
gắn liền với chức năng Hoạch định.
Tiêu chuẩn là những điểm mốc (benchmarks) để đo lường kết quả.
Phân loại tiêu chuẩn:
Tiêu chuẩn định lượng: Đo lường bằng con số cụ thể
(Doanh thu 10 tỷ, lợi nhuận 15%, tỷ lệ phế phẩm < 2%).
Tiêu chuẩn định tính: Đo lường bằng cảm nhận,
đánh giá (Sự hài lòng của khách hàng, thái độ nhân
viên, uy tín thương hiệu).
Tiêu chuẩn vốn/tài chính: ROI, ROA, tỷ lệ nợ/vốn chủ sở hữu.
Lưu ý: Tiêu chuẩn phải cụ thể, đo lường được và thực tế. 8.3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TIÊU CHUẨN
Bước 2: Đo lường Kết quả Thực tế
Nhà quản trị thu thập thông tin về hiệu suất thực tế. Phương pháp:
Quan sát trực tiếp (để đánh giá thái độ, không khí làm việc).
Số liệu thống kê (báo cáo bán hàng, sản lượng). Báo cáo miệng/văn bản.
Yêu cầu: Thông tin phải chính xác, kịp thời và khách
quan. Việc đo lường chính xác giúp dự báo sai sót tiềm ẩn. 8.3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TIÊU CHUẨN
Bước 3: So sánh Kết quả với Tiêu chuẩn
Sử dụng phương trình kiểm soát:
Nhu cầu hành động = Kết quả mong muốn – Kết quả thực tế Phân tích sai lệch:
Sai lệch tích cực: Vượt chỉ tiêu (Ví dụ: Mục tiêu bán
100 xe, thực tế bán 120 xe). -> Cần tìm hiểu nguyên
nhân để nhân rộng hoặc khen thưởng.
Sai lệch tiêu cực: Không đạt chỉ tiêu (Ví dụ: Mục tiêu
lỗi 6%, thực tế lỗi 8%). -> Cần tìm nguyên nhân gốc rễ
(do máy hỏng, nhân viên lười, hay nguyên liệu kém?).
Trong phạm vi cho phép: Sai lệch nhỏ không đáng kể
(dung sai), có thể bỏ qua. 8.3. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TIÊU CHUẨN
Bước 4: Thực hiện Hoạt động Điều chỉnh
Đây là bước biến thông tin kiểm soát thành hành động cụ thể.
Trường hợp 1: Không làm gì cả. Nếu kết quả phù hợp
hoặc sai lệch không đáng kể.
Trường hợp 2: Điều chỉnh hoạt động. Sửa chữa máy móc. Đào tạo lại nhân viên. Thay đổi nhà cung cấp. Tăng cường giám sát.
Trường hợp 3: Điều chỉnh tiêu chuẩn.
Nếu tiêu chuẩn quá cao (không ai đạt được) -> Hạ
thấp tiêu chuẩn cho thực tế hơn.
Nếu tiêu chuẩn quá thấp (ai cũng vượt qua dễ dàng) -
> Nâng cao tiêu chuẩn để tạo động lực.
Lưu ý về tâm lý: Cần tránh chỉ trích tiêu cực. Nên sử dụng
"tăng cường tích cực" (khen thưởng người làm tốt) thay vì
chỉ tập trung phạt người làm sai, để tránh gây bất mãn và suy giảm động lực. 8.4. SỰ THAY
Quản trị hiện đại chứng kiến
sự chuyển dịch mạnh mẽ từ ĐỔI TRONG
mô hình Kiểm soát Quan liêu
sang Kiểm soát Phân quyền. TRIẾT LÝ
Sự thay đổi này phản ánh sự
thay đổi trong cách nhìn nhận KIỂM SOÁT
về con người (từ lười biếng
sang tự giác) và văn hóa tổ chức.
8.4.1. Kiểm soát Quan liêu (Bureaucratic Control)
Đặc điểm: Dựa trên các nguyên tắc cứng nhắc, mệnh lệnh hành chính và quyền lực tập trung.
Cách thức vận hành:
Ban hành quy tắc, chính sách chi tiết cho mọi hành vi.
Giám sát chặt chẽ, soi xét từng li từng tí (micromanagement).
Sử dụng phần thưởng bên ngoài (lương, thưởng, thăng chức) làm động lực chính.
Văn hóa tổ chức thiếu tin tưởng, coi nhân viên là đối tượng cần bị quản lý.
8.4.1. Kiểm soát Quan liêu (Bureaucratic Control)
Ưu điểm: Tạo ra sự thống nhất, kỷ luật cao, dễ quản lý trong môi trường ổn định. Nhược điểm:
Gây ức chế, căng thẳng cho nhân viên.
Triệt tiêu sự sáng tạo.
Dẫn đến hành vi đối phó (chỉ làm đủ để không bị phạt).
Tốn kém chi phí cho bộ máy giám sát.
Đặc điểm: Dựa trên niềm tin, văn hóa doanh
nghiệp và sự tự giác của nhân viên.
Cách thức vận hành: 8.4.2. Kiểm
Hạn chế quy tắc cứng nhắc, chỉ dùng khi thật cần thiết.
Trao quyền (empowerment) cho nhân viên tự soát Phân
quyết định và tự kiểm soát.
Sử dụng giá trị cốt lõi và văn hóa nhóm để
định hướng hành vi (Social control). quyền
Kết hợp phần thưởng bên ngoài với phần
thưởng bên trong (niềm vui công việc, cơ hội
phát triển, sự công nhận).
(Decentralized Ưu điểm:
Tăng tính chủ động và cam kết của nhân viên. Control)
Phát huy tối đa năng lực chuyên môn.
Tổ chức linh hoạt, thích ứng nhanh với thay đổi.
Yêu cầu: Cần xây dựng văn hóa tổ chức mạnh,
tuyển dụng đúng người phù hợp với giá trị của tổ chức.
Tài liệu liên quan:
-
Ung dung game hoa trong cac chien dich MKT
28 14 -
Bao cao Chi so TMDT Viet Nam 2025
30 15 -
Thông tư quy định về việc phân quyền, phân cấp và phân định thẩm quyền quản lý nhà nước về giáo dục cho chính quyền địa phương
32 16 -
Nghị quyết về phát huy các giá trị di sản văn hóa gắn với phát triên du lịch bền vững tỉnh Khánh Hòa đến năm 2025, định hướng đến năm 2030
34 17 -
Quyết định phê duyệt Chiến lược phát triển du lịch Việt Nam đến năm 2030
21 11