Đề cương ôn tập học phần Quản trị hành chính văn phòng

lOMoARc PSD|36215725
Câu hỏi số 1: Anh/chị cho biết khái niệm văn phòng, khái niệm quản trị hành chính
văn phòng. Để trở thành nhà quản trị hành chính văn phòng thì cần có những kỹ năng gì?
- Khái niệm văn phòng: Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý
thông tin & điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa các tổ chức với bên ngoài.
Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có chức vụ cao như: văn
phòng chủ tịch nước, văn phòng thủ tướng… - Khái niệm quản trị hành chính văn phòng: là
việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin,
giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt được mục tiêu của mình.
- Để trở thành nhà quản trị hành chính văn phòng, cần có những kỹ năng:
1. Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính;
2. Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn;
3. Kỹ năng truyền thông: phát biểu; truyền đạt; thuyết phục …
4. Kỹ năng chuyên môn: am hiểu nghiệp vụ HCVP và các nghiệp vụ liên quan…
Câu hỏi số 2: QTHCVP là gì? Nêu những chức năng cơ bản của QTHCVP?
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và
kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt và đạt được mục tiêu
Chức năng: gồm 4 chức năng -
Chức năng hoạch định: Đề ra các mục tiêu, công việc cụ thể, xác định các biện pháp
thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch. -
Chức năng tổ chức: Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng
nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu của công việc. - Chức năng lãnh đạo: Phân công nhiệm vụ
hướng dẫn, động viên, tạo động lực cho nhân viên thực hiện hiệu quả các công việc đã đưa ra trong kế hoạch. -
Chức năng kiểm tra: Theo dõi quá trình thực hiện công việc văn phòng hàng ngày,
hàng tuần, hàng tháng, phát hiện các sai lầm kịp thời điều chỉnh, làm cho hoạt động văn
phòng đi đúng mục tiêu đã định.
Câu hỏi số 3: Anh/Chị cho biết nhiệm vụ của văn phòng?
Văn phòng có 10 nhiệm vụ:
1. Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị
2. Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin
3. Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định
4. Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản
5. Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan
6. Tổ chức công tác lễ tân
7. Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
8. Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan
9. Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý lOMoARc PSD|36215725
10.Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành
Câu hỏi số 4. Cho biết những qui định chung về soạn thảo văn bản.
Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất trong văn bản ( đặc biệt đối với các văn bản quản
lý nhà nước thì nội dung càng quan trọng). Khi soạn thảo văn bản phải đặc biệt chú ý các quy
định về nội dung văn bản: 1.
Nội dung văn bản phải phù hợp với quy định văn bản của cơ quan nhànước và không
trái với quy định trong văn bản của cơ quan cấp trên, văn bản quy phạm pháp luật trái với hiến
pháp và trái với văn bản luật ... phải được cơ quan nhà nước thẩm quyền bãi bỏ hoặc định chỉ việc thi hành. 2.
Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: nếu không s 攃̀ không có giátrị pháp lý. 3.
Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: đối với vănbản quy phạm
pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của cơ quan quản lý nhà nước đã được phân
định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý. Đối với văn
bản thông thường, các cơ quan doanh nghiệp có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản
lý, điều hành, giao dịch. 4.
Văn bản phải được đảm bảo tính khả thi: nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với
một nội dung và vấn đề mà lĩnh vực văn bản đó điều chỉnh. 5.
Văn bản phải được trình bày bằng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ: đây là
phong cách dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước. Câu hỏi số 5
Khái niệm báo cáo và trình bày phương pháp
viết báo cáo. a. Khái niệm.
Báo cáo là một hình thức văn bản nhằm phản ánh hoạt động quản lý trên các lĩnh vực cụ thể
theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, dùng để đánh giá kết quả hoạt
động của một phong trào, một vấn đề, vụ việc…
b. Phương pháp viết báo cáo
Viết báo cáo phải tuân theo quy trình soạn thảo. Về nội dung, phải xác định được mục đích,
yêu cầu; thường kỳ hay bất thường; sơ kết hay tổng kết…Nội dung thường bao gồm 3 phần chính:
+ Phần mở bài: nhiệm vụ chức năng của cơ quan đơn vị; điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng
lớn đến việc thực hiện các nhiệm vụ đấy.
+ Phần nội dung: đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc hiện tượng xảy ra; phải có số liệu, tình
hình để mô tả sự vật hiện tượng, kiểm điểm đánh giá những công việc chủ yếu đã làm được
và chưa làm đươc, ưu, khuyết điểm, nguyên nhân
+ Phần kết luận: nêu những phương hướng nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết, các biện
pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp trên về các vấn đề có liên quan.
Câu hỏi số 6. Trình tự công việc cần làm để giải quyết văn bản đến.
Bước 1: Kiểm tra và phân loại
Bước 2: Mở phong bì văn bản lOMoARc PSD|36215725
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến Bước 4: Trình xem
Bước 5: Vào sổ công văn đến
Bước 6: Chuyển giao văn bản
Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn
Câu hỏi số 7. Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu
- Phương pháp 1. Sắp xếp theo vần, mẫu tự
1. Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng nước ngoài s 攃̀ xếp theo họ. 2. Hồ sơ hỗn hợp 3. Hồ sơ cùng một tên
Đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem
có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không
- Phương pháp 2. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề
Theo phương pháp này các tài liệu s 攃̀ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề.
Ví dụ như những giấy tờ hồ sơ liên quan đến hoạt động mua bán nhà đất s 攃̀ được đặt chủ
đề là động sản, trong nhóm chủ đề bất động sản s 攃̀ có những nhóm như nhóm đất, nhóm nhà…
Phương pháp sắp xếp theo chủ đề tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ
- Phương pháp 3. Sắp xếp hồ sơ theo địa danh
Đối với phương pháp này, các hồ sơ s 攃̀ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, thành
phố, quận huyện…. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự. Phương pháp
này dễ hiểu; và giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.
- Phương pháp 4. Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số
Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các hồ sơ và sử dụng
hệ thống lưu trữ bằng mã số - kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã
hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó
Ví dụ: hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm 2020 được đặt mã số là NS-2020
Phương pháp sắp xếp theo số, mã sỗ giúp phân loại hồ sơ một cách thuận tiện đối với các hồ
sơ, tài liệu đã được đánh số
- Phương pháp 5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
Hồ sơ có thể được sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…
PP sx theo trình tự thời gian này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian, giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh gọn. lOMoARc PSD|36215725
Câu hỏi số 8. Trình bày các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng.
- Bước 1. Thu thập thông tin về nhà cung ứng: thu thập thông tin tên nhà cung cấp, địa chỉ,
sản phẩm/dịch vụ, giá cả, uy tín, chất lượng, phương thức thanh toán…
- Bước 2. Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu
- Bước 3. Lập tiêu chí đánh giá: xác định các tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung cấp như
chất lượng, giá cả, uy tín, phương thức thanh toán, chăm sóc khách hàng…
- Bước 4. Tiến hành đánh giá nhà cung ứng: dùng phương pháp cho điểm có trọng số, hoặc phương pháp chuyên gia
- Bước 5. Lập danh sách nhà cung ứng chính thức, trình lãnh đạo phê duyệt.
Câu hỏi số 9. Đối với tài sản, trang thiết bị văn phòng có giá trị cao, nhà quản trị cần
làm gì đề quản lý quá trình mua sắm, sửa chữa?
Bước 1. Xác định mục đích
- Đảm bảo đáp ứng yêu cầu máy móc thiết bị cho hoạt động quản lý củadoanh nghiệp
- Đảm bảo việc sử dụng các thiết bị văn phòng đúng mục đích và hiệu quả.
- Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt, tránh hư hỏng, mất mát.
Bước 2. Định kỳ, theo tiến độ lập dự toán của doanh nghiệp, các đơn vị sử dụng tài sản lập
nhu cầu mua sắm, sửa chữa.
Bước 3. Khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, sửa chữa thiết bị cho năm sau, hoặc nhu cầu đột xuất
từ các đơn vị, phòng chức năng s 攃̀ tiến hành tổng hợp, thẩm định tình trạng của tài sản,
thiết bị; rà soát lại thời gian sử dụng và đưa vào dự toán ngân sách mua sắm, sửa chữa và hình
thức mua hàng, chuyển cho bộ phận Tài chính kế toán để kiểm soát dự toán và phương án
thanh toán, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ vào dự toán ngân sách đã được duyệt,
phòng chức năng s 攃̀ tiến hành lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản, thiết bị của năm,
trong đó có đề xuất hình thức mua hàng và trình hội đồng lập dự toán năm thông qua từ đầu năm.
Bước 4. Tiến hành mua sắm, sửa chữa và bàn giao
Câu hỏi 10. Tại sao phải xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng? -
Giúp đánh giá, lựa chọn được nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòngphù hợp; -
Giúp tài liệu hóa một cách rõ ràng các hành động cần tiến hành để lựachọn nhà cung
cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng; -
Giúp thông đạt dễ dàng, giúp nhân viên thực hiện công việc thuận lợi;- Là tiêu chuẩn
đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Câu hỏi 11. Nêu các biện pháp quản trị thời gian.
Mỗi người nói chung và mỗi nhà quản trị nói riêng cần biết tổ chức một thời gian làm việc một
cách khoa học và tiết kiệm. Có các biện pháp quản trị thời gian như sau: lOMoARc PSD|36215725
1. Các công cụ hoạch định thời gian biểu
+ Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày
+ Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn: Là các công cụ giúp ghi nhớ việc phải làm.
+ Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký: giúp ghi chép những việc cần làm trong từng ngày trong tháng
2. Tiết kiệm thời gian thư tín
3. Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm
4. Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh
5. Tiết kiệm thời gian tiếp khách
6. Tiết kiệm thời gian gọi, trả lời điện thoại
Cần nói ngắn gọn, súc tích; phân công cho người khác gọi, nghe nếu có thể...
7. Tiết kiệm thời gian hội họp
Buổi họp cần: có mục đích rõ ràng, có sự chuẩn bị trước, có sự phối hợp các bộ phận liên quan...
8. Sắp xếp chỗ làm việc khoa học
Để ko mất thời gian tìm kiếm, cũng như không làm phân tâm khi làm việc
Câu hỏi 12. Trình bày các nguyên tắc ĐỂ tổ chức các cuộc họp.
1. Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo
2. Không để cuộc họp kéo dài
3. Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp 4. Nên họp đúng giờ
5. Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn
6. Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp
7. Gặp gỡ sau buổi họp
Câu hỏi số 13. Trình bày các bước để tổ chức hội nghị trang trọng. -
Bước 1. Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu của hội nghị (Why); nội dung cần giải quyết
(What); giải quyết như thế nào (How); thành phần tham dự (Who); thời gian tiến hành (When);
địa điểm tổ chức (Where). -
Bước 2. Tổ chức thực hiện: Lựa chọn ngày tháng tổ chức sao cho thuận tiện; chuẩn bị
hồ sơ; soạn thảo lịch trình nghị sự; đặt phòng và sắp xếp dịch vụ ăn uống; thông báo mời các
thành viên tham dự; sắp xếp tài liệu và chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn; ghi biên bản và theo dõi. -
Bước 3. Kiểm soát đánh giá hiệu quả: xem xét mục tiêu, đo lường kết quả và đưa ra
những điều chỉnh cần thiết.
Câu hỏi 14. Để tổ chức tốt chuyến công tác, nhà quản trị hành chính văn phòng cần phải làm gì? -
Bước 1. Xác định mục đích các chuyến công tác: Các chuyến đi công tác phải có mục
đích rõ ràng, không bị chồng chéo mục đích với các chuyến đi khác. Thông thường, các chuyến lOMoARc PSD|36215725
công tác nhằm thực hiện các nhiệm vụ như nắm tình hình thực tế, học tập kinh nghiệm đối
tác, tìm cơ hội hợp tác… -
Bước 2. Lập kế hoạch chuẩn bị: chuẩn bị tài liệu, vật dụng, kinh phí, phương tiện di
chuyển, nơi lưu trú…Xác định trách nhiệm của các thành viên trong đoàn công tác. -
Bước 3. Lập lịch trình công tác: thời gian, địa điểm làm việc, nội dung công việc, thành phần tham dự -
Bước 4. Kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch, kịp thời điềuchỉnh những sai lệch.
Câu hỏi 15. Trình bày nội dung công việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác.
Trong bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào; cán bộ, chuyên viên thường có các chuyến đi
công tác. Người trợ lý hay thư ký phải biết hoạch định, sắp xếp cho chuyến đi. Kế hoạch
chuyến đi bao gồm các hoạt động sau đây:
1. Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác.
- Xác định mục đich, nội dung., số lượng người tham gia, các địa điểm đến. Ngày, tháng bắt
đầu và kết thúc., phương tiện đi lại. Các cuộc gặp gỡ, trao đổi tọa đàm...
2. Giải quyết các thủ tục giấy tờ
Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:
- Giấy giới thiệu cho chuyến đi công tác, Giấy đi đường.
- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị...
3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm.
Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác
4. Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làmviệc cho đoàn.
5. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
- Các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn.
- Các tài liêụ hướng dẫn nghiệp vu, các sách tham khảo có liên quan.
6. Chuẩn bị kinh phí
- Tiền tàu xe đi lại, Tiền ăn, nghỉ trong suốt chuyến đi.
- Tiền lệ phí khi giải quyết thủ tục hành chính, Tiền đóng góp cho hội thảohoặc hội nghị, Một
số chi phí khác như: thuốc men, chiêu đãi, dự phòng...
7. Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà - Thông báo về
thời gian thủ trưởng vắng mặt.
- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.
- Những việc khác như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc hợp đã ấn định trongthời gian thủ trưởng
vắng mặt. 8. Kiểm tra chuyến đi phút chót lOMoARc PSD|36215725
Câu hỏi 16. Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh của công ty cổ phần Thanh Minh, chuyên
hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn nhà hàng, bạn phải quản lý những hồ sơ sau:
- Lịch công tác tuần, tháng, từ năm 2020 đến nay
- Các văn bản: thông báo, công văn đi, công văn đến từ năm 2020 đến nay
- Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2018 đến nay
- Hợp đồng mua bán các mặt hàng: thực phẩm khô, thực phẩm tươi, thứcuống từ năm 2019 đến nay
- Bảng báo giá các mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thức uốngtừ năm 2019 đến nay.
Hãy cho biết cách thức lưu trữ những hồ sơ trên.
Bước 1. Phân loại theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ hành chính (lịch tuần, tháng, các thông báo,
công văn, hợp đồng…), hồ sơ kinh doanh (bảng giá, hợp đồng mua bán)
Bước 2. Sắp xếp theo chủ đề, kết hợp với phương pháp sắp xếp theo thời gian, theo mã số
- Lịch công tác năm 2020 → tháng → tuần
- Thông báo năm 2020 → tháng → số 01/TB-PKD- Công văn đi năm 2020 → tháng → số 01/X- VP
- Công văn đến năm 2020 → tháng → số 01/Y-VP
- Hợp đồng CCDV năm 2019 → Tháng →số 01/HĐDV-P.KD
- Hợp đồng MB thực phẩm khô năm 2019 → Tháng →số 01/HĐMB-P.KD
- Bảng báo giá thực phẩm khô năm 2019 → nhà cung cấp →Tháng →BGCâu hỏi 17. Giả sử
bạn là nhân viên phòng hành chính của cty A chuyên kinh doanh bán lẻ hàng tiêu
dùng. Công ty có quy mô khoảng 100 người. Vào ngày 27 hàng tháng, bạn nhận được
đề xuất yêu cầu văn phòng phẩm của các phòng ban gửi đến. Đề xuất văn phòng phẩm
của các phòng ban đều nằm trong định mức khoán, riêng đề xuất văn phòng phẩm
của phòng kinh doanh là vượt định mức khoán. Bạn hãy xử lý công việc trên?
- Nhận các đề xuất, kiểm tra tính hợp lệ.
- Rà soát lại định mức khoán văn phòng phẩm theo tháng của từng phòngban, ghi chú lại đề
xuất văn phòng phẩm của phòng kinh doanh thuộc loại chưa phù hợp.
- Chuyển đề xuất lại cho phòng kinh doanh, đề nghị chỉnh sửa cho phù hợpvới định mức khoán.
- Trình trưởng phòng hành chính duyệt đề xuất văn phòng phẩm.
- Tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm cho các phòng ban.
- Tiến hành cấp phát văn phòng phẩm, vào sổ cấp phát.
- Cập nhật tồn kho văn phòng phẩm.
- Cập nhật và lưu hồ sơ cấp phát trong tháng. lOMoARc PSD|36215725
Câu hỏi 18. Công ty Việt Phát có trụ sở tại Tp.HCM, chuyên kinh doanh hàng tiêu dùng
các loại. Ban lãnh đạo công ty dự định tổ chức cho tất cả nhân viên văn phòng tham dự
lớp tập huấn nghiệp vụ văn phòng tại trường ĐH Tài chính marketing, địa điểm học
tại Tân Bình, TPHCM. Để thuận tiện cho việc tham dự của các nhân viên, công ty s 攃̀
phối hợp với trường Đại học Tài chính - marketing chia thành 2 đợt học dự tính vào
tháng 9 và tháng 11 năm 2023, mỗi đợt kéo dài 2 tuần, mỗi tuần học 3 buổi, sau giờ hành chính.
Với tư cách là trưởng phòng Hành chính tổ chức, Anh/Chị hãy viết một bản
kế hoạch cho sự kiện này (chỉ viết phần công tác chuẩn bị). Anh/Chị có thể
đưa thêm các giả định phù hợp.
Câu hỏi 19. Giả sử Anh/Chị là nhân viên hành chính thuộc phòng hành chính tổng hợp của
công ty cổ phần Hải Thanh tại TP Hồ Chí Minh. Trong ngày 15/4/2023, Anh/Chị nhận được những yêu cầu sau:
- Nhân viên phòng kinh doanh gọi điện thoại báo 1 máy tính để bàn bị hưhỏng, đề nghị kiểm
tra, sửa chữa ngay trong ngày; - Nhân viên phòng bảo vệ báo 1 máy bộ đàm mới mua bị lỗi
- Nhân viên phòng kế toán gọi điện yêu cầu cấp thêm 10 gram giấy in khổA4 loại 70 do nhu
cầu tăng đột xuất, ngoài kế hoạch văn phòng phẩm dự kiến trong tháng của phòng.
Hãy xử lý công việc trên.
- Yêu cầu phiếu đề xuất sửa chữa có xét duyệt của lãnh đạo phòng kinhdoanh → trình trưởng
phòng hành chính xét duyệt → liên hệ bộ phận sửa chữa → tiến hành sửa chữa → theo dõi
sữa chữa → nghiệm thu → bàn giao → lưu hồ sơ
- Yêu cầu phiếu đề xuất văn phòng phẩm đột xuất có xét duyệt của lãnhđạo phòng kế toán →
trình trưởng phòng hành chính xét duyệt → liên hệ bộ phận văn phòng phẩm → tiến hành
cấp phát → theo dõi cấp phát → lưu hồ sơ
Câu hỏi 20. Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh của công ty A, vào thứ 6 của tuần hiện tại,
bạn nhận được thông tin công tác của tuần sau gồm:
- Sáng thứ hai: họp giao ban toàn thể nhân viên phòng kinh doanh, sau đótrưởng phòng kinh
doanh có cuộc họp quan trọng với ban giám đốc vào lúc 9 giờ.
- Sáng thứ 3: Nhóm bán hàng B họp triển khai kế hoạch bán hàng tháng4/2023
- Sáng thứ 4: Trưởng phòng, phó phòng và các trưởng giám sát bán hànghọp bàn kế hoạch tổ
chức hội nghị tri ân khách hàng năm 2023
- Sáng thứ 5: trưởng phòng gặp đối tác quan trọng
- Sáng thứ 6: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng
Lập bản kế hoạch công tác tuần cho phòng KD (sinh viên có thể đưa giả định phù hợp)? lOMoARc PSD|36215725 CÔNG TY A --------------------
BÁO CÁO KẾT QUẢ CÔNG VIỆC NGÀY
Họ và tên: Đặng Thị Minh Tâm Chức vụ: Thư ký Bộ phận công tác: phòng Kinh doanh
Thời gian thực hiện: …………….Ngày:………Tháng……..Năm 2023 Thời gian
Nội dung công việc
Chi tiết công việc Ghi chú
Giải quyết các vấn đề liên bộ phận, nội 7h30 phút Họp giao ban toàn thể
dung trọng tâm trong tuần sau, các sáng thứ 2 nhân viên phòng Kinh doanh
công việc chung còn tồn đọng trong tuần…
Thỏa thuận và thương lượng với nhà Chuẩn bị tài liệu
cung cấp A do bất ngờ cung ứng sản liên quan đến nhà
Họp của trưởng phòng kinh
phẩm không đúng nhu cầu của công ty, cung cấp A và tài 9h00 phút doanh và Ban
đồng thời tìm bàn giải pháp đưa sản liệu về khách sáng thứ 2 giám đốc phẩm tới các đại lý hàng bán lẻ đúng hạn
Trao đổi, thảo luận và đề xuất ý kiến
Họp triển khai kế hoạch bán 8h30 phút
cho kế hoạch bán hàng tháng 4/2023
hàng tháng 4/2023 của nhóm sáng thứ 3 của nhóm bán hàng B
Trưởng phòng, phó phòng và 9h00 phút
Lên kế hoạch, chiến lược, tổ chức hội
các trưởng giám sát bán hàng sáng thứ 4
nghị tri ân khách hàng năm 2023 họp bàn kế hoạch
Phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận
Trình Ban giám đốc phê duyệt
Ký kết hợp đồng giữa công ty A và đối Liên hệ xác nhận 8h00 phút
Trưởng phòng đi gặp đối tác
tác, thỏa thuận các nguyên tắc, chính đối tác về thời sáng thứ 5 sách giữa hai bên. gian, địa điểm
Tri ân tất cả khách hàng đã luôn ủng 7h00 phút
Tổ chức hội nghị tri ân khách
hộ công ty A và thông báo về sản sáng thứ 6 hàng phẩm mới của công ty.
Câu hỏi 21. Lựa chọn một trong các nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng bằng
phương pháp cho điểm có trọng số.