lOMoARcPSD|40651217

ÔN CUỐI KÌ GIAO TIẾP KINH DOANH

Câu 1: (3 điểm) Học thuộc lòng:

Tầm quan trọng của Giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp kinh doanh là quá trình trao đổi thông tin và ý tưởng liên quan đến hoạt động kinh doanh, là kỹ năng mềm thiết yếu của giới kinh doanh. Nó bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp, từ giao tiếp mặt đối mặt đến giao tiếp qua văn bản, email, điện thoại và phương tiện truyền thông xã hội.

• Xây dựng mối quan hệ: Giao tiếp tốt có thể giúp xây dựng lòng tin và sự tin tưởng với khách hàng, đối tác và nhân viên.
• Tăng doanh số: Giao tiếp hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp bán được nhiều sản phẩm và dịch vụ hơn.
• Cải thiện hiệu quả hoạt động: Giao tiếp rõ ràng và súc tích có thể giúp giảm thiểu sai sót và tăng năng suất.
• Thúc đẩy đổi mới: Giao tiếp cởi mở có thể giúp khuyến khích sự sáng tạo và chia sẻ ý tưởng.
• Giải quyết xung đột: Giao tiếp hiệu quả có thể giúp giải quyết xung đột và xây dựng sự đồng thuận.

Ví dụ về tầm quan trọng của giao tiếp kinh doanh Xây dựng mối quan hệ:

Ví dụ: Một nhân viên bán hàng dành thời gian để hiểu nhu cầu và mục tiêu của khách hàng, sau đó đưa ra giải pháp phù hợp. Nhờ giao tiếp hiệu quả, nhân viên bán hàng đã xây dựng được mối quan hệ tin cậy với khách hàng, dẫn đến việc khách hàng quay lại mua hàng nhiều lần và giới thiệu khách hàng tiềm năng khác.

Tăng doanh số:

Ví dụ: Một công ty tung ra một sản phẩm mới nhưng không giao tiếp hiệu quả về lợi ích của sản phẩm với khách hàng mục tiêu. Do đó, doanh số bán hàng không đạt được như kỳ vọng. Sau đó, công ty điều chỉnh chiến lược tiếp thị, tập trung vào việc truyền đạt giá trị của sản phẩm một cách rõ ràng và súc tích. Nhờ giao tiếp hiệu quả hơn, doanh số bán hàng của sản phẩm mới tăng lên đáng kể.

Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp kinh doanh

Kỹ năng lắng nghe là khả năng tập trung chú ý, tiếp thu và thấu hiểu thông tin được truyền tải bởi người khác một cách hiệu quả và cũng là kỹ năng mềm quan trọng trong giao tiếp kinh doanh.

• Xây dựng mối quan hệ: Lắng nghe cẩn thận cho thấy bạn tôn trọng và quan tâm đến người khác, giúp xây dựng lòng tin và mối quan hệ bền chặt.
• Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng: Lắng nghe nhu cầu và mong muốn của khách hàng giúp bạn cung cấp dịch vụ tốt hơn và đáp ứng đúng nhu cầu của họ.
• Giải quyết vấn đề hiệu quả: Lắng nghe cẩn thận các bên liên quan trong một vấn đề giúp bạn xác định nguyên nhân gốc rễ và tìm ra giải pháp phù hợp. Ví dụ kỹ năng lắng nghe trong thực tế Xây dựng mối quan hệ:

Ví dụ: Một nhà quản lý dành thời gian lắng nghe ý kiến và đề xuất của nhân viên. Nhờ lắng nghe hiệu quả, nhà quản lý đã xây dựng được mối quan hệ tin tưởng và tôn trọng với nhân viên, dẫn đến sự gia tăng động lực và năng suất làm việc của nhân viên.

Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng:

Ví dụ: Một nhân viên bán hàng kiên nhẫn lắng nghe nhu cầu và mong muốn của khách hàng trước khi giới thiệu sản phẩm. Nhờ lắng nghe cẩn thận, nhân viên bán hàng có thể đề xuất sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng, dẫn đến tăng doanh số bán hàng và sự hài lòng của khách hàng.

Phân biệt giữa lắng nghe và nghe

Nghe là khả năng tiếp nhận âm thanh thông qua thính giác. Đây là một quá trình thụ động, không đòi hỏi sự tập trung hay nỗ lực tinh thần. Khi nghe, chúng ta có thể tiếp thu thông tin mà không cần xử lý hoặc hiểu rõ ý nghĩa của nó.

Ví dụ: Khi bạn đang đi bộ trên đường phố và nghe tiếng còi xe, bạn đã nghe thấy âm thanh đó. Tuy nhiên, bạn có thể không chú ý đến âm thanh đó và tiếp tục đi mà không cần hiểu ý nghĩa của nó.

Lắng nghe là một quá trình chủ động và có ý thức hơn. Nó bao gồm việc tập trung chú ý vào người nói, tiếp thu thông tin bằng cả thính giác và thị giác, cố gắng hiểu ý nghĩa của những gì họ truyền tải, và phản hồi phù hợp. Lắng nghe hiệu quả đòi hỏi sự đồng cảm, khả năng đặt mình vào vị trí của người khác và sự kiên nhẫn.

Ví dụ: Khi bạn đang tham gia một cuộc họp và chú ý lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp, bạn đang lắng nghe họ. Bạn cố gắng hiểu ý nghĩa của những gì họ nói, đặt câu hỏi để làm rõ thông tin và đưa ra phản hồi phù hợp.

Tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp phi ngôn ngữ là một phần thiết yếu của giao tiếp kinh doanh hiệu quả.Giao tiếp phi ngôn ngữ trong kinh doanh là việc sử dụng các tín hiệu phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt, giao tiếp bằng mắt, giọng điệu và khoảng cách để truyền tải thông tin và ý nghĩa trong môi trường kinh doanh. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ, truyền đạt thông điệp hiệu quả và đạt được mục tiêu kinh doanh.

Ví dụ:

Thuyết trình trước khách hàng:

• Ngôn ngữ cơ thể: Đứng thẳng, vai mở rộng, thể hiện sự tự tin và cởi mở. Tránh khoanh tay hoặc gục đầu, thể hiện sự thiếu tự tin hoặc thờ ơ.
• Biểu cảm khuôn mặt: Duy trì nụ cười thân thiện, thể hiện sự chào đón và quan tâm. Tránh cau mày hoặc nhăn mặt, thể hiện sự khó chịu hoặc không hài lòng.
• Giao tiếp bằng mắt: Duy trì giao tiếp bằng mắt với khách hàng, thể hiện sự tôn trọng và tập trung. Tránh nhìn đi chỗ khác hoặc nhìn xuống đất, thể hiện sự thiếu quan tâm hoặc không trung thực.
• Giọng điệu: Nói chuyện rõ ràng, rành mạch và tự tin. Sử dụng giọng điệu nhiệt tình và thu hút. Tránh nói quá nhỏ hoặc quá nhanh, thể hiện sự thiếu tự tin hoặc thiếu chuyên nghiệp.

Tham gia đàm phán:

• Ngôn ngữ cơ thể: Ngồi thẳng, nghiêng người về phía trước, thể hiện sự quan tâm và cởi mở. Tránh khoanh tay hoặc dựa lưng vào ghế, thể hiện sự phòng thủ hoặc thiếu cởi mở.
• Biểu cảm khuôn mặt: Duy trì nét mặt trung tính, thể hiện sự chuyên nghiệp và khách quan. Tránh mỉm cười quá nhiều hoặc cau mày, thể hiện sự thiên vị hoặc thiếu nghiêm túc.
• Giao tiếp bằng mắt: Duy trì giao tiếp bằng mắt với các bên liên quan, thể hiện sự tôn trọng và tập trung. Tránh nhìn đi chỗ khác hoặc nhìn xuống đất, thể hiện sự thiếu quan tâm hoặc không trung thực.
• Giọng điệu: Nói chuyện rõ ràng, rành mạch và tự tin. Sử dụng giọng điệu bình tĩnh và kiên định. Tránh nói quá lớn hoặc quá nhanh, thể hiện sự hung hăng hoặc thiếu chuyên nghiệp.

Câu 2: Xử lí tình huống và viết thư điện tử (email) theo nội dung tình huống (7điểm)

1. Trình bày được những vấn đề cần giải quyết được đề cập trong tình huống (1 điểm). Nêu vấn đề ngắn gọn
2. Cách xử lí của sinh viên nếu đặt mình vào vị trí của nhân vật trong tình huống và lựa chọn giải pháp phù hợp đề giải quyết tình huống (2 điểm). Cách xử lí, nếu em là ... và vận dụng kiến thức
3. Trình bày 1 lá thư điện tử (email) theo chủ đề, nội dung của tình huống (4 điểm). Trình bày rõ vì sao phải làm như vậy Viết email:

• Từ (người gửi)
• Đến (người nhận)
• Tiêu đề
• Nội dung (chào, mở, thân, kết)
• Kết: tên, chức vụ, điện thoại, địa chỉ email

Ví dụ: Câu 2 (7 điểm)

Đầu năm 2022, Công ty ZERO đã ký hợp dồng với Công ty DAY nội dung: Công ty DAY sẽ cung cấp nguyên vật liệu sản xuất trong năm 2022 cho công ty ZERO với đơn giá 179.000đ/NVL. Trong 6 tháng đầu năm 2022 do tình hình giá xăng tăng mạnh nên chi phí sản xuất tăng, giá sản phẩm tăng dẫn đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty ZERO bị giảm sút nhiều vì thế nếu giá nguyên vật liệu đầu vào nếu cứ giữ nguyên thì công ty ZERO có khả năng bị lỗ thậm chí phá sản.

1. Phân tích vấn đề cần giải quyết trong tình huống kinh doanh trên?
2. Nếu bạn là Trường phòng Kế hoạch vật tư phụ trách nguyên vật liệu sản xuất cho côngty ZERO thì sẽ xử lý như thế nào?
3. Hãy soạn một bức thư điện từ (Email) gửi đến đối tác là công ty DAY với nội dung hỗ trợ giải quyết khó khăn trên.

Trả lời

a/ Do tình hình xăng dầu tăng mạnh nên chi phí sản xuất tăng, giá sản phẩm tăng dẫn đến khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty Zero bị giảm sút. Nếu giá nguyên vật liệu đầu vào (NVL) giữ nguyên, công ty Zero có khả năng bị lỗ thậm chí phá sản.

b/

Liên hệ trực tiếp với đại diện Công ty DAY để trao đổi về khó khăn mà Công ty ZERO đang gặp phải.

Giải thích: Nêu rõ lý do khách quan dẫn đến việc giá thành sản phẩm tăng, sức tiêu thụ giảm, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán cho Công ty DAY.

Đề xuất:

• Giảm giá NVL: Đề xuất giảm một tỷ lệ nhất định hoặc áp dụng mức giá ưu đãi cho một số mặt hàng thiết yếu.
• Hỗ trợ chi phí NVL: Đề xuất chia sẻ một phần chi phí NVL hoặc gia hạn thời gian thanh toán.
• Điều chỉnh hợp đồng: Đề xuất điều chỉnh một số điều khoản hợp đồng cho phù hợp với tình hình thực tế.
• Cam kết: Khẳng định cam kết duy trì hợp tác lâu dài, tăng khối lượng mua hàng trong tương lai nếu nhận được hỗ trợ.
• Thể hiện thiện chí: Duy trì thái độ hợp tác, tôn trọng, thiện chí và mong muốn tìm kiếm giải pháp chung.

c/ Viết email

Từ: Congtyzero.com

Đến: CongtyDAY.com

Tiêu đề: Công ty ZORO đề xuất điều chỉnh đơn giá nguyên vật liệu trong bối cảnh thị trường biến động

Kính gửi Bà Nguyễn Thị An, Giám đốc Công ty Day,

Lời đầu tiên, Công ty ZORO xin trân trọng gửi lời chào và lời chúc sức khỏe đến Quý bà Nguyễn Thị An và Quý Công ty DAY

Như Quý bà đã biết, Công ty ZORO và Công ty DAY đã ký hợp đồng hợp tác cung cấp nguyên liệu sản xuất năm 2022 với đơn giá 170.000 đồng/đơn vị sản phẩm.

Tuy nhiên, do ảnh hưởng bởi biến động thị trường và giá xăng tăng mạnh trong 6 tháng đầu năm 2022, chi phí sản xuất của Công ty ZORO đã tăng lên đáng kể. Điều này dẫn đến việc giá thành sản phẩm cũng tăng theo, ảnh hưởng trực tiếp đến sức tiêu thụ sản phẩm của chúng tôi.

Hiện nay, Công ty ZORO đang gặp một số khó khăn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh do lợi nhuận bị thu hẹp và tiềm ẩn nguy cơ thua lỗ. Do đó, chúng tôi rất mong muốn được hợp tác cùng Công ty DAY để tìm kiếm giải pháp phù hợp nhằm đảm bảo lợi ích cho cả hai bên.

Với tinh thần hợp tác lâu dài và cùng nhau phát triển, Công ty ZORO xin đề xuất một số phương án hỗ trợ như sau:

Giảm giá Nguyên vật liệu: Giảm giá 30% cho tất cả các loại nguyên vật liệu mà Công ty

DAY cung cấp cho Công ty ZORO trong thời gian 3 tháng

Điều chỉnh thời hạn thanh toán: Cho phép Công ty ZORO thanh toán sau 30 ngày kể từ ngày nhận hàng.

Chúng tôi tin tưởng rằng với sự hợp tác chặt chẽ và thiện chí của hai bên, chúng ta sẽ cùng nhau vượt qua khó khăn này và tiếp tục phát triển mối quan hệ hợp tác bền vững.

Công ty ZORO luôn cam kết đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho Quý công ty DAY

Rất mong nhận được phản hồi từ Quý công ty trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng cảm ơn!

Huỳnh Khánh Như

Trưởng phòng Kế hoạch

Email: Huynhkhanhnhutpkh.com

Số điện thoại: 0222 333 444

Công ty ZORO,

ĐỀ CUỐI KÌ KHAM KHẢO