Đề cương ôn thi kỹ năng giao tiếp thực hành | Kỹ năng mềm 1 | Đại học Hàng hải Việt Nam

Câu hỏi ôn tập KNM1 Cấu trúc đề
Phần 1: 30 câu trắc nghiệm
Phần 2: 2-3 câu hỏi tình huống
Thời gian làm bài: 60 phút
Lịch thi: 8h00 - ngày 15/6/2022 - Nhà C1 và C2
Nội dung ôn tập phần trắc nghiệm
1. Vai trò của giao tiếp
- Giao tiếp là điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của con người
- Là phương tiện để con người chia sẻ thông tin, tình cảm
- Là môi trường cho con người hoàn thiện nhân cách
2. Phương tiện giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ
- Giao tiếp ngôn ngữ: Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp quan ttrorngj của con người. Ngôn ngữ giúp chúng ta
có thể truyền đi bất kỳ một thông điệp nào, như miêu tả sự vật hiện tượng, trao đổi công việc, bày tỏ tình
cảm.. Ngôn ngữ được thể hiện dưới hai dạng: nói và viết
+ Ngôn ngữ nói: Gồm ngôn ngữ đối thoại và ngôn ngữ độc thoại. Ngôn ngữ nói có hiệu quả cao trong các
trường hợp: thông tin truyền đạt nhanh; muốn có sự phản hồi ngay; thể hiện cảm xúc; không phải ghi chép lại.
+ Ngôn ngữ viết: là ngôn ngữ hướng vào người khác, được biểu đạt bằng chữ viết và ghi nhận bằng thị giác. Có
hiệu quả cao trong các trường hợp: thông tin cần được lưu trữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai; các
hợp đồng, thỏa thuận; thông tin cần giữ bí mật; những điều tế nhị, khó nói bằng lời.
- Giao tiếp phi ngôn ngữ: thay vì dùng lời nói, giao tiếp sử dụng cử chỉ, hành động, thái độ để ngầm truyền đi quan điểm của mình.
3. Khái niệm, sơ đồ quá trình giao tiếp, phân loại giao tiếp
Khái niệm: giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các chủ thể tham gia thông qua các phương tiện
ngôn ngữ và phi ngôn ngữ nhằm đạt được mục đích nhất định.
Sơ đồ quá trình giao tiếp: Phân loại giao tiếp: Mã hóa
+ Căn cứ vào phương thức giao tiếp: Thông - Giao tiếp trực tiếp Kênh điệp - Giao tiếp gián tiếp
+ Căn cứ vào hình thức tổ chức giao tiếp: - Giao tiếp chính thức Người Người
- Giao tiếp không chính thức Nhiễu gửi nhận
+ Căn cứ vào pham vi giao tiếp: - Cá nhân – cá nhân - Cá nhân – nhóm - Nhóm – nhóm GIải Kênh mã
+ Căn cứ vào phương tiện giao tiếp: Phản - Giao tiếp ngôn ngữ hồi - Giao tiếp phi ngôn ngữ
4. Yếu tố cản trở quá trình giao tiếp (khách quan, chủ quan)
Chủ quan: Rào cản chủ quan là những rào cản xuất phát từ chính chủ đề giao tiếp, bao gồm: thiếu tự tin, trình
độ nhận thức khác nhau, cảm xúc tiêu cực, tâm sinh lý không tốt... Ngoài ra còn một số yếu tố như nội dung
giao tiếp không phù hợp ( nhiều, khó hiểu, không hấp dẫn,..), cách trình bày không thu hút (dài dòng, dùng
từ địa phương, đơn điệu,..) hay ngoại hình không ưa nhìn...
Khách quan: là những yếu tố tác động từ bên ngoài đến quá trình giao tiếp như: môi trường, văn hóa, bất đồng
ngôn ngữ...Ngoài ra còn có những yếu tố như thiếu quan tâm, hứng thú, lòng tin, thái độ không hợp tác của 2
phía cũng ảnh hưởng tới quá trình giao tiếp.
5. Các nguyên tắc trong giao tiếp
Nguyên tắc tôn trọng đối tượng giao tiếp
Nguyên tắc thiện chí trong giao tiếp
Nguyên tắc tôn trọng giá trị văn hóa
Nguyên tắc đồng cảm trong giao tiếp
6. Vai trò của lắng nghe (với người nói, người nghe, cả hai)
Đối với người nói: Thỏa mãn nhu cầu được tôn trọng và chia sẻ, tạo điều kiện và khuyến khích người nói chia
sẻ, thể hiện quan điểm, ý tưởng một cách liền mạch, tự tin, rõ ràng nhất có thể.
Đối với người lắng nghe:Thu thập được nhiều thông tin để hiểu vấn đề và hiểu người nói, tạo ra mối quan hệ tốt
đẹp, giải quyết công việc tốt hơn, giải quyết được xung đột.
7. Nghi thức cơ bản trong giao tiếp
- Chào hỏi, bắt tay, giới thiệu, trao danh thiếp và cách ngồi
8. Các kỹ thuật đặt câu hỏi trong giao tiếp
9. Làm thế nào để tạo ấn tượng đầu tiên trong giao tiếp:
- Trang phục, trang điểm: không nên quá cầu kỳ, gọn gàng, giản dị, màu sắc phong nhã, phù hợp với khổ
người, lứa tuổi, giới tính, khí hậu, môi trường làm việc...
- Thái độ, phong cách: có thái độ cởi mở, thân thiện, lịch sự và khiêm tốn, không nên có thái độ hách dịch,
kiêu căng..cân giữ ánh mắt ấm áp, thân thiện, ko nhìn chằm chằm, giữ nét mặt vui tươi, luôn sẵn sàng nở nụ
cười, dáng vẻ đúng đắn, phong cách điềm đạm, tự tin, đàng hoàng và nhất quán
- Giọng nói: vừa đủ nghe, nói rành mạch, không quá nhanh hoặc quá chậm
- Mở đầu cuộc trò chuyện 1 cách tự nhiên 10.
Các kiểu bắt tay và lưu ý khi bắt tay trong giao tiếp
- Các kiểu bắt tay: Bắt tay kiểu phục tùng Bắt tay quyền lực Bắt tay bình đẳng - Lưu ý khi bắt tay:
+ Những người đưa tay ra trước thường là chủ nhân, phụ nữ, người lớn tuổi, người có địa vị cấp trên
+ Thời gian bắt tay không nên quá lâu cũng không nên quá ngắn
+ Không bắt tay quá chặt cũng như quá hời hợt
+ Nếu mang găng tay thì bỏ găng tay ra trước khi bắt tay
+ Khi bắt tay cần nhìn thẳng vào người đối thoại và chào hỏi
+ Khi có nhiều người không nên đưa tay cùng một lúc
+ Bắt tay đối tượng nhiệt tình, đúng lúc là rất cần thiết, làm tăng tình cảm thân ái, mật thiết. 11.
Yếu tố cản trở việc lắng nghe hiệu quả
- Yếu tố chủ quan: thái độ, tâm sinh lý, trình độ học vấn, thói quen, địa vị, uy tín...
- Yếu tố khách quan: môi trường, văn hóa, ngôn ngữ 12.
Khái niệm và các mục đích của bài thuyết trình
- Khái niệm: Thuyết trình là trình bày bằng lời nói trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp
thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.
- Mục đích: Cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe 13.
Cách cách mở đầu và kết thúc hiệu quả cho bài thuyết trình
- Cách mở đầu: Chào những người tham dự và giới thiệu bản thân
Lời chào mừng người nghe
Đưa ra cấu trúc của bài thuyết trình
Thông báo thời gian thuyết trình (nếu có thể)
Thông báo khi nào bạn sẽ trả lời câu hỏi
- Cách kết thúc: Hướng đến sự kết thúc Chuẩn bị kết thúc
Kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng 14.
Nguyên nhân và cách khắc phục tâm lý lo lắng, hồi hộp khi thuyết trình
- Nguyên nhân: Sự thiếu tự tin khi đứng trước đám đông, căng thẳng quá mức khiến bạn “bị run khi đứng trước đám đông” Chưa quen với áp lực - Cách khắc phục:
+ Tận dụng mọi cơ hội.
+ Chuẩn bị sớm và kỹ lưỡng. + Thả lỏng cơ thể.
+ Chuẩn bị tâm lý trước những tình huống bất ngờ.
+ Chuẩn bị nội dung thuyết trình thật kỹ lưỡng
+ Tập trung vào bài thuyết trình của mình 15.
Các yếu tố tạo nên thành công cho bài thuyết trình:
- Chuẩn bị tốt nội dung
- Tổng thể vẻ ngoài, trang
- Giữ gìn sức khỏe và bảo vệ
- Chuẩn bị tâm lý và hình thức phục giọng nói - Tự tin 16.
Khái niệm và đặc điểm của nhóm làm việc
- Khái niệm: Nhóm là tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết thực hiện một mục tiêu chung - Đặc điểm:
● Phải có mục tiêu nhóm
● Trong nhóm phải có sự liên hệ, tương tác giữa các thành viên
● Có các nội quy, quy định cách thức hoạt động của nhóm và mọi thành viên đều phải tuân thủ
● Phải quy định rõ vai trò, nhiệm vụ của từng thành viên 17.
Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm: - Tạo dựng - Xung đột - Ổn định - Hoàn thiện - Tan rã 18.
Các cách quản lý nhóm kém hiệu quả và giải pháp
- Các cách quản lý nhóm kém hiệu quả: nhà quản lý độc tài,nhà quản lý lười biếng và nhà quản lý lạm dụng quyền lực - Giải pháp:
● Có kỹ năng nhận biết và tổng hợp những yếu tố từ bên trong và bên ngoài nhóm hay tổ chức
● Có kỹ năng phân quyền, phân cấp trách nhiệm, phân công công việc phù hợp với năng lực của từng thành viên.
● Khuyến khích, động viên hiệu quả
● Có quyết tâm và kiên định theo đuổi mục tiêu đã đề ra
● Có khả năng chịu áp lực từ công việc hay từ các thành viên khác
● Kỹ năng giải quyết công việc, nhận biết vấn đề một cách linh hoạt
● Tạo ra môi trường làm việc trong đó thất bại không được xem là mắc lỗi, giúp các thành viên sửa lỗi nhưng
không gây ảnh hưởng đến nhiệt huyết trong công việc
● Khai thác tâm lý cạnh tranh trong nhóm một cách phù hợp
● Sử dụng các biện pháp kỷ luật cứng rắn nhưng công bằng 19.
5 kỹ năng quan trọng/ cần cải thiện khi tham gia làm việc nhóm - Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng quản lý thời gian.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề - Kỹ năng lắng nghe.
- Kỹ năng tư duy phản biện. 20.
Mô hình 5W+1H được sử dụng trong kỹ năng nào, 2C5M là gì?
- Kỹ năng tổ chức hoạt động nhóm - 2C5M:
● Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
● Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
● Xác định nguồn lực thực hiện 5M 21.
Công thức 1+1>2 trong quá trình làm việc nhóm có ý nghĩa gì?
- Năng suất và hiệu quả công việc của một cá nhân khi làm việc nhóm cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả
trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ