Khai thác sử dụng tài liệu | Lưu Trữ Và Khai Thác Dữ Liệu | Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố HCM
"Khai thác và Sử dụng Tài liệu" là một phần quan trọng trong môn học Lưu Trữ và Khai Thác Dữ Liệu tại Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh. Trong phần này, sinh viên sẽ học cách thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu từ các nguồn tài liệu khác nhau như sách, báo, tài liệu học thuật và dữ liệu trực tuyến. Sinh viên sẽ được hướng dẫn cách trích xuất thông tin quan trọng, xác định nguồn gốc và đánh giá tính đáng tin cậy của dữ liệu. Qua việc thực hành, sinh viên sẽ phát triển kỹ năng tìm kiếm thông tin, đánh giá và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả trong quá trình nghiên cứu và làm việc trong lĩnh vực lưu trữ và khai thác dữ liệu.
Môn: Lưu Trữ Và Khai Thác Dữ Liệu 7 tài liệu
Trường: Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh 1 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC
KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA: LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Học phần: Pháp chế công tác văn thư – lưu trữ Đề tài
“Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ”
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Hoàng Quang Cương
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 3
1. Nguyễn Thị Thùy Dung – 2156240033
2. Nguyễn Hoài Dư – 2156240034
3. Trần Thu Hà – 2156240039
4. Nguyễn Thị Thanh Hằng – 2156240040
5. Lê Ngọc Hân – 2156240041
6. Nguyễn Thị Hiền – 2156240042
7. Phạm Hoàng Gia Hiếu – 2156240043
8. Trần Thị Lương – 2156240058
9. Nguyễn Minh Trinh – 215624009
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 4 năm 2023 1 lOMoAR cPSD| 41487147 Lời cảm ơn
Lời đầu tiên, Nhóm 3 chúng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến
ThS. Hoàng Quang Cương – giảng viên hướng dẫn trực tiếp trong môn học
này. Chúng em xin cảm ơn những bài giảng cũng như những kiến thức bổ
ích mà thầy đã truyền đạt cho chúng em. Đồng thời, nhóm mình cũng xin
được gửi lời cảm ơn đến các bạn cùng lớp đã luôn giúp đỡ và đồng hành với
Nhóm 3 trong thời gian tạo nên sản phẩm tiểu luận.
Chúng em đã cố gắng trong suốt quá trình làm bài, nhưng có thể sẽ không
tránh khỏi những sai sót trong sản phẩm. Chúng em xin lắng nghe những ý
kiến đóng góp từ Thầy và các bạn để hoàn thiện hơn bài tiểu luận của nhóm.
Nhóm 3 xin chân thành cảm ơn. 2 lOMoAR cPSD| 41487147 Lời mở đầu
Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những hoạt động
nghiệp vụ quan trọng trong công tác lưu trữ. Việc khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ nhằm đạt hai mục đích chính là: Một: phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ; hai: phục vụ cho các mặt khác nhau của đời sống xã hội.
Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cần đáp ứng được các yêu
cầu cơ bản như: kịp thời, thường xuyên và thiết thực; chủ động và có kế
hoạch; phục vụ rộng rãi và đảm bảo bí mật.
Để hiểu hơn về đề tài này, mời Thầy và các bạn đi vào phần nội dung chi tiết của Nhóm 3. 3 lOMoAR cPSD| 41487147 Mục lục
Lời cảm ơn ................................................................................................ 2
A/ Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ................................................... 6
1. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là gì? ...................................................... 6
2. Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ................................................ 6
B/ Các văn bản quy định về việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
từ 1945 – nay ............................................................................................ 7
*Các văn bản chính: ............................................................................................. 7
1. Nghị định 142-CP của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về công tác
công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ (28/9/1963) ............................................. 7
2. Quyết định 168 của Hội đồng bộ trưởng về việc thành lập Phông Lưu trữ
Quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (26/12/1981) ........... 9
3. Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia 1982 8-LCT/HDNN7 .............. 11
4. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 34/2001/PL-UBTVQH10 (04/04/2001) .......... 15
5. Nghị định của chính phủ số 111/2004/ND-CP ........................................... 17
6. Chỉ thị 05/2007/CT-TTG ............................................................................ 21
7. Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội: Luật Lưu trữ .................................... 22
8. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ....................................................................... 27
9. Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ
quy định về sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử ................. 30
10. Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 về quy định
danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại lưu trữ lịch sử ...................................... 32
11.Luật bảo vệ bí mật nhà nước ....................................................................... 37
*Các văn bản phụ: .............................................................................................. 40
1. Chỉ thị số 242-CT/TW ngày 20-11-1976 về việc tập trung quản lý, sử dụng
tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ ở miền Nam .............................................. 40 4 lOMoAR cPSD| 41487147
2. Thông tri số 11-TT/76 ngày 4 tháng 4 năm 1976 của Ban Đại diện Trung
ương Đảng và Chính phủ về việc bảo quản, sử dụng khai thác tài liệu do địch
để lại ................................................................................................................. 42
3. Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 7 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính về
hướng dẫn thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ....... 45
4. Thông tư 275/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và
sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ do bộ trưởng bộ tài chính ban hành ....... 51
C/ Thực trạng ......................................................................................... 54
Tài liệu tham khảo ................................................................................. 66 5 lOMoAR cPSD| 41487147 Nội dung
A/ Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là gì?
- Trong Điều 2 khoản 3 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy
định: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trụ phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử và được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
- Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể. Phần lớn tài
liệu lưu trữ có nguồn gốc là tài liệu văn thư, nhưng không phải tất cả tài liệu
văn thư đều trở thành tài liệu lưu trữ, mà chỉ gồm những tài liệu có ý nghĩa
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử.
- Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt
của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia. Trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam,
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vụ vũ trang nhân dân,…vv và các nhân
vật lịch sử đã tạo nên một khối lượng tài liệu khổng lồ có giá trị về chính trị,
kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học công
nghệ, cần phải lưu trữ để phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn.
Vậy, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chính là phát huy một cách tối đa
giá trị mà tại liệu lưu trữ đang có, đồng thời sử dụng chúng một cách hợp lý 6 lOMoAR cPSD| 41487147
trong các hoạt động nghiên cứu lịch sử, khoa học và cả những lĩnh vực khác trong xã hội.
2. Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải đạt 2 mục đích:
1) Tăng giá trị tài liệu lưu trữ: khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách
khoa học chính là nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Bản thân
tài liệu lưu trữ chỉ thật sự có giá trị khi chúng được đưa vào khai thác sử
dụng. Việc tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng càng nhiều, vòng
quay của tài liệu càng nhanh thì giá trị của chúng càng tăng, càng trở nên
hữu ích đối với con người và xã hội.
2) Phục vụ cho các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội : Xét đến
, cùng nhiệm vụ của công tác lưu trữ là phải tổ chức khai thác sử dụng
tốt các tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của đời sống
xã hội. Ví dụ: trên phương diện lịch sử giúp cho chúng ta có sự nhìn
nhận về quá khứ, học hỏi được các bài học kinh nghiệm, nêu gương cho
các thế hệ; về y tế giúp cho việc khám chữa bệnh trở nên dễ dàng và
chính xác hơn nhờ có tài liệu lưu trữ (hồ sơ bệnh án); trong văn hóa,
giáo dục giúp giải quyết giúp giải quyết các vấn đề giáo dục truyền
thống, cung cấp nhiều tri thức cho người dân,…vv.
B/ Các văn bản quy định về việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ 1945 – nay *Các văn bản chính:
1. Nghị định 142-CP của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về
công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ (28/9/1963) 7 lOMoAR cPSD| 41487147
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã lưu giữ được bản gốc của Nghị định 142-CP.
a. Hoàn cảnh ra đời
- Nhận thấy việc lưu giữ các hồ sơ, tài liệu của cơ quan, xí nghiệp còn hạn chế, mất
mát và không đúng trật tự.
- Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ
về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. Nghị định này được ban hành với
mục đích thống nhất việc quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan, xí nghiệp
của nhà nước, đồng thời đưa công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của các
cơ quan, xí nghiệp của nhà nước vào nền nếp. b. Nội dung:
Điều 24 Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ
sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan hoặc các kho lưu trữ
trung ương hay địa phương để tra cứu và sử dụng khi cần thiết, gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan
gồm có các công văn, tài liệu, văn kiện về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm…
Điều 25 Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước, các đoàn thể nhân
dân và các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các chính quyền cũ mà ta còn giữ được là tài
sản lịch sử quý báu của Nhà nước. Không một cơ quan hoặc cá nhân nào được
chiếm các hồ sơ, tài liệu này để dùng riêng, hoặc hủy hoại những hồ sơ, tài liệu ấy,
trừ trường hợp tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu lưu trữ xét ra không còn tác dụng. c. Nhận xét: 8 lOMoAR cPSD| 41487147 *Ưu điểm:
- Thống nhất công việc của công tác lưu trữ qua việc sắp xếp thành hồ sơ đem nộp
vào các bộ lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan sẽ giúp ta dễ dàng tra cứu để khai
thác, sử dụng tài liệu khi cần.
- Phục vụ cho việc nghiên cứu, khai thác thông tin về các sự kiện -> Lưu trữ những
tài liệu từ chính quyền cũ hay từ những năm 1963 trở về trước là rất quan trọng, đó
là những bằng chứng cụ thể, thiết thực và giá trị để chứng minh những gì đã xảy ra
trong quá khứ của Nhà nước ta. *Nhược điểm:
- Khó khăn ban đầu về công việc của cán bộ, nhân viên -> Nghị định này là Nghị
định đầu tiên nói về Công tác lưu trữ, gồm nhiều công việc cụ thể mà nhân viên,
cán bộ phải làm nên là sẽ không quen lúc đầu.
- Khi mà tổng hợp lại rồi thì có những tài liệu bị thiếu, không được trọn vẹn, nhiều
tài liệu bị mất dẫn đến việc khai thác, sử dụng tài liệu từ chính quyền cũ hay từ
những năm 1963 trở về trước khi cần thiết bị hạn chế về thông tin, không đầy đủ, trọn vẹn.
- Chỉ quy định chung, chưa cụ thể về các khâu tổ chức, nhiệm vụ cho cá nhân, cơ quan. *Biện pháp:
- Cần tập trung quan tâm đặc biệt lưu trữ các tư liệu chung, giữ gìn bảo quản các tư liệu quý.
- Các cơ quan, xí nghiệp cần lưu giữ, giữ gìn, rõ ràng trong việc lưu trữ và sắp xếp
thành hồ sơ đem vào lưu trữ.
- Quy định chi tiết về mọi mặt hơn nữa về tổ chức, khai thác, chịu trách nhiệm các
điều luật liên quan nhằm tạo điều kiện cho công tác lưu trữ làm một cách nhanh chóng, chính xác hơn.
2. Quyết định 168 của Hội đồng bộ trưởng về việc thành lập Phông
Lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (26/12/1981)
a. Hoàn cảnh ra đời: 9 lOMoAR cPSD| 41487147
Sau ngày thống nhất đất nước xuất phát từ yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài
liệu lưu trữ quốc gia để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ phục vụ công cụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc,26 tháng 12 năm 1981 hội
đồng bộ trưởng đã ban hành quyết định. b. Nội dung:
Điều 1 Nay thành lập Phông lưu trữ quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam (gọi tắt là Phòng lưu trữ quốc gia Việt Nam) nhằm giữ gìn, quản lý
thống nhất và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của quốc gia, phục vụ công tác
nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tế của các cơ quan và nhân dân.
Điều 2 Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là khối toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính
trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội, lịch sử... của nước Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ, nơi bảo quản,
phương pháp và kỹ thuật làm ra. Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quan trọng
và quý giá, mọi cơ quan Nhà nước, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi công
dân Việt Nam có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo.
Điều 3 Thành phần của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặc
bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài
liệu chuyên môn ; bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản và
dương bản các bộ phim, các bức ảnh, mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, khuôn đúc đĩa;
sổ công tác, nhật ký, hồi ký; tranh vẽ hoặc in và tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ
động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác... hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, đoàn thể, tổ chức, trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt
Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của các tập thể, gia đình, cá nhân
điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được Nhà nước quản lý.
Điều 4 Hồ sơ, tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam do Cục Lưu trữ quản
lý thống nhất và được bảo quản trong các kho lưu trữ trung ương và địa phương.
Các cơ quan lưu trữ ở trung ương và của các ngành, các cấp cần được kiện toàn và
tăng cường để đảm đương nhiệm vụ.
Điều 5 Các tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia cần được công bố, giới thiệu cho
các cơ quan, cán bộ và nhân dân khai thác, nghiên cứu, sử dụng, trừ các tài liệu bí
mật có chế độ khai thác riêng.
Người nước ngoài được nghiên cứu tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo quy chế riêng. 10 lOMoAR cPSD| 41487147
Chỉ có Cục Lưu trữ mới được công bố các hồ sơ, tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Điều 6 Cơ quan hay cá nhân sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
để dẫn chứng phải ghi rõ xuất xứ của tài liệu, nếu dùng để biên soạn tác phẩm thì
khi xuất bản phải nộp lưu một bản cho cơ quan lưu trữ nơi mình đã khai thác tài liệu.
Điều 7 Không ai được tự tiện mang tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
ra khỏi biên giới nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Điều 8 Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định và hướng dẫn việc đưa tài liệu vào Phông
lưu trữ quốc gia, việc đánh giá giá trị các tài liệu cần bảo quản và loại ra những tài
liệu có thể tiêu huỷ. Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1954 trở về trước không được tiêu huỷ.
Điều 9 Đồng chí chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng chịu trách nhiệm
hướng dẫn thi hành quyết định này.
Điều 10 Các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội
đồng Bộ trưởng, chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc
trung ương và các đoàn thể nhân dân có trách nhiệm thi hành quyết định này. c. Nhận xét: *Ưu điểm:
Về việc khai thác và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công cụ xây dựng và
bảo vệ tổ quốc sau ngày thống nhất đất nước được quản lý một cách thống nhất,
tăng cường bảo quản an toàn các tài liệu từ trung ương đến địa phương. Đã có
những quy chế riêng cho người nước ngoài nghiên cứu tại liệu tại Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. *Nhược điểm:
Vẫn còn nhiều hạn chế trong việc khai thác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong
những ngày đầu thống nhất đất nước viêc triển khai tại nhiều nơi vẫn khó khăn,
việc di chuyển, đánh giá giá trị các tài liệu cần bảo quản và loại ra những tài liệu có
thể tiêu huỷ vẫn chưa được thực hiện linh hoạt. 11 lOMoAR cPSD| 41487147 *Biện pháp:
Các cơ quan lưu trữ ở trung ương và của các ngành, các cấp cần được kiện toàn và
tăng cường để đảm đương nhiệm vụ bảo quản và gìn giữ tài liệu, khắc phục những
hạn chế trong việc khai thác và sử dụng tài liệu.
3. Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia 1982 8-LCT/HDNN7
a. Hoàn cảnh ra đời:
Đầu những năm 1980 của thế kỉ XX, ngành Lưu trữ ở Việt Nam đã từng bước phát
triển theo điều kiện chính trị - xã hội và khả năng kinh tế của đất nước. Tuy nhiên,
các văn bản trước sau một thời gian đi vào sử dụng đã có những bất cập và khó
khăn(Thông đạt số 1C/VP và Nghị định 142/CP chỉ nói chung chung về hoạt dộng
lưu trữ chưa có văn bản nào quy định 1 cách chi tiết về vấn đề khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ .Chính điều này đã gây khó khăn trong công tác thực hiện các
nhiệm vụ liên quan. Vấn đề cấp bách đặt ra là phải sớm có những văn bản chỉ đạo,
văn bản pháp luật có hiệu lực pháp lý cao về công tác lưu trữ. Chính vì vậy Quốc
hội khoá VII, được tổ chức và hoạt động trên cơ sở Hiến pháp năm 1980. Quốc hội
đã phát huy vai trò cơ quan quyền lực Nhà nước cao nhất của nhân dân trong việc
củng cố và hoàn thiện chế độ làm chủ tập thể; ban hành các văn bản quy phạm
pháp luật để cụ thể hoá Hiến pháp, từng bước xây dựng một hệ thống pháp luật
hoàn chỉnh, tạo tiền đề để Nhà nước thực hiện quản lý mọi hoạt động chính trị,
kinh tế, văn hoá xã hội theo đúng Hiến pháp và pháp luật. Trên tin thần đó , Hội
đồng Nhà nước đã Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia (ban hành ngày 11- 12-1982). 12 lOMoAR cPSD| 41487147 b. Nội dung:
VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA
Điều 5 Tài liệu lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ Nhà nước.
Căn cứ vào tính chất, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ quốc gia, Nhà nước phân cấp cho
cơ quan lưu trữ Nhà nước trung ương, địa phương hoặc chuyên ngành tập trung bảo quản.
Đối với những tài liệu đặc biệt quý, hiếm, tuyệt mật, phải lập bản sao để bảo hiểm
và phải được bảo quản, sử dụng theo chế độ đặc biệt do Hội đồng bộ trưởng quy định.
Điều 6 Các cơ quan lưu trữ Nhà nước, trong phạm vi được phân cấp quản lý, phải
thực hiện những biện pháp cần thiết để bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ quốc gia.
Điều 7 Thủ trưởng các ngành từ trung ương đến cơ sở, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
các cấp, trong phạm vi quyền hạn của mình, có trách nhiệm chỉ đạo việc tổ chức
quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.
Điều 8 Các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, trong quá
trình hoạt động, phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn
vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ trữ Nhà nước theo
quy định của Hội đồng bộ trưởng.
Điều 9 Việc lựa chọn những tài liệu lưu trữ quốc gia để bảo quản và loại ra những
tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ phải do Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ
quyết định, theo quy định của Hội đồng bộ trưởng.
Điều 10 Cấm mang tài liệu lưu trữ quốc gia ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, trừ trường
hợp có giấy phép của cơ quan được Hội đồng bộ trưởng uỷ nhiệm và chỉ được mang bản sao.
Điều 11 Các cơ quan của Đảng và Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ các nhu cầu công tác và nghiên cứu khoa học. 13 lOMoAR cPSD| 41487147
Công dân Việt Nam được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào các nhu cầu chính
đáng theo quy định của Hội đồng bộ trưởng.
Điều 12 Việc sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phải phục vụ đường lối,
chính sách và bảo đảm bí mật của Đảng và Nhà nước.
Chế độ sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng bộ trưởng quy định.
Điều 13 Người nước ngoài muốn nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia
của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam phải được Hội đồng bộ trưởng cho phép.
Hiệu lực pháp lý: Có hiệu lực từ ngày 11 tháng 12 năm 1982 đến ngày 01 tháng 07 năm 2001. c. Nhận xét:
Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua
ngày 30/11/1982, với mục tiêu bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ quốc gia; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn
vị vũ trang nhân dân và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia. *Ưu điểm:
Ngày 30-11-1982 Hội đồng Nhà nước đã thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu
trữ quốc gia. Pháp lệnh gồm 5 chương với 19 điều và khẳng định: Tài liệu lưu trữ
quốc gia thuộc sở hữu toàn dân, do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung,
thống nhất, không một cơ quan, tập thể hoặc cá nhân nhân nào được chiếm làm của
riêng. Có điều lệ dành cho người nước ngoài ( điều 13 chương 2). Cấm mang tài
liệu lưu trữ quốc gia ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, trừ trường hợp có giấy phép của
cơ quan được Hội đồng bộ trưởng uỷ nhiệm (điều 10 chương 2) chính quy định
này tránh làm thất lạc tài liệu hay là trao đổi tài liệu lưu trữ bất hợp pháp. 14 lOMoAR cPSD| 41487147 *Nhược điểm:
So với Nghị định 142-CP (24/7/1963) thì Pháp lệnh 30/11/1982 về bảo vệ tài liệu
lưu trữ quốc gia quy định rõ ràng và chi tiết hơn về công tác lưu trữ ( đặc biệt là
khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ). Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế như:
-Về lưu trữ tài liệu lưu trữ chưa được quy định rõ chỉ mới quy định về Tài liệu lưu
trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ Nhà nước ( Điều 5)
chưa có quy định về các loại tài liệu khác.
- Chưa có quy định về việc quản lý, giao nộp hồ sơ, tài liệu trong trường hợp cơ
quan, tổ chức giải thể, ngừng hoạt động.
-Chưa có quy định hướng dẫn việc đưa tài liệu vào Phòng lưu trữ quốc gia, việc
đánh giá giá trị các tài liệu cần bảo quản và loại ra những tài liệu có thể tiêu huỷ
.Và những lại văn bản nào là tài lưu cần được lưu trữ. Chưa có quy định về việc
phân loại các tài liệu lưu trữ ví dụ như tài liệu mật , tối mật, tuyệt mật chũng như
thời hạn giải mật gây khó khăn cho quá trình phân loại, sử dụng,...
Điều 11 Các cơ quan của Đảng và Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân
dân được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ các nhu cầu công tác và
nghiên cứu khoa học .Công dân Việt Nam được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia
vào các nhu cầu chính đáng theo quy định của Hội đồng bộ trưởng. Nhưng chưa
quy định rõ là trường hợp nào và chưa quy định rõ các văn bản mật ,tối mật, tuyệt
mật thì được đem đi nghiên cứu hay không.
Tại Pháp lệnh này mọi quy định hầu hết do Hội đồng bộ trưởng quy định mà không
có các quy định thống nhất nên rất khó trong việc giám sát và quản lý.
Chưa có quy định về việc ai làm người chịu trách nhiệm về các quyết đinh liên
quan đến việc khai thác và sử dụng tài liệu khi gặp sự cố. *Biện pháp
Cần quy định rõ các vấn đề về đã nêu trên phần nhược điểm .
4. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 34/2001/PL-UBTVQH10 (04/04/2001)
a. Hoàn cảnh ra đời:
Để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia; nâng cao trách
nhiệm của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức 15 lOMoAR cPSD| 41487147
xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và
mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia;
Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992;
Căn cứ vào Nghị quyết của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 8 về Chương trình xây
dựng luật, pháp lệnh năm 2001;
Sau khi ban hành Pháp lệnh 1982 về bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, thì để bảo vệ
an toàn và sử dụng có hiệu quả hơn tài liệu lưu trữ quốc gia; nâng cao trách nhiệm
của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, chức xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công
dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia. Nhận thấy có
nhiều bất cập và hạn chế Quốc hội đã ban hành Pháp lệnh số 34/2001/PL- UBTVQH10. b. Nội dung:
Chương 2: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Mục 2: SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 18
1. Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu
nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài
liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
2. Người đứng đầu lưu trữ lịch sử phải thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu
trữ để phục vụ việc khai thác, sử dụng.
Điều 19 Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng
chỉ được khai thác, sử dụng bản sao. Điều 20
1. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia đối với cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong nước được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ b
bị ảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức do mình quản lý;
b) Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục
bí mật nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
2. Việc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia đối với tổ chức, cá
nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định của pháp luật. 16 lOMoAR cPSD| 41487147 Điều 21
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước được mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài
để phục vụ hoạt động công vụ, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng
khác sau khi được cơ quan có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả lại nguyên
vẹn tài liệu lưu trữ đó.
2. Nghiêm cấm việc mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm ra khỏi lãnh thổ Việt
Nam, trong trường hợp đặc biệt được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép
thì chỉ được mang bản sao. Điều 22
1. Cơ quan, tổ chức nào cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cơ quan, tổ
chức đó cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2. Cơ quan lưu trữ được cấp chứng thực tài liệu lưu trữ.
Thủ tục sao tài liệu lưu trữ, thẩm quyền cấp chứng thực tài liệu lưu trữ do cơ quan
lưu trữ trung ương quy định. Điều 23
Việc công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định như sau:
1. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định việc công bố tài liệu thuộc Phông
lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
2. Chính phủ quy định việc công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Điều 24 Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật. c. Nhận xét: *Ưu điểm:
Pháp lệnh được quy định cụ thể, chi tiết, ngôn ngữ văn phong có tính nghiêm
túc, chính xác, phổ thông dễ hiểu và thống nhất. Nội dung Pháp lệnh căn cứ vào
Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992; Căn cứ vào
nghị quyết của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 8 về Chương trình xây dựng luật.
Pháp lệnh cho phép mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài nhưng phải có lí do
chính đáng, được cấp phép bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và phải hoàn trả nguyên vẹn. *Nhược điểm: 17 lOMoAR cPSD| 41487147
- Chưa nêu rõ khoản kinh phí phục vụ công tác lưu trữ từ đâu ra và dùng để làm gì.
- Chưa nêu rõ trách nhiệm của từng cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện công tác lưu trữ.
5. Nghị định của chính phủ số 111/2004/ND -CP
a. Hoàn cảnh ra đời:
Nghị định của chính phủ số 111/2004/nđ-cp ngày 08 tháng 4 năm 2004 ra đời
để cụ thể hóa các quy định của pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (34/2001/PL-
UBTVQH10) và thay thế bản điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác
lưu trữ ban hành kèm theo nghị định số 142/CP. b. Nội dung:
Điều 15 Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu
khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách
nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan,
tổ chức có tài liệu và các quy định của pháp luật có liên quan.
3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí
khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật.
Điều 16 Thẩm quyền quy định danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm tại lưu trữ lịch sử
1. Danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm tại các Trung tâm lưu trữ quốc
gia do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt.
2. Danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm tại các lưu trữ tỉnh, lưu trữ
huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt.
Tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
Điều 17 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam 18 lOMoAR cPSD| 41487147
1. Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu thuộc danh
mục bí mật nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
2. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia.
3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương mình.
4. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức của mình.
Điều 18 Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử
a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ
phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác;
vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có Giấy chứng minh
nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu
chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu.
b) Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích
công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích
cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ
quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành
Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành do người đứng
đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Điều 19 Thẩm quyền cho phép mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam ra nước ngoài
1. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép mang tài liệu lưu trữ
được sử dụng rộng rãi bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử
dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ tỉnh.
3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử
dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ huyện. 19 lOMoAR cPSD| 41487147
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác cho phép mang tài liệu lưu trữ được
sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức.
5. Thủ tướng Chính phủ cho phép mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
Điều 20 Sao tài liệu lưu trữ
1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho
phép sao tài liệu lưu trữ.
2. Việc sao tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện.
Điều 21 Thẩm quyền cho phép công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
1. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép công bố tài liệu lưu
trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép công bố tài liệu lưu
trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử
dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức.
Nguyên tắc, thủ tục công bố tài liệu lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nôị vụ quy định.
Điều 22 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố tài liệu thuộc danh
mục bí mật nhà nước và tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
1. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố và mang tài liệu thuộc
danh mục bí mật nhà nước ra nước ngoài được thực hiện theo quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. c. Nhận xét: *Ưu điểm:
Nghị định 111-2004-ND-CP đã quy định về việc cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
gián tiếp và từ xa điều này giúp người sử dụng thuận tiện hơn trong công tác tìm
đọc và sử dụng tài liệu lưu trữ và giảm bớt các chi phí cho người sử dụng. Các thủ
tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành do người đứng đầu cơ
quan, tổ chức quy định điều này giúp các cơ quan tổ chức có thể tùy vào đặc trưng 20 lOMoAR cPSD| 41487147
và điều kiện của của cơ quan tổ chức có thể đưa ra các thủ tục khai thác thích hợp (Điều 18 khoản b,c). *Nhược điểm:
Tuy Nghị định 111-2004-ND-CP đã quy định về việc cho phép tài liệu lưu trữ sử
dụng gián tiếp và từ xa nhưng thủ tục chưa được thống nhất và mất nhiều thời gian và nhiều công đoạn.
Lĩnh vực khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều vấn đề chưa được quy định.
Làm thế nào để vừa phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ, vừa đảm bảo quyền
tiếp cận thông tin mà vẫn đảm bảo nguyên tắc bảo vệ bí mật nhà nước cũng như bí
mật đời tư trong bối cảnh an ninh thế giới và trong nước ngày càng phức tạp. Cần
có những quy định rõ ràng ở tầm luật về các vấn đề như: thời hạn giải mật tài liệu
lưu trữ; danh mục tài liệu hạn chế sử dụng; thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu
lưu trữ; việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ qua
mạng; việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài.
6. Chỉ thị 05/2007/CT-TTG
a. Bối cảnh ra đời:
Để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, giá trị của tài liệu
lưu trữ và thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về lưu trữ, nhằm thực hiện thắng lợi
mục tiêu "Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ" đề ra trong Báo cáo chính
trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội X của Đảng, ngày 02 tháng 3 năm
2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng
cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (sau đây gọi là Chỉ thị 05). b. Nội dung:
Bộ Nội vụ có trách nhiệm:
b) Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong phạm vi trách nhiệm của mình:
- Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo
quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động công bố giới thiệu và tạo mọi điều
kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả. c. Nhận xét: 21 lOMoAR cPSD| 41487147
Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu còn đơn điệu, chủ yếu là tra cứu, khai thác
và sao chụp tài liệu tại Phòng đọc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chưa thực hiện được hoặc có thực hiện nhưng hiệu quả chưa cao. *Biện pháp
- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác
văn thư lưu trữ và giao lưu, hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư lưu trữ nhằm
phát huy tối đa giá trị của các tài liệu văn thư lưu trữ vào công tác nghiên cứu
khoa học, ứng dụng thực tiễn
- Đa dạng hoá các hình thức sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
7. Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội: Luật Lưu trữ
a. Hoàn cảnh ra đời:
Từ những hạn chế của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 như:
- Nhiều quan hệ phát sinh trong nền kinh tế thị trường còn chưa được điều chỉnh
như: Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, chế độ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ…
Chính vì vậy mà cần có những quy định rõ ràng ở tầm Luật về các vấn đề như:
Thời hạn giải mật tài liệu lưu trữ, danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, thẩm quyền
cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ,…
- Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho những năm gần đây tuy đã được quan tâm
hơn trước nhưng vẫn còn nhiều khó khăn: 2/3 lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chưa xây
dựng được kho lưu trữ chuyên dụng, ở 1 số cơ quan tổ chức kho lưu trữ vẫn còn
thô sơ, chua có đủ diện tích và trang thiết bị.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu vẫn chưa đạt yêu cầu
- Chế độ báo cáo thống kê về lưu trữ chưa được thực hiện dầy đủ đối với tài liệu
- Ý thức tuân thủ pháp luật về lưu trữ chưa nghiêm, chưa có sự quan tâm chỉ đạo
sát sao của các cấp lãnh đạo.
Trước bối cảnh đó đòi hỏi phải có 1 văn bản quy phạm pháp luật mới thay thế cho
pháp lệnh lưu trữ Quốc gia 2001 để khắc phục những hạn chế nêu trên. Chính vì
vậy mà ngày 11/11//2011. Tại kỳ họp thứ 2 của Quốc hội khóa XIII, Luật lưu trữ
được ban hành và có hiệu lực từ ngày 01/7/2012. So với Pháp lệnh bảo vệ tài liệu 22 lOMoAR cPSD| 41487147
lưu trữ quốc gia năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Luật Lưu
trữ là một bước tiến về loại hình văn bản quy phạm pháp luật, đã đạt đến mức
pháp lý cao nhất trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam. Nội
dung của Luật còn hoàn thiện về cả nội dung phạm vi điều chỉnh, tác động. b. Nội dung
Chương 4: Sử dụng tài liệu lưu trữ
Điều 29 Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác,
nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài
liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức
quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng
tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;
b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng
dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
Điều 30 Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử 23 lOMoAR cPSD| 41487147
1. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh
mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
2. Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật
nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng
đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế;
c) Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.
Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh
tế - xã hội từng thời kỳ.
Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc
Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
3. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức
độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được
sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật
nhưng chưa được giải mật;
5. Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá
nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ.
c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật,
tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
6. Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi quy định tại điểm c khoản 4 và
khoản 5 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền. 24 lOMoAR cPSD| 41487147
7. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minh nhân
dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới
thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
Điều 31 Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định
khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ
cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.
Điều 32 Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Điều 33. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện.
Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội
dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu
trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
3. Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí. 25 lOMoAR cPSD| 41487147
4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc
trong các quan hệ, giao dịch.
Điều 34 Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan,
Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính
đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phải hoàn
trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việc mang
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu
trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ
cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan
để sử dụng trong nước.
3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài
phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết.
4. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu
trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ. c. Nhận xét: *Ưu điểm:
So với pháp lệnh quốc gia 2001 thì Luật lưu trữ quy định rất rõ về về các quyền và
nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Là văn
bản quy phạm pháp luật đầu tiên luật hóa vấn đề sở hữu tài liệu lưu trữ, cụ thể hóa
quyền hiến định của công dân. Luật “thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu
trữ” là ghi nhận hết sức quan trọng, làm tiền đề, tạo cơ sở pháp lý cho chủ sở hữu
trong quá trình tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Luật quy định “khuyến
khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà
nước”. Quy định này nhằm giúp Nhà nước thu thập, sưu tầm các tài liệu có giá trị
đối với xã hội, với đất nước từ sự đóng góp “hiến tặng” của các chủ sở hữu tư nhân. *Nhược điểm: 26 lOMoAR cPSD| 41487147
Tuy nhiên, sau 10 năm kể từ ngày ban hành Luật Lưu trữ và thực hiện, đi đôi với
những ưu điểm vượt trội và những cái mới về công tác văn thư lưu trữ thì có
những bất cập, hạn chế về thực tiễn mà Luật chưa quy định hoặc quy định chưa rõ.
Về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Gồm:
- Thẩm quyền quản lý tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông
lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
- Thẩm quyền quản lý tài liệu của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao, công an, ngoại giao.
- Thẩm quyền quản lý tập trung thống nhất cơ sở tài liệu lưu trữ điện tử Phông lưu
trữ Nhà nước Việt Nam và quy định cơ sở tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục
cơ sở dữ liệu quốc gia cần ưu tiên triển khai tạo nền tảng phát triển Chính phủ điện tử.
- Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá nền hành chính,
hội nhập quốc tế, phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số. Gồm:
- Các nguyên tắc, yêu cầu, chức năng của Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử để đáp
ứng các quy trình nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu điện tử.
Việc quản lý tập trung, thống nhất dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử.
- Điều kiện, trách nhiệm của doanh nghiệp khi tham gia các dịch vụ lưu trữ tài liệu
điện tử và quy định về chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử.dụng
Về quản lý tài liệu lưu trữ tư.Gồm:
- Thẩm quyền, trách nhiệm của Nhà nước đối với quản lý tài liệu lưu trữ tư.
- Quyền , nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư.
Về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm:
- Quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ thuộc Danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện 27 lOMoAR cPSD| 41487147
- Thu lệ phí đối với các tổ chức, cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ và đăng
ký cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
- Quy định thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
- Đối tượng cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. *Biện pháp
Để khắc phục những hạn chế trên thì việc xây dựng, ban hành Luật lưu trữ (sửa
đổi) được thi hành vào ngày 01/01/2025 sẽ góp phần hạn chế hoá các chủ trương,
chính sách của Đảng và Nhà nước, đổi mới hoạt động quản lý và thực hiện các
nghiệp vụ về lưu trữ là cần thiết.
8. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
a. Hoàn cảnh ra đời :
Nghị định này được căn cứ Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 nhằm quy
định chi tiết hơn thi hành một số điều Luật lưu trữ .Ở nghị định số 01/2013 NĐ-CP
quy định rõ hơn về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử .Nghị định này có hiệu lực thi
hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2013. b.Nội dung:
Chương II: QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
Điều 5 Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật
mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ
chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi
tài liệu đó được số hóa.
Điều 9 Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện
tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí
thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức.
3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến. 28 lOMoAR cPSD| 41487147
4. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử
dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.
Chương IV: MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT KHI SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ LIÊN QUAN ĐẾN CÁ NHÂN
Điều 16 Các trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân
Tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thuộc một
trong các trường hợp sau đây không được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời:
1. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân được hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử
khi chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép.
Điều 17. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân
Tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 16 Nghị định này được sử dụng hạn chế khi được
cấp có thẩm quyền sau đây cho phép:
1. Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định.
2. Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
3. Tài liệu lưu trữ của cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sử còn phải được cá nhân
hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép. c. Nhận xét: *Ưu điểm:
Nghị định này quy định chi tiết về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân trong việc lưu trữ, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp
đảm bảo việc thực hiện đầy đủ và hiệu quả các quy định của Luật Lưu trữ theo tài
liệu điện tử .Từ đó cơ quan tổ chức cũng khuyến khích sử dụng tài liệu điện tử để
phục vụ theo từng mục đích. *Nhược điểm:
Những quy định về tổ chức khai thác lưu trữ điện tử còn chung chung, chưa “thoát
ly” khỏi tài liệu giấy, chưa phù hợp với sự phát triển của tài liệu điện tử và khó áp
dụng trong thực tế. Bên cạnh đó, tài liệu điện tử vẫn sẽ có hạn chế một số mục và
không được số hóa qua tài liệu điện tử. 29 lOMoAR cPSD| 41487147 *Biện pháp:
Cần rõ hơn về quy định tổ chức khai thác tài liệu điện tử để các tài liệu được số
hóa phục vụ nhu cầu của cá nhân, tổ chức. Những đơn vị có nhu cầu khai thác và
sử dụng tài liệu điện tử phải đúng với quy trình với các tài liệu được số hoá trên
trang thông tin điện tử cơ quan tổ chức đó.
9. Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của
Bộ Nội vụ quy định về sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử
a. Hoàn cảnh ra đời:
Sau khi Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, Nghị định
số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16
tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ ra đời. Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư
Số: 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 quy định về việc sử dụng tài
liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.Thông tư này có hiệu lực thi hành kể
từ ngày 15 tháng 11 năm 2014. b. Nội dung CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3 Trách nhiệm của các cá nhân trong việc phục vụ sử dụng tài liệu và sử dụng
tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử
1. Trách nhiệm của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử
a) Tổ chức thực hiện việc phục vụ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
b) Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm, thành
phần tài liệu và đặc thù công việc của cơ quan Lưu trữ lịch sử.
c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng dụng
công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.
d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan
Lưu trữ lịch sử các quy định, biểu mẫu về thủ tục sử dụng tài liệu tại Phòng đọc. 2.
Trách nhiệm của viên chức Phòng đọc a) Làm Thẻ độc giả.
b) Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.
c) Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu.
d) Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả. 30 lOMoAR cPSD| 41487147
đ) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.
e) Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc.
3. Trách nhiệm của độc giả
a) Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định pháp luật và của cơ quan
Lưu trữ lịch sử về sử dụng tài liệu.
b) Không được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm
nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.
c) Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài
liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
d) Trả phí, lệ phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chương II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 9 Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử
dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).
2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần đọc không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
3. Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc
giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận lần tiếp theo.
4. Viên chức Phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận
tài liệu. Mẫu Sổ giao, nhận tài liệu thực hiện theo Phụ lục số X.
5. Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử
dụng bản chính, bản gốc.
6. Tài liệu thuộc diện quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.
7. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong các trường hợp sau:
a) Tài liệu có tình trạng vật lý yếu;
b) Tài liệu đang xử lý nghiệp vụ như: Chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử
axít, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm. 31 lOMoAR cPSD| 41487147 c. Nhận xét *Ưu điểm
- Quy định rõ về quyền và nghĩa vụ và nghĩa vụ của đối tượng khai thác, sử dụng
tài liệu. Tạo thuận lợi cho cơ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu, tránh mất
mát, thất lạc cả về vật mang tin và nội dung thông tin.Tạo điều kiện để cán bộ
phòng đọc chủ động thông tin giới thiệu các tài liệu có liên quan cho độc giả. *Nhược điểm
- Các quy trình làm thủ tục nhiều bước.Thủ tục cấp bản sao, bản chứng thực đòi
hỏi nhiều thời gian . Người đọc không bảo quản tài liệu , làm xáo trộn , tẩy xoá , đánh dấu vào tài liệu *Biện pháp
- Rút gọn các quy trình làm thủ tục. Nên đơn giản hóa các thủ tục, có thể đơn giản
hóa bằng cách áp dụng khoa học- kỹ thuật và giới thiệu tài liệu trên cổng thông tin
đại chúng nhằm thu hút người đọc .Độc giả cũng phải trách nhiệm về sử dụng tài
liệu cũng như là bảo quản , giữ gìn tài liệu
- Ví dụ như đăng kí thông tin và mượn tài liệu trên web.
10. Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 về quy
định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại lưu trữ lịch sử
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 02 năm 2016. 32 lOMoAR cPSD| 41487147
a. Hoàn cảnh ra đời :
Sau khi Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 và Nghị định
số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ ra đời, theo đề nghị của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thì Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành
Thông tư số : 05/2015/tt-bnv ngày 25 tháng 11 năm 2015 về quy định danh mục tài
liệu hạn chế sử dụng tại lưu trữ lịch sử.
Giải thích Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. b. Nội dung
Điều 2 Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 33 lOMoAR cPSD| 41487147
1. Tài liệu hạn chế sử dụng là tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh
hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ
quan, tổ chức, cá nhân; hoặc gây ảnh hưởng đến trạng thái vật lý của tài liệu lưu
trữ và quy trình xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ.
2. Hạn chế sử dụng tài liệu là việc người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung
thông tin tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và yêu cầu xử lý nghiệp vụ đối với
tài liệu lưu trữ cho phép hoặc chưa cho phép các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng
tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
Điều 3 Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng
1. Tài liệu về biên giới, chủ quyền lãnh thổ quốc gia
a) Tài liệu về tình hình an ninh chính trị khu vực biên giới quốc gia;
b) Tài liệu đàm phán với các nước về biên giới quốc gia;
c) Tài liệu địa bạ, địa giới hành chính của các đơn vị hành chính có đường biên giới quốc gia;
d) Tài liệu về xác lập, thực thi chủ quyền lãnh thổ quốc gia;
đ) Tài liệu thuộc các đề án, dự án, chương trình, kế hoạch và đề tài nghiên cứu
khoa học về các vấn đề có liên quan đến chủ quyền lãnh thổ quốc gia;
e) Tài liệu của cá nhân, tổ chức nước ngoài cung cấp có liên quan đến chủ quyền lãnh thổ quốc gia.
2. Tài liệu về vấn đề dân tộc, tôn giáo
a) Tài liệu có nội dung thông tin về hoạt động kích động, chia rẽ đoàn kết dân tộc, tôn giáo;
b) Tài liệu về hoạt động tổ chức tôn giáo trái phép;
c) Tài liệu về hoạt động tôn giáo của tổ chức, cá nhân có liên quan đến an ninh quốc gia;
d) Tài liệu về tài sản do các tổ chức tôn giáo quản lý, sử dụng; 34 lOMoAR cPSD| 41487147
đ) Tài liệu thuộc các đề án, dự án, chương trình, kế hoạch và đề tài nghiên cứu
khoa học có liên quan đến vấn đề dân tộc, tôn giáo.
3. Tài liệu về kinh tế - khoa học kỹ thuật
a) Tài liệu về hiệp định, hiệp ước giữa Việt Nam với các nước, các tổ chức quốc tế;
b) Tài liệu tổng hợp về điều tra tài nguyên, địa chất, khoáng sản, môi trường;
c) Tài liệu thiết kế các công trình trọng điểm quốc gia về kinh tế, an ninh, quốc phòng, văn hóa xã hội;
d) Hồ sơ xây dựng trụ sở của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp;
đ) Tài liệu liên quan đến bí mật kinh doanh;
e) Tài liệu về Việt Nam cho vay, viện trợ cho nước ngoài và vay, viện trợ của nước ngoài cho Việt Nam;
g) Tài liệu liên quan đến dự trữ quốc gia (dự trữ ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim
loại quý hiếm, lương thực);
h) Tài liệu về xuất khẩu, nhập khẩu các phương tiện, trang thiết bị, kỹ thuật phục
vụ cho an ninh, quốc phòng.
4. Tài liệu về cải cách ruộng đất
a) Tài liệu có liên quan đến vấn đề quy kết trong cải cách ruộng đất;
b) Tài liệu sửa sai trong cải cách ruộng đất.
5. Tài liệu về vấn đề chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao khác
a) Tài liệu chứa đựng thông tin xuyên tạc lịch sử; phủ nhận thành tựu cách mạng;
xúc phạm vĩ nhân, anh hùng dân tộc; vu khống, xúc phạm uy tín của cơ quan, tổ
chức hoặc danh dự và nhân phẩm của cá nhân;
b) Tài liệu có nội dung thông tin liên quan đến quốc phòng và an ninh quốc gia; 35 lOMoAR cPSD| 41487147
c) Tài liệu của cá nhân, tài liệu do cá nhân sưu tầm được có nội dung ảnh hưởng
đến lợi ích của quốc gia, dân tộc;
d) Tài liệu về các cuộc làm việc, đàm phán với đoàn cấp cao nước ngoài, báo cáo
về công tác đối ngoại;
đ) Tài liệu về vấn đề di tản, ngoại kiều;
e) Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo;
g) Hồ sơ thanh tra các vụ việc của các cơ quan, tổ chức;
h) Hồ sơ các vụ án hình thành sau Cách mạng tháng Tám năm 1945;
i) Tài liệu liên quan đến lịch sử chính trị của cá nhân.
6. Tài liệu về đời tư của cá nhân
a) Tài liệu về giá thú, ngoài giá thú; b) Thư tín của cá nhân;
c) Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức;
d) Tài liệu khác chứa đựng những thông tin thuộc bí mật cá nhân được pháp luật bảo hộ.
7. Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế.
8.Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ. c. Nhận xét *Ưu điểm:
- So với Luật lưu trữ 2011 thì thông tư này quy định cụ thể, chi tiết hơn về quy
định các tài liệu hạn chế sử dụng trong lưu trữ Lịch sử.
- Thông tư này giúp các cá nhân, cơ quan, tổ chức có thể biết được các tài liệu lưu
trữ hạn chế sử dụng để có cái nhìn đúng đắn và thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm thông tin. 36 lOMoAR cPSD| 41487147
- Có quy định Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại
Lưu trữ lịch sử để phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ. *Nhược điểm:
- Vấn đề đặt ra là đối với các tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị
hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế hay tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ thì….
- Vấn đề đặt ra là đối với các tài liệu lưu trữ có giá trị đang dần bị hư hỏng nặng
hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế gây khó khăn cho bảo quản
khai thác và sử dụng tài liệu đối với các vấn đề kinh tế, chính trị, ngoại giao, khoa
học-kĩ thuật và các lĩnh vực khác, cũng hạn chế người sử dụng tài liệu. * Biện pháp:
Các tài liệu quý cần được quan tâm và đầu tư hơn vào lưu trữ và bảo quản để phục
vụ vào nhu cầu cần thiết đến các vấn đề của nước ta. Các cá nhân, tổ chức, cơ quan
có thẩm quyền sử dụng tài liệu phải sử dụng thông tin khai thác đúng mục đích
tránh ảnh hưởng đến lợi ích Nhà nước.
11.Luật bảo vệ bí mật nhà nước
a. Hoàn cảnh ra đời:
Bí mật nhà nước là những thông tin quan trọng, liên quan đến sự ổn định và phát
triển bền vững của chế độ xã hội chủ nghĩa và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam, sự bất khả xâm phạm độc lập, chủ quyền, thống nhất, toàn vẹn
lãnh thổ của Tổ quốc. Các cơ quan đặc biệt nước ngoài, các thế lực thù địch và các
đối tượng phạm tội luôn tìm cách thu thập, chiếm đoạt bí mật nhà nước nhằm gây
nguy hại cho đất nước. Mặt khác, trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, việc nắm
giữ được thông tin quan trọng là một trong những điều kiện bảo đảm cho sự thành công.
Bảo vệ bí mật là một quy luật tất yếu cho sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia,
dân tộc, mỗi cơ quan, tổ chức. Trải qua các giai đoạn khác nhau, Nhà nước ta đều
ban hành các quy phạm pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước phù hợp với đặc điểm
tình hình và nhiệm vụ của cách mạng trong từng giai đoạn. Các quy phạm pháp luật
đó là cơ sở để hình thành nên pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và là cơ sở pháp
lý để tiến hành công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
Vì vậy Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ra đời thay thế cho Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà
nước năm 2000 nhằm nâng cao hiệu lực điều chỉnh của pháp luật về bảo vệ bí 37 lOMoAR cPSD| 41487147
mật nhà nước và bảo đảm sự đồng bộ, toàn diện của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. b. Nội dung:
Chương III: HOẠT ĐỘNG BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC
Điều 11 Sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật bao gồm:
a) Người đứng đầu cơ quan của Trung ương Đảng; người đứng đầu tổ chức trực
thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng;
b) Người đứng đầu cơ quan của Quốc hội, cơ quan thuộc Ủy ban Thường vụ Quốc
hội; Tổng Thư ký Quốc hội - Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội;
c) Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước;
d) Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao; đ) Tổng Kiểm toán nhà nước;
e) Chánh án Tòa án nhân dân cấp cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh;
g) Người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội;
h) Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ;
i) Người đứng đầu cơ quan thuộc Chính phủ;
k) Bí thư tỉnh ủy, thành ủy và Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội, Chủ tịch Hội đồng
nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
l) Cấp trên trực tiếp của những người quy định tại các điểm a, b, c, h và i khoản này;
m) Người đứng đầu Văn phòng Kiểm toán nhà nước, đơn vị thuộc bộ máy điều
hành của Kiểm toán nhà nước, Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, Kiểm toán nhà nước khu vực;
n) Người đứng đầu tổng cục, cục, vụ và tương đương trực thuộc cơ quan quy định
tại các điểm a, b, c, d, đ, g và h khoản này, trừ người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập;
o) Người đứng đầu cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài.
2. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật bao gồm:
a) Những người quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Người đứng đầu cục, vụ và tương đương thuộc cơ quan thuộc Chính phủ; 38 lOMoAR cPSD| 41487147
c) Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc cơ quan quy định tại các
điểm a, b, c, d, đ, g, h và i khoản 1 Điều này; người đứng đầu cục, vụ và tương
đương thuộc tổng cục và tương đương;
d) Người đứng đầu sở, ban, ngành, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh và tương đương;
đ) Người đứng đầu đơn vị trực thuộc Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân
cấp tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, trừ
người có thẩm quyền quy định tại điểm b khoản 3 Điều này; Chánh án Tòa án
nhân dân, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện;
e) Bí thư huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy và Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện;
g) Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc doanh nghiệp nhà nước.
3. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật bao gồm:
a) Những người quy định tại khoản 2 Điều này;
b) Người đứng đầu đơn vị cấp phòng thuộc tổng cục, cục, vụ và tương đương
thuộc cơ quan quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g, h, i và k khoản 1 Điều này;
c) Người đứng đầu đơn vị cấp phòng thuộc sở, ban, ngành cấp tỉnh và tương
đương; trưởng ban của Hội đồng nhân dân, trưởng phòng của Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương.
4. Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an quy định thẩm quyền cho
phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đối với đối tượng thuộc phạm vi quản lý.
5. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước quy
định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm
quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Việc ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực
hiện thường xuyên hoặc theo từng trường hợp cụ thể và phải được thể hiện bằng
văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền.
Cấp phó được ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải
chịu trách nhiệm về quyết định cho phép sao, chụp của mình trước cấp trưởng và
trước pháp luật. Người được ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho người khác.
6. Người được giao thực hiện việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải
là cán bộ, công chức, viên chức và sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp,
công nhân, viên chức công tác trong lực lượng vũ trang nhân dân, người làm công
tác cơ yếu có liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước hoặc người làm công tác liên
quan đến bí mật nhà nước.
7. Chính phủ quy định việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước. 39 lOMoAR cPSD| 41487147 c. Nhận xét: *Ưu điểm:
Luật bảo vệ bí mật nhà nước đã hoàn thiện quy định về phạm vi độ mật của bí mật
nhà nước.Quy định này nhằm khắc phục hạn chế về thẩm quyền cho phép sao,
chụp, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước trong quy định hiện hành, tạo điều kiện để
các cơ quan, tổ chức, cá nhân được phép tiếp cận bí mật nhà nước đáp ứng yêu cầu công tác. *Nhược điểm:
Luật bảo vệ bí mật nhà nước đã khắc phục hầu hết toàn bộ nhược điểm của pháp
lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn gặp khó khăn trong
việc xác định và đánh giá đúng mức độ bí mật: Bộ Luật Bảo vệ Bí mật Nhà nước
có thể gây khó khăn trong việc xác định và đánh giá đúng mức độ bí mật của các
tài liệu. Điều này có thể dẫn đến sự đánh giá không chính xác hoặc không nhất
quán về việc xác định tài liệu nào được coi là bí mật và cách thức xử lý chúng, gây
ra sự bất đồng hoặc tranh cãi trong việc thực hiện luật. *Các văn bản phụ:
1. Chỉ thị số 242-CT/TW ngày 20-11-1976 về việc tập trung quản lý,
sử dụng tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ ở miền Nam
a. Hoàn cảnh ra đời:
- Sau khi kháng chiến chống Mỹ cứu nước của Nhân dân ta toàn thắng, miền Nam
hoàn toàn giải phóng, đất nước ta bước vào một kỷ nguyên mới - kỷ nguyên độc
lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội.
- Khi đó, ta đã thu được rất nhiều tài liệu, văn kiện của Mỹ – ngụy, của các triều
đại phong kiến, của thời Pháp thuộc, Nhật thuộc... Thi hành chỉ thị, nghị quyết của
Đảng và Nhà nước, nhiều cấp ủy và cơ quan đã có ý thức giữ gìn và sử dụng những
tài liệu thu được của địch.
- Tuy nhiên, khối lượng tài liệu thu được của chính quyền cũ hiện nay còn phân tán
ở nhiều nơi và chưa được quản lý, sử dụng tốt. Tình trạng ấy đã gây trở ngại cho
việc tập trung, quản lý và sử dụng các hồ sơ, tài liệu, tạo sơ hở để kẻ địch và các
phần tử xấu lợi dụng, lấy cắp hoặc phá hoại. 40 lOMoAR cPSD| 41487147
-> Nhận thấy tầm quan trọng của các tài liệu liên quan đến chính quyền cũ ở miền
Nam nên Đảng Lao động Việt Nam đã đưa ra Chỉ thị này nhằm tìm kiếm, lưu trữ
để tập trung, khai thác, quản lý các tài liệu này. b. Nội dung:
- Từ chủ trương của Đảng “Là tài sản chung của nhân dân, có giá trị đối với việc
nghiên cứu và hoạt động của Đảng và Nhà nước trên các mặt chính trị, quân sự,
kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử; do đó phải được quản lý chặt chẽ và có kế
hoạch khai thác, sử dụng có hiệu quả”. Ban Bí thư Trung ương Đảng đã nêu lên
nhiều biện pháp để thu thập và tập trung bảo quản an toàn tài liệu như:
+ Phủ Thủ tướng cần có kế hoạch chỉ đạo việc tập trung, bảo quản những tài liệu lưu trữ.
+ Các Ban và Đảng đoàn, trước hết là các ngành kinh tế, văn hóa, khoa học, cần
củng cố công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong ngành. Cơ quan và tổ chức nào đã thu
thập và cần giữ các tài liệu của ngụy quyền thuộc ngành mình để sử dụng, thì phải
bảo quản chu đáo theo đúng quy định Nhà nước. Những tài liệu của ngụy quyền
thuộc ngành khác thì giao lại cho cơ quan lưu trữ Nhà nước ở trung ương hoặc tỉnh, thành quản lý.
+ Các ngành công an, quân sự, ngoại giao thì được thu thập những tài liệu lưu trữ
của cơ quan an ninh, mật vụ, quân sự, ngoại giao của Mỹ-ngụy và được đổ chức
lưu trữ riêng tài liệu của ngành.
+ Lập kho lưu trữ tài liệu cũ ở mỗi tỉnh, thành
+ Thu hồi để giao lại cho các cơ quan lưu trữ những tài liệu lưu trữ đang bảo quản
trong các cơ quan bảo tàng, thư viện, khảo cổ, thông tin
+ Động viên cán bộ, đảng viên, nhân dân giao lại cho các cơ quan lưu trữ của
Đảng và Nhà nước những tài liệu đang giữ hoặc lấy được của chính quyền cũ. c. Nhận xét: *Ưu điểm:
- Đã đưa ra được nhiều biện pháp để thu thập và tập trung bảo quản an toàn tài
liệu. Thực hiện những chủ trương, biện pháp nói trên, các cơ quan lưu trữ đã tiến
hành tiếp quản, thu thập đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ được nhiều tài liệu của chính quyền cũ.
- Tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ ở miền Nam đã được đưa ra phục vụ cho các
yêu cầu nghiên cứu về chính trị, kinh tế, quân sự, văn hóa - xã hội trong đó có
những yêu cầu nghiên cứu nổi bật về đấu tranh chống bạo loạn, phản cách mạng, 41 lOMoAR cPSD| 41487147
bảo vệ an ninh chính trị và trật tự xã hội, khôi phục kinh tế miền Nam sau chiến
tranh, xây dựng lại các đô thị, nghiên cứu và tổng kết cách mạng miền Nam, tổng
kết cuộc kháng chiến chống Mỹ, cứu nước (1954-1975).
- Và sau ngày có chỉ thị, một Hội nghị Chánh văn phòng các tỉnh phía Nam đã
được triệu tập từ ngày 24 đến 28-1-1977 để quán triệt sâu rộng và triển khai thi
hành văn bản Chỉ thị quan trọng này trong toàn miền Nam.
- Khi đã thống nhất các tài liệu về đúng vị trí của nó sẽ khiến cho chúng ta tìm
kiếm một cách nhanh chóng và chính xác hơn. Phục vụ cho việc nghiên cứu và
khai thác tài liệu từ chính quyền cũ để lại sau này.
- Tài liệu về chính quyền miền Nam cũ đó là minh chứng quan trọng chứng minh
được ta đã trải qua những gì với sự kiện lịch sử, cột mốc quan trọng nào. *Nhược điểm:
- Các quy định còn quy định chung chưa có quy định rõ mục đích của việc khai
thác và sử dụng tài liệu.
- Những biện pháp đó chưa thật sự phát huy tác dụng nhiều cơ quan, cá nhân vẫn
chưa thực hiện nghiêm túc các biện pháp nói trên.
- Nhiều cá nhân, cơ quan chưa thật sự nắm rõ công việc và trách nhiệm của mình
dẫn đến việc nhiều tài liệu bị phân tán, xẻ lẻ. *Biện pháp:
- Cần quy định rõ và chi tiết hóa về việc khai thác và sử dụng tài liệu.
- Cần đưa ra công việc cụ thể để từng cơ quan nắm rõ để thực hiện.
- Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho các ngành, các cấp.
- Quan tâm và bảo quản tốt các tài liệu của chính quyền miền Nam cũ.
2. Thông tri số 11-TT/76 ngày 4 tháng 4 năm 1976 của Ban Đại
diện Trung ương Đảng và Chính phủ về việc bảo quản, sử dụng
khai thác tài liệu do địch để lại 42 lOMoAR cPSD| 41487147
a. Hoàn cảnh ra đời
Từ khi tiếp quản đến nay, hồ sơ của địch tuy có bị xáo trộn, bị mất mát đôi chút,
nhưng cơ bản vẫn đảm bảo được tốt. Trong khi đó, có một số ít đơn vị tiếp quản
các trụ sở, các nhà làm việc của chế độ cũ, muốn dọn trống chỗ nên dem tủ bỏ
ngoài sân, hoặc lấy hồ sơ tài liệu trong tủ bỏ ra ngoài hoặc đốt đễ lấy tủ dùng vào
việc khác, làm hồ sơ bị mất mát hư hỏng. Tình trạng rất phổ biến hiện nay là lấy
hồ sơ tài liệu của dịch đem ra bán theo kiểu bán giấy vụn.
Để chấm dứt tình trạng làm hư hỏng cũng như mất mát các tài liệu do địch để lại,
Thường trực Ban đại diện Trung ương Đảng và Chính phủ nhắc đã ban hành thông
tri số 11-TT/76 về việc bảo quản, sử dụng tài liệu do địch để lại. b. Nội dung
- Thường trực Ban đại diện Trung ương Đảng và Chính phủ nhắc các cơ quan, đơn
vị cáo cấp, các ngành phải: 43 lOMoAR cPSD| 41487147
+ Có trách nhiệm bảo quản kỹ các tài liệu địch để lại
+ Giao cho cơ quan có trách nhiệm nghiên cứu khai thác
+ Chấm dứt tình trạng hủy bỏ, đốt hồ sơ tài liệu, để hồ sơ mục nát và tuyệt đối
không được đem ra bán kiểu giấy vụn
+ Mỗi ngành, mỗi đơn vị phải chịu trách nhiệm bảo quản các hồ sơ địch để lại tại cơ quan mình đóng
- Cơ quan đại diện Bộ Nội vụ tại miền Nam được ủy nhiệm vạch ra các quy định
và biện pháp cụ thể để giữ gìn bảo quản, có kế hoạch tiến hành, kiểm tra việc thực
hiện và từng thời gian một báo cáo cho Ban đại diện Trung ương Đảng và Chính phủ biết. c. Nhận xét *Ưu điểm
- Nêu lên được tầm quan trọng của các nguồn hồ sơ, tài liệu của địch để lại là rất
cần thiết cho việc tham khảo, nghiên cứu phục vụ cho công tác trước mắt và lâu dài.
- Đã nêu lên được tình trạng hư hỏng, mất mát của tài liệu do địch để lại.
- Nêu ra được trách nhiệm của các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong việc lưu trữ và bảo quản tài liệu.
- Đã quy định cơ quan ủy nhiệm cho việc kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ tài liệu. *Nhược điểm
- Thông tri mặc dù đã nêu được tình hình bảo quản cũng như tình trạng mất mát,
hư hỏng của tài liệu nhưng chưa đưa ra được những chủ trương, biện pháp rõ ràng,
cụ thể để hạn chế cũng như ngăn ngừa tình trạng đó.
- Chưa quy định cụ thể trách nhiệm của các cá nhân, cơ quan, tổ chức trong việc
lưu trữ và bảo quản tài liệu do địch để lại.
- Chưa đưa ra được biện pháp xử phạt đối với các hành vi làm hư hỏng và mất mát tài liệu. 44 lOMoAR cPSD| 41487147 *Biện pháp
Cần phải đưa ra được các chủ trương, biện pháp, trách nhiệm cụ thể để hạn chế
cũng như ngăn ngừa mất mát, hư hỏng tài liệu lưu trữ. Ví dụ như:
- Các chủ trương, biện pháp như sắp xếp tài liệu lưu trữ như thế nào, dùng những
biện pháp gì để kéo dài tuổi thọ của tài liệu,...
- Để chấm dứt tình trạng hủy bỏ, đốt hồ sơ tài liệu, để hồ sơ mục nát và đem bán
giấy vụn cần có những chế tài xử phạt ví dụ như bị phạt tiền, cảnh cáo,…vv.
3. Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 7 tháng 4 năm 2004 của Bộ
Tài chính về hướng dẫn thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và
sử dụng tài liệu lưu trữ
a. Hoàn cảnh ra đời: 45 lOMoAR cPSD| 41487147
Sau khi Pháp lệnh phí và lệ phí ngày 28 tháng 8 năm 2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc
hội, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc
hội và Nghị định số 57/2002/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh phí và lệ phí, Bộ Tài chính đã ban hành Thông Tư số
30/2004/tt-btc ngày 07 tháng 4 năm 2004 hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng
phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
b. Nội dung văn bản:
I. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG:
1. Thông tư này áp dụng đối với việc thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ do Nhà nước quản lý tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập.
2. Đối tượng nộp phí: Tổ chức, cá nhân có khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trung
tâm lưu trữ nêu tại điểm 1, mục I Thông tư này.
3. Không thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đối với:
a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã
tặng, cho, ký gửi vào lưu trữ lịch sử.
b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh,
bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình;
c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc
bệnh nghề nghiệp hàng tháng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải
quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của Nhà nước.
4. Áp dụng mức thu 50% phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đối với: Học sinh, sinh
viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học và nghiên cứu sinh khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu.
II. MỨC THU, CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHÍ KHAI
THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định cụ thể tại Biểu mức
thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư này. 46 lOMoAR cPSD| 41487147 47 lOMoAR cPSD| 41487147 48 lOMoAR cPSD| 41487147
2. Phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là khoản thu thuộc ngân sách nhà nước.
3. Đơn vị thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm:
a) Tổ chức thu, nộp phí theo đúng quy định tại Thông tư này. Niêm yết hoặc thông báo
công khai mức thu phí tại địa điểm thu phí. Khi thu tiền phí phải lập và cấp biên lai thu
cho đối tượng nộp phí theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về phát hành, quản lý,
sử dụng ấn chỉ thuế;
b) Mở tài khoản "tạm giữ tiền phí" tại Kho bạc nhà nước nơi cơ quan thu đóng trụ sở để
theo dõi, quản lý tiền phí thu được. Định kỳ hàng ngày hoặc hàng tuần phải gửi số tiền
phí đã thu được vào tài khoản tạm giữ tiền phí và phải tổ chức hạch toán riêng khoản thu
này theo chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp; 49 lOMoAR cPSD| 41487147
c) Mở sổ sách kế toán để theo dõi, phản ánh việc thu, nộp và quản lý, sử dụng số tiền phí
thu được theo chế độ kế toán hiện hành của nhà nước;
d) Đăng ký, kê khai, thu, nộp phí với cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo đúng quy định
tại Thông tư số 63/2002/TT-BTC ngày 24/7/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện
các quy định pháp luật về phí và lệ phí. Nộp phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ vào
ngân sách nhà nước theo chương, loại, khoản tương ứng, mục 037 mục lục ngân sách nhà
nước hiện hành (cơ quan thu thuộc Trung ương quản lý thì nộp vào ngân sách trung
ương, cơ quan thu thuộc địa phương quản lý thì nộp vào ngân sách địa phương).
đ) Thực hiện chế độ công khai tài chính theo quy định của pháp luật.
4. Tiền thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được quản lý, sử dụng như sau:
a) Đơn vị thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được trích để lại 90% trên tổng số
tiền phí thu được trước khi nộp vào ngân sách nhà nước. Số tiền còn lại 10% nộp ngân sách nhà nước.
b) Đơn vị thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được sử dụng số tiền phí khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ để lại theo tỷ lệ (%) quy định tại tiết a, điểm này để chi dùng cho các nội dung sau:
- Chi trả các khoản thù lao, làm đêm, thêm giờ cho lao động trực tiếp thu phí, tiền công thuê ngoài (nếu có);
- Chi phí trực tiếp phục vụ cho việc thu phí như: văn phòng phẩm, vật tư văn phòng, điện
thoại, điện, nước, công tác phí, công vụ phí; in (mua) tờ khai, giấy phép, các loại ấn chỉ
khác theo tiêu chuẩn, định mức hiện hành;
- Bổ sung kinh phí mua nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ công tác bảo quản, sử dụng tài
liệu lưu trữ (thiết bị bảo quản, vật tư, hoá chất,...); chi phí trực tiếp cho việc sưu tầm, thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị; bảo quản; xây dựng công cụ tra cứu; lập phông bảo hiểm
các tài liệu quý hiếm và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ cho việc thu phí;
- Hỗ trợ chi sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn tài sản, máy móc, thiết bị phục vụ trực
tiếp cho công tác thu phí;
5. Đơn vị thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phải quản lý, sử dụng số tiền phí
được để lại nêu trên đúng mục đích, có chứng từ hợp pháp theo đúng quy định.
6. Hàng năm, đơn vị thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phải lập dự toán thu -
chi số tiền phí để lại gửi cơ quan quản lý ngành cấp trên, cơ quan tài chính, cơ quan thuế
cung cấp, kho bạc nhà nước nơi mở tài khoản tạm giữ tiền phí. Đồng thời phải quyết toán
thu, chi theo thực tế, nếu chưa chi hết trong năm thì được chuyển sang năm sau để tiếp
tục chi theo chế độ quy định.
7. Việc quyết toán phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện cùng thời gian với
việc quyết toán ngân sách nhà nước. Cơ quan thuế thực hiện quyết toán số thu theo biên 50 lOMoAR cPSD| 41487147
lai. Cơ quan tài chính quyết toán số chi từ nguồn thu phí để lại cho đơn vị theo quy định
tại điểm 4 mục II Thông tư này.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Các quy định
về phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trước đây trái với quy định tại Thông tư này
đều bị bãi bỏ chính điều này làm
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản
ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu hướng dẫn bổ sung c. Nhận xét *Ưu điểm
- Thông tư số 30/2004/TT-BTC đã quy định rõ ràng về các khoản phí và đơn vị thu phí (
Mục II, Mục III ). Điều này giúp hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thống
nhất và rõ ràng với nhau.Các quy định về phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trước
đây trái với quy định tại Thông tư này đều bị bãi bỏ. *Nhược điểm
- Chưa có quy định thu phí đối với lưu trữ quý, hiếm.
Tại đ) Thực hiện chế độ công khai tài chính theo quy định của pháp luật nhưng chưa quy
định chế độ công khai như thế nào , thời hạn công khai tài chính. *Biện pháp
-Cần có quy định thu phí đối với lưu trữ quý, hiếm.
- Cần có quy định chế độ công khai, thời hạn công khai tài chính.
4. Thông tư 275/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu,
nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ do bộ
trưởng bộ tài chính ban hành
a. Hoàn cảnh ra đời
Sau khi thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài
chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ ra đời và đưa vào thực hiện thì vẫn lộ ra 1 số điều còn thiếu sót. Và 51 lOMoAR cPSD| 41487147
để bổ sung cho thông tư này thì thông tư 256/2016/TT-BTC được ra đời với nội
dung đầy đủ hơn và cụ thể giúp mọi người dễ nắm bắt hơn. b. Nội dung:
Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng
tài liệu lưu trữ do Nhà nước quản lý tại các Lưu trữ lịch sử.
2. Thông tư này áp dụng đối với:
a) Tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử, gồm: các Trung
tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ Nội vụ) và Lưu
trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
b) Tổ chức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến thu, nộp, quản lý và sử dụng phí
sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 2 Người nộp phí
Tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử phải nộp phí theo
quy định tại Thông tư này.
Điều 3 Tổ chức thu phí
Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ Nội
vụ) và Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là tổ chức thu phí.
Điều 4 Đối tượng không thu phí
Không thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ đối với:
a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng,
cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử;
b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ,
thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ
cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ (không phải thân nhân liệt sỹ) sử dụng tài liệu
lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình; 52 lOMoAR cPSD| 41487147
c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị
mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải
quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của Nhà nước.
Điều 5 Mức thu phí
1. Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại Biểu mức thu phí
ban hành kèm theo Thông tư này.
2. Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ quý, hiếm bằng 05 lần mức thu phí sử dụng
các tài liệu tương tự quy định tại Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông tư này.
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu lưu trữ theo quy định tại Điều 26 Luật lưu trữ.
3. Áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng tài liệu lưu trữ đối với học sinh, sinh
viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học, nghiên cứu sinh.
Điều 6 Kê khai, nộp phí của tổ chức thu
1. Chậm nhất là ngày 05 hàng tháng, tổ chức thu phí phải gửi số tiền phí đã thu của
tháng trước vào tài khoản phí chờ nộp ngân sách mở tại Kho bạc nhà nước.
2. Tổ chức thu phí thực hiện kê khai, nộp phí thu được theo tháng, quyết toán theo
năm theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 19 và khoản 2 Điều 26 của Thông tư số
156/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý thuế; Luật sửa đổi, bổ sung một
số điều của Luật quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ.
Điều 7 Quản lý và sử dụng phí
Tổ chức thu phí được để lại 90% tổng số tiền phí thu được để trang trải chi phí theo
quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP ngày 23 tháng 8 năm
2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật
phí và lệ phí; nộp 10% số tiền phí thu được vào ngân sách nhà nước theo chương,
mục, tiểu mục tương ứng của Mục lục ngân sách nhà nước. c. Nhận xét: *Ưu điểm
So với thông tư 30/2004/TT-BCT thì Thông tư này quy định rất rõ ràng và chi tiết
về các vấn đề liên quan đến quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng 53 lOMoAR cPSD| 41487147
phí sử dụng tài liệu lưu trữ như phạm vi và đối tượng áp dụng, người nộp phí, tổ
chức thu phí, đối tượng không thu phí, mức thu phí, kê khai và nộp phí của tổ chức
thu và quản lý và sử dụng phí. Giúp cho mọi người dễ nắm bắt và thực hiện hơn. *Nhược điểm
Sau khi đưa vào thực hiện thì thông tư còn thiếu sót 1 vấn đề cần nêu cụ thể và rõ
ràng để giúp mọi người dễ nắm bắt và thực hiện như: - Bổ sung các hình thức đóng phí. *Biện pháp
- Bổ sung thêm các hình thức đóng phí ở thông tư sau này. C/ Thực trạng
*Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của lưu
trữ một số nước trên thế giới và giá trị tham khảo đối với Việt Nam
Sao chụp tài liệu lưu trữ
- Lưu trữ quốc gia Ai-len:
Lưu trữ Quốc gia không phải là chủ sở hữu bản quyền đối với các tài liệu không
phải do một bộ hoặc cơ quan của chính phủ tạo ra, không cho phép sao chép những
tài liệu này. Nếu cần độc giả liên hệ với chủ sở hữu bản quyền để xin phép sử dụng.
Nhân viên của Lưu trữ Quốc gia sẽ sao chụp tài liệu bằng máy quyét chuyên dụng.
Độc giả được phép yêu cầu tối đa 8 bản sao lấy ngay. Nếu cần số lượng lớn hơn,
Lưu trữ Quốc gia sẽ gửi bản sao cho độc giả qua đường bưu điện hoặc độc giả tới
Phòng đọc lấy sau.Tài liệu khổ lớn như tài liệu đóng quyển, bản đồ và các tài liệu
dễ rách sẽ không được sao chụp bằng thiết bị sao chụp lấy ngay. Chi phí lập bản
sao sẽ khác nhau, tùy theo số lượng và loại tài liệu.
Độc giả có thể sử dụng máy ảnh kỹ thuật số hoặc các thiết bị tương tự để sao chụp
tài liệu chỉ để sử dụng cho nghiên cứu của cá nhân và không phải trả tiền nhưng
cần lưu ý: không chụp ảnh với đèn flash; không được sử dụng bất kỳ giá ba chân
hoặc thiết bị quét nào, bao gồm cả máy quét cầm tay; hạn chế làm phiền các độc
giả khác; thao tác hết sức cẩn thận với tài liệu; không tháo dỡ, di chuyển tài liệu
hoặc sắp xếp lại trật tự hiện có của tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào; không sao
chép các tài liệu đóng quyển được buộc chặt hoặc tài liệu dễ rách. 54 lOMoAR cPSD| 41487147
Độc giả có thể sao chụp tài liệu để công bố: Mọi tài liệu dùng để công bố phải
được đánh giá mức độ tu bổ phục chế và phải trả phí. Lưu trữ Quốc gia có các
nhân viên được đào tạo chuyên sâu trong việc sử dụng thiết bị chụp ảnh và quét tài
liệu theo tiêu chuẩn của lưu trữ. Tạo bản sao hoặc hình ảnh kỹ thuật số của tài liệu
lưu trữ được định nghĩa như sao chép các tác phẩm văn học theo Luật Bản quyền
và Quyền liên quan năm 2000 và Luật Bản quyền và Quyền liên quan (Sửa đổi)
năm 2004 và các quy định có thể ảnh hưởng đến quyền tác giả.
- Lưu trữ quốc gia Anh: Cần có đơn xin phép sử dụng bản sao hình ảnh vì mục
đích công bố (bao gồm cả công bố trên website), triển lãm hoặc phát sóng trên
truyền hình hay bất kỳ mục đích thương mại nào khác. Việc sử dụng bản sao cho
mục đích nghiên cứu phi thương mại hoặc nghiên cứu cá nhân, giảng dạy sẽ không bị hạn chế.
Độc giả có thể sử dụng máy ảnh cầm tay, điện thoại thông minh, máy tính bảng
hoặc máy tính xách tay để chụp ảnh tĩnh một số tài liệu. Độc giả chỉ có thể sao
chụp tài liệu có bản quyền sở hữu tư nhân khi được luật bản quyền hiện hành cho phép.
- Lưu trữ bang Genève (Thụy Sỹ): Các tài liệu có thể được sao chụp nếu bản
chất, định dạng và tình trạng bảo quản tài liệu cho phép. Sao chép các tài liệu công
của thư viện từ năm 1850 trở về trước chỉ được thực hiện nếu có sự đồng ý của
nhân viên Lưu trữ bang. Bản sao tài liệu của tác giả vẫn đang sống hoặc mất chưa
được 50 năm chỉ được cung cấp vì mục đích sử dụng cá nhân và riêng tư.
Độc giả được phép chụp ảnh kỹ thuật số (không có đèn flash). Ảnh chụp tài liệu tại
Lưu trữ bang tại số 52 phố Terrassière là miễn phí. Cần phải đăng ký phòng chụp
trước và việc chụp ảnh được thực hiện dưới sự giám sát của nhân viên Lưu trữ
bang. Việc in ảnh chụp tài liệu của Lưu trữ bang, cho dù là âm bản, dương bản hay
bản số hóa do nhân viên ở đây thực hiện.
- Lưu trữ Quốc gia Hải ngoại Pháp: Quyền sử dụng thông tin dữ liệu công được
lấy từ tài liệu lưu trữ là miễn phí.
ANOM không phát hành bản sao có chứng thực, trừ khi chúng được yêu cầu bởi
cơ quan có thẩm quyền nước ngoài. Một số tài liệu có thể được sao chụp, với hai
điều kiện là những tài liệu công được khai thác và việc sao chụp ấy không làm ảnh
hưởng đến bản gốc. Tuy nhiên, không được sao chụp các tài liệu đóng gáy, tài liệu
trên giấy pơ-luya, tài liệu bằng mực kém chất lượng và những tài liệu trong tình
trạng vật lý kém. Các tác phẩm của thư viện, ảnh, bản đồ, bản vẽ và các tài liệu có
khổ lớn hơn khổ A3 cũng không được phép sao chụp. Nghiêm cấm việc bỏ tài liệu
cần sao chụp ra khỏi bó hồ sơ. Độc giả phải trả phí sao chụp bằng cách độc giả
được cấp 1 cái thẻ, nạp tiền vào thẻ tại máy chuyên dụng. 55 lOMoAR cPSD| 41487147
Độc giả có thể tự chụp ảnh tài liệu bằng máy ảnh máy ảnh cá nhân, máy kỹ thuật
số hoặc tương tự, miễn là không sử dụng đèn flash. Việc in bản chụp tài liệu ảnh
có thể được thực hiện ở phòng thí nghiệm của ANOM, sau khi chủ tịch phòng đọc
và/hoặc người quản lý đã xác minh rằng tài liệu được phép in và với điều kiện là
thiết bị phòng thí nghiệm có thể thực hiện được việc in ảnh. Giá in ảnh chụp do
Giám đốc ANOM quy định.
- Lưu trữ thành phố Saint-Ouen (Pháp):
Việc sao chụp bản chính tài liệu phải nhận được sự cho phép của Chủ tich phòng
đọc. Chi phí sao chụp tài liệu do Hội đồng thành phố quy định. Nghiêm cấm thực
hiện sao chụp các tài liệu có tình trạng vật lý yếu hoặc có thể làm hỏng tài liệu.
Cần phải tuân thủ các quy định về bản quyền, chụp bằng máy ảnh không có đèn
flash được thực hiện nếu chủ tịch phòng đọc đồng ý. Việc sử dụng các phương tiện
sao chép khác phải được Chủ tịch phòng cho phép.
- Lưu trữ tỉnh Saône-et-Loire (Pháp): Khi đăng ký, độc giả sẽ ký cam kết bằng
văn bản về việc tuân thủ các điều kiện sao chụp tài liệu và tái sử dụng thông tin có
trong trong các tài liệu sao chụp. Việc sao chụp các tài liệu lưu trữ chỉ được phép
sử dụng vì mục đích cá nhân của độc giả. Việc tái sử dụng tài liệu lưu trữ phải theo
thỏa thuận với Lưu trữ tỉnh. Độc giả cần phải tôn trọng các quy định của pháp luật
và đặc biệt là về pháp nhân.
Việc sao chụp tài liệu bị từ chối khi nó có khả năng gây ảnh hưởng đến việc bảo
quản tài liệu, chưa đến thời hạn tiếp cận tài liệu, đến quyền sở hữu văn học và nghệ
thuật hoặc các quy định về việc tái sử dụng dữ liệu công. Việc sao chụp tài liệu lưu
trữ công chưa được giải mật chỉ được thực hiện nếu có văn bản của Bộ Văn hóa.
Việc sao chụp tài liệu lưu trữ tư sẽ được thực hiện nếu có sự cho phép của người
gửi hoặc người được ủy quyền.
- Lưu trữ Thành phố Grand Cahors (Pháp): Độc giả được phép sao chụp các tài
liệu. Tuy nhiên, sách và tài liệu đóng gáy, tài liệu khổ lớn (áp phích, báo, bản đồ),
giấy da, tài liệu có tình trạng vật lý yếu (giấy pơ luya, giấy can, tài liệu niêm
phong, màu nước...) hoặc trong tình trạng kém không được photocopy. Đồng thời,
các tài liệu mà người nộp yêu cầu phải thông báo về việc sao chụp (trừ khi có
thông báo đồng ý).
Độc giả được phép sử dụng máy tính xách tay. Để bảo vệ tài liệu, việc sử dụng
máy photocopy và máy quét cá nhân cũng như máy ảnh có đèn flash bị cấm. Độc
giả được phép chụp ảnh tài liệu bằng máy ảnh của riêng cá nhân, không có đèn flash. 56 lOMoAR cPSD| 41487147
Việc tái sử dụng thông tin công là được phép và miễn phí theo quy định mở Etalab,
phiên bản 2.0 với điều kiện là người sử dụng lại thông tin phải chỉ ra nguồn của
thông tin (theo mẫu sau: Lưu trữ Thành phố/Grand Cahors, mã số xxxx) và ngày
tháng của thông tin hoặc ngày cập nhật cuối cùng của nó. Thông tin có thể tái sử
dụng gồm: Thông tin công; Những tài liệu lưu trữ tư mà Chính quyền địa phương
có quyền cho phép tái sử dụng tài liệu của người chuyển nhượng hoặc những người
sở hữu; Tác phẩm thuộc lĩnh vực công; Các tác phẩm được bảo vệ bởi quyền tác
giả mà Chính quyền địa phương đã có hợp đồng chuyển giao quyền quản lý di sản.
Thông tin không được sử dụng lại gồm: Các tài liệu chưa chưa được khai thác theo
quy định của Bộ luật Di sản hoặc các quy định khác của pháp luật; Các tài liệu có
nguồn gốc tư được tặng hoặc chuyển nhượng và Chính quyền địa phương không có
quyền đối với những tài liệu ấy.
- Lưu trữ Nhà nước Bỉ: Nếu sử dụng thiết bị cá nhân để sao chụp tài liệu, độc giả
phải điều vào mẫu có sẵn và ký vào tờ khai. Việc sử dụng thiết bị cá nhân để sao
chụp tài liệu bị hạn chế bởi vì nó có thể làm hỏng tài liệu lưu trữ hoặc làm ảnh
hưởng các độc giả khác.
Độc giả có quyền sao chụp: Những tài liệu công được phép tiếp cận; Những tài liệu
công chưa được phép tiếp cận nhưng độc giả được phép khai thác và sap chụp; Tài
liệu không thuộc quyền sở hữu của Lưu trữ Nhà nước Bỉ mà độc giả có thể cung
cấp sự đồng ý văn bản của chủ sở hữu (người ký gửi tài liệu); Tài liệu miễn phí bản
quyền; Các tài liệu có thông tin dữ liệu cá nhân mà độc giả đã được cơ quan có
thẩm quyền cho phép sao chụp bằng văn bản; Các tài liệu không phải là một phần
quan trọng của bộ sưu tập lưu.
Tài liệu để chụp phải được đặt trên bàn, trên giá đỡ hoặc trên đệm đọc..Tài liệu cần
chụp không được lớn hơn bề mặt của bàn. Nghiêm cấm sử dụng đèn flash hoặc hỗ
trợ ánh sáng (ví dụ như ánh sáng nhân tạo). Không được để sát tài liệu với thiết bị
được sử dụng. Không được phép sử dụng thiết bị quét (máy đọc mã vạch, máy
quét thủ công và các loại máy quét khác). Chỉ được phép sử dụng chân máy ảnh
nếu việc sử dụng nó không làm hỏng tài liệu hoặc bàn làm việc.
Việc sử dụng các bản sao chụp tài liệu cho các mục đích riêng tư là miễn phí. Sử
dụng cho các mục đích riêng có nghĩa là không được sử dụng bản chụp để phổ
biến, cung cấp cho bên thứ ba hoặc cho khai thác và cũng không có quyền sử dụng
những bản sao chụp đó. Trong trường hợp sử dụng bản sao chụp để xuất bản hoặc
cho mục đích thương mại thì sẽ bị tính phí.
- Kho Lưu trữ lịch sử số 2 (Trung Quốc): Khi cần sao chụp tài liệu, độc giả liên
hệ với cán bộ tiếp nhận, thực hiện đúng theo quy định. Độc giả muốn trích sao tài 57 lOMoAR cPSD| 41487147
liệu lưu trữ buộc phải sử dụng mẫu giấy trích sao do kho lưu trữ cung cấp. Độc giả
khi rời khỏi phòng đọc, phải chủ động đưa mẫu giấy trích sao tài liệu của mình cho
cán bộ lưu trữ kiểm tra, đối chiếu. Những tài liệu lưu trữ được độc giả sao chụp,
trích sao chỉ được sử dụng với mục đích tham khảo trong các nghiên cứu hoặc trích
dẫn trong các bài viết. Độc giả không được tự ý công bố, chuyển nhượng hoặc xuất
bản toàn văn dưới bất kỳ hình thức nào.
- Lưu trữ thành phố Thâm Quyến (Trung Quốc): Độc giả không được phép
trích sao hoặc sao chép những tài liệu lưu trữ không có liên quan đến nội dung vấn
đề được tra cứu. Theo yêu cầu của độc giả, kho lưu trữ có thể đóng dấu chứng
nhận bản gốc lên bản sao của tài liệu. Trường hợp độc giả sử dụng các phương
thức khai thác, sử dụng đặc biệt như: chụp ảnh, quay phim, scan… thì phải được sự
đồng ý của Lãnh đạo kho.
- Kho Lưu trữ tỉnh Hải Nam (Trung Quốc): Sao chụp tài liệu lưu trữ chủ yếu
dưới hình thức photo tài liệu. Nếu tài liệu lưu trữ không phải của đơn vị mình thì
mỗi lần không được sao chụp quá 60 trang. Tài liệu lưu trữ được sao chụp phải
được cán bộ lưu trữ kiểm tra, đối chiếu, đăng ký và đóng dấu xác nhận khai thác,
sử dụng thì mới có thể mang ra ngoài.
- Kho Lưu trữ thành phố Vũ Hán (Trung Quốc): Độc giả trích dẫn tài liệu lưu
trữ cần chú thích rõ “Tài liệu lưu trữ này do Kho Lưu trữ thành phố Vũ Hán cung
cấp”. Nếu chưa được kho lưu trữ đồng ý, không được công bố, xuất bản, trưng bày
toàn văn nội dung tài liệu lưu trữ hoặc trao đổi bản sao tài liệu lưu trữ.
- Kho Lưu trữ tỉnh Chiết Giang (Trung Quốc): Tất cả tài liệu lưu trữ được sao
chụp tại kho lưu trữ đều phải đóng dấu hoặc in dấu bản quyền sao chụp của kho
lưu trữ. Trong đó, bản sao tài liệu lưu trữ chưa được công bố phải được quản lý
nghiêm ngặt bởi đơn vị khai thác, sử dụng, giao nộp cho phòng lưu trữ của đơn vị
bảo quản hoặc xử lý tập trung. Độc giả trích dẫn nội dung tài liệu lưu trữ trong các
bài viết đều phải chú thích rõ đơn vị lưu trữ và mã số của tài liệu.
Từ việc nghiên cứu các quy định, hướng dẫn của Lưu trữ các nước trên thế giới về
phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, một số vấn đề mà các cơ quan
Lưu trữ của Việt Nam có thể tham khảo, học hỏi đó là:
- Một là, quy định cụ thể đối tượng độc giả, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc:
+ Độc giả được khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
+ Độc giả được khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc nhưng có điều kiện kèm theo; 58 lOMoAR cPSD| 41487147
+ Thủ tục khai thác, sử dụng các nhóm tài liệu khác nhau: Tài liệu được khai thác,
sử dụng rộng rãi; tài liệu mật; tài liệu hạn chế sử dụng; tài liệu sở hữu cá nhân; tài liệu ký gửi;
- Hai là, thông tin cụ thể về thời gian phục vụ độc giả trên các phương tiện thông
tin đại chúng, tại cơ quan Lưu trữ. Linh hoạt thời gian phục vụ độc giả, kể cả thứ
Bảy nếu độc giả có yêu cầu trước;
- Ba là, quy định cụ thể việc khai thác, sử dụng đối với các nhóm tài liệu lưu trữ khác nhau:
+ Tài liệu được khai thác, sử dụng rộng rãi; tài liệu mật; tài liệu hạn chế sử dụng;
tài liệu sở hữu cá nhân; tài liệu ký gửi;
+ Tài liệu chỉ được đọc, không được sao chụp, chứng thực;
+ Tài liệu được đọc và sao chụp, chứng thực…
- Bốn là, quy định rõ thời gian giao nhận tài liệu lưu trữ do độc giả yêu cầu trong
ngày làm việc, trong tuần làm việc; thời hạn giữ tài liệu tại phòng đọc để độc giả tiếp tục nghiên cứu;
- Năm là, quy định các yêu cầu, biện pháp cụ thể để bảo đảm an ninh, an toàn tại
phòng đọc và bảo quản tốt tài liệu lưu trữ:
+ Khu vực độc giả được vào và không được vào;
+ Danh mục các đồ vật, vật nuôi độc giả được và không được mang vào phòng đọc;
+ Giữ gìn trật tự, vệ sinh phòng đọc;
+ Cách thức đọc, sao chụp các loại tài liệu lưu trữ để không ảnh hưởng đến tình
trạng vật lý của tài liệu (tài liệu có tình trạng vật lý kém, tài liệu khổ lớn, tài liệu dạng quyển…);
+ Các hình thức xử lý các hành vi vi phạm…
- Sáu là, quy định rõ vấn đề bản quyền, sở hữu trí tuệ đối với bản sao tài liệu lưu
trữ (Bản sao do Lưu trữ cung cấp và bản sao do độc giả tự sao chụp) và việc chú
thích nguồn tài liệu lưu trữ. Các cơ quan Lưu trữ Việt Nam nên cho phép độc giả
tự sao chụp một số loại tài liệu (chụp ảnh, photo hoặc số hóa) để phục vụ nhu cầu cá nhân;
- Bảy là, đa dạng hóa hình thức phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
trực tiếp tại phòng đọc, qua mạng Internet, từ xa qua điện thoại/email/fax...; 59 lOMoAR cPSD| 41487147
- Tám là, đầu tư, mua sắm các phương tiện, trang thiết bị quản lý, hỗ trợ độc giả
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong phòng đọc. Tăng cường ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu giao cho độc giả khai thác, sử dụng;
tránh tình trạng phải kiểm đếm từng hồ sơ, tài liệu, mất thời gian của cán bộ lưu trữ và độc giả.
*Việc triển khai khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia
1) Trung tâm lưu trữ quốc gia I (Hà Nội):
*Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức và cá nhân: - Thời kỳ phong kiến.
- Thời kỳ Pháp thuộc xứ Bắc kỳ và chính quyền cấp Đông Dương.
- Chính quyền thân Pháp ở trong vùng tạm bị chiếm từ năm 1946 đến năm
1954 tại khu vực Bắc Kỳ.
- Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân,
gia đình, dòng họ tiêu biểu.
- Các tài liệu khác được giao quản lý.
*Dịch vụ phòng Đọc tại trung tâm:
Thời gian, thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại phòng Đọc
– Thời gian mở cửa phòng Đọc:
+ Buổi sáng: 08h00 – 11h30
+ Buổi chiều: 13h30 – 16h30
+ Phòng Đọc không phục vụ buổi chiều thứ 6 hàng tuần, các ngày cuối tuần và
các ngày nghỉ lễ, Tết.
– Thủ tục sử dụng tài liệu tại phòng Đọc:
+ Độc giả nghiên cứu tài liệu vì mục đích cá nhân chỉ cần có chứng minh
nhân dân (CMND) hoặc hộ chiếu;
+ Độc giả nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ chỉ cần có giấy giới thiệu hoặc
công văn đề nghị của cơ quan, tổ chức.
Các hình thức cung cấp thông tin, sử dụng tài liệu của độc giải tại phòng đọc tài liệu 60 lOMoAR cPSD| 41487147
– Tra cứu thông tin cấp 2 (thông tin về tài liệu lưu trữ) trên hệ thống Mục lục hoặc
trên mạng nội bộ của Trung tâm;
– Trực tiếp nghiên cứu tài liệu lưu trữ;
– Đọc tài liệu số hoá trên máy vi tính;
– Cung cấp bản sao chụp tài liệu;
– Cung cấp bản chứng thực tài liệu lưu trữ;
– Tư vấn của viên chức phòng Đọc về những vấn đề có liên quan đến việc khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trình tự thủ tục khai thác sử dụng tài liệu
– Độc giả cung cấp một trong những giấy tờ sau tại phòng Đọc: CMND, hộ
chiếu, giấy giới thiệu, công văn của cơ quan, tổ chức;
– Đăng ký khai thác sử dụng tài liệu;
– Làm thẻ độc giả (tuỳ theo thời gian sử dụng tại phòng Đọc đã được quy định);
– Độc giả tra cứu Mục lục, cơ sở dữ liệu, viết phiếu yêu cầu đọc tài liệu,
phiếu xin cung cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu (tuỳ theo nhu cầu);
– Phê duyệt và cung cấp tài liệu phục vụ độc giả nghiên cứu .
2) Trung tâm lưu trữ quốc gia II (Thành phố Hồ Chí Minh)
*Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức và cá nhân:
- Tài liệu Sổ bộ Hán Nôm Nam bộ.
- Tài liệu thời kỳ Pháp thuộc xứ Nam Kỳ.
- Tài liệu của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Nam Việt (Nam
phần) từ năm 1946 đến năm 1954.
- Tài liệu Thời kỳ Mỹ - Ngụy;
- Tài liệu cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời
Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền
cách mạng từ năm 1975 trở về trước ở Nam Bộ.
- Tài liệu cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ
nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Đồng Nai trở vào phía Nam.
- Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu.
- Các tài liệu khác được giao quản lý. 61 lOMoAR cPSD| 41487147
3) Trung tâm lưu trữ quốc gia III (Hà Nội)
Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân:
- Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương và các cơ quan, tổ chức cấp liên
khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
- Tài liệu của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình trở ra phía Bắc.
- Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
- Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu.
- Các tài liệu khác được giao quản lý.
4) Trung tâm lưu trữ quốc gia IV (Lâm Đồng)
*Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức và cá nhân:
- Tài liệu Mộc bản triều Nguyễn.
- Tài liệu thời kỳ Pháp thuộc xứ Trung Kỳ.
- Tài liệu của chính quyền thân Pháp có trụ sở trên địa bàn Trung Việt (Trung
phần), Cao nguyên Trung phần từ năm 1946 đến năm 1954.
- Tài liệu của cơ quan, tổ chức của chế độ Việt Nam Cộng hòa tại các tỉnh Trung
nguyên Trung phần (từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Bình Thuận) và các tỉnh Cao
nguyên Trung phần từ năm 1954 đến năm 1975.
- Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Bình Thuận và khu vực Tây Nguyên.
- Tài liệu xây dựng các công trình cấp I trở lên trên địa bàn các tỉnh từ Quảng Trị
đến Bình Thuận và khu vực Tây Nguyên.
- Tài liệu được sưu tầm, hiến tặng, ký gửi từ các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu.
- Các tài liệu khác được giao quản lý. 62 lOMoAR cPSD| 41487147
*Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc của các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia
Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 10/2014/TT-BNV, người đứng đầu Lưu trữ
lịch sử có các trách nhiệm sau:
- Tổ chức thực hiện việc phục vụ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
- Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm,
thành phần tài liệu và đặc thù công việc của cơ quan Lưu trữ lịch sử.
- Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng
dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.
- Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan
Lưu trữ lịch sử các quy định, biểu mẫu về thủ tục sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
Căn cứ khoản 1 Điều 5 Thông tư 10/2014/TT-BNV, người đứng đầu Lưu trữ lịch
sử cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý.
Theo đó, khi muốn sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc thì độc giả phải chuẩn
bị tài liệu theo khoản 3 tiểu mục I Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành
kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021 như sau:
- Một trong 03 giấy tờ tùy thân: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;
- Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác
(trường hợp sử dụng vì mục đích công tác);
- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;
- Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.
Hồ sơ nêu trên được lập thành 01 bộ. Cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu đến
trực tiếp tại Phòng đọc của Trung tâm Lưu trữ quốc gia, ghi các thông tin vào
Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.
*Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc của các lưu trữ lịch 63 lOMoAR cPSD| 41487147
Thủ tục phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc của các lưu trữ
lịch sử được thực hiện theo tiểu mục I Mục 1 Phần II Thủ tục hành chính ban hành
kèm theo Quyết định 909/QĐ-BNV năm 2021 như sau:
(1) Trình tự thực hiện
- Bước 1: Cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu đến trực tiếp tại Phòng đọc của
Trung tâm Lưu trữ quốc gia, ghi các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu.
Độc giả đến sử dụng tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia phải có Chứng
minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để
phục vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
- Bước 2: Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng
ký độc giả vào Sổ đăng ký độc giả; viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm
tài liệu và viết Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.
- Bước 3: Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả
cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia phê duyệt.
- Bước 4: Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức
Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận
vào Sổ giao nhận tài liệu.
(2) Cách thức thực hiện
Cá nhân, tổ chức đến thực hiện trực tiếp tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
(3) Thời hạn giải quyết
- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là
01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.
- Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc
biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu. (4) Lệ phí
Thực hiện theo Thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ
Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. 64 lOMoAR cPSD| 41487147 - Về ưu điểm:
+ Vẫn đang tổ chức khai thác, sử dụng và truyền bá rộng rãi tài liệu lưu trữ đến
công chúng (triển lãm, phòng đọc, giới thiệu,..) - Về nhược điểm:
+ Việc độc giả muốn tiếp cận đến tài liệu vẫn còn nhiều khó khăn (chưa hoàn toàn
phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ). 65 lOMoAR cPSD| 41487147
Tài liệu tham khảo
1.Thông tư 04/2013/TT-BNV HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY CHẾ CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Ngày/tháng/năm: 16 tháng 04 năm 2013 Ban hành: Bộ Nội Vụ
Trích yếu: Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Thong-tu-04-2013-TT-
BNV-huong-dan-xay-dung-Quy-che-cong-tac-van-thu-luu-tru-183884.aspx
2.Quyết định 2356/QĐ-BTNMT BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC HỒ SƠ,
TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI KHO LƯU TRỮ BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
Ngày/tháng/năm:14 tháng 9 năm 2022
Ban hành: Bộ Tài nguyên và Môi trường
Trích yếu: Quy chế khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ bộ tài nguyên và môi trường
https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Quyet-dinh-2356-QD-
BTNMT-2022-khai-thac-ho-so-tai-lieu-luu-tru-tai-Kho-luu-tru-Bo-Tai-nguyen- 529913.aspx
3. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật lưu trữ
Ngày/tháng/năm: ngày 3 tháng 1 năm 2013 Ban hành: Chính phủ
Trích yếu: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ
https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Linh-vuc-khac/Nghi-dinh-01-2013-ND-CP-
huong-dan-Luat-luu-tru-163185.aspx
4. PHÁP LỆNH SỐ 34/2001/PL-UBTVQH10 CỦA QUỐC HỘI: PHÁP LỆNH VỀ
LƯU TRỮ QUỐC GIA(2001)
Ngày/tháng/năm: ngày 04 tháng 04 năm 2001
Ban hành: Uỷ ban thường vụ Quốc hội 66 lOMoAR cPSD| 41487147
Trích yếu: Pháp lệnh về lưu trữ quốc gia
https://thuvienphapluat.vn/van-ban/van-hoa-xa-hoi/phap-lenh-luu-tru-quoc-gia-2001-34- 2001-pl-ubtvqh10-47662.aspx
5. PHÁP LỆNH CỦA HỘI ĐỒNG NHÀ NƯỚC NGÀY 30 THÁNG 11 NĂM
1982 BẢO VỆ TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA (1982 )
Ngày/tháng/năm: ngày 30 tháng 11 năm 1982
Ban hành: Hội đồng Nhà nước
Trích yếu: Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia https://thuvienphapluat.vn/van-
ban/Linh-vuc-khac/Phap-lenh-bao-ve-tai-lieu-luu-tru-quoc-gia-1982-8-LCT- HDNN7-36977.aspx
6.Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội: LUẬT LƯU TRỮ Ngày tháng năm: 11/11/2011 Tác giả: Quốc hội
Trích yếu văn bản: Luật Lưu trữ
7.Nghị định 142/NĐ-CP Ngày tháng năm: 28/09/1963
Tác giả: Thủ tướng Chính phủ
Trích yếu nội dung VB: Nghị định về việc ban hành điều lệ về công tác, công văn, giấy tờ và lưu trữ.
8.Thông tư số 40/1998/TT-TCCP Ngày tháng năm: 24/1/1998
Tác giả: Thủ tướng Chính phủ
Trích yếu nội dung VB: Thông tư của ban tổ chức- Cán bộ Chính phủ số
40/1998/TT-TCCP ngày 24 tháng 1 năm 1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp.
9.Quyết định số 22-BT Ngày tháng năm: 23/03/1963
Tác giả: Phủ thủ tướng 67 lOMoAR cPSD| 41487147
Trích yếu nội dung VB: Quyết định về việc quy định nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của cục lưu trữ.
10. Chỉ thị số 117- TTg 1963
Ngày tháng năm: 13/12/1963
Tác giả: Thủ tướng Chính phủ
Trích yếu nội dung VB: Chỉ thị về việc bảo vệ và quản lý những sách và tài liệu
văn hóa bằng chữ Hán, chữ Nôm
1. https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Linh-vuc-khac
2. https://repository.vnu.edu.vn/bitstream/VNU_123/3974/5/LUAN%20VAN.pdf
11. Thủ tục việc sử dụng tài liệu của độc giả tại các phòng đọc của các Trung tâ, Lưu trữ quốc gia
https://thuvienphapluat.vn/phap-luat/thoi-su-phap-luat/thu-tuc-phuc-vu-
viec-su-dung-tai-lieu-cua-doc-gia-tai-phong-doc-cua-cac-trung-tam-luu-tru- quoc-gia--76343.html
12. Giáo trình Lưu trữ học đại cương PGS.TSKH Bùi Loan Thùy; CVCC.TS Phan Đình Nham.
13. Giáo trình Lịch sử lưu trữ Việt Nam Nguyễn Văn Thâm; Vương Đình
Quyền; Đào Thị Diến; Nghiêm Kỳ Hồng. 68