Mẫu báo giá sản phẩm, bảng báo giá hàng hóa bằng Excel, Word

Mẫu báo giá sản phẩm, bảng báo giá hàng hóa bằng Excel, Word
Các mẫu báo giá có thể được sử dụng nhiều lần bằng cách thay đổi đơn giá sản phẩm, dịch vụ , họ tên của
khách hàng, một số thông tin cần thiết khác sau đó gửi trực tiếp đến khách hàng mà không cần phải qua bất
kỳ khâu trung gian nào. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ tới khách hàng mẫu báo giá sản phẩm, bảng báo giá hàng hóa bằng Excel, Word.
1. Khái niệm về mẫu bảng báo giá
Bảng báo giá là một loại bảng biểu do công ty lập ra để báo giá sản phẩm cho công ty doanh nghiệp khác
về sản phẩm, dịch vụ mà công ty mình cung cấp. Mẫu bảng báo giá thường ghi rõ đầy đủ về số lượng sản
phẩm, tên sản phẩm và giá trị, giá thành của sản phẩm, dịch vụ, ...
Khách hàng khi quan tâm tới một sản phẩm bất kỳ tức là họ đang quan tâm tới hai khía cạnh: chất lượng
sản phẩm (hình dáng, màu sắc, chất liệu) và giá thành của sản phẩm đó. Tùy trường hợp và đối tượng
khách hàng, một số ưu tiên về chất lượng, mẫu mã hơn giá thành, một số khách hàng lại quan tâm giá thành hơn.
Bên cạnh đó, bảng báo giá còn là căn cứ thỏa thuận về giá cả trong hợp đồng mua bán hàng hóa. Do vậy,
bảng báo giá và bảng giới thiệu thông tin sản phẩm là hai yếu tố có vai trò ngang nhau trong hoạt động mua bán hàng hóa.
2. Vai trò của việc báo giá với doanh nghiệp
Trong thời buổi kinh tế thị trường có nhiều sự cạnh tranh gay gắt thì việc doanh nghiệp có thể giữ chân
khách hàng là điều vô cùng quan trọng. Đối với người tiêu dùng chất lượng tốt, giá cả phải chăng luôn là sự
lựa chọn hàng đầu. Vì vậy, sự chuyên nghiệp trong cung cấp cách đón tiếp, phục vụ khách hàng sẽ là điều giúp công ty ghi điểm.
Bảng báo giá sản phẩm ra đời như một văn bản để các bên cùng xem lại một lần nữa các thông tin về hàng
hóa được mua, phòng các trường hợp có sự nhầm lẫn trong quá trình giao kết hợp đồng cũng như giao
nhận hàng hóa. Các công ty sử dụng bảng báo giá sản phẩm, dịch vụ như một cách thể hiện sự cẩn thận,
chuyên nghiệp của công ty đối với các đối tác.
3. Yêu cầu của soạn thảo mẫu bảng báo giá
Mẫu báo giá thường là mẫu riêng của công ty và được công ty gửi cho khách hàng để báo giá về sản phẩm,
dịch vụ. Do đó, mẫu bảng báo giá cũng cần được soạn thảo một cách chuyên nghiệp và đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
- Phần đầu sẽ bao gồm những nội dung cơ bản của một mẫu báo giá như:
+ Thông tin chung về công ty gồm: tên công ty, logo công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, website.
+ Tiêu đề bảng báo giá: Ở mỗi lĩnh vực và ngành nghề khác nhau thì tên tiêu đề cũng khác nhau nên cần
dựa vào công việc cụ thể để soạn thảo ra tên tiêu đề bảng báo giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.
- Phần giữa là phần nội dung quan trọng nhất bao gồm:
+ Địa danh và ngày, tháng, năm lập bảng báo giá
+ Kính gửi: Tên khách hàng - thông tin liên hệ
+ Lời mở đầu bảng báo giá
+ Bảng báo giá gồm các thông tin cụ thể về sản phẩm và hàng hóa: số thứ tự; tên của hàng hóa, dịch vụ;
đơn vị tính; số lượng; đơn giá; trị giá thành tiền của hàng hoá, dịch vụ, đặc tính, yêu cầu kỹ thuật, ...
+ Các thông tin về thanh toán và phương thức thanh toán: Cần chuẩn bị soạn thảo đầy đủ và cung cấp
những thông tin mà khách hàng muốn được tìm hiểu.
- Phần cuối là nội dung liên quan bao gồm thuế VAT, hiệu lực của báo giá, ngày ban hành và ký tên của người báo giá, ...
Mẫu báo giá của công ty, doanh nghiệp sẽ do chính đơn vi đó soạn thảo và cần mang những chức năng,
đặc trưng riêng của doanh nghiệp.
Mẫu báo giá thường được gửi đến quý khách hàng, đối tác quan trọng cho nên cần phải được đảm bảo
những yêu cầu về quy chuẩn, văn phong của một văn bản hành chính được quy định tại của Chính Phủ
ngày 05/3/2020 về Công tác văn thư.
Lưu ý khi gửi báo giá: Khi gửi file báo giá cho khách hàng không nên gửi file excel hay file word mà nên
sử dụng file PDF để gửi cho khách hàng đi. Cách làm này sẽ giúp cho báo giá đến với khách hàng một cách
chính xác và nhanh chóng nhất mà không xảy ra sai sót hay nhầm lẫn nào cả.
4.1. Mẫu bảng báo giá sản phẩm (Mẫu số 1):
Tên doanh nghiệp: .....
Địa chỉ/văn phòng đại diện/trụ sở chính: .... Logo doanh nghiệp Số điện thoại ....... Mã số thuế .....
BẢNG BÁO GIÁ VẬT TƯ
Kính gửi:..............................
Số điện thoại:.................... Email:..................
Lời đầu tiên, xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm đến sản phẩm của công ty chúng tôi. Công
ty chúng tôi xin gửi đến quý khách hàng bảng báo giá sản phẩm với chi tiết như sau: STT
Tên sản phẩm Kích thước Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 Tổng cộng Ghi chú:
- Giá trên đã bao gồm phí vận chuyển và lắp đặt trong khu vực Hà Nội
- Giá trên chưa bao gồm VAT 10%
- Giao hàng sau ngày kể từ ngày ký hợp đồng
- Bảng báo giá chỉ áp dụng trong vòng 15 ngày kể từ ngày khach hàng nhận báo giá.
.................., ngày ..... tháng ..... năm ....
CÔNG TY ................
4.2. Mẫu bảng báo giá sản phẩm (Mẫu số 2): LOGO CÔNG TY
CÔNG TY ........................................
Số: ............................... Địa chỉ: ........................................................ BẢNG BÁO GIÁ .....
Kính gửi: ................................
Công ty ......................................... xin trân trọng báo giá ........................ như sau: STT
Nội dung công việc Đơn vị tính Khối lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1 2 3 4 5 6 Tổng cộng
(Bằng chữ: ....................................... đồng) Ghi chú:
- Đơn giá chưa bao gồm thuế VAT
- Báo giá có hiệu lực trong vòng 14 ngày kể từ ngày ban hành.
Mọi chi tiết vui lòng xin liên hệ:
Ông/Bà ......................................... Di động ............................ Email ........................ Trân trọng kính chào!
........................, ngày ...tháng ... năm ....
CÔNG TY .............................
5. Một số lưu ý đối với việc lập bảng báo giá
- Giá sản phẩm:
Giá được liệt kê trong bảng báo giá chính là giá hàng hóa được xác định trong hợp đồng mua bán hàng
hóa. Giá của hợp đồng mua bán hàng hóa là số tiền mà người mua phải trả cho người bán, được các bên
thỏa thuận trong hợp đồng hoặc do người thứ ba xác định theo yêu cầu các bên. Các bên tự thỏa thuận giá,
nhưng giá đó phải được xác định và ghi vào hợp đồng (đối với hợp đồng được giao kết dưới hình thức văn
bản), các bên có thể xác định giá bằng một lượng tiền chính xác theo một đơn vị cụ thể.
- Phương thức thanh toán:
Bên cạnh giá thì các bên thường thỏa thuận thêm về phương thức thanh toán. Phương thức thanh toán là
cách thức thực hiện chi trả một hợp đồng, do các bên thỏa thuận. Phương thức thanh toán rất đa dạng như:
thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp, thanh toán qua chuyển khoản, nhờ thu, ghi sổ, tín dụng chứng từ, ... Do
đó, bên bán và bên mua có thể thỏa thuận áp dụng bất cứ phương thức thanh toán nào mà hai bên nhận
thấy rằng đấy là phương thức thuận lợi, dễ dàng áp dụng và phù hợp với tính chất của hợp đồng.
- Chủ thể lập bảng báo giá:
Chủ thể lập bảng báo giá không giới hạn trong phạm vi các công ty, đây chính là chủ thể của hợp đồng mua
bán hàng hóa. Mà chủ thể của các hợp đồng mua bán hàng háo lại chính là các thương nhân. Thương
nhân bao gồm: tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp; cá nhân hoạt động thương mại một cách thường
xuyên, độc lập và có đăng ký kinh doanh. cũng thừa nhận thương nhân thông qua việc không đặt điều kiện
đăng ký kinh doanh là một trong những điều kiện bắt buộc để công nhận đối tượng đó là thương nhân.
Nhưng nếu chưa đăng ký kinh doanh mà có hoạt động kinh doanh thì vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt
động của mình như với thương nhân đã đăng ký kinh doanh.