Đề cương ôn tập học phần Quản trị hành chính văn phòng

lOMoARc PSD|36215725 PHẦN LÝ THUYẾT CHƯƠNG 1 1)
Trình bày khái niệm văn phòng. Phân tích các chức năng của văn phòng. Khái niệm: -
Tiếp cận quyền lực: Văn phòng là nơi làm việc của một cấp quản lý (văn phòng
thủtướng, văn phòng chính phủ …) -
Tiếp cận chức năng: Văn phòng là nơi thực hiện một loại hình công việc (văn
phòngluật sư, văn phòng công chứng …) -
Tiếp cận hoạt động: Văn phòng là trụ sở làm việc của một đơn vị (doanh nghiệp, cơquan …)
Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức,là trung tâm xử lý thông tin và điều
hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.
Phân tích các chức năng của văn phòng:
Chức năng tham mưu tổng hợp: Phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp chức, điều
hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền văn phòng; soạn thảo các văn bản trình
lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành; theo dõi tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động
và xét thi đua, khen thưởng.
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn,
nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương
án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của
các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan.
Chức năng giúp việc điều hành: Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành
quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng
chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các
kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công
tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
Chức năng hậu cần: Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật
chất như nhà cửa, phương tiện,thiết bị, dụng cụ... Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí,
quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức
năng hậu cần của văn phòng.
2) Trình bày khái niệm quản trị hành chính văn phòng. Trình bày khái quát các
chức năng của quản trị hành chính văn phòng. Khái niệm: lOMoARc PSD|36215725
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và
kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt được mục tiêu của mình.
Khái quát các chức năng của quản trị hành chính văn phòng:
1. Hoạch định công việc văn phòng
- Xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ
- Hoạch định các cuộc họp của cơ quan
- Hoạch định các chuyến đi công tác
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc
- Hoạch định kinh phí đảm bảo hoạt động của tổ chức
Hoạch định tạo sự phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân trong việc tổ chức công tác văn phòng.
2. Tổ chức công việc văn phòng
- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với nhiệm vụ được giao. Xác định tên gọi,
cơ cấu các bộ phận để phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô chức năng, nhiệm vụ.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ văn phòng như thế nào để đạt hiệu quả, nhằm
phối hợp hỗ trợ cho các đơn vị bộ phận trong tổ chức.
3. Lãnh đạo công việc văn phòng
Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác để đạt
những mục tiêu đã đề ra. Để thực hiện vai trò này, nhà quản trị văn phòng phải có
những tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả.
4. Kiểm tra công việc văn phòng
- Kiểm tra hành chính: Kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình, quy chế làm việc, quy trình công tác
- Kiểm tra công việc: Kiểm tra nghiệp vụ, tiêu chuẩn, thủ tục
- Kiểm tra nhân sư: Xem xét việc thực hiện quy chế làm việc và đánh giá năng lực
của nhân viên văn phòng.
5. Tổ chức nhân sự văn phòng
- Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn dựa trên chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn để xây dựng phương án nhân sự
- Phân công công việc cho từng bộ phận căn cứ vào trình độ, nhu cầu công việc
vànăng lực của mỗi người
3) Phân tích các kỹ năng và vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng.
Các kỹ năng của nhà quản trị HCVP
Nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần có những
kỹ năng nhất định: lOMoARc PSD|36215725
1. Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính
2. Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn
3. Kỹ năng truyền thông: phát biểu; truyền đạt; thuyết phục …
4. Kỹ năng chuyên môn: am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và các nghiệp vụ liên quan…
Vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng. CHƯƠNG 2
4) Phân tích chức năng hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng (khái
niệm, nội dung, tác dụng). Khái niệm:
Hoạch định công việc hành chính văn phòng là việc xây dựng các kế hoạch cụ thể để tiến
hành thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Trong đó xác định rõ mục tiêu công việc,
các biện pháp tiến hành, lộ trình thời gian thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị cá nhân liên quan. Nội dung:
- Xây dựng c.tr công tác thường kỳ của cơ quan.
- Xây dựng c.tr công tác thường kỳ của V.P
- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động. v.v... Tác dụng:
Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị Văn phòng.
Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của cơ quan.
Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác
của Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong
việc thực hiện công tác Văn phòng
5) Phân tích chức năng tổ chức trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm, nội
dung, tầm quan trọng). Khái niệm: lOMoARc PSD|36215725
Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các
thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. Nội dung:
Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng
Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác Văn phòng.
Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn
phòng Tầm quan trọng: 6)
Phân tích chức năng kiểm soát trong quản trị hành chính văn phòng
(khái niệm, tiến trình, tác dụng). Khái niệm:
Kiểm soát trong quản trị văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu
giữa hiện trạng văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn
những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. Tiến trình:
Gồm 3 bước: Thiết lập các tiêu chuẩn; Đo lường công việc; Sửa chữa những sai lệch Tác dụng:
• Đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định quản trị
• Phát hiện các sai lệnh có thể có giữa thực tiễn với hoạch định
• Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệnh hướng mục tiêu đã định
Bảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hợp lý và hữu ích.
• Xác định và dự đoán những chiều hướng thay đổi có thể diễn ra để điều chỉnh kịp
• thời các chiến lược, chính sách của cơ quan cho phù hợp, thích nghi với môi trường và xã hội.
• Phát hiện kịp thời sai lầm, thiếu sót để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra CHƯƠNG 3 7)
Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Cho ví dụ minh họa Theo
tiêu chí phân loại theo chức năng của hồ sơ: lOMoARc PSD|36215725 -
Hồ sơ tác nghiệp: bao gồm những hồ sơ, tài liệu phản ánh các hoạt động tác
nghiệp cụ thể như hồ sơ phục vụ hoạt động mua bán, kinh doanh; hồ sơ kế toán tài chính… -
Hồ sơ hành chính: bao gồm những văn bản hành chính trong doanh nghiệp như
các biênbản, công văn, thư từ giao dịch… -
Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm các bản điều lệ, các quy định về nghiệp vụ, bản sao
các văn bản pháp quy dùng để tra cứu khi giải quyết công việc hàng ngày… -
Hồ sơ nhân sự: bao gồm những tài liệu, hồ sơ liên quan đến từng nhân sự trong
doanh nghiệp như lý lịch, quá trình đào tạo, khen thưởng, đề bạt nhân sự… -
Sách báo: gồm nhiều chủ đề khác nhau, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu,
tham khảo cho các cán bộ trong doanh nghiệp…
Theo tiêu chí phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận -
Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng: bao gồm những văn bản pháp quy,
các văn bản hành chính như các quyết định, công văn, biên bản, tờ trình…hình thành
trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp… -
Hồ sơ về tổ chức nhân sự: thông thường do bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm
quản lý, bao gồm hồ sơ của từng nhân sự trong doanh nghiệp, các quyết định khen
thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm xã hội, trợ cấp… -
Hồ sơ về hoạt động sản xuất: bao gồm các kế hoạch sản xuất, các báo cáo sản
xuất, tồn kho, các kế hoạch quản lý vật tư, các phiếu xuất nhập kho… -
Hồ sơ kinh doanh: bao gồm các hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng, các
bảng báo giá…Những loại hồ sơ này thường do bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp quản lý. -
Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật: bao gồm các bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về
máy móc kỹ thuật, quy trình công nghệ…Hồ sơ này thuộc trách nhiệm quản lý của bộ phận kỹ thuật. -
Hồ sơ về tài chính kế toán: bao gồm các văn bản pháp quy, các quy định về công
tác tài chính kế toán, các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán…Các hồ sơ tài
liệu này do bộ phận kế toán chịu trách nhiệm quản lý
8) Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi phương pháp.
Cho ví dụ minh họa lOMoARc PSD|36215725
1. Sắp xếp theo vần, mẫu tự
- Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng nước ngoài sẽ xếp theo họ.
- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự A, B, C để dễ truy tìm các tư liệu.
- Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục sẽ được sắp xếp theo từng giai đoạn.
- Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên sẽ đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ
có màu khác để phân biệt.
Ưu điểm: Phương pháp sắp xếp theo vần, mẫu tự giúp tham chiếu trực tiếp các hồ sơ mà không cần chỉ mục
Nhược điểm: Khi hệ thống được mở rộng quá lớn thì việc truy lục hồ sơ sẽ mất nhiều
thời gian và công sức nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau.
2. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề
Theo phương pháp này các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề,
chủ đề. Ví dụ như những giấy tờ hồ sơ liên quan đến hoạt động mua bán nhà đất sẽ được
đặt chủ đề là động sản
- Tên chủ đề cần đặt cụ thể; không dùng chủ đề mơ hồ;
- Phải lập một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề,
gây khó khăn cho tìm kiếm;
- Cần sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn
theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ. Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính.
Ưu điểm: Tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ; đồng thời giúp
việc truy cập hệ thống hồ sơ nhanh chóng hơn khi người sử dụng quen thuộc với các chủ đề.
Nhược điểm: Phải thiết lập các chỉ mục khá phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ
3. Sắp xếp hồ sơ theo địa danh
Các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, thành phố, quận huyện…. Sau đó
có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.
Một số điểm cần chú ý khi sử dụng phương pháp này là:
- Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.
- Cần thiết lập các chỉ mục để tra cứu theo tên, chủ đề. lOMoARc PSD|36215725
Ưu điểm: Cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản
trở cho nhau, phương phápdễ hiểu và giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.
Nhược điểm: Đòi hỏi người sử dụng phải có hiểu biết nhất định về khu vực địa lý có liên
quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự
4. Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số -
Sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các hồ sơ và thường sắp xếp theo thứ tự tăng dần của dãy số -
Có thể sử dụng hệ thống lưu trữ bằng mã số, nghĩa là sử dụng kết hợp chữ và số,
trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó, ví dụ hồ sơ
nhân sự phát sinh trong năm 2012 được đặt mã số là NS-2012.
Ưu điểm: Giúp phân loại hồ sơ một cách thuận tiện đối với các hồ sơ, tài liệu đã được
đánh số. Cách mã hóa kết hợp chữ cái với dãy số cho phép nhận diện hiệu quả các đề
mục. Mở rộng hệ thống lưu trữ một cách dễ dàng; đồng thời mang lại một sự bảo mật
nhất định cho hệ thống lưu trữ.
Nhược điểm: Đòi hỏi phải có một khoản chi phí để chuẩn bị một chỉ mục. Mất một
khoảng thời gian để tiến hành mã hóa và xây dựng các chỉ mục. Trong quá trình mã hóa,
sự sai sót là điều khó tránh khỏi. 5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
Các hồ sơ thường phát sinh theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp, do đó có thể căn
cứ vào trình tự thời gian phát sinh của hồ sơ để tiến hành sắp xếp. Theo đó, hồ sơ có thể
được sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm… Phương pháp sắp xếp này thường được
sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp sắp xếp khác để tạo sự thuận lợi cho
quá trình truy cập hồ sơ.
Ưu điểm: Rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian, giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh gọn.
Nhược điểm: Đòi hỏi phải xây dựng các chỉ mục, phương pháp này nếu không có sự kết
hợp với các phương pháp khác như sắp xếp theo số, mã số…thì rất khó mở rộng được hệ thống lưu trữ.
9) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến.
Tiếp nhận văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn (bưu điện, qua máy fax…), cán bộ
văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản lOMoARc PSD|36215725
được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số
lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến,
phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng
phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp
phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ
quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi
nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến
công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển
cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản
trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).
- Đối với văn bản mật: Văn thư không được bóc bì. Trường hợp tài liệu, vật mang bí
mậtnhà nước đến mà bì trong có dấu Chỉ người có tên mới được bóc bì thì văn thư vào
sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì.
Đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến:
Dấu Đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với
những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào
khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Đăng ký văn bản đến:
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, khi nhập văn bản vào sổ theo dõi
văn thư cần nhập vào đúng mục ký hiệu của văn bản. Đối với văn bản mang tính bí mật
Nhà nước thì văn thư phải vào một sổ theo dõi riêng.
- Có thể sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ để cập nhật văn bản đến bằng máy vi tính.
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút
mựcđỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Trình văn bản đến: lOMoARc PSD|36215725
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ
chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi
chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến
của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm nhanh chóng, đúng
đối tượng, chặt chẽ.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư
cũng phải đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày,
tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá
nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng
10) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi
Soạn thảo văn bản • Giám đốc chỉ thị;
• Bộ phận chuyên môn soạn thảo; • Đánh máy;
• Trưởng bộ phận chuyên môn kiểm tra lại, ký tắt (ký nháy); Chuyển đến văn phòng giám đốc.
Kiểm tra lại trước khi trình giám đốc ký:
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
• Số,ký hiệu:là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm.
• Nội dung văn bản có phù hợp chỉ thị giám đốc hay không?.
• Lỗi chính tả, lỗi trình bày, lỗi do vô ý khác.
• Giám đốc hay cấp có thẩm quyền ký.
• Đóng dấu, đăng ký văn thư đi. • Đóng dấu văn thư;
• Đóng dấu tên chức vụ của người ký; lOMoARc PSD|36215725
• Ghi ngày tháng vào văn thư đi: Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành.
• Đăng ký văn thư đi: Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ
sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.
• Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng
năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
• Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản :cập
nhật văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi bằng chương trình Quản lý văn bản Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Phát hành văn bản đi;
Văn bản của cơ quan ban hành phải chuyển tới bộ phận văn thư và phải được làm thủ tục
phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo. Bộ phận văn thư chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của cơ quan và các tổ
chức của cơ quan đến địa chỉ nhận. Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ 'khẩn'
hoặc theo yêu cầu gấp của người ký, Văn thư phải thực hiện ngay, có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng Fax hoặc qua mạng máy tính để thông tin nhanh.
Chuyển phát văn bản đi;
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo số
lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ
quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ
văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ
riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể nhưsau: -
Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồii, phải theo dõi, thu hồi
đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; lOMoARc PSD|36215725 -
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay
đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết; -
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức
và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng
khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được
in bằng mực bền lâu. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền (được gọi là bản gốc). CHƯƠNG 4
11) Phân tích các nguyên tắc bố trí không gian làm việc
Một: Đáp ứng nhu cầu sử dụng
Hai: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban
Ba: Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Bốn: Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh.
Năm: Không gian văn phòng mở
12) Phân tích phương pháp bố trí phòng làm việc cho nhân viên.
- Văn phòng mở: mọi người sử dụng không gian làm việc chung.
- Văn phòng đóng: bố trí theo hình khối, có không gian riêng. Giữa các không gian làm
việc riêng được ngăn cách với nhau bằng các bức tường, tủ hoặc vách ngăn.
13) Phân tích phương pháp bố trí không gian làm việc cho khu vực tiếp tân.
Quyết định vị trí: cần bố trí ở chỗ thuận tiện nhất để tiếp xúc với khách (thường là ngay
mặt tiền của công ty); mặt bằng phải tương xứng với tầm vóc của công ty.
Phản ánh văn hóa của công ty: Nhìn chung nên bố trí khu vực tiếp tân sạch sẽ, gọn gàng;
không tạo cảm giác thiếu sự chăn sóc; không trưng bày những gì có thể ảnh hưởng đến
ấn tượng chung về công ty. Nên đặt các biểu tượng của công ty, tranh ảnh, lịch, vật trang trí, bình hoa… lOMoARc PSD|36215725 CHƯƠNG 5
14)Trình bày các nội dung của việc quản lý tài sản trong tổ chức (bàn giao, điều
chuyển, kiểm tra, kiểm kê, sử dụng) Bàn giao tài sản:
Tài sản được bàn giao trong khi:
- Tuyển dụng nhân viên mới
- Thành lập bộ phận mới;
- Bổ sung tài sản cho nhu cầu sử dụng của các bộ phận, cá nhân;- Nhân viên nghỉ việc thì
phải bàn giao lại tài sản cho quản lý bộ phận đó. Quy trình bàn giao:
- Người bàn giao chuyển tài sản cho người nhận.
- Người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, vận hành thử.
- Người nhận phải ký vào biên bản bàn giao, người giao tài sản phải chuyển lại biên bản
cho nhân viên văn thư lưu trữ và cập nhật vào hồ sơ quản lý của công ty
- Người nhận phải báo cáo số lượng, chất lượng với trưởng bộ phận làm căn cứ theo dõi.
Điều chuyển tài sản:
Việc điều chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận Nguyên tắc:
- Việc điều chuyển tạm thời trong nội bộ: bộ phận đó quyết định
- Việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận: đồng ý của phòng hành chính.
- Đối với tài sản có giá trị lớn thì phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan.
- Đối với trường hợp di chuyển tài sản ra khỏi khu vực thì phải có văn bản cho bảo vệ lưu. Kiểm tra tài sản:
Phòng hành chính được quyền kiểm tra đột xuất tình hình sử dụng tài sản của các bộ
phận tối đa 2 lần/năm. Kiểm kê tài sản:
Hàng năm, Phòng Kế toán (thiết bị) kết hợp Phòng Hành chính tổ chức kiểm kê tài sản
định kỳ (số lượng, chất lượng, giá trị) Sử dụng tài sản:
• Người được giao các trang thiết bị văn phòng phải sử dụng theo đúng hướng dẫn
vận hành, hướng dẫn sử dụng; lOMoARc PSD|36215725
• Sử dụng đúng mục đích, không cho người khác sử dụng khi không có sự cho phép của Trưởng bộ phận;
• Sử dụng trên tinh thần tiết kiệm, giữ gìn, bảo quản tài sản;
• Người sử dụng có trách nhiệm báo ngay cho Trưởng bộ phận các trường hợp máy
móc hư hỏng để sửa chữa kịp thời.
15)Trình bày nội dung quản lý quá trình mua sắm sửa chữa tài sản, trang thiết bị
văn phòng (tài sản thiết bị có giá trị cao, thiết bị nhỏ lẻ)
Đối với tài sản, trang thiết bị có giá trị cao
Theo đó, định kỳ, có thể là hàng năm, theo tiến độ lập dự toán của doanh nghiệp, các đơn
vị sử dụng tài sản lập nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản phục vụ công tác năm sau và
gửi cho các đơn vị chức năng được giao mua sắm, sửa chữa tài sản. Khi có nhu cầu phát
sinh ngoài kế hoạch năm (bổ sung), các đơn vị cũng có thể gửi nhu cầu mua sắm, sửa
chữa tài sản cho các đơn vị chức năng, nhưng cũng nên theo định kỳ (ví dụ theo quý).
Trường hợp các đơn vị có nhu cầu phát sinh đột xuất, cấp bách, các đơn vị chức năng
cũng sẽ tiếp nhận yêu cầu của đơn vị có nhu cầu.
Khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản, thiết bị cho năm sau, hoặc nhu cầu đột
xuất từ các đơn vị, phòng chức năng sẽ tiến hành tổng hợp, thẩm định tình trạng của tài
sản, thiết bị; rà soát lại thời gian sử dụng và đưa vào dự toán ngân sách mua sắm, sửa
chữa tài sản và hình thức mua hàng, chuyển cho bộ phận Tài chính kế toán để kiểm soát
dự toán và phương án thanh toán, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ vào dự toán
ngân sách đã được duyệt, phòng chức năng sẽ tiến hành lập kế hoạch mua sắm, tài sản,
thiết bị của năm, trong đó có đề xuất hình thức mua hàng (đấu thầu, chỉ định thầu, chào
hàng cạnh tranh) và trình hội đồng lập dự toán năm thông qua từ đầu năm.
Dựa vào kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản đã được duyệt, phòng chức năng tiến hành
lập thông báo đặt hàng, thông báo mời thầu gửi đến các nhà cung cấp theo các yêu cầu kỹ
thuật và hình thức mua hàng đã được duyệt (đấu thầu, chào hàng cạnh tranh); đồng thời
gửi thông báo đặt hàng hoặc thông báo mời thầu đến đơn vị cung cấp và bộ phận Tài
chính kế toán để chủ động khảo sát giá và mời đặt hàng thêm nhà cung cấp để kiểm soát
giá. Phòng chức năng sẽ tiếp nhận các báo giá và hồ sơ dự thầu và tiến hành lựa chọn nhà
cung cấp phù hợp. Sau đó, phòng chức năng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung
cấp, triển khai và theo dõi việc thực hiện hợp đồng cũng như thực hiện việc thanh lý hợp
đồng khi công việc hoàn thành.
Đối với thiết bị nhỏ lẻ lOMoARc PSD|36215725
Theo đó, khi có nhu cầu mua hoặc sửa chữa tài sản trang thiết bị nhỏ lẻ, bộ phận có nhu
cầu lập phiếu yêu cầu mua, sửa chữa thiết bị và chuyển Trưởng bộ phận xác nhận, sau đó
trình Ban Giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt.
Trên cơ sở phiếu yêu cầu mua sắm, sửa chữa trang thiết bị văn phòng được Ban Giám
đốc duyệt, Phòng Hành chính nhân sự sẽ tiến hành liên hệ với các nhà cung ứng để báo
giá, hoặc tiến hành sửa chữa nếu hạng mục sửa chữa nhỏ có thể do bộ phận kỹ thuật của
doanh nghiệp tự thực hiện. Nhà cung ứng đảm bảo các tiêu chí như chất lượng, giá cả,
bảo hành, cách phục vụ…sẽ được lựa chọn để làm thủ tục ký hợp đồng.
Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cứng sẽ tiến hành lắp đặt, cung cấp tài sản trang thiết bị
cho công ty, Phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm theo dõi quá trình lắp đặt. Sau khi
lắp đặt xong, nếu hai bên đồng ý thì hai bên ký vào biên bản lắp đặt và nghiệm thu. Đối
với những tài sản trang thiết bị cần phải qua một thời gian vận hành mới biết được tình
trạng hoạt động thì phải nghiệm thu sau một số ngày nhất định (tùy vào quy định cụ thể
của loại thiết bị và sự thỏa thuận giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp mua CHƯƠNG 6
16)Trình bày các biện pháp quản trị thời gian.
Nói chuyện trên điện thoại quá lâu:
Nếu có việc cần gọi điện ra ngoài, hãy viết ra giấy trước những gì cần bàn qua điện
thoại, chú tâm vào đó và đừng lạc đề.
Nếu là giám đốc hãy để thư ký sàng lọc hoặc giới hạn các cuộc điện thoại. Chỉ nên nhận
những cuộc điện thoại thực sự quan trọng. Khi cần tập trung làm việc, người lãnh đạo có
thể nhấc ống nghe ra hoặc chuyển tự động sang máy khác.
Khách thăm đột xuất và kéo dài:
* Làm chủ việc tiếp khách
• Đến chỗ làm việc của cấp dưới.
• Tiếp khách ngoài phòng làm việc.
• Đứng để tiếp khách.
• Nhờ cô thư ký kiểm soát thời gian cuộc nói chuyện với khách.
• Quy định thời gian tiếp khách
• Hãy tiếp xúc tại phòng ăn * Đừng quên đóng cửa:
• Dành ra một giờ yên tĩnh vào ngày đầu làm việc. lOMoARc PSD|36215725
• Quy định giờ giấc làm việc với cấp dưới.
• Đến văn phòng sớm hơn mọi người một chút.
• Tìm một địa điểm phụ - một căn phòng cách biệt, một căn phòng được dành đặc
biệt hoặc là căn phòng của một người nào khác. Bạn sẽ đỡ bị quấy rầy vì chỉ có cô
thư ký là biết bạn ở đâu.
Văn phòng bừa bộn, giấy tờ quá nhiều
Chỉ nên để ít đồ dùng trên bàn và dành chỗ cho đồ dùng cần thiết như: điện thoại, khay
hồ sơ, bút viết, máy vi tính…Hãy để mọi thứ trong tầm tay và theo chuỗi thao tác sẽ
tránh được những lúc bực mình thì không tìm thấy thứ mình muốn ngay lập tức.
Đối với hồ sơ, thư từ hãy dành thời gian xử lý trong ngày. Nhớ để giỏ rác ở gần và bắt
dầu xem xét. Lướt qua những gì nhận được và thực hiện một trong các động tác sau đây:
vứt bỏ, chuyển giao, làm theo, lưu dài hạn hoặc ngắn hạn. Có hồ sơ cần lưu lâu hơn hoặc
lưu tạm thời hãy xác định thời hạn lưu giữ, ghi chú hạn định trên hồ sơ để đến lúc cần
loại bỏ thì loại bỏ được ngay.
Truyền đạt thông tin kém hiệu quả
Thông báo và chọn phương tiện thích hợp để truyền đạt thông tin: họp, điện thoại, ghi
chú, bảng biểu…Đưa thông tin thích hợp với từng cá nhân chịu trách nhiệm, đừng đưa thông tin dư thừa.
Giao việc và uỷ quyền Không hiệu quả
Để giao việc hiệu quả, nhà lãnh đạo cần lưu ý thực hiện tuần tự các bước giao việc sau đây:
• Rà soát lại công việc • Chọn việc để giao
• Chọn người thích hợp để giao việc
• Truyền đạt yêu cầu rõ ràng
• Hướng dẫn và làm thử • Theo dõi thực hiện • Đánh giá kết quả
Tổ chức cuộc họp không hiệu quả lOMoARc PSD|36215725
Hiện nay ở không ít cơ quan việc họp hành đã trở thành nỗi ám ảnh của nhiều người,
nhiều cuộc họp mang tính vô bổ, hình thức và hết sức lãng phí. Thời gian họp chiếm 2/3
thời gian làm việc của các lãnh đạo.
Những nguyên tắc tổ chức và điều hành cuộc họp mang lại hiệu quả và tránh lãng phí
thời gian được trình bày trong chương thứ 3.
Khung cảnh làm việc không thích hợp.
Tổ chức nơi làm việc: đặt thư ký của mình ở ngay cửa ra vào, sao cho bất cứ người khách
nào cũng phải gặp mặt thư ký. Còn chỗ ngồi của cấp dưới, người nào mình hay trao đổi ý
kiến trong công tác thì xếp ngồi gần.
Trang trí nơi làm việc: nơi làm việc phải có đủ ánh sáng, màu sắc hài hoà, được trang bị
đủ máy móc, không gian yên tĩnh.
Hãy để bàn giấy trống trải:
• Tất cả tài liệu giấy tờ gì mà không dính líu gần xa với vấn đề bạn đang giải quyết
thì hãy loại nó ra khỏi bàn giấy của bạn.
• Công văn nào mình chưa có đủ điều kiện để giải quyết thì đừng để trên bàn. Điều
đó có nghĩa là mọi hồ sơ đều phải sắp xếp theo thứ tự, cho vào ngăn kéo và phải nằm đó.
• Đừng bao giờ gác đề án đang làm lại mà chạy theo những công việc hấp dẫn hơn,
• hoặc là do bị ngắt quãng trong công tác hoặc do bị ngập đầu trong công việc mà
muốn tìm một việc khác thoải mái hơn.
- Giải quyết xong một hồ sơ thì chuyển nó đi ngay xét lại một lần nữa những việc
• ưu tiên rồi bắt tay ngay vào việc quan trọng nhất tiếp theo.
• Luôn nhắc nhở cô thư ký giữ bàn giấy của bạn luôn sạch sẽ trước khi bạn bước
vào phòng làm việc và phải đảm bảo có đủ những tài liệu cần thiết để giải quyết
vấn đề đầu tiên ngày hôm đó. Tính cầu toàn
Hãy sắp đặt ưu tiên cho từng công việc, đừng phí thời gian làm quá tốt những việc thứ
yếu. Hãy tự hỏi: Liệu thời gian bỏ ra có xứng đáng cho chất lượng đạt được hay không? lOMoARc PSD|36215725
Lập trật tự ưu tiên cho công việc
Công việc quan trọng: Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng “Có” và “Không”..
Khi thật quan trọng nhưng chưa thật khẩn trương thì vẫn còn thời gian sắp xếp và giao
phó cho người khác một phần để bắt đầu công việc.
Công việc khẩn cấp: Công việc có khẩn cấp và cần làm ngay không ? Liệu có thể để lúc
khác được không ? Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”, việc “khẩn” nhiều
khi không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước, việc “khẩn” thường do người khác tác
động. Hãy kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn”.
Công việc quan trọng và khẩn cấp: Khi công việc thật quan trọng và khẩn cấp hãy làm ngay không thể do dự.
Công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp: Loại việc này có thể bỏ qua hoặc
giao cho ai khác. Lập kế hoạch hợp lý.
Không thu xếp thời gian thì mọi thứ kể trên đều vô ích. Cần phải biết mình muốn gì và
thời điểm thực hiện các công việc đó. Muốn vậy cần có những mẫu kế hoạch thời gian
gồm: kế hoạch của cả năm, kế hoạch hàng tháng và kế hoạch ngày/tuần.
17) Trình bày trình tự đón tiếp khách (khách bình thường, khách quan trọng,
khách nước ngoài). Khách bình thường:
Khách đã có hẹn trước: nhân viên lễ tân cần lịch sự hỏi tên, cơ quan và mục đích làm
việc. Nhân viên cần xem trước lịch hẹn và trả lời cho khách biết về việc đã xếp lịch này.
Sau đó nhân viên lễ tân hướng dẫn khách ngồi đợi tại khu vực phòng chờ, mời nước rồi
liên hệ với người cần gặp. Khách quan trọng: 1. Đề xuất yêu cầu 2. Lập kế hoạch 3. Chuẩn bị 4. Đón tiếp 5. Quyết toán chi phí Khách nước ngoài:
- Lên lịch buổi làm việc cho phù hợp lOMoARc PSD|36215725
1. Xác minh thông tin toàn đoàn, bao gồm số lượng các thành viên đoàn công tác; tên,
chức vụ của từng người.
2. Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan để làm việc hoặc đón tiếp.
3. Liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết.
4. Chọn nơi ăn nghỉ, xe đưa đón.
5. Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan.
6. Tìm hiểu tập quán của khách.
7. Tổ chức đón khách, tặng hoa… - Triển khai chuẩn xác
Vai trò ghi và lập biên bản của Thư ký giám đốc. Đây là một công việc rất quan trọng,
thư ký phải tập trung vào việc ghi tốc ký và nhờ một người khác sử dụng máy ghi âm.
18)Trình bày các nguyên tắc để tổ chức thành công các cuộc họp.
1. Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo
2. Không để cuộc họp kéo dài
3. Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp 4. Nên họp đúng giờ
5. Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn
6. Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp
7. Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp
8. Gặp gỡ sau buổi họp CHƯƠNG 7
19)Khái niệm văn bản, phân loại và quy trình soạn thảo văn bản. Khái niệm: Nghĩa rộng:
• Vật bất kỳ có chứa đựng tin
• Được ghi bằng ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định
• Mục đích: ghi nhận, truyền đạt tin từ chủ đề này đến chủ đề khác. lOMoARc PSD|36215725
• Ví dụ: Sách vở, bia đá, câu đối, khẩu hiệu, bản vẽ …Nghĩa hẹp:
Tài liệu (giấy, điện tử) hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân Ngôn ngữ:
Văn bản là bản viết hoặc bản in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại làm bằng chứng về sau.
Phân loại văn bản:
* Văn bản hành chính cá biệt bao gồm: -
Quyết định (QĐ): Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính
sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng
các văn bản quy phạm pháp luật -
Chỉ thị (CT): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc mang tính
chất cá biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. * Văn bản hành chính thông thường có tên loại: 1.
Thông cáo (TC): Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương dùng
để công bố với nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối
ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ,
Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành. 2.
Thông báo (TB): Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động
của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi. 3.
Chương trình (CTr): Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm
việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định. 4.
Kế hoạch (KH): Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, chi tiêu
củanhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức,
nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. 5.
Phương án (PA): Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công
việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định. 6.
Đề án (ĐA): Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực
hiệncông tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc điểm, tình
hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị. lOMoARc PSD|36215725 7.
Báo cáo (BC): Là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt
độngcủa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụthể nhằm
kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý. 8.
Biên bản (BB): Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy
ra đểlàm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp hoặc trong hoạt động của cơ quan Nhà nước với công dân. 9.
Tờ trình (TTr): Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét
duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được. 10.
Hợp đồng (HĐ): Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên
bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ. 11.
Công điện (CĐ): Là loại văn bản đặc biệt dùng để truyền đạt nhanh một mệnh
lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp 12.
Giấy chứng nhận (CN): Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối tượng
có liên quan đến các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. 13.
Giấy ủy nhiệm (UN): Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người
có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó, người
được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật). 14.
Giấy mời (GM): Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước , các doanh nghiệp
mời các thành viên đến tham dự một cuộc họp hay một chương trình nào đó.
15.Giấy giới thiệu (GT):Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao
dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác. 16.
Giấy nghỉ phép (NP): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên được
nghỉ phép theo Luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân. 17.
Giấy đi đường (ĐĐ): Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi công
tác để tính phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu. 18.
Giấy biên nhận (BN): Là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ,
giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến. 19.
Phiếu gửi (PG): Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị,
cá nhân này đến cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác. lOMoARc PSD|36215725 20.
Phiếu chuyển (PC): Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phân khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển
không có thẩm quyền giải quyết.
* Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:
Công văn là loại văn bản không có tên loại dùng làm phương tiện giao dịch hành chính
giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của
công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.
Quy trình soạn thảo văn bản
Bước 1: Đổi đơn vị đo trong Word thành mm
Bước 2: Mở khung lề trang giấy
Bước 3: Mở thước dọc ngang
Bước 4: Chỉnh lề trang giấy theo quy định
Bước 5: Chỉnh font chữ, size chữ
Bước 6: Chỉnh đoạn văn bản
Bước 7: Thao tác bỏ chức năng tự động gạch nối ngắn thành gạch nối dài Bước 8: Chèn bảng
Bước 9: Trình bày Quốc hiệu
Bước 10: Trình bày tên cơ quan và tổ chức ban hành
Bước 11: Trình bày số và ký hiệu
Bước 12: Trình bày địa danh, ngày tháng năm
Bước 13: Trình bày tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Bước 14: Trình bày nội dung của văn bản CHƯƠNG 8
20) Phân tích các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng.
1. Thu nhập thông tin về nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ văn phòng lOMoARc PSD|36215725
2. Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu
3. Lập tiêu chí đánh giá
Đối với phương pháp cho điểm có trọng số, doanh nghiệp cần tiến hành các bước sau
B1: Lập hội đồng tư vấn để quyết định các tiêu chí đánh giá, thang điểm và trọng số của từng tiêu chí
B2: Liệt kê các phương án và các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương án B3: Tính trọng số B4: Tính khung điểm
B5: Tính khung điểm *trọng số
B6: Chọn phương án có tổng điểm cao nhất
PHẦN BÀI TẬP VẬN DỤNG
1) Viết chương trình một cuộc họp/ hội nghị. Hướng dẫn:
- Yêu cầu nêu đúng trình tự tiến hành, thời gian tiến hành, người thực hiện, địa điểm.
- Trình bày dạng bảng.
Tên cuộc họp/ hội nghị: Cuộc họp tổng kết hoạt động kinh doanh quý 3 năm 2023
Thời gian: 8h00 - 12h00, ngày 25 tháng 11 năm 2023
Địa điểm: Hội trường lớn, Công ty Cổ phần ABC Người tham dự: • Ban lãnh đạo công ty • Các trưởng phòng, ban •
Các nhân viên liên quan Trình tự tiến hành: Trình tự Thời gian Người thực hiện Địa điểm Hội trường Khai mạc 8h00 - 8h15 MC lOMoARc PSD|36215725
Trình bày tổng kết hoạt động kinh Trưởng phòng Kinh Hội doanh quý 3 doanh trường 8h15 - 9h30 9h30 - Hội 10h30 trường Thảo luận Các đại biểu 10h30 - Hội 11h00 trường Kết luận Tổng giám đốc 11h00 - Hội 11h15 trường Bế mạc MC
Nội dung thảo luận: •
Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh quý 3 năm 2023 •
Đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho quý 4 năm 2023 Chuẩn bị: •
Các đại biểu chuẩn bị tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh quý 3 năm 2023. •
Ban tổ chức chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cuộc họp.
Kết quả mong đợi: •
Có được cái nhìn tổng quan về kết quả hoạt động kinh doanh quý 3 năm 2023. •
Đưa ra được phương hướng, nhiệm vụ phù hợp cho quý 4 năm 2023.
Trên đây là mẫu chương trình cuộc họp/ hội nghị. Tùy theo mục đích, nội dung của cuộc
họp/ hội nghị mà có thể điều chỉnh chương trình cho phù hợp.
2) Viết bảng công tác chuẩn bị cho một công việc. Hướng dẫn:
- Chỉ viết phần công tác chuẩn bị (không viết hết kế hoạch đầy đủ)
- Yêu cầu nêu đúng được trình tự công việc chuẩn bị, người chuẩn bị, deadline.
- Trình bày dạng bảng lOMoARc PSD|36215725 Trình tự Công việc Người thực hiện Deadline 1 Nghiên cứu thị trường Nhân viên Marketing 20/07/2023 2
Phân tích đối thủ cạnh tranh Nhân viên Nghiên cứu & Phát triển 22/07/2023 3
Xây dựng kế hoạch sản xuất Nhân viên Sản xuất 25/07/2023 4
Xây dựng kế hoạch marketing Nhân viên Marketing 27/07/2023 5
Xây dựng kế hoạch tài chính Kế toán 29/07/2023 Ghi chú: •
Công việc chuẩn bị có thể thực hiện theo trình tự hoặc song song tùy theo tính chất công việc. •
Deadline có thể thay đổi tùy theo tình hình thực tế.