ÔN CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC I. CÔNG CHỨC
1. Khái niệm Công Chức
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hànhnghề công chứng:Chứng
nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản.Tính
chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng
Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định
của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. 2. Bản chất
- Bảo đảm nội dung của hợp đồng, giao dịch. Chú trọng về cả hình thức và nội dung
và công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó. - Mang tính pháp lý cao hơn 3. Đặc điểm -
Công chứng là hành vi của Công chứng viên. -
Là việc chứng nhận các hợp đồng, lập hợp đồng giao dịch (đây là nội dung
giúpphân biệt công chứng với các hoạt động hành chính khác). -
Có giá trị chứng cứ, giá trị thực hiện (vì nó được công chứng viên xác nhận, cótính hợp pháp). -
Được nhà nước thực hiện quản lý.
rtheo quy định của pháp luật cũng như các giao dịch khác theo yêu cầu của cá nhân, tổ
chức mà không trái với quy định của pháp luật. -
Đảm bảo tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch. 4. Thẩm quyền
- Tổ chức hành nghề công chứng: Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.
- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.
5. Giá trị pháp lý
- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng
dấucủa tổ chức hành nghề công chứng.
- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liênquan;
trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền
yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia
hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sựkiện
trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị
Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch.
CSPL: Điều 5 Luật Công chứng
6. Cơ pháp lý: Luật Công chứng 2014 II CHỨNG THỰC
1. Khái niệm Chứng thực
Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính, bản gốc để
chứng thực giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Có 4 hoạt động chứng thực sau: +
Cấp bản sao từ sổ gốc
+ Chứng thực bản sao từ bản chính + Chứng thực chữ kí
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch 2. Bản chất
Chứng nhận sự việc, chủ yếu chú trọng về mặt hình thức, không đề cập đến nội dung. 3. Đặc điểm -
Chứng thực là hành vi của Công chứng viên hoặc Cơ quan nhà nước có thẩm quyền. -
Là hoạt động thường xuyên gắn liền với đời sống của con người. -
Chứng thực, xác nhận giấy tờ, sự việc là có thật, đúng với thực tế. -
Xác thực tính chính xác, tính có thật của tất cả các văn bản, sự kiện pháp lý. -
Người thực hiện chứng thực không chịu trách nhiệm về nội dung. 4. Thẩm quyền
- Phòng Tư pháp cấp huyện.
- Ủy ban nhân dân cấp xã
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được
ủyquyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. - Công chứng viên.
5. Giá trị pháp lý
- Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giaodịch,
trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã
dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đãký chữ
ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa
điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện,
chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch
CSPL: Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP
6. Cơ sở pháp lý: Nghị định 23/20215/NĐ-CP
1. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP chưa có quy định về việc
nếu phát hiện việc chứng thực không đúng quy định thì sẽ thực hiện khắc phục sai sót
như thế nào, gây lúng túng cho cơ quan thực hiện chứng thực. Để có căn cứ xử lý thống
nhất đối với văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật, Điều 7 Thông tư số
01/2020/TT-BTP đã quy định rõ "Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và
Thông tư này thì không có giá trị pháp lý"; đồng thời quy định thẩm quyền ban hành
quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản này
2. Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông Điều 8
Thông tư quy định về trách nhiệm của người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại bộ phận một
cửa, một cửa liên thông, theo đó khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp
đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên
thông, người tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ
tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ
ký của người yêu cầu chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu
chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên
tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.
3. Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ khi chứng
thực bản sao từ bản chính
Điều 11 Thông tư quy định "Trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính
bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung
không đúng với bản chính thì người tiếp nhận, giải quyết hồ sơ lập biên bản vi phạm,
giữ lại hồ sơ để đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật".
4. Quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền
Để việc áp dụng quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
được thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, Thông tư số 01/2020/TT-BTP
quy định cụ thể các trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền; đồng thời
quy định rõ việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp này thì phải thực hiện
các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Theo Khoản 2 Điều 14 Thông tư có 04 trường hợp chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền gồm:
"a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội".
5. Không ghi nhận xét vào tờ khai lý lịch cá nhâ
Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định người thực hiện chứng thực không ghi
bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu
quy định. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét
trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành.
6. Trách nhiệm của cơ quan thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch
Điều 21 Thông tư quy định rõ cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm tuyên truyền,
phổ biến để người yêu cầu chứng thực nhận thức rõ trách nhiệm đối với nội dung của
hợp đồng, giao dịch và hệ quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường
hợp cơ quan thực hiện chứng thực phát hiện tài sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch
là tài sản bất hợp pháp hoặc đang có tranh chấp, đã hoặc đang là đối tượng của hợp đồng,
giao dịch khác thì cơ quan thực hiện chứng thực lập biên bản vi phạm, giữ lại hồ sơ để
đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định pháp luật.
Những quy định mới nêu trên của Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã góp phần tháo gỡ
các khó khăn, vướng mắc trong công tác chứng thực thời gian qua; đồng thời, tạo cơ sở
pháp lý cho các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết các việc về chứng thực một
cách thuận lợi, thống nhất./.
Tính khách quan
Yêu cầu đối với công chứng viên thể hiện trong các bước thuộc quy trình công chứng,
từ khâu tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, kiểm tra giấy tờ, nghiên cứu xác minh yêu
cầu công chứng và thực hiện công chứng. Hàng ngày, công chứng viên thực hiện việc
giao tiếp với người yêu cầu công chứng, các giấy tờ xuất trình, các tình tiết liên quan do
họ trực tiếp trình bày phải được kiểm tra, xem xét, lắng nghe thận trọng. Mặc dù công
chứng viên có thể có một số kinh nghiệm trong nghề nghiệp nhưng không được phép
chủ quan trong nhận định về hồ sơ yêu cầu công chúng, nhất là không được giải thích,
hướng dẫn làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của một hoặc các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch dân sự khác hoặc bản dịch hoặc việc chứng thực.
Để chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác hoặc
bản dịch hoặc thực hiện việc chứng thực, công chứng viên phải trao đổi để người yêu
cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của họ khi tham
giao dịch, những hậu quả pháp lý phát sinh sau khi ký kết hợp đồng (nếu có).
Hoạt động đó là do công chứng viên được nhà nước ủy hiệm thực hiện nhằm bảo đảm
an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp
phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển xã hội.
Công chứng viên là người được nhà nước bổ nhiệm theo một trình tự, thủ tục và điều
kiện do pháp luật quy định.
Do đó, sự công tâm, khách quan khi thực hiện công chứng sẽ có ý nghĩa quan trọng
trong việc đem lại hiệu quả đích thực đúng mong muốn chính đáng của người yêu cầu
công chứng, phù hợp quy định của pháp luật.
Tính trung thực
Yêu cầu về sự trung thực trong hành nghề công chứng đối với công chứng viên được thể
hiện trong các hoạt động:
-Khi nghiên cứu hồ sơ yêu cầu công chứng, công chứng viên phải trung thành với nội
dung các thông tin hiện có. -
Thực hiện đúng các quy định của pháp luật trong tác nghiệp, không được bỏ sót về
điều kiện pháp lý, hồ sơ đảm bảo theo quy định đối với các bên khi tham gia giao dịch.
Ngoài những quy định được niêm yết công khai, công chứng viên phải giải thích, hướng
dẫn chính xác, không được đặt ra các điều kiện khác không có trong quy định bắt buộc
người yêu cầu công chứng phải thực hiện. -
Chuyển tải chính xác ý chí tự nguyện, những thoả thuận của các bên trong hợp đồng,
giao dịch trên cơ sở phù hợp pháp luật và đạo đức xã hội.
Đề năm được đích thực ý chí tự nguyện của người yêu cầu công chứng là một vấn đề
không dễ dàng. Đã có trường hợp ý chí tự nguyện khi giao kết hợp đồng không thể
hiện ra được những vướng mắc, trắc trở trong suy nghĩ của một bên tham gia ký hợp đồng.
Ví dụ: Có trường hợp vay nợ nhau, đến hạn không trả được, nay chủ nợ đang giữ giấy
tờ nhà và ép bên nợ phải bán nhà để trừ nợ gốc và lãi; trong khi bên nợ không muốn bán
nhà vì lí do: sau khi bán nhà, họ không có nơi để ở. Gặp trường hợp như thế, công chứng
viên biết được sự thật khách quan thì phải hướng dẫn cho các bên.
Trong thực tế, có trường hợp sau khi được giải thích, hướng dẫn, hai bên thống nhất
chọn giải pháp khác. Tuy nhiên, xét về mặt pháp lý, ngoài yếu tố đảm bảo năng lực hành
vi dân sự, tính chính xác, tính hợp pháp của các giấy tờ xuất trình trong hồ sơ yêu cầu
công chứng, khi giao kết hợp đồng nếu các bên không trung thực phản ánh ý chí tự
nguyện của mình thì công chứng viên sẽ khó phát hiện được. Mặt khác, văn bản công
chứng đã được hoàn tất theo quy định của Luật Công chứng thì các bên tham gia giao
kết hợp đồng bắt buộc phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ nêu trong hợp đồng theo
nguyên tắc tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận (khoản 2 Điều 3 Bộ luật Dân sự năm
2015) và theo Điều 5 Luật Công chứng năm 2014: “Hợp đồng, giao dịch được công
chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên có liên quan...”.
Như vậy, yêu cầu về tính trung thực phải được phản ánh chính xác thì những yếu tố tiềm
ẩn như lừa dối, ép buộc khi giao kết hợp đồng sẽ được khắc phục, tránh rủi ro có thể xảy ra
- Yêu cầu về tính trung thực trong hành nghề công chứng còn phải được thể hiện đối với
công chứng viên trong mối quan hệ phối hợp tác nghiệp với đồng nghiệp. Hiện nay,
công chứng Việt Nam đang hoạt động trong tình trạng về sự tập hợp, lưu trữ thông tin
liên quan đến tài sản nhằm phục vụ cho khai thác, tra cứu chưa được thống nhất, tạo
thuận tiện cho công chứng viên. Do vậy, trong quá trình tác nghiệp, những thông tin liên
quan đến đối tượng của hợp đồng, giao dịch mà công chứng viên đang thụ lý hồ sơ
thường phải khai thác, tra cứu qua nhiều kênh, bao gồm:
+ Văn phòng đăng ký đất đai;
+ Đăng ký giao dịch bảo đảm; + Thi hành án dân sự;
+ Các tổ chức hành nghề công chứng;
Do đó, khi được hỏi, các công chứng viên đồng ý cung cấp thông tin thì phải trung thực
trao đổi những vấn đề liên quan nhằm đáp ứng yêu cầu đồng nghiệp để giúp cho việc
nghiên cứu, xác minh yêu cầu công chứng được chính xác.