Phân Tích Mục Đích Giai Đoạn Khởi Tạo Dự Án | Môn Quản trị dự án - Đại học Kinh Tế Quốc Dân

lOMoAR cPSD| 61383624
1. Nêu và phân tích các mục đích của giai đoạn Khởi tạo dự án (đề xuất, xác định dự án HTTT)?
Mục đích của giai đoạn Khởi tạo dự án HTTT •
Xác định nhu cầu và cơ hội o Xác định vấn đề hoặc nhu cầu mà hệ
thống thông tin sẽ giải quyết.
o Đảm bảo dự án phù hợp với chiến lược kinh doanh của tổ chức. •
Đánh giá tính khả thi o Phân tích khả thi về tài chính, kỹ thuật, pháp lý và tổ chức.
o Đảm bảo dự án có thể triển khai thành công và mang lại lợi ích. •
Xác định phạm vi và mục tiêu o Định rõ phạm vi dự án để tránh
thay đổi không kiểm soát.
o Xác định các mục tiêu cụ thể, đo lường được. •
Xác định các bên liên quan và sự tham gia o Xác định các bên liên
quan chính và mức độ ảnh hưởng của họ.
o Đảm bảo sự đồng thuận và hỗ trợ từ các bên liên quan. •
Đề xuất giải pháp và phương án thực hiện o So sánh và lựa chọn
phương án triển khai tối ưu.
o Định hướng công nghệ và phương pháp phát triển hệ thống. • Phê duyệt dự án
o Cung cấp tài liệu đề xuất để ban lãnh đạo xem xét. o Đạt được sự phê
duyệt chính thức để triển khai các giai đoạn tiếp theo..
2. Các công việc và tài liệu kết quả chính của giai đoạn Khởi tạo dự án? Các mốc chính (milestone)
của giai đoạn Khởi tạo dự án HTTT? Phân tích ý nghĩa của các milestone này?
1. Các công việc chính trong giai đoạn Khởi tạo dự án
Giai đoạn Khởi tạo tập trung vào việc xác định dự án có thực sự cần thiết và khả thi hay không. Các
công việc chính bao gồm:
1.1. Xác định nhu cầu và ý tưởng dự án •
Nhận diện vấn đề hoặc cơ hội cần giải quyết bằng hệ thống thông tin. •
Phân tích bối cảnh, xác định các bên liên quan và nhu cầu của họ. •
Xác định phạm vi sơ bộ và các yêu cầu chức năng, phi chức năng của hệ thống.
1.2. Đánh giá tính khả thi của dự án •
Khả thi về kinh tế: Phân tích chi phí - lợi ích để xem xét tính hiệu quả tài chính của dự án. •
Khả thi về kỹ thuật: Xác định xem công nghệ có đáp ứng được yêu cầu hay không. •
Khả thi về pháp lý: Đảm bảo dự án tuân thủ quy định pháp luật.
Khả thi về tổ chức: Đánh giá khả năng thích nghi của tổ chức với hệ thống mới.
1.3. Đề xuất các giải pháp khả thi •
Xây dựng các phương án triển khai, bao gồm phát triển mới hoặc nâng cấp hệ thống cũ. lOMoAR cPSD| 61383624  •
So sánh các phương án dựa trên tiêu chí về chi phí, hiệu quả, rủi ro. •
Lựa chọn phương án tối ưu nhất để đề xuất.
1.4. Xác định mục tiêu và phạm vi dự án •
Định nghĩa rõ các mục tiêu cụ thể, đo lường được và phù hợp với chiến lược tổ chức. •
Xác định phạm vi dự án, liệt kê các yêu cầu chức năng và phi chức năng quan trọng.
1.5. Xác định các bên liên quan •
Xác định các bên liên quan chính (ban lãnh đạo, người sử dụng, nhà cung cấp…). •
Phân tích mức độ ảnh hưởng và sự tham gia của từng bên liên quan trong dự án.
1.6. Lập tài liệu khởi tạo dự án 
Xây dựng Báo cáo đề xuất dự án với nội dung như: mục tiêu, phạm vi, phân tích tính khả thi,
ước tính chi phí, rủi ro, giải pháp đề xuất, kế hoạch triển khai sơ bộ.
1.7. Xét duyệt và phê duyệt dự án •
Trình bày báo cáo khởi tạo dự án trước ban lãnh đạo hoặc hội đồng quản trị. •
Dự án được phê duyệt để chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch hoặc yêu cầu điều chỉnh bổ sung.
2. Tài liệu kết quả chính của giai đoạn Khởi tạo dự án
2.1. Báo cáo đề xuất dự án (Project Proposal Report)  Mục tiêu và phạm vi của dự án. •
Phân tích tính khả thi (kinh tế, kỹ thuật, pháp lý, tổ chức). •
Danh sách các bên liên quan. •
Định hướng giải pháp và lộ trình thực hiện. •
Dự báo chi phí và thời gian thực hiện. •
Đánh giá rủi ro ban đầu.
2.2. Báo cáo khả thi (Feasibility Study Report) •
Phân tích chi tiết về lợi ích, rủi ro, chi phí và khả năng triển khai.
Đề xuất phương án tối ưu.
2.3. Tài liệu về các bên liên quan (Stakeholder Register)  Danh sách các bên liên quan chính. •
Vai trò và mức độ ảnh hưởng của từng bên trong dự án.
2.4. Quyết định phê duyệt dự án (Project Charter Approval)  Văn bản chính thức
xác nhận dự án được phê duyệt. •
Xác định quyền hạn và trách nhiệm của nhóm quản lý dự án. lOMoAR cPSD| 61383624 
3. Các mốc chính (milestone) của giai đoạn Khởi tạo dự án HTTT và ý nghĩa các mốc
1. Có hay Không phê duyệt đầu tư cho dự án? 
Ý nghĩa: Đây là bước quan trọng để xác định liệu dự án có được tiếp tục hay không. Nếu không
được phê duyệt, dự án sẽ dừng lại, tránh lãng phí nguồn lực. Nếu được phê duyệt, dự án có
thể tiến hành các bước tiếp theo.
2. Hoàn thành các tài liệu liên quan 
Ý nghĩa: Việc hoàn thiện các tài liệu như báo cáo nghiên cứu khả thi, phân tích yêu cầu, tài
liệu mô tả phạm vi giúp xác định rõ ràng các yếu tố then chốt của dự án, tạo nền tảng vững
chắc cho giai đoạn tiếp theo.
3. Lên được bản kế hoạch sơ bộ với sự đồng thuận của nhóm dự án và các bên liên quan (nếu có) 
Ý nghĩa: Kế hoạch sơ bộ giúp xác định hướng đi ban đầu, phân công trách nhiệm và đảm bảo
tất cả các bên liên quan có chung nhận thức về phạm vi, mục tiêu và phương pháp triển khai
dự án. Điều này giúp giảm rủi ro và tránh xung đột sau này.
4. Văn bản quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền 
Ý nghĩa: Đây là dấu mốc quan trọng thể hiện sự cam kết chính thức của tổ chức đối với dự án.
Khi có quyết định phê duyệt, dự án có thể huy động nguồn lực, tiến hành lập kế hoạch chi tiết
và triển khai các giai đoạn tiếp theo.
3. Mô tả và phân tích về việc hình thành ý tưởng: đề xuất, xác định dự án HTTT? Thông thường,
ai sẽ là người đề xuất ý tưởng dự án HTTT?
1. Hình thành ý tưởng dự án HTTT
Ý tưởng về dự án HTTT thường xuất phát từ: •
Nhu cầu thực tế: Khi tổ chức gặp khó khăn trong quản lý, vận hành hoặc muốn nâng cao hiệu quả làm việc. •
Lãnh đạo, quản lý tổ chức: Những người có tầm nhìn chiến lược, nhận thấy sự cần thiết của hệ thống.
Cơ quan cấp trên, nhà tài trợ: Các đơn vị có quyền quyết định hoặc hỗ trợ tài chính cho dự án. •
Kế hoạch chiến lược tổng thể: Dự án có thể nằm trong kế hoạch phát triển dài hạn của tổ chức.
2. Xác định dự án sau khi có ý tưởng
Sau khi có ý tưởng, cần thực hiện các bước: •
Xác định các bên liên quan và làm việc với họ.  Xác định mục tiêu, mức
độ ưu tiên của dự án. •
Xác định sản phẩm đầu ra, đảm bảo đáp ứng nhu cầu thực tế. ⮕ Kết quả
là Báo cáo đề xuất dự án, làm cơ sở để phê duyệt. lOMoAR cPSD| 61383624 
3. Ai là người đề xuất ý tưởng dự án HTTT? •
Lãnh đạo, nhà quản lý trong tổ chức. •
Nhân viên thực tế gặp khó khăn trong công việc. •
Cơ quan cấp trên, nhà tài trợ, đối tác có nhu cầu triển khai HTTT. •
Nhóm chuyên gia CNTT tư vấn giải pháp phù hợp.
4. Báo cáo đề xuất dự án là gì? Nêu và phân tích các yêu cầu cần đáp ứng của một báo cáo đề
xuất dự án HTTT?
Báo cáo đề xuất dự án (Project Proposal) là tài liệu mô tả tổng quan về dự án HTTT sau khi đã có ý
tưởng, gặp gỡ các bên liên quan, xác định mục tiêu, phạm vi, kế hoạch sơ bộ và giải pháp khả thi. Báo
cáo này được trình bày trước cấp có thẩm quyền để xem xét và phê duyệt trước khi triển khai.
* Các yêu cầu cần đáp ứng của báo cáo đề xuất dự án Báo cáo cần đảm bảo: •
Cấu trúc hợp lý: Rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ các nội dung quan trọng. •
Mô tả đầy đủ các thành phần của dự án: Bao gồm mục tiêu, phạm vi, kế hoạch thực hiện, lợi ích và rủi ro. •
Tập trung vào các yếu tố cốt lõi, giúp tăng tính thuyết phục khi bảo vệ dự án, gồm:
o Mục đích, sự cần thiết của dự án. o Phân tích lợi ích - chi phí để chứng minh hiệu quả
đầu tư. o Đánh giá tính khả thi, mức độ rủi ro và tính bền vững.
o Sản phẩm đầu ra dự kiến và kế hoạch triển khai sơ bộ. •
Báo cáo cần được phê duyệt bằng văn bản để làm cơ sở chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
5. Tài liệu nghiên cứu tiền khả thi là gì? có mục đích gì? Các nội dung chính của tài liệu nghiên
cứu tiền khả thi?
Tài liệu nghiên cứu tiền khả thi (Pre-Feasibility Study Report) là tài liệu phân tích sơ bộ về tính khả
thi của một dự án trước khi thực hiện nghiên cứu chi tiết. Đây là bước quan trọng để đánh giá liệu
dự án có đáng để đầu tư và tiếp tục phát triển hay không. lOMoAR cPSD| 61383624
Mục đích của tài liệu nghiên cứu tiền khả thi •
Đánh giá sơ bộ tính khả thi của dự án về kỹ thuật, tài chính, pháp lý và thị trường. •
Hỗ trợ ra quyết định về việc có nên tiếp tục đầu tư vào nghiên cứu chi tiết hay không. •
Giúp các bên liên quan có cái nhìn tổng quan về dự án trước khi đi vào giai đoạn chính thức.
 Xác định rủi ro tiềm ẩn và đề xuất phương án khắc phục. Các nội dung chính của
tài liệu nghiên cứu tiền khả thi
1. Giới thiệu chung o Mô tả sơ bộ về dự án
o Mục tiêu, phạm vi và ý nghĩa của dự án
2. Cơ sở thực hiện dự án o Nhu cầu thực tế và lý do cần triển khai dự án o
Phân tích bối cảnh thị trường và đối thủ cạnh tranh
3. Phân tích tính khả thi o Khả thi về kỹ thuật: Công nghệ, giải pháp kỹ thuật
có thể áp dụng o Khả thi về tài chính: Dự toán chi phí, nguồn vốn, lợi ích
kinh tế o Khả thi về pháp lý: Điều kiện pháp lý, chính sách hỗ trợ o Khả thi
về tổ chức và nhân lực: Khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân sự
4. Đánh giá rủi ro và biện pháp khắc phục o Nhận diện rủi ro (tài chính, công
nghệ, nhân sự, thị trường) o Các phương án giảm thiểu rủi ro
5. Kết luận và đề xuất o Tổng hợp đánh giá sơ bộ
o Đề xuất hướng đi tiếp theo: có nên triển khai nghiên cứu khả thi chi tiết hay không
6. Tài liệu yêu cầu trong giai đoạn đề xuất dự án HTTT có mục đích gì? Nêu và
phân tích các nội dung chính của tài liệu yêu cầu?
Mục đích của tài liệu yêu cầu
Tài liệu yêu cầu có vai trò quan trọng trong việc xác định phạm vi và định hướng phát triển của hệ
thống thông tin. Cụ thể, tài liệu này có các mục đích sau: •
Mô tả chi tiết các yêu cầu đối với hệ thống thông tin cần đầu tư, bao gồm yêu cầu chức năng và phi chức năng. •
Giúp đội ngũ dự án hiểu rõ các vấn đề cần giải quyết, đảm bảo hệ thống đáp ứng nhu cầu thực tế. •
Giao tiếp dễ dàng giữa các bên liên quan bằng cách sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ, tránh hiểu
sai giữa nhóm kỹ thuật và nhóm nghiệp vụ.
Nội dung chính của tài liệu yêu cầu Giới thiệu chung
o Thông tin về tổ chức, bối cảnh của dự án.
o Lý do cần phát triển hệ thống thông tin.
Mục tiêu của dự án
o Xác định các mục tiêu chính mà hệ thống cần đạt được.
o Định nghĩa phạm vi của hệ thống để tránh mở rộng không kiểm soát.
Yêu cầu chức năng
o Các tính năng mà hệ thống cần hỗ trợ (quản lý người dùng, báo cáo, thanh toán, quản lý kho, v.v.). lOMoAR cPSD| 61383624
o Quy trình hoạt động của hệ thống theo từng chức năng cụ thể.
Đầu ra của hệ thống
o Các báo cáo, dashboard, biểu đồ phân tích mà hệ thống sẽ cung cấp.
o Cách thức hiển thị và truy xuất dữ liệu.
Tác động của hệ thống mới
o Ảnh hưởng của hệ thống đến tổ chức (quy trình nghiệp vụ, vai trò nhân sự). o Cách
thức hệ thống tích hợp với các hệ thống hiện có.
7. Danh sách rủi ro trong đề xuất dự án HTTT có mục đích gì? Nêu và phân tích các nội dung
chính của danh sách rủi ro? Mục đích •
Xác định và dự đoán rủi ro: Nhận diện các vấn đề tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. •
Hỗ trợ quản lý và phòng ngừa rủi ro: Giúp lập kế hoạch đối phó, giảm thiểu tác động tiêu cực. Nội dung chính
1. Liệt kê rủi ro: Các rủi ro có thể xảy ra trong từng giai đoạn của dự án (kỹ thuật, tài chính, nhân sự, tiến độ,...).
2. Đánh giá mức độ ảnh hưởng: Xác định khả năng xảy ra và mức độ thiệt hại của từng rủi ro.
3. Biện pháp phòng ngừa: Đề xuất phương án giảm thiểu hoặc xử lý khi rủi ro xảy ra.
8. Kế hoạch sơ bộ của dự án HTTT là gì? có mục đích gì? Nêu và phân tích các nội dung chính của
kế hoạch sơ bộ?
Định nghĩa & Mục đích •
Xác định công việc và nguồn lực: Lập danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện, ước lượng thời gian, chi phí, nhân sự. •
Cơ sở để đánh giá tính khả thi: Giúp quản lý dự án có cái nhìn tổng quan để điều chỉnh phù hợp. Nội dung chính
1. Mô hình tổ chức dự án: Cấu trúc đội nhóm, vai trò, trách nhiệm.
2. Danh sách các hạng mục công việc: Các nhiệm vụ chính và phụ.
3. Ước lượng nguồn lực:
o Thời gian: Dự kiến thời gian hoàn thành từng hạng mục. o Nhân sự: Số lượng
và chuyên môn của thành viên tham gia. o Chi phí: Dự toán ngân sách cần thiết.
4. Sơ đồ mô tả công việc: Biểu đồ Gantt, WBS (Cấu trúc phân rã công việc).
9. Đề xuất giải pháp khả thi là tài liệu gì? có mục đích gì? Nêu và phân tích các nội dung chính
của tài liệu này?
Định nghĩa & Mục đích •
Đề xuất giải pháp tối ưu giúp đạt được mục tiêu dự án. •
Là căn cứ để chủ đầu tư xem xét và phê duyệt đầu tư. lOMoAR cPSD| 61383624 Nội dung chính
1. Mô tả giải pháp: Tên gọi, phạm vi áp dụng, nội dung chính.
2. Yêu cầu tài chính: Dự toán chi phí, nguồn vốn.
3. Kế hoạch triển khai: Các bước thực hiện, thời gian.
4. Kết quả dự kiến: Lợi ích, tác động.
5. Ràng buộc & thuật ngữ: Điều kiện, quy định liên quan.