Giáo trình môn kỹ năng làm việc nhóm | Kỹ năng làm việc nhóm | Đại học công nghiệp HCM

lOMoARcPSD| 45470368 lOMoAR cPSD| 45470368
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRUNG TÂM TƯ VẤN VÀ HỖ TRỢ SINH VIÊN
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM lOMoARcPSD| 45470368
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 10 – 2020
LỜI GIỚI THIỆU
Khi làm việc một mình và ngẫu hứng, những ý tưởng và sản phẩm
được tạo ra bị giới hạn trong nhận thức của chính bạn. Nó giống như bạn
viết vào trang nhật ký của cuộc đời mình và chẳng bao giờ bạn cần đến
người góp ý về những gì bạn đã viết.
Và khi, một mình phải đối diện với những khó khăn và bế tắc, bạn
mới nhận ra rằng, khó khăn trong công việc chính là do không đủ năng
lực. Những lúc này chắc rằng, bạn sẽ nghĩ ngay đến những ai có được sự
đảm bảo để đồng hành cùng bạn giải quyết những khó khăn đó, bởi lẽ
“Muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn đi xa, hãy đi cùng nhau”
WarrenBuffet và“Không ai trong chúng ta thông minh bằng tất cả chúng ta” Ken Blanchard.
Bài giảng “Kỹ năng làm việc nhóm” gồm 6 chương sẽ trang bị
những kỹ năng cần thiết trong làm việc nhóm như: Kỹ năng thành lập nhóm
làm việc; Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức nhóm làm việc; Kỹ năng điều
hành và kiểm soát nhóm làm việc; Kỹ năng làm việc nhóm toàn cầu; Kỹ
năng làm việc nhóm trực tuyến.
Chúng tôi mong rằng, với những nội dung từ Bài giảng này, các
bạn sẽ rèn luyện được những kỹ năng làm việc nhóm trong thực tiễn, dần
tới một sự chuyên nghiệp. Để làm được những điều đó, trích lời của Chủ
tịch Hồ Chí Minh thay cho lời kết: “Tôi khuyên các bạn là chớ đặt những
chương trình kế hoạch mênh mông, đọc nghe sướng tai nhưng không thực
hiện được. Việc gì cũng cần phải thiết thực, nói được, làm được. Việc gì
cũng phải từ nhỏ dần dần đến to, từ dễ dần đến khó, từ thấp dần đến cao.
Một chương trình nhỏ mà thực hành được hẳn hoi hơn là một trăm chương
trình to tát mà không làm được”.
Chúc các bạn thành công! MỤC LỤC NỘI DUNG CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM .......................................... 7 lOMoARcPSD| 45470368
1.1.1.Nhóm và làm việc nhóm .............................................................................. 7
1.1.1.1. Nhóm........................................................................................................ 7
1.1.1.2.Làm việc nhóm ......................................................................................... 8
1.1.2.Kỹ năng làm việc nhóm ............................................................................... 8
1.1.2.1.Kỹ năng ..................................................................................................... 8
1.1.2.2.Kỹ năng làm việc nhóm ............................................................................ 9
1.2.Quá trình hình thành và phát triển nhóm làm việc ................................. 10
1.1.Một số khái niệm cơ bản............................................................................. 1
1.3.Chu trình PDCA và tiến trình làm việc nhóm ..........................................
6 1.3.1.Chu trình PDCA .........................................................................................
6 1.3.2.Tiến trình làm việc nhóm............................................................................ 8 1.4.Các hình thức làm việc nhóm
..................................................................... 9 1.4.1.Phân loại theo hình thức tổ
chức .............................................................. 10 1.4.2.Phân loại theo hình thức
làm việc............................................................. 11 1.5.Vai trò của làm việc
nhóm ........................................................................ 13 1.5.1.Tầm quan trọng của
làm việc nhóm ......................................................... 13 1.5.2.Lợi ích của làm việc
nhóm trong môi trường doanh nghiệp .................... 14 1.5.3.Lợi ích của làm việc
nhóm trong môi trường học tập .............................. 14 1.6.Kỹ năng giao tiếp là
kỹ năng cần thiết trong làm việc nhóm ................ 15 1.6.1.Các yếu tố và
nguyên tắc thực hiện giao tiếp hiệu quả............................. 20
1.6.2.Rào cản của quá trình giao tiếp ................................................................ 21
CÂU HỎI ÔN TẬP.......................................................................................... 22 CHƯƠNG 2
KỸ NĂNG THÀNH LẬP NHÓM LÀM VIỆC............................................. 24
2.1.Xác định mục tiêu, nhiệm vụ.................................................................... 24
2.1.1.Xác định mục tiêu..................................................................................... 24
2.1.2.Xác định nhiệm vụ.................................................................................... 25
2.2.Nguyên tắc thành lập nhóm làm việc....................................................... 26
2.2.1.Nguyên tắc số lượng thành viên ............................................................... 26
2.2.2.Nguyên tắc đối tượng tham gia ................................................................ 27
2.2.3.Công tác tìm kiếm thành viên nhóm......................................................... 28 lOMoAR cPSD| 45470368
2.3.Biểu mẫu thành lập nhóm......................................................................... 31
2.3.1.Bảng đánh giá điều kiện nhóm làm việc................................................... 31
2.3.2.Biên bản thành lập nhóm..........................................................................
32 2.4.Xây dựng nội qui, qui chế hoạt động nhóm ............................................ 33 2.4.1. Nội
qui....................................................................................................33 2.4.2.
Qui chế....................................................................................................
33 2.5.Kỹ năng cần thiết để thành lập nhóm......................................................
34 2.5.1.Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp...................................................
34 2.5.2.Kỹ năng thuyết phục.................................................................................
39 2.5.3.Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, xung đột..................................................
40 CÂU HỎI ÔN TẬP.......................................................................................... 42 CHƯƠNG 3
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC........... 46
3.1.Lập kế hoạch làm việc nhóm .................................................................... 46
3.1.1.Khái niệm ................................................................................................. 46
3.1.2.Tầm quan trọng của lập kế hoạch.............................................................
46 3.1.3.Họp nhóm (thực hiện theo chương 2 mục 2.5.1)......................................
46 3.1.4.Các yếu tố cần xác định trong quá trình lập kế hoạch ..............................
46 3.1.5.Nội dung bản kế hoạch làm việc nhóm ....................................................
49 3.2.Tổ chức nhóm làm việc
............................................................................. 62 3.2.1.Yếu tố cần xác định
trong quá trình tổ chức nhóm làm việc ............................. 62
3.2.2.Quy chế tổ chức nhóm làm việc ............................................................... 62 3.2.3.Nguyên tắc tổ chức nhóm làm
việc .......................................................... 63 3.2.4.Công tác tổ chức nhóm làm
việc .............................................................. 63 3.2.5.Những khó khăn trong việc
tổ chức nhóm làm việc................................. 63 3.3.Kỹ năng cần thiết trong lập
kế hoạch và tổ chức nhóm làm việc.......... 65 3.3.1.Kỹ năng tổ chức - phân công
công việc ................................................... 65 3.3.2.Kỹ năng thu thập và xử lý
thông tin ......................................................... 65 3.3.3.Kỹ năng thuyết
trình................................................................................. 70 3.3.4.Kỹ năng ra lOMoAR cPSD| 45470368
quyết định ................................................................................. 72 3.4.Một số
thái độ cần chú trọng trong tổ chức làm việc nhóm .................. 74 3.4.1.Thái
độ cầu thị.......................................................................................... 74 3.4.2.Thái
độ tích cực trong phản biện, góp ý ................................................... 74 3.4.3.Thái
độ tôn trọng ...................................................................................... 74 3.4.4.Tinh
thần đồng đội....................................................................................
74 3.4.5.Thái độ chia sẻ..........................................................................................
75 3.5.Thực hành lập kế hoạch và tổ chức nhóm làm việc................................ 75 CHƯƠNG 4
KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM SOÁT NHÓM LÀM VIỆC............... 77 4. 1.Điều hành nhóm làm
việc.......................................................................... 77
4.1.1.Một số khái niệm...................................................................................... 77
4.1.2.Đối tượng điều hành trong làm việc nhóm............................................... 78
4.1.3.Phong cách điều hành............................................................................... 78
4.2.Kiểm soát nhóm làm việc .......................................................................... 79
4.3.Kỹ năng cần thiết để điều hành và kiểm soát nhóm làm việc...................... 82 4.3.1.Kỹ năng quản lý thời
gian ......................................................................... 82 4.3.2.Kỹ năng giải quyết
vấn đề ........................................................................ 89 BÀI TẬP THỰC
HÀNH ................................................................................. 94 CHƯƠNG 5
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TOÀN CẦU............................................... 96 5. 1.Khái quát về nhóm toàn
cầu..................................................................... 96
5.1.1.Định nghĩa toàn cầu hóa ........................................................................... 96 5.1.2.Nhóm làm việc toàn
cầu ........................................................................... 96 5.1.3.Thành lập nhóm
toàn cầu.......................................................................... 97 5.1.4.Phát triển nhóm
toàn cầu .......................................................................... 97 5.1.5.Phân loại
nhóm......................................................................................... 98 5.2.Giao tiếp
trong môi trường đa văn hóa ................................................... 99 5.2.1.Định
nghĩa văn hóa................................................................................... 99 5.2.2.Nhận
diện các kiểu văn hóa...................................................................... 99 lOMoAR cPSD| 45470368
5.2.3.Nét khác biệt trong văn hóa giao tiếp Phương Đông và Phương Tây ....
100 5.3.Điều hành nhóm làm việc toàn cầu........................................................
103 5.3.1.Chức năng của nhóm làm việc toàn
cầu ................................................. 103 5.3.2.Thiết lập các tiêu chí về các hành vi
ứng xử nhóm ................................ 104 5.3.3.Xử lý những mâu thuẫn trong làm
việc nhóm toàn cầu.......................... 104 5.3.4.Đánh giá những nhóm làm việc
toàn cầu ............................................... 105 5.4.Mô hình CAAPTM
.................................................................................... 106 5.4.1.Văn hóa nhóm/tổ
chức............................................................................ 107 5.4.2. Thái
độ.................................................................................................. 108 5.4.3.Năng
lực ................................................................................................. 108 5.4.4.Tính
cách ................................................................................................ 108
5.4.5.Động lực nhóm....................................................................................... 109 5.
5.Thực hành kỹ năng làm việc nhóm toàn cầu
........................................ 110
5.5.1.Thực hành thành lập, phát triển nhóm toàn cầu...................................... 110
5.5.2.Thực hành đề tài ..................................................................................... 111 CHƯƠNG 6
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TRỰC TUYẾN........................................ 112 6.
1.Đặc điểm công nghệ của làm việc nhóm trực tuyến (nhóm ảo)........... 112
6.1.1. E-mail.................................................................................................. 112
6.1.2.Hội thảo qua điện thoại........................................................................... 113
6.1.3.Hội thảo video ........................................................................................ 114
6.1.4.Website và mạng nội bộ (Intranet) ......................................................... 114
6.1.5.Phần mềm nhóm (Groupware) ............................................................... 115
6.1.6.Các dịch vụ lưu trữ trực tuyến phổ biến ................................................. 116
6.2.Huấn luyện nhóm làm việc trực tuyến (nhóm ảo)
................................ 116 6.2.1.Hướng dẫn cơ bản phần mềm Zoom Meetings
...................................... 117 6.2.2.Hướng dẫn cơ bản phần mềm Microsoft
Teams..................................... 125 6.3.Điều hành và kiểm soát nhóm làm việc
trực tuyến (nhóm ảo).................. 135 6.4.Thực hành làm việc nhóm trực tuyến
(nhóm ảo) ................................. 138 PHỤ LỤC lOMoARcPSD| 45470368
....................................................................................................... 139 DANH
MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 148 CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
Nội dung chương này cung cấp cho sinh viên những nội dung cơ bản
về kỹ năng làm việc nhóm như: một số khái niệm cơ bản về Nhóm làm việc
và Kỹ năng làm việc nhóm; Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm
làm việc; Mô hình PDCA và tiến trình làm việc nhóm; Các hình thức làm
việc nhóm; Kỹ năng giao tiếp. Những kiến thức nền tảng này giúp sinh viên
hiểu, phân tích, vận dụng vào quá trình nhận thức và thực hành phát triển
kỹ năng ở những chương tiếp theo.
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.Nhóm và làm việc nhóm 1.1.1.1. Nhóm
Nhóm là một số người có các kỹ năng hỗ trợ nhau, họ cam kết thực
hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải quyết vấn đề mà họ
cùng chịu trách nhiệm (Katzenbach & Smith, 1993 - Giáo trình Phát triển
kỹ năng cá nhân 1, 2011).
Nhóm là: “Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn
thành một mục tiêu chung” (Lewis-McClear).
Khi gọi là nhóm, phải đảm bảo ba thành tố quan trọng:
- Thứ nhất: số lượng thành viên từ hai người trở lên; - Thứ
hai: làm việc với nhau thường xuyên và phụ thuộc lẫn
nhau; - Thứ ba: chia sẻ thực hiện mục tiêu chung.
Khái niệm nhóm hàm ý sứ mệnh chung và trách nhiệm tập thể. Mỗi
thành viên khi đã chế ngự được nhu cầu lợi ích cá nhân và biết vận dụng
kiến thức, kỹ năng để đạt được mục tiêu chung thì khi đó mới trở thành
một nhóm làm việc. Khi đã thiết lập được nhóm làm việc, điều quan trọng
là phải giúp cho các thành viên trong nhóm tin rằng sự cống hiến của mình
cho tập thể được đánh giá đúng đắn, chính xác và không rõ ràng, gây ảnh
hưởng đến quyền lợi của mỗi người. Những thành viên trong nhóm làm
việc cũng cần phải xác định rằng, thành quả của tập thể có được là từ sự nỗ
lực đóng góp tích cực của mỗi cá nhân. 1 lOMoARcPSD| 45470368 1.1.1.2. Làm việc nhóm
a. Làm việc nhóm được hiểu như thế nào?
Làm việc nhóm là khả năng làm việc cùng nhau nhằm hướng tới một tầm
nhìn chung. Nó cũng là khả năng dẫn dắt các cá nhân phấn đấu để đạt
được những thành tựu vì mục tiêu chung của tổ chức. Đây là nguồn nhiên
liệu cho phép những người bình thường đạt được các kết quả phi thường (Andrew Carnegie).
b. Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì lý do gì?
Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì nhiều lý do. Các nhóm khác
nhau cung cấp những lợi ích khác nhau cho thành viên của mình, vì vậy
một người có thể tham gia một số nhóm nhất định và điều đó xuất phát từ một số lý do sau: -
An toàn: khi tham gia một nhóm nào đó, các cá nhân có
thểgiảm được tình trạng mất an toàn của tình trạng đơn lẻ. Mọi người cảm
thấy mạnh mẽ và tự tin hơn khi họ thuộc vào một nhóm nào đó. -
Hội nhập: các nhóm có thể đáp ứng các nhu cầu xã hội.
Mọi người có thể phát triển các mối quan hệ khi là thành viên nhóm. Đối
với nhiều người, những mối quan hệ trong công việc sẽ thỏa mãn nhu cầu hội nhập của họ. -
Sức mạnh: điều gì một cá nhân riêng lẻ không thể đạt được
lại thường có thể đạt được thông qua hành động nhóm. Trong nhiều
trường hợp, nhóm thường có lợi thế hơn cá nhân vì nó hội tụ được tài
năng, kiến thức để hoàn thành công việc.
c. Làm việc nhóm đảm bảo những yêu cầu gì?
Mục tiêu chung; Giao tiếp hiệu quả; Quản trị thống nhất; Phân
công hiệu quả; Trách nhiệm rõ ràng; Quản lý xung đột; Tin tưởng; Tôn
trọng; Gắn kết; Gương mẫu; Cải tiến liên tục.
1.1.2.Kỹ năng làm việc nhóm 1.1.2.1. Kỹ năng
“Kỹ năng là khả năng thực hiện đúng hành động, hoạt động phù
hợp với những mục tiêu và điều kiện cụ thể tiến hành hoạt động ấy cho 2 lOMoARcPSD| 45470368
dù đó là hành động cụ thể hay hành động trí tuệ” (Trích: Từ điển Giáo dục học).
Để rèn luyện được một kỹ năng, bạn có thể thực hành theo các bước sau: -
Learn (Làm quen): tiếp cận và làm chủ được kiến thức chuyên
môn và trau dồi thêm kiến thức liên ngành. -
Apply (Áp dụng): áp dụng kiến thức học được và không
ngừng cải tiến vào công việc, cuộc sống hàng ngày. Đây là quá trình rất
quan trọng để dần biến kiến thức mới thành kỹ năng của bản thân. Lúc này,
bạn cũng cần tiếp thu ý kiến đóng góp, chỉnh sửa nhằm hoàn thiện các kỹ
năng đến mức thuần thục. -
Master (Mài sắc): sau một thời gian áp dụng, kỹ năng mới
đã dần được hoàn thiện. Lúc này, bạn đã có thể thuần thục kỹ năng này,
nhưng còn một vài điểm cần gọt giũa thêm để đưa kỹ năng lên đỉnh cao. -
Share (Sẻ chia): đỉnh cao nhất của việc học một kỹ năng
chính là có thể chia sẻ, hướng dẫn lại cho người khác làm giống mình. Bởi
chỉ khi bạn hoàn toàn làm chủ kiến thức, thấu hiểu một kỹ năng, bạn mới
có đủ tự tin để chia sẻ cho người khác. Bạn cần đặt mục tiêu 4 giai đoạn
này ngay từ đầu để có một lộ trình học tập, rèn luyện hiệu quả hơn.
1.1.2.2. Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên
trong một nhóm, là cách thức khiến nhiều người hợp sức cùng thực hiện
một nhiệm vụ chung nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc, đạt được mục tiêu.
Để có thể làm việc nhóm hiệu quả, mỗi thành viên trong nhóm cần có
những kỹ năng nhất định để có thể thích nghi, hòa nhập tốt nhất trong môi
trường làm việc nhóm. Từ đó, hiệu quả công việc mới được tăng cao, tinh
thần gắn kết nhóm được thắt chặt và kỹ năng làm việc nhóm không ngừng
được cải thiện hơn.
Từ khái niệm kỹ năng làm việc nhóm, quá trình làm việc nhóm cần
trang bị những kỹ năng cần thiết sau: Kỹ năng giao tiếp (Giao tiếp ngoài
văn bản, Lắng nghe, Giao tiếp phi ngôn ngữ); Kỹ năng tổ chức và điều
hành cuộc họp; Kỹ năng thuyết phục; Kỹ năng giải quyết mâu 3 lOMoARcPSD| 45470368
thuẫn, xung đột; Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức làm việc nhóm; Kỹ
năng tổ chức - phân công công việc; Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin;
Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng ra quyết định; Kỹ năng quản lý thời gian;
Kỹ năng giải quyết vấn đề.
1.2. Quá trình hình thành và phát triển nhóm làm
việc Giai đoạn “Hình thành”
Tập hợp các cá nhân khác biệt giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ
tình cảm xã hội. Tâm lý thường là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu, rụt
rè. Điều quan trọng trong giai đoạn này là phải thúc đẩy các hoạt động giao
tiếp để làm quen giữa các thành viên và các thành viên cũng cần phải thử
vai trò lãnh đạo của Trưởng nhóm.
Giai đoạn “Sóng gió”
Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc
trở, không khí làm việc trong nhóm trở nên căng thẳng, chất lượng công
việc không cao. Sự khác biệt về cá tính, cách làm việc, khả năng nhìn nhận
vấn đề sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, thậm chí là xung đột giữa các thành
viên, làm gia tăng nguy cơ đổ vỡ nhóm làm việc. Khi mức độ không hài
lòng đồng hành cùng cảm giác bất mãn, thay vì tập trung lại và hướng tới
mục tiêu chung, họ dành sức mạnh để phòng thủ và sẵn sàng chĩa vào nhau.
Trong giai đoạn này, điều quan trọng là phải khuyến khích các thành viên
tham gia để giải tỏa mâu thuẫn và sự khác biệt để họ cùng nhau thiết lập
các nguyên tắc và cách thức làm việc. Các cá nhân có hành vi “không phù
hợp” phải bị đào thải. Giai đoạn “Chuẩn hóa”
Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết.
Các quan hệ đi vào ổn định. Các chuẩn mực được hình thành và hoàn
thiện. Các thành viên trong nhóm quen dần và điều hòa những khác
biệt giữa họ. Sự xung đột về tính cách giảm dần và tính thích hợp tăng
lên. Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này.
Sự chân thành, tin tưởng và gắn bó trở nên rõ nét. Các trật tự được thiết lập. 4 lOMoARcPSD| 45470368
Giai đoạn “Thể hiện”
Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm - giải
đoạn hợp tác để thực hiện các mục tiêu của nhóm. Cảm giác tin tưởng, hòa
nhập, gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ. Mức độ cam kết về công
việc cao. Họ đối mặt để giải quyết các vấn đề một cách chín chắn và tích
cực vì lợi ích chung. Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm.
Giai đoạn “Kết thúc”
Từ đánh giá tổng thể đến chi tiết các nhiệm vụ đã thực hiện, đối
chiếu với mục tiêu xác định ban đầu xem đã hoàn thành hay chưa. Việc kết
thúc dự án cũng đưa làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này.
Hình 1.2. Các giai đoạn phát triển nhóm
Qua 5 giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc, chúng ta
nhận thức rằng: trong giai đoạn đầu, nhóm hoạt động không hiệu quả dẫn
đến thực trạng có một vài cá nhân có năng lực và sự nhiệt tình đã gánh vác
hay ôm đồm công việc của cả nhóm và kết quả là những thành tựu mà nhóm
làm việc có được chỉ do công sức của một vài người, từ đó dẫn đến sự độc
tài và chia rẽ. Khi các bạn đã trải qua giai đoạn “sóng gió”, nhóm đi vào ổn
định, sức mạnh của tập thể sẽ vượt qua những giới hạn của cá nhân để đạt
tới mục đích chung mà mọi thành viên trong nhóm đều được hưởng những
lợi ích chung mà nhóm mang lại. 5
1.3. Chu trình PDCA và tiến trình làm việc nhóm 1.3.1.Chu trình PDCA
PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra
Hành động) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu lOMoARcPSD| 45470368
cho người Nhật trong những năm 1950. Lúc đầu, ông gọi là “Chu trình
Shewart” để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong
việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập
niên 30. Tuy nhiên, người Nhật lại quen gọi nó là “Chu trình Deming” hay “Vòng tròn Deming”.
Hình 1 Chu trình PDCA
Nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA:
Plan (lập kế hoạch): xác định mục tiêu - nhiệm vụ; nguồn lực - dự
toán chi phí; phương án thực hiện - phòng ngừa; thiết lập các điểm, vùng kiểm soát.
Do (thực hiện): ở giai đoạn này, không chỉ đơn giản là thực hiện.
Trước tiên, phải cung cấp nguồn lực đầy đủ, huấn luyện phổ biến tất cả
mọi người có liên quan cùng thống nhất biện pháp thực hiện đã được xác
định ở khâu lập kế hoạch (Plan), tránh tình trạng mỗi người làm một kiểu
dẫn đến sai lệch mục tiêu.
Check (kiểm tra): dựa vào các điểm kiểm soát để kiểm tra kết quả
thực hiện ở từng nấc thang của tổng thể bản kế hoạch. Đầu tiên là các cá
nhân tự kiểm tra, nếu có sự sai lệch chủ động sửa lỗi trước, sau đó mới
tiến tới cấp trên kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các bộ phận. 6
Act (hoạt động cải tiến): ở khâu này, có hai trường hợp xảy ra. Nếu
kết quả đạt yêu cầu (Yes), lập kế hoạch mới với những thông tin đầu vào
mới để tiếp tục thực hiện. Nếu kết quả không đạt yêu cầu (No), phải tìm ra
nguyên nhân và biện pháp khắc phục để đạt được mục tiêu đã xác định ban
đầu trong bản kế hoạch.
Chu trình PDCA có thể được tóm lược lại như sau: Bản kế hoạch
(Plan) chính là những mong đợi để đạt được mục tiêu và (Do) là trình tự lOMoARcPSD| 45470368
thực hiện để tạo ra kết quả. Khi tiến hành kiểm tra (Check), hãy so sánh
kết quả thực hiện với mong đợi, nếu có sai lệch thì thực hiện ngay hành động cải tiến (Act).
Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng
(theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình
quản lý chất lượng này là sự cải tiến liên tục và không ngừng để tạo ra cái mới tiến bộ hơn.
Hình 2 Cải tiến chất lượng liên tục với PDCA
Có hành động mới tạo ra kết quả. Từ hành động sẽ nảy sinh nhu
cầu cần cải tiến. Cải tiến là quá trình thực hiện đào thải những điểm không
phù hợp. Khi thực hiện hành động cải tiến, chúng ta không bao giờ được
nản trí, không bao giờ được bỏ cuộc, giải pháp này không thực hiện được
cần tìm ra giải pháp khác. Cải tiến sẽ thúc đẩy quyết tâm thực hiện mục tiêu đến cùng. 7
Khi thực hiện xong một công việc nào đó, hãy đừng bao giờ thỏa
mãn với những gì mình đã đạt được, bởi khi đã thỏa mãn sẽ không nảy sinh
nhu cầu để làm tốt hơn. lOMoARcPSD| 45470368
Phân biệt giữa cải tiến và đổi mới: TIÊU CHÍ CẢI TIẾN ĐỔI MỚI Thời gian Tăng dần và liên tục Ngắt quãng, đột phá Tốc độ Từng bước nhỏ Từng bước lớn Cách thức Duy trì và cải tiến Phá bỏ và xây mới Tính chất Kỹ thuật hiện tại Kỹ thuật mới Hiệu quả
Dài hạn, không đột ngột
Ngắn hạn, tác động ngay
1.3.2.Tiến trình làm việc nhóm
Vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm như sau: - Xác định mục tiêu; - Hình thành nhóm;
- Thống nhất mục tiêu (Thảo luận nhóm lần 1);
- Lập kế hoạch làm việc nhóm;
- Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm (Thảo luận nhóm lần
2); - Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm;
- Tổ chức thực hiện (Điều hành); - Đánh giá (Kiểm soát);
- Cải tiến (Hành động khắc phục).
* Tiến trình làm việc nhóm đòi hỏi các thành viên phải tuân thủ
thực hiện những cam kết, những quy tắc. Chúng ta có thể tham khảo các
quy tắc trong cuốn “Làm việc nhóm” của Jonh J.Muphy: 8 -
Đặt nhóm lên trên hết; -
Trao đổi thông tin một cách cởi mở và thẳng thắn; -
Hãy trở thành một phần của giải pháp; lOMoARcPSD| 45470368 - Tôn trọng sự đa dạng; -
Đặt và khuyến khích đặt các câu hỏi đúng đắn; -
Áp dụng một quy trình giải quyết vấn đề đúng đắn; - Xây
dựng lòng tin qua tính chính trực và sự gương mẫu; - Cam kết
hướng tới sự xuất sắc; -
Khuyến khích tư duy tương thuộc; - Nhổ cỏ dại.
* Thực tế đã cho thấy trong một số lĩnh vực, làm việc theo nhóm
đã đem lại hiệu quả cao cho tổ chức. Tuy nhiên không phải lúc nào chúng
ta cũng có thể làm việc theo nhóm mà nó phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động
của tổ chức đó. Do vậy, trước khi thành lập nhóm, chúng ta cần phải cân
nhắc cẩn thận. Qua khảo sát thực tế cho thấy nhóm làm việc có hiệu quả
khi hội tụ một số điều kiện tối thiểu sau đây: -
Mục tiêu công việc rõ ràng; -
Sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa các thành viên trong
nhóm; - Có sự khích lệ, động viên trong nhóm; -
Sự bảo đảm các nguồn lực; - Nhóm có sự tự chủ.
Ngược lại, nhóm sẽ làm việc không hiệu quả khi các yếu tố trên không được bảo đảm.
1.4. Các hình thức làm việc nhóm
Trên thực tế, có rất nhiều các hình thức nhóm làm việc khác nhau và
sự đa dạng đó là do mục đích quy định. 9
1.4.1.Phân loại theo hình thức tổ chức
Nhóm chính thức (nhóm kết cấu):
Là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường
tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi
nhau, tồn tại trong thời gian dài. Nhóm thực hiện những công việc cụ thể
theo cơ cấu tổ chức. Trong các nhóm chính thức, mục tiêu của tổ chức là lOMoAR cPSD| 45470368
cơ sở thúc đẩy và định hướng các hoạt động cá nhân. Nhóm chính thức có
thể phân loại nhỏ hơn thành nhóm chỉ huy và nhóm nhiệm vụ.
Nhóm chỉ huy được xác định theo sơ đồ tổ chức. Nó bao gồm một
nhà quản lý và một số nhân viên dưới quyền. Ví dụ, nhóm gồm hiệu trưởng
trường Tiểu học và 20 nhân viên dưới quyền.
Nhóm nhiệm vụ bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn
thành một công việc nào đó theo sự phân công của tổ chức. Nhóm này
không quá chú trọng đến thứ bậc trong các mối quan hệ. Với loại hình
nhóm này, lưu ý thêm nó có hai dạng là nhóm thường trực và nhóm đột
xuất. Thường trực là thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên, chịu trách
nhiệm xử lý các vấn đề định kỳ trong một lĩnh vực đã được xác định. Đột
xuất là nhóm tạm thời được thành lập để xử lý những vấn đề cụ thể trong
một khung thời gian nhất định và thường tan rã ngay sau khi đã hoàn thành
nhiệm vụ như nhóm nghiên cứu, nhóm dự án,…
Cần ghi nhớ, tất cả các nhóm chỉ huy đều là nhóm nhiệm vụ. Tuy
nhiên các nhóm nhiệm vụ chưa chắc đã phải là nhóm chỉ huy.
Nhóm không chính thức (nhóm phi kết cấu):
Thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có
thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở
nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết
nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn. Liên minh giữa các cá
nhân trong nhóm này được hình thành không phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức
mà do nhu cầu về giao tiếp xã hội.
Nhóm không chính thức có thể phân thành nhóm lợi ích và nhóm bạn bè. 10
Nhóm lợi ích là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được
một mục tiêu cụ thể mà mỗi người trong số họ quan tâm. Chẳng hạn, các
nhân viên có thể họp lại với nhau, nêu ra yêu cầu đối với các cấp lãnh đạo
trong việc tăng lương, giải quyết chế độ, thực hiện các cam kết.
Nhóm bạn bè được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm
chung, bất kể họ có làm việc cùng nhau hay không. Những đặc điểm chung
có thể là tuổi tác, sở thích, quan điểm,… lOMoARcPSD| 45470368
Các nhóm không chính thức thực hiện một chức năng quan trọng
là thỏa mãn nhu cầu xã hội của các thành viên: họ có thể cùng nhau chơi
thể thao, cùng nhau ăn trưa, cùng nhau đi làm,…và mối quan hệ giữa các
cá nhân trong nhóm, mặc dù mang tính không chính thức nhưng có ảnh
hưởng rất lớn đến hành vi và kết quả.
1.4.2.Phân loại theo hình thức làm việc
Nhóm chức năng
Gồm các cá nhân làm việc cùng nhau để thực hiện các công việc có
tính chất tương đồng và tương hỗ. Nhóm này thường tồn tại trong nội bộ
các phòng ban chức năng như phòng nhân sự, tài chính, marketing… Ví dụ: -
Nhóm kiểm soát chất lượng sản phẩm trong một công ty,
họ chỉ chuyên việc kiểm tra chất lượng sản phẩm có đảm bảo quy trình
sản xuất, đóng gói dựa trên các tiêu chí đã được quy định, ít có liên hệ với
các phòng ban khác, tính chất công việc của nhóm ổn định, thường xuyên
và không có tính cạnh tranh. -
Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ sinh viên có các nhóm như:
Nhóm đào tạo kỹ năng mềm; Nhóm tư vấn Sinh viên; Nhóm kết nối doanh nghiệp;...
Nhóm chức năng có ưu điểm là phân chia trách nhiệm, công việc
rõ ràng, tính chuyên môn hóa cao; việc quản lý, giám sát chặt chẽ nhưng
lại có nhược điểm là thiếu sự liên kết, sự linh hoạt hay giới hạn sự phát
triển đa dạng nghề nghiệp. 11
Nhóm liên chức năng
Gồm các thành viên từ các lĩnh vực, công việc khác nhau trong tổ
chức được tập hợp lại thành một nhóm để giải quyết các vấn đề liên quan
đến lĩnh vực, công việc họ đang đảm nhận.
Nhóm giải quyết vấn đề
Gồm các thành viên được tập hợp một cách tạm thời để xác định
các vấn đề hoặc tìm ra các giải pháp khả thi cho một vấn đề nào đó mà tổ
chức đang phải đối mặt. Nhóm giải quyết vấn đề thường được trao quyền lOMoARcPSD| 45470368
để tự hành động trong một thời gian nhất định và giải tán khi vấn đề được giải quyết.
Nhóm làm việc tự chủ
Gồm các thành viên cùng làm việc với nhau, nhằm tạo hiệu quả
trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nhóm tự chịu trách nhiệm về
thành phần cơ cấu nội bộ. Có thẩm quyền để gây ảnh hưởng và kiểm soát
hoạt động của các thành viên trong nhóm. Nhóm làm việc tự chủ thường
được trao quyền để tự thực hiện các công việc của mình sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
Nhóm trực tuyến (Nhóm Ảo)
Gồm các thành viên có mối quan hệ công việc với nhau, nhóm ảo
thường không gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc của nhóm
là giao tiếp qua các phương tiện như điện thoại, thư điện tử (Email), mạng
xã hội zalo, facebook, diễn đàn,… Các nhóm này được hình thành ở các
loại hình doanh nghiệp lớn, quy mô sản xuất và quản trị phức tạp, hoặc
có khoảng cách về mặt địa lý.
Nhóm ảo đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức toàn cầu với
hoạt động phân tán rộng khắp. Nhóm ảo có ưu điểm là tập hợp được nhân
tài từ mọi nơi, giảm thiểu các chi phí và điều kiện làm việc, tăng doanh
thu, giảm các hoạt động trung gian,… nhưng nhược điểm của loại hình
nhóm này là cách biệt không gian, lệch thời gian, bất đồng ngôn ngữ,
trình độ văn hóa,…giữa các thành viên. 12
1.5. Vai trò của làm việc nhóm 1.5.1.Tầm quan trọng của làm việc nhóm
- Làm việc nhóm sẽ tập trung được khả năng của từng người, giúphọ
bổ sung các khiếm khuyết cho nhau để hoàn thành công việc tốt hơn. Tạo
điều kiện tăng năng suất và hiệu quả công việc, linh hoạt hơn để đối phó
với sự thay đổi của môi trường, tạo môi trường làm việc tốt hơn, nơi mà
các các nhân có thể hỗ trợ cho nhau về kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ. lOMoARcPSD| 45470368
- Hoạt động nhóm mang lại hiệu quả công việc tốt hơn mà nếutừng
cá nhân riêng lẻ làm sẽ không thể hoặc không đạt được kết quả mong
muốn, là cách tập hợp những ưu điểm của mỗi cá nhân để hoàn thiện công việc hơn
- Khi hoạt động nhóm, cá nhân sẽ có cơ hội vượt qua những cảntrở
để hoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu kết quả cao, đồng thời bản
thân có cơ hội được phát triển và hoàn thiện hơn trong môi trường nhóm
- Việc hoạt động tốt trong các nhóm nhỏ của cơ quan hay công tysẽ
là tiền đề cho mỗi cá nhân phát triển tốt trong cộng đồng, xã hội nhờ vào
kinh nghiệm đã học hỏi được ở các nhóm trước.
- Tạo môi trường làm việc thân thiện
- Là cơ hội để cá nhân có thể đưa ra ý kiến của mình để cả nhómcùng
thảo luận và quyết định phương án tối ưu nhất cho vấn đề cần giải quyết
- Thu hút nguồn nhân lực
Ví dụ tình huống dẫn nhập: Trung tâm Tư vấn và Hỗ trợ Sinh
viên tổ chức Ngày Hội việc làm hàng năm nhằm kết nối doanh nghiệp
với sinh viên, giúp tìm kiếm việc làm cho sinh viên, giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự.
Để tổ chức Ngày Hội việc làm cho 60 doanh nghiệp tham gia với hơn
5000 sinh viên năm cuối đi phỏng vấn ứng tuyển việc làm thì kế hoạch
phải được thực hiện trong một nhóm có nhiều người cùng tham gia.
Người lập kế hoạch, người kết nối doanh nghiệp, người kêu gọi sinh 13
viên và hướng dẫn sinh viên chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển, người thiết kế, dựng
gian hàng, in ấn, truyền thông quảng cáo, thông tin tài chính, bảo vệ, vệ
sinh,… Tất cả khối công việc đó không thể được thực hiện bởi một cá nhân
đơn lẻ. Đơn giản vì con người có thể giỏi trong một số lĩnh vực chứ không
thể giỏi trong mọi lĩnh vực.
1.5.2.Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường doanh nghiệp
Phát triển các nhóm làm việc, doanh nghiệp sẽ giải quyết được các
vấn đề phức tạp về chuyên môn trong từng công việc cụ thể, bên cạnh đó
mô hình nhóm sẽ giúp doanh nghiệp:
- Đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất;
- Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia; lOMoARcPSD| 45470368
- Thực hiện các quy trình làm việc, kết nối liên phòng ban, liêncông
ty, giảm thiểu các thủ tục, vướng mắc trong phối hợp giữa các bộ phận với nhau;
- Tạo sự chủ động cho nhân viên, cấp trên có thể tin tưởng khi trao
quyền cho một nhóm làm việc;
- Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên, xây dựng
văn hóa công sở và văn hóa doanh nghiệp.
1.5.3.Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập
- Giảm áp lực học một mình: thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác
thoải mái, không bị căng thẳng như lúc làm việc một mình. Sự hỗ trợ,
hợp tác của những người trong nhóm giúp họ trở nên tự tin hơn và vì thế
việc học tập của họ sẽ đạt hiệu quả hơn.
- Hiệu quả học tập tốt hơn: các thành viên trong nhóm có thể chiasẻ
phương pháp học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau
cùng tiến bộ. Sự phối hợp của nhiều người sẽ giúp thực hiện được công
việc lớn hơn và chất lượng cao hơn. Đưa ra nhiều giải pháp trong quá trình thực hiện.
- Phát triển kỹ năng: tạo môi trường tốt để người học phát triển
những kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, khả năng
chịu trách nhiệm, kỹ năng chia sẻ thông tin. Đó là những kỹ năng có ích
cho công việc hiện tại và cho phát triển sự nghiệp sau này. 14
- Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng học viên.1
1.6. Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần thiết trong làm việc nhóm
Giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin
giữa người này với người khác để đạt được mục tiêu.
Kỹ năng giao tiếp là khả năng ứng dụng tri thức khoa học vào quá
trình giao tiếp có hiệu quả nhất.
Trước đây, đào tạo kỹ năng chưa được chú trọng. Sinh viên sau
khi ra trường biết nhiều kiến thức, nhưng lại thiếu kỹ năng làm việc cụ thể.
Gần đây, các phương tiện thông tin đại chúng đã nhắc nhiều đến cụm từ
“kỹ năng”, “kỹ năng mềm”. Chẳng hạn, nếu bạn không có kỹ năng đánh
máy thì dù có thuộc lòng bao nhiêu cuốn sách về Microsoft Office cũng vô nghĩa.