Mẫu thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh
nghiệp (chi nhánh, văn phòng đại diện)
1. Mẫu thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp
Xin giới thiệu mẫu Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi
nhánh/văn phòng đại diện (Phụ lục I-18) ban hành kèm theo Công văn số 4211/BKHĐT-
ĐKKD của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn áp dụng quy định về đăng ký doanh nghiệp
để đảm bảo thực hiện Luật Doanh nghiệp năm 2020.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN DOANH NGHIỆP
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: …………..
……, ngày…… tháng…… năm …… THÔNG BÁO
Về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ………
Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ……………………………... Mã số doanh nghiệp:
Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):
Thông báo về mẫu con dấu như sau:
1. Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (chỉ kê khai trong trường hợp thông báo về mẫu con
dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện):
- Tên chi nhánh/văn phòng đại diện:
- Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện:
2. Hình thức mẫu con dấu: Mẫu con dấu Ghi chú
(Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này)
3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu: từ ngày …. tháng … năm …
Kính đề nghị Quý Phòng công bố mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện
trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ
tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT Các giấy tờ gửi kèm: CỦA DOANH NGHIỆP -………………… (Ký, ghi họ tên) -………………… In / Sửa biểu mẫu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN DOANH NGHIỆP
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: …………..
……, ngày…… tháng…… năm …… THÔNG BÁO
Về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện
Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố ………
Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): ……………………………... Mã số doanh nghiệp:
Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):
Thông báo về mẫu con dấu như sau:
1. Thông tin về chi nhánh/văn phòng đại diện (chỉ kê khai trong trường hợp thông báo về mẫu con
dấu của chi nhánh/văn phòng đại diện):
- Tên chi nhánh/văn phòng đại diện:
- Mã số chi nhánh/văn phòng đại diện:
2. Hình thức mẫu con dấu: Mẫu con dấu Ghi chú
(Doanh nghiệp đóng dấu trực tiếp vào phần này)
3. Thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu: từ ngày …. tháng … năm …
Kính đề nghị Quý Phòng công bố mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện
trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ
tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT Các giấy tờ gửi kèm: CỦA DOANH NGHIỆP -………………… (Ký, ghi họ tên) -………………… In / Sửa biểu mẫu
2. Doanh nghiệp có thể được khắc hai con dấu không?
Thưa luật sư, xin hỏi: Công ty của tôi muốn khắc một con dấu thứ 2 để dễ sử dụng trong
quá trình hoạt động. Vậy, pháp luật doanh nghiệp có cho phép hay không ạ ? Cảm ơn! Trả lời:
Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:
Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định
của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi
nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh
nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Như vậy, pháp luật không có quy định cấm doanh nghiệp khắc con dấu thứ 2 để được
sử dụng trong quá trình hoạt động nên nếu doanh nghiệp bạn muốn sử dụng thêm con
dấu thì cần thực hiện việc đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền, việc quản lý và lưu giữ
dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi
nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác có dấu ban hành.
3. Thủ tục trả con dấu cần giấy tờ gì?
Kính chào Luật Minh Khuê, em có một vấn đề mong các luật sư giải đáp: Công ty em có
2 con dấu, con dấu công ty và con dấu phân xưởng. Luật sư có thể cho em biết, bây giờ
công ty em muốn trả lại con dấu phân xưởng thì cần những giấy tờ và thủ tục gì ?
Em xin chân thành cảm ơn! Người gửi: N.L Trả lời:
Theo quy định tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP đăng ký doanh nghiệp như sau:
"Điều 34. Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh
nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau.
2. Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp,
chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi
doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu
trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.
3. Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng
Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên
Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
4. Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp,
phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp
phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.
5. Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu
của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện mới thì thông báo về việc đăng tải thông tin về
mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của các lần trước đó không còn hiệu lực."
Trong trường hợp của bạn, khi muốn trả lại con dấu phân xưởng thì công ty bạn tiến hành làm thủ
tục hủy mẫu con dấu. Theo đó, công ty bạn gửi thông báo đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi công
ty bạn đặt trụ sở chính để đăng tải về mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh
nghiệp. Nội dung thông báo gồm:
- Tên, mã số, địa chỉ của phân xưởng.
- Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu
Sau đó, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thủ tục hủy mẫu con dấu của phân xưởng cho công ty bạn.
4. Thủ tục khắc lại con dấu doanh nghiệp?
Thưa luật sư, Công ty em có giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cấp ngày 29/04/2009,
trên con dấu vẫn còn ghi mã số doanh nghiệp chứ không phải mã số thuế. Luật sư tư
vấn giúp em theo thông tư 21/2012 thì trường hợp công ty của em thì có cần phải khắc
lại con dấu hay không, việc đăng ký lại mẫu dấu sau 5 năm thì nộp ở sở kế hoạch đầu tư hay sao ạ ?
Em cám ơn luật sư rất nhiều ạ! Luật sư tư vấn:
Theo Thông tư 21/2012/TT-BCA quy định về con dấu của cơ quan tổ chức, chức danh nhà nướcthì
thời hạn sử dụng con dấu của các cơ quan tổ chức là 05 năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng
được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết
thời hạn trên, cơ quan tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi
cấp Giấy chứng nhận đăng ký mấu dấu. Tuy nhiên, hiện nay, theo quy định tại điều 34 Nghị định
78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp hướng dẫn luật doanh nghiệp thì:
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh
nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau.
2. Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi
nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh
nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng
thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.
3. Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng
ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng
thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
4. Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp,
phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát
sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.
5. Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của
doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện mới thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu
con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của các lần trước đó không còn hiệu lực.
Hơn nữa, hiện nay theo quy định điều 8 nghị định 78/2015 quy định mã số doanh nghiệp, mã số
đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, mã số địa điểm kinh doanh thì:
1. Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng
thời là mã số thuế của doanh nghiệp.
Vậy, theo quy định trên thì doanh nghiệp của bạn khi đăng ký mẫu dấu không cần phải đi đăng ký
ở cơ quan công an nữa mà chỉ phải thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh và Phòng Đăng ký
kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông
tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
5. Quy định mới về huỷ con dấu khi giải thể doanh nghiệp?
Theo Nghị định 96/2015/NĐ-CP về hướng dẫn một số điều của Luật Doanh nghiệp, kể
từ ngày 08/12/2015, doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục giải thế doanh nghiệp sẽ nộp xác
nhận của cơ quan công an về huỷ con dấu và xác nhận cơ quan thuế về hoàn thành
nghĩa vụ thuế cho cơ quan đăng ký kinh thay vì nộp con dấu, giấy chứng nhận mẫu dấu,
số hoá đơn giá trị gia tăng… chưa sử dụng.
Như vậy, trước khi nộp hồ sơ giải thể doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ nộp con dấu và
giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an và đồng thời xin giấy xác nhận
huỷ con dấu; nộp số hoá đơn giá trị gia tăng chưa sử dụng và giấy chứng nhận đăng ký
mã số thuế tại cơ quan thuế và đồng thời xin xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.