Giáo án Đối ngoại NEUMUN 2022-2023: Kỹ Năng & Quy Trình Hợp Tác

MỤC LỤC
I. TỔNG QUAN VỀ ĐỐI NGOẠI 2
Đối ngoại làm những gì? Và làm việc với ai ? 2
Ứng dụng các kỹ năng mềm trong đối ngoại như thế nào 2
2.1. Kỹ năng tìm kiếm/tìm hiểu đối tác 2 2.2. Kỹ năng lắng nghe 3 2.3. Kỹ năng giao tiếp 3
2.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề 3
Quy trình làm việc trong NEUMUN 4
“Mời tài trợ” hay “Xin tài trợ” 4
Hướng dẫn lập mail và tạo chữ ký 4
I . CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH TRONG ĐỐI NGOẠI 5 Hồ sơ Đối ngoại 5
Nội dung chung cho tất cả hồ sơ 5 Các loại hồ sơ 5
Lưu ý khi viết và trình bày hồ sơ 6 Tìm và lọc contact 6
Mail, Tin nhắn và Gọi điện 7 3.1 Mail 7
3.2 Tin nhắn và gọi điện 7 Đàm phán và Hợp đồng 8 4.1. Đàm phán 8 4.2. Hợp đồng 9
Những lưu ý trong và sau sự kiện 9 I I.
MỘT SỐ TÌNH HUỐNG KHI LÀM ĐỐI NGOẠI và Q&A 9
GIÁO ÁN BAN ĐỐI NGOẠI NEUMUN
NHIỆM KỲ 2022 - 2023
I. TỔNG QUAN VỀ ĐỐI NGOẠI
1. Đối ngoại làm những gì? Và làm việc với ai ?
- Nếu như bạn không biết, ban Đối Ngoại được ví như “tay hòm chìa khóa”
của câu lạc bộ. Những hoạt động của NEUMUN sẽ khó có thể tổ chức được
nếu không có Đối ngoại. Không chỉ vậy, với vai trò là thành viên của ban Đối
ngoại, chúng ta còn đóng góp một phần rất quan trọng trong việc quảng
bá hình ảnh của NEUMUN tới các đối tác, nhà tài trợ, câu lạc bộ trong và ngoài trường,…
- Ban Đối ngoại sẽ thực hiện những công việc như:c tài giỏi và cùng với Sự
kiện điều phối nguồn lực tài chính khéo léo giúp các chương trình của câu
lạc bộ diễn ra suôn sẻ. Ảnh bìa NEUMUN 2022 - NTT
2. Ứng dụng các kỹ năng mềm trong đối ngoại như thế nào
2.1. Kỹ năng tìm kiếm/tìm hiểu đối tác
- Lựa chọn đối tác là một trong những công việc quan trọng đối với ban Đối
ngoại, bởi họ chính là người đồng hành, đem tới sự giúp sức về tài chính,
hình ảnh sự kiện và thậm chí là những bài học, kinh nghiệm. Trước khi bắt
đầu cân nhắc tìm kiếm đối tác, chúng ta cần phải xác định được các tiêu
chí mà chương trình mong muốn tìm kiếm cũng như những mong đợi cùng
nhau đạt được. Một số tiêu chí có thể đặt ra: tầm nhìn và chiến lược, mức
độ tin cậy, hay một số hoạt động của NTT,... Sau khi đã rõ ràng về mục
đích, yêu cầu, thì chuyển đến bước xây dựng kế hoạch tìm kiếm đối tác
tiềm năng. Chúng ta có thể tìm kiếm thông qua sự giới thiệu của bạn bè,
người quen, thông qua các cuộc thi, sự kiện khác, mạng xã hội,... Và để đạt
hiệu quả cao nhất, ban Đối ngoại NEUMUN thường lên danh sách tổng hợp
các đối tác tiềm năng mà thành viên đã tìm được và kiểm duyệt lại một lần
cuối cùng trước khi liên hệ. 1
2.2. Kỹ năng lắng nghe
- Vì tất cả chúng ta đều là sinh viên, có thể có bạn chưa có nhiều cơ hội tham
gia những hoạt động ngoại khóa hay đây là lần đầu tiên thử sức với vai trò
đối ngoại nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Để làm quen với môi trường
mới, vị trí, vai trò mới, bạn cần biết cách đối mặt và xử lý với một số lời góp
ý, phê bình hay biết tiếp thu, học hỏi đối với những lời khuyên của anh chị đi
trước. Dĩ nhiên chẳng ai thích nghe những lời nhắc nhở, phê bình nhưng
thái độ ứng xử phù hợp với những lời nói ấy là vô cùng cần thiết, nó phản
ánh thái độ cầu thị, cầu tiến của bản thân chúng ta và chắc chắn sau
những lần ấy là một lần chúng ta có cơ hội được học hỏi, được trưởng
thành, rút kinh nghiệm trong những lần sau.
2.3. Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng giao tiếp là khả năng trao đổi, truyền đạt thông tin, lắng nghe,
phản hồi, ứng xử,…giữa người nói và người nghe nhằm đạt được mục đích
nhất định. Nhiều người thường nhầm lẫn rằng giao tiếp chỉ đơn thuần là
nghe và nói. Tuy nhiên, trên thực tế, để giao tiếp hiệu quả cần phải biết
quan sát, ứng xử, biểu hiện cảm xúc, cử chỉ,... Ngoài ra, trong môi trường
Đại học, CLB lại càng cần sôi nổi, tinh tế trong lời ăn tiếng nói và quan
trọng là sự chủ động trong giao tiếp với mọi người xung quanh để tạo mối
quan hệ, sự gắn kết, gần gũi. Đặc biệt với ban Đối Ngoại nó còn là chìa khóa
để mở ra những cơ hội hợp tác với các đơn vị tài trợ, bảo trợ, diễn giả khách
mời đem về những nguồn lực giúp cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tốt
đẹp. Và đôi khi, chúng ta còn gặp trường hợp không nhận được phản hồi từ
đối tác, hay những công ty, tổ chức tiềm năng mà mình mong muốn hợp
tác. Với những tình huống như vậy, sự chủ động trong giao tiếp chính là
nhân tố để tháo gỡ những vấn đề còn vướng mắc.
2.4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Giải quyết vấn đề là một kỹ năng rất cần thiết trong học tập, làm việc và
mọi thứ xoay quanh cuộc sống. Đặc biệt, với vai trò là một người làm đối
ngoại, có cơ hội được tiếp xúc trực tiếp với những nhà tài trợ trong một
thời gian không quá dài nhưng cần phải trình bày đầy đủ với họ thông tin
của sự kiện, giải đáp thắc mắc của họ, đôi khi phải giải quyết những yêu
cầu, vấn đề mà họ đặt ra. Chúng ta cần đưa ra những giải pháp một cách
nhanh chóng nhưng hiệu quả, để cả hai bên đều có thể đạt được mong
muốn của mình và hợp tác thành công. Có một số phương pháp để rèn
luyện kỹ năng giải quyết vấn đề như: tự nhìn nhận, phân tích vấn đề; đưa ra 2
càng nhiều giải pháp càng tốt cho mọi vấn đề, luyện tập, hình dung trước
và quyết vấn đề trước khi chúng phát sinh,...
- Ngoài ra, kỹ năng làm việc nhóm, quản lý thời gian, thích nghi nhanh với sự
thay đổi,... cũng cần được kết hợp hài hòa để thực hiện công việc đối ngoại một cách hiệu quả.
3. Quy trình làm việc trong NEUMUN
3.1. Chuẩn bị hồ sơ, soạn mail 3.2. Tìm và lọc contact
3.3. Gửi mail, tin nhắn và gọi điện
3.4. Đàm phán và Làm hợp đồng
3.5. Take care đối tác trong suốt thời gian diễn ra sự kiện và duy trì mối quan
hệ ngay cả khi sự kiện đã kết thúc.
4. “Mời tài trợ” hay “Xin tài trợ”
- Cụm từ “mời tài trợ” khẳng định mối quan hệ giữa người làm sự kiện và nhà
tài trợ là mối quan hệ win – win, hai bên cùng có lợi. Khi tổ chức nhận được
khoản tài trợ cho chương trình đồng nghĩa với việc phía đối tác cũng sẽ
nhận lại những quyền lợi tương đương. Giá trị chương trình của bạn là thứ
mà nhà tài trợ bỏ một số tiền xứng đáng để mua lại.
- Ngoài ra, mang tâm thế đi mời tài trợ là cách để chúng ta giữ được vị trí cân
bằng khi đi đàm phán, tránh trường hợp quá lo sợ, nương theo những yêu
cầu không phù hợp với gói tài trợ của nhà tài trợ mà bị thiệt về phía mình
- Tuy nhiên, trong thực tế cũng có nhiều trường hợp “xin tài trợ”. Đó là khi
nhà tài trợ là những công ty/ tổ chức lớn, họ mong muốn truyền cảm hứng,
tạo điều kiện cho hoạt động của học sinh, sinh viên nên đưa ra những gói
tài trợ cao hơn những quyền lợi họ sẽ nhận được. Ngoài ra, khi thiếu sự tự
tin, tự đánh giá thấp chương trình của mình cũng dễ dàng dẫn đến tình
trạng mang tâm thế “xin tài trợ” đàm phán với nhà tài trợ. Chính điều này có
thể khiến chúng ta yếu thế, đem về những bất lợi, không xứng đáng với giá
trị chương trình hay thậm chí đi về tay trắng.
5. Hướng dẫn lập mail và tạo chữ ký Lập Mail và chữ kí 3
I . CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH TRONG ĐỐI NGOẠI
1. Hồ sơ Đối ngoại
- Nội dung chung cho tất cả hồ sơ: 1. Bìa 2. Thư ngỏ 3. Về Model United Nations 4. Về NEUMUN
5. Sự kiện NEUMUN đã tổ chức
6. Tổng quan về sự kiện a. Mục đích, Ý nghĩa
b. Đối tượng hướng đến c. Nội dung sự kiện d. Kế hoạch tổ chức
e. Kế hoạch truyền thông->Kênh truyền thông
7. Về phía đơn vị tài trợ/ diễn giả…:
a. Chân dung đơn vị tài trợ/ diễn giả…
b. Nghĩa vụ tài trợ -> Hình thức tài trợ -> Nguyên tắc/ Cam kết từ
Diễn giả, ĐSTT, Speaker…
c. Quyền lợi NTT/BTTT/Diễn giả/Speaker
8. Lời cảm ơn + Thông tin liên hệ - Các loại hồ sơ: 1. Hồ sơ mời tài trợ
Hồ sơ mời tài trợ NEUMUN 2022.pdf Hồ sơ mời NTT lunch.pdf
2. Hồ sơ mời bảo trợ truyền thông/ hình ảnh 4
Hồ sơ mời bảo trợ truyền thông Webinar.pdf
Hồ sơ mời Bảo trợ truyền thông NEUMUN 2022.pdf
3. Hồ sơ mời diễn giả/ speaker/ đại sứ truyền thông
Hồ sơ mời diễn giả Webinar.pdf
Hồ sơ mời diễn giả Workshop.pdf
Hồ sơ mời Đại sứ Truyền thông.pdf Hồ sơ mời Speaker.pdf
4. Hồ sơ mời bảo trợ chuyên môn
Hồ sơ mời Bảo trợ chuyên môn NEUMUN 2022.pdf
5. Hồ sơ mời bảo trợ hình ảnh
Hồ sơ mời Bảo trợ Hình ảnh.pdf
- Lưu ý khi viết và trình bày hồ sơ
● Chia bố cục phù hợp; linh động theo sự kiện và mục đích.
● Thống nhất nội dung, chính tả.
● Đảm bảo thông tin chính xác, ngắn gọn, dễ hiểu.
● Chú ý thẩm mỹ (nếu cần design).
2. Tìm và lọc contact
- Contact mời NTT/BT…: Tên nhân sự phụ trách, STT, Tên NTT, Tên người
đại diện, chức vụ (chuyên viên, quản lý bộ phận nào), SĐT, email,
fanpage/website, gửi mail (tick), Phản hồi (từ chối, đàm phán, đồng ý)...
- Contact mời Diễn giả/ Đại sứ TT…: Tên nhân sự phụ trách, STT, Tên Đại sứ,
công việc, MXH (fb, ig), email, SĐT, đánh giá mức độ tiềm năng
(low,medium,high), gửi mail (tick), Phản hồi (từ chối, đàm phán, đồng ý)...
- Những kênh thông tin giúp tìm contact: Facebook, LinkedIn, Google…
(Linh động) - Bất cứ thông tin gì để liên hệ với đối tác bao gồm: MXH, số điện thoại…
[BĐN] Contact Đối tác Gen 1
Câu hỏi: Cần lưu ý gì để lọc được contact phù hợp?
● Tìm đúng đối tượng mà sự kiện hướng đến.
● Định hướng, mục đích có tương đồng với sự kiện và CLB không? 5
● Quy mô, sức ảnh hưởng đối với đối tượng mà sự kiện và CLB hướng tới.
● Hoàn cảnh hiện tại của họ có khả năng hỗ trợ CLB không?
● Xem review của những cá nhân, tổ chức đã từng làm việc với họ.
3. Mail, Tin nhắn và Gọi điện 3.1 Mail - Các loại email chính: 1. Mail mời hợp tác NTT NEUMUN2022 BTTT NEUMUN2022 Diễn giả workshop
2. Mail mời tham dự sự kiện
Thư mời tham dự NEUMUN2022
3. Mail cảm ơn sau sự kiện THƯ CẢM ƠN NTT NCD.docx
- Bố cục email công việc:
Tham khảo: VĂN HÓA SỬ DỤNG EMAIL
★ Email Marketing - Mailchimp: MAILCHIMP GUIDE
3.2 Tin nhắn và gọi điện - Tin nhắn
● Nội dung: Tương tự như mail nhưng ngắn gọn hơn và có gửi kèm
theo Tài liệu => Nhắc nhở họ check mail.
● Phương tiện: SMS, Zalo, Mạng xã hội…
● Thời gian: Sau khi gửi mail. ● Mẫu tin nhắn: BTCM và NTT NEUMUN2022.docx Diễn giả Workshop 6 - Gọi điện
● Nội dung: Ngắn gọn mang tính đề cập.
● Thời gian: 1 – 2 ngày sau khi gửi mail và nhắn tin nhưng chưa có phản hồi.
● Mẫu script gọi điện: BTTT NEUMUN2022.docx ĐSTT NEUMUN2022.docx DIỄN GIẢ Workshop.docx
4. Đàm phán và Hợp đồng 4.1. Đàm phán - Trước khi đàm phán:
● Chuẩn bị: Trang phục phù hợp, Hợp đồng bản cứng (hoặc bản
mềm), Đầy đủ tài liệu cần thiết, bút, sổ để ghi lại tất cả mọi thứ
trong quá trình đàm phán. Tìm hiểu các thông tin về công ty tài
trợ để hiểu rõ đối tác
● Phân chia, thống nhất các phần nói và trả lời câu hỏi của NTT với người đi cùng.
● Trước khi gặp mặt thì gọi nhắc người đại diện NTT (trước 1-2 ngày),
báo đúng giờ và địa điểm mà trước đó đã hẹn gặp.
- Trong khi đàm phán: CHỦ ĐỘNG
● Nói thêm 1 số thông tin chưa có trong hồ sơ. Chủ động nói chuyện
( về chương trình bên mình sắp diễn ra , về công ty họ, về chương
trình đào tạo bên họ,... ).
● Xem quy mô của nhà tài trợ rồi hướng cho họ gói tài trợ từ trước,
nhưng lúc đàm phán với họ thì tăng lên 1 bậc so với định hướng.
Đưa ra quyền lợi cho phía NTT trước khi nói đến các gói tài trợ. Nói
rõ, đưa ra các con số cụ thể vì họ thích điều này ( số liệu ).
● Khi mà nhà tài trợ đưa ra những mong muốn hay quyền lợi thì
không được đồng ý luôn ( để về hỏi và xin ý kiến BTC ). 7 4.2. Hợp đồng
- Thời gian: Sau khi hai bên đã đồng thuận với nghĩa vụ và quyền lợi.
- Nội dung: Thông tin hai bên, Các điều khoản (Nội dung, Hình thức, Quyền
lợi, Nghĩa vụ mỗi bên và Điều khoản chung), Chữ ký.
- Hình thức: Đảm bảo tính pháp lý (Căn cứ theo luật…) và ngôn ngữ phù hợp. - Mẫu hợp đồng: NEUMUNxSUMMIT.pdf NEUMUNxITN.pdf NEUMUNxYNM.pdf
5. Những lưu ý trong và sau sự kiện
- Trả quyền lợi: Hoàn thành đúng hạn, huy động các thành viên CLB hỗ trợ.
Khi đã hoàn thành thì nhắc nhở họ kiểm tra.
- Chăm sóc Nhà tài trợ/ Đối tác: Duy trì mối quan hệ lâu dài, nâng tầm mối
quan hệ (vd: đi từ NTT đồng -> bạc). Tài nguyên lâu dài cho thành viên CLB
(Hobo, voucher, chỗ thực tập…)
● Tham gia những sự kiện mà đối tác mời, khi gặp mặt đề cập đến
đợt hợp tác vừa rồi và hỏi nguyện vọng của họ, giới thiệu qua 1 số
hoạt động sắp tới của CLB nhằm thu hút NTT rót tiền.
● Có thể hỗ trợ 1 số hoạt động mà NTT offer cần nhân sự.
● Gửi mail chúc mừng năm mới, ngày lễ, ngày sinh nhật …
I I. MỘT SỐ TÌNH HUỐNG KHI LÀM ĐỐI NGOẠI và Q&A 8
Document Outline

• I.TỔNG QUAN VỀ ĐỐI NGOẠI
  • 1.Đối ngoại làm những gì? Và làm việc với ai ?
  • 2.Ứng dụng các kỹ năng mềm trong đối ngoại như thế n
  • 3.Quy trình làm việc trong NEUMUN
  • 4.“Mời tài trợ” hay “Xin tài trợ”
  • 5.Hướng dẫn lập mail và tạo chữ ký
• II.CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH TRONG ĐỐI NGOẠI
  • 1.Hồ sơ Đối ngoại
  • 2.Tìm và lọc contact
  • 3.Mail, Tin nhắn và Gọi điện
  • 4.Đàm phán và Hợp đồng
  • 5.Những lưu ý trong và sau sự kiện
• III.MỘT SỐ TÌNH HUỐNG KHI LÀM ĐỐI NGOẠI và Q&A