Công chứng là gì? Công chứng ở đâu? Ý nghĩa thủ tục công chứng

Công chứng là gì? Công chứng ở đâu? Ý nghĩa thủ tục công chứng
1. Khái niệm công chứng
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác
thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không
trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng
nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công
chứng hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Công chứng là chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết và các giấy tờ từ bản gốc
được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác.
Theo khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014 , Công chứng là việc công chứng viên của một tổ
chức hành nghề công chứng chứng nhận:
+ Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch);
+ Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt
sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch).
Mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Khái niệm khác liên quan: Số công chứng là gì?
 Số công chứng là số thứ tự ghi trong sổ công chứng, kèm theo quyển số, năm thực hiện công chứng và
ký hiệu loại việc công chứng (hợp đồng, giao dịch; bản dịch). Số thứ tự ghi trong sổ công chứng phải ghi
liên tục từ số 01 cho đến hết năm, không được lấy số kèm theo chữ cái; trường hợp chưa hết năm mà sử
dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước.
 Số ghi trong văn bản công chứng là số tương ứng với số công chứng đã ghi trong sổ công chứng.
2. Đặc điểm, ý nghĩa của công chứng
2.1 Công chứng có các đặc điểm
 Công chứng là một hoạt động do công chứng viên thực hiện theo quy định của pháp luật.
 Người yêu cầu công chứng có thể là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc là cá nhân, tổ chức nước ngoài có
yêu cầu thực hiện công chứng các hợp đồng, các giao dịch hoặc các bản dịch.
 Nội dung của việc công chứng là để xác định tính hợp pháp của các hợp đồng, của các giao dịch dân sự.
Xác nhận tính chính xác, tính hợp pháp và không trái với đạo đức xã hội của các bản dịch giấy tờ, của các văn bản.
 Có hai loại giao dịch được công chứng hiện nay là các loại hợp đồng giao dịch bắt buộc phải thực hiện
công chứng theo quy định của pháp luật và những hợp đồng giao dịch do tổ chức, do cá nhân tự nguyện
yêu cầu việc công chứng.
2.2 Ý nghĩa của việc công chứng
Theo quy định của pháp luật, có một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng. Trong
các trường hợp các bên không thực hiện công chứng, hợp đồng đó được coi là vô hiệu và không
có giá trị pháp lý. Thông thường, các giao dịch liên quan đến bất động sản như mua bán, tặng
cho, thế chấp, góp vốn… đều phải công chứng.
Việc công chứng giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự,
thương mại không được công chứng.
3. Các chủ thể tham gia công chứng
Xuất phát từ khái niệm công chứng, ta thấy hoạt động công chứng có sự tham gia của các chủ thể như:
+ Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014,
được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng như: Công dân Việt Nam thường
trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu
chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:
- Có bằng cử nhân luật;
- Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;
- Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành
khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;
- Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
- Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.
+ Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài
+ Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Trong đó:
+ Phòng công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc
Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng).
+ Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức
của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính
bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác).
+ Đối tượng được công chứng là Văn bản công chứng bao gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch
Các văn bản khi được công chứng có giá trị pháp lý kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng
dấu, có hiệu lực thi hành với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực
hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật,
trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác. Những văn bản công
chứng có giá trị chứng cứ; chứng minh và bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy
tờ, văn bản được dịch. (Điều 5 Luật công chứng 2014)
Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng phải là tiếng Việt.
4. Các trường hợp phải công chứng
Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay không có điều luật nào quy định về các trường hợp
bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên mỗi giao dịch khác nhau sẽ có quy định cụ thể về việc công chứng.
Ví dụ theo quy định tại Điều 122 của Luật nhà ở và Điều 430 của Bộ luật dân sự 2015 thì hợp
đồng mua bán nhà ở phải thực hiện công chứng theo quy định.
– Đối với các hợp đồng tặng cho tài sản là nhà ở, bất động sản trừ trường hợp tặng cho nhà tình
nghĩa, nhà tình thương thì phải thực hiện công chứng theo quy định theo quy định tại Điều 122
Luật Nhà ở và Khoản 1 Điều 459 Bộ luật dân sự 2015.
– Các hợp đồng tặng cho bất động sản phải được lập thành văn bản và có công chứng theo quy
định tại Khoản 1 Điều 459 Bộ Luật Dân sự 2015.
– Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất bắt buộc phải công chứng theo quy định tại Điểm a Khoản
3 Điều 167 của Luật Đất đai 2013.
– Ngoài ra di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ phải được công
chứng được quy định cụ thể tại Khoản 3 Điều 630 Bộ Luật Dân sự 2015.
– Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài bắt buộc phải thực hiện công chứng theo quy định tại
Khoản 5 Điều 647 của Bộ Luật Dân sự 2015.
– Văn bản về lựa chọn người giám hộ bắt buộc phải công chứng theo quy định tại Khoản 2 Điều
48 Bộ luật Dân sự 2015.
Ngoài những trường hợp bắt buộc phải công chứng được quy định cụ thể trong một số Luật chuyên
ngành cụ thể thì tùy theo nhu cầu của cá nhân, tổ chức cũng có thể thực hiện công chứng đối với
các hợp đồng, giao dịch khác.
5. Công chứng ở đâu ?
Theo quy định của pháp luật hiện hành người có thẩm quyền công chứng hiện nay là công chứng
viên. Công chứng viên là người đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của Luật Công chứng
và được bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của các tổ chức hành nghề công chứng. Theo quy
định của Luật Công chứng hiện nay thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng
và văn phòng công chứng.
– Văn phòng công chứng chỉ được thành lập mới ở những địa bàn chưa có điều kiện phát triển
được văn phòng công chứng. Phòng công chứng sẽ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành
lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, có con dấu, có tài khoản riêng.
– Phòng tư pháp: Căn cứ theo nhu cầu công chứng ở địa phương thì Sở Tư pháp sẽ chủ trì phối
hợp với sở kế hoạch và đầu tư, sở tài chính, sở nội vụ để xây dựng đề án thành lập phòng công
chứng và trình ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét quyết định.
Trong đề án cần nêu rõ sự cần thiết của việc thành lập văn phòng công chứng, dự kiến về việc tổ
chức, tên gọi, nhân sự và địa điểm đặt trụ sở. Trong thời gian là 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập phòng công chứng thì sở tư pháp phải đăng báo trung ương
hoặc đăng báo địa phương nơi đặt trụ sở của phòng công chứng trong ba số liên tiếp.
Theo đó tổ chức, cá nhân khi muốn thực hiện thủ tục công chứng tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.
Hiện nay đối với một số giao dịch pháp luật không quy định bắt buộc phải công chứng tuy nhiên
việc công chứng sẽ giúp các bên bạn chế được các rủi ro từ những hợp đồng, từ những giao dịch
dân sự, thương mại không được công chứng.
6. Thủ tục thực hiện công chứng
Thủ tục công chứng gồm một số bước sau đây:
Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn (Bản photo và bản gốc
để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ. Nếu thấy đủ điều kiện
thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.
Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao
dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung,
thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó
để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản
hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
7. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng
– Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong
trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa
án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
– Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp
đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
– Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.