Nội Dung và Phân Tích Giai Đoạn Chính | Môn Quản trị dự án - Đại học Kinh Tế Quốc Dân

lOMoAR cPSD| 61383624 Mục lục
1. Dự án là gì? Các giai đoạn chính của dự án? Nêu và phân tích các nội dung liên
quan đến: Giai đoạn khởi đầu của dự án; Giai đoạn triển khai; Giai đoạn kết thúc?.....2
2. Giới thiệu và phân tích: mục đích, chức năng của quản trị dự án? Các hình thức
QLDA? Các mô hình QLDA?...............................................................................................4
3. Ban QLDA? Nêu và phân tích: vai trò, nhiệm vụ, các kỹ năng, phẩm chất cần có của
người đứng đầu ban QLDA?...............................................................................................9
4. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án: giới thiệu sơ lược một số phần mềm quản lý dự
án; giới thiệu tổng quan về các chức năng chính của phần mềm quản lý dự án MS
Project?...............................................................................................................................11
5. Dự án HTTT là gì? Nêu và phân tích các đặc trưng của một dự án HTTT?...............12
6. [DRAFT] Phân rã các hoạt động của dự án? Các phương pháp ước lượng thời
gian? Phương pháp PERT? Đường tới hạn?..................................................................13
Câu 3. Giới thiệu phương pháp ước lượng dựa trên kinh nghiệm và phương pháp
PERT?.................................................................................................................................15
7. Mục đích, ý nghĩa của hoạt động đấu thầu? Các nội dung chính của hoạt động đấu
thầu?...................................................................................................................................17
Câu 8: Tư vấn là gì? Các phương pháp tuyển chọn tư vấn?.........................................18
Câu 9: Quy trình đấu thầu mua thiết bị phần cứng cho HTTT? Tiêu chí kỹ thuật phần
cứng là gì? Vai trò, tầm quan trọng của việc xác định các tiêu chí kỹ thuật phần cứng
trong hồ sơ mời thầu? Cho ví dụ về các tiêu chí kỹ thuật của: máy tính bàn; máy tính
xách tay; máy chủ; các thiết bị mạng (bộ chuyển mạch, bộ định tuyến, bộ phát sóng
wifi indoor/outdoor); máy in laser; máy in phun màu; máy chiếu; thiết bị đọc mã vạch;
camera an ninh;..................................................................................................................20
Câu 10: Quy trình đấu thầu mua phần mềm cho HTTT? Đặc tả chức năng của phần
mềm là gì? Đặc tả phi chức năng của phần mềm là gì? Vai trò, tầm quan trọng của
việc xác định các đặc tả chức năng, phi chức năng của phần mềm trong hồ sơ mời
thầu? Cho ví dụ về các đặc tả chức năng và đặc tả phi chức năng của phần mềm sau:
kế toán máy; quản lý bán hàng; quản trị quan hệ khách hàng; quản lý cán bộ; ERP;...
.............................................................................................................................................35
11. Giai đoạn kết thúc dự án? Nêu và phân tích các nội dung liên quan đến mục đích,
nhiệm vụ, tầm quan trọng, các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này?............40
12. Giám sát trong thực hiện dự án là gì? Nêu và phân tích: nội dung, mục đích, ý
nghĩa của từng hoạt động giám sát?................................................................................42
13. Nêu và phân tích các nội dung liên quan đến điều chỉnh trong thực hiện dự án?
Điều chỉnh kế hoạch theo yêu cầu của dự án? Điều chỉnh kế hoạch theo biến động
của dự án?; Điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo kế hoạch đã
định?................................43
1. Dự án là gì? Các giai đoạn chính của dự án? Nêu và phân tích các nội dung
liên quan đến: Giai đoạn khởi đầu của dự án; Giai đoạn triển khai; Giai đoạn kết thúc? lOMoAR cPSD| 61383624 * Dự án là gì:
● Dự án là một chuỗi các hoạt động, nỗ lực tạm thời được tiến hành để tạo ra
một sản phẩm/dịch vụ và sản phẩm/dịch vụ đó là duy nhất
+ Tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và điểm kết thúc xác định.
Một dự án cụ thể không phải là một quá trình lâu dài, thường xuyên +
Duy nhất: sản phẩm/dịch vụ của mỗi dự án là khác nhau. Bất kỳ hoạt
động nào cũng nhằm tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất trong
khoảng thời gian giới hạn
● Theo PMI (Project Management Institute): “Dự án là một quá trình gồm một
chuỗi các hoạt động, các nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm
đạt được mục tiêu cụ thể đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách”
* Các giai đoạn thường có của một dự án:
- Chu kỳ của một dự án chia thành nhiều giai đoạn khác nhau (tùy theo thiết kế), thông
thường có 3 giai đoạn chính: (1) Khởi đầu; (Initiation phase)
(2) Triển khai; (Implementation phase)
(3) Kết thúc (Termination phase) ● Khởi đầu
- Định nghĩa dự án (Definition) - Thiết kế (Design) - Thẩm định (Appraisal) - Lựa chọn (Selection) ● Triển khai - Hoạch định (Planning)
- Lập tiến độ (Scheduling)
- Tổ chức thực hiện công việc (Organizing) - Giám sát (Monitoring) - Kiểm soát (Controlling) ● Kết thúc lOMoAR cPSD| 61383624 - Chuyển giao (Handover) - Đánh giá (Evaluation)
* Phân tích đặc trưng của từng giai đoạn:
● Chu kỳ hoạt động dự án thường xảy ra: chậm – nhanh – chậm
● Nỗ lực thực hiện dự án trong các giai đoạn cũng khác nhau. Có những dự án
không tồn tại qua giai đoạn Khởi đầu; có những dự án khi gần Kết thúc sẽ
chuyển sang dự án mới…
● Chi phí của dự án theo các giai đoạn: Giai đoạn khởi đầu: chi phí thấp; Giai
đoạn triển khai: chi phí tăng cao; Giai đoạn kết thúc: chi phí thấp.
+ Việc rút ngắn tiến độ có thể làm chi phí tăng cao
+ Theo thời gian tăng dần, tính chất bất định của chi phí sẽ tăng dần theo ●
Giai đoạn Khởi đầu (Initiation phase):
· Trong giai đoạn này, mục tiêu chính là định rõ và xác định dự án,
xác định lợi ích và các kết quả cần đạt được. Các hoạt động thường
bao gồm việc nghiên cứu, thu thập thông tin, và đánh giá tính khả thi của dự án.
· Trong giai đoạn này, các bên liên quan cần xác định nguồn lực,
phân công vai trò và trách nhiệm, đánh giá rủi ro và lợi ích tiềm năng,
và thiết lập kế hoạch tổng quan cho dự án.
· Các kết quả chính của giai đoạn này là việc xác định mục tiêu,
phạm vi, lịch trình và ngân sách dự án. ● Giai đoạn Triển khai (Implementation phase):
· Trong giai đoạn này, dự án được thực hiện dựa trên kế hoạch đã
được thiết lập. Các hoạt động trong giai đoạn này bao gồm phân công
công việc, quản lý nguồn lực, giám sát tiến độ, và tương tác với các bên liên quan.
· Trong giai đoạn này, các yêu cầu và mục tiêu của dự án được
chuyển đổi thành sản phẩm hoặc dịch vụ thực tế. Các vấn đề và rủi ro
có thể xuất hiện và cần được giải quyết để đảm bảo tiến trình triển khai suôn sẻ.
· Kết quả chính của giai đoạn này là việc hoàn thành các công
việc, sản phẩm hoặc dịch vụ theo yêu cầu và cam kết ban đầu. ● Giai đoạn
Kết thúc (Termination phase):
· Giai đoạn này xảy ra khi dự án hoàn thành hoặc bị hủy bỏ. Các
hoạt động trong giai đoạn này bao gồm đánh giá kết quả, tài liệu hóa và
báo cáo cuối cùng, đóng gói dự án và chuyển giao sản phẩm hoặc dịch vụ. lOMoAR cPSD| 61383624
· Trong giai đoạn này, các bên liên quan đánh giá kết quả của dự án,
so sánh với mục tiêu ban đầu và tiêu chí thành công. Các bài học hợp
lý cũng được rút ra để cải thiện quy trình dự án trong tương lai. · Kết
quả chính của giai đoạn này là việc hoàn thành báo cáo cuối cùng, đánh
giá dự án và chuyển giao sản phẩm hoặc dịch vụ, nếu có.
2. Giới thiệu và phân tích: mục đích, chức năng của quản trị dự án? Các hình
thức QLDA? Các mô hình QLDA?
Khái niệm QTDL
Việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm xây dựng/lựa chọn dự án, lập
kế hoạch, triển khai, tổ chức kiểm soát, giám sát đánh giá, và kết thúc dự án. Gồm 2 cấu phần:
- Quản trị về kỹ thuật: công việc; ngân sách; tiến độ; chất lượng;...
- Quản trị về con người: bao gồm con người và các tổ chức/doanh nghiệp trực
tiếptham gia thực hiện dự án hoặc có liên quan
+ Vấn đề con người có vai trò đặc biệt quan trọng, có vai trò quyết định đến sự thành - bại của dự án
+ Bên cạnh các kỹ năng kỹ thuật, cần lưu ý đến các kỹ năng liên quan đến con người,
đặc biệt là các kỹ năng mềm
Mục đích của QTDA
QTDA nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách
đã được phê duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án.
Phân tích và ví dụ các mục đích của quản trị dự án:
- Hoàn thành dự án đúng thời gian: Mục đích này đảm bảo rằng dự án được thực
hiện và hoàn thành theo kế hoạch đã đề ra. Điều này bao gồm việc xác định thời
gian cần thiết cho mỗi giai đoạn của dự án và thiết lập lịch trình phù hợp. Ví dụ,
một dự án xây dựng nhà ở có mục tiêu hoàn thành trong vòng 6 tháng. Quản trị
dự án sẽ phân chia các giai đoạn công việc, xác định thời gian hoàn thành cho
mỗi giai đoạn và theo dõi tiến độ để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời gian.
- Trong phạm vi ngân sách: Mục đích này đảm bảo rằng dự án được thực hiện trong
giới hạn ngân sách đã được phê duyệt. Điều này bao gồm việc xác định các chi
phí dự án, ước tính nguồn lực cần thiết và kiểm soát chi phí trong quá trình thực
hiện dự án. Ví dụ, một dự án phát triển phần mềm có ngân sách 100.000 đô la.
Quản trị dự án sẽ theo dõi và kiểm soát chi phí để đảm bảo không vượt quá ngân
sách đã được phê duyệt. lOMoAR cPSD| 61383624
- Đảm bảo chất lượng: Mục đích này đảm bảo rằng dự án đạt được một mức độ
chất lượng nhất định. Điều này bao gồm việc xác định các tiêu chí chất lượng,
thiết lập quy trình kiểm tra và đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ của dự án
đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. Ví dụ, trong một dự án sản
xuất ô tô mới, quản trị dự án sẽ thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng cho từng thành
phần của ô tô và thực hiện các bước kiểm tra và kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất.
- Đạt được mục tiêu cụ thể của dự án: Mục đích này liên quan đến việc đạt được
những kết quả mong muốn từ dự án. Các mục tiêu có thể là tăng doanh số bán
hàng, cải thiện quy trình làm việc, giảm thời gian phục vụ khách hàng, v.v. Ví dụ,
một dự án triển khai hệ thống quản lý khách hàng nhằm mục tiêu cải thiện trải
nghiệm khách hàng. Quản trị dự án sẽ đảm bảo rằng hệ thống được triển khai
thành công và mang lại kết quả như tăng cường tương tác và tăng cường hỗ trợ khách hàng.
→ Quản trị dự án có nhiều mục đích khác nhau, tùy thuộc vào loại dự án và mục tiêu
cụ thể của nó. Sự kết hợp giữa việc hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân
sách, đảm bảo chất lượng và đạt được mục tiêu cụ thể sẽ đảm bảo rằng dự án được
thực hiện một cách thành công và mang lại giá trị cho tổ chức hoặc khách hàng.
Chức năng của quản trị dự án
- Lập kế hoạch: bao gồm việc xác định mục tiêu, công việc và nguồn lực cần thiết
đểthực hiện dự án. Nó bao gồm lập lịch, ước lượng nguồn lực và xác định các bước thực hiện.
+ Xác định mục tiêu: Ví dụ, trong dự án xây dựng một cầu, mục tiêu có thể là hoàn
thành việc xây dựng và đưa cầu vào sử dụng trong vòng 2 năm.
+ Lập lịch: Quản trị dự án phải tạo ra lịch trình chi tiết cho các công việc, ví dụ như
lịch trình cho việc thiết kế kỹ thuật, chuẩn bị vật liệu, xây dựng cơ bản và hoàn thiện cầu. +
Ước lượng nguồn lực: Quản trị dự án cần ước tính và xác định nguồn lực cần
thiết cho dự án, bao gồm lao động, vật liệu, thiết bị và ngân sách tài chính.
- Tổ chức: tiến hành phân phối nguồn lực gồm tiền, lao động, trang thiết bị, việc
điềuphối và quản lý thời gian.
+ Phân phối nguồn lực: Ví dụ, quản trị dự án phải phân phối nguồn lực như tiền,
lao động, vật liệu và thiết bị một cách hiệu quả để đảm bảo các công việc được
thực hiện đúng thời hạn và chất lượng.
+ Điều phối và quản lý thời gian: Quản trị dự án cần điều phối lịch trình làm việc
của các thành viên trong dự án và đảm bảo tuân thủ các thời hạn quan trọng.
Ví dụ, quản trị dự án phải đảm bảo rằng việc đặt hàng vật liệu xây dựng và việc
thi công diễn ra đúng thời gian đã lập kế hoạch. lOMoAR cPSD| 61383624
- Lãnh đạo/Chỉ huy: Nó bao gồm việc định hướng và hỗ trợ các thành viên
trongnhóm dự án, giải quyết xung đột và đảm bảo sự hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan.
+ Định hướng và hỗ trợ: Ví dụ, quản trị dự án cần định hướng và hỗ trợ các thành
viên trong nhóm dự án để đạt được mục tiêu. Họ cung cấp chỉ đạo và hỗ trợ
trong việc giải quyết các vấn đề và khó khăn trong quá trình thực hiện dự án.
+ Giải quyết xung đột: Quản trị dự án phải giải quyết các xung đột và mâu thuẫn
giữa các bên liên quan để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả và tiến triển của dự án.
- Kiểm soát: quá trình theo dõi kiểm tra tiến độ dự án, phân tích tình hình thực
hiện,tổng hợp, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất các giải pháp giải
quyết các khó khăn trong quá trình thực hiện dự án;
+ Theo dõi tiến độ dự án: Quản trị dự án phải theo dõi tiến độ thực hiện dự án, so
sánh với lịch trình đã đề ra và đưa ra các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết. Ví
dụ, quản trị dự án phải đảm bảo rằng việc xây dựng cầu đang diễn ra theo kế
hoạch và những công việc quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn.
+ Đánh giá và báo cáo kết quả: Quản trị dự án phải tổng hợp, đánh giá và báo cáo
kết quả thực hiện dự án cho các bên liên quan. Ví dụ, họ phải báo cáo về tiến
độ, chất lượng và tài chính của dự án cho ban quản lý hoặc cổ đông.
- Phối hợp quản lý điều hành dự án: Quản trị dự án đảm bảo sự phối hợp và quản
lýhiệu quả giữa các hoạt động và thành viên trong dự án. Nó bao gồm việc tạo ra
một môi trường làm việc tích cực, giải quyết xung đột và xây dựng mối quan hệ
tốt đối với các bên liên quan.
+ Tạo môi trường làm việc tích cực: Quản trị dự án phải tạo ra một môi trường làm
việc tích cực và động viên các thành viên trong dự án để đạt được mục tiêu.
Ví dụ, họ có thể tổ chức các buổi họp định kỳ để trao đổi thông tin và giải quyết vấn đề.
+ Giải quyết xung đột: Quản trị dự án phải giải quyết xung đột và xây dựng mối
quan hệ tốt đối với các bên liên quan, như đối tác, khách hàng hoặc các bộ
phận trong tổ chức. Ví dụ, họ có thể đàm phán và thương lượng để đạt được
sự đồng thuận và giải quyết tranh chấp.
Hình thức QLDA ●
Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: Chủ đầu tư sử dụng bộmáy
sẵn có của mình để trực tiếp quản lý thực hiện dự án hoặc chủ đầu tư lập
ra ban quản lý dự án riêng để quản lý việc thực hiện các công việc của dự án lOMoAR cPSD| 61383624 ●
Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án: Chủ đầu tư giao cho ban quản
lýdự án chuyên ngành hoặc thuê một doanh nghiệp/tổ chức có đủ điều
kiện, năng lực chuyên môn đứng ra quản lý toàn bộ quá trình chuẩn bị và
thực hiện dự án Ban quản lý dự án là một pháp nhân độc lập chịu trách
nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án ●
Hình thức chìa khóa trao tay: Chủ đầu tư giao cho một nhà thầu hoặcmột
liên danh nhà thầu thay mình thực hiện toàn bộ các công việc, từ lập dự
án đầu tư đến thực hiện dự án và bàn giao toàn bộ dự án đã hoàn thành
cho chủ đầu tư khai thác, sử dụng. Mô hình QLDA ●
Mô hình tổ chức quản lý dự án theo các bộ phận chức năng:
○ Là mô hình trong đó chủ đầu tư không thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách.
○ Thành viên của ban quản lý dự án là các cán bộ từ các phòng ban
chức năng làm việc kiêm nhiệm; hoặc chức năng quản lý dự án được
giao cho một phòng chức năng nào đó đảm nhiệm. ●
Mô hình tổ chức quản lý dự án có ban quản lý dự án chuyên trách: Chủđầu
tư thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách, chịu trách nhiệm tổ chức
thực hiện toàn bộ các công việc của dự án. lOMoAR cPSD| 61383624 ●
Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận:
○ Là mô hình trong đó thành viên của nhóm dự án được tập hợp từ các
cán bộ của các bộ phận chức năng khác nhau dưới sự điều hành của
nhóm trưởng còn gọi là giám đốc/chủ nhiệm dự án.
○ Mỗi cán bộ có thể tham gia cùng lúc vào hai hoặc nhiều dự án khác
nhau và chịu sự chỉ huy đồng thời của trưởng nhóm dự án và trưởng bộ phận chức năng. lOMoAR cPSD| 61383624
3. Ban QLDA? Nêu và phân tích: vai trò, nhiệm vụ, các kỹ năng, phẩm chất cần
có của người đứng đầu ban QLDA?
* Khái niệm Ban QLDA
- Ban quản lý dự án là một tổ chức có tư cách pháp nhân độc lập, chịu trách
nhiệm trước pháp luật về các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện quản lý dự án
- Ban quản lý dự án có thể được thành lập từ nhân sự của chủ đầu tư/một tổ
chức/một công ty thực hiện thay chủ đầu tư thực hiện công việc tổ chức,
giám sát, điều hành để đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật,…
* Nêu và phân tích: vai trò, nhiệm vụ, các kỹ năng, phẩm chất cần có củangười
đứng đầu ban QLDA - Vai trò
+ Là người chịu trách nhiệm cao nhất về các hoạt động tại dự án; là đầu
mối liên hệ với bên ngoài
+ Giải quyết các vấn đề trong dự án; tích lũy tri thức và huấn luyện thành viên
+ Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của dự án
+ Phải duy trì sự cân bằng giữa hai chức năng: (1) Quản lý dự án
(2) Kỹ thuật của dự án
+ Đương đầu với các rủi ro trong quá trình QLDA - Nhiệm vụ
+ Xây dựng kế hoạch dự án
+ Theo dõi và kiểm soát việc thực hiện dự án + Quản lý các thay đổi + Kết thúc dự án
+ Đánh giá việc hoàn thành dự án
- Kỹ năng/khả năng
+ Xác định được các mục tiêu của dự án và kết quả đầu ra
+ Lập kế hoạch công việc
+ Quản lý các vấn đề và thay đổi + Quản lý phạm vi + Quản lý rủi ro + Quản lý tài liệu + Quản lý chất lượng
+ Tổng hợp/đọc số liệu + Giao tiếp + Quản lý nhân sự
+ Giải quyết vấn đề một cách nhạy bén, năng động lOMoAR cPSD| 61383624
- Phẩm chất
+ Là nhà lãnh đạo tận tâm, nhiệt tình, có khả năng truyền cảm hứng làm việc cho nhân viên
+ Thật thà và chính trực
+ Khả năng ra quyết định
+ Hiểu biết các vấn đề về con người
+ Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài
+ Có sự thấu hiểu và khả năng thích ứng
+ Đáng tin cậy và có cách ứng xử công bằng
+ Có ý thức trong trường hợp khẩn cấp nhưng bình tĩnh dưới áp lực
+ Có đủ sức khỏe và tâm lý bình thường + Là người thận trọng
* Các bên liên quan
- Các cơ quan quản lý cấp trên - Nhà tài trợ
- Bên thụ hưởng kết quả dự án
- Các đối tác bên ngoài (nhà thầu, nhà cung cấp, bên cung ứng hàng hóa và dịch vụ,...
4. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án: giới thiệu sơ lược một số phần mềm quản
lý dự án; giới thiệu tổng quan về các chức năng chính của phần mềm quản lý dự án MS Project?
● Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án là giải pháp toàn diện cho việc lập kế hoạch
và thực hiện các đầu công việc trong các dự án. Phần mềm này còn có thể hỗ
trợ người dùng quản lý thời gian, tài chính, tài liệu, báo cáo, nhân sự, khách
hàng và các yếu tố liên quan khác.
● Giới thiệu một số phần mềm quản lý dự án
○ Notion: mang đến một cách tiếp cận hoàn toàn khác về quản lý dự án.
Notion giúp lập kế hoạch và thảo luận về dự án, chia sẻ mọi thứ với đội
ngũ, và theo dõi tất cả các ý tưởng. Các tính năng bao gồm:
■ Lập danh sách công việc cá nhân theo tuần ■ Ghi chú
■ Xây dựng bảng công việc với trình chỉnh sửa linh hoạt kéo và thả ■ Chia sẻ tệp
■ Hệ thống trang liên kết đa tầng - giống như một cơ sở tri thức vô tận
○ Quản lý dữ liệu Trello: được biết đến với khả năng trực quan hóa các
công việc dự án trên bảng điều khiển giống như cardboard, rất phù hợp
để quản lý các nhiệm vụ hàng ngày ngắn và nhanh. Các tính năng bao gồm:
■ Quản lý công việc đơn giản trên bảng (giống cardboard)
■ Tạo danh sách công việc không giới hạn lOMoAR cPSD| 61383624
■ Chia sẻ hình ảnh và tệp tin
■ Sắp xếp danh sách theo ngày hoặc mức độ ưu tiên
○ ProofHub: thay thế cho việc trao đổi email thông thường và một loạt các
công cụ khác, tích hợp nhiều tính năng quản lý dự án dưới một nền
tảng. Các tính năng bao gồm: ■ Chỉ định vai trò người dùng
■ Thảo luận và trò chuyện nhóm trực tuyến
■ Ủy quyền và phân công nhiệm vụ
■ Báo cáo và theo dõi lịch sử dự án
■ Lưu trữ tệp tin an toàn
○ Jira: là một phần mềm theo dõi vấn đề và lỗi đa nền tảng, sở hữu các tính
năng và khả năng quản lý dự án tiên tiến. JIRA được thiết kế dành cho
các nhóm phát triển phần mềm, do đó đây là công cụ quản lý dự án
CNTT hoàn hảo. Các tính năng bao gồm:
■ Tạo user story và các vấn đề, lên kế hoạch sprint
■ Phân phối nhiệm vụ cho nhóm phát triển phần mềm
■ Xác định thứ tự ưu tiên và thảo luận về công việc của nhóm
■ Tập trung vào việc giao tiếp nhóm
■ Xem báo cáo theo thời gian thực về công việc của nhóm
● Tổng quan các chức năng chính của MS Project
Microsoft Project giúp đơn giản hóa việc quản lý dự án, tài nguyên và danh mục đầu
tư. Công cụ dự án này được hơn 20 triệu người dùng sử dụng. Có thể sử dụng Microsoft để:
● Kiểm soát các công việc, dễ dàng lập kế hoạch cho dự án của bạn với
chức năng lên lịch biểu linh động, dựa trên nỗ lực cần thiết, thời gian dự
án và các thành viên nhóm được phân bổ.
● Quản lý các công việc, chi phí, nguồn lực theo từng cấp độ
● Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng
hiệu suất làm việc. Sử dụng Project và Teams để hỗ trợ việc cộng tác
và quản lý dự án, bao gồm khả năng chia sẻ tệp, trò chuyện, họp và nhiều tính năng khác.
● Tạo bảng điều khiển tương tác để xem trạng thái tổng thể và truy sâu
xuống chi tiết của các dự án và chương trình
● Phân tích và tạo báo cáo kinh doanh của dự án
MS Project được chia thành ba khối chính là Task, Resources và Calendar, và có sự
liên kết mạch lạc giữa các phần.
● Task là các công việc cần phải hoàn thành trong dự án. Task có thể
được phân chia thành các subtask nhỏ hơn để dễ quản lý hơn.
● Resources là các yếu tố cần thiết để hoàn thành các task, bao gồm nhân
lực, vật tư, thiết bị, thời gian,.. lOMoAR cPSD| 61383624
● Calendar là lịch trình thời gian thực hiện các task. Calendar có thể được
sử dụng để theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo rằng các task được hoàn thành đúng thời hạn.
5. Dự án HTTT là gì? Nêu và phân tích các đặc trưng của một dự án HTTT?
- Dự án hệ thống thông tin là gì?
Dự án hệ thống thông tin là dự án được thực hiện trong lĩnh vực liên quan đến xây
dựng, phát triển các yếu tố cấu thành HTTT của một tổ chức như: phần cứng, phần
mềm, dữ liệu, hệ thống mạng, con người; tuân thủ các nguyên tắc quản lý dự án nói
chung và tuân thủ các nguyên tắc đặc trưng của HTTT, theo đúng quy trình sản xuất
ra các sản phẩm và dịch vụ dành cho HTTT.
- Nêu, phân tích các đặc trưng của một dự án HTTT
Đặc trưng của dự án HTTT: (1)
Liên quan đến nhiều lĩnh vực công nghệ: Hệ thống thông tin thường có tính
chất phức tạp và liên quan đến nhiều lĩnh vực công nghệ, bao gồm phần mềm, phần
cứng, mạng và cơ sở dữ liệu. Điều này yêu cầu các chuyên gia chuyên môn đa dạng
có thể phối hợp với nhau để hoàn thành dự án. (2)
Liên quan đến yếu tố con người: Hệ thống thông tin phụ thuộc vào sự tương
tác giữa người dùng và công nghệ. Điều này đòi hỏi các nhà phát triển phải tập trung
vào trải nghiệm người dùng, đảm bảo tính khả dụng, an toàn và bảo mật, cũng như
đào tạo người dùng trước khi sử dụng hệ thống. (3)
Thay đổi thường xuyên: Các dự án hệ thống thông tin thường phải đối phó với
sự thay đổi thường xuyên của công nghệ, yêu cầu chúng ta phải duy trì và nâng cấp
hệ thống để đáp ứng nhu cầu người dùng. (4)
Rủi ro cao: Hệ thống thông tin là một dạng dự án có rủi ro cao do tính phức tạp
và liên quan đến các yếu tố khác nhau như mạng, cơ sở dữ liệu, công nghệ bảo mật.
Phải đảm bảo rằng các rủi ro được đánh giá và quản lý để giảm thiểu tác động tiêu cực đến dự án. (5)
Ngân sách đầu tư lớn: Dự án hệ thống thông tin thường đòi hỏi đầu tư lớn về
kinh phí và thời gian. Các bên liên quan cần có kế hoạch ngân sách chi tiết và phải
nắm rõ các yêu cầu dự án để đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án.
6. [DRAFT] Phân rã các hoạt động của dự án? Các phương pháp ước lượng
thời gian? Phương pháp PERT? Đường tới hạn? lOMoAR cPSD| 61383624
Phân rã các hoạt động là thực hiện tách các hạng mục công việc lớn thành
các hạng mục công việc nhỏ hơn theo nhiều cấp độ khác nhau. Phân rã giúp cho
lập kế hoạch thực hiện các hạng mục công việc của dự án với nguồn lực hạn chế
sẽ dễ dàng và khả thi hơn (thời gian, ngân sách, con người,…)
- Các phương pháp ước lượng thời gian?
Sau khi đã phân rã các hạng mục công việc -> xây dựng kế hoạch thời gian cho các
hạng mục công việc này Có thể thực hiện thủ công hoặc sử dụng các phần mềm máy
tính chuyên dụng làm công cụ hỗ trợ (online hoặc offline)
(1) Ước lượng phi khoa học (2) Ước lượng PERT
· Ước lượng khả dĩ nhất
· Ước lượng bi quan nhất
· Ước lượng lạc quan nhất
(3) Phương pháp đường tới hạn
- Phương pháp PERT? Đường tới hạn?
a. Phương pháp PERT
- Ra đời năm 1958 (bởi lực lượng hải quân Mỹ), dựa trên sự kết hợp các ướclượng
khả dĩ, ước lượng bi quan và ước lượng lạc quan;
- Thích hợp với hầu hết các dự án;
- Có độ tin cậy khá cao;
- Cần làm đủ 3 ước lượng thời gian cho mỗi hạng mục công việc và kết hợpđể có
kết quả ước lượng cuối cùng
(1) Ước lượng khả dĩ nhất (ML: Most Likely): thời gian cần để hoàn thành côngviệc
trong điều kiện bình thường
(2) Ước lượng lạc quan nhất (MO: Most Optimistic): thời gian cần để hoànthành
công việc trong điều kiện tốt nhất
(3) Ước lượng bi quan nhất (MP: Most Perssimistic): thời gian cần để hoànthành
công việc trong điều kiện xấu nhất, đầy trở ngại
Sử dụng công thức để tính:
Thời gian dự kiến= (MO+ 4*ML+MP)/6 lOMoAR cPSD| 61383624
Ưu điểm của phương pháp PERT:
- Buộc phải tính đến nhiều yếu tố trong quá trình xác định MO, MP;
- Buộc người quản lý phải trao đổi với nhiều người để tạo sự đồng thuận;
- Kết quả là sự cân bằng giữa hai thái cực, việc xác định thời gian chính xác hơn;
Lưu ý: nếu thời gian xác định được lớn hơn 2 tuần thì cần tiếp tục thực hiện phân rã công việc
Nhược điểm của phương pháp PERT:
- Mất thời gian của nhiều người nếu dự án sau phân rã có quá nhiều hạng mụccông việc;
- Có thể xảy ra tranh luận khi xác định MO, MP;
- Có thể phải thực hiện nhiều phép tính vụn vặt trong quá trình tính toán
b. Đường tới hạn
(Phương pháp đường găng/Phương pháp đường găng CPM/Sơ đồ mạng CPM (Critical Path Method))
Là kỹ thuật phân tích mạng tiến độ, một trong các công cụ quan trọng để hỗ
trợ quản lý dự án, ra đời năm 1959.
Phương pháp đường tới hạn sử dụng mạng đồ thị có hướng trong để tổ chức
các hạng mục công việc trong dự án dưới dạng một sơ đồ mạng.
Nội dung chính: dựa trên một hoặc nhiều chuỗi thời gian xuyên suốt dự án
của các hạng mục công việc quan trọng, cốt lõi nhất (các hạng mục công việc quyết
định đến toàn bộ dự án) để tạo đường tới hạn (đường găng), giúp quản lý hiệu quả
thời gian thực hiện các hạng mục công việc của dự án (CPM dùng một ước lượng
thời gian chính xác để tính toán thời gian dự trữ cho các hạng mục công việc (thời
gian trì hoãn) và tạo đường tới hạn giúp quản lý hiệu quả thời gian của dự án) Đặc điểm
- Tất cả các gói công việc đều được đặt vào một sơ đồ mạng;
- Các gói công việc trên sơ đồ mạng phải được sắp xếp tuần tự sao cho thểhiện
được tất cả các phụ thuộc và đường đi đến kết thúc;
- CPM mang tính tiền định, phương pháp này chỉ dùng một ước lượng thời
gianchính xác (chứ không dùng 3 ước lượng) và do đó có khả năng theo dõi
mức độ phần trăm hoàn thành các hạng mục công việc với độ chính xác hợp lý lOMoAR cPSD| 61383624
- Cần phải tính toán thời gian dự trữ (float)/thời gian trì hoãn (slack) cho mỗihạng
mục công việc và tính toán đường tới hạn
Câu 3. Giới thiệu phương pháp ước lượng dựa trên kinh nghiệm và phương pháp PERT?
1. Phương pháp ước lượng dựa trên kinh nghiệm:
- Khái niệm: Phương pháp ước lượng dựa trên kinh nghiệm là quá trình ước
lượng thời gian, nguồn lực và chi phí cho dự án dựa trên thông tin và dữ liệu
thu thập từ các dự án tương tự đã thực hiện trước đó. Các dự án tương tự cung
cấp các mô hình tham chiếu và kinh nghiệm giúp dự đoán các yếu tố quan trọng trong quản lý dự án. - Đặc điểm:
· Dựa trên kinh nghiệm: Sử dụng dữ liệu và thông tin từ các dự án tương tự đã
thực hiện trước đó để ước lượng.
· Ưu điểm: Nhanh chóng, dễ thực hiện khi có sẵn dữ liệu lịch sử từ các dự án tương tự.
· Nhược điểm: Không linh hoạt khi đối mặt với dự án mới và không có sẵn dữ liệu kinh nghiệm.
- Quy trình thực hiện:
· Xác định dự án tương tự: Tìm dự án có đặc điểm tương đồng với dự án hiện tại.
· Thu thập dữ liệu kinh nghiệm: Lấy thông tin từ dự án tương tự về thời gian, nguồn
lực, và các yếu tố ảnh hưởng khác.
· Phân Tích và Ước Lượng: Sử dụng dữ liệu thu thập để dự đoán thời gian và
nguồn lực cho dự án hiện tại.
· Điều chỉnh theo đặc điểm riêng: Điều chỉnh ước lượng dựa trên các yếu tố độc
đáo và khác biệt của dự án hiện tại.
2. Phương Pháp PERT (Program Evaluation and Review Technique):
- Khái niệm: Phương pháp PERT là một phương pháp ước lượng dự án sử
dụng ba giá trị ước lượng cho mỗi công việc, kết hợp với giả định phân phối
chuẩn để dự đoán thời gian hoàn thành và xác suất xảy ra của các sự kiện trong dự án. lOMoAR cPSD| 61383624 - Đặc điểm:
· Dựa trên kinh nghiệm: Sử dụng dữ liệu và thông tin từ các dự án tương tự đã
thực hiện trước đó để ước lượng.
· Ưu điểm: Nhanh chóng, dễ thực hiện khi có sẵn dữ liệu lịch sử từ các dự án tương tự.
· Nhược điểm: Không linh hoạt khi đối mặt với dự án mới và không có sẵn dữ liệu kinh nghiệm.
- Quy trình thực hiện:
· Xác định các công việc: Liệt kê và đặc tả các công việc cần thực hiện trong dự án.
· Xác định ba giá trị (O, M, P): Ước lượng thời gian tối thiểu (O), trung bình (M),
và tối đa (P) cho mỗi công việc.
· Tính toán thời gian dự kiến (TE): Sử dụng công thức: TE=(O+4M+P)/6.
· Tính Toán Phương Sai: Sử dụng công thức: Variance=[(P−O)/6]2.
· Tính Xác Suất: Sử dụng giả định phân phối chuẩn để xác định xác suất hoàn
thành trong một khoảng thời gian.
7. Mục đích, ý nghĩa của hoạt động đấu thầu? Các nội dung chính của hoạt
động đấu thầu? Mục đích, ý nghĩa:
Bên mua có thể mua được hàng hóa và dịch vụ thỏa mãn các yêu cầu về kỹ thuật,
chất lượng với chi phí thấp nhất
Bên bán giành được quyền cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho Bên mua với giá đủ bù
đắp các chi phí và đảm bảo mức lợi nhuận cao nhất có thể
Mang lại lợi ích cho nền kinh tế - xã hội:
● Nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nhà nước về đầu tư, hạn chế tình
trạng thất thoát, lãng phí vốn đầu tư
● Thúc đẩy tiến trình đổi mới nền kinh tế thông qua cạnh tranh bình đẳng và lành mạnh
● Nền kinh tế được dân chủ hóa, năng động và sáng tạo -> Phát triển lOMoAR cPSD| 61383624
● Tạo động lực phát triển thông qua công khai, bình đẳng, hiệu quả các hoạt động mua sắm
● Lành mạnh hóa các quan hệ xã hội nhờ thực hiện mua sắm theo đúng luật
Các nội dung chính của đấu thầu: - Đấu thầu
- Tư vấn: Sự trợ giúp, làm rõ, giới thiệu, góp ý về những vấn đề được hỏi nhưng
không có quyền quyết định
- Xây dựng hồ sơ mời thầu - Mở và chấm thầu - Ký kết hợp đồng - Thực hiện hợp đồng
- Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Câu 8: Tư vấn là gì? Các phương pháp tuyển chọn tư vấn? * Khái niệm:
- Sự trợ giúp, làm rõ, giới thiệu, góp ý về những vấn đề được hỏi
- Hoạt động chính: cung cấp, chia sẻ các kỹ năng, kinh nghiệm và sự hiểu biếtchuyên
môn về các vấn đề được hỏi nhằm trợ giúp cho chủ đầu tư trong quá trình ra quyết
định ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án
- Tư vấn không có quyền quyết định thay chủ đầu tư
- Đấu thầu tuyển chọn tư vấn là một trong những hạng mục công việc của dự án
- Là quá trình lựa chọn nhà thầu cung cấp dịch vụ tư vấn đáp ứng yêu cầu của bênmua
để thực hiện gói thầu tư vấn, đảm bảo cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả. * Vai trò:
Tư vấn đóng vai trò quan trọng trong các dự án, đặc biệt là các dự án lớn và phức
tạp. Các nhà tư vấn cung cấp cho chủ đầu tư và các bên liên quan khác nhiều dịch vụ chuyên môn, bao gồm:
1. Nghiên cứu và đánh giá:
- Nghiên cứu thị trường và xác định nhu cầu của khách hàng. lOMoAR cPSD| 61383624
- Đánh giá tính khả thi của dự án, bao gồm cả các khía cạnh kỹ thuật, tài chính vàmôi trường.
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn và đề xuất giải pháp giảm thiểu rủi ro.
2. Lập kế hoạch và thiết kế: -
Phát triển kế hoạch tổng thể cho dự án, bao gồm cả mục tiêu, phạm vi công
việc,tiến độ và ngân sách. -
Thiết kế chi tiết các hạng mục công trình, bao gồm cả bản vẽ kỹ thuật, mô tả
kỹthuật và dự toán chi phí.
3. Giám sát và đánh giá:
- Giám sát việc thực hiện dự án để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
- Đánh giá hiệu quả của dự án và đề xuất giải pháp cải tiến. 4. Tư vấn chuyên môn: -
Cung cấp tư vấn chuyên môn về các lĩnh vực liên quan đến dự án, bao gồm
kỹthuật, tài chính, pháp lý và môi trường. -
Hỗ trợ chủ đầu tư trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thựchiện dự án.
* Lợi ích của việc sử dụng tư vấn trong dự án: -
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Các nhà tư vấn có kinh nghiệm và chuyên môn
caocó thể giúp chủ đầu tư tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình thực hiện dự án. -
Nâng cao chất lượng dự án: Các nhà tư vấn có thể giúp chủ đầu tư nâng cao
chấtlượng dự án bằng cách cung cấp các dịch vụ chuyên môn và giải pháp tối ưu. -
Giảm thiểu rủi ro: Các nhà tư vấn có thể giúp chủ đầu tư xác định và giảm
thiểucác rủi ro tiềm ẩn trong dự án. -
Tăng cường hiệu quả quản lý dự án: Các nhà tư vấn có thể giúp chủ đầu tư
tăngcường hiệu quả quản lý dự án bằng cách cung cấp các dịch vụ giám sát và đánh giá.
* Hình thức tuyển chọn tư vấn:
- Tuyển chọn tư vấn dựa trên cơ sở Chất lượng và Chi phí (Quality and Cost BasedSelection - QCBS): lOMoAR cPSD| 61383624
+ là hình thức đánh giá dựa vào 2 tiêu chí: (1) chất lượng của đề xuất và (2) chi phí
dịch vụ được cung cấp. Tư vấn được lựa chọn là tư vấn có kết hợp tốt nhất giữa chất
lượng và chi phí dựa trên tỷ trọng CL/CP đã xác định trước trong HSMT.
+ Tỷ trọng CL/CP được xác định cho từng công việc vụ thể, tùy theo tính chất đặc
điểm cụ thể của công việc đó.
- Tuyển chọn tư vấn dựa trên cơ sở Chất lượng (Quality Based Selection - QBS):
+ là hình thức đánh giá dựa trên chất lượng của các đề xuất kỹ thuật; tiêu chí về giá
sẽ không xem xét khi lựa chọn. Đề xuất tài chính của tư vấn có điểm đánh giá đề xuất
kỹ thuật cao nhất sẽ được lựa chọn để đàm phán hợp đồng.
+ Phù hợp: (1) các nhiệm vụ phức tạp, yêu cầu chuyên môn cao, khó xác định TOR
một cách chính xác, mong muốn sự sáng tạo của tư vấn; (2) hoạt động cần tư vấn có
mức ảnh hưởng lớn tới các hoạt động tiếp theo; (3) các nhiệm vụ có thể được thực
hiện bằng nhiều cách rất khác nhau nên không thể so sánh được các đề xuất.
- Tuyển chọn theo ngân sách cố định (Fixed-Budget Based Selection - FBS):
+ Tuyển chọn tư vấn dựa trên khoản ngân sách cố định đã được phê duyệt. Tư vấn
có điểm đánh giá kỹ thuật cao nhất sẽ được chọn với điều kiện đề xuất tài chính của
tư vấn không vượt quá ngân sách cho phép đã được phê duyệt trước đó
+ Phù hợp: các nhiệm vụ đơn giản, dễ dàng xác định được chính xác các yêu cầu, có
ngân sách cố định dành cho tư vấn đã được xác định.
- Tuyển chọn tư vấn dựa trên chi phí thấp nhất (Least Cost-Based Selection - LCS):
+ Các tư vấn được đánh giá về năng lực kỹ thuật, tư vấn nào đáp ứng yêu cầu tối
thiểu về năng lực đã được yêu cầu trước đó và có giá thấp nhất sẽ được chọn.
+ Phù hợp: các nhiệm vụ tư vấn có tính chất quy chuẩn, thông thường, thông lệ
- Tuyển chọn tư vấn dựa trên năng lực của tư vấn (Consultant’s Qualification- BasedSelection - CQS):
+ Các tư vấn được đánh giá so sánh dựa trên năng lực kinh nghiệm chuyên môn cần
thiết, tư vấn nào có năng lực và kinh nghiệm tốt nhất sẽ được lựa chọn để mời nộp
đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính. Sau khi đánh giá các đề xuất này nếu đáp ứng
yêu cầu và được chấp nhận sẽ được mời đàm phán hợp đồng.
+ Phù hợp: các nhiệm vụ nhỏ hoặc trong tình huống khẩn cấp
- Tuyển chọn tư vấn từ một nguồn duy nhất (Single Source Selection - SSS): lOMoAR cPSD| 61383624
+ không đem lại lợi ích cạnh tranh về chất lượng và chi phí, không đảm bảo minh
bạch và không được khuyến khích.
+ Chỉ áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt, có hướng dẫn áp dụng cụ thể và
được chấp nhận phê duyệt (VD: nối tiếp công việc tư vấn trước đó; tình huống khẩn
cấp; nhà thầu duy nhất;...).
Câu 9: Quy trình đấu thầu mua thiết bị phần cứng cho HTTT? Tiêu chí kỹ thuật
phần cứng là gì? Vai trò, tầm quan trọng của việc xác định các tiêu chí kỹ thuật
phần cứng trong hồ sơ mời thầu? Cho ví dụ về các tiêu chí kỹ thuật của: máy
tính bàn; máy tính xách tay; máy chủ; các thiết bị mạng (bộ chuyển mạch, bộ
định tuyến, bộ phát sóng wifi indoor/outdoor); máy in laser; máy in phun màu;
máy chiếu; thiết bị đọc mã vạch; camera an ninh;...
- Quy trình đấu thầu mua thiết bị phần cứng cho HTTT
Quy trình - Chuẩn bị HSMT - Phê duyệt HSMT - Phát hành HSMT - Đóng thầu - Mở
thầu - Chấm thầu - Ký hợp đồng - Thực hiện hợp đồng - Nghiệm thu, Thanh lý hợp đồng
- Đặc tả kỹ thuật phần cứng là tài liệu mô tả chi tiết các thành phần và chức năng
của một thiết bị phần cứng. Nó cung cấp thông tin kỹ thuật toàn diện cho nhà thầu
để họ đưa ra các đề xuất hợp lý nhất cho dự án. Ngoài ra nó cũng cung cấp thông
tin kỹ thuật cho đội ngũ bảo trì, người dùng cuối để hiểu rõ chức năng, cấu hình
của thiết bị mà mình bảo dưỡng, sử dụng.
- Vai trò, tầm quan trọng của việc xác định các tiêu chí kỹ thuật phần cứng
trong hồ sơ mời thầu
Việc xác định các tiêu chí kỹ thuật phần cứng trong hồ sơ mời thầu đóng vai trò quan
trọng và có tầm quan trọng lớn trong quá trình mua sắm hoặc đấu thầu vì nó:
- Đảm bảo tính minh bạch và công bằng:
+ Hồ sơ mời thầu (HSMT) là tài liệu chính thức quy định các yêu cầu và điều kiện
tham gia đấu thầu cho dự án HTTT.
+ Việc xây dựng HSMT rõ ràng, đầy đủ và công khai sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch,
công bằng cho tất cả các nhà thầu tiềm năng.
+ Tránh tình trạng favoritism, móc nối, hay lợi ích nhóm trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp.
- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất: