35 trang
38 lượt tải
Đề tài Kỹ năng làm việc nhóm | Kỹ năng giao tiếp | Trường Đại học Công nghiệp TP.HCM
76
Đề tài Kỹ năng làm việc nhóm môn Kỹ năng giao tiếp của Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh. Hi vọng tài liệu này sẽ giúp các bạn học tốt, ôn tập hiệu quả, đạt kết quả cao trong các bài thi, bài kiểm tra sắp tới. Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết bài viết dưới đây nhé.
Môn: Kỹ năng giao tiếp (ĐHCN) 21 tài liệu
Trường: Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh 405 tài liệu
Tác giả:
Danh sách Quiz
lOMoARcPSD|45474828
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ
MINH
Khoa Thương Mại – Du Lịch
-------------------------TIỂU LUẬN NHÓM 9
HỌC KÌ II -NĂM HỌC 2023-2024
MÔN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP
ĐỀ TÀI : Kỹ năng làm việc nhóm
Giảng viên hướng dẫn: Lê Thị Kim Oanh
Thành Phố Hồ Chí Minh, Ngày 02 Tháng 02 Năm 2024
lOMoARcPSD|45474828
Mục Lục
Lời mở đầu................................................................................................................5
PHẦN I: Mở đầu.......................................................................................................5
1.1 Lí do chọn đề tài...............................................................................................5
1.2 Mục đích của đề tài..........................................................................................6
1.3 Phương pháp nghiên cứu..................................................................................6
PHẦN II: Nội dung...................................................................................................7
3.5 Một số kỹ năng làm việc nhóm...........................................................................7
3.5.1 Kỹ năng tổ chức nhóm..................................................................................7
a. Khái niệm........................................................................................................7
b. Các yếu tố cơ bản của kỹ năng tổ chức nhóm.................................................7
3.5.2. Kỹ năng phối hợp trong làm việc nhóm hiệu quả......................................22
3.5.2.1. Khái niệm.............................................................................................22
3.5.2.2. Tập hợp những cá nhân xuất sắc..........................................................22
3.5.2.3. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ......................23
3.5.2.4. Đảm bảo sự cân bằng...........................................................................23
3.5.2.5. Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời.........................................................23
3.5.2.6. Gây dựng lòng tin................................................................................24
3.5.2.7. Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người..........................24
3.5.2.8. Nhắc nhớ thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện...............................24
3.5.3. Kỹ năng lãnh đạo nhóm.............................................................................24
3.5.3.1. Khái niệm.............................................................................................24
3.5.3.2. Phong cách lãnh đạo............................................................................25
3.5.3.3. Kỹ năng phân giao công việc trong nhóm...........................................25
lOMoARcPSD|45474828
3.5.4. Kỹ năng xử lý mâu thuẫn...........................................................................31
3.5.4.1. Khái niệm.............................................................................................31
3.5.4.2. Xác định nguyên nhân sau xa của mâu thuẫn......................................31
3.5.4.3. Các phương pháp giải quyết mâu thuẫn...............................................32
3.5.4.4. Giải quyết mâu thuẫn cá nhân giữa các thành viên trong nhóm..........34
PHẦN III :Kết Luận................................................................................................35
Kết luận.............................................................................................................35
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................35
lOMoARcPSD|45474828
Lớp HP:DHKT19T Mã HP: 420300348015 Nhóm: 9
Nhóm trưởng: Nguyễn Đinh Phong- 22676861- 0364284204
Các thành viên:Nguyễn Thị Trúc Phương - 23722701- 0945242740
Nguyễn Thị Ngọc Phượng - 23716841- 0379988738
Lê Phạm Yến Phương - 23693181- 0366575479
Tạ Thúy Phượng - 22720291- 0965018728
Thân Đức Phát - 23680551 – 0965283713
DANH SÁCH, NHIỆM VỤ PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ
THÀNH VIÊN THEO NHÓM:
STT Họ và tên Mã số
SV
Nội dung phân
công
Thời
Gian
Thực
Hiện
Kết
Quả
Điểm
(thang
10 )
1 Nguyễn Đinh
Phong
22676861 Quản lý, phân
công nhiệm vụ
cho các thành
viên
2 Tuần Tốt 10
2 Nguyễn Thị
Ngọc
Phượng
23716841 Soạn nội dụng
3.5.1
2 Tuần Tốt 9.5
3 Tạ Thuý
Phượng
22720291 Soạn nội dung
3.5.2
2 Tuần Tốt 9.5
4 Nguyễn Thị
Trúc Phương
23722701 Soạn nội dung
3.5.3
2 Tuần Tốt 9.5
5 Lê Phạm Yến
Hương
23693181 Soạn nội dung
3.5.4
2 Tuần Tốt 9.5
6 Thân Đức
Phát
23680551 Thiết kế
Powerpoint
2 Tuần Tốt 9.5
lOMoARcPSD|45474828
Lời mở đầu
Lời nói đầu tiên, nhóm em xin chân thành cảm ơn đến Trường Đại học Công
Nghiệp Tp.HCM đã đưa môn học Kỹ năng giao tiếp vào chương trình giảng dạy,
hiện nay kỹ năng giao tiếp đóng vai trò rất quang trọng đối với chúng ta. Chúng ta
giao tiếp hằng ngày từ môi trường học tập, nơi làm việc đến giao tiếp với bạn bè,
gia đình. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp ta rất nhiều điều trong cuộc sống hiện tại ,
giúp chúng ta truyền đạt ý kiến của mình một cách hiệu quả cũng như tạo sự tự tin
của mình.
Cùng với cố gắng, nỗ lực của các thành viên trong nhóm và quang trọng nhất là
sự hướng dẫn của cô Lê Thị Kim Oanh đã cung cấp các kiến thức và lời khuyên để
nhóm có thể hoàn thành bài tiểu luận với đề tài “Kỹ Năng làm việc nhóm”.
Chúng em hy vọng rằng bài tiểu luận này sẽ mang lại cho cô và các bạn một cái
nhìn tổng quan về các kỹ năng làm việc nhóm và cung cấp những kiến thức cần
thiết để phát triển và nâng cao kỹ năng làm việc nhóm của mình.
Trong quá trình hoàn thành bài tiểu luận các thành viên trong nhóm không thể
tránh một số các thiếu sót và hạn chế, nhóm mong sẽ nhận được những lời góp ý
và nhận xét về bài tiểu luận, từ đó tích luỹ thêm kinh nghiệm thực tiễn cho những
bài tiểu luận sau này.
Xin chân thành cảm ơn!
Thành phố Hồ Chí Minh, Ngày 02 Tháng 02 Năm 2024
PHẦN I: Mở đầu
1.1 Lí do chọn đề tài.
Thế giới ngày càng phát triển và trở nên hiện đại hơn, vì vậy việc phát triển các
kỹ năng của bản thân là điều cần thiết, đặc biệt là kỹ năng làm việc nhóm. Trải qua
các buổi làm việc nhóm chúng ta có thể cải thiện các khiếm khuyết và ngày càng
hoản thiện bản thân của mình hơn.
lOMoARcPSD|45474828
Việc thực hiện tốt kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp gia tăng năng suất công việc;
qua các buổi họp, thảo luận và thống nhất đưa ra được các quyết định tối ưu hơn vì
vậy các tổ chức luôn xem trọng những cá nhân có kỹ năng làm việc nhóm tốt.
Chính vì vậy sinh viên cần phải rèn luyện các kỹ năng của bản thân cần thiết để có
thể đáp ứng yêu cầu của công việc.
Từ đó nhóm chúng em đã chọn chủ đề “Kỹ năng làm việc nhóm” để có thể giúp
mọi người có cái nhìn đúng đắn và nhận thấy tầm quan trọng của các kỹ năng đối
với bản thân của mình.
1.2 Mục đích của đề tài
Tìm hiểu về một số các kỹ năng làm việc nhóm, phát triển và áp dụng các kỹ
năng đó vào trong cuộc sống, học tập và làm việc. Từ đó nhận biết được để làm
việc nhóm tốt cần phải có sự am hiểu và rèn luyện các kỹ năng làm việc nhóm.
Thực hành nhiều thì kỹ năng làm việc nhóm sẽ trở thành một phần không thể thiếu
trong phong cách làm việc của bạn sau này.
1.3 Phương pháp nghiên cứu.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này được thực hiện theo các giai
đoạn: phân tích, tổng hợp, hệ thống và khái quát hoá các lý thuyết có trong những
tài liệu liên quan đến đề tài.
Phương pháp quan sát: Phương pháp này giúp cho chúng ta hiểu rõ hơn về nội
dung của nghiên cứu. Quan sát buổi họp hay thảo luận của lớp học hay một tổ
chức nào đó.
lOMoARcPSD|45474828
PHẦN II: Nội dung
3.5 Một số kỹ năng làm việc nhóm.
3.5.1 Kỹ năng tổ chức nhóm
a. Khái niệm
Kỹ năng tổ chức nhóm là khả năng lập kế hoạch, quản lí, điều hành, kiểm tra và
giám sát các hoạt động của nhóm nhằm thực hiện thành công nhiệm vụ đề ra.
b. Các yếu tố cơ bản của kỹ năng tổ chức nhóm
Một là, xác định mục tiêu nhóm.
Trong cuộc hành trình đi đến thành công, việc xác định mục tiêu được coi là
bước đầu tiên đặt nền móng vững chắc cho những bước tiến trong tương lai. Cho
dù là cá nhân hay nhóm, nếu không xác định mục tiêu thì chẳng khác nào người đi
lạc trong rừng, dò dẫm, vô phương hướng và có thể rơi vào những tình huống tồi tệ
nhất.
Lý do để nhóm tồn tại và phát triển chính là cùng tiến tới mục tiêu chung. Mục
tiêu càng đúng đắn, sự đồng thuận của tất cả các thành viên càng cao sẽ tạo động
lực mạnh mẽ cho nhóm hoạt động hiệu quả và liên kết chặt chẽ, phối hợp ăn ý để
chèo lái con thuyền đưa nhóm đi đến đích. Ngược lại, mục tiêu mơ hồ, không phù
hợp, thiếu thực tế sẽ khiến nhóm hoạt động rời rạc, không hiệu quả, thiểu khả thi.
Mục tiêu là định hướng cho hoạt động của nhóm, do đó cần xác định mục tiêu rõ
ràng, cụ thể, khả thi. Mục tiêu nhóm cần đáp ứng các tiêu chí SMART:
• Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu.
• Measurable: Mục tiêu có thể đo lường được.
• Achievable: Mục tiêu có thể đạt được.
lOMoARcPSD|45474828
• Relevant: Mục tiêu phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện thực tế của nhóm.
• Time-bound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể.
Việc xác định mục tiêu SMART giúp nhóm có định hướng rõ ràng, tập trung nỗ
lực vào những việc cần thiết và có kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu.
Hai là, các thành viên trong nhóm.
Thành viên nhóm là những người sẽ thực hiện các công việc của nhóm, do đó
cần lựa chọn thành viên phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm. Khi lựa
chọn thành viên nhóm, cần lưu ý các yếu tố sau: Kiến thức, kỹ năng và kinh
nghiệm của thành viên, tính cách, thái độ và tinh thần làm việc, sự phù hợp giữa
thành viên với nhau.
Ba là, công việc nhóm.
Công việc nhóm là những nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu của
nhóm. Khi xác định công việc nhóm, cần lưu ý các yếu tố sau: tính chất và khối
lượng công việc, thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc, sự phân
chia công việc hợp lý giữa các thành viên.
Bốn là, kế hoạch thực hiện.
Kế hoạch thực hiện là quy trình, phương pháp để hoàn thành công việc của
nhóm. Kế hoạch thực hiện cần bao gồm các nội dung sau:
• Mục tiêu, nhiệm vụ và tiến độ thực hiện.
• Phương pháp và nguồn lực thực hiện.
• Trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên.
• Các biện pháp kiểm soát và đánh giá tiến độ thực hiện.
lOMoARcPSD|45474828
Việc nắm vững các yếu tố cơ bản của kỹ năng tổ chức nhóm sẽ giúp các cá nhân
và tổ chức có thể tổ chức nhóm hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra. Nhiệm vụ của
người lãnh đạo và các thành viên
a. Trưởng nhóm
Trưởng nhóm là người chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành hoạt động của
nhóm. Trưởng nhóm có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nhóm hoạt động
hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra.
- Nhiệm vụ của trưởng nhóm bao gồm:
Một là, tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc.
Hai là, có khả năng phán đoán và xử lí tình huống.
Ba là, nâng cao tinh thần làm việc.
Bốn là, có khả năng thông tin hai chiều.
Năm là, điều phối hoạt động của nhóm.
Sáu là, tạo không khí tích cực.
- Yêu cầu đối với trưởng nhóm
Để trở thành trưởng nhóm hiệu quả, cần đáp ứng các yêu cầu sau:
• Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết: Trưởng nhóm cần có kiến
thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để lãnh đạo và điều hành hoạt động của
nhóm.
• Kỹ năng giao tiếp: Trưởng nhóm cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể
truyền đạt thông tin, thuyết phục và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm.
lOMoARcPSD|45474828
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trưởng nhóm cần có kỹ năng giải quyết vấn đề
để có thể xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình nhóm hoạt động.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Trưởng nhóm cần có kỹ năng làm việc nhóm để có
thể phối hợp hiệu quả với các thành viên trong nhóm.
b. Người góp ý
- Người góp ý có nhiệm vụ:
• Giám sát và phân tích hiệu quả lâu dài của nhóm.
• Phân tích được các giải pháp để thấy điểm yếu.
• Đòi hỏi sự sửa đổi các khuyết điểm.
• Không thỏa mãn với làm việc kém hiệu quả.
• Tạo sự thay đổi.
c. Người bổ sung
- Người bổ sung có nhiệm vụ:
• Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy.
• Thiết lập phương pháp lập thời gian biểu.
• Phán đoán được mức độ rủi ro của sự trì trệ trong công việc.
• Có trí lực và mong muốn điều chỉnh tốt các công việc.
• Có khả năng hỗ trợ.
c. Người giao dịch
- Người giao dịch có nhiệm vụ:
• Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm.
• Có ngoại giao và phán đoán đúng nhu cầu của người khác.
• Tạo sự an tâm & am hiểu.
• Nắm toàn cảnh hoạt động của nhóm.
• Chín chắn xử lý thông tin và đáng tin cậy.
lOMoARcPSD|45474828
c. Người điều phối
- Người điều phối có nhiệm vụ:
• Khả năng tập hợp lực lượng
• Nắm bắt được sự khó khăn hiện tại của nhóm.
• Cảm nhận và phân phối sự ưu tiên của công việc và thành viên
thực hiện.
• Có tài giải quyết những rắc rối.
c. Người tham gia ý kiến
- Người tham gia ý kiến có nhiệm vụ:
• Giữ tinh thần và khích lệ đồng đội.
• Đóng góp ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị, khôi hài.
• Biết lắng nghe.
• Nhìn vấn đề như những thách thức & cơ hội phát triển.
- Kĩ thuật thiết kế nhóm
Kỹ thuật thiết kế nhóm là quá trình xác định cách tổ chức và quản lý một nhóm
thành viên để đạt được mục tiêu chung. Dưới đây là một số thông tin về kỹ thuật
thiết kế nhóm:
• Xác định rõ vai trò, phạm vi và yêu cầu. Các thành viên trong nhóm càng
nắm rõ phương thức hoạt động thì họ sẽ càng bắt tay vào công việc một cách
nhanh chóng hơn và sẽ ít xảy ra xung đột hơn.
• Lên kế hoạch bàn giao trách nhiệm. Một yếu tố quan trọng trong kỹ thuật
thiết kế nhóm là xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên. Điều này
giúp đảm bảo rằng mỗi thành viên đóng góp vào công việc chung và có trách
nhiệm cá nhân trong quá trình làm việc.
lOMoARcPSD|45474828
• Xác định một cơ cấu tối ưu. Quyết định xem nhóm nên hoạt động theo hình
thức xen kẽ chức năng hay nên là tập hợp của những người làm cùng những công
việc giống nhau. Quyết định này chịu ảnh hưởng của việc tổ chức có cần phải xóa
bỏ những tường rào ngăn cách giữa các phòng ban chức năng hay muốn tạo ra
những cam kết cho một mục tiêu chung.
• Hãy hiểu rõ mục đích của nhóm. Nắm vững những vấn đề sau:
o Mục tiêu cần đạt là gì? (hoặc yêu cầu cần đạt) o Cần làm
các việc gì để đạt được mục tiêu? Tại sao? o Làm việc đó ở
đâu? o Làm việc đó khi nào? o Việc đó ai phụ trách, ai tham
gia, phối hợp với ai?
o Làm việc đó như thế nào?
Kỹ thuật thiết kế nhóm cũng liên quan đến việc xác định và sử dụng các công cụ
và phương pháp hỗ trợ nhóm. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các công
nghệ thông tin và phần mềm quản lý dự án để tăng cường hiệu suất làm việc của
nhóm.
- Xây dựng kế hoạch làm việc nhóm
Xây dựng kế hoạch làm việc nhóm là một quá trình quan trọng giúp nhóm đạt
được mục tiêu của mình một cách hiệu quả. Một kế hoạch làm việc nhóm tốt cần
đáp ứng các tiêu chí sau:
• Mục tiêu rõ ràng và cụ thể: Mục tiêu của kế hoạch làm việc nhóm cần được
xác định rõ ràng và cụ thể, để các thành viên trong nhóm hiểu rõ những gì cần
đạt được.
lOMoARcPSD|45474828
• Thời gian thực hiện cụ thể: Thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ trong kế
hoạch cần được xác định cụ thể, để các thành viên trong nhóm có thể lên kế
hoạch và thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả.
• Trách nhiệm rõ ràng: Trách nhiệm cho từng nhiệm vụ trong kế hoạch cần
được phân chia rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm, để mỗi thành viên biết
rõ công việc cần phải làm.
• Có khả năng điều chỉnh: Kế hoạch làm việc nhóm cần có khả năng điều
chỉnh linh hoạt, để có thể thích ứng với những thay đổi không lường trước được
trong quá trình thực hiện.
Dưới đây là các bước xây dựng kế hoạch làm việc nhóm:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch làm việc nhóm là xác định mục tiêu
của nhóm. Mục tiêu cần được xác định rõ ràng và cụ thể, bao gồm các thông tin
sau:
• Mục tiêu chung của nhóm là gì?
• Mục tiêu cụ thể của từng nhiệm vụ trong kế hoạch là gì?
• Khi nào mục tiêu cần được đạt được?
Bước 2: Phân tích tình hình
Sau khi xác định mục tiêu, nhóm cần phân tích tình hình hiện tại để xác định các
yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện kế hoạch. Các yếu tố cần được phân tích
bao gồm:
• Các nguồn lực sẵn có của nhóm (nhân lực, tài chính, vật lực...)
• Các nguồn lực có thể huy động được
lOMoARcPSD|45474828
• Các hạn chế của nhóm
• Các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện kế hoạch
Bước 3: Lập kế hoạch
Dựa trên kết quả phân tích tình hình, nhóm cần lập kế hoạch cụ thể cho từng
nhiệm vụ. Kế hoạch cần bao gồm các thông tin sau:
• Tên nhiệm vụ
• Mục tiêu của nhiệm vụ
• Nội dung của nhiệm vụ
• Trách nhiệm của từng thành viên
• Thời gian thực hiện
• Các nguồn lực cần thiết
Bước 4: Phê duyệt kế hoạch
Sau khi lập kế hoạch, nhóm cần tổ chức họp để phê duyệt kế hoạch. Mọi thành
viên trong nhóm cần tham gia góp ý cho kế hoạch, để đảm bảo kế hoạch được thực
hiện hiệu quả.
Bước 5: Thực hiện kế hoạch
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, các thành viên trong nhóm cần bắt tay vào
thực hiện kế hoạch. Trong quá trình thực hiện, nhóm cần thường xuyên kiểm tra,
đánh giá tiến độ thực hiện kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực
tế.
Bước 6: Đánh giá kế hoạch
lOMoARcPSD|45474828
Sau khi kế hoạch được thực hiện, nhóm cần đánh giá kết quả thực hiện kế
hoạch. Việc đánh giá giúp nhóm rút ra kinh nghiệm cho các lần thực hiện kế hoạch
tiếp theo.
Dưới đây là một số lưu ý khi xây dựng kế hoạch làm việc nhóm:
• Kế hoạch cần được xây dựng một cách tham khảo, có thể điều chỉnh linh
hoạt cho phù hợp với thực tế.
• Kế hoạch cần được truyền đạt rõ ràng đến tất cả các thành viên trong nhóm.
• Các thành viên trong nhóm cần có trách nhiệm thực hiện kế hoạch.
Việc xây dựng kế hoạch làm việc nhóm một cách hiệu quả sẽ giúp nhóm đạt
được mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Quá trình làm việc nhóm
Việc họp nhóm mang lại nhiều lợi ích cho các thành viên và cho toàn bộ nhóm,
bao gồm:
• Giao tiếp và chia sẻ thông tin: Họp nhóm tạo cơ hội cho thành viên giao
tiếp, chia sẻ thông tin, ý kiến và kinh nghiệm của mình. Điều này giúp tăng cường
sự hiểu biết và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
• Tăng cường sự đồng lòng: Qua việc thảo luận và thảo luận chung, thành
viên có thể đạt được sự đồng lòng và hiểu rõ mục tiêu và phương pháp của nhóm.
Sự đồng lòng tạo nên sự cảm giác hỗ trợ và hợp tác, từ đó tăng cường hiệu suất
làm việc của nhóm.
• Tạo điểm nhấn và ưu tiên: Họp nhóm giúp xác định và tạo ra sự ưu tiên
trong công việc. Thông qua việc thảo luận và đánh giá, nhóm có thể xác định các
nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên công việc theo đúng thứ tự.
• Giải quyết xung đột và mâu thuẫn: Họp nhóm cung cấp một cơ hội để giải
quyết xung đột và mâu thuẫn trong nhóm. Qua việc thảo luận và lắng nghe ý kiến
lOMoARcPSD|45474828
của nhau, nhóm có thể tìm ra các giải pháp hòa giải và xây dựng mối quan hệ làm
việc tích cực.
• Phát triển kỹ năng cá nhân: Các cuộc họp nhóm cũng là cơ hội để phát triển
kỹ năng cá nhân của các thành viên, bao gồm kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, quản lý
thời gian và giải quyết vấn đề. Họp nhóm cung cấp một môi trường an toàn để thể
hiện và phát triển các kỹ năng này.
• Khuyến khích sáng tạo và đổi mới: Các ý tưởng và giải pháp từ nhiều nguồn
kinh nghiệm và quan điểm khác nhau có thể được thảo luận và tạo ra trong họp
nhóm. Điều này khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong công việc và tạo ra
những giải pháp tốt hơn.
Để tổ chức một buổi họp hiệu quả bạn cần tạo điều kiện cho các thành viên
trong đội nhóm có cơ hội được động não. Điều này sẽ giúp họ nảy ra các ý tưởng
sáng tạo hơn.
Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với
mục đích để thảo luận, bàn bạc hoặc quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan
đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề.
Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được
ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành xem làm thế
nào để mọi thứ đều tốt.
Nói về họp nhóm trong làm việc nhóm còn phải chú ý 3 loại cuộc họp sau đây:
Lần họp đầu tiên
Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm
thảo luận chung, tìm ý tưởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Nhóm sẽ phân
công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn
của họ. Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và
chuẩn bị cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.
lOMoARcPSD|45474828
Các cuộc họp tiếp theo
Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc
cho từng người. Biên tập lại bài soạn của từng người cũng như chuẩn bị tài liệu bổ
sung.
Cuộc họp cuối cùng
- Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên.
- Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp. Chọn
ngườiđứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.
- Các giai đoạn của cuộc họp
Chuẩn bị cuộc họp
a) Quyết định mục tiêu cuộc họp: Mỗi cuộc họp có những mục tiêu khác nhau
- Cuộc họp nhóm phổ biến thông tin: Cho phép người tham dự chia sẻ thông
tinvà có thể điều phối các hoạt động.
- Cuộc họp nhóm đưa ra quyết định: Liên quan đến việc thuyết phục, phân
tíchvà giải quyết các vấn đề.
b) Lựa chọn thành viên tham dự: Lựa chọn đúng thành viên có vai trò đặc biệtquan
trọng, quyết định thành công của cuộc họp. Lựa chọn thành viên tham dự họp có
thể dựa vào chức vụ, vai trò, nhiệm vụ và mức độ liên quan tới vấn đề cần bàn
bạc, thảo luận trong cuộc họp. Nếu cuộc họp chỉ mang tính chất thông tin, bạn
có thể mời nhiều thành viên tham dự.
Nếu mục tiêu của cuộc họp là giải quyết một vấn đề, phát triển một kế hoạch…
số lượng người tham gia nên hạn chế để có thể tập trung. Cần chắc chắn đã mời
những người ra quyết định chủ chốt và cũng là những người có thể đóng góp cho
lOMoARcPSD|45474828
sự thành công của cuộc họp. Một cuộc họp sẽ là vô nghĩa nếu những người nắm
giữ những thông tin cần thiết lại vắng mặt.
c) Lựa chọn địa điểm thích hợp: Căn cứ vào tính chất cuộc họp, nhóm sẽ quyếtđịnh
địa điểm tổ chức cuộc họp cho thật phù hợp và tiến hành đặt chỗ. Để góp phần
tạo sự thành công của cuộc họp, nhóm cũng cần quan tâm đến các điều kiện hậu
cần phục vụ cho cuộc họp. Trong các phiên họp, phiên buổi sáng bao giờ cũng
có hiệu quả hơn phiên buổi chiều.
d) Chuẩn bị chương trình cuộc họp: Chương trình cuộc họp là một danh sáchnhững
vấn đề được nêu ra để thảo luận. Nó cần ngắn gọn, đơn giản và rõ ràng. Cho dù
bản chất của cuộc họp đôi khi không cho phép lên một chương trình cố định,
cũng cần phải lập một danh mục các vấn đề hoặc các nội dung cần thiết của
cuộc họp. Nội dung đó nên được gửi trước cho các thành viên tham dự vài ngày
trước khi cuộc họp diễn ra để họ có thể tham gia cuộc họp tốt hơn.
e) Công tác hậu cần: Sự thành công của hầu hết của các cuộc họp phần lớn
tùythuộc vào công việc chuẩn bị, như:
- Tài liệu liên quan đến chủ đề cuộc họp.
- Phương tiện ghi chép như giấy và bút.
- Chuẩn bị bảng trắng (giấy trắng khổ rộng) để ghi “nội dung, ý kiến đóng
góp”khi các thành viên nhóm làm việc cùng nhau để hình thành và chọn lọc ý
tưởng.
- Nếu họp kéo dài, nên bố trí nghỉ giải lao và tiệc trà. Để chắc chắn tất cả
nhữngcông việc trên đã được hoàn tất thì cần phải có một bảng liệt kê các công
việc.
lOMoARcPSD|45474828
Trong buổi họp
a) Xác định các vai trò trong cuộc họp: Nhóm cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho công
táctổ chức, điều hành cuộc họp. Trong một cuộc họp cần có các vai trò:
Mục đích họp nhóm: Sau khi nhóm thành lập và đi vào cách thức xây dựng duy
trì và phát triển nhóm nhanh nhất là thường xuyên họp nhóm. Họp nhóm giúp các
thành viên chia sẻ khó khăn, các vai trò:
- Chủ tọa là người điều hành cuộc họp, chịu trách nhiệm giới thiệu các
thànhviên tham dự họp, dẫn dắt nội dung và có các điều chỉnh khi cần thiết.
- Thư kí là người ghi chép nội dung, diễn biến cuộc họp thành một văn bản
gọilà biên bản họp nhóm. Biên bản họp là căn cứ công nhận tính pháp lí và kết quả
cuộc họp.
- Các thành viên tham dự cuộc họp là những thành viên trong nhóm có liên
quanđến nội dung cuộc họp. Đối với một nhóm tự quản nên luân chuyển vai trò
chủ tọa, thư kí, phản biện nhóm, càng nhiều càng tốt giữa các thành viên. Việc
chia sẻ vai trò của thành viên trong nhóm giúp cuộc họp ngày càng hiệu quả và bớt
mệt mỏi.
b) Nội dung của cuộc họp:
- Nêu các chủ đề cần thảo luận: Mở đầu cuộc họp, người điều hành nêu rõ
kếtquả cần đạt được khi kết thúc buổi họp.
- Người được chỉ định trình bày vấn đề của mình: Các vấn đề trình bày
phảiđược chuẩn bị bằng văn bản hoặc trình chiếu, đảm bảo được gửi cho các thành
viên tham gia trước khi họp.
- Các thành viên khác thảo luận và cho ý kiến: Muốn các thành viên chia sẻ
ýkiến một cách nhiệt tình, tích cực cần thực hiện tốt quá trình chuẩn bị tài liệu
lOMoARcPSD|45474828
cuộc họp và gửi trước cho các thành viên, đồng thời cần tạo không khí hòa đồng
trong cuộc họp để khuyến khích các các thành viên đưa ra ý kiến.
- Chốt lại vấn đề cần giải quyết.
c) Ghi biên bản một cách đầy đủ và chính xác
Việc ghi biên bản hiệu quả phải tóm lược được các ý kiến nêu ra trong cuộc họp.
Sau khi kết thúc một chủ đề, người điều hành cần tóm tắt lại những ý kiến đã thảo
luận và những quyết định đã được thông qua để người ghi biên bản ghi nhận được
đầy đủ và chính xác nội dung.
d) Một số vấn đề cần chú ý trong cuộc họp
- Đảm bảo cuộc họp được bắt đầu và kết thúc đúng giờ.
- Chắc chắn rằng tất cả mọi người được tham gia.
- Ai là người điều hành cuộc họp.
- Thường xuyên khuyến khích cho thành viên phát biểu, nêu ý kiến.
- Giữ cho cuộc họp liên tục, không bị gián đoạn: Người tham gia họp không
làmviệc riêng, nói chuyện riêng. Các công cụ và phương tiện cá nhân như máy tính
cá nhân, điện thoại di động nên tắt âm thanh.
- Điều hành cuộc họp đi đúng chủ đề; nếu chủ đề mới, đồng ý hoãn lại chúng
chomột cuộc họp nhóm nhỏ khác.
- Biết dừng đúng lúc.
Sau cuộc họp
- Kiểm tra lại các biên bản và các vấn đề đã chốt.
Bấm Tải xuống để xem toàn bộ.