Phân tích vai trò của quản trị học trong tổ chức môn Quản trị học | Đại học Kinh Bắc

Phân tích vai trò của quản trị học lấy ví dụ minh họa
Quản trị học là gì?
Quản trị học là một ngành khoa học nghiên cứu về các nguyên tắc, quy luật, phương pháp và kỹ
thuật quản trị trong tổ chức, từ đó áp dụng để giải quyết các vấn đề quản trị trong thực tế.
Định hướng trong quản trị học là gì?
Định hướng trong quản trị học là quá trình xác định mục tiêu chung cho tổ chức và vạch ra các
chiến lược, kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Nó bao gồm các hoạt động sau: •
Xác định tầm nhìn và sứ mệnh: Tầm nhìn là hình ảnh mong muốn về tương lai của tổ chức, thể
hiện tham vọng và định hướng phát triển lâu dài. Sứ mệnh là lý do tồn tại của tổ chức, nêu rõ
mục đích hoạt động và giá trị cốt lõi mà tổ chức theo đuổi. •
Lập kế hoạch chiến lược: Phân tích môi trường kinh doanh, điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và
thách thức (SWOT) để xác định mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan và có thời
hạn (SMART) cho từng cấp độ trong tổ chức. Lập kế hoạch hành động chi tiết, phân công trách
nhiệm và nguồn lực cho từng bộ phận và cá nhân. •
Truyền thông tầm nhìn và sứ mệnh: Chia sẻ tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức với tất cả nhân
viên thông qua các kênh truyền thông nội bộ như họp hành, hội nghị, email, bản tin, v.v. Thúc
đẩy nhân viên hiểu rõ mục tiêu chung và vai trò của bản thân trong việc thực hiện mục tiêu đó.
Tạo động lực và tinh thần trách nhiệm cho nhân viên trong công việc. •
Đánh giá và điều chỉnh: Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và đánh giá hiệu quả hoạt động của
tổ chức. Phân tích nguyên nhân sai lệch và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Học hỏi kinh
nghiệm từ những thành công và thất bại để nâng cao hiệu quả quản trị trong tương lai.
Vai trò của định hướng trong quản trị học: •
Giúp tổ chức có mục tiêu rõ ràng, thống nhất và tạo động lực cho nhân viên phấn đấu hoàn thành mục tiêu chung. •
Tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. •
Giúp tổ chức thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. •
Tạo dựng lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.
Yếu tố ảnh hưởng đến định hướng trong quản trị học: •
Môi trường kinh doanh: Bao gồm các yếu tố như kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa, công nghệ, v.v. •
Nguồn lực của tổ chức: Bao gồm con người, tài chính, vật chất, thông tin, v.v. •
Năng lực quản trị của ban lãnh đạo. Văn hóa tổ chức.
Ví dụ về định hướng trong quản trị học: •
Tập đoàn FPT đặt mục tiêu trở thành "Tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam và Top 50 Công ty công nghệ toàn cầu". •
Công ty Samsung luôn hướng đến mục tiêu "Mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất". •
Ngân hàng Vietcombank xây dựng chiến lược phát triển 5 năm giai đoạn 2021-2025, tập trung
vào chuyển đổi số, nâng cao chất lượng dịch vụ và mở rộng thị trường ra nước ngoài.
Kết luận: Định hướng là một chức năng quan trọng trong quản trị học. Nó giúp tổ chức có mục
tiêu rõ ràng, thống nhất và tạo động lực cho nhân viên phấn đấu hoàn thành mục tiêu chung. Do
đó, nhà quản trị cần quan tâm đúng mức đến việc xác định và thực hiện định hướng cho tổ chức.
Ưu và nhược điểm của vai trò định hướng trong quản trị học Ưu điểm:
Giúp cá nhân và tổ chức xác định mục tiêu rõ ràng: Hoạt động định hướng giúp cá nhân và tổ
chức xác định mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, đạt được, phù hợp và có thời hạn. Khi có
mục tiêu rõ ràng, cá nhân và tổ chức sẽ có động lực và phương hướng để phấn đấu, từ đó đạt được thành công.
Nâng cao hiệu quả hoạt động: Khi có mục tiêu rõ ràng, các bộ phận trong tổ chức sẽ phối hợp
nhịp nhàng và hiệu quả hơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động chung.
Phát triển bền vững: Hoạt động định hướng giúp cá nhân và tổ chức xác định những cơ hội và
thách thức trong tương lai, từ đó xây dựng chiến lược phát triển bền vững.
Thu hút và giữ chân nhân tài: Hoạt động định hướng giúp tổ chức xây dựng môi trường làm việc
chuyên nghiệp và thu hút nhân tài. Khi nhân viên có định hướng rõ ràng và được tổ chức hỗ trợ
phát triển, họ sẽ gắn bó và cống hiến lâu dài cho tổ chức.
Giảm thiểu rủi ro: Hoạt động định hướng giúp cá nhân và tổ chức xác định những rủi ro tiềm ẩn
và xây dựng kế hoạch phòng ngừa, từ đó giảm thiểu rủi ro và bảo đảm thành công. Nhược điểm:
Yêu cầu nguồn lực lớn: Hoạt động định hướng đòi hỏi nguồn lực lớn về tài chính, nhân lực và thời gian.
Có thể dẫn đến sự bảo thủ: Nếu không được cập nhật thường xuyên, hoạt động định hướng có
thể dẫn đến sự bảo thủ, khiến cá nhân và tổ chức bỏ lỡ những cơ hội mới.
Có thể gây áp lực cho nhân viên: Khi có mục tiêu cụ thể và thời hạn rõ ràng, nhân viên có thể
cảm thấy áp lực và lo lắng.
Có thể dẫn đến mâu thuẫn: Nếu mục tiêu của cá nhân và tổ chức không thống nhất, có thể dẫn
đến mâu thuẫn và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.
Có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài: Hoạt động định hướng có thể bị ảnh hưởng bởi
các yếu tố bên ngoài như biến động kinh tế, thay đổi chính sách, ...
Nhìn chung, vai trò định hướng trong quản trị học có nhiều ưu điểm hơn nhược điểm. Tuy nhiên,
cần lưu ý rằng hoạt động định hướng cần được thực hiện hiệu quả và phù hợp với điều kiện thực
tế của cá nhân và tổ chức.
Dưới đây là một số giải pháp để khắc phục những nhược điểm của vai trò định hướng:
Cập nhật thông tin thường xuyên: Cần thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, công nghệ,
... để điều chỉnh định hướng cho phù hợp.
Tạo môi trường làm việc cởi mở: Cần tạo môi trường làm việc cởi mở để nhân viên có thể chia
sẻ ý kiến và đề xuất sáng kiến.
Hỗ trợ nhân viên phát triển: Cần hỗ trợ nhân viên phát triển bản thân để họ có thể đạt được mục tiêu của mình.
Xây dựng kế hoạch dự phòng: Cần xây dựng kế hoạch dự phòng để ứng phó với những thay đổi bất ngờ.
Giao tiếp hiệu quả: Cần giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan để đảm bảo sự thống nhất trong
mục tiêu và hành động.
Bằng cách khắc phục những nhược điểm và áp dụng các giải pháp phù hợp, vai trò định hướng
trong quản trị học sẽ giúp cá nhân và tổ chức đạt được thành công một cách bền vững.
Tập đoàn FPT thể hiện vai trò định hướng thông qua nhiều hoạt động cụ thể, tiêu biểu như sau:
1. Xác định tầm nhìn và sứ mệnh rõ ràng: •
Tầm nhìn: FPT đặt mục tiêu trở thành "Tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam và Top
50 Công ty công nghệ toàn cầu". •
Sứ mệnh: Mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ công nghệ sáng tạo và đẳng cấp quốc tế.
2. Lập kế hoạch chiến lược bài bản: •
FPT đã xây dựng chiến lược phát triển 5 năm giai đoạn 2021-2025, tập trung vào 3 trụ cột
chính: chuyển đổi số, phát triển thị trường quốc tế và nâng cao hiệu quả hoạt động. •
Chiến lược được cụ thể hóa thành các kế hoạch hành động chi tiết, phân công trách nhiệm
và nguồn lực cho từng bộ phận và cá nhân.
3. Truyền thông hiệu quả: •
FPT thường xuyên tổ chức các hoạt động truyền thông để chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh và
chiến lược phát triển của tập đoàn với nhân viên và các bên liên quan. •
Các kênh truyền thông được sử dụng bao gồm: họp hành, hội nghị, email, bản tin,
website, mạng xã hội, v.v.
4. Đánh giá và điều chỉnh linh hoạt: •
FPT thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch và đánh giá hiệu quả hoạt động của tập đoàn. •
Dựa trên kết quả đánh giá, FPT sẽ điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo phù hợp
với tình hình thực tế.
5. Các hoạt động cụ thể khác: •
Xây dựng văn hóa FPT: Văn hóa FPT được định hướng bởi 5 giá trị cốt lõi: Chân thật -
Trách nhiệm - Hợp tác - Sáng tạo - Khát vọng. •
Quản lý rủi ro: FPT đã xây dựng hệ thống quản lý rủi ro nhằm xác định, đánh giá và xử
lý các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tập đoàn. •
Phát triển nguồn nhân lực: FPT chú trọng đầu tư vào đào tạo và phát triển nguồn nhân
lực, với mục tiêu xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, đạo đức tốt và tinh thần cống hiến. •
Quản lý tài chính hiệu quả: FPT áp dụng các chính sách tài chính chặt chẽ nhằm đảm
bảo sử dụng hiệu quả nguồn vốn của tập đoàn.
Kết quả: Nhờ có định hướng chiến lược đúng đắn và sự quản trị hiệu quả, FPT đã đạt được
nhiều thành tựu ấn tượng trong những năm qua. Tập đoàn đã trở thành một trong những doanh
nghiệp hàng đầu Việt Nam về lĩnh vực công nghệ, với doanh thu và lợi nhuận liên tục tăng
trưởng. FPT cũng được đánh giá cao về môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo.
Thiết kế trong quản trị học là gì?
Thiết kế trong quản trị học là một quá trình sáng tạo và triển khai các cấu trúc, hệ thống và
quy trình nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Nó bao gồm hai khía cạnh chính:
1. Thiết kế bên trong: •
Tập trung vào việc tạo dựng cấu trúc và hệ thống hoạt động hiệu quả cho tổ chức. •
Bao gồm các hoạt động như xây dựng cấu trúc tổ chức, thiết kế quy trình làm việc, thiết kế hệ
thống thông tin, thiết kế hệ thống kiểm soát.
2. Thiết kế bên ngoài: •
Tập trung vào việc tạo dựng hình ảnh và vị thế của tổ chức trên thị trường. •
Bao gồm các hoạt động như xây dựng thương hiệu, thiết kế sản phẩm và dịch vụ, thiết kế chiến lược marketing.
Vai trò của thiết kế trong quản trị học: •
Giúp tổ chức đạt được mục tiêu: Thiết kế hiệu quả giúp tổ chức sử dụng nguồn lực một cách
hợp lý, tăng năng suất lao động, giảm thiểu lãng phí và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ. •
Tăng cường khả năng thích ứng: Thiết kế giúp tổ chức dễ dàng thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. •
Tạo dựng lợi thế cạnh tranh: Thiết kế độc đáo và sáng tạo giúp tổ chức tạo dựng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. •
Nâng cao hiệu quả quản trị: Thiết kế hiệu quả giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, đánh giá và
điều chỉnh hoạt động của tổ chức.
Yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế trong quản trị học: •
Mục tiêu của tổ chức: Mục tiêu của tổ chức là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến thiết kế.
Thiết kế phải đảm bảo phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức. •
Môi trường kinh doanh: Môi trường kinh doanh bao gồm các yếu tố như kinh tế, chính trị, xã
hội, văn hóa, công nghệ. Thiết kế phải đảm bảo phù hợp với môi trường kinh doanh mà tổ chức hoạt động. •
Nguồn lực của tổ chức: Nguồn lực của tổ chức bao gồm con người, tài chính, vật chất, thông tin.
Thiết kế phải đảm bảo phù hợp với nguồn lực của tổ chức. •
Năng lực quản trị của ban lãnh đạo: Năng lực quản trị của ban lãnh đạo ảnh hưởng đến hiệu
quả thực hiện thiết kế.
Ví dụ về thiết kế trong quản trị học: •
Tập đoàn FPT đã thiết kế mô hình quản trị "3 vòng tròn" gồm vòng tròn hạt nhân (công ty mẹ),
vòng tròn vệ tinh (công ty con) và vòng tròn đồng minh (đối tác chiến lược). Mô hình này giúp
FPT quản lý hiệu quả các công ty con và đối tác, đồng thời tạo dựng hệ sinh thái công nghệ mạnh mẽ. •
Công ty Samsung đã thiết kế quy trình sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) giúp giảm thiểu
lãng phí và nâng cao hiệu quả sản xuất. •
Ngân hàng Vietcombank đã thiết kế hệ thống quản trị rủi ro Basel II để đảm bảo an toàn hoạt động.
Kết luận: Thiết kế là một chức năng quan trọng trong quản trị học. Nó giúp tổ chức tạo dựng
cấu trúc và hệ thống hoạt động hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được mục tiêu đề ra.
Ưu và nhược điểm của vai trò thiết kế trong quản trị học Ưu điểm: •
Giúp tổ chức đạt được mục tiêu: Thiết kế hiệu quả giúp tổ chức sử dụng nguồn lực một cách
hợp lý, tăng năng suất lao động, giảm thiểu lãng phí và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Nhờ vậy, tổ chức có thể đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả hơn. •
Tăng cường khả năng thích ứng: Thiết kế giúp tổ chức dễ dàng thích ứng với những thay đổi của
môi trường kinh doanh. Khi môi trường kinh doanh thay đổi, tổ chức có thể điều chỉnh thiết kế
để phù hợp với tình hình mới, từ đó duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững. •
Tạo dựng lợi thế cạnh tranh: Thiết kế độc đáo và sáng tạo giúp tổ chức tạo dựng lợi thế cạnh
tranh trên thị trường. Một thiết kế hiệu quả có thể giúp tổ chức thu hút khách hàng, tăng thị
phần và gia tăng lợi nhuận. •
Nâng cao hiệu quả quản trị: Thiết kế hiệu quả giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi, đánh giá và
điều chỉnh hoạt động của tổ chức. Nhờ vậy, nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định sáng
suốt và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị. Nhược điểm: •
Yêu cầu nguồn lực lớn: Việc thiết kế hiệu quả thường đòi hỏi nguồn lực lớn, bao gồm con người,
tài chính và thời gian. Do vậy, không phải tất cả các tổ chức đều có thể thực hiện thiết kế một cách hiệu quả. •
Quá trình thiết kế có thể tốn nhiều thời gian: Quá trình thiết kế thường đòi hỏi nhiều thời gian
để nghiên cứu, phân tích và đưa ra giải pháp. Do vậy, nó có thể ảnh hưởng đến tốc độ triển khai
các dự án của tổ chức. •
Khó khăn trong việc đo lường hiệu quả: Hiệu quả của thiết kế có thể khó đo lường một cách
chính xác. Do vậy, việc đánh giá hiệu quả thiết kế và điều chỉnh khi cần thiết có thể gặp nhiều khó khăn. •
Rủi ro thất bại: Việc thiết kế luôn tiềm ẩn rủi ro thất bại. Nếu thiết kế không hiệu quả, tổ chức có
thể phải chịu tổn thất về tài chính và thời gian.
Tri thức và thúc đẩy trong quản trị là gì?
Tri thức và thúc đẩy là hai khái niệm quan trọng trong quản trị học, đóng vai trò thiết yếu trong
việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
1. Tri thức trong quản trị: •
Khái niệm: Tri thức trong quản trị là tổng hợp những hiểu biết, thông tin và kinh nghiệm được
tích lũy bởi tổ chức và các thành viên của tổ chức. Nó bao gồm kiến thức chuyên môn, kỹ năng
quản lý, kinh nghiệm thực tiễn, v.v. •
Vai trò: Tri thức đóng vai trò chìa khóa cho sự thành công của tổ chức trong môi trường kinh
doanh cạnh tranh ngày nay. Một tổ chức có tri thức phong phú và được ứng dụng hiệu quả sẽ có khả năng:
o Đưa ra những quyết định sáng suốt và kịp thời. o Phát triển sản phẩm và dịch vụ mới
đáp ứng nhu cầu thị trường. o Nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận. o Tạo
dựng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. •
Nguồn gốc: Tri thức trong quản trị có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:
o Kinh nghiệm của các thành viên trong tổ chức: Đây là nguồn tri thức quan trọng nhất,
được tích lũy qua quá trình làm việc và giải quyết các vấn đề thực tế.
o Nghiên cứu và phát triển: Các hoạt động nghiên cứu và phát triển giúp tổ chức tạo ra
kiến thức mới và cải tiến sản phẩm/dịch vụ hiện có.
o Hợp tác với các đối tác: Hợp tác với các đối tác giúp tổ chức chia sẻ tri thức và học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau.
o Thu thập thông tin từ bên ngoài: Tổ chức cần thu thập thông tin từ thị trường, đối thủ
cạnh tranh và các nguồn khác để cập nhật xu hướng mới và đưa ra những quyết định sáng suốt.
2. Thúc đẩy trong quản trị: •
Khái niệm: Thúc đẩy trong quản trị là quá trình tạo động lực cho các thành viên trong tổ chức
để họ nỗ lực hoàn thành mục tiêu chung. Nó bao gồm các hoạt động như:
o Giao tiếp hiệu quả: Nhà quản trị cần giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong tổ chức
để truyền tải mục tiêu, chiến lược và mong muốn của mình.
o Khen thưởng và công nhận: Khen thưởng và công nhận những thành tích của nhân viên
là cách hiệu quả để thúc đẩy họ nỗ lực hơn nữa. o Tạo môi trường làm việc tích cực:
Môi trường làm việc tích cực, cởi mở và tôn trọng giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và an tâm làm việc.
o Trao quyền cho nhân viên: Trao quyền cho nhân viên giúp họ có trách nhiệm và chủ
động hơn trong công việc.
o Đào tạo và phát triển nhân viên: Đào tạo và phát triển nhân viên giúp họ nâng cao năng
lực và kỹ năng, từ đó làm việc hiệu quả hơn.
3. Mối quan hệ giữa tri thức và thúc đẩy trong quản trị: •
Tri thức là nền tảng cho thúc đẩy: Tri thức là nguồn lực quan trọng để nhà quản trị đưa ra
những quyết định sáng suốt, xây dựng chiến lược hiệu quả và tạo động lực cho nhân viên. •
Thúc đẩy giúp ứng dụng tri thức hiệu quả: Khi được thúc đẩy, nhân viên sẽ nỗ lực hơn để học
hỏi, ứng dụng tri thức vào công việc và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. •
Hai yếu tố này cần được kết hợp chặt chẽ với nhau: Để đạt được hiệu quả cao nhất, nhà quản
trị cần kết hợp chặt chẽ giữa việc phát triển tri thức và thúc đẩy nhân viên. Ví dụ về quản trị
thể hiện vai trò tri thức và thúc đẩy 1. Tập đoàn FPT: •
Tri thức: FPT luôn chú trọng đầu tư vào nghiên cứu và phát triển (R&D) để tạo ra những sản
phẩm và dịch vụ công nghệ mới. FPT cũng thường xuyên tổ chức các hội thảo, hội nghị để chia
sẻ kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau giữa các cán bộ nhân viên. •
Thúc đẩy: FPT áp dụng mô hình quản trị "3 vòng tròn" gồm vòng tròn hạt nhân (công ty mẹ),
vòng tròn vệ tinh (công ty con) và vòng tròn đồng minh (đối tác chiến lược). Mô hình này giúp
FPT quản lý hiệu quả các công ty con và đối tác, đồng thời tạo dựng hệ sinh thái công nghệ
mạnh mẽ. FPT cũng thường xuyên tổ chức các chương trình khen thưởng và công nhận những
thành tích của nhân viên, tạo môi trường làm việc năng động và sáng tạo. 2. Công ty Samsung: •
Tri thức: Samsung nổi tiếng với hệ thống quản trị tri thức hiệu quả. Samsung có một hệ thống
quản lý tri thức toàn cầu giúp lưu trữ, chia sẻ và ứng dụng tri thức của công ty một cách hiệu
quả. Samsung cũng thường xuyên cử nhân viên đi học tập và đào tạo tại các trường đại học và
cơ sở nghiên cứu hàng đầu trên thế giới. •
Thúc đẩy: Samsung áp dụng hệ thống quản trị theo hiệu suất (MBO) giúp đánh giá hiệu quả công
việc của nhân viên một cách khách quan và chính xác. Samsung cũng có nhiều chương trình phúc
lợi và chế độ đãi ngộ hấp dẫn dành cho nhân viên, giúp họ an tâm làm việc và cống hiến hết mình cho công ty.
Ưu và nhược điểm của vai trò tri thức và thúc đẩy trong quản trị học
Vai trò tri thức và thúc đẩy đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của
tổ chức. Tuy nhiên, nó cũng có cả ưu điểm và nhược điểm cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Ưu điểm: 1. Tri thức: •
Nâng cao hiệu quả hoạt động: Tri thức giúp tổ chức đưa ra những quyết định sáng suốt, xây
dựng chiến lược hiệu quả và phát triển sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao. Nhờ vậy, tổ chức có
thể tăng năng suất lao động, giảm thiểu lãng phí và nâng cao lợi nhuận. •
Tạo dựng lợi thế cạnh tranh: Tri thức độc đáo và sáng tạo giúp tổ chức tạo dựng lợi thế cạnh
tranh trên thị trường. Nhờ vậy, tổ chức có thể thu hút khách hàng, tăng thị phần và gia tăng lợi nhuận. •
Thích ứng với môi trường kinh doanh: Tri thức giúp tổ chức dễ dàng thích ứng với những thay
đổi của môi trường kinh doanh. Nhờ vậy, tổ chức có thể duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững. 2. Thúc đẩy: •
Tăng năng suất lao động: Khi được thúc đẩy, nhân viên sẽ nỗ lực hơn trong công việc, từ đó giúp
nâng cao năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của tổ chức. •
Nâng cao chất lượng công việc: Nhân viên được thúc đẩy sẽ sáng tạo và cẩn thận hơn trong
công việc, từ đó giúp nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ. •
Giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc: Nhân viên được thúc đẩy sẽ cảm thấy hài lòng với công việc và gắn bó
với tổ chức lâu dài, từ đó giúp giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc. Nhược điểm: 1. Tri thức:
Yêu cầu nguồn lực lớn: Việc phát triển và ứng dụng tri thức thường đòi hỏi nguồn lực lớn, bao
gồm con người, tài chính và thời gian. Do vậy, không phải tất cả các tổ chức đều có thể thực hiện hiệu quả. •
Khó khăn trong việc đo lường hiệu quả: Hiệu quả của tri thức có thể khó đo lường một cách
chính xác. Do vậy, việc đánh giá hiệu quả ứng dụng tri thức và điều chỉnh khi cần thiết có thể gặp nhiều khó khăn. •
Rủi ro thất bại: Việc ứng dụng tri thức mới luôn tiềm ẩn rủi ro thất bại. Nếu ứng dụng không
hiệu quả, tổ chức có thể phải chịu tổn thất về tài chính và thời gian. 2. Thúc đẩy:
Tốn kém chi phí: Việc thực hiện các chương trình thúc đẩy nhân viên như khen thưởng, đào tạo,
v.v. thường tốn kém chi phí. Do vậy, không phải tất cả các tổ chức đều có thể thực hiện thường xuyên. •
Có thể dẫn đến sự so sánh và ganh đua không lành mạnh: Việc thúc đẩy nhân viên dựa trên
hiệu suất có thể dẫn đến sự so sánh và ganh đua không lành mạnh giữa các nhân viên, ảnh
hưởng đến tinh thần đoàn kết và văn hóa tổ chức. •
Khó khăn trong việc áp dụng với tất cả các nhân viên: Các chương trình thúc đẩy có thể không
phù hợp với tất cả các nhân viên. Do vậy, cần có sự linh hoạt trong việc áp dụng các chương trình
này để đảm bảo hiệu quả. Vai trò điều chỉnh
Điều chỉnh trong quản trị là quá trình theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức và
thực hiện những thay đổi cần thiết để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. Nó bao gồm các bước sau:
1. Xác định mục tiêu: •
Bước đầu tiên trong điều chỉnh là xác định rõ ràng mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu cần cụ
thể, đo lường được, khả thi, phù hợp và có thời hạn (SMART).
2. Theo dõi tiến độ: •
Sau khi xác định mục tiêu, cần theo dõi tiến độ thực hiện để đánh giá hiệu quả hoạt động
của tổ chức. Việc theo dõi có thể được thực hiện thông qua các báo cáo, số liệu thống kê,
phản hồi của khách hàng, v.v.
3. Đánh giá hiệu quả: •
Sau khi thu thập dữ liệu theo dõi, cần tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Việc đánh giá cần so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra để xác định những điểm
mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức (SWOT).
4. Xác định vấn đề:
Dựa trên kết quả đánh giá hiệu quả, cần xác định những vấn đề mà tổ chức đang gặp
phải. Vấn đề có thể liên quan đến chiến lược, quy trình, con người, tài nguyên, v.v.
5. Lập kế hoạch hành động: •
Sau khi xác định vấn đề, cần lập kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề. Kế hoạch cần
cụ thể, rõ ràng, có thời hạn và phân công trách nhiệm cho từng cá nhân/bộ phận.
6. Triển khai kế hoạch: •
Sau khi có kế hoạch, cần triển khai kế hoạch một cách hiệu quả. Việc triển khai cần sự
phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân/bộ phận liên quan.
7. Theo dõi và đánh giá kết quả: •
Sau khi triển khai kế hoạch, cần theo dõi và đánh giá kết quả để đảm bảo kế hoạch đã
được thực hiện hiệu quả. Nếu cần thiết, cần điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
Vai trò của điều chỉnh trong quản trị: •
Giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. •
Tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức. •
Nâng cao khả năng thích ứng của tổ chức với những thay đổi của môi trường kinh doanh.
Giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận.
Ví dụ về điều chỉnh trong quản trị: •
Công ty A đã đề ra mục tiêu tăng doanh thu 10% trong năm nay. Tuy nhiên, sau 6 tháng
đầu năm, doanh thu của công ty chỉ tăng 5%. Do đó, công ty A cần điều chỉnh chiến lược
kinh doanh để đạt được mục tiêu đề ra. •
Ngân hàng B đã áp dụng hệ thống quản lý rủi ro mới. Tuy nhiên, sau một thời gian áp
dụng, ngân hàng B nhận thấy hệ thống này chưa hiệu quả. Do đó, ngân hàng B cần điều
chỉnh hệ thống quản lý rủi ro để phù hợp hơn với thực tế hoạt động. Ưu và nhược điểm
của vai trò điều chỉnh trong quản trị Ưu điểm: •
Giúp tổ chức đạt được mục tiêu: Điều chỉnh giúp tổ chức theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động
và thực hiện những thay đổi cần thiết để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. Nhờ vậy, tổ
chức có thể sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, tăng năng suất lao động và giảm thiểu lãng phí. •
Tăng cường hiệu quả hoạt động: Điều chỉnh giúp tổ chức xác định và giải quyết những vấn đề
tồn tại trong quá trình hoạt động, từ đó giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Nâng cao khả năng thích ứng: Điều chỉnh giúp tổ chức dễ dàng thích ứng với những thay đổi
của môi trường kinh doanh. Nhờ vậy, tổ chức có thể duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững. •
Giảm thiểu rủi ro: Điều chỉnh giúp tổ chức xác định và phòng ngừa những rủi ro tiềm ẩn, từ đó
giúp giảm thiểu tổn thất cho tổ chức. Nhược điểm: •
Yêu cầu nguồn lực: Việc thực hiện điều chỉnh thường đòi hỏi nguồn lực về con người, tài chính
và thời gian. Do vậy, không phải tất cả các tổ chức đều có thể thực hiện điều chỉnh một cách hiệu quả. •
Khó khăn trong việc đo lường hiệu quả: Hiệu quả của điều chỉnh có thể khó đo lường một cách
chính xác. Do vậy, việc đánh giá hiệu quả điều chỉnh và điều chỉnh khi cần thiết có thể gặp nhiều khó khăn. •
Có thể dẫn đến sự trì hoãn: Việc điều chỉnh liên tục có thể dẫn đến sự trì hoãn trong việc ra
quyết định và thực hiện hành động. Do vậy, cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện điều chỉnh. •
Khó khăn trong việc tạo sự đồng thuận: Việc điều chỉnh có thể ảnh hưởng đến lợi ích của một
số cá nhân/bộ phận. Do vậy, cần tạo sự đồng thuận giữa các bên liên quan trước khi thực hiện điều chỉnh.
Phối hợp trong quản trị học là gì?
Phối hợp là một chức năng quan trọng trong quản trị học, đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Nó bao gồm quá trình kết hợp các hoạt động, nỗ lực và
nguồn lực của các cá nhân, bộ phận và đơn vị khác nhau trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung.
Đặc điểm của phối hợp: •
Tính liên kết: Các hoạt động, nỗ lực và nguồn lực được kết hợp chặt chẽ với nhau, tạo thành
một hệ thống thống nhất. •
Tính đồng nhất: Các hoạt động, nỗ lực và nguồn lực được hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. •
Tính hiệu quả: Phối hợp giúp tổ chức sử dụng nguồn lực một cách hợp lý, tăng năng suất lao
động và giảm thiểu lãng phí.
Vai trò của phối hợp trong quản trị học: •
Giúp tổ chức đạt được mục tiêu: Phối hợp giúp tổ chức kết hợp sức mạnh của các cá nhân, bộ
phận và đơn vị khác nhau để thực hiện những nhiệm vụ phức tạp, từ đó giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. •
Nâng cao hiệu quả hoạt động: Phối hợp giúp tổ chức tránh lãng phí thời gian, nguồn lực và công
sức do trùng lặp công việc, thiếu thống nhất trong hành động. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động của
tổ chức được nâng cao.
Tăng cường khả năng thích ứng: Phối hợp giúp tổ chức dễ dàng thích ứng với những thay đổi
của môi trường kinh doanh. Nhờ vậy, tổ chức có thể duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững. •
Tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả: Phối hợp giúp tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả,
nơi các cá nhân, bộ phận và đơn vị khác nhau cùng hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.
Nguyên tắc phối hợp: •
Tính rõ ràng: Mục tiêu và yêu cầu của hoạt động phối hợp cần được xác định rõ ràng, cụ thể. •
Tính thông tin: Các bên liên quan cần được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời. •
Tính thống nhất: Các hoạt động, nỗ lực và nguồn lực cần được phối hợp thống nhất, tránh trùng lặp và mâu thuẫn. •
Tính linh hoạt: Phối hợp cần linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh.
Phương pháp phối hợp: •
Phương pháp hội nghị: Các bên liên quan gặp gỡ trực tiếp để thảo luận và thống nhất về các
vấn đề liên quan đến phối hợp. •
Phương pháp liên lạc bằng văn bản: Các bên liên quan giao tiếp bằng văn bản, chẳng hạn như email, báo cáo, v.v. •
Phương pháp sử dụng công nghệ thông tin: Sử dụng các phần mềm, ứng dụng để hỗ trợ phối
hợp, chẳng hạn như phần mềm quản lý dự án, hệ thống họp trực tuyến, v.v.
Ví dụ về phối hợp trong quản trị học: •
Công ty A triển khai một dự án mới. Để đảm bảo dự án thành công, công ty A cần phối hợp hiệu
quả giữa các bộ phận như marketing, sản xuất, tài chính, v.v. •
Ngân hàng B có mạng lưới chi nhánh rộng khắp cả nước. Để đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng
nhất tại tất cả các chi nhánh, ngân hàng B cần phối hợp chặt chẽ giữa các chi nhánh và trụ sở chính. •
Một tập đoàn đa quốc gia có nhiều công ty con hoạt động ở các quốc gia khác nhau. Để đảm
bảo chiến lược kinh doanh thống nhất, tập đoàn cần phối hợp hiệu quả giữa các công ty con và trụ sở chính.
Ví dụ thể hiện vai trò phối hợp trong quản trị học
1. Phối hợp giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp: •
Ví dụ 1: Để triển khai một chiến dịch marketing mới, bộ phận marketing cần phối hợp chặt chẽ
với bộ phận sản xuất để đảm bảo sản phẩm được cung cấp đủ cho nhu cầu thị trường, bộ phận
bán hàng để phân phối sản phẩm đến tay khách hàng, và bộ phận tài chính để đảm bảo nguồn lực cho chiến dịch. •
Ví dụ 2: Khi một khách hàng có khiếu nại về sản phẩm, bộ phận chăm sóc khách hàng cần phối
hợp với bộ phận bán hàng, sản xuất và kỹ thuật để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
2. Phối hợp giữa các cấp quản lý trong tổ chức: •
Ví dụ 1: Giám đốc điều hành cần phối hợp với các giám đốc cấp dưới để 制定 và thực hiện chiến
lược phát triển của tổ chức. •
Ví dụ 2: Trưởng phòng cần phối hợp với các trưởng nhóm để quản lý công việc của nhân viên và
hoàn thành mục tiêu của phòng.
3. Phối hợp giữa các tổ chức trong cùng một ngành: •
Ví dụ 1: Các công ty trong cùng một ngành có thể phối hợp với nhau để nghiên cứu và phát triển
sản phẩm mới, chia sẻ nguồn lực hoặc hợp tác trong các dự án lớn. •
Ví dụ 2: Các hiệp hội ngành nghề có thể phối hợp với nhau để bảo vệ lợi ích chung của các thành
viên, thúc đẩy phát triển ngành và nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
4. Phối hợp giữa các tổ chức trong khu vực hoặc quốc tế: •
Ví dụ 1: Các quốc gia trong khu vực có thể phối hợp với nhau để phát triển kinh tế, giao thương và đầu tư. •
Ví dụ 2: Các tổ chức phi chính phủ có thể phối hợp với nhau để giải quyết các vấn đề chung của
toàn cầu như biến đổi khí hậu, nghèo đói và dịch bệnh. Ưu điểm và nhược điểm của vai trò
phối hợp trong quản trị học Ưu điểm: •
Nâng cao hiệu quả hoạt động: Phối hợp giúp tổ chức sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả,
tránh lãng phí thời gian, công sức và chi phí do trùng lặp công việc, thiếu thống nhất trong hành
động. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động của tổ chức được nâng cao. •
Tăng cường khả năng thích ứng: Phối hợp giúp tổ chức dễ dàng thích ứng với những thay đổi
của môi trường kinh doanh. Nhờ vậy, tổ chức có thể duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững. •
Tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả: Phối hợp giúp tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả,
nơi các cá nhân, bộ phận và đơn vị khác nhau cùng hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục
tiêu chung. Nhờ vậy, nhân viên có tinh thần làm việc cao, năng suất lao động được nâng cao. •
Giảm thiểu rủi ro: Phối hợp giúp tổ chức xác định và phòng ngừa những rủi ro tiềm ẩn, từ đó
giúp giảm thiểu tổn thất cho tổ chức. Nhược điểm: •
Yêu cầu nguồn lực: Việc thực hiện phối hợp hiệu quả thường đòi hỏi nguồn lực về con người, tài
chính và thời gian. Do vậy, không phải tất cả các tổ chức đều có thể thực hiện phối hợp một cách hiệu quả. •
Khó khăn trong việc đo lường hiệu quả: Hiệu quả của phối hợp có thể khó đo lường một cách
chính xác. Do vậy, việc đánh giá hiệu quả phối hợp và điều chỉnh khi cần thiết có thể gặp nhiều khó khăn. •
Có thể dẫn đến sự trì hoãn: Việc phối hợp liên tục có thể dẫn đến sự trì hoãn trong việc ra quyết
định và thực hiện hành động. Do vậy, cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi thực hiện phối hợp.
Khó khăn trong việc tạo sự đồng thuận: Việc phối hợp có thể ảnh hưởng đến lợi ích của một số
cá nhân/bộ phận. Do vậy, cần tạo sự đồng thuận giữa các bên liên quan trước khi thực hiện phối hợp.
Phân tích chức năng của các nhà quản trị lấy ví dụ minh họa Quản trị học là gì?
Chức năng hoạch định trong quản trị học
Chức năng hoạch định là một trong bốn chức năng chính của quản trị học, bao gồm: hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Chức năng này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ
chức đạt được mục tiêu đề ra.
Nội dung của chức năng hoạch định: •
Xác định mục tiêu: Bước đầu tiên trong quá trình hoạch định là xác định mục tiêu của tổ chức.
Mục tiêu cần cụ thể, đo lường được, khả thi, phù hợp và có thời hạn (SMART). •
Phân tích môi trường: Sau khi xác định mục tiêu, cần phân tích môi trường nội bộ và môi
trường ngoại bộ của tổ chức để đánh giá những thuận lợi và khó khăn mà tổ chức có thể gặp phải. •
Lập kế hoạch: Dựa trên mục tiêu và kết quả phân tích môi trường, cần lập kế hoạch cụ thể để
thực hiện mục tiêu. Kế hoạch cần bao gồm các bước thực hiện, thời gian hoàn thành, nguồn lực
cần thiết và người phụ trách. •
Lập ngân sách: Sau khi lập kế hoạch, cần lập ngân sách để dự trù nguồn lực tài chính cho việc thực hiện kế hoạch. •
Triển khai kế hoạch: Sau khi có kế hoạch và ngân sách, cần triển khai kế hoạch một cách hiệu
quả. Việc triển khai kế hoạch cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân, bộ phận và đơn vị khác nhau trong tổ chức. •
Theo dõi và đánh giá: Cần theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch để đảm bảo kế
hoạch được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả. Nếu cần thiết, cần điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp.
Vai trò của chức năng hoạch định: •
Giúp tổ chức đạt được mục tiêu: Chức năng hoạch định giúp tổ chức xác định rõ ràng mục tiêu
và phương hướng phát triển, từ đó giúp tổ chức tập trung nguồn lực và nỗ lực để đạt được mục tiêu đề ra. •
Tăng cường hiệu quả hoạt động: Chức năng hoạch định giúp tổ chức sử dụng nguồn lực một
cách hiệu quả, tránh lãng phí thời gian, công sức và chi phí. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động của tổ chức được nâng cao.
Tăng cường khả năng thích ứng: Chức năng hoạch định giúp tổ chức dễ dàng thích ứng với
những thay đổi của môi trường kinh doanh. Nhờ vậy, tổ chức có thể duy trì lợi thế cạnh tranh và
đảm bảo sự phát triển bền vững. •
Giảm thiểu rủi ro: Chức năng hoạch định giúp tổ chức xác định và phòng ngừa những rủi ro tiềm
ẩn, từ đó giúp giảm thiểu tổn thất cho tổ chức.
Nguyên tắc của chức năng hoạch định: •
Tính khoa học: Quá trình hoạch định cần dựa trên cơ sở khoa học, sử dụng các phương pháp và
kỹ thuật khoa học để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của kế hoạch. •
Tính khách quan: Quá trình hoạch định cần dựa trên cơ sở khách quan, không nên dựa vào ý
kiến chủ quan của cá nhân. •
Tính thực tiễn: Kế hoạch cần có tính thực tiễn, phù hợp với điều kiện thực tế của tổ chức và khả
năng thực hiện của tổ chức. •
Tính linh hoạt: Kế hoạch cần có tính linh hoạt để có thể điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với
những thay đổi của môi trường kinh doanh. •
Tính tham gia: Cần có sự tham gia của các bên liên quan trong quá trình hoạch định để đảm bảo
kế hoạch được thực hiện một cách hiệu quả.
Tác động tích cực và tiêu cực của chức năng hoạch định: Ví dụ về Vinamilk
Vinamilk là một trong những doanh nghiệp sữa và thực phẩm lớn nhất Việt Nam. Nhờ có chức
năng hoạch định hiệu quả, Vinamilk đã đạt được nhiều thành công to lớn, bao gồm:
Tác động tích cực: •
Đạt được mục tiêu đề ra: Vinamilk đã đặt mục tiêu trở thành một trong 50 công ty sữa lớn nhất
thế giới vào năm 2020. Nhờ có chức năng hoạch định hiệu quả, Vinamilk đã đạt được mục tiêu này trước thời hạn. •
Tăng cường hiệu quả hoạt động: Vinamilk đã áp dụng nhiều công nghệ và phương pháp quản lý
tiên tiến để nâng cao hiệu quả hoạt động. Nhờ vậy, Vinamilk đã giảm thiểu chi phí sản xuất, nâng
cao chất lượng sản phẩm và tăng lợi nhuận. •
Tăng cường khả năng thích ứng: Vinamilk đã xây dựng hệ thống quản trị rủi ro hiệu quả để có
thể thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Nhờ vậy, Vinamilk đã vượt qua
nhiều thách thức và duy trì vị thế dẫn đầu thị trường. •
Mở rộng thị trường: Vinamilk đã không ngừng mở rộng thị trường sang các nước trong khu vực
và trên thế giới. Nhờ có chức năng hoạch định hiệu quả, Vinamilk đã xây dựng được thương
hiệu mạnh và chiếm được thị phần lớn ở nhiều thị trường quốc tế.
Tác động tiêu cực: •
Thiếu linh hoạt: Do quá tập trung vào việc thực hiện kế hoạch đã đề ra, Vinamilk có thể bỏ lỡ những cơ hội mới. •
Thiếu sáng tạo: Do quá chú trọng vào việc thực hiện các quy trình và thủ tục đã được quy định,
Vinamilk có thể hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên. •
Thiếu động lực: Do quá tập trung vào việc đạt được mục tiêu, Vinamilk có thể tạo áp lực quá lớn
lên nhân viên, dẫn đến việc nhân viên thiếu động lực làm việc.
Thiếu sự tham gia: Do quá tập trung vào việc ra quyết định, Vinamilk có thể hạn chế sự tham gia
của nhân viên vào quá trình hoạch định.
Chức năng tổ chức trong quản trị học
Chức năng tổ chức là một trong bốn chức năng chính của quản trị học, bao gồm: hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm soát. Chức năng này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức đạt
được mục tiêu đề ra.
Nội dung của chức năng tổ chức: •
Phân công lao động: Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ cụ thể và giao cho các cá nhân/bộ
phận phù hợp thực hiện. •
Phân quyền: Ủy quyền cho các cấp quản lý thực hiện một số nhiệm vụ và quyền hạn nhất định. •
Phân cấp: Sắp xếp các bộ phận và vị trí trong tổ chức theo một trật tự nhất định. •
Thiết lập cấu trúc tổ chức: Xác định các bộ phận, vị trí trong tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận/vị trí với nhau. •
Thiết lập quy trình làm việc: Xác định các bước thực hiện công việc và quy trình phối hợp giữa các bộ phận/vị trí. •
Thiết lập hệ thống thông tin: Xây dựng hệ thống thông tin để thu thập, truyền tải và xử lý thông tin trong tổ chức. •
Quản lý nguồn nhân lực: Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá và sử dụng hiệu quả nguồn
nhân lực của tổ chức.
Vai trò của chức năng tổ chức: •
Giúp tổ chức đạt được mục tiêu: Chức năng tổ chức giúp tổ chức sử dụng nguồn lực một cách
hiệu quả, tránh lãng phí thời gian, công sức và chi phí. Nhờ vậy, hiệu quả hoạt động của tổ chức
được nâng cao và mục tiêu đề ra dễ dàng được đạt được hơn. •
Tăng cường khả năng thích ứng: Chức năng tổ chức giúp tổ chức dễ dàng thích ứng với những
thay đổi của môi trường kinh doanh. Nhờ vậy, tổ chức có thể duy trì lợi thế cạnh tranh và đảm
bảo sự phát triển bền vững. •
Tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả: Chức năng tổ chức giúp tạo dựng môi trường làm việc
hiệu quả, nơi các cá nhân, bộ phận và đơn vị khác nhau cùng hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau để đạt
được mục tiêu chung. Nhờ vậy, nhân viên có tinh thần làm việc cao, năng suất lao động được nâng cao. •
Giảm thiểu rủi ro: Chức năng tổ chức giúp tổ chức xác định và phòng ngừa những rủi ro tiềm ẩn,
từ đó giúp giảm thiểu tổn thất cho tổ chức.
Nguyên tắc của chức năng tổ chức: •
Tính khoa học: Quá trình tổ chức cần dựa trên cơ sở khoa học, sử dụng các nguyên tắc và
phương pháp khoa học để đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động tổ chức. •
Tính khách quan: Quá trình tổ chức cần dựa trên cơ sở khách quan, không nên dựa vào ý kiến chủ quan của cá nhân. •
Tính thực tiễn: Cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc và hệ thống thông tin cần phù hợp với điều
kiện thực tế của tổ chức và khả năng thực hiện của tổ chức.
Tính linh hoạt: Cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc và hệ thống thông tin cần có tính linh hoạt
để có thể điều chỉnh khi cần thiết để phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh. •
Tính tham gia: Cần có sự tham gia của các bên liên quan trong quá trình tổ chức để đảm bảo
tính hiệu quả của hoạt động tổ chức.
Tác động tích cực và tiêu cực của chức năng tổ chức: Ví dụ về Tập đoàn FPT
Tập đoàn FPT là một trong những tập đoàn công nghệ lớn nhất Việt Nam. Nhờ có chức năng tổ
chức hiệu quả, FPT đã đạt được nhiều thành công to lớn, bao gồm:
Tác động tích cực: •
Đạt được mục tiêu đề ra: FPT đã đặt mục tiêu trở thành một trong 50 tập đoàn công nghệ lớn
nhất thế giới vào năm 2030. Nhờ có chức năng tổ chức hiệu quả, FPT đã đạt được nhiều mục
tiêu quan trọng trong quá trình phát triển, như: doanh thu tăng trưởng đều đặn, lợi nhuận tăng
cao, thị phần mở rộng. •
Tăng cường hiệu quả hoạt động: FPT đã áp dụng nhiều mô hình quản lý tiên tiến và xây dựng hệ
thống quy trình làm việc hiệu quả. Nhờ vậy, FPT đã giảm thiểu chi phí sản xuất, nâng cao chất
lượng dịch vụ và tăng lợi nhuận. •
Tăng cường khả năng thích ứng: FPT đã xây dựng hệ thống quản trị rủi ro hiệu quả và có đội
ngũ nhân viên năng động, sáng tạo. Nhờ vậy, FPT đã vượt qua nhiều thách thức và duy trì vị thế dẫn đầu thị trường. •
Mở rộng thị trường: FPT đã không ngừng mở rộng thị trường sang các nước trong khu vực và
trên thế giới. Nhờ có chức năng tổ chức hiệu quả, FPT đã xây dựng được thương hiệu mạnh và
chiếm được thị phần lớn ở nhiều thị trường quốc tế.
Tác động tiêu cực: •
Thiếu linh hoạt: Do quá tập trung vào việc thực hiện kế hoạch đã đề ra, FPT có thể bỏ lỡ những cơ hội mới. •
Thiếu sáng tạo: Do quá chú trọng vào việc thực hiện các quy trình và thủ tục đã được quy định,
FPT có thể hạn chế khả năng sáng tạo của nhân viên. •
Thiếu động lực: Do quá tập trung vào việc đạt được mục tiêu, FPT có thể tạo áp lực quá lớn lên
nhân viên, dẫn đến việc nhân viên thiếu động lực làm việc. •
Thiếu sự tham gia: Do quá tập trung vào việc ra quyết định, FPT có thể hạn chế sự tham gia của
nhân viên vào quá trình tổ chức.
Chức năng lãnh đạo trong quản trị học:
Lãnh đạo là một khái niệm quan trọng trong quản trị học, đóng vai trò then chốt trong việc thúc
đẩy tổ chức đạt được mục tiêu. Theo quan điểm quản trị học hiện đại, chức năng lãnh đạo bao
gồm các hoạt động sau:
1. Xác định tầm nhìn và sứ mệnh: •
Lãnh đạo cần xác định rõ ràng tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức, tạo ra định hướng chung
cho hoạt động của tổ chức. •
Tầm nhìn là hình ảnh mong muốn về tương lai của tổ chức, còn sứ mệnh là lý do tồn tại
và mục đích hoạt động của tổ chức. 2. Lập kế hoạch: •
Lãnh đạo cần lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch hành động cụ thể để thực hiện tầm
nhìn và sứ mệnh của tổ chức. •
Kế hoạch cần xác định rõ ràng mục tiêu, thời hạn, nguồn lực và các biện pháp thực hiện. 3. Ra quyết định: •
Lãnh đạo cần đưa ra quyết định kịp thời và sáng suốt trong các tình huống khác nhau. •
Quyết định của lãnh đạo cần dựa trên thông tin đầy đủ, phân tích kỹ lưỡng và cân nhắc các yếu tố liên quan. 4. Tổ chức: •
Lãnh đạo cần tổ chức bộ máy hoạt động của tổ chức một cách hợp lý và hiệu quả. •
Việc tổ chức bao gồm phân công nhiệm vụ, phân quyền, thiết lập hệ thống thông tin liên lạc,... 5. Chỉ đạo: •
Lãnh đạo cần giao nhiệm vụ, hướng dẫn và giám sát nhân viên thực hiện công việc.
Lãnh đạo cần tạo động lực, khích lệ và hỗ trợ nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ. 6. Kiểm soát: •
Lãnh đạo cần theo dõi, kiểm tra và đánh giá kết quả hoạt động của tổ chức. •
Việc kiểm soát giúp lãnh đạo kịp thời phát hiện ra những sai sót và điều chỉnh hoạt động cho phù hợp. 7. Phát triển: •
Lãnh đạo cần không ngừng phát triển bản thân và nâng cao năng lực lãnh đạo. •
Lãnh đạo cũng cần tạo điều kiện cho nhân viên phát triển năng lực và kỹ năng.
Ngoài ra, lãnh đạo còn có một số chức năng khác như: •
Giải quyết mâu thuẫn: Lãnh đạo cần giải quyết mâu thuẫn giữa các cá nhân, bộ phận trong tổ chức.
Xây dựng văn hóa tổ chức: Lãnh đạo cần xây dựng văn hóa tổ chức tích cực, lành mạnh. •
Quản lý rủi ro: Lãnh đạo cần xác định, đánh giá và quản lý rủi ro trong hoạt động của tổ chức.
Cần lưu ý rằng, chức năng lãnh đạo không phải là một hoạt động riêng lẻ mà là một quá trình
liên tục và bao gồm nhiều hoạt động khác nhau. Lãnh đạo hiệu quả cần có sự kết hợp hài hòa
giữa các chức năng này để dẫn dắt tổ chức đạt được thành công.
Vai trò của chức năng lãnh đạo:
Chức năng lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tổ chức đạt được mục tiêu, bao gồm: •
Tạo ra sự thống nhất: Lãnh đạo giúp tạo ra sự thống nhất trong tầm nhìn, mục tiêu và
hành động của các thành viên trong tổ chức. •
Thúc đẩy sáng tạo: Lãnh đạo khuyến khích và hỗ trợ nhân viên sáng tạo, đổi mới. •
Tăng cường hiệu quả hoạt động: Lãnh đạo giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ
chức bằng cách sử dụng tối ưu nguồn lực và giảm thiểu lãng phí. •
Tăng cường khả năng thích ứng: Lãnh đạo giúp tổ chức thích ứng với những thay đổi
của môi trường kinh doanh. •
Nâng cao uy tín của tổ chức: Lãnh đạo góp phần xây dựng uy tín và thương hiệu của tổ chức.
Tác động tích cực của chức năng lãnh đạo: •
Thúc đẩy đạt được mục tiêu: Lãnh đạo hiệu quả giúp tổ chức xác định rõ ràng mục
tiêu, xây dựng kế hoạch hành động hợp lý và truyền cảm hứng cho nhân viên nỗ lực hoàn thành mục tiêu chung. •
Tăng cường hiệu quả hoạt động: Lãnh đạo giúp tổ chức sử dụng tối ưu nguồn lực, giảm
thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. •
Phát triển văn hóa tổ chức tích cực: Lãnh đạo xây dựng môi trường làm việc văn minh,
cởi mở, khuyến khích sáng tạo và tạo động lực cho nhân viên phát triển. •
Nâng cao uy tín của tổ chức: Lãnh đạo giúp tổ chức xây dựng uy tín và thương hiệu trên thị trường. •
Tăng cường khả năng thích ứng: Lãnh đạo giúp tổ chức thích ứng với những thay đổi
của môi trường kinh doanh và thị trường. •
Kích thích sự sáng tạo: Lãnh đạo tạo điều kiện cho nhân viên sáng tạo và đổi mới, từ đó
thúc đẩy phát triển sản phẩm, dịch vụ mới. •
Giải quyết mâu thuẫn: Lãnh đạo có khả năng giải quyết mâu thuẫn hiệu quả, duy trì sự
đoàn kết và hòa hợp trong tổ chức. •
Phát triển nguồn nhân lực: Lãnh đạo đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nguồn nhân
lực, giúp nhân viên nâng cao năng lực và kỹ năng.
Tác động tiêu cực của chức năng lãnh đạo: •
Lãnh đạo độc đoán: Lãnh đạo độc đoán tập trung quyền lực vào tay mình, không tôn
trọng ý kiến của nhân viên, dẫn đến ức chế và giảm sút tinh thần làm việc. •
Thiếu kỹ năng lãnh đạo: Lãnh đạo thiếu kỹ năng lãnh đạo sẽ không thể truyền cảm
hứng, dẫn dắt và điều phối hiệu quả hoạt động của tổ chức. •
Lãnh đạo thiếu minh bạch: Lãnh đạo thiếu minh bạch trong thông tin và quyết định sẽ
khiến nhân viên hoang mang, mất niềm tin và giảm sút hiệu quả công việc. •
Thiếu công bằng: Lãnh đạo thiếu công bằng trong đánh giá và khen thưởng sẽ dẫn đến
mâu thuẫn và bất mãn trong tổ chức. •
Lãnh đạo bè phái: Lãnh đạo bè phái tạo ra môi trường làm việc độc hại, ảnh hưởng đến
tinh thần đoàn kết và hiệu quả hoạt động của tổ chức. •
Lãnh đạo thiếu tầm nhìn chiến lược: Lãnh đạo thiếu tầm nhìn chiến lược sẽ không thể
xác định rõ ràng mục tiêu và định hướng phát triển cho tổ chức. •
Lãnh đạo thiếu quyết đoán: Lãnh đạo thiếu quyết đoán sẽ không thể đưa ra quyết định
kịp thời và sáng suốt, dẫn đến ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. •
Lãnh đạo thiếu trách nhiệm: Lãnh đạo thiếu trách nhiệm sẽ không thể hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao, gây ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Ví dụ về chức năng lãnh đạo trong thực tế:
1. Lãnh đạo thúc đẩy đạt được mục tiêu: •
Ví dụ 1: Chủ tịch tập đoàn FPT Nguyễn Văn Dung đã đặt ra mục tiêu đưa FPT trở
thành tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam và vươn ra thị trường quốc tế. Nhờ có tầm
nhìn chiến lược, quyết đoán và khả năng truyền cảm hứng, ông Dung đã dẫn dắt FPT đạt
được nhiều thành công to lớn, trở thành một trong những tập đoàn lớn nhất Việt Nam với
doanh thu hàng chục tỷ USD mỗi năm. •
Ví dụ 2: Thuyền trưởng Bùi Văn Thắng đã lãnh đạo đội tuyển bóng đá nữ Việt Nam
giành huy chương vàng SEA Games 31. Nhờ có khả năng chiến thuật, tinh thần quyết
tâm và khả năng truyền cảm hứng, thuyền trưởng Thắng đã giúp các cầu thủ nữ Việt Nam
thi đấu với phong độ xuất sắc và giành chiến thắng trước những đối thủ mạnh.