ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN - Tóm tắt Nội Dung Quan Trọng
ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN - Tóm tắt Nội Dung Quan Trọng
Môn: Kinh doanh quốc tế - Marketing 53 tài liệu
Trường: Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh 2 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ DỰ ÁN
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1.1. Khái niệm
Động thái quan trọng của dự án: biến ước mơ thành hiện thực, thực hiện các ý tưởng, ý đồ bằng các hành
động dựa trên nỗ lực, quyết tâm và đầu tư nguồn lực.
Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu ' tĩnh' và cách hiểu ' động' .
- ' tĩnh' : Dự án là hình tượng về một tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới.
- ' động' : Dự án là một tổng thể các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất trong khoảng
thời gian xác định với sự ràng buộc về nguồn lực trong bối cảnh không chắc chắn.
Tổng thể các hoạt động: Dự án bao gồm nhiều công việc mà tất cả đều phải kết thúc bằng việc tạo ra một sản phẩm hoặc một kết
quả cụ thể và được chuyển giao, kế hoạch, báo cáo, hồ sơ tài liệu mà muốn có đều đòi hỏi những quyết định, điều hoà các mặt
yêu cầu, các chi phí và sự chấp nhận rủi ro.
Các công việc lệ thuộc vào nhau: Vì tất cả đều đáp ứng một mối quan tâm sự thành công của dự án và do đó tất cả chỉ còn là
những đóng góp cho một hệ thống rộng lớn, hướng đích hơn. Sự sắp xếp công việc trong dự án phải tôn trọng một logic về mối
quan hệ giữa các công việc và về thời gian.
- Các công việc và tổng thể các công việc cần được thực hiện trong một thời hạn xác định.
o Dự án có điểm bắt đầu và điểm kết thúc.
- Các nguồn lực để thực hiện các công việc và tổng thể công việc là giới hạn.
o Mỗi dự án thường tiêu phí các nguồn lực.
- Các hoạt động của dự án diễn ra trong môi trường không chắc chắn.
o Môi trường của dự án không phải là môi trường hiện tại mà là môi trường tương lai.
- Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.
o Tất cả các công việc của dự án đều hướng tới việc hình thành duy nhất một sản phẩm hoặc dịch vụ
nào đó đã xác định trước.
❖ Dự án và các hoạt động đang tiến hành: Dự án
Các hoạt động đang tiến hành
Đều do con người thực hiện và bị giới hạn về nguồn lực, đều được lên kế hoạch, thực hiện và kiểm tra.
- Có thời hạn và là duy nhất. - Có tính chất lặp lại
Dự án là một nỗ lực có thời hạn, mang tính duy nhất, nhằm thực hiện mục tiêu, có thời điểm bắt đầu, thời
điểm kết thúc, sử dụng một nguồn lực hữu hạn.
❖ Dự án có thể tạo ra:
- Những kết quả lớn, có ý nghĩa quốc gia như: dự án xây dựng nhà máy thủy điện Sơn La, xây dựng
nhà máy lọc dầu Dung Quất;
- Những kết quả tầm doanh nghiệp như: dự án xây dựng hệ thống ISO 9000;…
- Những sự kiện gắn liền với đời sống hàng ngày như: tổ chức một đám cưới, tiệc sinh nhật,….
❖ Chương trình > dự án > nhiệm vụ > gói công việc
Chương trình (Program), thường được dùng để chỉ một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án để hoàn
thành một hệ mục tiêu rộng lớn, dài hạn và các mục tiêu này có thể hoàn thành từng phần bởi các dự án.
Một chương trình có thể được định nghĩa là một nhóm các dự án được xác định trước có liên quan và được
quản lý như một nhiệm vụ lớn, thì một dự án ít nhiều mang tính chất tạm thời được thực hiện để đạt được
các kết quả cụ thể, thời gian cùng với những ràng buộc về chi phí và chất lượng.
Chương trình – là một nhóm các dự án Dự án
- Có những kết quả mà không phải là đầu ra - Người quản lý biết đầu ra phải đạt được, của một chương trình.
chúng hữu hình và có thể được mô tả dễ Mục tiêu
- Những kết quả này thậm chí còn mang dàng bằng lời.
tính chủ quan và khó có thể định lượng - Có thể đo lường tiến độ của một dự án được.
→ kết quả đầu ra được gọi là mục tiêu.
- ?? (không )Được xác định rõ ràng trong
trường hợp chương trình
- Được phân chia và phân định rõ ràng Phạm vi
- Có thể thay đổi theo ý muốn của người - Không thể thay đổi trong suốt vòng đời
quản lý trong quá trình thực hiện chương của dự án. trình. - Phạm vi hẹp
- Phạm vi rộng hơn nhiều Thời lượng
- Các chương trình có thể kéo dài hàng năm - Thường có khoảng thời gian ngắn hơn so với các chương trình Rủi ro
Dù là một dự án hay
- Việc đánh giá rủi ro thường phức tạp và - Việc xác định và quản lý rủi ro cho một một chương trình, khó hơn dự án dễ dàng hơn luôn có những rủi ro đi kèm.
- Vấn đề được xác định một cách mơ hồ
→ có sự khác biệt trong nhận thức của các
Vấn đề và bên liên quan về bản chất của vấn đề.
- Vấn đề được xác định rõ ràng giải pháp
- Các giải pháp cho vấn đề lại có số lượng
→ có nhiều giải pháp hơn, bất chấp sự khác ít.
biệt vẫn tồn tại giữa các bên liên quan vì giải
pháp nào là giải pháp ưu tiên. Giám sát
- Người quản lý chương trình giám sát và - Một người quản lý dự án cần giám sát và kiểm soát các dự án quản lý các nhiệm vụ Tập
trung - Luôn tập trung vào người quản lý (lãnh - Trọng tâm là quản lý những người liên vào đạo) quan
Khởi đầu - - Chương trình là một loạt các dự án không
- Có khởi đầu cũng như kết thúc được xác Kết thúc có kết thúc xác định. định rõ ràng
Dự án là một nhóm các công việc có liên quan với nhau được thực hiện theo một qui trình nhất định để đạt
được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.
Các dự án được chia nhỏ thành các nhiệm vụ (task). Các nhiệm vụ có thể được chia thành các gói công việc
(work package) và các đơn vị công việc (work unit). Đơn vị công việc là cấp thấp nhất của dự án.
→ Tuy nhiên sự phân chia này chỉ mang tính quy ước.
❖ Dự án – một phương thức hoạt động có hiệu quả:
- Hoạt động theo dự án là một hoạt động có kế hoạch, được kiểm tra để đảm bảo cho một tiến trình
chung với các nguồn lực và môi trường đã được tính toán nhằm thực hiện những mục tiêu nhất định.
- Dự án là điều kiện, tiền đề của sự đổi mới và phát triển.
- Dự án sinh ra nhằm giải quyết những “vấn đề” trên con đường phát triển của một doanh nghiệp,
một quốc gia, một khu vực thậm chí trên phạm vi toàn cầu.
- Dự án cho phép hướng mọi sự nỗ lực có thời hạn để tạo ra sản phẩm dịch vụ mong muốn.
- Nhu cầu muốn trở thành hiện thực phải thông qua hoạt động của con người.
- Hoạt động khôn ngoan là hoạt động theo dự án, những hoạt động đã được lên kế hoạch và đủ
nguồn lực để đảm bảo sự thành công.
Phương thức hoạt động theo kiểu Dự án: Rõ mục tiêu; Có kế hoạch; Rõ công việc; Rõ nguồn lực; Linh hoạt; Kiểm tra
❖ Mục đích của dự án:
- lợi ích tài chính cho nhà đầu tư - lợi ích cho xã hội - đáp ứng yêu cầu ❖ Dự án:
Dự án là tập hợp các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được tiến
hành theo một quá trình nhằm đạt mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng
buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.
Âm nhạc (bài hát), chương trình biểu diễn, tác phẩm văn học, tác phẩm nghệ thuật, tất cả mọi thứ thuộc
về nghệ thuật có thể được coi là Dự án.
❖ Công việc trong dự án và công việc thường ngày
Công việc trong dự án
Công việc thường ngày
Điều ngoại lệ của các chức năng thông thường
Được định rõ trong hoạt động của phòng ban
Các hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau
Các hoạt động không hoặc ít liên quan
Mục tiêu và thời hạn cuối cùng cụ thể
Mục tiêu và thời hạn cuối cùng không cụ thể
Kết quả mong muốn được định rõ
Kết quả mong muốn không được định rõ
❖ Các loại dự án phổ biến
- Dự án hợp đồng (Contractual Project).
- Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D project).
- Dự án xây dựng (Contruction Project). - Dự án đầu tư
- Dự án hệ thống thông tin (Information System Project).
- Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning Project)
- Dự án viện trợ và phát triển/phúc lợi công cộng (Public/Welfare/Development Project) - Dự án sự kiện
❖ Các ràng buộc sự thành công của dự án - Pham vi dự án
- Yêu cầu về chất lượng - Lịch trình - Ngân sách - Nguồn lực - Rủi ro
- Sự hài lòng của khách hàng
1.2. Đặc điểm của dự án
Các đặc điểm cơ bản của dự án đều được thống nhất một cách rõ ràng ở mục đích, vòng đời, sự phụ thuộc,
tính duy nhất, và yếu tố mâu thuẫn.
→ Các đặc điểm này tác động và quyết định toàn bộ quá trình quản trị dự án.
Mục đích; các ràng buộc; tạm thời; duy nhất; tương hỗ và phụ thuộc; rủi ro;…
1.2.1. Dự án phải có mục tiêu rõ ràng
Dự án cần phải tạo ra hoặc mang lại các kết quả về số lượng, chất lương hoặc hiệu quả.
- Mục tiêu thường gắn với sự thay đổi, tạo ra một kết quả trước đó chưa có.
- Mỗi dự án đều phải có một hoặc một hệ mục tiêu rõ ràng.
o Dự án kết thúc khi mục tiêu được thực hiện.
- Mục tiêu dự án chịu sự ràng buộc bởi thời gian và ngân sách dành cho dự án.
- Khi mục tiêu thay đổi về tính chất thì cần phải có một dự án mới.
- Mục tiêu của dự án thường được lượng hóa thành các chỉ tiêu
- Một dự án là một hoạt động có thời hạn với kết quả được xác định.
- Mục đích mong muốn sẽ quyết định về việc thực hiện, kiểm soát và quản trị dự án.
- Các hoạt động của dự án thường được thực hiện một lần (tức là không lặp lại), với mục đích cụ thể.
- Để đạt được mục đích, có thể phân chia kết quả mong muốn thành các mục tiêu cụ thể cần đạt được
trong từng giai đoạn của dự án.
o Các mục tiêu này cần được xác lập nhằm đảm bảo nguyên tắc: cụ thể, đo lường được, phù hợp
với nguồn lực và điều kiện sẵn có, có thời hạn thực hiện nhất định.
1.2.2. Sự thống nhất bởi ba ràng buộc cơ bản
Ba ràng buộc cơ bản: thành quả tạo ra, thời gian thực hiện và chi phí thực hiện.
❖ Mục tiêu kết quả là mục tiêu quan trọng và dễ nhận thấy nhất.
- Thành quả của dự án chính là mục đích mà dự án hướng đến, các mục tiêu và các kết quả mà dự án nhằm tạo ra.
- Thành quả liên quan trực tiếp đến câu hỏi sản phẩm nào sẽ được tạo ra ở mức độ chất lượng như thế nào.
- Chúng ta thường có khuynh hướng nhìn nhận dự án chỉ trên phương diện thành quả (các công
việc cần phải hoàn thành).
- Thành quả có liên hệ chặt chẽ với thời gian và chi phí
❖ Thời gian: mục tiêu về thời gian có vai trò vô cùng quan trọng
- Để kiểm soát tốt về thời gian, nhà quản trị dự án phải:
o xác định cẩn thận các công việc cần phải thực hiện
o ước lượng thời gian cần thiết để thực hiện các công việc đó
o phân bổ nguồn lực con người và thiết bị cho các công việc
o Điều quan trọng là phải ước lượng được chính xác thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án. ❖ Chi phí:
- Việc hoàn thành dự án trong khuôn khổ ngân sách cũng không kém quan trọng.
- Nhà quản trị dự án phải cân đối sao cho không chi quá nhiều hoặc quá thấp so với ngân sách.
- Các mục tiêu thành quả và thời gian được đặt trong mối quan hệ trực tiếp với chi phí (hay là nguồn lực huy động).
- Sử dụng nguồn lực trong phạm vi cho phép là một đặc trưng của dự án.
❖ Ngoài ba yếu tố trên còn có kỳ vọng của khách hàng.
- Đây không phải là một mục tiêu phụ mà là một bộ phận không thể tách rời của thành quả dự án.
- Nó phải gắn liền với thành quả dự án
o nếu không, có thể gây ra mâu thuẫn giữa khách hàng và nhóm dự án.
- Tiến trình triển khai dự án:
o Khách hàng xác định kết quả mong muốn từ dự án.
o Nhóm dự án tiến hành thiết kế và triển khai thực hiện dự án.
o Khách hàng xem xét đánh giá ý tưởng này.
▪ Trong suốt quá trình tương tác và xem xét này, các đặc điểm kỹ thuật ban đầu ít
được giữ nguyên → rất dễ nảy sinh mâu thuẫn gây ảnh hưởng đến thành công của dự án.
→ Kỳ vọng của khách hàng và nhóm dự án phải hợp thành thể thống nhất trong suốt dự án.
Đạt được giới hạn của các ràng buộc này cũng là mục tiêu của công tác quản trị dự án (hình).
- Sơ đồ này hàm ý rằng có mối liên hệ giữa các mục tiêu này.
- Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể thay đổi tùy theo các thời điểm khác nhau và nhiệm
vụ hàng đầu của nhà quản trị dự án là quản trị những cân nhắc để đánh đổi giữa các mục tiêu này
1.2.3. Dự án được xác định dần dần (progressive Elaboration)
Tính duy nhất của dự án → các chi tiết cụ thể về các sản phẩm hay kết quả của dự án chưa được xác định rõ từ đầu.
→ Các thuộc tính của kết quả, hay các tham số của dự án cần phải được xác định dần dần.
- “Dần dần”: các thuộc tính sẽ được xác định từng bước một, từ từ qua giai đoạn của dự án
- “xác định”: các thuộc tính này sẽ được làm rõ một cách cẩn thận, thấu đáo.
Tại thời điểm bắt đầu dự án, các đặc điểm của kết quả và các tham số của dự án như thời gian, chi phí và
thành quả chỉ được xác định một cách khái quát.
Trong suốt các giai đoạn sau, khi dự án được nắm rõ hơn thì các đặc điểm trên sẽ được chi tiết hóa.
- Mức độ chi tiết hóa cần thiết để có được một sự xác định chi tiết về dự án phụ thuộc vào mức
độ nhận thức hiểu biết về dự án.
Tiến trình xác định dần dần dự án phải liên kết chặt chẽ với tiến trình xác định phù hợp các kết quả của
dự án – tiến trình xác định phạm vi.
- Phạm vi là tổng hợp các kết quả của dự án (thường được mô tả như các sản phẩm và dịch vụ) sẽ
được xây dựng trong suốt tiến trình của dự án.
- Ở đây dễ dàng sinh một nghịch lý giữa nhu cầu xác định sớm phạm vi với việc xác định tuần tự
các kết quả của dự án.
o Mâu thuẫn này là một khó khăn lớn đối với các nhà quản lý vì tổ chức thường muốn xác
định sớm các ràng buộc về thời gian, chi phí và kết quả song phạm vi của dự án lại không rõ ràng.
Tất cả các dự án đều bắt đầu bởi một khái niệm, nhờ đó tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ mới, đặc biệt là
bao gồm một tầm nhìn rộng về kết quả cuối cùng mà dự án tạo ra.
- Dự án sẽ mang lại một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất thông qua tiến trình xác định dần dần.
- Tiến trình này là quá trình thiết kế và điều chỉnh dần dần khái niệm ban đầu để đi đến kế hoạch chi tiết về dự án.
Khi dự án càng tiến dần về hoàn tất, thì các nhu cầu ban đầu làm cơ sở để xây dựng dự án sẽ được xem xét và đánh giá lại.
Sự phát triển dần dần sẽ giúp người thực hiện dự án hiểu được đầy đủ các nhu cầu và khả năng đáp ứng các nhu cầu đó.
- Phát triển dần dần là tiến trình lặp đi lặp lại được thiết kế nhằm đạt được mục tiêu của dự án
một cách chính xác và đầy đủ.
o Trong tiến trình này hoạch định và triển khai sẽ bổ sung lẫn nhau.
Ví dụ: tiến trình xây dựng cấu trúc phân chia công việc (WBS).
- WBS bắt đầu với tầm nhìn của dự án, và sau đó được phát triển dần dần để tạo nên phạm vi dự
án và được mở rộng để xây dựng thành WBS hoàn chỉnh v.v.
- Hãy xem xét một ví dụ về khái niệm xây một tòa nhà mới phục vụ cho việc sản xuất và đóng
gói quần áo khái niệm này bắt đầu khá chung chung, với nguyên vật liệu được giao, dây chuyền
một cơ sở để giao hàng. Khi nhóm dự án tiếp tục nghiên cứu về nhu cầu và kỳ vọng của dự án,
tầm nhìn của dự án được xem xét kỹ hơn và được phát triển thành một đề cương chi tiết về
những dự án sẽ tạo ra như hình 1.2. 1.2.4. Tính duy nhất
Thực hiện dự án ~ thực hiện một số công việc chưa từng được làm.
❖ Tính duy nhất có thể bắt nguồn từ:
- Các công việc chưa từng được làm trước đó
- Một số các đặc điểm của sản phẩm hay dịch vụ làm cho nó trở nên khác biệt với các sản phẩm
hay dịch vụ mà doanh nghiệp đã từng sản xuất. Ví dụ:
1. Xây dựng một loạt các ngôi nhà tòa nhà giống nhau: Các thiết kế của các tòa nhà có thể giống
nhau tuy nhiên mỗi căn nhà là một dự án riêng rẽ.
→ Tính duy nhất: do vị trí địa lý, các quy tắc xây dựng tại địa phương, chủ nhà, nhà đội thợ xây v.v.
2. Triển khai một hệ thống thông tin trong một tổ chức: Cài đặt hệ thống trong từng phòng ban có thể
giống nhau tuy nhiên tiến trình triển khai trong từng đơn vị là duy nhất do yêu cầu của từng phòng
ban và người sử dụng tại đó là khác nhau.
Mỗi dự án là duy nhất trước và sau nó không có dự án thứ hai giống hệt vậy.
- Mỗi dự án đều có tính duy nhất, chưa có tiền lệ trong quá khứ và không lặp lại trong tương lai. - Nỗ lực là duy nhất - Kết quả là duy nhất
- Mỗi dự án đều phải được tiến hành nghiên cứu tỉ mỉ, có thiết kế cụ thể, việc xây dựng, chế tạo,
quản trị và khai thác vận hành cũng có những đặc thù riêng khác nhau.
→ Khả năng sáng tạo của nhà quản trị dự án là hết sức quan trọng
o bởi nó sẽ quyết định đến việc dự án có đạt thành công.
Đặc điểm duy nhất này làm cho các dự án mang tính chất rủi ro.
1.2.5. Tính hữu hạn
Hàm ý: Các dự án luôn có một thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Thời hạn hoàn thành dự án được xác định rõ
- Dự án kết thúc khi đã hoàn thành mục tiêu và được chuyển giao một cách hiệu quả cho tổ chức.
- Một dự án cũng có thể được kết thúc nếu khả năng dự án không thể đạt được mục tiêu là hiển nhiên.
Hữu hạn: không có nghĩa là thời gian ngắn cũng không có nghĩa là kết quả của dự án có tính chất hữu
hạn, mà các kết quả này khi đã được tích hợp vào tổ chức thì sẽ trở thành các hoạt động thường xuyên của tổ chức.
- Ví dụ: dự án xây dựng một nhà máy thủy điện thì mang tính chất hữu hạn tuy nhiên kết quả của dự
án là nhà máy thủy điện lại có thời gian hoạt động rất lâu, có thể kéo dài nhiều năm sau khi dự án đã kết thúc.
Khi dự án đã đạt được mục tiêu đề ra thì dự án sẽ không còn tồn tại trong tổ chức nữa và phải đi đến kết thúc.
- Các nguồn lực được phân bổ cho dự án được tái phân bổ lại cho các bộ phận khác nhau trong tổ chức.
- Khi kết thúc dự án, một số nhân viên đội dự án phải tờ lại các phòng cũ để làm việc, một số khác sẽ ra đi.
→ Sự xáo trộn này nhiều khi gây tác động tiêu cực đến tâm lý và hiệu quả làm việc của dự án trong thời gian còn lại.
→ Làm thế nào để dự án kết thúc mà các nguồn lực không bị lãng phí, nguồn nhân lực không bị xáo trộn
là vấn đề đặt ra cho nhà quản trị, quản trị dự án cũng đòi hỏi phải quản trị tốt khâu kết thúc dự án.
1.2.6. Mỗi dự án đều có chu kỳ sống
- Giống như một thực thể sống, mỗi dự án trải qua các giai đoạn khác nhau: từ khởi đầu, phát triển
tăng dần về qui mô, đạt đến đỉnh cao, sau đó bắt đầu suy giảm, và cuối cùng là kết thúc. (Bắt đầu
– Triển khai – Kết thúc)
- Một số dự án kết thúc và sau đó được tích hợp vào hoạt động của tổ chức mẹ, một số khác thì bị xóa bỏ,…
1.2.7. Dự án đặc trưng bởi sự phụ thuộc lẫn nhau
Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án. .
Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà
tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý Nhà nước. .
Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau.
Giữa các bộ phận quản lý chức năng (marketing, tài chính, sản xuất…) và nhóm quản lý dự án thường
xuyên có quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau.
→ Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác.
1.2.8. Dự án đặc trưng bởi mâu thuẫn.
Các nhà quản trị dự án sống trong một thế giới đặc trưng bởi tính mâu thuẫn.
Sự mâu thuẫn giữa việc phải chia xẻ nguồn lực và kỳ vọng lợi ích rất khác nhau
Các dự án cạnh tranh với các bộ phận chức năng về nguồn lực và nhân sự.
- Khi dự án tăng trưởng, sự đối đầu của những dự án này với các dự án khác về nguồn lực cũng gia tăng.
- Ngoài ra, các thành viên trong nhóm dự án thường mâu thuẫn với nhau về nguồn lực và vai trò của
người lãnh đạo trong việc giải quyết các vấn đề của dự án.
Bốn nhóm hữu quan (khách hàng, các nhà quản trị chức năng, các nhà quản trị
cấp cao, người bảo trợ, nhóm dự án và công chúng) có thể ảnh hưởng đến
thành công hay thất bại của dự án theo những cách khác nhau.
- Mâu thuẫn có thể phát sinh giữa nhà lãnh đạo dự án và người đứng đầu
các bộ phận chức năng nếu cả hai đồng thời là lãnh đạo trực tiếp của các
thành viên trong nhóm dự án.
1.2.9. Rủi ro là thuộc tính của dự án
Rủi ro luôn là nguy cơ đe dọa to lớn đối với các nhà quản lý.
Một dự án thường luôn đi kèm với nhiều rủi ro, nhiều biến động, do quá trình thực hiện dự án kéo dài,
đòi hỏi nguồn vốn lớn chịu sự tác động của môi trường kinh tế, xã hội, luật pháp và các bên liên quan.
Các rủi ro tiềm ẩn này có thể xuất hiện và tác động đến mục tiêu cũng như kết quả đạt được của dự án.
1.3. Chu kỳ của dự án
là các thời kỳ mà một dự án cần phải trải qua, bắt đầu từ thời điểm có ý định đầu tư cho đến thời điểm kết thúc dự án.
- Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện.
- Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án
Một chu kỳ đầu tư bao gồm 4 giai đoạn: Bắt đầu dự án, Tổ chức và chuẩn bị, Thực hiện công việc, và Kết thúc dự án.
1.3.1.Bắt đầu dự án:
Khi dự án được hình thành, cần có một nỗ lực rất lớn để khởi động dự án.
Cần chọn ra một nhà quản trị dự án, tập hợp một nhóm dự án, tiến hành lập kế hoạch và xác định các nguồn lực ban đầu.
- Mọi việc tiến triển khá chậm vì:
• người ta cần có thời gian để làm quen nhau
• xác định mục tiêu dự án.
- Khi vượt qua được những trở ngại này, công việc được triển khai khá nhanh và suôn sẻ.
- Thành quả: các phê duyệt dự án, bản tuyên bố về dự án. .
1.3.2.Giai đoạn tổ chức và chuẩn bị: - Bao gồm:
• Phát triển các kế hoạch nhằm cụ thể hóa các kết quả mong đợi, các công việc cần làm, thời gian,
chi phí và các nguồn lực cần có khác.
• Phát triển một kế hoạch để chỉ ra những rủi ro chính có thể xảy ra đối với dự án.
- Thành quả: một hệ thống kế hoạch dự án tập hợp các kết quả và thời gian dự định của dự án, các nguồn
lực và các quy trình cần thiết để tạo ra nguồn lực đó.
1.3.3.Giai đoạn thực hiện công việc: - Bao gồm:
• Thiết lập Đội dự án và các hệ thống hỗ trợ
• Thực hiện các công việc theo kế hoạch
• Theo dõi và kiểm soát để bảo đảm việc thực hiện đúng kế hoạch.
- Thành quả: chính là kết quả của dự án.
1.3.4.Giai đoạn kết thúc dự án:
- Bao gồm: đánh giá kết quả dự án
• đạt được các phê duyệt của khách hàng
• chuyển thành viên dự án sang nhiệm vụ mới
• tái phân bổ các nguồn lực khác đã huy động vào dự án. - Thành quả:
• các kết quả chính thức được chấp nhận và phê duyệt • các kiến nghị
• bài học kinh nghiệm được rút ra từ dự án để áp dụng cho các dự án tương tự trong tương lai
✓ Đối với trường hợp dự án có kết thúc nhanh
- Các dự án như dự án công nghệ thông tin, xuất bản sách. . là các dự có kết thúc nhanh
✓ Sơ đồ: Bốn giai đoạn trong chu kì dự án:
1.4. Các bên liên quan đến dự án
1.4.1.Khách hàng dự án (# khách hàng của sản phẩm dự án - là đối tượng sử dụng các sản phẩm do dự án tạo ra)
- Chính là nhà đầu tư, là người đặt hàng xây dựng, thực hiện, quản lý một dự án.
- Có thể là: một người (nhà đầu tư tư nhân), một tổ chức (công ty, tập đoàn đầu tư dự án) hoặc một tập
thể được ủy quyền (dự án cấp vốn từ nguồn ngân sách Nhà nước).
- Cần được xác định ngay từ khi có ý định đầu tư.
- Đối tượng có ý nghĩa rất quan trọng đến việc hình thành dự án đầu tư
- Nhu cầu, các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô, đặc tính kỹ thuật và công nghệ của dự án.
- Người đưa ra các yêu cầu cuối cùng về kết quả dự án và cũng là người cung cấp vốn hoặc trả tiền để
thực hiện hoặc khai thác dự án.
1.4.2.Người được ủy quyền (nhà quản trị dự án)
- Là người tiếp nhận dự án, và là bên thực hiện dự án nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng.
- Sau khi tiếp nhận → căn cứ vào yêu cầu và nhu cầu của khách hàng để bắt đầu tiến hành dự án.
- Trong suốt quá trình quản lý dự án, người được ủy quyền luôn giữ vai trò chủ đạo.
Năng lực, tố chất của người được ủy quyền sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng dự án.
Lựa chọn người tiếp quản dự án tốt là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dự án. 1.4.3.Bên cung ứng - Chịu trách nhiệm:
o Cung ứng các loại vật tư, thiết bị, máy móc chủ yếu cho dự án, hoặc các hợp đồng thầu phụ cho dự án
o Thực hiện mọi điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng theo nguyên tắc:
▪ đảm bảo về mặt chất lượng, số lượng, chủng loại và đồng bộ
▪ đảm bảo về tiến độ (phù hợp về thời gian và hình thức giao nhận).
1.4.4.Nhà bảo trợ dự án
- Nhân vật khá đặc biệt, thông thường là một người có vị trí cao trong tổ chức.
- Ủng hộ mạnh mẽ cho dự án, biện hộ cho dự án trong các cuộc tranh luận, và có những hành động cần
thiết nhằm tạo điều kiện cho dự án thành công.
- Đôi khi người bảo trợ dự án tốt nhất là người mà các nhà quản trị dự án không bao giờ phải dùng đến
sự hỗ trợ trực tiếp của họ.
- Việc biết rằng người đó ủng hộ dự án sẽ giúp:
o người khác trong tổ chức đánh giá cao tầm quan trọng của nó
o khuyến khích các bộ phận khác làm việc tận lực
→ tạo điều kiện cho dự án thành công.
- Để tăng cường khả năng thành công → nhà quản trị dự án cần phải tìm xem liệu dự án của mình có người bảo trợ không.
o Nếu không có cần phải làm mọi việc thật tốt để tìm một người bảo trợ dự án
▪ Thông thường là từ những người được hưởng lợi từ dự án và có đủ quyền hạn cũng như
tầm ảnh hưởng để khuyến khích Công ty có sự cam kết nghiêm túc và liên tục đối với dự án.
1.4.5.Các tổ chức tài trợ vốn
Bao gồm các định chế tài chính, quỹ tín dụng, quỹ đầu tư phát triển, ngân hàng, công ty bảo hiểm. .
Chịu trách nhiệm cung ứng vốn cho dự án thông qua các hình thức: cho vay, cho vay ưu đãi, góp vốn, tài
trợ (cho vay không hoàn lại).
1.4.6.Nhà nước và các các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan đến dự án Để:
- thống nhất quá trình đầu tư và đảm bảo dự án đầu tư có mục đích, mang ý nghĩa kinh tế xã hội thiết
thực, phù hợp với quy mô, với sự phát triển của đất nước
- đảm bảo việc đầu tư được quản lý, giám sát một cách toàn diện và có khoa học
→ cần có sự quản lý của Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước.
Nhà nước quản lý dự án thông qua quy hoạch phát triển, hệ thống chính sách, luật pháp. .
Các bên liên quan có nhiều mối quan hệ qua lại, và họ quan tâm đến dự án ở các góc độ khác nhau
(sao cho mình có lợi ích nhất), do vậy có thể có mâu thuẫn và xung đột. Nhà quản trị dự án đứng ở vị trí
trung tâm, phải điều phối và phải xử lý các mối quan hệ và các mâu thuẫn này.
2. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 2.1. Khái niệm
Quản trị dự án nhằm giúp dự án đạt các mục tiêu đạt ra và giúp đảm bảo đạt được hiệu quả mong đợi.
Quản trị dự án là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án sao
cho đạt được các mục tiêu trong giới hạn thời gian và nguồn lực.
PMI: mục đích của dự án là đáp ứng yêu cầu và kỳ vọng của các nhóm hữu quan.
→ đòi hỏi nhà quản trị dự án phải xác định rõ các đối tượng hữu quan → phân tích các yêu cầu kỳ vọng
của họ để xác định phạm vi công việc và mục tiêu của dự án.
Có sự tham gia của nhiều bên → quản trị dự án mang tính phức tạp mâu thuẫn và khó khăn → cần chú ý
công tác quản trị rủi ro.
Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời (được hình thành nhằm phục vụ dự án trong thời gian hữu hạn)
Trong thời gian tồn tại dự án → nhà quản trị dự án hoạt động độc lập với các phòng ban khác
Sau khi kết thúc dự án → phân công lại lao động; bố trí lại máy móc thiết bị
→ mâu thuẫn giữa người đứng đầu dự án và nhóm tham gia dự án: về nhân sự, chi phí, thời gian, mức độ
thỏa mãn các yêu cầu kỹ thuật
2.2. Vai trò của quản trị dự án
- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách
hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án.
- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án.
- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những
thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được
- Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng.
- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn
2.3. Mục tiêu của quản trị dự án
- Cấp độ cơ bản: sự đáp ứng các mục tiêu thuộc về dự án: thời gian, chi phí, chất lượng (kết quả).
- Cấp độ cao hơn: mục tiêu đặt ra là đạt được sự hàỉ lòng của khách hàng → thể hiện thông qua việc:
o đánh giá xem các yêu cầu và mong muốn ban đầu có được thỏa mãn hay không,
o sản phầm/dịch vụ của dự án có được thị trường chào đón không,
o lợi nhuận mang lại cho nhà đầu tư là bao nhiêu.
2.3.1.Các mục tiêu thuộc về dự án
- Thể hiện ở chỗ: các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và đảm bảo chất lượng, trong
phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.
- Chi phí dự án lại phụ thuộc vào các yếu tố: thời gian, chất lượng và phạm vi dự án.
- Chi phí của dự án tăng lên nếu:
o chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn,
o thời gian thực hiện yêu cầu rút ngắn hơn
o phạm vỉ dự án đòi hỏi mở rộng hơn.
- Mối quan hệ giữa ba mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, hoặc giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án.
- Muốn đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một hoặc hai mục tiêu kia.
→ hy vọng đạt lược sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu, chứ khó có thế đạt được cả ba mục tiêu một cách hoàn hảo
2.3.2.Các mục tiêu đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng
- Sự hài lòng của khách hàng được đánh giá thông qua:
o Các đích ban đầu có đạt được hay không.
o Các sản phẩm dịch vụ do dự án cung cấp có phù hợp với nhu cầu thị trường, được người tiêu dùng đón nhận không.
o Lợi nhuận của khách hàng đạt được là bao nhiêu, có đạt được như dự kiến ban đầu không.
- Các mong đợi của khách hàng gắn liền với các đặc điểm kỹ thuật của dự án.
- Bắt đầu dự án: khách hàng sẽ xác định một kết quả mong muốn → nhóm dự án sẽ thiết kế, lên kế
hoạch thực hiện dự án nhắm tới kết quả dự kiến đó.
o Trong quá trình thực hiện dự án, khách hàng sẽ đánh giá các kết quả đạt được của nhóm dự
án, và đề xuất những ý kiến đóng góp mới mà theo họ là tốt hơn cho dự án.
o Hiếm khi khách hàng giữ nguyên yêu cầu ban đầu của mình, họ có thể đưa thêm một số yêu
cầu và mong muốn mới → các đặc điểm kỹ thuật dự án có thể sẽ thay đổi theo, môi trường
dự án có thể trở nên phức tạp hơn.
→ Có thể sẽ nảy sinh mâu thuẫn giữa khách hàng và nhóm thực hiện dự án.
→ Nhà quản trị sẽ không bao giờ thành công khi để xung đột phát sinh.
→ Sự mong đợi của khách hàng và khả năng đáp ứng của tổ chức thực hiện dự án nên thống nhất trong suốt toàn bộ dự án.
2.4. Quá trình quản trị dự án
Chu kỳ của một dự án sản xuất công nghiệp thông thường được chia thành 4 giai đoạn: xây dựng ý tưởng,
giai đoạn phát triển, giai đoạn triển khai, giai đoạn kết thúc.
2.4.1.Khởi đầu dự án
- Giai đoạn nghiên cứu cơ hội đầu tư, đàm phán, tìm kiếm đối tác, lựa chọn dự án và cách thức thực
hiện có hiệu quả nhất, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để bắt đầu dự án.
- Triển khai: tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, đánh giá độ rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án. .
- Quyết định chọn lựa dự án là những quyết định chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu và các mục
tiêu lâu đài của tổ chức.
- Những chỉ tiêu/nội dung được xem xét: mục đích, yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm
năng, mức độ chi phí, độ rủi ro, và ước tính nguồn lực cần thiết.
- Cần làm rõ ý tưởng dự án bằng cách phác thảo những kết quả và phương pháp thực hiện trong điều
kiện hạn chế về nguồn lực.
- Không cần thiết phải lượng hoá hết các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả dự án.
o Các phân tích trong giai đoạn này phải ngắn gọn, được diễn đạt trên cơ sở thực tế
2.4.2.Tổ chức và chuẩn bị (lập kế hoạch)
- Giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết đế thực hiện dự án
- là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn được dưới dạng sơ đồ hệ thống.
- Phải thực hiện các công việc cụ thể và chi tiết → xem dự án cần được thực hiện như thế nào
- Tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch.
- Giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của một dự án.
- Nội dung bao gồm những công việc:
o Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án
o Lập kế hoạch tổng quan
o Phân tách công việc của dự án
o Lập kế hoạch tiến độ thời gian
o Lập kế hoạch ngân sách
o Thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất
o Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết.
o Lập kế họạch chi phí và dự báo dòng tiền thu
o Xin phê chuẩn thực hiện.
- Kết thúc giai đoạn này, có thể bắt đầu tiến trình thực hiện dự án.
- Thành công của dự án phụ thuộc khá lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch
trong giai đoạn hoạch định này.
2.4.3.Triển khai dự án (điều phối thực hiện dự án)
- Là quá trình phân phối nguồn lực: tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và
quản lý tiến độ thời gian.
- Giai đoạn chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng cộng việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc).
- Giai đoạn áp dụng nhiều nhất những phương thức quản trị dự án, bao gồm các công việc cần thực
hiện: việc xây dựng nhà xưởng và công trình, lựa chọn công cụ, mua sắm thiết bị và lắp đặt. .
- Giai đoạn chiếm nhiều thời gian và nỗ lực nhất.
➔ cần xem xét những yêu cầu kỹ thuật cụ thể, so sánh đánh giá lựa chọn công cụ, thiết bị, kỹ thuật lắp
ráp, mua thiết bị chính. .
- Kết thúc giai đoạn này các hệ thống được xây dựng và kiểm định, dây chuyền sản xuất được vận hành
2.4.4.Kết thúc dự án
Dự án thành công, đạt được các mục tiêu đặt ra, hoặc Dự án thất bại → phải kết thúc dự án một cách đúng
lúc → tránh lãng phí và phát sinh ngân quỹ.
Thực hiện những công việc còn lại: hoàn thành sản phẩm, bàn giao công trình và những tài liệu liên quan,
đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực. .
Một số công việc cụ thể cần được thực hiện để kết thúc dự án là:
- Hoàn chỉnh và cẩt giữ hồ sơ liên quan đến dự án
- Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo
- Thanh quyết toán tài chính
- Đối với sản xuất cần chuẩn bị và bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, các bản vẽ chi tiết. ,.
- Bàn giao dự án, lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành
- Bố trí lại lao động, giải quyết công ăn việc làm cho những người từng tham gia dự án.
- Giải phóng và bố trí lại thiết bị
2.4.5.Kiểm soát dự án
- là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những
vấn đề liên quan, đề xuất các giải pháp xử lý, và lập các báo cáo về các hoạt động dự án.
- Thực hiện đan xen và xuyên suốt quá trình triển khai thực hiện các hoạt động của dự án.
- Nhằm xác định và đánh giá xem kết quả đạt được có sai lệch gì với mục tiêu đặt ra hay không.
➔ nếu có sai khác thì cần đưa ra các giải pháp như điều chình kế hoạch, phân bố lại nguồn lực, tăng
cường và nâng cao công tác quản trị.
Quan hệ giữa các giai đoạn trong quá trình quản lý dự án
2.5. Nội dung quản trị dự án
- Quản trị dự án gồm nhiều khâu công việc: lập kế hoạch, lên tiến độ, xác định ngân sách, triển khai
thực hiện, điều phối, kiểm soát các hoạt động dự án.
- Quản trị dự án gồm hàng loạt vấn đề: quản trị thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư; rủi ro, quản trị hoạt động mua bán. .
→ Những nội dung trên được thực hiện trong suốt các giai đoạn của quản trị dự án
✓ Quản trị dự án gồm chín lĩnh vực chính: (PMI) Lập kế hoạch tổng quan Quản trị phạm vi Quản trị thời gian • Lập kế hoạch • Xác định phạm vi • Xác định công việc • Thực hiện kế hoạch
• Lập kế hoạch phạm vi • Dự tính thời gian
• Quản trị sự thay đổi
• Quản trị thay đổi phạm vi • Quản trị tiến độ
Tổ chức dự án theo một trình tự Xác định, giám sát việc thực Lập kế hoạch, phân phối và giám logic
hiện mục đích, mục tiêu của dự sát tiến độ, đảm bảo thời gian
Chi tiết hóa các mục tiêu dự án án hoàn thành dự án
thành những công việc cụ thể, Xác định công việc nào thuộc về Chỉ rõ mỗi công việc:
hoạch định chương trình thực dự án và cần phải thực hiện, - Kéo dài bao lâu hiện
công việc nào nằm ngoài phạm - Bắt đầu?
Đảm bảo các lĩnh vực quản trị vi của dự án - Kết thúc?
khác nhau được kết hợp chính
Toàn bộ dự án: khi nào hoàn xác và đầy đủ thành Quản trị chi phí Quản trị chất lượng Quản trị nhân lực
• Lập kế hoạch chất lượng
• Lập kế hoạch nguồn lực
• Đảm bảo chất lượng
• Lập kế hoạch nhân lực • Tính toán chi phí
• Quản trị chất lượng • Tuyển dụng • Lập dự toán
Triển khai giám sát tiêu chuẩn
• Phát triển nhóm và xây • Quản trị chi phí
chất lượng cho việc thực hiện dự • dựng đội ngũ
Dự toán kinh phí, giám sát thực án
Hướng dẫn, phối hợp những nỗ
hiện chi phí theo tiến độ cho Đảm bảo chất lượng sản phẩm lực của mọi thành viên tham gia
từng công việc và toàn bộ dự án. theo yêu cầu của chủ đầu tư
dự án vào việc hoàn thành mục
Tổ chức, phân tích số liệu và báo tiêu dự án.
cáo những thông tin về chi phí
Cho thấy việc sử dụng lực lượng
lao động của dự án hiệu quả đến mức nào? Quản trị thông tin Quản trị rủi ro dự án Quản trị cung ứng
• Lập kế hoạch quản trị • Xác định rủi ro
(Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán) • thông tin
• Chương trình quản trị rủi • Kế hoạch cung ứng • Phân phối thông tin ro • Lực chọn nhà cung • Báo cáo tiến độ
• Phản ứng đối với rủi ro • Quản trị hợp đồng
Đảm bảo dòng thông tin thông Nhận diện các nhân tố rủi ro của
• Quản trị tiến độ cung ứng
suốt một cách nhanh, chính xác dự án
Lựa chọn, thương lượng, quản trị giữa:
Lượng hóa mức độ rủi ro hợp đồng - Các thành viên với nhau
Kế hoạch đối phó cũng như quản Điều hành mua bán nguyên vật
- Các cấp quản lý khác nhau lý từng loại rủi ro.
liêu, trang thiết bị, dịch vụ,…
Giúp trả lời ba câu hỏi: ai cần
Nhằm giải quyết: Cách thức;
thông tin về dự án? mức độ chi
Tiến độ; Chất lượng; Số lượng
tiết? báo cáo cho nhà quản lý
(bằng cách nào dự án nhận được hàng hóa bằng cách nào?
và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên
ngoài? Tiến độ cung, chất lượng cung ra sao?)
✓ Tiến trình thực hiện các lĩnh vực quản trị Lĩnh Khởi vực sự Hoạch định Thực hiện Kiểm soát Kết thúc Tăng cường Quản trị kiểm soát chất Hoạch định chất
Gắn kết với các yêu cầu đảm bảo chất chất lượng lượng lượng
lượng của tổ chức mẹ đối với dự án Quản trị Hoạch định tổ chức nguồn và thu nhận nhân Phát triển nhóm nhân lực viên Hoàn tất Quản trị Báo cáo về kết thúc truyền Xây dựng kế hoạch
Phân phát các thông tin cần thiết cho kết quả và dự án về thông
quản lý truyền thông. các bên có liên quan hiệu quả dự án hành chính Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro, xác Quản trị định rủi ro, phân tích Giám sát và rủi ro định tính và định kiểm soát lượng và kế hoạch rủi ro đối phó rủi ro
Mời các nhà cung cấp tham gia vào dự Quản trị Hoàn tất hoạch định
án. Hoàn tất tiến trình chọn lựa dựa mua mua ngoài và mời
trên một số tiêu chuẩn đã xác định và ngoài thầu
sau đó theo dõi nhà cung cấp thông
qua quản lý hợp đồng administration
2.6. Ưu và nhược điểm của quản trị dự án Ưu điểm Nhược điểm
- Trong dự án, quyền hạn và trách nhiệm sẽ được - Làm tăng tính phức tạp.
tập trung vào một cá nhân hay một nhóm → cho - Làm tăng khả năng vi phạm các quy định, chính phép nhà quản trị :
sách của tổ chức, do mức độ tự chủ cao của các
(1) thích ứng với khách hàng và môi trường nhà quản trị dự án.
(2) có thể nhận dạng và điều chỉnh các vấn đề - Đối với một số công ty, khi áp dụng quản trị dự ngay từ đầu
án, chi phí cao hơn, quản lý khó khăn hơn và sử
(3) đưa ra các quyết định đúng lúc về các cân
dụng con người kém hiệu quả.
nhắc giữa những mục tiêu mâu thuẫn của - Bên cạnh đó, tổ chức dự án cũng làm nảy sinh dự án. một số hiệu ứng phụ.
(4) đảm bảo rằng các nhà quản lý chịu trách
o Dự án có thể là lý do ngụy biện để các
nhiệm về các công việc riêng rẽ không tối
thành viên nhóm dự án yêu cầu một đối xử
ưu hóa mục tiêu của bộ phận mình mà gây
đặc biệt so với các quy định thông thường
hại đến mục tiêu chung của dự án.
về tiến độ, ngân sách hoặc cách tổ chức
- Các tổ chức có kinh nghiệm quản trị dự án → quản lý
kiểm soát tốt hơn, có quan hệ khách hàng tốt hơn, - Ứng dụng dự án có thể là một thừa nhận rằng tổ
có khả năng gia tăng tỷ suất lợi nhuận trên đầu
chức mẹ và các nhà quản trị không thể hoàn tư.
thành được kết quả mong muốn bằng các hoạt
- Một số tổ chức khác, thời gian phát triển sản
động chức năng thông thường.
phẩm ngắn hơn, chi phí thấp hơn, chất lượng và - Dễ làm nảy sinh các mâu thuẫn.
độ ổn định cao hơn, tỷ lệ lợi nhuận cũng cao hơn.
o các nhà quản trị dự án thường thiếu quyền
- Giúp cho một số tổ chức đạt được ưu thế do định
hạn so vơi mức độ trách nhiệm được giao
hướng rõ hơn vào kết quả, hợp tác tốt giữa các
phòng ban và ý thức lao động của nhân viên cao hơn.
2.7. Đặc điểm của quản lý dự án
- Tổ chức dự án là một tổ chức tạm thời.
o Tổ chức quản lý dự án được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn.
o Trong thời gian tồn tại dự án, nhà quản lý dự án thường hoạt động độc lập với phòng ban chức o năng.
o Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị.
- Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức.
o Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng.
o Người đứng đầu dự án và nhóm tham gia quản lý dự án là những người có trách nhiệm phối
hợp mpị nguồn lực, mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu của dự án.
o Tuy nhiên, giữa họ thường nảy sinh mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và mức
độ thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật.
2.8. Một số điểm khác nhau giữa quản lý dự án với quản lý quá trình sản xuất liên tục của doanh nghiệp
Quá trình sản xuất liên tục Quản lý dự án
1. Nhiệm vụ có tính lặp lại liên tục.
1. Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có tính chất mới mẻ.
2. Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp
2. Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao
3. Một khối lượng lớn hàng hoá dịch vụ được sản 3. Tập trung vào một loại hay một số lượng nhất định
xuất trong một thời kỳ (sản xuất hàng loạt)
hàng hoá hoặc dịch vụ (sản xuất đơn chiếc)
4. Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài.
4. Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn.
5. Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với
5. Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong việc ra quyết định. các dự án.
6. Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm.
6. Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm.
7. Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến.
7. Nhân sự mới cho mỗi dự án.
8. Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua
8. Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào tính thời gian. chất của từng dự án.
9. Môi trường làm việc tương đối ổn định.
9. Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi.
2.9. Các quy trình quản lý dự án theo PMI
Quản lý dự án được thực hiện bằng cách sử dụng và kết hợp một cách hợp lý 42 quy trình quản lý dự án,
được phân ra thành 5 nhóm.
(1) Khởi động – chính thức công bố sự khởi đầu của dự án.
o Tìm kiếm những bên quan tâm đến việc thực hiện dự án, đặt ra các mục tiêu thực tiễn của dự
án, nhấn mạnh những lợi ích thương mại. (2) Lập kế hoạch
o Được bắt đầu từ việc xác định nhiệm vụ cần giải quyết, các mục tiêu đặt ra và khối lượng công việc.
o Từ đó lập ra kế hoạch thực hiện dự án. (3) Thực hiện
o Triển khai các công việc đã được xác định trong kế hoạch quản lý dự án, phối hợp nhân lực và
các tài nguyên, kết hợp và thực hiện các hoạt động dự án.
o Đây là nhiệm vụ công tác của nhà quản lý dự án (Project manager). (4) Kiểm tra
o Nhiệm vụ công tác của nhà quản lý dự án.
o Bao gồm việc giám sát dự án, xác định hiệu suất của các thành viên tham gia, điều tiết theo kế hoạch của dự án. (5) Kết thúc