Mô tả 5 quy trình kinh doanh cơ bản môn Hệ thống Thông tin trong Kế toán| Trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh

Yêu cầu:
Mỗi sinh viên mô tả bằng đoạn văn 5 quy trình mà mình nắm rõ nhất.
(Sinh viên có thể tham khảo trên phần mềm Misa)
Ví dụ: Quy trình mua hàng, quy trình bán hàng, quy trình thu tiền, quy trình
lương, quy trình tạm ứng….
1. Quy trình mua hàng (mua nguyên vật liệu/hàng hóa)
Khi doanh nghiệp cần mua nguyên vật liệu hoặc hàng hóa để phục vụ sản
xuất, kinh doanh, quy trình này sẽ diễn ra như sau:
Bước 1: Lập đề nghị mua hàng. Bộ phận có nhu cầu (ví dụ: sản xuất,
kinh doanh) lập phiếu đề nghị mua hàng, ghi rõ chủng loại, số lượng, thời gian cần.
Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng tìm
kiếm các nhà cung cấp phù hợp, yêu cầu báo giá, sau đó so sánh và
lựa chọn nhà cung cấp tối ưu về giá cả, chất lượng, điều khoản thanh toán.
Bước 3: Đàm phán và ký kết hợp đồng/đơn đặt hàng. Sau khi chọn
được nhà cung cấp, doanh nghiệp đàm phán các điều khoản và ký hợp
đồng mua bán hoặc gửi đơn đặt hàng.
Bước 4: Nhận hàng và kiểm tra. Khi hàng hóa được giao, bộ phận kho
hoặc bộ phận liên quan sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng theo hợp
đồng/đơn đặt hàng và lập phiếu nhập kho.
Bước 5: Xử lý hóa đơn và thanh toán. Kế toán nhận hóa đơn mua hàng
từ nhà cung cấp, đối chiếu với phiếu nhập kho và hợp đồng, sau đó ghi
nhận công nợ và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo thời hạn quy định.
2. Quy trình bán hàng (bán thành phẩm/hàng hóa)
Quy trình này mô tả các bước từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng và thu tiền từ khách hàng:
Bước 1: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng. Bộ phận kinh doanh tiếp
nhận đơn hàng từ khách hàng (qua điện thoại, email, trực tiếp...), kiểm
tra thông tin, khả năng đáp ứng và lập đơn bán hàng.
Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa. Dựa trên đơn bán hàng, bộ phận kho tiến
hành xuất kho hàng hóa theo yêu cầu.
Bước 3: Lập hóa đơn và phiếu xuất kho. Kế toán bán hàng lập hóa đơn
giá trị gia tăng và phiếu xuất kho để giao cho khách hàng.
Bước 4: Giao hàng cho khách hàng. Hàng hóa được vận chuyển và bàn
giao cho khách hàng cùng với hóa đơn và phiếu xuất kho.
Bước 5: Thu tiền và ghi nhận doanh thu. Kế toán theo dõi công nợ, thực
hiện thu tiền từ khách hàng theo điều khoản thanh toán (tiền mặt,
chuyển khoản) và ghi nhận doanh thu vào sổ sách kế toán.
3. Quy trình thu tiền (tiền mặt/tiền gửi ngân hàng)
Quy trình này mô tả cách doanh nghiệp thu tiền từ các giao dịch khác nhau:
Bước 1: Phát sinh khoản phải thu. Khoản phải thu có thể phát sinh từ
bán hàng, cho vay, thu hồi tạm ứng...
Bước 2: Lập phiếu thu hoặc ủy nhiệm thu. Khi khách hàng/đối tác
thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ sẽ lập phiếu thu. Nếu thanh toán
qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ đối chiếu với giấy báo Có của ngân hàng.
Bước 3: Kế toán ghi sổ. Kế toán căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có
của ngân hàng để ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt hoặc sổ tiền gửi ngân
hàng, đồng thời hạch toán giảm công nợ phải thu.
Bước 4: Đối chiếu và kiểm tra. Định kỳ, kế toán sẽ đối chiếu số liệu trên
sổ sách với sổ phụ ngân hàng (đối với tiền gửi) hoặc kiểm kê quỹ tiền
mặt (đối với tiền mặt) để đảm bảo khớp đúng. 4. Quy trình tạm ứng
Khi nhân viên cần chi tiền cho các hoạt động công tác, mua sắm nhỏ..., quy
trình tạm ứng sẽ được thực hiện:
Bước 1: Lập giấy đề nghị tạm ứng. Nhân viên có nhu cầu tạm ứng lập
giấy đề nghị tạm ứng, nêu rõ mục đích, số tiền và thời gian hoàn ứng.
Bước 2: Phê duyệt. Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển đến cấp có
thẩm quyền (trưởng bộ phận, giám đốc...) để xem xét và phê duyệt.
Bước 3: Chi tiền tạm ứng. Sau khi được phê duyệt, kế toán lập phiếu
chi tiền tạm ứng và thủ quỹ chi tiền cho nhân viên.
Bước 4: Hoàn ứng. Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên lập bảng
thanh toán tiền tạm ứng, kèm theo các chứng từ gốc (hóa đơn, biên
lai...) để quyết toán số tiền đã tạm ứng.
Bước 5: Quyết toán tạm ứng. Kế toán kiểm tra chứng từ hoàn ứng, đối
chiếu với số tiền đã tạm ứng, sau đó thực hiện thu/chi phần chênh lệch
(nếu có) và ghi nhận vào sổ sách kế toán.
5. Quy trình tính lương và thanh toán lương
Quy trình này đảm bảo việc tính toán và chi trả lương cho nhân viên được chính xác và đúng hạn:
Bước 1: Thu thập dữ liệu chấm công và các khoản phụ cấp. Bộ phận
hành chính nhân sự hoặc các trưởng bộ phận thu thập dữ liệu chấm
công, thông tin về ngày nghỉ phép, làm thêm giờ, các khoản phụ cấp, thưởng...
Bước 2: Tính toán lương và các khoản trích theo lương. Kế toán tiền
lương dựa trên dữ liệu thu thập được để tính toán lương cơ bản, các
khoản phụ cấp, thưởng, khấu trừ (bảo hiểm, thuế TNCN...), và các
khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).
Bước 3: Lập bảng lương. Kế toán lập bảng lương chi tiết cho từng nhân
viên, ghi rõ thu nhập, các khoản khấu trừ và số tiền thực nhận.
Bước 4: Phê duyệt bảng lương. Bảng lương được trình lên cấp có thẩm
quyền (giám đốc, kế toán trưởng) để kiểm tra và phê duyệt.
Bước 5: Thanh toán lương. Sau khi bảng lương được phê duyệt, kế toán
lập ủy nhiệm chi (nếu chuyển khoản) hoặc phiếu chi (nếu tiền mặt) để
thực hiện chi trả lương cho nhân viên.
Bước 6: Hạch toán lương. Kế toán ghi nhận chi phí lương và các khoản
trích theo lương vào sổ sách kế toán.