Cùng tìm hiểu về chủ đề Rủi ro+ giải quyết - Rủi ro trong sự kiện | Học Viện Phụ Nữ Việt Nam
Cùng tìm hiểu về chủ đề Rủi ro+ giải quyết - Rủi ro trong sự kiện | Học Viện Phụ Nữ Việt Nam được sưu tầm và soạn thảo dưới dạng file PDF để gửi tới các bạn sinh viên cùng tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị cho các buổi học thật tốt. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Nhập Môn truyền thông đa phương tiện
Trường: Học viện Phụ nữ Việt Nam
Thông tin:
Tác giả:
Tài liệu liên quan:
Preview text:
1. Ít người đăng ký Cách xử lý: - Thêm nguồn đẩy traffic - Thêm content mới lạ
- Cắt giảm ghế hội trường, tăng giãn khoảng cách ghế để lối đi thông thoáng hơn và lượng ghế ít hơn 2. Dư luận xấu Cách xử lý:
- Chuẩn bị trước tinh thần và tiêu chí đánh giá phân loại khủng hoảng. Cái nào
cần xử lý thì phải xử lý, cài nào không cần thì kệ.
3. Quá nhiều người đăng ký tham gia Cách xử lý:
Chủ động thuê những địa điểm có thể đổi hội trường hoặc tăng kích thước hội trường.
Sẵn sàng đổi địa điểm nếu lượng khách quá đông hoặc thấy cần thiết. Quan trọng là
sau khi đổi xong phải thông báo cho khách về việc thay đổi địa điểm. Cần đảm bảo
khách tham dự đã nhận được thông và xác nhận lại. Nếu khách không xác nhận lại qua
mail hay tin nhắn thì cần gọi điện cho khách để xác nhận.
4. Diễn giả hủy kèo không đến Cách xử lý:
BTC phải theo sát và update tình hình của diễn giả trong 5 ngày trước khi sự kiện diễn
ra sự kiện. Đôi khi là hỏi thăm, đôi khi là hỏi một cái gì đó liên quan đến sự kiện,
miễn là biết diễn giả vẫn ổn.
5. MC, diễn giả đến muộn Cách xử lý:
Phải có contact với các vị trí quan trọng trong sự kiện vào khung 2h và 1h trước khi sự
kiện diễn ra. Đôi khi là hỏi thăm, đôi khi là hỏi 1 cái gì đó, miễn là biết nhân vật đó vẫn ổn. 6. Diễn giả không đến Tùy từng diễn giả ●
Có trường hợp diễn giả là trung tâm của sự kiện.
Diễn giả không đến thì sự kiện phải hủy. Đưa ra lời xin lỗi và đền bù cho khán giả.
Làm việc với diễn giả để phân rõ vai trò trách nhiệm giải quyết thiệt hại. ●
Có trường hợp diễn giả không quá quan trọng.
Lên trước kịch bản nếu thiếu diễn giả này. Bù đắp bằng việc kéo dài phần chia sẻ của
diễn giả khác hoặc phần Q&A. 7. Khán giả đến muộn
Luôn có plan cho việc khán giả đến muộn: ●
Chuẩn bị video để phát cho hội trường xem. Có thể là video của nhà tài trợ,
video recap các sự kiện cũ, video hài hước liên quan đến topic sự kiện, video
thời sự tại thời điểm sự kiện diễn ra, miễn là giúp khán giả giết thời gian trong lúc ngồi chờ ●
MC có kịch bản thông báo về thời gian bắt đầu để khán giả k phải sốt ruột. Sốt
ruột nhất là không biết phải chờ đến bao giờ 8. Thiếu chỗ ngồi
Luôn xin backup 1 lượng ghế nhất định để bổ sung nếu cần. 9. Thừa chỗ ngồi
Luôn có 1 quản lý hội trường, khi khách đi vào hướng dẫn họ ngồi dồn lên phía trên.
Trước khi chương trình bắt đầu khoảng 10p, cho người đi mời khán giả di chuyển lên
ghế phía trên đầu cho đỡ trống.
10. Sự kiện bị cháy timeline
- Trưởng BTC luôn giữ liên lạc với MC để điều phối nội dung. Nếu có vẻ sắp
cháy timeline, có thể linh hoạt cắt bớt nội dung không quan trọng.
- Luôn làm việc trước với bên cho thuê về tình huống gia hạn thời gian thuê. Có
nhiều trường hợp thời gian thuê thêm tính rất cao, vào trường hợp này thì phải
luôn kết thúc sự kiện đúng giờ.
12. Sự kiện bị thiếu nội dung
Nếu diễn giả nói quá nhanh và còn quá nhiều thời gian, thì lên kịch bản cho phần trò
chơi giữa giờ hoặc Q&A cuối giờ. 13. Khó gửi xe
Nghiên cứu về các hướng mà khách di chuyển đến sự kiện. Có standy và nhân sự
hướng dẫn việc gửi xe và di chuyển lên hội trường. Đặc biệt cần có standy ở những
nơi giao cắt như: chân cầu thang, cửa thang máy, lỗi rẽ,…
14. Thiết bị của sự kiện
Đối với các thiết bị điện như âm thanh và ánh sáng, cần lưu ý đấu một tủ điện dự
phòng để khi có sự cố mất điện vẫn có thể duy trì được thêm vài phút. Đối với hệ
thống màn hình LED, cần có một máy tính hoặc laptop đủ khoẻ để tránh tình trạng
treo máy hay sập nguồn, cùng với đó là vài laptop sẵn sàng để dự phòng cho những sự cố không mong muốn. 15. Thời gian tổ chức
Để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng giờ và suôn sẻ, cần lựa chọn thời gian phù hợp với khách mời mục tiêu.
16. Tài chính khi tổ chức sự kiện
- Xác định phong cách thiết kế sự kiện chủ đạo
- Liệt kê những vật dụng, hạng mục cần có gồm đơn giá, số lượng, nhà cungcấp,
chất lượng.. Bước này giúp người tổ chức dự trù sơ lược kinh phí cho sự kiện
- Luôn dự trù một khoản chi phí cho những rủi ro phát sinh ngoài ý muốn
17. Quản lý an ninh nội bộ
Trong khi diễn ra sự kiện dưới tác động của bia rượu và sự giao tiếp giữa nhiều người
không thể tránh khỏi những va chạm dẫn đến mâu thuẫn, căng thẳng giữa các bên.
Hoặc trường hợp khách mời sử dụng chất kích thích trong sự kiện. Hãy chuẩn bị đội
ngũ bảo an túc trực ở các vực để giám sát và can thiệp kịp thời, không để xảy ra tình
trạng ẩu đả, sử dụng chất kích thích, chất cấm trong sự kiện. Hoặc bạn sẽ đối mặt với
những rủi ro về pháp lý
18. Nguy cơ xảy ra cháy nổ
Đảm bảo rằng trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, các thiết bị chữa cháy đều được
xuất hiện ở trong tầm mắt bạn. Việc sắp xếp người hướng dẫn lối thoát hiểm cũng thật
sự cần thiết. Và chắc chắn đã có thông tin liên hệ đội phòng cháy chữa cháy gần nhất. 19. Rủi ro trong y tế
chuẩn bị 1 đội ngũ y tế có kinh nghiệm xử lý tình huống linh hoạt, túc trực cho đến
khi chương trình hoàn toàn kết thúcNgoài ra, tuỳ vào tình hình thực tế của sự kiện mà
chúng ta sẽ có những giải pháp phòng tránh sự cố y tế đặc thù riêng biệt. Tuy nhiên,
băng bông thuốc đỏ, thuốc đau bụng, cán đỡ y tế, oxy và xe cứu thương là những thứ
bắt buộc không thể thiếu.
20. Chậm tiến độ triển khai các hạng mục
Phân luồng tiến độ hợp lý khi thi công, thường là setup sân khấu, sau đó đến hệ
thống giàn truss, âm thanh ánh sáng, và tiếp theo là màn hình LED, sau khi
xong những cụm chính mới đến các cảnh trí.
Thực hiện đồng thời thi công và tổng duyệt, tức là thời gian tổng duyệt ngay
sau khi thi công xong khu vực sân khấu. Trong lúc tổng duyệt thì thi công các booth khu vực lobby.
Chỉ định 1 nhân sự trong ekip làm việc, giám sát tiến độ và trách nhiệm của các nhà thầu thi công.