Khảo sát hiện trạng môn Hệ thống Thông tin trong Kế toán| Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh

khảo sát hiện tại 1. Mục tiêu khảo sát
Một. Phương pháp khảo sát được quản lýbến phòng hiện tại:
o Tìm hiểu khách sạn đang sử dụng hình thức quản lý nào (sổ sách giấy,
Excel/Google Sheets, phần mềm quản lý có sẵn,…).
o Đánh giá kết quả hiện tại của phương pháp trong quản lý
xử lý dữ liệu khách hàng, phòng và đặt lịch.
b. Cài đặt phân tích quy trìnhthực tế:
o Xác định các kênh mà khách hàng sử dụng để đặt phòng (trực tiếp,
qua điện thoại/email, qua website, qua OTMỘT).
o Mô tả chi tiết quy trình khi nhận được yêu cầu đặt phòng khi xác định
nhận thành công cho khách hàng.
o Ghi nhận vai trò của từng nhân viên/bộ phận trong quy trình này.
c. Phát hiện khó khăn và chế độ giới hạnhiện tại của phương pháp quản lý:
o Các lỗi thường gặp (nhập sai dữ liệu, sao chép dữ liệu, bỏ sót khách).
o Khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm và báo cáo thống kê.
o Các vấn đề liên quan đến bảo mật và an toàn dữ liệu.
d. Xác định nhu cầu và yêu cầu thực hiện đối tượnghệ thống quản lý mới phòng mới:
o Ứng dụng cần hỗ trợ những chức năng này để giải quyết những vấn đề không m hiện tại.
o Các tính năng cần có để nâng cao hiệu quả: quản lý phòng, quản lý khách
hàng, theo dõi trạng thái phòng theo thời gian thực hiện, đồng bộ cài đặt
phòng từ OTA, gửi thông báo/xác nhận tự động, xuất báo cáo doanh nghiệp
thu – công việc nhanh chóng.
o Tính thân thiện với người dùng: dễ sử dụng cho nhân viên, có thể sử dụng
sử dụng trên nhiều thiết bị (máy tính, máy tính bảng, điện thoại). e. với tiêu cuối cùng:
o Cung cấp cơ sở dữ liệu và thực thi hành động để xây dựng một ứng dụng
sử dụng bộ quản lý hiệđại, phù hợp với nhu cầu của người khách khách sạn , giúp:
Tự động hóa quá trình cài đặt và xác định phòng.
Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.
Hỗ trợ quản lý trạng thái và hiệu ứng lịch trình.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, tăng sự hài lòng của Khách lưu trữ
Hỗ trợ nhà quản lý trong thống kê, phân tích, quyết định định.
2.Thông tin chung về khách sạn được khảo sátTại
Tên khách sạn: Khách sạn Hoa Sen
Địa chỉ: 32 Phan Chu Trinh, phường 9, Đà Lạt, Lâm Đồng Quy mô: 30 phòng (2 sào)
Khách hàng chủ yếu: Khách du lịch trong nước và một phần khách đặt qua
OTMỘT (Đặt chỗ,Agoda,Traveloka, ...).
3. Trình bày quản lý phòng
3.1. Phương pháp quản lý hiện tại
Khách sạn quản lý thông tin đặt phòng chủ yếu bằng file Excel.
Mỗi khách hàng sẽ được nhân viên cung cấp thông tin mới vào bảng Excel chung.
Kênh đặt phòng chính bao gồm: trực tiếp tại xoa bóp, qua điện thoại/email,
và qua OTMỘT(Booking.com,Agoda…).
3.2. Qui trình cài đặt hiện tại trong phòng
Đặt trực tiếp: Khách đến tinh thần → lễ tân kiểm tra phòng yên tĩnh trong tập tin
Excel → nhập thông tin → xác thực miệng hoặc bỏ phiếu.
Đặt qua điện thoại/email: Lễ tân tiếp nhận thông tin → kiểm tra tình hình
trạng thái phòng → phản hồi xác thực được nhận cho khách → nhập dữ liệu vào
Đặt qua OTA: Hệ thống OTMỘTgửi email thông báo đặt phòng → nhân
user input data user to Excel → gửi email xác nhận lại cho khách 4. Khó khăn và hạn chế
Qua trao đổi với nhân viên và người quản lý, một số điểm bất chấp đã được ghi nhận:
Sai sót nhanh chóng khi nhập dữ liệu :VĐếm thủ công dữ liệu nhậpn khả năng sai
tên khách, ngày tháng, hoặc lặp lại thông tin.
Khó quản lý nhiều người dùng : Khi có nhiều nhân viên cùng thao tác trên
one file dễ xảy ra xung đột dữ liệu, ghi đè hoặc bỏ thông tin.
Thiếu tính tự động hóa : Không thể đồng bộ trực tiếp với các kênh OTMỘT
(Đặt chỗ,Agoda,Traveloka), nhân viên phải nhập lại thủ công từng đơn đặt hàng phòng.
Khó khăn trong tra cứu lịch sử : Khi dữ liệu ngày càng nhiều, việc tìm kiếm
kiếm lại thông tin cũ (khách quen, lịch sử đặt phòng) trở nên chậm và phức tạp vỗ nhẹ.
Báo cáo bị mất thời gian : Mặc dù công thức và biểu đồ hỗ trợ Excel, nhưng
tổng hợp ngày dữ liệu, hàng tháng vẫn tốn nhiều công sức như vậy hệ thống chuyên dụng.
chui ro về dữ liệu : Tệp Excel dễ bị lỗi, hỏng hoặc mất dữ liệu nếu không có
cơ chế sao lưu thường xuyên
5. Nhận xét và xuất đề
Với quy mô 30 phòng , việc sử dụng Excel có thể đáp ứng cơ bản nhu cầu
quản lý nhưng nếu tăng số lượng phòng sẽ khó có thể sử dụng excel trong
công việc quản lý dữ liệu khách hàng, phòng và lịch trình.
Khách sạn nên xem xét chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
(PMS) tích hợp với người quản lý kênh , được phép:
o Đồng bộ dữ liệu phòng từ nhiều kênh (trang web, OTA, đặt trực rỡ tiếp).
o Phòng trùng lặp trạng thái.
o Tự động hóa báo cáo doanh thu, công việc trong phòng.
o Quản lý tập dữ liệu an toàn và dễ dàng.