Hệ thống tài khoản và xử lý dữ liệu kế toán môn Hệ thống Thông tin trong Kế toán| Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh

2.2.5 Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản là cách mã hóa và phân loại dữ liệu kế toán bằng số hiệu. Mỗi số tài khoản có : 3 chữ số
oChữ số thứ nhất: nhóm tài khoản chính (ví dụ: 100 = tài sản ngắn hạn, 200 = tài sản dài hạn...).
oChữ số thứ hai: tài khoản phụ trong nhóm (ví dụ: 120 = phải thu, 150 = hàng tồn kho...).
oChữ số thứ ba: tài khoản chi tiết (ví dụ: 501 = doanh số tiền mặt, 502 = doanh số bán chịu).
Hệ thống này phải chi tiết đủ để vừa lập báo cáo tổng hợp, vừa phân tích được dữ liệu chi tiết.
Ví dụ: Nếu chỉ có 1 tài khoản “bán hàng”, sẽ khó tách tiền mặt và bán chịu.
Ashton thiết kế hệ thống cho công ty S&S: có chừa khoảng trống để mở rộng, có thể
thêm tài khoản mới (như 110 cho đầu tư chứng khoán).
Với tài khoản chi tiết: dùng số dài hơn. Ví dụ: Phải thu có mã 7 chữ số (120xxxx), 120 là
mã gốc, 4 số sau là mã khách hàng. 2.2.6 Nhật ký
Giao dịch trước hết được ghi vào nhật ký rồi mới vào . sổ cái Có 2 loại nhật ký:
oNhật ký chung: ghi các nghiệp vụ bất thường (trả nợ vay, điều chỉnh cuối kỳ...).
oNhật ký đặc biệt: ghi các nghiệp vụ thường xuyên, số lượng lớn (bán hàng, thu tiền, chi tiền...).
Nhật ký bán hàng: mỗi dòng ghi 1 nghiệp vụ (Nợ phải thu, Có doanh thu), không cần giải thích chi tiết.
Tổng doanh số trong nhật ký được định kỳ kết chuyển vào sổ cái. 2.2.7 Dấu vết kiểm toán
Là đường dẫn có thể truy vết giao dịch từ chứng từ gốc → nhật ký → sổ cái → báo cáo và ngược lại.
Dùng để kiểm tra tính hợp lệ, chính xác.
Ví dụ: Một khoản ghi Có vào tài khoản bán hàng có thể đối chiếu về số hóa đơn gốc trong nhật ký bán hàng.
2.2.8 Khái niệm lưu trữ trên máy tính
Thực thể: đối tượng lưu trữ (nhân viên, khách hàng, hàng tồn kho...).
Thuộc tính: đặc điểm của thực thể (lương, địa chỉ...).
Bản ghi (record): dữ liệu của một thực thể cụ thể.
Tập tin: tập hợp các bản ghi.
oTập tin chủ (master file): lưu thông tin lâu dài, cập nhật định kỳ (ví dụ: danh sách khách hàng, nhân viên).
oTập tin giao dịch: lưu các nghiệp vụ ngắn hạn (bán hàng trong ngày).
Cơ sở dữ liệu (database): tập hợp các tập tin có liên quan, giúp truy xuất và quản lý hiệu quả hơn.
2.2.9 Quá trình xử lý dữ liệu (CRUD)
Create: tạo dữ liệu mới (thêm nhân viên, thêm khách hàng...).
Read: đọc dữ liệu đã có.
Update: cập nhật dữ liệu (cộng thêm doanh thu, thay đổi địa chỉ...).
Delete: xóa dữ liệu không còn cần thiết. Cách xử lý:
oTheo lô (batch processing): cập nhật định kỳ (ví dụ: tính lương cuối tháng). Rẻ,
hiệu quả nhưng dữ liệu không cập nhật ngay.
oTrực tuyến – thời gian thực (online real-time): cập nhật tức thì (ví dụ: khi bán
hàng, tồn kho cập nhật ngay). Nhanh, chính xác, hỗ trợ quyết định kịp thời.
oKết hợp: nhập liệu thời gian thực, xử lý tập trung theo lô. 2.2.10 Đầu ra thông tin
Bản mềm (hiển thị trên màn hình) và (in ra giấ bản cứng y). 3 dạng chính:
1. Chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu nhập hàng…).
2. Báo cáo: cho quản lý nội bộ và đối tượng bên ngoài (báo cáo tài chính, phân tích bán hàng…).
3. Phản hồi truy vấn: thông tin tra cứu theo yêu cầu (ví dụ: xem khách hàng nào mua nhiều nhất).
Báo cáo có thể định kỳ, ngoại lệ, hoặc theo yêu cầu.
Việc tối ưu báo cáo giúp tiết kiệm chi phí, tránh lãng phí (nhiều công ty cắt giảm hàng
triệu trang báo cáo không cần thiết).
2.3 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Trước đây, AIS chỉ tập trung vào dữ liệu tài chính, còn dữ liệu phi tài chính thì nằm ở hệ
thống khác → gây trùng lặp, khó tích hợp.
ERP ra đời để tích hợp tất cả dữ liệu và quy trình của công ty trên cơ sở dữ liệu tập trung.
Một hoạt động có thể kích hoạt nhiều quy trình khác nhau → ERP giúp đồng bộ thông
tin để quản lý hiệu quả.
Các mô-đun ERP điển hình:
oTài chính (kế toán, tài sản, ngân sách…).
oNhân sự & tiền lương.
oChu trình doanh thu (bán hàng, tồn kho, thu tiền…).
oChu trình chi tiêu (mua hàng, nhập kho, thanh toán…).
oSản xuất (kế hoạch, kiểm soát chất lượng, chi phí...). oQuản lý dự án.
oQuản lý quan hệ khách hàng (CRM).
oCông cụ hệ thống (thiết lập dữ liệu, kiểm soát truy cập...). Ưu điểm ERP:
oDữ liệu đồng bộ, toàn công ty.
oGiảm nhập liệu trùng lặp.
oQuản lý có cái nhìn tổng thể.
oChuẩn hóa quy trình, báo cáo.
oHỗ trợ dịch vụ khách hàng, nâng cao năng suất sản xuất. Nhược điểm ERP:
oChi phí cực cao (triển khai có thể hàng chục đến hàng trăm triệu đô).
oThời gian triển khai dài (có thể nhiều năm).
oBắt buộc thay đổi quy trình kinh doanh theo ERP → dễ thất bại nếu không phù hợp.
oĐộ phức tạp cao, đòi hỏi đào tạo nhân viên.
oSức ỳ tổ chức (khó thay đổi thói quen làm việc). Yếu tố thành công:
oBan lãnh đạo phải cam kết.
oCấu hình hệ thống chính xác theo quy trình.
oKiểm soát nội bộ chặt chẽ (phân quyền, phân nhiệm).
oTránh tùy chỉnh quá mức vì sẽ làm mất tính tích hợp.
Nhà cung cấp ERP lớn: SAP, Oracle, Microsoft, Sage, Infor.
Nhiều công ty phải thuê nhà tư vấn ERP để triển khai, bao gồm: tư vấn, tùy chỉnh, hỗ trợ.
2.4 Tóm tắt các tình huống Tình huống của S&S
Scott và Susan dự định mở thêm cửa hàng và phát triển bán hàng qua Internet. Ashton cần
chọn một phần mềm kế toán có khả năng:
Đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai;
Xử lý và lưu trữ dữ liệu hiệu quả;
Kết nối với thiết bị tự động hóa dữ liệu;
Lập báo cáo tài chính đầy đủ và linh hoạt cho quản lý.
Bước tiếp theo của Ashton là lựa chọn phần mềm và xây dựng tài liệu hướng dẫn vận hành hệ thống.
giải pháp hợp lý cho Ashton và S&S là:
Lựa chọn một phần mềm ERP quy mô vừa, có tính mô-đun, triển khai từng bước.
Ưu tiên trước các chức năng kế toán, bán hàng, quản lý tồn kho, sau đó có thể mở rộng
sang nhân sự, CRM, quản lý dự án khi công ty phát triển.
Điều này giúp S&S vừa quản lý hiệu quả trong hiện tại, vừa tạo nền tảng vững chắc cho
chiến lược mở rộng lâu dài.
Kết luận nội dung chương
1. Hệ thống tài khoản & nhật ký
oLà nền tảng ghi chép và phân loại dữ liệu kế toán.
oGiúp từ chứng từ gốc đến báo cáo luôn có dấu vết kiểm toán rõ ràng.
2. Lưu trữ & xử lý dữ liệu trên máy tính
oDữ liệu được tổ chức theo thực thể, thuộc tính, bản ghi, tập tin, cơ sở dữ liệu.
oQuá trình xử lý dựa trên CRUD (Create – Read – Update – Delete).
oCó 2 cách xử lý chính: theo lô và thời gian thực. 3. Đầu ra thông tin
oGồm chứng từ, báo cáo và phản hồi truy vấn.
oBáo cáo phải thiết thực, tiết kiệm, đúng nhu cầu.
4. ERP (Enterprise Resource Planning)
oTích hợp toàn bộ quy trình và dữ liệu của doanh nghiệp trên một cơ sở dữ liệu tập trung.
oƯu điểm: đồng bộ dữ liệu, giảm trùng lặp, hỗ trợ quản lý toàn diện.
oNhược điểm: chi phí cao, triển khai lâu, phức tạp.
oYếu tố thành công: cam kết lãnh đạo, cấu hình chuẩn, kiểm soát nội bộ, tránh tùy chỉnh quá mức. 5. Tình huống S&S
oAshton cần chọn phần mềm kế toán/ERP có khả năng:
Xử lý & lưu trữ dữ liệu hiệu quả.
Kết nối với thiết bị tự động hóa dữ liệu.
Lập được báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Mở rộng linh hoạt khi công ty phát triển thêm cửa hàng và kinh doanh online.