MẪU KẾ HOẠCH HẬU CẦN SỰ KIỆN

MẪU KẾ HOẠCH HẬU CẦN SỰ KIỆN
(Logistics Plan for Event)
1. Thông Tin Chung Về Sự Kiện
• Tên sự kiện: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Loại sự kiện: (Hội nghị, Workshop, Hội thảo, Lễ khai trương, Gala…)
• Ngày tổ chức: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Thời gian: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Địa điểm: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Đơn vị tổ chức: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• Quy mô khách: . . . . . người
2. Mục Tiêu Sự Kiện
• Tăng nhận diện thương hiệu
• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ
• Kết nối khách hàng/đối tác • Tri ân khách hàng
• Các mục tiêu khác: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3. Nhân Sự & Phân Công 3.1 Ban tổ chức H ọ Ch t S ức ê Nhiệ Đ vụ n m vụ T Tr Giám ưở sát ng toàn BT bộ sự C kiện Ph Điều ó phối các BT bộ C phận Tổ Âm kỹ thanh th – ánh uậ sáng t – sân khấu Tổ Set- hậ up, u vật cầ tư, n quản lý thiết bị Lễ Chec tâ k-in, n hướn g dẫn khách An Đảm nin bảo h an toàn, trật tự Me Chụp dia ảnh, quay phim, livestr eam
4. Công Tác Chuẩn Bị Hậu Cần
4.1 Địa điểm & bố trí không gian
• Khảo sát địa điểm ngày: ……………………… • Sơ đồ bố trí: o Sân khấu o Khu khách mời o Khu VIP o Bàn lễ tân
o Khu trưng bày sản phẩm o Backdrop check-in o Khu kỹ thuật
Trang trí: backdrop, standee, banner, bàn trang trí, hoa tươi…
4.2 Thiết bị – vật tư G Tr h Hạ Số ạn i ng lư g c mụ ợn th h c g ái ú Loa Mic ro khô ng dây Mà n LE D/T V trìn h chi ếu Lap top Đè n sân khấ u Bà n ghế Bả ng tên Bà n lễ tân Thả m đỏ Cá p điệ n, ổ cắ m, dây tín hiệ u
4.3 Lễ tân – đón tiếp
• Bố trí 2–5 lễ tân tại khu vực check-in • Chuẩn bị:
o Máy quét QR / danh sách khách o Thẻ tên / vòng tay
o Quà tặng sự kiện (nếu có)
o Nước uống tiếp khách
• Quy trình đón tiếp rõ ràng: Check-in → Hướng dẫn chỗ ngồi → Phát tài liệu
4.4 Truyền thông – Media
• Chụp ảnh/quay phim toàn sự kiện
• Bố trí khu vực livestream (nếu cần)
• Thông cáo báo chí/đăng bài fanpage
• Biển báo dành cho media tác nghiệp
4.5 Tiệc – Ẩm thực (nếu có)
• Tea-break: bánh ngọt, trái cây, nước
• Tiệc chính: menu + thời gian phục vụ
• Phân bổ: khu vực phục vụ, lối đi, bàn ăn
• Kiểm soát vấn đề vệ sinh – an toàn thực phẩm
4.6 An ninh – An toàn
• Bố trí bảo vệ tại các khu vực: o Cổng chính o Sân khấu o Khu VIP
• Lối thoát hiểm – biển chỉ dẫn • Kiểm tra PCCC • Y tế/ hộp sơ cứu
4.7 Vận chuyển – Di chuyển
• Xe vận chuyển thiết bị, backdrop
• Thời gian vận chuyển: ………………………
• Nhân sự bốc xếp: ………………………
• Khách VIP: phương án đưa đón (nếu có)
4.8 Tiến độ Set-up Mốc Người thời phụ gian Nhiệm vụ trách -24 Khảo sát địa giờ điểm, đo đạc -12 Vận chuyển giờ thiết bị -6 giờ Lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng -3 giờ Trang trí, set-up bàn ghế -1 giờ Chạy chương trình thử 0 giờ Sự kiện diễn ra +1 giờ Tháo dỡ, nghiệm thu, tổng kết
5. Kịch Bản Chương Trình (Timeline) Người Thời phụ gian Hoạt động trách 08:00– Check-in khách Lễ tân 08:30 08:30– Khai mạc MC 08:40 08:40– Phát biểu khai Đại diện 09:00 trương 09:00– Nội dung chính Diễn giả 09:30 09:30– Demo/Trình Kỹ thuật 10:00 diễn 10:00– Q&A MC 10:30 10:30– Chụp ảnh – Media 11:00 networking 11:00 Kết thúc – tiễn BTC khách
(Có thể chỉnh theo loại sự kiện.)
6. Dự Trù Ngân Sách 6.1 Chi phí chính
• Thuê địa điểm: …………………
• Thiết bị âm thanh – ánh sáng: …………………
• Sân khấu – backdrop: …………………
• Trang trí: …………………
• Nhân sự sự kiện: …………………
• Media: …………………
• Teabreak/tiệc: …………………
• Quà tặng: …………………
6.2 Dự phòng (10–15%)
• Số tiền dự phòng: …………………
7. Đánh Giá Sau Sự Kiện
• Số lượng khách tham dự: ……/…… dự kiến
• Mức độ hài lòng khách (theo khảo sát)
• Đánh giá của nhà tài trợ/đối tác
• Các vấn đề phát sinh • Bài học kinh nghiệm
• Đề xuất cải tiến cho sự kiện sau
Document Outline

• MẪU KẾ HOẠCH HẬU CẦN SỰ KIỆN
  • 1. Thông Tin Chung Về Sự Kiện
  • 2. Mục Tiêu Sự Kiện
  • 3. Nhân Sự & Phân Công
    • 3.1 Ban tổ chức
  • 4. Công Tác Chuẩn Bị Hậu Cần
    • 4.1 Địa điểm & bố trí không gian
    • 4.2 Thiết bị – vật tư
    • 4.3 Lễ tân – đón tiếp
    • 4.4 Truyền thông – Media
    • 4.5 Tiệc – Ẩm thực (nếu có)
    • 4.6 An ninh – An toàn
    • 4.7 Vận chuyển – Di chuyển
    • 4.8 Tiến độ Set-up
  • 5. Kịch Bản Chương Trình (Timeline)
  • 6. Dự Trù Ngân Sách
    • 6.1 Chi phí chính
    • 6.2 Dự phòng (10–15%)
  • 7. Đánh Giá Sau Sự Kiện