2. Trình bày những nội dung cơ bản của hoạt động quản trị nhân lực.
Quản trị nhân lực chịu ảnh hưởng của các yếu tố môi trường nào? Ý
nghĩa của việc nghiên cứu các yếu tố môi trường trong quản trị nhân lực. 1.Khái niệm
Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây
dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao
động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng. 2.Nội dung cơ bản:
Các hoạt động chủ yếu của Quản trị nhân lực Các hoạt động chủ yếu của
Quản trị nhân lực có thể được chia theo 3 nhóm chức năng chủ yếu sau:
a.Nhóm chức năng thu hút (hình thành) nguồn nhân lực:
Khái niệm: Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực là các nhóm chức
năng chú trọng tới vấn đề đảm bảo có đủ số lượng người lao động với các
phẩm chất phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp.
Bao gồm các hoạt động đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân viên về số lượng
cũng như chất lượng. Muốn vậy tổ chức phải tiến hành: kế hoạch hóa nhân
lực; phân tích, thiết kế công việc; biên chế nhân lực: tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí nhân lực.
• Kế hoạch hóa nhân lực: là quá trình đánh giá nhu cầu của tổ
chức về nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu chiến lược và các
kế hoạch của tổ chức và xây dựng các giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu đó.
• Phân tích, thiết kế công việc: là quá trình xác định, xem xét,
khảo sát những nhiệm vụ và những hành vi liên quan đến một
công việc cụ thể. Phân tích, thiết kế công việc thường được sử
dụng để xây dựng chức năng nhiệm vụ và yêu cầu về trình độ kỹ
thuật của công việc làm cơ sở cho công tác tuyển mộ, tuyển
chọn, đào tạo, thù lao... 1
• Biên chế nhân lực: là quá trình thu hút người có trình độ vào tổ
chức, lựa chọn người đáp ứng yêu cầu công việc trong những
ứng cử viên xin việc rồi sắp xếp hợp lý (đúng việc, đúng thời
điểm) nhân viên vào các vị trí khác nhau trong tổ chức.
b.Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Khái niệm:Nhóm chức năng đào tạo, phát triển tập trung vào việc nâng
cao năng lực của người lao động, đảm bảo cho người lao động có đủ kỹ
năng làm việc, trình độ lành nghề để hoàn thành tốt công việc được giao
và tạo điều kiện để người lao động được phát triển tối đa các năng lực cá nhân.
Nhóm chức năng này chú trọng các hoạt động nhằm nâng cao năng lực của
nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong tổ chức có các kỹ năng, trình độ
lành nghề cần thiết để hoàn thành công việc được giao và tạo điều kiện cho
nhân viên phát triển được tối đa các năng lực cá nhân. Bên cạnh việc đào
tạo mới còn có các hoạt động đào tạo lại nhân viên mỗi khi có sự thay đổi
về nhu cầu sản xuất kinh doanh hay quy trình kỹ thuật, công nghệ đổi mới.
c.Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực:
Khái niệm: Nhóm chức năng duy trì là nhóm chức năng tập trung đến
việc ổn định, duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh
nghiệp. Nhóm này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn
nhân lực trong tổ chức. Nhóm chức năng này bao gồm 3 hoạt động: đánh giá
thực hiện công việc và thù lao lao động cho nhân viên, duy trì và phát triển
các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp.
Thông qua hệ thống thù lao lao động và phúc lợi một mặt thúc đẩy nhân viên
làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm. Mặt khác, đây là những
biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì được đội ngũ lao động lành nghề cho doanh nghiệp.
Những công việc chủ yếu của hoạt động này là:
• Đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên. 2
• Xây dựng và quản lý hệ thống thù lao lao động.
• Thiết lập và áp dụng các chính sách, phúc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xã hội...
• Duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp vừa
tạo ra bầu không khí tâm lý xã hội tập thể lành mạnh vừa
giúp cho nhân viên thỏa mãn với công việc của mình.
Hoạt động này bao gồm các công việc:
• Ký kết hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể.
• Giải quyết các tranh chấp, bất bình trong lao động, giải qu
yết kỷ luật lao động.
• Cải thiện điều kiện làm việc.
• Chăm sóc y tế, bảo hiểm và an toàn lao động.
3.Ảnh hưởng của môi trường đến hoạt động quản trị nhân lực
Hiện nay, chúng ta đang sống trong một môi trường luôn thay đổi và thay đổi
với một tốc độ rất nhanh. Các nhà quản lý phải đối mặt với một nhiệm vụ khó
khăn đó là chuẩn bị cho sự thay đổi đồng thời cũng phải thích nghi với những
sự thay đổi đó. Có hai nhóm yếu tố thuộc về môi trường ảnh hưởng đến hoạt
động quản trị nhân lực trong tổ chức:
a..Môi trường bên ngoài: gồm các yếu tố như: khung cảnh kinh tế – chính
trị, dân số và lực lượng lao động trong xã hội, các điều kiện văn hóa – xã hội
chung của đất nước, pháp luật, khoa học kỹ thuật công nghệ, khách hàng, đối
thủ cạnh tranh. Các yếu tố trên đây có ảnh hưởng rất mạnh đến chính sách và
việc thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực của doanh nghiệp. Luật lao
động và sự điều tiết của chính phủ về quan hệ lao động là một trong những
yếu tố có tác động mạnh mẽ nhất đến chính sách nhân sự của doanh nghiệp.
- Yếu tố về kinh tế: Các chỉ tiêu về tăng trưởng, lạm phát luôn ảnh hưởng
đến hoạt động của đơn vị và ảnh hưởng đến công tác quản trị nguồn nhân lực
tại DN đó. Tình hình kinh tế đất nước thay đổi, yêu cầu các DN phải có
những sự điều chỉnh về kế hoạch, chiến lược kinh doanh của mình dẫn đến sự
thay đổi trong các chiến lược và chính sách quản trị nguồn nhân lực của DN. 3
Xu hướng toàn cầu hóa kinh tế trên thế giới đã tạo ra nhiều cơ hội tiếp nhận
công nghệ tiên tiến và mở ra thị trường rộng lớn, nhưng cũng tạo ra các thách
thức lớn, áp lực cạnh tranh từ nước ngoài mà các DN sẽ khó vượt qua nếu
không có sự chuẩn bị trước.
- Yếu tố về môi trường công nghệ, kỹ thuật và thông tin: Sự tiến bộ của
khoa học công nghệ làm cho các DN phải đầu tư vốn cao và tốn kém chi phí
đào tạo nhân lực, đồng thời các DN có thể phải đối diện với việc giải quyết lao động dư thừa.
- Yếu tố môi trường chính trị: Hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như
công tác quản trị nguồn nhân lực trong các DN chịu trách nhiệm trực tiếp bởi
yếu tố pháp luật, chính trị. Hệ thống luật pháp buộc các DN ngày càng phải
quan tâm đến quyền lợi của nhân viên và môi trường sinh thái.
- Yếu tố về môi trường văn hóa xã hội: Mỗi quốc gia trên thế giới đều có
một nền văn hóa riêng biệt và đặc trưng văn hóa của mỗi nước có ảnh hưởng
đến tư duy và hành động của con người trong đời sống kinh tế xã hội của
nước đó. Do vậy, các vấn đề thuộc về văn hóa- xã hội như: lối sống, nhân
quyền, dân tộc, khuynh hướng tiết kiệm và tiêu dùng của các tầng lớp dân cư,
thái độ đối với chất lượng cuộc sống, vai trò của phụ nữ trong xã hội... có ảnh
hưởng nhất định đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN nói chung và
hoạt động quản trị nguồn nhân lực nói riêng.
Nghiên cứu, cập nhật thường xuyên tình hình thị trường lao động phải là mối
quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị nhân lực, đặc biệt là chính sách tiền
lương và đào tạo. Nghiên cứu thị trường lao động sẽ góp phần hoàn thiện
chính sách quản trị nguồn nhân lực mới đạt hiệu quả cao.
- Mức độ cạnh tranh trên thị trường: Trong nền kinh tế thị trường, nhà
quản trị không phải chỉ cạnh tranh về sản phẩm mà còn cạnh tranh về nhân
sự. Nhân sự là cốt lõi của hoạt động quản trị. Để tồn tại và phát triển không có
con đường nào bằng con đường quản trị nhân sự một cách có hiệu quả. Nhân
sự là tài nguyên quý giá nhất, vì vậy DN phải giữ gìn, duy trì và phát triển. Để
thực hiện được điều này các DN phải có chính sách nhân sự hợp lý, phải biết 4
lãnh đạo, động viên, khen thưởng kịp thời. Ngoài ra, DN phải có chế độ tiền
lương đủ giữ nhân viên làm việc với mình, cải thiện môi trường làm việc, cải
thiện phúc lợi. Nếu DN không thực hiện tốt chính sách nhân sự thì đối thủ
cạnh tranh sẽ lợi dụng, lôi kéo những người có trình độ và như vậy DN sẽ mất nhân tài.
b.Môi trường bên trong: gồm các yếu tố như sứ mạng, mục tiêu, chiến lược
kinh doanh của tổ chức, bầu không khí tâm lý xã hội, đặc điểm nguồn nhân
lực, cơ cấu tổ chức của đơn vị, quan điểm của người lãnh đạo và khả năng tài
chính của doanh nghiệp có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động quản trị nguồn
nhân lực của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Đội ngũ lãnh đạo: Đội ngũ lãnh đạo ảnh hưởng rất nhiều tới công tác quản
trị nguồn nhân lực trong một DN thể hiện qua tư duy phát triển, tầm nhìn, sự
am hiểu, phong cách giao tiếp, qua việc áp dụng các công cụ khích lệ để tạo
ảnh hưởng lên hành vi ứng xử của nhân viên.
Ban lãnh đạo của một DN phải có đủ năng lực và những phẩm chất cần thiết
của nhà lãnh đạo; đồng thời, phải biết lựa chọn những cách thức quản lý phù
hợp, khuyến khích thích hợp để tạo động lực làm việc, nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh. Họ cần sử dụng linh hoạt các phương pháp cùng nghệ thuật
lãnh đạo để sử dụng nhân viên hợp lý với những điều kiện của công việc cũng
như việc bố trí cho phù hợp với chức năng, năng lực và trình độ của họ. Trên
cơ sở đó họ sẽ đạt được những thành công trong công tác quản trị nhân lực tại DN.
- Mục tiêu, chiến lược của DN: Toàn bộ mục tiêu và chiến lược của DN phải
theo đà phát triển của xã hội. Vì vậy, cần phải đầu tư nâng cao trình độ công
nghệ, hiện đại hóa thiết bị sản xuất, đổi mới cải thiện công tác quản lý; đẩy
mạnh công tác nghiên cứu và tiếp thị; tăng cường công tác đào tạo, phát triển
nguồn nhân lực nhằm nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà giữ vững và phát triển
thị phần trong nước, đồng thời xâm nhập thị trường nước ngoài. 5
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là cách sắp xếp bộ máy phòng ban, các mối
quan hệ, các luồng thông tin giữa các công việc, các cấp. Cần phải xác định
được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa những người đảm nhận các công
việc. Thực tế cho thấy, tổ chức tốt bộ máy là yếu tố quan trọng quyết định đến
kết quả kinh doanh của một công ty.
Cơ cấu tổ chức của một DN quy định cách thức quản trị nguồn nhân lực tại
DN đó. Tuy nhiên, dù cho thiết kế được một cơ cấu tổ chức tối ưu mà không
biết cách tuyển chọn những con người phù hợp, trao nhiệm vụ và quyền hạn
cho họ để thực hiện công việc hoặc là không kích thích, động viên họ làm
việc thì cũng không đạt được các mục tiêu. Khi một cơ cấu tổ chức thay đổi,
tăng hoặc giảm cấp bậc, mở rộng hoặc thu hẹp các chức năng, gia tăng quyền
hạn hay thu hẹp quyền hạn... thì công tác quản trị nguồn nhân lực cũng phải thay đổi.
- Chính sách và các quy định của DN: Mọi chính sách, quy định trong DN
đều ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và
hoạt động quản trị nguồn nhân lực nói riêng. Nó quy định về cách bố trí, sắp
xếp, cách tuyển dụng, đào tạo nhân lực, chế độ lương, thưởng, nội quy lao
động... Khi chính sách của DN thay đổi thì ít nhiều cũng ảnh hưởng đến các vấn đề trên.
- Văn hóa DN: Là hệ thống các chuẩn mực về tinh thần và vật chất, quy định
mối quan hệ, thái độ và hành vi ứng xử của tất cả các thành viên trong tổ
chức, phản ánh quá khứ và định hình tương lai cho tổ chức. Văn hóa DN chịu
ảnh hưởng nhiều yếu tố như văn hóa xã hội, chiến lược và chính sách của DN,
phong cách của lãnh đạo... Đặc biệt, hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong
DN là yếu tố quan trọng quy định và phát triển văn hóa tổ chức, đồng thời văn
hóa tổ chức cũng ảnh hưởng đến công tác quản trị của DN đó.
4.Ý nghĩa của việc nghiên cứu các yếu tố môi trường trong quản trị nhân lực. 6
- Nhóm các yếu tố môi trường vĩ mô là những yếu tố bên ngoài có tác động
gián tiếp đến DN. Mặc dù không tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của DN, nhưng mỗi khi có sự biến đổi về nhân khẩu, về thu nhập
dân cư, cơ sở hạ tầng hay sự ra đời của 1 công nghệ mới….đều có những tác
động dây chuyền đến DN. Đồng thời sự khan hiếm hay dồi dào tài nguyên, sự
cởi mở hay bảo thủ của luật pháp đều là những yếu tố mà nhà quản trị phải
quan tâm khi ra quyết định quản trị.
- Nhóm các yếu tố môi trường vi mô luôn có những tác động trực tiếp đến
sự tồn tại của DN, bởi 1 DN sẽ không thể tồn tại được nếu không có người
tiêu thụ sản phẩm, người cung cấp nguyên vật liệu hay không duy trì được vị
thế cạnh tranh so với đối thủ. Đồng thời thông qua việc bảo vệ quyền lợi
riêng, các nhóm có quyền lợi trong QN luôn tìm cách tác động trực tiếp đến
các quyết định QT. Thêm vào đó, sự can thiệp của các cơ quan Chính phủ
nhằm duy trì hiệu lực của luật pháp sẽ có những tác động nhất định, thậm chí
có thể làm cho DN phải đóng cửa.
=>Như vậy, tất cả các yếu tố trên tác động vào DN dù dưới hình thức trực tiếp
hay gián tiếp đều đem lại những hệ quả nhất định đối với hoạt động QT. Mặc
khác các yếu tố này luôn luôn biến đổi không ngừng, do đó đòi hỏi các nhà
quản trị phải có sự sáng tạo trong mỗi quyết định quản trị.
3. Thiết kế công việc là gì? Trình bày nội dung, vai trò và các phương
hướng thiết kế công việc trong doanh nghiệp.
- Khái niệm: Thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các
trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng
như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó. 1.Nội dung:
Quá trình thiết kế công việc rất phức tạp, đòi hỏi phải xem xét nhiều khía
cạnh khác nhau, chẳng hạn như: Sự phù hợp của công việc với mục tiêu của
doanh nghiệp; Tối đa hóa sự nhiệt tình và ham mê làm việc của nhân viên; 7
Việc thực hiện định mức các tiêu chuẩn đặt ra; Sự kết hợp giữa kĩ năng và
trình độ của nhân viên với những yêu cầu của công việc.
Bất kì sự xem nhẹ hay bỏ qua một khía cạnh nào đó đều có ảnh hưởng đến
hiệu quả, năng suất công việc và sự thỏa mãn của nhân viên.
Để thiết kế và thiết kế lại công việc, cặn chia các yếu tố thành 3 loại như sau:
Các yếu tố thuộc về kỹ thuật-công nghệ-tổ chức
- Các yêu cầu kỹ thuật-công nghệ của công việc
- Sự tiếp cận kỹ thuật mới. - Dòng công nghệ
- Thực tế công tác đòi hỏi hay thói quen tốt của nhân viên
Các yếu tố thuộc về môi trường và xã hội
- Khả năng và tính có thể chấp nhận của nhân viên (giờ làm việc, giờ nghỉ
ngơi, sự mong muốn giải trí và học tập)
- Điều kiện lao động, tiện nghi
- Khung cảnh văn hoá xã hội
- Bảo đảm phát triển con người toàn diện
Các yếu tố về hành vi con người
-Tính tự chủ của công việc việc -Tính đa dạng của công -Ý nghĩa của công việc 8
- Nội dung công việc là một tập hợp các hoạt động được thực hiện trong công
việc, bao gồm những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, những phương
tiện, máy móc cần sử dụng, những phản ứng hay hỗ trợ đối với người khác.
- Trách nhiệm với tổ chức là những yêu cầu chung mà tổ chức mong muốn
mọi nhân viên phải thực hiện, chẳng hạn việc tuân thủ những quy định, quy
chế của doanh nghiệp, chấp hành đúng thời gian biểu làm việc. 2.Vai trò:
-Qua phân tích công việc sẽ phát hiện được những tồn tại và sự thiếu hấp dẫn do đó cần
thiết phải thiết kế lại công việc để tăng động cơ làm việc và tăng tính hấp dẫn
của nó. Sau khi chỉ ra tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến sức khoẻ và an toàn lao
động trong quá trình làm việc thì cần thiết phải thiết kế lại để trừ bỏ chúng đi;
-Thiết kế lại công việc, một mặt là để sử dụng những khả năng sẵn có về nhân
lực và phương tiện của doanh nghiệp và mặt khác là sẽ thay đổi mức thù lao
để động viên kịp thời người lao động nâng cao hiệu quả công tác.
-Trong thực tế cùng với sự tiến bộ của KH-KT nhiều nghề mới đã xuất thì
việc thiết kế lại vị trí là một việc làm tất yếu khách quan…
3.Các phương pháp thiết kế lại công việc
Nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động và tăng sự thỏa mãn của
nhân viên trong quá trình làm việc, người ta tiến hành thiết kế hoặc thiết kế lại
công việc theo nhiều cách khác nhau. Năm phương pháp được liệt kê dưới
đây là những phương pháp cơ bản hay được sử dụng nhất.Trong đó, hai
phương pháp làm giàu công việc và nhóm tự quản được đặc biệt coi trọng. a. Chuyên môn hóa 9
Đây là việc phân chia công việc thành các bộ phận nhỏ, đơn giản mỗi
nhân viên chỉ chuyên thực hiện từng bộ phận công việc này. Ưu điểm của các
phương pháp là công việc đơn giản dễ thực hiện, song lại có những nhược
điểm lớn đó là sự buồn chán và sự hạn chế trong phát triển kỹ năng của nhân
viên thực hiện công việc
Hay còn gọi là sự luân chuyển công việc, là sự thường xuyên chuyển
nhân viên từ công việc này đến công việc khác, còn bản thân công việc là
không thay đổi. Luân chuyển công việc khắc phục nhược điểm của sự chuyên
môn hóa và đòi hỏi nhân viên yêu cầu phải có những kỹ năng và trình độ khác
nhau. Điều này làm cho họ bằng lòng hơn, cung cấp cơ hội cho việc phát triển
cá nhân của nhân viên và qua đó mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp.
Còn gọi là mở rộng công việc, là sự mở rộng về mặt số lượng các
nhiệm vụ trong công việc. Phương pháp này cũng đòi hỏi nhân viên phải có
kỹ năng khác nhau và khắc phục được nhược điểm buồn chán trong công việc
tuy nhiên, kiêm nhiều công việc vẫn chưa tính đến tất cả các yếu tố trong nội
dung công việc như đã đề cập ở trên nhằm tạo ra sự thỏa mãn nghề nghiệp của nhân viên.
Làm giàu công việc là quá trình hoàn thiện 5 yếu tố của nội dung công
việc nhằm mục đích nâng cao năng suất công việc, sự tận tụy cũng như sự
thỏa mãn của người lao động. Quan điểm về làm giàu công việc khác với khái
niệm về sự mở rộng công việc.
Mở rộng công việc chỉ đơn thuần là việc tăng thêm nhiệm vụ cho công
việc, trong khi làm giàu công việc có tác dụng làm tăng mức độ khác nhau
công việc và nhóm tự quản đang được đặc biệt coi trọng trong thời gian gần đây. 10
4. Phân tích công việc là gì? Trình bày tác dụng và phương pháp phân
tích công việc. Hãy phân tích và tự mô tả một công việc? Khái niệm :
Công việc là tất cả nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất
cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một nhóm người lao động
Phân tích công việc là quá trình thu thập thông tin nhằm xác định nhiệm vụ,
trách nhiệm, quyền hạn, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, phẩm
chất kỹ năng lao động cần có để thực hiện tốt công việc.
1.Tác dụng của phân tích công việc là:
a. Lợi ích của phân tích công việc đối với quản lý và nhà tuyển dụng
- Phân tích công việc giúp nâng cao trình độ của người quản trị bởi khi
phân tích công việc cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu rõ ràng cụ thể và có
sự chỉ đạo của người quản lý nhân sự để dẫn đến việc quyết định nhân
sự như tuyển dụng, đề bạt, thA lao… chứ không phải nói một cách chung
chung, mơ hồ, thiếu tính nhất quán và không có sự rõ ràng.
- Phân tích công việc giúp người quản trị xác định trách nhiệm, nhiệm
vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc.
- Phân tích công việc giúp người quản trị xác định được mức độ, tính
chất của công việc cũng như mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn
thành công việc của người lao động dễ dàng hơn. Từ đó đưa ra phương
hướng giải quyết, xử lý công việc hay tình huống phát sinh cũng như các
chính sách khen thưởng phA hợp khi người lao động làm việc.
- Phân tích công việc giúp người quản trị xác định điều kiện để tiến hành
công việc hiệu quả nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như sức
lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.
- Phân tích công việc giúp người quản trị xây dựng được mối tương quan
của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân 11
viên hiểu nhau nhiều hơn.
- Phân tích công việc định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn
nhân sự phA hợp và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp công việc phA hợp
với nhân viên thực hiện.
- Phân tích công việc giúp người quản trị xác định nhu cầu đào tạo nhân
viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo, từ đó lên kế hoạch bổ
nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
b. Lợi ích của phân tích công việc đối với người lao động
- Phân tích công việc giúp người lao động biết được khả năng phA hợp
của bản thân với công việc để có thể ứng tuyển và đề xuất mức lương,
các chế độ phA hợp nhất.
- Phân tích công việc giúp người lao động biết được khả năng phA hợp
của bản thân với công việc để có thể ứng tuyển và đề xuất mức lương,
các chế độ phA hợp nhất.
- Phân tích công việc giúp người lao động nắm được phần nhiệm vụ, nội
dung công việc mình làm và chịu trách nhiệm với phần công việc được giao.
- Phân tích công việc giúp người lao động có sự phối hợp và thống nhất
trong quá trình làm việc với đồng nghiệp và cấp trên hơn.
- Phân tích công việc giúp người lao động có sự phấn đấu, nỗ lực trao
đồi và hoàn thiện trình độ chuyên môn để phA hợp với công việc được
giao, đồng thời phấn đấu để nhận mức lương, trợ cấp phục vụ cho nhu
cầu cá nhân và gia đình.
Bên cạnh đó, Phân tích công việc đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết hoàn
thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh.
- Doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc 12
- Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn
- Doanh nghiệp có thể xây dựng chế độ lương thưởng phù hợp và công bằng hơn.
- Doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình đào tạo thiết thực hơn.
-Doanh nghiệp có thể phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự
chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp.
2.Phương pháp phân tích công việc là: 2.1 Quan sát
Đây là phương pháp thực hiện quan sát trên một chỗ làm việc cụ thể tất cả các
nội dung liên quan và cần thiết đối với công việc và người thực hiện nó.
Phương pháp này thường dùng các biểu, bảng mẫu đã lập sẵn và rất thích hợp
đối hợp đối với các công việc chân tay đơn giản. Để khắc phục các hiện tượng
bỏ sót thông tin, người quan sát cần:
- Chú ý quan sát một cách cẩn thận, kỹ lưỡng từng hoạt động, thao tác pháp của người thực hiện.
- Bảo đảm mọi hoạt động quan sát đều được ghi chép
- Có thể hỏi công nhân về những hoạt động không thể quan sát
Ưu điểm: Người quan sát theo dõi bên ngoài, bảo đảm khách quan, sử dụng các biểu bảng để làm
Nhược điểm: Tốn thời gian, chi phí cao, người quan sát thường lúng túng,
hồi hộp, dễ bị phá nhịp làm việc, nếu người quan sát làm việc thiếu trung thực
và nghiêm túc thì kết quả kém chính xác
2.2 Phương pháp phỏng vấn 13
Đây là phương pháp trực tiếp đối thoại, trò chuyện với người đảm nhận công
việc hay những người có liên quan (người giám thị, phụ trách vị trí...) theo
một bản kế hoạch đã lập sẵn. Vấn đề quan trọng là phải biết soạn các câu hỏi
để thu thập đầy đủ các loại thông tin cần thiết, liên quan đến công việc.
Ưu điểm: Do phỏng vấn trực tiếp nên phát hiện được nhiều thông tin toàn
diện với sự giải thích rõ ràng và cụ thể, đáp ứng được yêu cầu của phỏng vấn và có độ tin cậy cao.
Nhược điểm: Đôi khi mang tính chủ quan của người phỏng vấn (chịu sự dẫn dắt của người này).
2.3 Phương pháp lập phiếu điều tra
Ở phương pháp này người đảm nhận vị trí trực tiếp điền vào các phiếu điều
tra, các bảng câu hỏi được lập sẵn.
Ưu điểm: Dễ sử dụng, chi phí không cao, tiêu chuẩn hoá được các kết quả và
có thể thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Nhược điểm: Thiếu sự kiểm tra nội dung của người đi điều tra, dễ mang tính
chủ quan của người trả lời câu hỏi. Phương pháp tự mô tả
Trong thực tế sản xuất chính người nhân viên có thể tự mô tả công viêvj của
mình dưới sự hướng dẫn của nhân viên quản lý nhân lực.
Hiện nay ở các doanh nghiệp người ta thường kết hợp các phương pháp trên
để thu thập thông tin, chẳng hạn như: phỏng vẫn theo câu hỏi điều tra để nhận
xét, ktra thông tin thu được hoặc vừa quan sát vừa phỏng vấn để bổ sung các
thông tin chưa thu được trong quá trình quan sát. 14
Sau khi có đầy đủ thông tin cần thiết, người nhân viên quản lý nhân lực tiến
hành soạn thảo các văn bản mô tả công việc, mô tả chi tiết công việc và tiêu
chuẩn công việc theo các mẫu quy định.
VÍ DỤ MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Chức danh NV quản lý nhân sự
Người quản lý trực tiếp Chủ quán coffee 1.Trách nhiệm:
• Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động liên quan đến nhân sự tại quán coffee.
• Xây dựng và duy trì môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự hợp tác
và tương tác tích cực giữa các bộ phận.
• Đảm bảo việc tuân thủ chính sách và quy định liên quan đến nhân sự,
kế toán, bảo vệ, pha chế và phục vụ.
• Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên toàn quán.
• Quản lý việc đào tạo của quán.
• Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng
nhân viên Quán nghỉ việc.
• Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ nhân viên,
lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Chủ quán.
• Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện trách nhiệm xá hội cho
người lao động theo qui định của quán. 2. Quyền hạn:
• Quản lý và giám sát hoạt động hàng ngày của bộ phận nhân sự, bao
gồm pha chế, phục vụ, kế toán và bảo vệ. 15
• Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên mới và hiện tại.
• Quản lý lịch làm việc, chấm công và quản lý nhân viên nghỉ phép.
• Thực hiện quản lý tài chính nhân sự, bao gồm việc xác nhận lương, thưởng và phụ cấp.
• Quản lý và giám sát thực hiện các tiêu chuẩn an toàn và bảo mật tại quán.
• Giải quyết khiếu nại về nhân sự trong phạm vi cho phép.
• Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự trình Chủ quán xem xét. 3.Báo cáo và ủy quyền:
• Báo cáo trực tiếp cho chủ quán về tình hình hoạt động nhân sự, tài
chính và quản lý tại quán coffee.
• Ủy quyền cho các nhân viên cấp dưới trong việc thực hiện các nhiệm
vụ và trách nhiệm hàng ngày.
• Hỗ trợ và tương tác với các bộ phận khác, bao gồm kế toán, pha chế và
phục vụ để đảm bảo sự hòa hợp trong hoạt động của toàn bộ quán. 4.Tiêu chuẩn:
Độ tuổi: 22 đến 35 tuổi
Trình độ học vấn: tốt nghiệp đại học (ưu tiên ngành quản trị nhân lực, quản trị
kinh doanh, quản lí kinh tế) Kĩ năng:
+ Nắm vững quy định pháp luật (hiểu biết về các quy định pháp luật liên
quan đến nhân sự, lao động và an toàn vệ sinh), chức năng của các bộ phận trong công ty 16
+ Có kĩ năng giao tiếp tốt và ngoại ngữ tốt (tiếng anh, tiếng trung, tiếng
hàn,…), tư duy phân tích và giải quyết vấn đề tốt
+ Sử dụng thông thạo tin học văn phòng
+ Có kĩ năng lập kế hoạch và triển khai công việc (có khả năng quản lý và
lãnh đạo nhóm nhân viên, biết cách thúc đẩy tinh thần làm việc đội nhóm)
+ Kĩ năng phỏng vấn tuyển dụng, quản lí nhân sự
+ Có kiến thức cơ bản về quản lý tài chính và kế toán để thực hiện các nhiệm vụ liên quan. Năng lực khác:
+Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực và quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
+ Khả năng thương lượng
+ Khả năng đào tạo nhân viên khác
+ Khả năng làm việc độc lập
Kinh nghiệm: Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý
nhân sự hoặc quản lý quán coffee. Phẩm chất đạo đức:
+ Thái độ tích cực, trách nhiệm và cam kết trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.
+ Trung thực, thật thà, có chính kiến + Có tinh thần cống hiến cao 17
7. Nêu và phân tích nội dung các bước trong quy trình tuyển dụng lao
động. Theo anh (chị) thì bước nào ảnh hưởng quyết định đến chất lượng tuyển dụng? Vì sao? 1.Khái niệm :
Tuyển dụng nhân lực là quá trình thu hút, nghiên cứu lựa chọn và quyết định
nhận 1 cá nhân vào tổ chức ( doanh nghiệp) đồng thời sử dụng nhân viên đó
sao cho có hiệu quả nhất.
Tuyển dụng = tuyển chọn + sử dụng
2.Các bước trong quy trình tuyển dụng lao động:
Để tuyển dụng nhân sự hiệu quả, tìm được những ứng viên tiềm năng, tránh
được các rủi ro trong cả quy trình, nhà tuyển dụng cần nắm rõ các bước sau đây:
• Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xác định nhu cầu.
Mục đích là để xác định và hiểu rõ nhu cầu cụ thể về nguồn nhân lực mới
trong tổ chức của bạn. Bước này giúp bạn định hình và xác định các vị trí
công việc cần tuyển dụng để đáp ứng mục tiêu, chiến lược của tổ chức.
• Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Mục đích là xác định các bước cần thực hiện để tuyển dụng nhân viên mới,
đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
• Bước 3: Phân tích công việc
Giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ các yêu cầu, nhiệm vụ, trách nhiệm, và kỹ năng
cần thiết cho mỗi vị trí công việc đang có nhu cầu tìm kiếm nhân sự mới.
Bước này giúp xác định một bản mô tả công việc chi tiết, tạo cơ sở cho việc
tìm kiếm và đánh giá ứng viên phù hợp.
• Bước 4: Tìm kiếm ứng viên
Đây là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự mà bạn cần
lưu ý. Bước này sẽ giúp bạn tìm ra và thu hút các ứng viên phù hợp với vị trí
công việc đang được tuyển dụng. Trước hết, nguồn ứng viên nên được tìm
kiếm từ nội bộ công ty để đảm bảo chất lượng ứng viên. Sau đó doanh nghiệp 18
có thể tạo các tin tuyển dụng trên các trang mạng xã hội hoặc phần mềm tuyển dụng.
Ứng viên đợt trước: Tận dụng các ứng viên đã nộp hồ sơ đợt trước là lựa chọn
hàng ngàn doanh nghiệp vẫn đang sử dụng. Mục tiêu của việc này là tận dụng
nội dung trong CV của ứng viên và tiết kiệm chi phí quảng cáo, tìm kiếm ứng
viên trên các kênh truyền thông xã hội.
Nhân viên hiện tại: Nhờ nhân viên hiện tại giới thiệu các ứng viên có chuyên
môn là một trong những cách tốt nhất để tìm kiếm tài năng.
• Bước 5: Sàng lọc hồ sơ ứng viên
Bước sàng lọc trong quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ giúp bạn đánh giá, lọc
bỏ các hồ sơ ứng viên không phù hợp với yêu cầu và tiêu chí công việc.
• Bước 6: Phỏng vấn ứng viên
Mục đích của bước phỏng vấn ứng viên là giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về các
ứng viên tiềm năng và đánh giá xem họ có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không.
Tùy vào quy mô và nhu cầu của bộ phận tuyển dụng, doanh nghiệp có thể cân
nhắc lựa chọn các hình thức phỏng vấn như sau:
Phỏng vấn qua điện thoại: Đây là hình thức phỏng vấn dễ dàng,
nhanh chóng, thuận tiện để sàng lực ứng viên cũng như năng lực của
họ. Phỏng vấn qua điện thoại cũng giúp nhà tuyển dụng tạo ấn tượng
đầu tiên với ứng viên. Cuộc trao đổi có thể ngắn gọn nhưng phải đảm
bảo đủ thời gian để bạn đánh giá được kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm của ứng viên.
Phỏng vấn trực tiếp: Đây cũng là bước cuối cùng trước khi nhà tuyển
dụng đưa ra lời mời làm việc cho ứng viên. Các cuộc phỏng vấn có thể
thực hiện bởi quản lý cao nhất và chỉ dành cho một nhóm những ứng
viên nổi bật. Doanh nghiệp cũng cần thống nhất ở bước này đồng thời
lên danh sách ứng viên dự phòng. 19
• Bước 7: Đánh giá và tuyển dụng
Các công việc cần làm trong giai đoạn đánh giá và tuyển dụng:
• Xác minh lại với ứng viên: Hãy kiểm tra một lần nữa về mức độ đáp
ứng yêu cầu vị trí tuyển dụng của ứng viên. Sau khi đã chắc chắn tuyển
dụng ứng viên, bộ phận nhân sự cần gửi email thông báo trúng tuyển
đến ứng viên và xác minh sự chắc chắn làm việc tại doanh nghiệp của ứng viên.
• Gửi lời mời công việc với ứng viên:Thư mời làm việc nên bao gồm tất
cả nội dung cần thiết để ứng viên không bỡ ngỡ trong ngày đầu đi làm.
Nội dung thư mời làm việc bao gồm ngày bắt đầu và các điều kiện
tuyển dụng, giờ làm việc và lương thưởng, chế độ đãi ngộ,…
• Đánh giá và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng: Doanh nghiệp cần đánh
giá lượng thời gian, nỗ lực, chi phí, phương pháp tuyển dụng và nguồn
lực đã bỏ ra trong quy trình tuyển dụng. Qua đó đánh giá những ưu
điểm và hạn chế trong đợt tuyển dụng và rút kinh nghiệm cho lần tuyển
dụng tiếp theo của doanh nghiệp.
Bước 8: Chào đón nhân viên mới
Khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, họ chính thức trở thành nhân viên
của công ty. Sau khi hoàn tất, việc sàng lọc trước khi tuyển dụng bao gồm
kiểm tra thông tin tham khảo lý lịch. Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành bàn giao
công việc và giới thiệu ứng viên với các nhân viên trong phòng ban đó.
Theo em, bước tìm kiếm ứng viên là bước ảnh hưởng quyết định đến chất
lượng tuyển dụng. Bởi việc xác định được những ứng viên có tiềm năng đồng
thời thu hút và thúc đẩy họ nộp đơn là rất quan trọng. Bước này sẽ ảnh hưởng
đến chất lượng của cả quá trình tuyển dụng. Nếu như ở bước này chúng ta tìm
được những ứng viên gần sát với yêu cầu tuyển dụng sẽ giúp quá trình tuyển
dụng đạt hiệu quả cao và tốn ít thời gian hơn.
Để có thể làm được điều đó thì trước hết, nguồn ứng viên nên được tìm kiếm
từ nội bộ công ty để đảm bảo chất lượng ứng viên. Sau đó doanh nghiệp có 20