Ôn tập quản trị hành chính văn phòng phần lý thuyết

lOMoARc PSD|36215725
ÔN TẬP QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG PHẦN LÝ THUYẾT CHƯƠNG 1
1)Trình bày khái niệm văn phòng. Phân tích các chức năng của văn phòng - Khái niệm:
+Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và điều
hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài. +Văn
phòng doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổng hợp, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ
trợ cho quản trị, là nơi bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ trợ phục vụ
cho các hoạt động của doanh nghiệp.
- Phân tích các chức năng của văn phòng:
+Chức năng tham mưu tổng hợp: ●
Phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết
các vấn đề thuộc thẩm quyền văn phòng; soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo xét
duyệt, phê chuẩn, ban hành; theo dõi tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua, khen thưởng. ●
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh
đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ.
=> Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu thập tiếp nhận, tổng hợp
ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan.
+Chức năng giúp việc điều hành: ●
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của Ban lãnh đạo
cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch
công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. ●
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công tác,
tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
+Chức năng hậu cần ●
Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… ●
Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ
đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
2) Trình bày khái niệm qu愃ऀ n tr椃⌀ hành chính văn phòng.Trình bày khái quát
các chức văn của qu愃ऀ n tr椃⌀ hành chính văn phòng lOMoARc PSD|36215725
- Khái niệm: Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp,
tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt
để đạt được mục tiêu của mình
- Trình bày khái quát các chức năng của QTHCVP:
+Hoạch định công việc văn phòng
+Tổ chức công việc văn phòng
+Lãnh đạo công việc văn phòng
+Kiểm tra công việc văn phòng
3) Phân tích các k礃̀ năng và vai trò của nhà qu愃ऀ n tr椃⌀ hành chính văn phòng.
- Phân tích các k礃̀ năng:
+K礃̀ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính
+K礃̀ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn, truyền thông; thuyết phục…
+K礃̀ năng chuyên môn: am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và các nghiệp vụ liên quan…
- Phân tích các vai trò:
+Vai trò quan hệ với con người: 3 vai trò ●
Đại diện cho tổ chức: đại diện đề xuất ý kiến, thay mặt tổ chức nhận thưởng
và chịu trách nhiệm cho các vấn đề, sự cố có thể có. ●
Lãnh đạo: đôn thúc nhân viên và quản lý công việc, kết hợp nhu cầu cá nhân
của từng thành viên với mục tiêu chung của tổ chức, thúc đẩy quá trình tác
nghiệp của tổ chức hiệu quả nhất. ●
Liên kết: liên quan đến mối quan hệ của nhà quản trị với những cá nhân, đoàn
thể bên ngoài tổ chức.
+Vai trò thông tin: 3 vai trò ●
Thu thập và tiếp nhận thông tin: xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh
của tổ chức để nhận biết tin tức, sự kiện có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức ●
Phổ biến thông tin: phổ biến cho những người liên quan về
thông tin cần thiết đối với công việc của họ. ●
Cung cấp thông tin: đưa những thông tin bên trong tổ chức ra ngoài, mục
đích là để giải thích, thêm sự ủng hộ cho tổ chức.
+Vai trò ra quyết đ椃⌀nh: 4 vai trò ●
Doanh nhân: tìm cách cải thiện hoạt động của tổ chức bằng nhiều cách thức
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động . ●
Gi愃ऀ i quyết xáo trộn: tìm ra những giải pháp giải quyết sự cố và đưa tổ
chức về hoạt động bình thường. lOMoARc PSD|36215725 ●
Phân phối tài nguyên: phân phối các nguồn tài nguyên bao gồm con người,
tiền bạc, quyền hạn, nguyên liệu, trang thiết bị,... sao cho hợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất. ●
Đàm phán: là người thương thuyết, đàm phán, thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động. CHƯƠNG 2
4) Phân tích chức năng hoạch đ椃⌀nh trong qu愃ऀ n tr椃⌀ hành chính văn phòng(
khái niệm, nội dung, tác dụng)
- Khái niệm: Hoạch Định Công về hành chính văn phòng là việc xây dựng các kế
hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng trong đó xác định rõ
mục tiêu của công việc các biện pháp tiến hành lộ trình thời gian thực hiện và trách
nhiệm của từng đơn vị cá nhân liên quan. - Nội dung:
+Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
+Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của văn phòng.
+Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.
+Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
+Hoạch định cơ sở vật chất phương tiện làm việc của cơ quan.
+Hoạch định tài chính kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động,.. - Tác dụng:
+Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị văn phòng.
+Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động giảm tính bị động trong công tác của cơ quan.
+Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của
văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong
thực hiện công tác văn phòng.
5) Phân tích chức năng tổ chức trong qu愃ऀ n tr椃⌀ hành chính văn phòng (khái
niệm, nội dung, tầm quan tr漃⌀ng)
- Khái niệm: Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối
quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. - Nội dung:
+Thành lập đơn vị làm công tác văn phòng.
+Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị là công tác văn phòng. lOMoARc PSD|36215725
+Xác định nhân lực làm công tác văn phòng.
+Phân bổ lao động về các tổ chức của văn phòng.
- Tầm quan tr漃⌀ng:
+Giúp nhà quản trị hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý để các cơ chế vận hành thông
suốt đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu.
+Thiết lập được cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để nhà quản trị tác động có hiệu
quả đến các hoạt động của cơ quan để nâng cao hiệu suất.
+Tạo điều kiện sử dụng tốt nhất các nguồn nhân lực
6) Phân tích chức năng ki ऀ m soát trong qu愃ऀ n tr椃⌀ hành chính văn phòng
(khái niệm, tiến trình, tác dụng).
- Khái niệm: Kiểm tra trong quản trị văn phòng là những hoạt động có nội dung so
sánh, đối chiếu giữa hiện trạng văn phòng với căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả
và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra. - Tiến trình:
+Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn ●
Tiêu chuẩn là mốc để dựa vào đó đo lường thành quả. ●
Tiêu chuẩn định tính, định lượng.
+Bước 2: Đo lường công việc ●
Dựa trên các tiêu chuẩn đã thiết lập tiếc hành đo lường kết quả công việc.
+Bước 3: Điều chỉnh sai lệch ●
Sửa chữa sai lệch là nơi mà chức năng kiểm tra gặp gỡ các chức năng khác
của nhà quản trị (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo).
CHƯƠNG 3 7) Trình bày
các tiêu chí phân loại h sơ. Cho ví dụ minh h漃⌀a
- Các tiêu chí phân loại h sơ & VD:
+Phân loại theo chức năng của h sơ. ●
Hồ sơ tác nghiệp. VD: hồ sơ phục vụ hoạt động mua bán, kinh doanh; hồ sơ kế toán tài chính… ●
Hồ sơ hành chính. VD: các biên bản, công văn, thư từ giao dịch… ● Hồ sơ
nguyên tắc. VD: bản điều lệ, các quy định về nghiệp vụ, bản sao các văn bản pháp quy
dùng để tra cứu khi giải quyết công việc hàng ngày… ●
Hồ sơ nhân sự. VD: lý lịch, quá trình đào tạo, khen thưởng, đề bạt nhân sự… ●
Sách báo: gồm nhiều chủ đề khác nhau, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên
cứu, tham khảo cho các cán bộ trong doanh nghiệp.
+Phân loại theo trách nhiệm qu愃ऀ n lý của từng bộ phận. lOMoARc PSD|36215725 ●
Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng. VD: các quyết định, công văn,
biên bản, tờ trình…hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp… ● Hồ
sơ về tổ chức nhân sự. VD: hồ sơ của từng nhân sự trong doanh nghiệp, các quyết
định khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm xã hội, trợ cấp… ●
Hồ sơ về hoạt động sản xuất. VD: kế hoạch sản xuất, các báo cáo sản xuất, tồn
kho, các kế hoạch quản lý vật tư, các phiếu xuất nhập kho… ●
Hồ sơ kinh doanh. VD: hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng, các bảng báo giá… ●
Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật. VD: bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy
móc kỹ thuật, quy trình công nghệ… ●
Hồ sơ về tài chính kế toán. VD: văn bản pháp quy, các quy định về công tác tài
chính kế toán, các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán…
8) Trình bày các phương pháp sắp xếp h sơ, ưu nhược đi ऀ m của m i phương
pháp. Cho ví dụ minh h漃⌀a
- Sắp xếp theo vần, mẫu tự:
+Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng nước ngoài sẽ xếp theo họ.
+Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự A, B, C để dễ truy tìm các tư liệu.
+Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục sẽ được sắp xếp theo từng giai đoạn.
+Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên sẽ đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ
sơ có màu khác để phân biệt.
=> Ưu đi ऀ m: giúp tham chiếu trực tiếp các hồ sơ mà không cần chỉ mục. Đây là một
cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có
bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
=> Nhược đi ऀ m: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau. Khi hệ thống
được mở rộng quá lớn thì việc truy lục hồ sơ sẽ mất nhiều thời gian và công sức.
- Sắp xếp h sơ theo chủ đề: Theo phương pháp này các tài liệu sẽ được sắp xếp
theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề.
VD: Giấy tờ hồ sơ liên quan đến hoạt động mua bán nhà đất sẽ được đặt chủ đề là bất
động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn. Ví dụ trong
nhóm chủ đề bất động sản sẽ có những nhóm như nhóm đất, nhóm nhà…
=> Ưu đi ऀ m: tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ; đồng thời
giúp việc truy cập hệ thống hồ sơ nhanh chóng hơn khi người sử dụng quen thuộc với các chủ đề.
=> Nhược đi ऀ m: phải thiết lập các chỉ mục khá phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ.
- Sắp xếp theo đ椃⌀a danh: các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh,
thành phố, quận huyện…. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.
=> Ưu đi ऀ m: cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không lOMoARc PSD|36215725
gây cản trở cho nhau. Phương pháp này dễ hiểu và giúp người dùng truy cập thuận
tiện nếu biết địa điểm.
=> Nhược đi ऀ m: đòi hỏi người sử dụng phải có hiểu biết nhất định về khu vực địa
lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự. Phương pháp này cần
phải có các chỉ mục hỗ trợ mới dễ dàng truy cập hồ sơ.
- Sắp xếp theo số, mã số: sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các hồ sơ và thường sắp
xếp theo thứ tự tăng dần của dãy số. Bên cạnh đó, có thể sử dụng hệ thống lưu trữ
bằng mã số, nghĩa là sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là
các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó, ví dụ hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm
2012 được đặt mã số là NS-2012.
=> Ưu đi ऀ m: giúp phân loại hồ sơ một cách thuận tiện đối với các hồ sơ, tài liệu đã
được đánh số. Với cách mã hóa kết hợp chữ cái với dãy số, nó cho phép nhận diện
hiệu quả các đề mục. Phương pháp này cũng giúp mở rộng hệ thống lưu trữ một cách
dễ dàng; mang lại một sự bảo mật nhất định.
=> Nhược đi ऀ m: đòi hỏi phải có một khoản chi phí để chuẩn bị một chỉ mục.
Phương pháp này cũng mất một khoảng thời gian để tiến hành mã hóa và xây dựng các
chỉ mục. Bên cạnh đó, trong quá trình mã hóa, sự sai sót là điều khó tránh khỏi.
- Sắp xếp theo trình tự thời gian:
+Các hồ sơ thường phát sinh theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp, do đó có
thể căn cứ vào trình tự thời gian phát sinh của hồ sơ để tiến hành sắp xếp. Theo
đó, hồ sơ có thể được sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…
+Phương pháp sắp xếp này thường được sử dụng phối hợp với một trong những
phương pháp sắp xếp khác để tạo sự thuận lợi cho quá trình truy cập hồ sơ.
=> Ưu đi ऀ m: rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian, giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh gọn.
=> Nhược đi ऀ m: đòi hỏi phải xây dựng các chỉ mục, phương pháp này nếu không
có sự kết hợp với các phương pháp khác như sắp xếp theo số, mã số…thì rất khó mở
rộng được hệ thống lưu trữ.
9) Phân tích các bước trong tiến trình qu愃ऀ n lý văn b愃ऀ n đến.
- Bước 1: Tiếp nhận văn b愃ऀ n đến:
+Khi tiếp nhận văn bản từ mọi nguồn (bưu điện, fax…) ngoài giờ làm việc hoặc vào
ngày nghỉ, cần kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong; đối với văn
bản mật, kiểm tra và đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện
thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn, hoặc văn bản muộn hơn thời gian
ghi trên bì, báo cáo ngay và lập biên bản nếu cần thiết.
+Đối với văn bản đến qua fax hoặc mạng, kiểm tra số lượng và số trang, thông báo lỗi
nếu phát hiện và báo cáo người gửi hoặc người có trách nhiệm giải quyết.
- Bước 2: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn b愃ऀ n đến: lOMoARc PSD|36215725
Khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại như sau:
1. Loại không bóc bì:
+Bao gồm bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và tổ chức, và
bì văn bản gửi đích danh người nhận.
+Chuyển tiếp cho nơi nhận.
+Đối với bì văn bản gửi đích danh người nhận liên quan đến công việc chung của cơ
quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản chuyển cho văn thư để đăng ký.
2. Loại do cán bộ văn thư bóc bì:
+Bao gồm các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản mật có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật.
+Bóc bì theo quy trình xử lý thường.
3. Văn b愃ऀ n mật:
+Văn thư không được bóc bì.
+Trong trường hợp tài liệu mang bí mật đến với dấu "Chỉ người có tên" mới được bóc
bì, chuyển ngay đến người có tên.
+Thông báo và báo cáo ngay nếu có vấn đề với tài liệu mang bí mật.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
+Bóc trước các bì có dấu độ khẩn.
+Không làm hư hại văn bản; không làm mất số, ký hiệu, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
+Soát lại bì để tránh sót văn bản.
+Đối chiếu số, ký hiệu ngoài bì với văn bản trong bì; thông báo nếu có sai sót.
+Đối chiếu với phiếu gửi nếu có; ký xác nhận và trả lại cho nơi gửi nếu có phiếu gửi.
+Giữ lại bì và đính kèm với văn bản đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, và văn bản cần xác minh.
- Bước 3: Đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến:
+Văn bản đến của cơ quan, tổ chức cần được đăng ký tại văn thư, trừ các loại văn bản
được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức như hoá đơn, chứng từ kế toán, vv.
+Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải có dấu Đến, ghi số đến và
ngày đến (bao gồm giờ đến khi cần thiết). Đối với bản Fax, cần chụp lại trước khi
đóng dấu Đến; đối với văn bản đến qua mạng, nếu cần thiết, có thể in ra và đóng dấu Đến.
+Với những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư, không yêu cầu đóng dấu
Đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
+Dấu Đến cần được đóng rõ ràng, ngắn gọn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu
(đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn)
hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Bước 4: Đăng ký văn b愃ऀ n đến: lOMoARc PSD|36215725
+Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, khi nhập văn bản vào sổ theo dõi
văn thư cần nhập vào đúng mục ký hiệu của văn bản. Đối với văn bản mang tính bí
mật Nhà nước thì văn thư phải vào một sổ theo dõi riêng.
+Có thể sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ để cập nhật văn bản đến bằng máy vi tính.
+Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút
mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Bước 5: Trình văn b愃ऀ n đến:
+Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem
xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
+Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu
có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến
liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
+Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có), văn bản đến được
chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký
đơn, thư (trong trường hợp là đơn thư thì được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các
trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
- Bước 6: Chuy ऀ n giao văn b愃ऀ n đến:
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý
kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:
+Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải
quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; +Đúng đối tượng: văn
bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
+Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận
văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu Thượng khẩn và Hoả tốc (kể
cả Hoả tốc hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư
cũng phải đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày,
tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá
nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
10) Phân tích các bước trong tiến trình qu愃ऀ n lý văn b愃ऀ n đi.
- Bước 1: Soạn th愃ऀ o văn b愃ऀ n: +Giám đốc chỉ thị;
+Bộ phận chuyên môn soạn thảo; +Đánh máy;
+Trưởng bộ phận chuyên môn kiểm tra lại, ký tắt (ký nháy);
+Chuyển đến văn phòng giám đốc lOMoARc PSD|36215725
- Bước 2: Ki ऀ m tra lại trước khi trình giám đốc ký:
+Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. +Số, ký hiệu
+Nội dung văn bản có phù hợp chỉ thị giám đốc hay không?
+Lỗi chính tả, lỗi trình bày, lỗi do vô ý khác +Giám đốc
hay cấp có thẩm quyền ký.
+Đóng dấu, đăng ký văn thư đi. +Đóng dấu văn thư;
+Đóng dấu tên chức vụ của người ký;
- Bước 3: Nhân b愃ऀ n
+Nhân bản theo đúng số lượng.
+Đối với văn bản bảo mật phải lưu ý các quy định về in, sao chụp tài liệu theo quy định.
- Bước 4: Làm thủ tục, chuy ऀ n phát và theo dõi việc chuy ऀ n phát văn b愃ऀ n đi.
+Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản. +Phát hành văn bản.
+Chuyển phát văn bản đi.
- Bước 5: Lưu văn b愃ऀ n đi
+Lưu 2 bản chính (1 bản văn thư và 1 lưu hồ sơ)
+Việc lưu giữ văn bản đảm bảo theo các quy định. CHƯƠNG 4 11)
Phân tích các nguyên tắc bố trí không gian làm việc
- Một: Đáp ứng nhu cầu sử dụng
+Xác định rõ nhu cầu sử dụng mặt bằng máy móc thiết bị văn phòng
+Thông thường các vị trí quản lý diện tích mặt bằng bố trí nhiều hơn dành cho cá nhân
- Hai: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban
+Vị trí cần dễ dàng thay đổi khi tổ chức phát triển
+Các phòng ban có quan hệ mật thiết được sắp xếp gần nhau
+Bộ phận tiếp xúc khách hàng bố trí nơi thuận tiện đi lại
+Bộ phận bảo mật cần bố trí xa nơi công cộng
+Bộ phận cần tập trung suy nghĩ bố trí nơi yên tĩnh
- Ba: Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng
+Bàn ghế phù hợp với từng loại công việc
+Tính cơ động cao, dễ dàng điều chỉnh hoặc di chuyển
- Bốn: Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh
+Đảm bảo nhiệt độ không quá lạnh, quá nóng
+Ưu tiên sử dụng chiếu sáng tự nhiên lOMoARc PSD|36215725
+Màu sắc phù hợp với từng loại vị trí, những vị trí có tính chất cá nhân bố trí theo sở thích
+Đảm bảo âm thanh không ảnh hưởng đến công việc
- Năm: Không gian văn phòng mở
+Hạn chế sử dụng không gian riêng vì khó kiểm soát công việc, chiếm nhiều diện tích, tốn chi phí
+Sử dụng vách ngăn vừa đảm bảo tính chất riêng tư vừa thuận lợi cho việc kiểm tra,
thuận lợi cho giao tiếp trao đổi công việc
12) Phân tích phương pháp bố trí phòng làm việc cho nhân viên.
- Văn phòng chia nhỏ: Dạng truyền thống, diện tích trung bình, có cửa ra vào
+ Ưu điểm: An ninh, an toàn, riêng biệt, yên tĩnh, đảm bảo tính cá nhân
+Nhược điểm: Chiếm nhiều diện tích, lãng phí nếu không sử dụng hết, khó giám sát -
Văn phòng bố trí mở: Quy tụ nhân viên vào cùng một không gian rộng, thoáng
đãng, phù hợp xu thế làm việc nhóm
+Ưu điểm: Thuận lợi giao tiếp, dễ giám sát, trao đổi công việc nhanh chóng, mặt bằng dễ thay đổi
+Nhược điểm: Ồn ào, dễ bị phân tán, không đảm bảo an ninh, không có tính cá nhân
13) Phân tích phương pháp bố trí không gian làm việc cho khu vực tiếp tân.
Khu vực tiếp tân là nơi tiếp xúc đầu tiên của khách hàng với công ty, do vậy cần
được bố trí để tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Khi bố trí khu vực tiếp tân
cần chú ý đến những vấn đề sau:
- Quyết đ椃⌀nh v椃⌀ trí: cần bố trí ở chỗ thuận tiện nhất để tiếp xúc với khách
(thường là ngay mặt tiền của công ty); mặt bằng phải tương xứng với tầm vóc của
công ty. - Ph愃ऀ n ánh văn hóa của công ty: cách bài trí khu vực tiếp tân nói lên
phong cách văn hóa của công ty. Nhìn chung nên bố trí khu vực tiếp tân sạch sẽ, gọn
gàng; không tạo cảm giác thiếu sự chăm sóc; không trưng bày những gì có thể ảnh
hưởng đến ấn tượng chung về công ty. Nên đặt các biểu tượng của công ty, tranh ảnh,
lịch, vật trang trí, bình hoa…
Sắp xếp khu vực tiếp tân: ●
Ghế tiếp khách và đủ ghế cho khách nếu phải ngồi đợi; ●
Bàn để đặt nước mời khách; ●
Giá để treo nón, dù, áo mưa; ●
Kệ nhỏ đặt tài liệu thông tin về công ty, báo, tạp chí (chú ý không để báo quá cũ); ●
Có thể bố trí điện thoại dành cho khách; ●
Không nên bố trí khu vực tiếp tân quá xa buồng vệ sinh, phòng khi cần thiết cho khách. lOMoARc PSD|36215725 CHƯƠNG 5
14) Trình bày các nội dung của việc qu愃ऀ n lý tài s愃ऀ n trong tổ chức ( bàn giao,
điều chuy ऀ n, ki ऀ m tra, ki ऀ m kê, sử dụng)
- Bàn giao tài s愃ऀ n:
Tài sản được bàn giao trong khi: Tuyển dụng nhân viên mới hoặc thành lập bộ phận
mới; bổ sung tài sản cho nhu cầu sử dụng của các bộ phận ,cá nhân hoặc nhân viên
nghỉ việc phải bàn giao lại tài sản cho quản lý bộ phận đó. *Quy trình bàn giao: ●
Người bàn giao chuyển tài sản cho người nhận. ●
Người nhận kiểm tra số lượng ,chất lượng, vận hành thử ●
Người nhận phải ký vào biên bản bàn giao, người bàn giao tài sản phải chuyển
lại biên bản cho nhân viên văn thư lưu trữ và cập nhật và hồ sơ quản lý của công ty ●
Người nhận phải báo cáo số lượng chất lượng với trưởng bộ phận làm căn cứ theo dõi.
- Điều chuy ऀ n tài s愃ऀ n:
Việc điều chỉnh tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác . Nguyên tắc: ●
Việc điều chỉnh tạm thời trong nội bộ: bộ phận đó quyết định. ●
Việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận: đồng ý của phòng hành chính . ●
Đối với tài sản có giá trị lớn thì phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan. ● Đối
với trường hợp di chuyển tài sản ra khỏi khu vực thì phải có văn bản cho bảo vệ lưu.
- Ki ऀ m tra tài s愃ऀ n:
Phòng hành chính được quyền kiểm tra đột xuất tình hình sử dụng tài sản của các bộ
phận tối đa 2 lần/ tuần
- Ki ऀ m kê tài s愃ऀ n:
Hàng năm, Phòng Kế toán (thiết bị) kết hợp Phòng Hành chính tổ chức kiểm kê tài sản
định kỳ (số lượng,chất lượng, giá trị).
- Qu愃ऀ n lý và sử dụng: ●
Quy định trách nhiệm của người sử dụng ●
Nguyên tắc quản lý và sử dụng tài sản như sau: +Khi xảy ra mất
+Nếu tài sản bị hư hỏng trước thời gian sử dụng
+Quản lý bộ phận chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát quá trình sử dụng ●
Quản lý quá trình sử dụng tài sản, thiết bị VP
- Thanh lý tài s愃ऀ n: lOMoARc PSD|36215725 ●
Đối với các tài sản hư hỏng hoặc không đảm bảo giá trị sử dụng theo nhu cầu,
bộ phận sử dụng đề nghị thanh lý tài sản chuyển cho trưởng phòng Hành chính xem xét. ●
Trưởng phòng Hành chính có trách nhiệm xem xét thực trạng của tài sản, đề
xuất ý kiến lãnh đạo cơ quan phương án thanh lý tài sản.
15)Trình bày nội dung qu愃ऀ n lý quá trình mua sắm sửa chữa tài s愃ऀ n, trang
thiết b椃⌀ văn phòng (tài s愃ऀ n thiết b椃⌀ có giá tr椃⌀ cao, thiết b椃⌀ nhỏ l攃ऀ ).
*Quản lý quá trình mua sắm tài sản
- Đối với tài s愃ऀ n, thiết b椃⌀ có giá tr椃⌀ cao
+Doanh nghiệp phân loại quản lý mua sắm và sửa chữa thành tài sản giá trị cao và giá
trị thấp, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu cụ thể. Hàng năm, các đơn vị sử dụng tài
sản đều lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa và gửi cho đơn vị mua sắm, sửa chữa. Nếu có
nhu cầu ngoài kế hoạch, đơn vị cũng có thể gửi yêu cầu theo định kỳ. Đối với nhu cầu
đột xuất, cấp bách, đơn vị chức năng tiếp nhận và xử lý yêu cầu.
+Khi nhận yêu cầu, phòng chức năng thẩm định tình trạng, kiểm tra thời gian sử dụng
và chuyển cho Tài chính kiểm soát dự toán. Dựa vào dự toán, phòng chức năng lập kế
hoạch mua sắm, đề xuất hình thức mua hàng và trình hội đồng lập dự toán. Sau khi
duyệt, phòng chức năng tiếp nhận báo giá từ nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp và
ký hợp đồng. Cuối cùng, họ triển khai và theo dõi thực hiện hợp đồng cũng như thực
hiện thanh lý khi công việc hoàn thành.
- Đối với thiết b椃⌀ nhỏ l攃ऀ :
+Doanh nghiệp xây dựng quy trình riêng cho việc quản lý mua sắm, sửa chữa trang
thiết bị nhỏ. Các thiết bị nhỏ được xác định dựa trên giá trị hoặc quy định cụ thể. +Khi cần mua hoặc sửa: ●
Bộ phận liên quan lập phiếu yêu cầu và chuyển cho Trưởng bộ phận xác nhận. ●
Sau khi phiếu được duyệt, Phòng Hành chính nhân sự tiến hành gửi thông báo
đến nhà cung ứng hoặc thực hiện sửa chữa nếu có thể. Nhà cung ứng được chọn dựa
trên chất lượng, giá cả, bảo hành, phục vụ. ●
Sau khi ký hợp đồng, nhà cung ứng thực hiện lắp đặt, cung cấp tài sản và Phòng
Hành chính nhân sự theo dõi quá trình này. ●
Nếu đồng ý, hai bên ký biên bản lắp đặt và nghiệm thu, đối với những tài sản
cần thời gian vận hành, nghiệm thu sẽ diễn ra sau một số ngày nhất định. CHƯƠNG 6
16)Trình bày các biện pháp qu愃ऀ n tr椃⌀ thời
gian a. N漃Āi chuyện trên điện tho愃⌀i quá lâu lOMoARc PSD|36215725
Nếu có việc cần gọi điện ra ngoài, hãy viết ra giấy trước những gì cần bàn qua điện
thoại, chú tâm vào đó và đừng lạc đề. Nếu là giám đốc hãy để thư ký sàng lọc hoặc
giới hạn các cuộc điện thoại. Chỉ nên nhận những cuộc điện thoại thực sự quan trọng.
Khi cần tập trung làm việc, người lãnh đạo có thể nhấc ống nghe ra hoặc chuyển tự động sang máy khác.
b. Khách thăm đột xuất và kéo dài
*Làm chủ việc tiếp khách ●
Đến chỗ làm việc của cấp dưới ●Tiếp khách ngoài phòng làm việc. ● Đứng để tiếp khách ●
Nhờ cô thư ký kiểm soát thời gian cuộc nói chuyện với khách ●
Quy định thời gian tiếp khác ● Hãy tiếp xúc tại phòng
ăn * Đừng quên đóng cửa:
Một nhà lãnh đạo đang gặp khó khăn, chỉ có thể tìm được thời gian cần thiết để suy
nghĩ một cách khên ngoan đến tương lai bằng cách tự cô lập mình trong một thời gian.
Để đạt được điều đó, có thể sử dụng nhiều phương pháp:
- Dành ra một giờ yên tĩnh vào ngày đầu làm việc;
- Quy định giờ giấc làm việc với cấp dưới
- Đến văn phòng sớm hơn mọi người một chút;
- Tìm một địa điểm phụ - một căn phòng cách biệt, một căn phòng được dành đặc biệt
hoặc là căn phòng của một người nào khác.
c. Văn ph漃ng bừa bộn, giấy tờ quá nhi u ●
Chỉ nên để ít đồ dùng trên bàn và dành chỗ cho đồ dùng cần thiết ● Hãy để
mọi thứ trong tầm tay và theo chuỗi thao tác ● Đối với hồ sơ, thư từ hãy dành
thời gian xử lý trong ngày. ●
Nhớ để giỏ rác ở gần và bắt dầu xem xét. ●
Lướt qua những gì nhận được và thực hiện một trong các động tác sau đây:
vứt bỏ, chuyển giao, làm theo, lưu dài hạn hoặc ngắn hạn. ●
Có hồ sơ cần lưu lâu hơn hoặc lưu tạm thời hãy xác định thời hạn lưu giữ, ghi
chú hạn định trên hồ sơ để đến lúc cần loại bỏ thì loại bỏ được ngay.
d. Truy n đ愃⌀t th漃Ȁng tin kém hiệu quả
Là lãnh đạo, hãy nghĩ về điều cần thông báo và chọn phương tiện thích hợp nhất: họp,
điện thoại, ghi chú, bảng biểu...Nhớ đưa thông tin thích hợp với từng cá nhân chịu
trách nhiệm, đừng đưa thông tin dư thừa.
e. Giao việc và u礃ऀ quy n kh漃Ȁng hiệu quả lOMoARc PSD|36215725
Để giao việc hiệu quả, nhà lãnh đạo cần lưu ý thực hiện tuần tự các bước giao việc sau đây: ● Rà soát lại công việc; ● Chọn việc để giao; ●
Chọn người thích hợp để giao việc; ●
Truyền đạt yêu cầu rõ ràng; ●
Hướng dẫn và làm thử; ● Theo dõi thực hiện; ● Đánh giá kết quả.
f. T ऀ chức cuộc h漃⌀p kh漃Ȁng hiệu quả
g. Khung cảnh làm việc kh漃Ȁng th椃Āch hợp.
Tổ chức nơi làm việc: sắp xếp vị trí ngồi của thư ký ngay cửa ra vào, sao cho bất cứ
người khách nào cũng phải gặp mặt thư ký. Còn chỗ ngồi của cấp dưới, người nào
mình hay trao đổi ý kiến trong công tác thì xếp ngồi gần
Trang trí nơi làm việc: nơi làm việc phải có đủ ánh sáng, màu sắc hài hoà, được trang
bị đủ máy móc, không gian yên tĩnh.
Hãy để bàn giấy trống trải: ●
Loại bỏ tất cả các tài liệu không liên quan đến vấn đề bạn đang giải quyết khỏi bàn làm việc. ●
Đừng để công văn nào chưa thể giải quyết nằm trên bàn. ●
Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự và đặt vào ngăn kéo. ●
Tránh phân tâm về dự án hiện tại để chạy theo công việc khác hoặc bị quấy rối
bởi những công việc khác thuận tiện hơn. ●
Khi hoàn thành một hồ sơ, kiểm tra và xét lại công việc ưu tiên để chuyển
sang nhiệm vụ quan trọng tiếp theo. ●
Luôn giữ bàn làm việc sạch sẽ và chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết để giải
quyết vấn đề đầu tiên trong ngày làm việc.
h. T椃Ānh c u toàn
Hãy sắp đặt ưu tiên cho từng công việc, đừng phí thời gian làm quá tốt những việc thứ
yếu. Hãy tự hỏi: Liệu thời gian bỏ ra có xứng đáng cho chất lượng đạt được hay không?
i. Lập trật tự 甃ᬀ u tiên cho c漃Ȁng việc
Công việc kiểm soát được: Xem lại thời khóa biểu của mình và chọn ra những công
việc phải thực hiện thay vì do người khác đề nghị.
Công việc quan trọng: Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng “Có” và
“Không”. Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”. Hãy kiểm soát lượng
thời gian dành cho việc “khẩn”. lOMoARc PSD|36215725
Công việc quan trọng và khẩn cấp: Khi công việc thật quan trọng và khẩn cấp hãy làm ngay không thể do dự.
Công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp: Loại việc này có thể bỏ qua hoặc
giao cho ai khác. Ví dụ: người trợ lý hỏi màu xanh hay màu đỏ thích hợp cho bìa bản
báo cáo – vấn đề này hãy để tùy người trợ lý đó lựa chọn.
k. Lập k Ā ho愃⌀ch hợp lý
Cần phải biết mình muốn gì và thời điểm thực hiện các công việc đó. Muốn vậy cần có
những mẫu kế hoạch thời gian gồm: kế hoạch của cả năm, kế hoạch hàng tháng và kế hoạch ngày/tuần.
17) Trình bày trình tự đón tiếp khách (khách bình thường, khách quan tr漃⌀ng,
khách nước ngoài).
*Trình tự ti Āp khách bình th甃ᬀ ờng
Khi có khách đến do công tác liên quan, bộ phận đã có hẹn trước cần thông tin về tên
khách, đơn vị công tác, người cần gặp, và giờ hẹn. Nhân viên lễ tân ghi nhận thông tin
và thông báo cho bảo vệ.
Trong trường hợp khách đã có hẹn, nhân viên lễ tân lịch sự hỏi tên, cơ quan và mục
đích làm việc, kiểm tra lịch hẹn, sau đó hướng dẫn khách ngồi đợi và liên hệ với người cần gặp.
Đối với trường hợp không có hẹn trước, sau khi mời khách ngồi, nhân viên lễ tân liên
hệ với bộ phận liên quan để sắp xếp cuộc gặp.
Nếu khách là đại diện cơ quan nhà nước, liên hệ với Trưởng phòng Hành chính; nếu
gặp Giám đốc, liên hệ với thư ký xử lý. Nếu không liên hệ được hoặc bị từ chối, nhân
viên lễ tân trả lời khách là không liên hệ được và xin thông tin để liên hệ sau.
*Trình tự ti Āp khách quan tr漃⌀ng:
Đề xuất yêu cầu: Yêu cầu tiếp khách quan trọng có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do
Giám đốc chỉ định. Khi phát sinh yêu cầu tiếp khách đặc biệt thì người yêu cầu phải
ghi phiếu yêu cầu tiếp khách trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi lãnh đạo duyệt, người
đề nghị chuyển qua Phòng Hành chính lập kế hoạch tổ chức đón tiếp khách.
Lập kế hoạch: Phòng Hành chính lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu đã quy định,
chuyển cho người đề nghị tiếp khách cùng trao đổi và thống nhất, sau đó chuyển cho
Giám đốc phê duyệt. Kế hoạch tiếp khách phải được chuyển cho thư ký giám đốc, cho
người tiếp khách và Phòng Hành chính lưu để tổ chức thực hiện lOMoARc PSD|36215725
Chuẩn bị: Về nguyên tắc, toàn bộ khâu chuẩn bị theo kế hoạch do Phòng Hành chính
tổ chức thực hiện. Tuy nhiên đối với một số công việc đặc thù liên quan đến bộ phận
chuyên môn thì có thể phối hợp với bộ phận đó để tổ chức thực hiện. Trưởng Phòng
Hành chính chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc thực hiện theo kế hoạch đề ra.
Đón tiếp: Trước 2 giờ so với giờ đón tiếp, Trưởng Phòng Hành chính kiểm tra trực tiếp
các công việc cần chuẩn bị đón tiếp. Trong quá trình đón tiếp Trưởng phòng Hành
chính phải cử nhân viên túc trực để kiểm soát công việc và thực hiện công việc phát sinh.
Quyết toán chi phí: Phòng Hành chính chịu trách nhiệm lập thủ tục thanh toán, bao
gồm cả việc lấy hoá đơn giá trị gia tăng. Công ty cần có mức khoán quy định tối đa
cho chí phí chiêu đãi, tiếp khách.
* Trình tự ti Āp đ漃Ān khách n甃ᬀ ớc ngoài
Để chuẩn bị cho cuộc tiếp khách được diễn ra tốt đẹp, cần phải chuẩn bị những việc sau: -
Lên l椃⌀ch buổi làm việc cho phù hợp: Hai bên lin lạc qua điện thoại, email,
fax để xác định giờ giấc buổi làm việc. Nếu khách là khách mời của đơn vị thì kế
hoạch bao gồm nhiều mặt hơn và nhiệm vụ của thư ký cũng đa dạng hơn như:
+Xác minh thông tin toàn đoàn, bao gồm số lượng các thành viên đoàn công tác; tên,
chức vụ của từng người;
+Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan để làm việc hoặc đón tiếp;
+Liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết;
+Chọn nơi ăn nghỉ, xe đưa đón;
+Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan.
+Tìm hiểu tập quán của khách; +Tổ chức đón khách, tặng hoa... -
Tri ऀ n khai chuẩn xác: Phải chính xác, nếu có trở ngại gì thì phải báo ngay.
Nếu giờ máy bay bị trễ, phải thay đổi lịch cho nhanh chóng và thông báo cho các bộ
phận liên quan. Vào buổi đón khách, ở nhiểu cơ quan đơn vị đã đủ bề thế thì không
phải trang trí gì thêm. Tuy vậy ở nhiều đơn vị nên bố trí thêm cây cảnh ở hành lang, hoa ở phòng họp... -
Vai trò ghi và lập biên b愃ऀ n của Thư ký giám đốc: Đây là một công việc rất
quan trọng, thư ký phải tập trung vào việc ghi tốc ký và nhờ một người khác sử dụng
máy ghi âm. Không được ỷ lại vào máy ghi âm mà nhất thiết phải dịch bản tốc ký cho
khẩn trương, kịp lập xong bản ghi nhớ hay biên bản cuộc họp càng nhanh càng tốt.
18)Trình bày các nguyên tắc đ ऀ tổ chức thành công các cuộc h漃⌀p. lOMoARc PSD|36215725
Chu ऀ n b椃⌀ cuộc h漃⌀p thật chu đáo: cần chuẩn bị tốt các phương tiện, thiết bị
cần thiết cho cuộc họp. Nếu là người điều hành cần chuẩn bị trước các vấn đề có liên
quan, dự kiến những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, thu thập thông tin chính xác
và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.
Kh漃Ȁng đ ऀ cuộc h漃⌀p kéo dài: không nên để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết
vì sẽ làm ảnh hưởng đến thời gian giải quyết các công việc khác. Nếu cuộc họp kéo
dài trên 2 giờ nên có thời gian để nghỉ giải lao. Nếu chưa thống nhất được vấn đề thì
để kỳ họp sau giải quyết tiếp.
Thảo luận tr甃ᬀ ớc với đ ng nghiệp v nội dung cuộc h漃⌀p: người điều hành
cuộc họp nên có thảo luận sơ bộ với các đồng nghiệp về nội dung cuộc họp. Điều này
giúp buổi họp có hiệu quả hơn, tránh có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau, dễ dẫn đến thất bại.
Nên h漃⌀p đ甃Āng giờ: nếu có bộ phận hay cá nhân nào đến muộn hãy cứ bắt đầu
cuộc họp đúng giờ, tránh chờ đợi, như thế tạo thành thông lệ không hay. Cần bám sát
giờ giấc đã đặt ra trong chương trình.
H甃ᬀ ớng d n m漃⌀i ng甃ᬀ ời t椃Āch cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn
g漃⌀n: khi thấy buổi họp quá thụ động, người điều hành cuộc họp nên đặt ra những
câu hỏi thuộc về vấn đề chung của tất cả mọi người, Trong trường hợp câu trả lời
mang tính cá nhân hãy khéo léo nhắc nhờ đừng làm mất thời gian của mọi người. Nếu
có nhiếu ý kiến về 1 vấn đề cấn nhắc nhở ý kiến sau tránh trùng lặp với ý kiến trước.
Nhắc nhở m漃⌀i ng甃ᬀ ời tập trung vào cuộc h漃⌀p: hãy quan sát những dấu hiệu
phi ngôn ngữ để nắm được không khí của buổi họp, cần ngăn chặn những tranh cãi
ngoài lề hay trao đổi riêng.
Kh漃Ȁng n漃Āi xấu nhau trong cuộc h漃⌀p: không nên bình luận, chê bai hay nói
xấu về người khác, nhất là những người không tham dự cuộc họp. Cần phân biệt nói
xấu và đóng góp ý kiến.
Gặp gỡ sau bu ऀ i h漃⌀p: sau cuộc họp nên gặp gỡ nói chuyện thân mật với mọi
người, đánh giá cao ý kiến của họ. CHƯƠNG 7
19) Khái niệm văn b愃ऀ n, phân loại và quy trình soạn th愃ऀ o văn b愃ऀ n. -
Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm
thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành
chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức
khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức lOMoARc PSD|36215725 -
Văn bản hành chính bao gồm các loại :văn bản hành chính cá biệt, văn bản
hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên
loại - Quy trình soạn thảo văn bản: ●
Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa ●
Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo ●
Duyệt qua văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan ký ●
Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) soát lại văn bản trình ký ●
Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “nơi nhận" và làm các
thủ tục văn thư phát hành và lưu giữ văn bản CHƯƠNG 8
20) Phân tích các bước đánh giá, lựa ch漃⌀n nhà cung cấp s愃ऀ n phẩm/ d椃⌀ch vụ văn phòng.
- Quy trình đánh giá lựa ch漃⌀n nhà cung cấp: ●
Thu thập thông tin về nhà cung cấp ●
Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu ●
Lập tiêu chí đánh giá nhà cung ứng ●
Tiến hành đánh giá nhà cung ứng ●
Lập danh sách nhà cung ứng chính thức ●
Trình lãnh đạo phê duyệt kết quả
- Qu愃ऀ n lý nhà cung cấp d椃⌀ch vụ: ●
Lập tiêu chí đánh giá:
+Tư cách pháp nhân của các nhà cung cấp
+Mối liên hệ giữa nhà cung cấp và nhà sản xuất: nhà cung cấp chính, đại lý cấp 1, đại lý cấp 2..
+Năng lực cung cấp hàng hoá/ dịch vụ +Chất lượng +Phương thức thanh toán +Thời gian giao hàng +Uy tín +Kinh nghiệm +Giá cả +Chăm sóc khách hàng ●
Nhà cung ứng được ch漃⌀n ph愃ऀ i đáp ứng đủ điều kiện:
+Tổng điểm > 30 điểm
+Điểm chất lượng >= 8 điểm
+Điểm trung bình > 1.5 điểm
+Điểm trung bình = (Tổng điểm * hệ số)/ tổng hệ số
+Điểm chất lượng > 1.5 điểm lOMoARc PSD|36215725 ●
Đối với phương pháp cho đi ऀ m có tr漃⌀ng số, doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước:
+Bước 1: Lập hội đồng tư vấn để quyết định các tiêu chí đánh giá, thang điểm và trọng số của từng tiêu chí
+Bước 2: Liệt kê các phương pháp và các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương án +Bước 3:Tính trọng số
+Bước 4: Tính khung điểm
+Bước 5: Tính khung điểm * trọng số
+Bước 6: Chọn phương án có tổng điểm cao nhất ●
Phương pháp cho đi ऀ m có tr漃⌀ng số:
+B1: Đánh giá, quy định tiêu chuẩn, tính điểm bình quân
+B2: Cho điểm các tiêu chí
+B3: Tính trọng số các yếu tố
+B4: Xây dựng khung điểm, chọn thang điểm 1
PHẦN BÀI TẬP VẬN D唃⌀NG
1) Viết chương trình một cuộc họp/ hội nghị. Hướng dẫn:
- Yêu cầu nêu đúng trình tự tiến hành, thời gian tiến hành, người thực hiện, địa điểm - Trình bày dạng bảng.
2) Viết bảng công tác chuẩn bị cho một công việc nào đó (đào tạo, chuyến công đi
công tác của lãnh đạo, hội họp ...) Hướng dẫn:
- Chỉ viết phần công tác chuẩn bị (không viết hết kế hoạch đầy đủ).
- Yêu cầu nêu đúng được trình tự công việc chuẩn bị, người chuẩn bị, deadline. - Trình bày dạng bảng