  ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ  QUẢN TRỊ KINH DOANH
  
TÀI LIỆU GIẢNG DẠY Biên soạn
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan Năm 2010
Kỹ năng truyền thông MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TRUYỀN THÔNG .......................................................................... 2 1.1.
Truyền thông là gì? .............................................................................................................. 2 1.2.
Mô hình quá trình truyền thông (A communication model) .................................................. 2 1.3.
Các kỹ năng truyền thông cơ bản ......................................................................................... 2 1.3.1.
Kỹ năng nói.................................................................................................................. 3 1.3.2.
Kỹ năng viết................................................................................................................. 4 1.3.3.
Kỹ năng ứng xử............................................................................................................ 4 1.3.4.
Kỹ năng nghe ............................................................................................................... 5 1.4.
Các nguyên tắc cơ bản trong truyền thông............................................................................ 6
CHƯƠNG 2. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH........................................................................................ 9 2.1.
Kỹ năng thuyết trình là gì? ................................................................................................... 9 2.2.
Khắc phục sự thiếu tự tin khi thuyết trình........................................................................... 10 2.3.
Các bước của một thuyết trình............................................................................................ 11 2.3.1.
Bước 1: Xác định các mục tiêu................................................................................... 11 2.3.2.
Bước 2: Xác định những ý chính và ý phụ.................................................................. 12 2.3.3.
Bước 3: Tìm một cấu trúc/bố cục hợp lý (structuring your presentation)..................... 13 2.3.4.
Bước 4: Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan (Presentation Material) ............... 15 2.3.5.
Bước 5: Diễn tập và thuyết trình................................................................................. 18
CHƯƠNG 3. KỸ NĂNG HỘI HỌP .................................................................................................. 24 3.1.
Những cuộc họp trong doanh nghiệp.................................................................................. 24 3.2.
Tại sao chúng ta phải họp?................................................................................................. 24 3.3.
Vì sao một cuộc họp không hiệu quả? ................................................................................ 25 3.4.
Các thành viên trong một cuộc họp và vai trò của họ.......................................................... 26 3.4.1.
Chủ tọa....................................................................................................................... 27 3.4.2.
Người tham dự ........................................................................................................... 28 3.4.3.
Người tổ chức ............................................................................................................ 29 3.4.4.
Người ghi biên bản r thư ký........................................................................................ 35 3.5.
Các kỹ thuật hỗ trợ cho cuộc họp ....................................................................................... 37 3.5.1.
Kỹ thuật phát ý tưởng r Brain storming ...................................................................... 37 3.5.2.
Kỹ thuật dùng bảng so sánh r Force fields analysis..................................................... 38
CHƯƠNG 4. KỸ NĂNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ ..................................................................... 40 4.1.
Những rào cản trong giao tiếp ............................................................................................ 40 4.1.1.
Tiếng ồn..................................................................................................................... 40 4.1.2.
Ngôn ngữ ................................................................................................................... 40 4.1.3.
Môi trường................................................................................................................. 40 4.1.4.
Tình cảm, cảm xúc ..................................................................................................... 40 4.1.5.
Các mối quan hệ quyền hạn........................................................................................ 41 4.1.6.
Văn hóa tổ chức ......................................................................................................... 41 4.2.
Các kênh giao tiếp.............................................................................................................. 42 4.2.1.
Giao tiếp với cấp trên ................................................................................................. 42 4.2.2.
Giao tiếp với đồng nghiệp .......................................................................................... 44 4.2.3.
Giao tiếp với cấp dưới ................................................................................................ 46
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................................. 57 
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan
Kỹ năng truyền thông
MỤC LỤC HÌNH, PHỤ LỤC
Hình 1.1. Mô hình quá trình truyền thông............................................................................................ 2
Hình 2.1. Cấu trúc của một thuyết trình cơ bản.................................................................................. 13
Hình 4.1. Qui trình quản l ý................................................................................................................ 46
PHỤ LỤC MỘT SỐ KỸ THUẬT CƠ BẢN KHI THIẾT KẾ POWERPOINT .................................. 54 
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan
Kỹ năng truyền thông LỜI NÓI ĐẦU
Con người là tổng hòa các mối quan hệ trong xã hội. Không ai sống, làm việc độc lập. Để diễn đạt điều
mình muốn, để trao đổi hàng hóa, con người phải truyền thông với nhau. Hay nói khác đi, tất cả mọi
người đều phải giao tiếp với người khác, trong gia đình, trong làng xóm, trong cơ quan, trong cộng
đồng. Không ai có thể khẳng định mình là người giao tiếp hoàn hảo. Từ khi được sinh ra đến trưởng
thành, con người học cách giao tiếp hiệu quả thông qua những vấp ngã của bản thân, những điều hay từ người khác.
Một người lao động khi gia nhập vào tổ chức sẽ phải làm việc tập thể. Sẽ rất khó khăn nếu chúng ta
không hòa nhập với mọi người trong tổ chức, không được đồng nghiệp yêu mến, không được cấp trên
tín cẩn hay không được cấp dưới tôn trọng. Bạn sẽ cảm thấy bối rối nếu không biết diễn đạt ý kiến của
mình trước đám đông, không có khả năng tổ chức hay điều khiển một cuộc họp hướng vào mục tiêu
chung. Vậy chúng ta cần làm gì để cải thiện những điều này?
Tài liệu các bạn đang cầm trong tay tổng hợp một số kỹ năng giao tiếp cơ bản thường được sử dụng
trong công việc hằng ngày gồm: [1] Kỹ năng thuyết trình, [2] kỹ năng hội họp và [3] kỹ năng giao tiếp
nơi công sở. Nội dung tài liệu rất ngắn gọn cung cấp những kiến thức cơ bản về các kỹ năng trên kết
hợp với các ví dụ, các tình huống minh họa giúp người đọc dễ hiểu, dễ thực hành.
Hy vọng độc giả hiểu những nguyên tắc và có thể ứng dụng được trong công việc một cách thành
công. Để tài liệu ngày càng được hoàn thiện, mong nhận được nhiều góp ý từ phía độc giả. Xin chân thành cảm ơn. Tác giả Nguyễn Thị Ngọc Lan
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 1
Kỹ năng truyền thông
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TRUYỀN THÔNG
1.1. Truyn thông là gì?
Truyền thông (communication) được hiểu là quá trình truyền thông tin từ người
gửi đến người nhận thông tin. Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận. Ở
dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận.
Có hai cách truyền thông là truyền thông bằng lời và truyền thông không bằng lời.
r Truyền thông bằng lời (Verbal) hay truyền thông bằng ngôn ngữ. Ngôn ngữ là phương tiện
biểu đạt ý nghĩ của mọi người. Để truyền đạt thông điệp, chúng ta phải sử dụng lời nói trực tiếp 
hoặc gián tiếp (bằng chữ viết). Để nói, viết được rõ ràng, dễ hiểu và chiếm được cảm tình của
người khác là điều mà ai cũng cần học hỏi.
r Truyền thông không bằng lời (Non verbal) hay còn gọi là truyền thông phi ngôn ngữ. Người
nhận thông tin có thể hiểu được người gởi thông tin muốn gì thông qua các diễn đạt của cơ thể
(body language) bao gồm các thể hiện của ánh mắt, cử chỉ, nét mặt, đôi tay, tư thế, dáng điệu,...
Ví dụ: lắc đầu tỏ vẻ không đồng ý, cau mày thể hiện sự khó chịu, trừng mắt nhìn người khác
chứng tỏ sự ngạc nhiên hay giận dữ, quay lưng lại khi người khác đang nói chứng tỏ sự không
quan tâm hoặc thiếu tôn trọng,...
1.2. Mô hình quá trình truyn thông (A communication model)
Dưới đây là biểu đồ của mô hình quá trình truyền thông.
Hình 1.1. Mô hình quá trình truyền thông1
Mô hình chỉ rõ người truyền thông tin gởi thông tin (deliver) đến người nhận thông tin (receiver) có
thể là bằng lời (Verbal message) hoặc không bằng lời (nonrverbal message). Người nhận thông tin thể
hiện bằng một số cách để chứng tỏ rằng mình đã nhận và hiểu thông điệp. Giữa họ có không gian chia
sẻ (Shared space). Nếu giao tiếp thành công, người nhận sẽ hiểu được thông tin của người truyền một
cách chính xác và hành động phản hồi.
1.3. Các k# năng truyn thông cơ b'n
Để thực hiện công việc hằng ngày, chúng ta phải sử dụng một số kỹ năng truyền thông. Những kỹ
năng này bao gồm: [1] nói, [2] viết, [3] ứng xử và [4] nghe.
1 Dẫn theo http://www.worldtrans.org
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 2
Kỹ năng truyền thông 1.3.1. Kỹ năng nói
Nói là hình thức chúng ta truyền đạt thông tin bằng cách nói chuyện trực tiếp với đối tượng nhận thông
tin qua lời nói hoặc qua điện thoại.
Trong quá trình làm việc, không ít lần bạn phải đứng trước sự lựa chọn:
 Tôi nên thông báo ứng viên dự phỏng vấn bằng thư hay bằng điện thoại?
 Tôi nên gởi thông báo nội bộ bằng thư điện tử hay chỉ cần gặp và nói chuyện trực tiếp với người đó?
Thành công của việc giao tiếp phụ thuộc một phần vào việc lựa chọn phương pháp giao tiếp phù hợp cho mỗi tình huống.
Khi đã chọn giao tiếp bằng lời thì việc cân nhắc giao tiếp bằng điện thoại hay bằng lời nói rất quan
trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của giao tiếp. Dưới đây là một tình huống cụ thể.
Thành là nhân viên kế toán tại một công ty tư nhân. Một buổi sáng, kế toán trưởng yêu cầu Thành
cung cấp một loạt số liệu bán hàng chi tiết để ông ta báo cáo tại một cuộc họp vào tuần sau. Thành
quyết định đọc các số liệu này cho ông ta qua điện thoại.
Theo bạn, quyết định trên của Thành là đúng hay sai? Tại sao?
Tiếp theo tình huống như sau: Hôm sau, giám đốc bảo số liệu bán hàng do phòng kế toán cung cấp đã
bị sai. Ông giận dữ và ra lệnh cả phòng kế toán viết bản kiểm điểm.
Đến đây, có lẽ bạn đã biết mình trả lời đúng hay sai. Rõ ràng, việc chọn công cụ nào để thực hiện việc
truyền thông bằng lời là rất quan trọng, quyết định thành bại trong giao tiếp.
Đối với những công việc đòi hỏi tính chính xác cao, bạn không nên sử dụng cách giao tiếp bằng lời. Ví
dụ, bạn cung cấp số điện thoại, số fax, số liệu kế toán hay tồn kho,… Chúng ta có thể sử dụng các công
cụ truyền thông khác như gởi thư, email, fax để đảm bảo tính chính xác.
Ông bà ta có câu: “Uốn lưỡi bảy lần trước khi nói”, ngụ ý rằng, “Hãy suy nghĩ trước khi nói”. Điều
này hoàn toàn đúng. Nhưng trong giao tiếp hằng ngày, chúng ta thường không làm được như thế. Do
đó, để giao tiếp hiệu quả bằng lời, chúng ta cần chú ý một số điểm sau:
 Chuẩn bị trước khi nói
Bạn cần phải chuẩn bị những gì bạn muốn nói và sắp xếp các ý muốn nói theo trình tự hợp lý. Điều
này sẽ giúp cho thông điệp mà bạn đưa ra được chính xác và rõ ràng.
 Nói rõ ràng và dễ hiểu
Tránh dùng những từ mơ hồ, chung chung, khó hiểu làm người nghe dễ suy nghĩ và hành động lạc hướng.
 Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh và tình huống
Giọng điệu của bạn truyển tải sự thích thú hay nhàm chán cho người nghe, hơn nữa nó còn thể hiện
mức độ tin cậy của thông tin mà bạn truyền đi. Nếu trình bày một tin vui, giọng của bạn nên tươi
vui, còn nếu trình bày về những qui định cách hình thức kỷ luật trong cơ quan, bạn nên nói với một
giọng điệu nghiêm trang và trịnh trọng.
 Tạo sự chú ý của người nghe
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 3
Kỹ năng truyền thông
Hãy làm cho người nghe tập trung chú ý khi bạn nói. Bạn có thể đặt câu hỏi liên quan vấn đề bạn
đang nói, sử dụng các câu nói dẫn nhập như: “Sau đây tôi xin nói với các bạn về vấn đề…”, hoặc
phối hợp điệu bộ của cơ thể, tay chân; sử dụng các câu chuyện minh họa; các mẫu chuyện vui; các trò chơi ngắn,…
 Thể hiện thái độ tôn trọng người nghe
Khi nói, bạn cần nhìn thẳng vào người nghe. Tránh ánh mắt nhìn của người khác sẽ làm giảm độ tin
cậy của thông tin của bạn truyền đi, giảm sự tập trung của họ và người nghe sẽ cảm nhận sự thiếu tự tin của bạn. 1.3.2. Kỹ năng viết
Một phần thời gian công việc của chúng ta là dành cho viết như: viết thư, thông báo, viết báo cáo,... Vì
vậy, bạn cần phát triển kỹ năng viết (dù viết trên giấy hay trên màn hình điện tử) vì những gì bạn viết
ra đều thể hiện giá trị của bản thân bạn.
Những gì bạn viết có thể bao gồm:
 Điền vào một biểu mẫu như bảng tính lương;
 Chuyển thông báo của cấp trên cho các đồng nghiệp;
 Ghi lại lời nhắn từ điện thoại để chuyển cho người khác;
 Làm báo cáo tiến độ thực hiện chỉ tiêu doanh số;
 Gửi thông báo triển khai chương trình khuyến mãi cho các đại lý;
Bạn có thể tạo được ấn tượng xấu hay tốt cho người đọc qua cách bạn diễn đạt bằng văn viết. Người
nhận thông tin sẽ đánh giá bạn thông qua hai tiêu chí cơ bản là hình thức và nội dung:
 Hình thức là cách bạn trình bày trên trang giấy, văn phạm, lỗi chính tả, cách sử dụng từ,…
 Nội dung bao gồm: giọng điệu thể hiện ngụ ý của bạn, trình tự thông tin được thể hiện,…
Để đạt thành công qua kỹ năng viết, trước khi chấm bút, bạn nên nghĩ đến đối tượng nhận thông tin là
ai từ đó chúng ta chọn văn phong và cách trình bày cho phù hợp.
Có những trường hợp bạn không thể thoát khỏi qui định trình bày văn bản của tổ chức vì cơ quan của
bạn có nhiều biểu mẫu, những tiêu chuẩn buộc bạn phải tuân theo. Ngoài trường hợp này, bạn hãy tạo
cho mình một giọng văn riêng, phản ánh tính cách bản thân của bạn, bảo đảm không sao chép, thể hiện
sự trong sáng, rõ ràng và lịch thiệp. Ví dụ, đơn xin việc, thư ngỏ, thư cảm ơn khách hàng,…
1.3.3. Kỹ năng ứng xử
Kỹ năng truyền thông của bạn còn được thể hiện bằng những gì bạn làm và cách biểu hiện của bạn như
thế nào. Cách ứng xử của một cá nhân thể hiện văn hóa của gia đình, của cộng đồng, của cơ quan họ
đang làm việc. Hiện nay, có rất nhiều công ty qui định những nguyên tắc ứng xử trong doanh nghiệp2
mà tất cả thành viên phải tuân theo.
Ở chương 3, chúng ta sẽ tự đúc kết một số nguyên tắc ứng xử cho bản thân sau khi nghiên cứu kỹ năng giao tiếp nơi công sở.
2 Ví dụ. Quy tắc ứng xử của ColgaterPalmolive. Xem chi tiết tại đường dẫn:
http://www.colgate.com/Colgate/US/Corp/LivingOurValues/CodeOfConduct/PDFs/DYr
245%20code_of_conduct_p_VIE_no%20faq.pdf
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 4
Kỹ năng truyền thông 1.3.4. Kỹ năng nghe
Trong quá trình truyền thông, chúng ta không chỉ cần rèn luyện để trở thành người phát thông tin tốt,
mà còn trở thành người nhận thông tin hiệu quả. Việc sẵn sàng và chú tâm lắng nghe thể hiện lòng tôn
trọng và giúp hình thành những mối quan hệ tốt trong doanh nghiệp.
Lắng nghe tốt có thể giúp chúng ta:
 Thu thập được ý kiến, ý tưởng hay từ người khác;
 Hiểu được vấn đề;
 Thực thi tốt nhiệm vụ được giao, được hướng dẫn;
 Đưa ra lời khuyên một cách nhanh chóng và chính xác;
Để trở thành người nhận thông tin hiệu quả, bạn cần rèn luyện trở thành người lắng nghe chủ động,
lắng nghe bằng cả khối óc, tâm hồn và toàn bộ cơ thể của bạn. Những kỹ năng lắng nghe cơ bản bao
gồm: [1] tập trung sự chú ý vào người nói, [2] khuyến khích người nói, [3] phản hồi lại những gì bạn
đã nghe được và [4] chọn lọc thông tin.
1.3.4.1. Tập trung sự chú ý vào người nói
Có bao giờ bạn gặp tình huống bạn nói chuyện với một người nào đó nhưng anh/chị ta không chú ý
vào những gì bạn nói, anh/chị ta vẫn tiếp tục làm công việc của họ hoặc không nhìn vào mặt của bạn
hay thỉnh thoảng hỏi những câu hỏi thể hiện sự không quan tâm,…? Cảm giác của bạn lúc ấy thế nào?
Chắc chắn bạn đã vô cùng khó chịu và cảm thấy không được tôn trọng. Từ đó cho thấy tập trung sự
chú ý của bạn vào người nói là một điều vô cùng quan trọng dẫn đến thành công trong giao tiếp.
Là người nghe, bạn cần tham khảo những lời khuyên dưới đây để thể hiện sự tập trung của bạn vào người khác đang nói:
 Thể hiện thái độ tích cực và nhiệt tình.
Để có thái độ tích cực và nhiệt tình, điều trước tiên là bạn cần bỏ qua thành kiến cá nhân về tính
cách, dân tộc hay giọng nói của người nói. Những cảm xúc thành kiến rất dễ dẫn đến việc bóp méo
hay xét đoán trước thông điệp của người khác.
Tiếp đến, bạn cần xem lại trạng thái tinh thần, tình cảm hay cảm xúc của bạn trước đó. Nếu bạn
đang trong trạng thái không vui, đang giận dữ ai đó hay đang lo âu cho dự án sắp tới thì rất khó để
bạn thể hiện được thái độ tích cực với đối phương. Cách tốt nhất là bạn nên trì hoãn cuộc đối thoại
vào một dịp khác cho đến khi bạn đã sẵn sàng lắng nghe.  Giao tiếp bằng mắt
Giao tiếp bằng mắt thể hiện bạn đang sẵn sàng, tập trung chú ý lắng nghe và tôn trọng người đối
diện. Bạn nên đưa mắt nhìn đối phương với ánh mắt dịu dàng và thoải mái. Không nên nhìn chằm
chằm, hay trố mắt, điều này sẽ khiến người đối diện cảm thấy khó chịu và có cảm giác bạn đang dò
xét hay muốn tấn công họ.
 Diễn đạt bằng điệu bộ
Ngoài đôi mắt, bạn có thể sử dụng điệu bộ của cơ thể để chứng tỏ sự tập trung lắng nghe như hơi
ngả người về phía trước, tư thế thoải mái, đôi tay chắp lại khi ngồi đối diện, gật đầu nhẹ, vẻ mặt quan tâm,…
 Tạo môi trường phù hợp
Hiệu quả của việc lắng nghe chịu sự tác động không nhỏ của yếu tố môi trường, ví dụ:
 Nếu bạn ngồi quá xa sẽ không nghe rõ còn nếu bạn ngồi quá gần, người nói sẽ không thoải mái.
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 5
Kỹ năng truyền thông
 Nói chuyện ở nơi đông người hay nhiều âm thanh như tiếng điện thoại, xe cộ, âm nhạc,…
sẽ giảm hiệu quả của thông tin bạn nhận được.
 Hai người nói chuyện bị che bởi một chồng hồ sơ cao ngất hay bị cách ngăn bởi một cái
bàn dài sẽ tạo ra ‘bầu không khí xa cách’.
1.3.4.2. Khuyến khích người nói
Trong quá trình lắng nghe, bạn không nên chỉ nghe mà không có biểu hiện phản hồi.
Bạn có thể ghi chép thể hiện bạn đang chú ý những gì họ nói một cách nghiêm túc để họ có hứng thú trình bày tiếp.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng những câu nói khuyến khích họ tiếp tục như “xin anh cứ nói tiếp/tôi
biết/thế à/được/à/hãy nói cho tôi biết đi,…”
Hoặc bạn có thể sử dụng những câu hỏi mở để khai thác thông tin và làm cho cuộc nói chuyện thêm
hào hứng. Bạn nên dùng các câu hỏi tại sao, thế nào, ở đâu, ai, khi nào, bao nhiêu,…
1.3.4.3. Phản hồi lại những gì bạn đã nghe được
Khi bạn là người nói, bằng chứng nào cho biết người nghe đã hiểu bạn? Chỉ có sự phản hồi chứng
minh được điều này. Bất kỳ người phát thông tin nào cũng muốn nhận được thông tin phản hồi từ
người nhận. Khi bạn gởi một tin nhắn hẹn bạn bè đi chơi, bạn mong nhận được tin nhắn trả lời đồng ý
hay từ chối của họ. Một giáo viên giảng bài luôn muốn biết học trò của ông/bà ta có hiểu được những
gì người giáo viên đó đã truyền đạt không. Do đó, là người nghe, bạn cũng cần phản hồi lại những gì
mình vừa nghe được bằng cách diễn giải những gì mình vừa nghe được, làm rõ những gì chưa hiểu,
bày tỏ hoặc thống nhất quan điểm.
1.3.4.4. Chọn lọc thông tin
Việc tập trung lắng nghe là điều tất nhiên, nhưng để nghe đạt được hiệu quả thì cần phải nghe có chọn
lọc. Trong thực tế, nhiều lúc chúng ta phải nghe một bài diễn thuyết dài, hay trong một cuộc họp chúng
ta phải nghe nhiều thông tin. Nếu chúng ta không biết cách chọn lọc những thông tin cơ bản, chính yếu
thì sẽ lãng phí thời gian, đặc biệt dẫn đến mục tiêu công việc không đạt như mong muốn.
1.4. Các nguyên t*c cơ b'n trong truyn thông
Khi phát triển các kỹ năng truyền thông, sẽ dễ dàng hơn nếu bạn nắm được các nguyên tắc cơ bản. Tài
liệu này giới thiệu hai nguyên tắc khi viết hoặc nói là: [1] nguyên tắc ABC và [2] nguyên tắc 5C 3. r Nguyên tắc ABC:
 Accuracy (chính xác)
Thông tin được sử dụng phải chính xác, không được sai lệch.
Ví dụ, bạn nhận được cú điện thoại từ nhà cung cấp bảo rằng sẽ giao hàng cho công ty của bạn vào
lúc 8 giờ nhưng mãi đến 9 giờ chưa thấy ai giao. Cảm giác của bạn lúc ấy thế nào?
Chắc chắn bạn sẽ rất bực bội và không muốn hợp tác với nhà cung cấp này nữa. Nếu bạn là nhà
cung cấp này, bạn sẽ gặp thiệt thòi gì khi khách hàng của bạn không mua hàng nữa chỉ vì nhân
viên của bạn cung cấp thông tin không chính xác?
 Brevity (Ngắn gọn)
Không ai thích nhận thông tin được trình bày một cách rườm rà, không cốt yếu.
3 Dẫn theo Business Edge. Giao tiếp trong quản lý.
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 6
Kỹ năng truyền thông
Bạn sẽ không hài lòng nếu cấp trên của bạn nhận xét hiệu quả làm việc của bạn một cách dài dòng
và không kết luận được bạn được đánh giá là làm việc có hiệu quả đến mức độ nào.
 Clarity (Rõ ràng)
Thông điệp phải thật rõ ràng, không được mập mờ. Vì nếu một thông điệp được truyền đi được
hiểu theo nhiều cách khác nhau sẽ dẫn đến kết quả hay hành động phản hồi không theo mong muốn.
Ví dụ: Cấp trên vừa thông báo cho bạn là cả phòng sẽ họp trong tuần này. Khi nhận được chỉ thị
này, có thể bạn cảm thấy bất an, không thể chủ động sắp xếp lịch làm việc vì không biết ngày nào sẽ diễn ra cuộc họp.
Một nguyên tắc khác cần được quan tâm trong truyền thông là nguyên tắc 5C. r Nguyên tắc 5C:  Clear (rõ ràng)
Tương tự nguyên tắc ABC, rõ ràng ở đây nghĩa là thông điệp phải rõ ràng để người nhận chỉ có thể
hiểu theo một nghĩa duy nhất.
 Complete (hoàn chỉnh)
Khi nói hay viết, bạn phải cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để có thể dẫn đến hành động mong muốn.
Ví dụ, bạn điện thoại mời khách hàng thân thiết tham dự hội nghị khách hàng nhưng bạn không nói
rõ thời gian, địa điểm,…thì chắc chắn khách hàng của bạn sẽ đánh giá công ty của bạn không
chuyên nghiệp. Vì thế, để hoàn chỉnh, thông tin cần bao gồm yếu tố thời gian, địa điểm, số lượng,
đối tượng liên quan, kinh phí,…
 Concise (ngắn gọn, súc tích)
Ngắn gọn, súc tích không có nghĩa là tóm tắt. Nếu bạn làm quá tóm tắt tới mức không nêu đủ
thông tin thì điều này lại không tốt. Ngắn gọn, súc tích nghĩa là tóm tắt nhưng vẫn đầy đủ các thông tin liên quan.
 Correct (chính xác)
Tương tự nguyên tắc ABC, thông tin được sử dụng phải chính xác, không được sai lệch.
 Courteous (lịch sự)
Vì bạn muốn việc truyền thông của bạn sẽ dẫn đến hành động tích cực nên việc duy trì thái độ lịch sự
và thể hiện sự tôn trọng đối với người khác cũng rất quan trọng bất kể người nhận thông tin là cấp trên
hay cấp dưới của bạn. TÓM TẮT
Truyền thông là quá trình cho và nhận thông tin thông qua giao tiếp bằng lời hoặc không bằng lời.
Khi truyền thông, chúng ta sử dụng một số kỹ năng cơ bản là nói, viết, ứng xử và nghe. Để truyền
thông hiệu quả, chúng ta nên tuân thủ nguyên tắc: ABC  chính xác  ngắn gọn  rõ ràng
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 7
Kỹ năng truyền thông
hoặc nguyên tắc 5C  rõ ràng  hoàn chỉnh  ngắn gọn  chính xác  lịch sự
Với mỗi tình huống giao tiếp, bạn nên lựa chọn cho mình một phương pháp giao tiếp phù hợp để người
nhận thông tin hiểu những gì bạn truyền đạt và hành động theo mong muốn của bạn.
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 8
Kỹ năng truyền thông
CHƯƠNG 2. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 
 Bạn có bao giờ trình bày một vấn đề nào đó mà bạn quan tâm hay chưa? Nếu có thì cảm giác lúc
đó của bạn thế nào? Bạn có nghĩ là mình đã thuyết trình một cách hoàn hảo? Những vấn đề gì mà
bạn nghĩ sẽ cải thiện để lần thuyết trình sau hiệu quả hơn?
 Nếu không, bạn có nghĩ là tương lai bạn phải thuyết trình (báo cáo thành tích, đề nghị một chính
sách mới, trình bày một ý tưởng/nghiên cứu của bạn, báo cáo phương án kinh doanh mới cho cấp
trên xem xét,…)? Bạn đã trang bị được gì ngay từ khi còn là sinh viên để sau này không khỏi bở ngỡ?
 Bạn có bao giờ khâm phục một ai đó khi họ tự tin đứng trước một khán phòng đầy những người
xa lạ và diễn thuyết một cách hùng hồn? Có bao giờ bạn tự hỏi: Vì sao họ có thể can đảm đến thế?
Sao họ không run, không nói lắp vì hồi hộp? Làm sao mà những điều họ nói ra đều có vẻ quan
trọng và đầy thuyết phục?
Có lẽ bạn sẽ nghĩ rằng họ là người khác hẳn chúng tarhọ là các “diễn giả bẩm sinh”.
Tuy nhiên, không hề có diễn giả bẩm sinh. Chúng ta đều có khả năng thuyết trình có hiệu quả nếu
chúng ta học để làm điều đó.
Chắc chắn là lúc đầu họ cũng bối rối như bạn vậy thôi. Nhưng họ khác chúng ta ở chỗ: r họ đã quyết tâm;
r họ đã thực hành nhiều;
r họ đã học được những kỹ năng cần thiết.
Chương này sẽ giúp các bạn tìm ra cách thức để có thể thực hiện thành công việc thuyết trình, cụ thể:
r Tìm hiểu thuyết trình là gì;
r Tìm hiểu nguyên nhân gây ra tâm lý hồi hộp khi phải thuyết trình;
r Tìm cách chế ngự sự hồi hộp của cơ thể khi thuyết trình;
r Tìm những cách thức để tăng cường sự tự tin khi thuyết trình như:
 Xác định rõ các mục tiêu của bạn khi thuyết trình.
 Vạch ra những ý chính và ý phụ cho bài thuyết trình.
 Xây dựng một cấu trúc hoàn chỉnh cho bài thuyết trình.
 Học cách sử dụng các phương tiện trực quan hỗ trợ cho phần trình bày của bạn.
 Tham khảo phương pháp luyện tập và diễn tập để thuyết trình có hiệu quả. 
2.1. K# năng thuy,t trình là gì?
Kỹ năng thuyết trình là việc sử dụng công nghệ thích hợp và kỹ thuật để trình bày thông tin cho
khán giả (ví dụ, trong một bài hướng dẫn, hội thảo, bài giảng hoặc cuộc họp).4
Bài thuyết trình phải truyền đạt được toàn bộ nội dung của vấn đề đến người nghe.
Cần có sự giao tiếp hai chiều giữa người nói và người nghe. 4 http://sydney.edu.au
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 9
Kỹ năng truyền thông
2.2. Kh*c ph.c s0 thi,u t0 tin khi thuy,t trình
Một biểu hiện thường gặp nhất của các diễn giả khi thuyết trình là thiếu tự tin. Những biểu hiện
của không tự tin bao gồm: toát mồ hôi, nói lắp bắp/gấp gáp, tằng hắng liên tục, giọng run run,
không thốt nên lời, nuốt nước bọt liên tục, run tay/chân, mân mê áo quần/đồ trang sức, gãi đầu,
không dám nhìn người nghe, đi tới lui liên tục, lặp lại những từ không cần thiết (à, ờ,…),…Tại sao
chúng ta thiếu tự tin? Dưới đây liệt kê một số nguyên nhân có thể khiến bạn thiếu tự tin khi thuyết trình:
 Những bài thuyết trình đặt chúng ta trong tình huống mà chúng ta là người duy nhất phải
nói. Đối với những bài thuyết trình mang tính chất quan trọng, nghiêm túc, người phát biểu
phải chịu đựng những áp lực và do đó họ cảm thấy lo lắng.
 Quá trình thông tin chủ yếu diễn ra theo một chiều vì thế khi đứng trước đám đông, chúng
ta không biết rõ những người đối diện đang chào đón chúng ta với thái độ nào, họ đang suy
nghĩ ra sao, sắp sửa phản ứng thế nào với những gì chúng ta sắp nói và chính cảm giác
không chắc chắn này sẽ khiến bạn mất tự tin và lo sợ.
Sau đây là vài cách đơn giản để đối phó với các triệu chứng thiếu tự tin trước khi trình bày:
 cho mình không gian: đi vài mét để đến vị trí diễn thuyết;
 cho mình thời gian: dành vài giây để sắp xếp giấy tờ, slide theo trình tự trước khi bắt đầu;
 nắm chặt bàn tay rồi thả lỏng càng chậm càng tốt;
 thực hiện các bài tập kiểm soát hơi thở và giọng nói (ví dụ: bắt đầu bằng cách hít thở sâu);
 học một vài kỹ thuật thư giãn.
Một nguyên nhân chủ yếu và gốc rễ của sự thiếu tự tin khi thuyết trình là bạn chưa chuẩn bị tốt. Muốn
có một bài thuyết trình hiệu quả, việc tối thiểu cần làm là bạn phải có sự chuẩn bị chu đáo. Một số lỗi
chưa chuẩn bị tốt mà các diễn giả thường mắc phải là lỗi về nội dung, tài liệu, ngoại hình, công cụr
thiết bị hỗ trợ, thời gian và không gian.
 Lỗi về nội dung: Chuẩn bị nội dung không tốt rất dễ làm cho bạn không nắm được những gì
bạn sẽ nói, không trả lời tốt những câu hỏi của khán giả. Để hạn chế được lỗi này, bạn nên
nắm thật vững nội dung chủ yếu, có thể liệt kê những ý chính lên giấy ghi chú và thỉnh
thoảng nhìn vào mỗi khi bạn quên.
 Lỗi về tài liệu: Việc chuẩn bị tài liệu không tốt thể hiện sự không chuyên nghiệp của bạn.
Khán giả sẽ khó theo dõi và nhanh chóng quên những thông tin bạn trình bày nếu không có
tài liệu hỗ trợ. Vì thế, bạn cần photo sẵn tài liệu phát cho cử tọa tham khảo trước (nếu có
thể), theo dõi và hướng dẫn họ xem tài liệu trong lúc bạn trình bày.
 Lỗi về ngoại hình: Mặc dù ngoại hình của bạn không phải là yếu tố quyết định hiệu quả của
bài thuyết trình nhưng nếu bạn trình diện mọi người trong một bộ trang phục không chỉnh
tề, không thẳng thót, tóc tai không gọn gàng, giày dép không sạch sẽ,… sẽ khiến cho khán
giả có cảm giác không được tôn trọng, điều này sẽ giảm sự tập trung của họ. Bạn cần chú ý
đến trang phục của mình. Nên ăn mặc lịch sự, trang điểm và chọn trang phục cho phù hợp
với bối cảnh của người nghe, luôn quan tâm đến sự gọn gàng, sạch sẽ và ngăn nắp cho buổi thuyết trình.
 Lỗi về công cụrthiết bị hỗ trợ: Bạn rất dễ bị lúng túng và bị khán giả đánh giá là không chu
đáo nếu như công cụ, thiết bị hỗ trợ không được chuẩn bị tốt hoặc ngưng hoạt động bất ngờ
mà bạn không có phương án dự phòng. Bạn nên đến sớm vài phút để kiểm tra kỹ các thiết
bị nghe nhìn trước khi bắt đầu và bảo đảm rằng chúng sẽ hoạt động tốt.
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 10
Kỹ năng truyền thông
 Lỗi về thời gian: Đến trễ giờ vào ngày thuyết trình sẽ làm cho khán giả cảm thấy khó chịu
và bị xúc phạm vì phải chờ đợi. Dù bất kỳ lí do nào, bạn không được đến trễ. Bạn cần
chuẩn bị mọi thứ vào ngày trước đó. Hãy cho mình thời gian nghỉ ngơi đầy đủ, đừng quá
thức khuya hay bỏ cử ăn để cố làm nốt việc gì đó.
 Lỗi về không gian: buổi thuyết trình sẽ không hiệu quả nếu không gian quá chật hẹp, quá
nóng hoặc quá lạnh,… bạn cần nêu rõ mục đích của buổi thuyết trình với người tổ chức để
họ bố trí không gian hợp l ý.
Hiểu được nguyên nhân sâu xa này, chúng ta sẽ có thể nhận ra những nguyên tắc cơ bản để loại
bỏ nỗi lo sợ khi phải trình bày trước đám đông, hay ít nhất cũng chế ngự được nó. Nên nhớ,
bạn sẽ có một buổi thuyết trình thật hiệu quả nếu bạn đã chuẩn bị tốt tất cả mọi thứ.
2.3. Các bư2c c3a m4t thuy,t trình
Bất kì việc gì có thể giúp bạn thực hiện một bài thuyết trình thuyết phục và hiệu quả hơn đều giúp
bạn có thêm tự tin vào ngày thuyết trình đặc biệt là việc:
 Lên kế hoạch và chuẩn bị cẩn thận; (Planning & PrerPreparation).
 Thực hành các kỹ năng của bạn; (Practice).
Một bài thuyết trình thường bao gồm các bước cơ bản sau: [1] Xác định các mục tiêu, [2] xác định
những ý chính và ý phụ, [3] tìm một cấu trúc, bố cục hợp lý, [4] chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ
trực quan, [5] diễn tập và thuyết trình.
2.3.1. Bước 1: Xác định các mục tiêu
Nghĩ về những mục tiêu của bạn: Xác định 6W
r Lí do của bài thuyết trình là gì? (WhatMobjectives)
Tôi muốn đạt được những gì qua bài thuyết trình này? (truyền đạt thông tin, ủng hộ, phản đối, vận
động, kêu gọi sự hỗ trợ từ người khác,…).
r Người nghe là những ai? (WhoMaudience) 
Họ là những thành phần nào? (tỷ lệ namrnữ, độ tuổi, trình độ học vấn, trình độ chuyên
môn, nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm cuộc sống,…). 
Tổng số bao nhiêu người? 
Họ có những mối quan tâm gì? 
Họ có hiểu được những thuật ngữ chuyên môn mà tôi trình bày không? 
Phương pháp tiếp cận nào là tốt nhất đối với họ?,… 
Những nhu cầu mong đợi của họ đối với bài thuyết trình của tôi là gì?
r Thuyết trình ở đâu? (Where – Location) 
Địa điểm thuyết trình có phù hợp với đề tài của tôi không? (thuyết trình ở văn phòng
làm việc hay phòng họp,…?) 
Có đủ các yêu cầu kĩ thuật và phương tiện cần thiết không? Ai sẽ vận hành máy móc? 
Địa điểm có thuận tiện cho vấn đề đi lại của cử tọa không? 
Sắp xếp bàn ghế có phù hợp không? 
Tôi có thể sử dụng được những gì để hỗ trợ cho bài nói của mình với địa điểm như vậy?
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 11
Kỹ năng truyền thông 
Tôi có cần sử dụng micro không?
Thời gian thuyết trình bao lâu? (When – time) 
Tôi nên nói trong bao lâu? 
Khán thính giả chỉ có thể tập trung được trong bao lâu? 
Người nghe có bao nhiêu thời gian để nghe bạn thuyết trình?
Tại sao họ phải nghe bạn thuyết trình? (Why – reasons)
Nếu bạn làm cho người nghe có cảm giác thay vì phải nghe bạn thuyết trình thì để họ đọc sách sẽ
thú vị hơn, điều này có nghĩa là bạn đã thất bại trong buổi thuyết trình đó. Bạn cần hỏi lại chính
mình rằng tại sao bạn cần phải thuyết trình, và giá trị của sự chăm chú lắng nghe bạn nói là gì.
r Làm sao truyền đạt ý của bạn đến người nghe một cách tốt nhất (How can you best convey your message) 
Phong cách của người thuyết trình đóng vai trò quan trọng. Một phong cách tự tin, lịch
sự, thoải mái sẽ làm hài lòng người nghe. 
Hãy thể hiện ý của bạn bằng cả ngôn ngữ không bằng lời (non verbal). Cử chỉ của bạn
cũng rất quan trọng. (Thỉnh thoảng bạn có thể diễn tả ý mình nói bằng tay. Nếu không
thì bạn có thể để tay tự nhiên sát bụng, hay cầm một tài liệu nào đó để hạn chế cảm giác thừa của tay,…) 
Chú ý ngôn ngữ thuyết trình, cụ thể:
 Cách dùng từ (dùng từ chính xác, phù hợp với đối tượng nghe).
 Ngữ pháp (sắp xếp thứ tự các câu, các ý cho phù hợp).
 Phát âm (điều chỉnh âm thanh đa dạng, đủ lớn chú ý điểm nhấn).
 Sự lưu loát (đa dạng cấu trúc và chiều dài của câu).
 Tốc độ nói (không quá chậm cũng không quá nhanh, đảm bảo người nghe có thể theo dõi kịp).
 Tổng quỹ thời gian cho bạn trình bày là bao nhiêu? (Time budget)
2.3.2. Bước 2: Xác định những ý chính và ý phụ
Quyết định những ý chính và trong từng ý chính triển khai các ý phụ nào cần chuyển tải để đạt
được mục tiêu của mình Ví dụ: Ý chính Những ý phụ Những biện pháp để 1. Thư giãn. giảm stress. 2. Tập thể dục.
3. Nghĩ đến những điều tốt đẹp.
4. Dành thời gian thăm viếng bạn bè.
5. Đi karaoke/câu cá/đá banh/chơi cầu lông/…
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 12
Kỹ năng truyền thông
2.3.3. Bước 3: Tìm một cấu trúc/bố cục hợp lý (structuring your presentation)
Tạo ra một cấu trúc hợp lý với các ý chính đã chọn, với phần mở đầu/giới thiệu (The introduction),
phần giữa/ phần chính của bài thuyết trình (The body) và phần cuối/tổng kết và kết luận (The conclusion). CHÀO TỰ GIỚI GIỚI THIỆU ĐỀ CƯƠNG HỎI ĐỀ TÀI THIỆU TỔNG QUÁT Đi vào từng chi tiết cụ thể  Điểm 1  Điểm 2  Điểm 3  ……… MỜI THÍNH ĐƯA RA TỔNG KẾT GIẢ ĐẶT KẾT LUẬN LẠI CÁC Ý CÂU HỎI CUỐI CHÍNH
Hình 2.1. Cấu trúc của một thuyết trình cơ bản
Phần chào hỏi, giới thiệu Gồm các mục: r Chào khán giả.
r Tự giới thiệu mình và nhóm (nếu có).
r Giới thiệu về vấn đề thuyết trình.
r Tóm tắt nội dung chính (dàn ý).
r Công bố thời gian thuyết trình.
Trong phần giới thiệu yêu cầu ngắn gọn, lưu loát và nên nhớ: Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng.
Hãy để cho người nghe đánh giá cao bạn ngay từ phần giới thiệu. Vì thế bạn nên:
 Chú trọng diện mạo của mình (cách ăn mặc có cần trang trọng không, đầu tóc gọn gàng, quần
áo tươm tất, tay chân sạch sẽ, phái nữ có thể trang điểm nhẹ,…để tăng sự tự tin khi trình bày).
 Có thể bằng các trò chơi khởi động, các câu hỏi, các câu chuyện hài hước, ấn tượng liên quan
đến vấn đề sắp được trình bày để tạo không khí cởi mở giữa người nghe và người nói.
 Nắm thật vững những gì sắp trình bày.
 Giới thiệu mục tiêu, nội dung, cấu trúc của bài thuyết trình,…
Sau đây là một số cụm từ thường được sử dụng trong phần mở đầu:
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 13
Kỹ năng truyền thông MỞ ĐẦU  Xin chào…  Tên tôi là…
 Hiện là (nêu chức vụ)…
 Bài trình bày/thuyết trình của tôi nhằm…
 Tôi sẽ sẵn sàng trả lời các câu hỏi của anh/chị khi đã trình bày xong.
 Hôm nay tôi xin trình bày khoảng 15 phút về…
 Hôm nay tôi muốn nói/giải thích với các anh/chị một vài lời về…
 Tôi xin chia bài thuyết trình của tôi thành 5 ý chính sau…
 Trong bài nói này, tôi xin tập trung vào 5 ý chính sau…
 Nếu anh/chị có gì thắc mắc/có câu hỏi gì, xin cứ tự nhiên ngắt lời tôi Phần nội dung
Sử dụng các từ nối liên kết các ý: LIÊN KẾT CÁC Ý
GIỚI THIỆU Ý THỨ NHẤT
 Đầu tiên tôi xin nói đến…
 Để bắt đầu, tôi xin trình bày vấn đề … trước tiên.
 Để bắt đầu, chúng ta hãy xem xét…
 Trước tiên, tôi cần giải thích rằng ... KẾT THÚC MỘT Ý
 Trên đây là những vấn đề…
 Tôi vừa trình bày xong…
BẮT ĐẦU MỘT Ý KHÁC
 Thứ hai là/ mặt khác…
 Một yếu tố quan trọng khác là…
 Giai đoạn tiếp theo là…
 Có thể bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng…
 Như tôi đã trình bày…
 Trong phần trước tôi đã nói đến…
TÓM TẮT Ý VỪA TRÌNH BÀY
 Tóm lại, chúng ta đã xem xét…
 Tôi xin được tóm tắt các ý đã nêu…  Cuối cùng,…
Lưu ý khi sử dụng các từ nối:
 Đừng sử dụng cùng một từ nối quá thường xuyên (vì cử tọa sẽ cảm thấy nhàm chán với vốn từ ít ỏi của bạn).
 Đừng thêm thắt quá nhiều vào những ghi chú (dàn ý) của bạn vì điều này có thể khiến cho
thông điệp của bạn trở nên khó hiểu. Phần kết thúc
 Cách bạn mở đầu và kết thúc sẽ gây ấn tượng ở người nghe mặc dù nội dung là phần quan
trọng nhất. Nhưng một lời mở đầu tốt sẽ làm cho người nghe thích thú, chú ý và đứng về phía
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 14
Kỹ năng truyền thông
bạn. tương tự, một kết luận tốt có thể làm tăng tính thuyết phục của toàn bộ bài nói và để lại
ấn tượng tốt cho cử tọa.
 Phần kết luận là cơ hội tóm lược toàn bộ những điểm chính, khẳng định ý kiến của bạn và
nhấn mạnh những gì bạn muốn thuyết phục cử tọa.
 Hãy kết thúc ở trạng thái cao trào để đem lại ấn tượng tốt cho người nghe. Một câu chuyện
vui liên quan đến đề tài, một kinh nghiệm thực tế đầy thuyết phục, một câu danh ngôn có ý
nghĩa, đặt ra những câu hỏi, vấn đề cho những ý tưởng tiếp theo…đều có thể là chất liệu để
bạn tạo ra một phần kết thúc mạnh mẽ.
 Có thể sử dụng qui trình kết thúc sau: KẾT THÚC
TẠO DẤU HIỆU KẾT THÚC
 Tôi xin kết thúc phần trình bày của mình
 Đó là những gì tôi muốn nói với các anh/chị
 Đó là tất cả những gì tôi muốn đề cập hôm nay
 Trước khi chấm dứt, tôi xin được nói… TÓM Ý LẠI
Xin cho tôi được nói lại các điểm chính…
 Tôi xin chốt lại các điểm quan trọng…
 Tóm lại… KIẾN NGHỊ
 Vì thế, tôi đề nghị chúng ta nên…
 Tôi muốn kiến nghị…
 Theo ý tôi, cách để… MỜI ĐẶT CÂU HỎI
 Tôi rất vui khi được trả lời câu hỏi của các anh/chị…
 Vì vây, hãy thoải mái đặt câu hỏi cho tôi…
 Xin mời các anh/chị đặt câu hỏi…
 Có câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này không ạ?
2.3.4. Bước 4: Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan (Presentation Material) Phương tiện là gì?
Phương tiện là những dụng cụ, máy móc, thiết bị, vật dụng cần thiết cho hoạt động thuyết trình,
giúp cho quá trình nhận thức, lĩnh hội kiến thức của người nghe được tốt hơn.
 Điều được nghe tôi dễ quên r Con người ghi nhớ thông tin qua nghe là 20%
Điều được thấy tôi dễ nhớ r Con người ghi nhớ thông tin qua đọc là 30%
Điều được làm tôi dễ ghi tâm r Con người ghi nhớ thông tin qua trực quan hóa là 50%
Từ tâm lý học, chúng ta thấy rằng việc tiếp nhận các thông tin nhờ vào 5 giác quan của con người:
Nghe, nhìn, ngửi, nếm, cảm nhận.
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 15
Kỹ năng truyền thông
Tại sao ta cần phải sử dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan?
Có ba lí do quan trọng nhất:
 Có những điều dễ truyền đạt bằng hình ảnh hơn lời nói. Diễn giả nói đến đâu, minh họa bằng
hình ảnh đến đó thì tất cả người nghe ai cũng hiểu một cách cụ thể và rõ ràng hơn.
 Người nghe nhớ ý chính của bạn tốt hơn qua những phương tiện hỗ trợ trực quan.
 Bài thuyết trình sẽ hấp dẫn hơn và thuyết phục hơn khi được hỗ trợ bằng hình ảnh hay những công cụ minh họa khác.
Mục đích của trực quan hóa
 Tập trung sự chú ý của người nghe.
 Rút ngắn thời gian nói chuyện.
 Giúp người nghe định hướng tốt.
 Làm thông tin trở nên dễ tiếp thu.
 Làm rõ ràng, cụ thể hơn những điều cơ bản.
 Mở rộng và bổ sung những điều đã nói.
Các loại phương tiện
Người ta thường chia các phương tiện thành các nhóm phương tiện chủ yếu như:
 Các phương tiện nhìn (visual).
 Các phương tiện nghe (auditive).
 Các phương tiện kết hợp nghe và nhìn (audiorvisual).
Ngày nay, người ta thường sử dụng các phương tiện phổ biến sau:  Bảng viết.
 Bảng giấy lật (Flipchart).  Bảng ghim.
 Máy chiếu Over Head ProjectorrOVH (Máy chiếu sử dụng giấy trong/phim trong A4 (transparency).
 Máy chiếu đa phương tiện.  Máy thu hình (TV).
 Mẫu vật, mô hình, tranh ảnh,…
Lựa chọn các loại phương tiện cho bài thuyết trình
Việc lựa chọn phương tiện để trình bày chịu tác động của nhiều yếu tố như: con người (người thuyết
trình, người nghe), nội dung bài thuyết trình, mục tiêu bài thuyết trình, chi phí mua sắm phương tiện
thuyết trình đó, tính chất của bài thuyết trình…Do đó, khi lựa chọn phương tiện ta phải luôn đặt ra nhiều câu hỏi như:
 Loại phương tiện nào cần cho bài thuyết trình của mình?
 Nếu sử dụng nó sẽ mang lại lợi ích gì và vì sao nó có thể giúp cho việc thuyết trình tốt hơn?
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 16
Kỹ năng truyền thông
 Phương tiện được lựa chọn và xây dựng chủ yếu sẽ phục vụ cho ai?,…
Không phải mọi phương tiện đều có tác dụng như nhau đối với cùng một bài thuyết trình. Do vậy, việc
am hiểu tính chất của mỗi loại, đánh giá đúng ưu nhược điểm của chúng là hết sức cần thiết. Ở đây, chỉ
xin đề cập đến 3 loại phương tiện được sử dụng phổ biến nhất đó là bảng viết, OVH và máy chiếu đa phương tiện.
r Bảng viết (bảng đen, bảng trắng)
Bảng viết là thiết bị đơn giản và rất quen thuộc. Ưu điểm:
 Có thể vừa trình bày vừa viết các ý kiến lên bảng.
 Có thể xóa đi và viết lại nhiều lần.
 Phù hợp để lập các danh sách, khái quát, minh họa một điểm cụ thể. Nhược điểm:  Vị trí cố định.
 Mất thời gian viết lên bảng.
 Một số người có xu hướng vừa nói chuyện với bảng vừa viết  người nghe khó chịu.
 Đối với những buổi thuyết trình trong phòng rộng thì người ở xa bảng không nhìn thấy.
Để sử dụng hiệu quả bảng viết, bạn nên:
 chú ý trình bày sạch sẽ, gọn gàng, khổ chữ lớn,
 không che chắn những gì đã viết,
 sử dụng màu để làm nổi bật các ý nhưng không nên dùng quá nhiều màu cùng một lúc,
 luôn xóa bảng sau khi kết thúc,… r Máy Overhead (OVH)
Bạn có thể sử dùng máy tính với các phần mềm, thông dụng nhất là Powerpoint để in ra giấy trong
và dùng máy OVH chiếu lên màn hình. Ưu điểm:
 Có thể nhìn xuống khán thính giả mọi thời điểm.
 Chuẩn bị trước để làm cho bài thuyết trình dễ trình bày hơn và hiệu quả hơn.
 Thu nhỏ, phóng lớn mọi vật bằng cách chỉnh máy.
 Có thể sử dụng bút dạ để viết trực tiếp lên phim khi trình bày. Nhược điểm:
 Cần nguồn điện ổn định như nguồn dự trữ bóng và cầu chì
Để sử dụng đuợc hiệu quả OVH, bạn cần chú ý:
 Cần bảo quản, bảo dưỡng tốt.
 Phải tắt máy, nếu không người nghe sẽ mất tập trung.
 Không nên dịch chuyển ngay sau khi sử dụng vì sợi tóc bóng đèn đang nóng sẽ dễ đứt.
ThS. Nguyễn Thị Ngọc Lan 17