Đề cương môn Quản trị học | Học viện Báo chí và Tuyên truyền

ĐỀ CƯƠNG MÔN QUẢN TRỊ HỌC
Câu 1. Hãy chứng minh quản trị là 1 khoa học, là 1 nghệ thuật, là 1 nghề?
Khái niệm: Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng
việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống,
quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý
thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao
gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động
qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. Quản trị là 1 khoa học:
- Phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật khách quan chung và riêng
(tự nhiên, kỹ thuật và xã hội). Đặc biệt cần tuân thủ các quy luật của quan hệ công
nghệ, quan hệ kinh tế, chính trị; của quan hệ xã hội và tinh thần. Vì vậy, quản trị
phải dựa trên cơ sở lý luận của ngành khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật như
toán học, điều khiển học, tin học, công nghệ học, v.v... cũng như ứng dụng nhiều
luận điểm và thành tựu của các môn xã hội học, tâm lý học, luật học, giáo dục học, văn hóa ứng xử ...
- Phải dựa trên các nguyên tắc tổ chức quản trị (về xác định chức năng,
nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn; về xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị; về vận
hành cơ chế quản trị, đặc biệt là xử lý các mối quan hệ quản trị).
- Phải vận dụng các phương pháp khoa học (như đo lường định lượng hiện
đại, dự đoán, xử lý lưu trữ dữ liệu, truyền thông, tâm lý xã hội ...) và biết sử dụng
các kỹ thuật quản trị (như quản lý theo mục tiêu, lập kế hoạch, phát triển tổ chức,
lập ngân quỹ, hạch toán giá thành sản phẩm, kiểm tra theo mạng lưới, kiểm tra tài chính).
- Phải dựa trên sự định hướng cụ thể đồng thời có sự nghiên cứu toàn diện,
đồng bộ các hoạt động hướng vào mục tiêu lâu dài, với các khâu chủ yếu trong từng giai đoạn. Tóm lại khoa ,
học quản trị cho chúng ta những hiểu biết về các quy luật,
nguyên tắc, phương pháp, kỹ thuật quản trị; để trên cơ sở đó biết cách giải quyết
các vấn đề quản trị trong các hoàn cảnh cụ thể, biết cách phân tích một cách khoa
học những thời cơ và những khó khăn trở ngại trong việc đạt tới mục tiêu.
Quản trị là 1 nghệ thuật:
- Tính nghệ thuật của quản trị xuất phát từ tính đa dạng, phong phú của các
sự vật và hiện tượng trong kinh tế, kinh doanh và trong quản trị; hơn nữa còn xuất
phát từ bản chất của quản trị. Những mối quan hệ giữa con người (với những động
cơ, tâm tư, tình cảm khó định lượng) luôn đòi hỏi mà quản trị phải xử lý khéo léo,
linh hoạt. Tính nghệ thuật của quản trị còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những
thuộc tính tâm lý cá nhân của từng người quản lý; vào cơ may và vận rủi, v.v...
- Nghệ thuật quản trị là việc sử dụng có hiệu quả nhất các phương pháp, các
tiềm năng, các cơ hội và các kinh nghiệm được tích lũy trong hoạt động thực tiễn
nhằm đạt được mục tiêu đề ra cho tổ chức, doanh nghiệp. Đó là việc xem xét động
tĩnh của công việc kinh doanh để chế ngự nó, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại,
ổn định và không ngừng phát triển có hiệu quả cao. Nói cách khác, nghệ thuật quản
trị kinh doanh là tổng hợp những “bí quyết”, những “chiêu thức” trong kinh doanh
để đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao. Quản trị là 1 nghề:
- Đây là một chức năng đặc biệt hình thành từ sự phân công chuyên môn hóa
lao động xã hội, hoạt động quản trị phải do một số người được đào tạo, có kinh
nghiệm và làm việc chuyên nghiệp thực hiện.
- Người làm nghề quản lý kinh doanh cần có các điều kiện; năng khiếu quản
trị, ý chí làm giàu (cho doanh nghiệp, cho đất nước, cho bản thân), có học vấn cơ
bản, được đào tạo về quản trị (từ thấp đến cao), tích lũy kinh nghiệm, có tác phong
năng động và thận trọng, có đầu óc đổi mới, có phương pháp ứng xử tốt, có phẩm
chất chính trị và nhân cách đúng mực, v.v.
Câu 2: Trình bày chức năng của nhà quản trị? Chức năng này có mối quan hệ
như thế nào trong quá trình quản trị tổ chức?
Khái niệm: Chức năng quản trị là những hoạt động riêng biệt của quản trị
thể hiện những phương thức tác động của quản trị viên đến các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp.
Các chức năng của nhà quản trị:
- Hoạch định: Là chức năng quản trị có mục đích xác lập một mô hình cho
tương lai nhờ đó mà ta nhận ra cơ hội và rủi ro, căn cứu vào đó phải làm những
việc ngay bây giờ để khai thác cơ hội và né tránh rủi ro.
- Tổ chức: Là chức năng quản trị có mục đích phân công nhiệm vụ, tạo dựng
cơ cấu, thiết lập thẩm quyền và phân phối ngân sách cần thiết để thực hiện kế hoạch.
- Lãnh đạo: là việc xác định công việc của mỗi nhân viên để có kế hoạch chỉ
đạo hướng dẫn chi tiết. Kết quả công việc nhận được từ mỗi cán bộ nhân viên sẽ
được tối ưu, đạt hiệu quả cao hơn nếu quản lý có những chỉ đạo và định hướng rõ ràng.
- Kiểm soát: Là chức năng quản trị thúc đẩy thành tích của doanh nghiệp
hướng về hoàn thành mục tiêu. Kiểm soát là để lường trước rủi ro, đánh giá hoạt
động và đo lường kết quả hoạt động… tìm ra nguyên nhân gây ra sai lệch và tìm
giải pháp điều chỉnh thích hợp.
Các chức năng có mối quan hệ trong quá trình quản trị tổ chức
Các chức năng quản trị có sự liên kết với nhau, dù là doanh nghiệp lớn hay
nhỏ, các chức năng quản trị cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản trị được nguồn lực và
duy trì sự phát triển bền vững trong tương lai.
Các doanh nghiệp lớn có cấp quản trị rõ ràng, và phân cấp bậc, những nhà
quản trị lớn chỉ tập trung thời gian vào quản lý những nhà quản trị cấp trung.
Trong một doanh nghiệp, các cấp quản trị được phân công ở nhiều mức độ
khác nhau, mỗi cấp độ sẽ có một vai trò và vị trí nhất định trong tổ chức, cấp độ
quản trị càng cao thì chức năng hoạch định và tổ chức càng cao, và ngược lại, chức
năng điều hành càng thấp khi cấp quản trị càng thấp.
Các chức năng của quản trị có mối quan hệ gắn kết với nhau, chức năng này
bổ trợ cho chức năng kia, các chức năng quản trị phối hợp hài hòa sẽ giúp tổ chức
phát triển và lớn mạnh hơn qua thời gian. - Hoạch định:
+ Việc hoạch định là công việc quan trọng gắn liền với tầm nhìn phát triển
của công ty, do đó đòi hỏi sự đóng góp của toàn bộ cán bộ, đoàn thể của nhân viên,
với sự dẫn dắt của ban lãnh đạo doanh nghiệp.
+ Hai yếu tố quan trọng nhất của hoạch định là cách thức thực hiện và thời
gian. Nhà quản trị phải lên kế hoạch điều phối hợp lí giữa hai yếu tố đó, thể hiện sự
liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban khác nhau. Hoạt động hoạch định cũng phải
tận dụng tối ưu các nguồn lực của doanh nghiệp để đảm bảo kế hoạch đề ra được triển khai thuận lợi.
- Tổ chức: Duy trì chức năng tổ chức hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ
dàng phát triển cả chiều dài lẫn chiều rộng, duy trì sự bền vững lâu dài. Chức năng
quản trị tổ chức luôn luôn linh hoạt và thay đổi để đáp ứng được mục đích phát
triển của doanh nghiệp cũng như tình hình thị trường. - Lãnh đạo:
+ Nhà quản trị sáng suốt và thông minh là người luôn giao tiếp cởi mở,
truyền đạt trung thực, dễ hiểu và thường xuyên xem xét các mục tiêu công việc,
thảo luận các chỉ đạo của mình cùng các cố vấn.
+ Chức năng chỉ đạo tốt khi chức năng của nhà quản trị được thể hiện rõ nét,
nhà quản trị biết tạo động lực và khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên sẽ giúp
cho nhân viên phát huy hết năng lực và đóng góp lớn nhất vào doanh nghiệp. - Kiểm soát:
+ Chức năng quản trị kiểm soát giúp thiết lập tiêu chuẩn các hoạt động của
doanh nghiệp, đưa ra những KPI hợp lý và đo lường, lập báo cáo hoạt động thực tế cho doanh nghiệp.
+ Chức năng kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp có được góc nhìn rộng và thực
tế trong hiệu quả kinh doanh, đưa ra các dự báo rủi ro và kế hoạch phòng ngừa
cũng như phát triển hợp lý trong tương lai.
Câu 3: Hãy trình bày các cấp bậc nhà quản trị?
Khái niệm: Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, những người có
nhiệm vụ thực hiện chức năng quản trị trong phạm vi được phân công phụ trách,
được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm
trước kết quả hoạt động của những người đó. Nhà quản trị là người lập kế hoạch,
tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ
chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu. Ngoài ra còn phải có kiến
thức sâu rộng về phong cách quản lí linh hoạt, xử lí thông minh trong mọi tình
huống để đưa tổ chức đến một thành công đã đặt ra như kế hoạch.
Các cấp bậc nhà quản trị: có 3 cấp nhà quản trị gồm:
- Nhà quản trị cấp cơ sở: Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng
trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức.
Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, đièu
khiển các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể
hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca...
- Nhà quản trị cấp trung gian: Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị
viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở.
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và
chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn
thành mục tiêu chung. Rà soát, kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của nhân viên cấp dưới.
Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc...
- Nhà quản trị cấp cao: Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ
chức, là người chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức.
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược để
duy trì và phát triển tổ chức.
Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy
viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc...
Câu 4: Trình bày các kỹ năng của nhà quản trị? Các kỹ năng của nhà
quản trị có mối quan hệ như thế nào với từng cấp bậc nhà quản trị?
Khái niệm: Kỹ năng quản trị là những thuộc tính mà người điều hành công
ty cần phải có để đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình. Là những
khả năng, kinh nghiệm và mức độ thành thạo trong việc thực hiện công việc trong
các lĩnh vực, chức năng quản trị doanh nghiệp, trong điều kiện và hoàn cảnh nhất định.
Các kĩ năng của nhà quản trị:
- Kỹ năng chuyên môn: Là khả năng cần thiết của nhà quản trị để thực hiện
một công việc chuyên môn cụ thể, kỹ năng này đòi hỏi nhà quản trị có sự am hiểu
về lĩnh vực chuyên môn mà họ phụ trách. Ví dụ: kỹ năng định khoản trong công
tác kế toán, kỹ năng soạn thảo hợp đồng...
- Kỹ năng nhân sự: là những khả năng cần thiết để biết cách làm việc với
con người, biết động viên họ nỗ lực làm việc. Kỹ năng nhân sự cần thiết đối với
nhà quản trị thông qua: thông tin hiệu quả, có thái độ quan tâm tích cực đến mọi
người và xây dựng không khí hợp tác thân ái, biết cách động viên nhân viên dưới
quyền. Bất cứ nhà quản trị nào, dù thấp hay cao cũng đều phải tiếp xúc và làm việc
với con người, vì vậy kỹ năng nhân sự rất cần thiêt đối với mọi nhà quản trị.
- Kỹ năng tư duy (nhận thức): Là kỹ năng đặc biệt quan trọng với các nhà
quản trị, đặc biệt là quản trị cấp cao. Kỹ năng này đòi hỏ nhà quản trị phải có tầm
chiến lược, hiểu rõ mức độ phức tạp của môi trường tác động đến doanh nghiệp,
biết phân tích và giải quyết vấn đề một cách hệ thống để giảm thiểu mức độ phức
tạp, rủi ro của hệ thống đến mức có thể đối phó được. Có kỹ năng tư duy tốt sẽ
giúp nhà quản trị nhìn thấy trước được vấn đề và định hướng đúng con đường phát
triển tổ chức, đưa tổ chức đến thành công ngay cả trong hoàn cảnh khó khăn nhất.
Các kĩ năng này có mối quan hệ đối với từng cấp bậc nhà quản trị
Các kĩ năng đều quan trọng đối với từng cấp bậc vì nó đều tác động đến mục
tiêu và sứ mệnh của nhà quản trị. Tuy nhiên các kĩ năng cần có sự ưu tiên của các cấp bậc khác nhau
- Nhà quản trị cấp cao: chịu trách nhiệm quan trọng đối với doanh nghiệp nên
họ cần có kỹ năng tư duy để đánh cơ hội, rủi do, và thất bại cho doanh
nghiệp từ đấy xây dựng sứ mệnh tầm nhìn sắp xếp những người có kỹ năng
chuyên môn phù hợp hạn chế rủi do thúc đẩy phát triển doanh nghiệp.
- Nhà quản trị cấp trung: cấp bậc cầu nối mật thiết đưa ra đánh giá về các
quản trị viên cấp cơ sở giúp các nhà quản trị cấp cao có thể sắp xếp phù hợp
cho sự phát triển, thường những nhà quản trị cấp trung đều sẽ là những
người có cả về kỹ năng tư duy, nhân sự và được đánh giá cao cả về chuyên môn.
- Nhà quản trị cấp cơ sở: cần tư duy, năng lực chuyên môn tốt, phần lớn tgian
đòi hỏi kĩ năng chuyên môn
- Kỹ năng chuyên môn có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị
cấp cơ sở, do họ phải thường xuyên tham gia tổ chức, và trực tiếp thực hiện các
công việc mang tính chuyên môn, kỹ thuật.
- Kỹ năng nhân sự tỏ ra cần thiết với tất cả các cấp quản trị, bất cứ nhà quản trị
nào cũng phải chịu trách nhiệm với một nhóm dưới quyền trong tổ chức, và chính
kỹ năng về con người giúp họ có thể gắn kết các thành viên trong nhóm, tìm cách
phát huy tốt nhất khả năng của từng cá nhân trong việc hướng tới thực hiện mục
tiêu, nhiệm vụ của nhóm.
- Kỹ năng về tư duy tỏ ra cực kỳ quan trọng đối với các nhà quản trị cấp cao.
Chỉ khi các nhà quản trị cấp cao có kỹ năng tư duy tốt, có khả năng phán đoán, tầm
nhìn bao quát thì những mục tiêu, chiến lược hoạt động mà họ đề ra cho tổ chức
mới phù hợp và có thể thực hiện được.
Câu 5: Trình bày kĩ năng của nhà lãnh đạo. Qua nghiên cứu những nội dung
về lãnh đạo, theo anh chị tại sao trong lãnh đạo phải hiểu được những con người trong tổ chức. a. Khái niệm
Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng đến hoạt động của cá nhân hoặc một
nhóm nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức trong những điều kiện nhất định.
Kĩ năng lãnh đạo là năng lực vận dụng có hiệu quả các tri thức về phương
thức điều khiển con người trong quá trình vận hành hệ thống để thực hiện các mục
đích và mục tiêu quản trị đề ra.
b. Các kĩ năng của lãnh đạo
Ủy quyền: chia sẻ quyền ra quyết định và quyền kiểm soát cho cấp dưới về
những vấn đề thuộc quyền hạn của mình, nhưng người lãnh đạo vẫn phải chịu trách nhiệm đến cùng.
Khả năng trực giác: là khả năng nhạy bén khi đánh giá một tình huống, tiên
đoán chính xác những thay đổi sẽ xảy ra, rủi ro gặp phải.
Khả năng tự hiểu mình: là khả năng tự biết và công nhận điểm yếu và điểm mạnh của bản thân.
Khả năng tư duy: là khả năng tư duy hệ thống, có khả năng nhìn xa, trông
rộng, phân tích, vạch ra đường hướng, chủ trương chiến lược, mục tiêu kế hoạch… phát triển cho tổ chức.
Khả năng điều hòa: là khả năng hiểu rõ những nguyên tắc xây dựng tổ chức,
những giá trị của nhân viên và điều hòa quyền lợi của tất cả các bên.
Khả năng nghiệp vụ: hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn của người lãnh đạo
c. Trong lãnh đạo phải hiểu được những con người trong tổ chức vì:
Khi lãnh đạo, chúng ta phải nghiên cứu những con người trong tổ chức về
tính cách, nhu cầu, lợi ích, động cơ làm việc của họ.
Hiểu rõ các đặc tính của từng cá nhân để có thể sắp xếp họ vào những vị trí công tác phù hợp nhất.
Các cá nhân không đơn thuần chỉ là thành viên của doanh nghiệp mà họ còn
là thành viên của nhiều hệ thống tổ chức xã hội. Muốn lãnh đạo tốt các nhà quản lí
phải biết cách dung hòa các lợi ích.
Nhân cách con người cũng là yếu tố cần chú ý, để đạt được mục tiêu thì
không nên xúc phạm đến nhân cách của nhân viên cấp dưới.
Khi xem xét yếu tố con người doanh nghiệp cần tránh một số khuynh hướng sai lầm dưới đây:
Sự nhận thức có chọn lọc
Sự nhận thức bị tác động của các ấn tượng
Sự nhận thức của các nhà quản lí cũng có thể rơi vào sự định kiến
Sự nhận thức của các nhà quản lí có thể rơi vào sự quy kết
Câu 6: Trình bày các phong cách lãnh đạo theo phân cấp quyền lực là Lewin.
Khi sử dụng phong cách lãnh đạo tự do, các nhà quản trị cần phải lưu ý những vấn đề gì? a. Khái niệm
Phong cách lãnh đạo là phương thức làm việc của một nhà lãnh đạo. Nếu
nhà lãnh đạo mong muốn khai thác nhiều nhất nguồn lực con người của công ty thì
nhà lãnh đạo cần phải hiểu rõ về phong cách lãnh đạo khác nhau và cách thức để
áp dụng chúng trong thực tiễn quản lý nhân viên của mình. Hiện nay có 3 phong
cách lãnh đạo chính là: phong cách tự do, dân chủ và độc đoán.
b. Các phong cách lãnh đạo
Phong cách lãnh đạo độc đoán
Nhà quản trị tập trung tối đa quyền lực trong tay của mình
Nhà quản trị tự quyết định và áp đặt nhân viên buộc phải thực hiện
Thông tin đi một chiều từ trên xuống dưới ( được gọi là thông tin chỉ huy)
Nhân viên không được tham khảo ý kiến để giải quyết vấn đề
Tuy nhiên phong cách lãnh đạo này, chúng ta không phát huy được tính chủ
động, sáng tạo của nhân viên.
Phong cách lãnh đạo dân chủ
Nhà quản trị tham khảo ý kiến cấp dưới trước khi đưa ra quyết định
Nhà quản trị hướng đến phân quyền
Thông tin đi theo cả hai chiều, thông tin chỉ huy và thông tin phản hồi
Nhà quản trị cần kiên định để không trở thành người thỏa hiệp
Phong cách lãnh đạo tự do
Nhà quản trị hướng đến phân quyền và ủy quyền ở mức cao
Dành cho cấp dưới quyền chủ động giải quyết vấn đề
Nhà quản trị đóng vai trò hỗ trợ cho cấp dưới
Thông tin đi theo chiều ngang
Nhà quản trị cần thận trọng khi trình độ của cấp dưới còn hạn chế
c. Khi sử dụng phong cách lãnh đạo tự do, các nhà quản trị cần lưu ý:
Bởi vì phong cách tự do phụ thuộc quá nhiều vào khả năng cá nhân nên nếu
các thành viên thiếu kiến thức và kĩ năng thì chắc chắn hiệu suất công việc sẽ kém
đi. Phong cách lãnh đạo này cũng không phù hợp nếu hiệu quả và năng suất cao là
mục tiêu chính. Vì nếu một số người không có kĩ năng làm việc độc lập thì khả
năng cao là các dự án sẽ đi chệch hướng và quá thời hạn. Điều này có thể dẫn đến
những hậu quả vô cùng khủng khiếp.
Vì các thành viên trong nhóm thường không hoặc ít được hướng dẫn nên
trong một số tình huống, phong cách tự do làm cho họ cảm thấy không thực sự
chắc chắn về vai trò của mình trong nhóm.
Có thể gây ra sự mất ổn định của tập thể nhân viên trong công ty
Người lao động không chủ động và lơ là làm việc vì không có sự giám sát
của cấp trên. Năng suất lao động thấp vì người lãnh đạo không trực tiếp kiểm soát nội bộ chặt chẽ.
Chức năng và các quyết định quản lý hoàn toàn do thành viên của tổ chức
quyết định, sẽ gây ra nhiều tranh cãi trong nội bộ nếu không có một người lãnh đạo
giải quyết và đưa ra quyết định cuối cùng.
Thiếu người lãnh đạo tổ chức sẽ gây ra mâu thuẫn, rối loạn trong nội bộ công ty.