Phân Tích Phần Mềm iPOS Trong Quản Trị Kinh Doanh | Các thành phần phần mềm | Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Quốc gia Hà Nội
Trong thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào các hoạt động kinh doanh đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả, tối ưu hóa quy trình và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Trong lĩnh vực F&B (Food and Beverage), phần mềm quản lý iPOS đã trở thành công cụ đắc lực, hỗ trợ chủ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Tài liệu được sưu tầm và soạn thảo dưới dạng file PDF để gửi tới các bạn cùng tham khảo, ôn tập đầy đủ kiến thức, chuẩn bị cho các buổi học thật tốt. Mời bạn đọc đón xem!
Môn: Các thành phần phần mềm (HUS) 10 tài liệu
Trường: Trường Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Quốc gia Hà Nội 0.9 K tài liệu
Tác giả:
Preview text:
ii
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ THÀNH VIÊN NHÓM
Học phần: Thực tế hệ thống quản trị và vận hành doanh nghiệp
1. Danh mục các nhiệm vụ để thực hiện Đồ án học phần Stt Tên nhiệm vụ 1
Thu thập thông tin để viết Báo cáo học phần 2
Viết phần 1 Báo cáo học phần 3
Viết phần 2 Báo cáo học phần 4
Viết phần 3 Báo cáo học phần 5
Hoàn thiện Báo cáo học phần 6
Thiết kế kịch bản để làm Video học phần 7
Thu thập thông tin, quay source theo kịch bản Video học phần 8
Dựng và hoàn thiện Video học phần
2. Phân công nhiệm vụ thành viên nhóm thực hiện Đồ án học phần Số thứ tự % đóng góp Sinh viên Stt
Họ và tên sinh viên nhiệm vụ Đồ án ký tên 1 Mai Huỳnh Lan Phương 100% 2 Đào Thụy Vy 100% 3 Trần Việt Hà 100% 4 Nguyễn Tấn Phát 100% - 100% - Ngày 01 tháng 01 năm 2025
Giảng viên hướng dẫn iii MỤC LỤC
MỤC LỤC...............................................................................................................iii
DANH MỤC HÌNH ẢNH.......................................................................................iv
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM iPOS.....................................................1
1.1. Giới thiệu chung về phần mềm iPOS............................................................1
1.2. Các chức năng của phần mềm iPOS............................................................2
1.2.1. Quản lý nhân sự hiệu quả........................................................................2
1.2.2. Quản lý từ xa mọi lúc, mọi nơi.................................................................2
1.2.3. Quản lý thực đơn và gọi món...................................................................2
1.2.4. Quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả..............................................3
1.2.5. Quản lý kho chặt chẽ, giảm thiểu thất thoát với iPOS.............................3
1.2.6. Báo cáo và thống kê chi tiết với iPOS......................................................3
1.3. Ưu điểm của phần mềm iPOS.......................................................................4
1.3.1. Tính thân thiện, dễ dàng sử dụng.............................................................4
1.3.2. Dịch vụ hỗ trợ mọi lúc.............................................................................5
1.3.3. Hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp..........................................................5
1.3.4. Nâng cao hiệu quả quản lý......................................................................6
1.4. Hạn chế của phần mềm iPOS.......................................................................7
1.4.1. Chi phí đầu tư ban đầu cao......................................................................7
1.4.2. Tập trung chủ yếu vào ngành F&B..........................................................8
1.4.3. Vấn đề bảo mật, dễ thất thoát dữ liệu......................................................8
PHẦN 2: HÌNH ẢNH CỦA PHẦN MỀM iPOS.....................................................9
PHẦN 3: ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI PHẦN MỀM iPOS...............................................13
3.1 . Đề xuất dành cho doanh nghiệp áp dụng phần mềm................................13
3.2 . Đề xuất dành cho nhà cung cấp phần mềm..............................................14
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................15 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1: Giao diện theo dõi trạng thái chấm công theo giờ...............................10
Hình 2.2: Giao diện quản lý ca làm việc...............................................................11
Hình 2.3: Giao diện theo dõi báo cáo kinh doanh................................................12 1
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM iPOS
1.1. Giới thiệu chung về phần mềm iPOS
Trong thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng công nghệ vào các hoạt động
kinh doanh đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả, tối ưu hóa quy trình
và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Trong lĩnh vực F&B (Food and
Beverage), phần mềm quản lý iPOS đã trở thành công cụ đắc lực, hỗ trợ chủ doanh
nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Công ty iPOS được thành lập vào năm 2010 bởi ba thành viên sáng lập, khởi
đầu hành trình phát triển trong lĩnh vực công nghệ. Nỗ lực không ngừng, iPOS đã
trở thành đối tác tin cậy của hơn 30.000 khách hàng trong nước và quốc tế. Chuyên
cung cấp các giải pháp phần mềm và phần cứng cho ngành F&B, iPOS hỗ trợ các
nhà hàng, quán cà phê và chuỗi ẩm thực tối ưu hóa quy trình quản lý và vận hành.
Phần mềm này phù hợp với tất cả các loại hình kinh doanh, từ các nhà hàng độc lập
cho đến những chuỗi nhà hàng lớn.
Ứng dụng phần mềm iPOS giúp các chủ doanh nghiệp giảm bớt công việc
thủ công, từ đó giảm chi phí nhân sự và tối ưu hóa quy trình làm việc. Phần mềm
còn hỗ trợ phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, giúp doanh nghiệp giải quyết kịp thời
và hiệu quả. Nhờ đó, chất lượng dịch vụ được nâng cao, đồng thời mang lại trải
nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
Phần mềm iPOS là công cụ hỗ trợ bán hàng giúp các cửa hàng kiểm soát
được doanh thu, quy trình vận hành và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trên
thị trường. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, khách hàng có thể nhận báo giá hệ
thống quản lý bán hàng khác nhau. Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với iPOS
qua đường dây nóng 1900 4766 để nhận báo giá. Giá dịch vụ bảo trì hệ thống sau
thời gian bảo hành được chia thành nhiều gói khác nhau, bắt đầu từ gói “Cơ bản”
với mức giá 2 triệu đồng cho đến gói “Siêu Chuyên nghiệp” với mức giá 7 triệu
đồng. Các gói này cung cấp những tính năng chuyên biệt như kiểm tra hoạt động
của phần mềm, nâng cấp các tính năng,… 2
1.2. Các chức năng của phần mềm iPOS
1.2.1. Quản lý nhân sự hiệu quả
Giúp số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự, từ đó dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông
tin nhân viên ngay trên các thiết bị di động, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả
công việc. Bên cạnh đó, phần mềm hỗ trợ chấm công và đăng ký ca làm việc trực
tiếp trên ứng dụng, giúp việc quản lý thời gian và lịch làm việc trở nên nhanh chóng
và chính xác. Ngoài ra, iPOS còn tự động tính bảng lương cho nhân viên dựa theo
cấu hình đã được thiết lập từ trước, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch.
Nhân viên cũng có thể theo dõi lương của mình theo thời gian thực, dễ dàng kiểm
tra và đối chiếu. Nhờ những tính năng này, iPOS giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa
quy trình quản lý nhân sự, tiết kiệm chi phí và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
1.2.2. Quản lý từ xa mọi lúc, mọi nơi
iPOS cho phép các chủ doanh nghiệp theo dõi và quản lý mọi hoạt động kinh
doanh tại quán mọi lúc, mọi nơi ngay trên các thiết bị di động như điện thoại thông
minh hoặc máy tính bảng. Phần mềm cung cấp thông tin chi tiết về hóa đơn bán
hàng, tình trạng các bàn (đã đặt, đang sử dụng, trống), thống kê doanh thu và nhiều
dữ liệu quan trọng khác, tất cả được cập nhật liên tục và chính xác theo thời gian.
Nhờ vào khả năng quản lý từ xa này, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tình
hình kinh doanh và đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời, ngay cả khi không có
mặt trực tiếp tại quán, giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu hóa quản lý.
1.2.3. Quản lý thực đơn và gọi món
iPOS cho phép thiết lập và quản lý thực đơn một cách dễ dàng, bao gồm việc
thêm hình ảnh món ăn, cập nhật giá cả và mô tả chi tiết, giúp khách hàng dễ dàng
lựa chọn món ăn phù hợp. Việc gọi món trở nên nhanh chóng và tiện lợi với tính
năng nhấp chuột hoặc chạm màn hình, giúp tiết kiệm thời gian phục vụ và giảm
thiểu sai sót trong quá trình đặt món. Ngoài ra, iPOS còn tích hợp với màn hình hiển
thị cho khách hàng, giúp họ theo dõi đơn hàng của mình một cách trực quan và
chính xác. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm của khách hàng mà còn giúp
nhân viên phục vụ nhanh chóng và hiệu quả hơn. 3
1.2.4. Quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả
Phần mềm iPOS giúp doanh nghiệp thu thập và lưu trữ thông tin chi tiết về
khách hàng, bao gồm hành vi mua sắm và lịch sử sử dụng dịch vụ tại cửa hàng.
Điều này giúp xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng đầy đủ, phục vụ cho các chiến
lược chăm sóc khách hàng hiệu quả. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tạo ra
các kịch bản chăm sóc khách hàng tự động, phát hành voucher và tương tác với
khách hàng qua các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo,… giúp duy trì mối quan
hệ lâu dài và tăng cường sự gắn kết với khách hàng.
Ngoài ra, iPOS cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động chăm sóc khách
hàng, bao gồm báo cáo doanh thu từ các thành viên, báo cáo về sự biến động và
phản hồi của khách hàng. Những thông tin này giúp doanh nghiệp đánh giá chính
xác hiệu quả các hoạt động chăm sóc khách hàng, từ đó điều chỉnh chiến lược phù
hợp để nâng cao chất lượng dịch vụ và thúc đẩy doanh thu.
1.2.5. Quản lý kho chặt chẽ, giảm thiểu thất thoát với iPOS
iPOS kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý bán hàng, tự động cập nhật dữ
liệu theo thời gian, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lượng tồn kho của từng mặt
hàng và nguyên vật liệu ở bất kỳ đâu. Phần mềm đảm bảo việc quản lý kho được
thực hiện xuyên suốt theo quy trình chuẩn và nghiệp vụ đặc thù của ngành F&B, từ
nhập kho đến xuất kho, giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát.
Ngoài ra, iPOS còn cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích chuyên sâu về
quá trình mua hàng, việc dự trữ tồn kho, thông tin nhà cung cấp, thời gian đặt hàng
và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Những báo cáo này giúp doanh nghiệp có cái
nhìn toàn diện về tình hình kho, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác,
tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro thất thoát trong quản lý kho.
1.2.6. Báo cáo và thống kê chi tiết với iPOS
Phần mềm iPOS cung cấp các báo cáo doanh thu và lợi nhuận chi tiết, giúp
chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình tài chính của
doanh nghiệp mình. Các báo cáo này không chỉ giúp theo dõi doanh thu hàng ngày, 4
hàng tháng mà còn phân tích được mức lợi nhuận từ từng sản phẩm, từ đó hỗ trợ
đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
Ngoài ra, iPOS còn cung cấp thống kê về các món ăn bán chạy và khách
hàng thường xuyên, giúp doanh nghiệp nắm bắt được xu hướng tiêu dùng của khách
hàng, từ đó có thể tối ưu hóa thực đơn, khuyến mãi và các chiến lược chăm sóc khách hàng.
Tất cả các báo cáo và thống kê đều có thể được xuất ra dưới dạng tài liệu
Excel hoặc PDF, giúp doanh nghiệp dễ dàng chia sẻ, lưu trữ và phân tích dữ liệu.
Điều này không chỉ nâng cao tính linh hoạt trong việc xử lý thông tin mà còn giúp
doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
Các chức năng của iPOS không chỉ giúp doanh nghiệp trong ngành F&B
nâng cao hiệu quả vận hành, mà còn tạo ra những cơ hội để tối ưu hóa quy trình
kinh doanh, cải thiện trải nghiệm khách hàng và quản lý tài chính một cách hiệu
quả, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc sử dụng phần
mềm quản lý doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn
là yếu tố quyết định để duy trì sự cạnh tranh trong môi trường kinh doanh đầy biến
động hiện nay. Công nghệ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao trải
nghiệm khách hàng, quản lý tài chính và kho chặt chẽ, từ đó thúc đẩy sự phát triển
bền vững và khả năng cạnh tranh trong dài hạn.
1.3. Ưu điểm của phần mềm iPOS
1.3.1. Tính thân thiện, dễ dàng sử dụng
Phát triển riêng biệt cho ngành F&B. Ấn tượng đầu tiên của người dùng khi
sử dụng phần mềm quản lý bán hàng iPOS đó là giao diện thân thiện và hình ảnh,
phông chữ cực sắc nét giúp người dùng dễ nhìn và dễ tìm kiếm mà không mất nhiều
thời gian. Giao diện của phần mềm được tối ưu hóa, bố cục rõ ràng với các chức
năng hợp lí để đảm bảo được rằng người quản lý hay nhân viên, những người không
có kinh nghiệm sử dụng công nghệ cũng có thể làm quen và thích nghi. Toàn bộ
thông tin đặt món, các yêu cầu thay đổi món đều được ghi nhận trên phần mềm.
Đặc biệt là tính năng tự động hóa: 5
- Chấm công tự động: Tính năng tự động chấm công trên điện thoại
thông minh bằng wifi điểm doanh nghiệp, nhanh chóng và chính xác. Phần
mềm theo dõi thời gian làm việc giữa mỗi lần bắt đầu và kết thúc ca. Kết hợp
với bộ lọc ca/ngày/tuần hỗ trợ quản lý và tổng hợp dữ liệu cuối tháng minh bạch và hiệu quả.
- Tính toán lương tự động: iPOS tính toán lương cho nhân viên dựa trên
các thông số nhập vào như số giờ làm việc, số ngày công, phụ cấp giúp giảm
thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự. Chính nhờ sự thân
thiện và dễ sử dụng này, iPOS đã tạo ra một trải nghiệm tốt cho người góp
phần tăng cường sự hài lòng và năng suất làm việc trong tổ chức.
1.3.2. Dịch vụ hỗ trợ mọi lúc
Dịch vụ hỗ trợ phần mềm iPOS rất đa dạng và toàn diện. Dịch vụ bảo hành,
hỗ trợ kĩ thuật 24/7 giúp doanh nghiệp sử dụng phần mềm hiệu quả, bảo mật thông
tin, khắc phục sự cố nhanh chóng và duy trì hoạt động liên tục. Người dùng có thể
liên hệ đội ngũ hỗ trợ qua số điện thoại, email, hoặc công cụ trò chuyện trực tuyến
nhằm hỗ trợ người dùng sớm nhất. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp chi tiết hướng
dẫn sử dụng và hướng dẫn cách khắc phục cơ bản.
Phần mềm iPOS thường xuyên được cập nhật để bổ sung các tính năng mới
và cải thiện hiệu suất. Dịch vụ hỗ trợ của iPOS bao gồm việc cung cấp các bản cập
nhật tự động hoặc thông báo cho người dùng về các bản cập nhật cần thiết. Giúp
doanh nghiệp cập nhật tính năng mới để hoạt động hiệu quả. Để đảm bảo an toàn
thông tin của doanh nghiệp, iPOS cung cấp các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến bảo
mật dữ liệu, như sao lưu dữ liệu định kỳ, bảo vệ thông tin khách hàng và bảo mật
doanh thu. Nếu có sự cố mất dữ liệu hoặc phần mềm gặp lỗi, dịch vụ hỗ trợ của
iPOS cung cấp khả năng khôi phục dữ liệu và giúp doanh nghiệp phục hồi hoạt
động một cách nhanh chóng. Dịch vụ sẽ hỗ trợ liên tục và giải đáp thắc mắc cho người dùng.
1.3.3. Hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp 6
Phần mềm iPOS mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp thông qua
nhiều tính năng giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm chi phí vận hành và tăng
cường hiệu quả hoạt động. iPOS tự động hóa tích hợp nhiều tính năng như tính toán
lương, chấm công, quản lý kho và báo cáo tài chính. Phần mềm giúp theo dõi chi
tiết thu chi, lãi lỗ, thống kê hóa đơn, những mặt hàng bán chạy,... một cách trực
quan. Phần mềm giúp phân ca, chấm công và tính toán lương chính xác, giúp nhân
viên làm việc hiệu quả hơn. Nhà quản lý có thể theo dõi lịch sử giao dịch bán hàng
của từng nhân viên được ghi nhận trên phần mềm. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ
dàng kiểm kê, đối soát doanh thu bán hàng. Điều này giúp giảm thiểu khối lượng
công việc thủ công mà nhân viên phải thực hiện, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời
gian cho nhân viên để tập trung vào nhiệm vụ mang lại các giá trị lâu dài cho doanh
nghiệp như phát triển chiến lược hay nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng, nâng
cao hiệu quả làm việc và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Ngoài ra, các báo cáo và phân
tích về hiệu suất làm việc giúp đánh giá năng lực nhân viên và thực hiện các biện
pháp khen thưởng, tạo động lực làm việc cho nhân viên, góp phần nâng cao hiệu
quả công việc và tăng năng suất lao động.
Khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm iPOS có thể dễ dàng mở rộng và tùy
chỉnh để phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp khi mở rộng thị trường.
Điều này giúp doanh nghiệp phát triển mà không cần đầu tư quá nhiều vào hệ thống
quản lý mới. Đối với phần mềm KiotViet nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc
cần thêm các tính năng nâng cao hơn, có thể sẽ phải đối mặt với hạn chế trong việc
sử dụng phần mềm. KiotViet cũng có tính năng quản lý doanh thu, chi phí nhưng
khả năng xử lý, báo cáo đơn giản không đủ chi tiết và linh hoạt bằng iPOS. KiotViet
không có tính năng phân tích tài chính một cách rõ ràng gây khó khăn khiến doanh
nghiệp có thể phải sử dụng một phần mềm khác để hỗ trợ. Do đó, doanh nghiệp
muốn khai thác tối đa hiệu quả và tiết kiệm chi phí vận hành, iPOS sẽ giúp tăng
trưởng doanh thu và lợi nhuận tốt hơn.
1.3.4. Nâng cao hiệu quả quản lý 7
iPOS Manager giúp theo dõi mọi hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi ngay
trên các thiết bị di động. Thông tin được thể hiện rõ ràng, chính xác và cập nhật liên
tục theo thời gian. Giúp doanh nghiệp đưa ra chiến lược kịp thời dù không có mặt trực tiếp.
iPOS Inventory kết nối với phần mềm quản lý bán hàng, cập nhật dữ liệu
theo thời gian thực. Ở bất cứ đâu đều có thể theo dõi được trữ lượng tồn kho trên
từng mặt hàng, nguyên vật liệu. Cung cấp các báo cáo, bảng điều khiển phân tích
chuyên sâu về quá trình mua hàng, dự trữ tồn kho, nhà cung cấp, thời gian đặt hàng,
hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, quản lý tài chính, kế toán chính xác.
iPOS CRM thu thập thông tin và theo dõi hành vi, ghi nhận lịch sử sử dụng
dịch vụ của khách hàng tại cửa hàng. Lên các kịch bản chăm sóc khách hàng, phát
hành phiếu giảm giá, tương tác với khách hàng qua các kênh mạng xã hội. Cung cấp
các báo cáo hoạt động chăm sóc khách hàng: Báo cáo doanh thu, biến động và phản
hồi khách hàng, thống kê kết quả của các hoạt động chăm sóc khách hàng.
So với iPOS thì KiotViet không có tính năng phân tích sâu về tình hình kho
hàng và tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng không mạnh mẽ gây ra khó khăn và
không đồng bộ trong việc soát kho hàng. KiotViet có tính năng phân quyền cho
nhân viên, nhưng không linh hoạt và chi tiết như iPOS. Không có báo cáo cáo chi
tiết hiệu suất làm việc của nhân viên làm giảm khản năng quản lý và đánh giá. Báo
cáo và phân tích không chi tiết và linh hoạt điều này khiến doanh nghiệp khó có thể
đưa ra quyết định chiến lược. iPOS có thể làm tất cả điều đó một cách linh hoạt,
chính xác giúp nâng cao hiệu quả quản lý, mang lại sự chuyên nghiệp phù hợp với
các doanh nghiệp, chuỗi cửa hàng có nhu cầu quản lý phức tạp.
1.4. Hạn chế của phần mềm iPOS
1.4.1. Chi phí đầu tư ban đầu cao
Để triển khai hệ thống iPOS, doanh nghiệp cần đầu tư chi phí ban đầu cho
việc mua bản quyền, triển khai và đào tạo nhân sự. Đối với các doanh nghiệp nhỏ
hoặc mới thành lập, đây có thể là một khoản chi phí đáng kể. Thêm vào đó, hệ
thống còn yêu cầu chi phí duy trì hàng tháng hoặc hàng năm và điều này có thể trở 8
thành gánh nặng nếu doanh nghiệp không khai thác hết các tính năng hoặc không quản lý hiệu quả.
Chi phí sử dụng phần mềm iPOS cao hơn so với KiotViet. Trong khi
KiotViet cung cấp nhiều gói cước đa dạng, từ miễn phí đến trả phí với mức đầu tư
ban đầu thấp, iPOS lại có mức phí cao hơn do tích hợp nhiều tính năng vượt trội
cho doanh nghiệp lớn. Điều này có thể khiến các doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn
trong việc lựa chọn gói phù hợp với ngân sách của họ.
1.4.2. Tập trung chủ yếu vào ngành F&B
Vì được thiết kế đặc thù cho ngành nhà hàng, cà phê, trà sữa nên iPOS có thể
không đáp ứng được tất cả các nhu cầu của doanh nghiệp ngoài lĩnh vực này. Phần
mềm này cung cấp các tính năng chuyên biệt như quản lý đặt món, chấm công và
tính lương, phục vụ nhu cầu đặc thù của ngành dịch vụ ăn uống. Các tính năng như
quản lý ca làm việc linh hoạt, chấm công theo ca hoặc tính lương theo giờ làm thêm
có thể không phù hợp hoặc không cần thiết đối với các doanh nghiệp hoạt động
trong những ngành khác. Trong khi đó, phần mềm quản lý khác là Sapo lại phù hợp
với nhiều mảng kinh doanh hơn, từ cửa hàng nhỏ đến chuỗi lớn. Sapo phục vụ
nhiều lĩnh vực như bán lẻ, thời trang, điện tử, thực phẩm, đồ uống và dịch vụ. Điều
này làm hạn chế khả năng mở rộng đối tượng sử dụng của hệ thống và giảm khả năng cạnh tranh của iPOS.
1.4.3. Vấn đề bảo mật, dễ thất thoát dữ liệu
Về vấn đề bảo mật, phần mềm quản lý bán hàng iPOS vẫn có xảy ra tình
trạng thất thoát dữ liệu, sai số và hoạt động chưa thực sự mượt mà trên di động hoặc
các thiết bị PC cấu hình yếu. Phần mềm hiện chưa phát triển các công cụ để kiểm
tra dữ liệu do đó tình trạng sai sót khi nhập liệu là hoàn toàn có thể xảy ra. Chưa kể
phần mềm này cần mất phí nâng cấp và bảo trì. Trong trường hợp xảy ra lỗi phần
mềm thì bạn sẽ cần chờ khá lâu để được hỗ trợ sửa lỗi, gây mất thời gian và đình trệ
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bạn. 9
PHẦN 2: HÌNH ẢNH CỦA PHẦN MỀM iPOS
Giao diện phần mềm không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút
người dùng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc. Một giao diện thân
thiện, dễ sử dụng giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt và thực hiện công việc, từ đó
tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Phần mềm có một số giao diện hiển thị như sau:
- Giao diện theo dõi trạng thái chấm công theo giờ (Hình 2.1): Ứng
dụng chấm công này là một giải pháp toàn diện, giúp đơn giản hóa quá trình
quản lý nhân sự. Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, nhân viên có thể tự
quản lý thời gian làm việc của mình một cách thuận tiện. Bên cạnh đó, tính
năng tự động tính toán các chỉ số chấm công như tổng số giờ làm việc, giờ làm
thêm, số ngày nghỉ phép giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ
phận nhân sự. Đặc biệt, khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự
khác tạo ra một hệ thống quản lý nhân sự hoàn chỉnh, giúp doanh nghiệp nâng
cao hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh.
- Giao diện quản lý ca làm việc (Hình 2.2): Bằng cách theo dõi và phân
tích các ca làm việc, doanh nghiệp có thể phân bổ nhân sự một cách hợp lý,
đảm bảo tính công bằng, minh bạch, tối ưu hóa năng suất lao động. Tính năng
này giúp quản lý dễ dàng giám sát và kiểm soát được hiệu suất làm việc của
nhân viên, từ đó có thể đưa ra các quyết định cải thiện hoặc điều chỉnh lịch
làm việc sao cho hợp lý, giảm thiểu sai sót và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
- Giao diện theo dõi báo cáo kinh doanh (Hình 2.3): Người dùng có thể
theo dõi doanh thu một cách hiệu quả, cho phép người dùng phân tích xu
hướng doanh thu theo ngày, tuần hoặc tháng. Ngoài ra, người dùng có thể
quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng cách chỉ ra sản phẩm nào bán chạy và sản
phẩm nào không, từ đó tối ưu hóa quá trình nhập hàng. Người dùng cũng có
thể dễ dàng xuất các báo cáo hóa đơn, tiết kiệm thời gian và công sức. Việc có 10
cái nhìn tổng thể về doanh thu và chi phí giúp người dùng nâng cao khả năng
quản lý tài chính, từ đó cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể. 11
Hình 2.1: Giao diện theo dõi trạng thái chấm công theo giờ
(Nguồn: https://hrmdoc.ipos.vn/theo-doi-trang-thai-cham-cong) 12
Hình 2.2: Giao diện quản lý ca làm việc
(Nguồn: https://hrmdoc.ipos.vn/quan-ly-ca-lam-viec) 13
Hình 2.3: Giao diện theo dõi báo cáo kinh doanh
(Nguồn: https://huongdan.ipos.vn/c03-bao-cao-hoa-don-theo-thoi-gian/ ) 14 15
PHẦN 3: ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI PHẦN MỀM iPOS
3.1. Đề xuất dành cho doanh nghiệp áp dụng phần mềm
Việc lựa chọn phần mềm quản lý thích hợp rất quan trọng để tối ưu hóa quy
trình và nâng cao hiệu quả công việc. iPOS nổi bật với tính thân thiện, giúp người
dùng dễ dàng làm quen mà không cần nhiều thời gian đào tạo. Sự đơn giản của
phần mềm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nhỏ, nơi nhân viên có thể không có
nhiều kinh nghiệm công nghệ, dễ dàng áp dụng công nghệ vào công việc hàng ngày.
Giao diện trực quan cho phép nhân viên thực hiện nhiều tác vụ như quản lý kho hay
xử lý đơn hàng chỉ với vài cú nhấp chuột.
Một điểm mạnh khác của iPOS là dịch vụ hỗ trợ tận tâm. Đội ngũ chăm sóc
khách hàng luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình
sử dụng phần mềm. Dịch vụ hỗ trợ 24/7 giúp doanh nghiệp yên tâm hoạt động mà
không lo lắng về các vấn đề kỹ thuật. iPOS cũng cung cấp tài liệu hướng dẫn chi
tiết, giúp người dùng nhanh chóng khắc phục sự cố và tiếp cận phần mềm dễ dàng hơn.
Phần mềm iPOS không chỉ đơn giản hóa các quy trình bán hàng mà còn giúp
tăng hiệu quả kinh tế. Tự động hóa các tác vụ như lập hóa đơn và kiểm soát tồn kho
giúp nhân viên giao dịch nhanh chóng và chính xác hơn. Tính năng quản lý kho
giúp kiểm soát lượng hàng tồn kho, từ đó giảm thiểu chi phí lưu kho. Ngoài ra, phần
mềm có thể chấm công, tính lương, thưởng, tăng ca,… tự động linh hoạt, chính xác
đảm bảo quyền lợi nhân viên, hạn chế sai sót, giảm chi phí nhân sự.
Bên cạnh đó, tính năng kết nối từ xa cho phép theo dõi dữ liệu thời gian thực,
hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định thông minh mọi lúc. Phần mềm còn lưu trữ
thông tin khách hàng, giúp xây dựng chương trình chăm sóc và chiến lược
marketing hiệu quả. Với khả năng tự động hóa nhiều quy trình, iPOS giúp giảm
khối lượng công việc cho nhân viên, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ quan
trọng hơn. Sự đầu tư vào iPOS không chỉ cải thiện hoạt động kinh doanh mà còn
góp phần vào sự phát triển bền vững và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. 16
3.2. Đề xuất dành cho nhà cung cấp phần mềm
Để đề xuất với nhà cung cấp về vấn đề chi phí đầu tư ban đầu cao cho hệ
thống iPOS, chúng tôi sẽ gợi ý một số giải pháp. Thứ nhất, nhà cung cấp nên xem
xét việc cung cấp các gói dịch vụ với mức phí phù hợp hơn cho doanh nghiệp nhỏ.
Thứ hai, nhà cung cấp nên áp dụng chính sách chiết khấu cho các doanh nghiệp mới
thành lập hoặc có quy mô nhỏ. Cuối cùng, chúng tôi cũng đề xuất phương thức
thanh toán linh hoạt, cho phép doanh nghiệp trả góp hoặc thanh toán theo từng giai
đoạn, từ đó giảm bớt áp lực tài chính trong quá trình triển khai hệ thống.
Tiếp theo, iPOS vẫn còn hạn chế về mảng hoạt động cho doanh nghiệp áp
dụng. Nhà cung cấp nên nghiên cứu và phát triển các tính năng mở rộng cho nhiều
ngành hơn, cho phép iPOS phục vụ không chỉ ngành F&B mà còn các lĩnh vực khác
như doanh nghiệp sản xuất, ngành dịch vụ, giáo dục, tổ chức phi lợi nhuận,…
Hiện tại, iPOS chưa hỗ trợ tính năng phân quyền và vai trò người dùng cho
từng tài khoản như phần mềm Sapo. Điều này có thể hạn chế khả năng quản lý và
kiểm soát truy cập của người dùng trong hệ thống. iPOS cần nâng cao bảo mật khi
truy cập vào hệ thống. iPOS đã triển khai chấm công bằng hệ thống nhận diện
gương mặt (Face ID) từ năm 2023, việc này đã mang lại nhiều lợi ích cho người
dùng, đặc biệt là trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, để
đảm bảo an toàn tuyệt đối cho những thông tin nhạy cảm của công ty như thông tin
khách hàng, báo cáo tài chính và doanh thu, hệ thống vẫn cần nâng cao thêm một
lớp bảo mật. Chúng tôi đề xuất áp dụng tính năng xác thực hai yếu tố (2FA - Two-
Factor Authentication), yêu cầu người dùng cung cấp cả mật khẩu và xác thực sinh
trắc học (như Face ID) để đăng nhập. Quy trình xác thực sẽ gồm hai bước: Bước
một, nhập mật khẩu cá nhân; Bước hai, quét khuôn mặt để đối chiếu với dữ liệu đã
lưu. Việc này sẽ tạo ra hàng rào bảo mật vững chắc, giảm thiểu rủi ro truy cập trái
phép và bảo vệ thông tin quan trọng hiệu quả. Nâng cấp tính năng bảo mật này là
đầu tư cần thiết cho sự an toàn và bền vững của công ty trong thời đại số. 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PosApp. (2014). Tổng hợp 30+ tính năng phần mềm iPOS – iPOS có tốt
không? Truy cập ngày 30 tháng 11 năm 2024, từ https://s.net.vn/NVyf
2. OneAds. (2016). Ipos là gì? Tính năng vượt trội của Ipos. Truy cập ngày 30
tháng 11 năm 2024, từ https://oneads.vn/blogs/tools/ipos-la-gi
3. iPOS.vn. (2010) Giới thiệu iPOS. Truy cập ngày 30 tháng 11 năm 2024, từ https://ipos.vn/phan-mem-pos/
4. iPOS.vn. (2010). Quản lý ca làm việc. Truy cập ngày 4 tháng 12 năm 2024,
từ https://hrmdoc.ipos.vn/quan-ly-ca-lam-viec
5. iPOS.vn. (2010). C03-Báo cáo hóa đơn theo thời gian. Truy cập ngày 4
tháng 12 năm 2024, từ https://huongdan.ipos.vn/c03-bao-cao-hoa-don-theo- thoi-gian/
6. iPOS.vn. (2010). Giới thiệu iPOS HRM. Truy cập ngày 27 tháng 11 năm
2024, từ https://ipos.vn/ipos-hrm/
7. iPOS.vn. (2010). Theo dõi trạng thái chấm công. Truy cập ngày 30 tháng 11
năm 2024, từ https://hrmdoc.ipos.vn/theo-doi-trang-thai-cham-cong
8. Sapo. (2022) Giới thiệu phần mềm Sapo. Truy cập ngày 4 tháng 12 năm
2024, từ https://www.sapo.vn/
9. Sapo. (2022). Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng Sapo. Truy
cập ngày 4 tháng 12 năm 2024, từ https://www.sapo.vn/tinh-nang-noi- bat.html
10. KiotViet. (2014). Giới thiệu phần mềm KiotViet. Truy cập ngày 30 tháng 11
năm 2024, từ https://www.kiotviet.vn/
11. Oneads. (2018) KiotViet là gì? Ưu nhược điểm và so sánh với các nền tảng
khác. Truy cập ngày 30 tháng 11 năm 2024, từ
https://oneads.vn/blogs/tools/kiotviet-la-gi-uu-nhuoc-diem-va-so-sanh-voi- nen-tang-khac