LUẬT LƯU TRỮ 2011 | Lưu Trữ Và Khai Thác Dữ Liệu | Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố HCM

lOMoAR cPSD| 41487147 LUẬT LƯU TRỮ 2011
1. Các khái niệm trong công tác XĐGTTLLT
Luật Lưu trữ 2011 đã đề cập khá rõ đến các khái niệm trong công tác Xác định giá
trị tài liệu (XĐGTTL), như khái niệm XĐTGTL, thời hạn bảo quản tài liệu ( gồm
tài liệu bảo quản vĩnh viễn, tài liệu bảo quản có thời hạn và tài liệu hết giá trị).
2. Các yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn XĐGTTLLT
Đối với nghiệp vụ Xác định giá trị tài liệu, Luật Lưu trữ 2011 đã chỉ ra các nguyên
tắc, phương pháp, tiêu chuẩn. Cụ thể, để Xác định giá trị tài liệu, cần dựa trên 3
nguyên tắc (chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp); 4 phương pháp (hệ thống,
phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học); 6 tiêu chuẩn (Nội dung của tài liệu;
Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; Ý nghĩa của sự kiện, thời
gian và địa điểm hình thành tài liệu; Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; Hình thức
của tài liệu; Tình trạng vật lý của tài liệu). 3. Hội đồng XĐGTTL
Tại Điều 18 của Luật Lưu trữ đã đề cập đến việc hình thành Hội đồng XĐGTTL,
theo đó “Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu
để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để
giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị”. Như vậy, việc thành lập ra
Hội đồng XĐGTTL là một trong những phương pháp để xác định thời hạn bảo quản của tài liệu.
Cũng theo Điều 18, thành phần của Hội đồng XĐGTTL sẽ bao gồm: Chủ tịch Hội
đồng; Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo
đơn vị có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
Nguyên tắc làm việc của Hội đồng là sẽ dựa trên sự thảo luận tập thể, kết luận theo
đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người
đứng đầu cơ quan, tổ chức (Điều 18/ Luật Lưu trữ 2011)
“Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan,
tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu
trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lOMoAR cPSD| 41487147
lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 28 của Luật này”. Đây cũng
chính là sản phẩm cuối cùng của Hội đồng Xác định giá trị tài liệu.
4. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Luật Lưu trữ có riêng 1 chương về tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Theo đó, tại Điều 28/Luật Lưu trữ 2011, việc hủy tài liệu hết giá trị sẽ gồm các nội dung sau:
Thứ nhất, là quy định về Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị.
Thứ hai, là quy định về Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
Thứ ba, việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và
phải được lập thành biên bản.
Thứ tư, là các thành phần cần có của 1 hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị
Và cuối cùng là quy định về thời gian bảo quản hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị, theo
đó, hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu
bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. NHẬN XÉT CHUNG:
Thứ nhất, số lượng và tên gọi các tiêu chuẩn XĐGTTL được quy định chưa đầy đủ và hợp lí
Điều 16, Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định khi XĐGTTL cần căn cứ vào 06 tiêu
chuẩn cơ bản (nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành
tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn
vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lí của tài liệu). Tuy
nhiên, khi áp dụng các tiêu chuẩn nói trên cần chú ý 03 tiêu chuẩn quan trọng của
lý luận công tác lưu trữ là: hiệu lực pháp lý của tài liệu; sự lặp lại thông tin của tài
liệu và tác giả của tài liệu. Chẳng hạn, về tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin của tài
liệu cần chú ý: Trong mọi cơ quan, tổ chức, tài liệu có thông tin lặp lại xuất hiện
khá phổ biến do 2 nguyên nhân: do yêu cầu sao in, trích lục từ một bản chính thành
nhiều bản khác nhau để gửi cho các cơ quan, đơn vị; do quá trình tổng hợp, thông
tin, sử dụng văn bản này để tạo ra văn bản khác (như kế hoạch, báo cáo tổng kết,
thống kê...). Áp dụng tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin của tài liệu đối với trường hợp
thứ nhất, cần lựa chọn bản chính, bản gốc, bản có bút tích của lãnh đạo cơ quan để
bảo quản, còn các bản sao có thể loại bỏ. Trong trường hợp thứ 2, về nguyên tắc, lOMoAR cPSD| 41487147
các tài liệu có thông tin tổng hợp bao giờ cũng được xác định giá trị cao hơn những
tài liệu bị tổng hợp (vì thông tin bao hàm đầy đủ nhất. Tuy nhiên, khi vận dụng tiêu
chuẩn này đòi hỏi phải có sự linh hoạt và nghiên cứu một cách cụ thể, thận trọng.
Cần chú ý rằng, việc xem xét giá trị của những loại tài liệu này chỉ nên giới hạn
trong từng dạng văn bản về cùng chủ đề và tác giả. Thực tế cho thấy, không phải
văn bản tổng hợp nào của cơ quan cấp trên cũng bao quát và phản ánh hết được
thông tin trong văn bản của các cơ quan cấp dưới. Nhiều văn bản của cơ quan cấp
dưới gửi về cơ quan chủ quản có những sắc thái riêng biệt mà báo cáo tổng hợp
không thể nào phản ánh hết. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, văn bản của các cơ
quan cấp dưới cũng cần phải được lưu trữ cùng THBQ với văn bản cùng loại của
cơ quan cấp trên mặc dù chúng có một phần thông tin bị lặp lại;
Ngoài ra, về tên gọi, một số tiêu chuẩn do cách diễn đạt khác nhau sẽ dẫn đến cách
hiểu thiếu thống nhất. Chẳng hạn, tiêu chuẩn xét về phương diện nội dung của tài
liệu, Luật quy định là “Tiêu chuẩn nội dung của tài liệu”, trong khi đó trong khoa
học lưu trữ, các học giả đã phân tích và lí giải cần đặt tên cho tiêu chuẩn này là
“Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu”. Về mặt nội hàm thì giữa nội dung và ý
nghĩa nội dung của tài liệu có sự lí giải khác nhau. Bởi lẽ, nội dung tài liệu là cái tự
thân của tài liệu nhưng ý nghĩa của nội dung tài liệu lại thể hiện mối quan hệ giữa
nội dung tài liệu với nhu cầu sử dụng.
Thứ hai, hướng dẫn xác định thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ
lịch sử chưa được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 Luật Lưu trữ 2011, Lưu trữ lịch sử được tổ
chức ở trung ương và cấp tỉnh. Thực hiện quy định của Luật, Bộ Nội vụ đã ban
hành Thông tư 17 theo đó, về cơ bản có sự thay đổi về số lượng nguồn nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh: toàn bộ cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ
vào Lưu trữ lịch sử huyện trước đây nay thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào
Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Điều này đồng nghĩa là: sẽ dẫn tới sự thay đổi trong việc
hướng dẫn xác định thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
Song cho đến nay, ngoài Công văn 316 và Công văn 102 được ban hành từ rất lâu,
đã bộc lộ nhiều điểm không còn phù hợp thì Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vẫn
chưa tham mưu được bản hướng dẫn mới đáp ứng thực tiễn. Do chưa có hướng dẫn
cụ thể nên các tỉnh còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng trong quá trình xây dựng,
ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
Bên cạnh đó, để xác định thành phần tài liệu lưu trữ có giá trị để thu thập, các Lưu
trữ lịch sử có thể căn cứ vào văn bản quy định về THBQ tài liệu của cơ quan có lOMoAR cPSD| 41487147
thẩm quyền như Thông tư 09, Thông tư 13 và các bảng thời hạn bản quản hồ sơ, tài
liệu của các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, theo Luật Lưu trữ 2011, chỉ thu thập vào
Lưu trữ lịch sử những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản “vĩnh viễn”. Tuy nhiên, từ
các bảng THBQ tài liệu đã ban hành cho thấy: sự chênh lệch về tỉ lệ giữa loại hồ
sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn với loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn còn rất
lớn. Điều này dẫn đến một khối lượng tài liệu rất lớn đã, đang và sẽ được chuyển
giao vào Lưu trữ lịch sử. Đây là một số liệu đáng lo ngại khi so sánh với tỉ lệ tài
liệu thu vào Lưu trữ lịch sử của các nước chỉ từ 3-10%.
Thứ ba, các bảng THBQ tài liệu đã có nhưng chưa đầy đủ và thiếu thống nhất.
Trước khi Luật Lưu trữ 2011 có hiệu lực, hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức được xác định thời hạn ở ba mức: tạm thời, lâu dài và
vĩnh viễn. Theo đó, toàn bộ khối tài liệu có THBQ vĩnh viễn, lâu dài của các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào các Lưu trữ lịch sử. Sau khi Luật Lưu trữ
có hiệu lực, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm chỉ
nộp lưu những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. Sự thay
đổi của quy định pháp lí và yêu cầu tối ưu hóa thành phần tài liệu đã và đang đặt ra
yêu cầu đối với các Lưu trữ lịch sử cần phải có phương án xử lí khối tài liệu có
THBQ lâu dài, tạm thời. Có nhiều vấn đề đã được đưa ra cần được giải quyết, song
liên quan đến XĐGTTL, các Lưu trữ lịch sử đang gặp nhiều khó khăn, lúng túng
trong quá trình chỉnh lí đối với một số loại tài liệu được hình thành từ những năm
trước đây nhưng nay lại không có căn cứ để đối chiếu, gây khó khăn trong việc xác
định THBQ để tiếp tục lưu giữ hay lập danh mục tài liệu để tiêu hủy.
Thứ tư, Thành phần Hội đồng XĐGTTL được quy định tại Luật Lưu trữ có
một số điều chỉnh so với quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Công văn số 879.
Theo đó, Hội đồng bao gồm: Chủ tịch Hội đồng; người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ
chức là Thư kí Hội đồng; đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; người am
hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên. Như vậy so với các văn
bản trước, thành phần Hội đồng xác định giá trị bổ sung thêm thành viên: người
am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị. Đây là một điểm góp phần xác
định được giá trị của tài liệu lưu trữ được đúng đắn hơn, giảm tình trạng tiêu hủy
những tài liệu có giá trị vì không am hiểu về lĩnh vực. Thêm vào đó, nếu quy định
trước đây, xác định rõ Chủ tịch Hội đồng là Chánh văn phòng cơ quan, tổ chức ở
trung ương; Chánh văn phòng UBND cấp tỉnh, cấp huyện và cấp phó của người lOMoAR cPSD| 41487147
đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác, thì nay Luật Lưu trữ 2011 không xác định
cụ thể như vậy. Sự khác nhau về việc quy định thành phần hội đồng XĐGTTL trên
đây cho thấy sự cần thiết phải sớm ban hành một văn bản hướng dẫn phù hợp với Luật Lưu trữ năm 2011.
Thứ năm, thiếu quy định về chế tài xử phạt đối với vi phạm liên quan tới XĐGTTL.
Như đã biết, XĐGTTL cần được tiến hành xuyên suốt vòng đời tài liệu. Ngay từ
giai đoạn văn thư, khi kết thúc công việc, cán bộ chuyên môn phải lập hồ sơ và
định THBQ cho hồ sơ, tài liệu đó. Tuy nhiên, trong thực tế, thực trạng tồn tại nhiều
thập kỉ qua là tại nhiều cơ quan, tổ chức, cán bộ chuyên môn không lập hồ sơ công
việc thường xuyên và nghiêm túc, dẫn tới đến hạn phải giao nộp vào lưu trữ hiện
hành, lưu trữ lịch sử, nhiều tài liệu không được lập hồ sơ hoàn chỉnh, vẫn ở dưới
dạng rời lẻ, phân tán. Hơn thế nữa, XĐGTTL trong chỉnh lí khó có thể chính xác
bởi lẽ việc khôi phục lại hồ sơ phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ và tinh thần trách
nhiệm của cán bộ lưu trữ hoặc người tham gia dịch vụ chỉnh lí tài liệu. Do đó, vấn
đề đặt ra hiện nay là cần quy định cụ thể chế tài hành vi vi phạm pháp luật trong lập hồ sơ hiện hành.
Tiếp đó, Khoản 2 Điều 17 Luật Lưu trữ quy định “Tài liệu bảo quản có thời hạn là
tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 điều này và được xác định
thời hạn bảo quản dưới 70 năm”. Như vậy, nhóm hồ sơ được xác định thời hạn bảo
quản 70 năm sẽ thuộc nhóm bảo quản có thời hạn hay vĩnh viễn? Thiết nghĩ, cách
quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật Lưu trữ nêu trên có phần chưa hợp lý.