Quản lý nhập xuất NVL công ty Twinkle | Đề án môn học tin học ứng dụng khối ngành kinh tế

lOMoAR cPSD| 47206521
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA
SEN KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ
ĐỀ ÁN MÔN HỌC TIN HỌC ỨNG DỤNG
KHỐI NGÀNH KINH TẾ
Quản lý nhập xuất nguyên vật
liệu của công ty cổ phần Twinkle Giảng viên hướng dẫn Cô Nguyễn Thanh Thanh Lớp MIS215DV01 – 1300 Nhóm thực hiện Nhóm 2
TP. HCM, THÁNG 07 NĂM 2021 lOMoAR cPSD| 47206521
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA
SEN KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ
ĐỀ ÁN MÔN HỌC TIN HỌC ỨNG DỤNG
KHỐI NGÀNH KINH TẾ
Quản lý nhập xuất nguyên vật liệu
của công ty cổ phần Twinkle Giảng viên hướng dẫn Cô Nguyễn Thanh Thanh Lớp MIS215DV01 – 1300 Nhóm thực hiện Nhóm 2
TP. HCM, THÁNG 07 NĂM 2021 i lOMoAR cPSD| 47206521 TRÍCH YẾU
Trong thời đại 4.0 hiện đại hóa như hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công việc phân
tích trong các kinh tế là một điều rất cần thiết. Đặc biệt trong các công ty, doanh
nghiệp với một khối lượng lớn thông tin dữ liệu, có chiều hướng tăng lên mỗi ngày, đòi
hỏi các nhà quản trị phải phẩn tích chúng để nắm rõ tình hình của doanh nghiệp từ đó
đưa ra các quyết định đúng đắn và chính xác thay vì quyết định dựa trên cảm tính chủ
quan cá nhân. Song việc kết nối, phân tích, báo cáo theo một cách thông thường khá
hạn chế, mất nhiều công sức, nguồn lực và thời gian.
Vì thế, yêu cầu cần một công cụ để hỗ trợ cho việc phân tích, mô tả dữ liệu như Power
Pivot, Power Query, Power BI để các nhà quản trị có thể đưa ra những quyết đinh,
chiến lược kinh doanh phù hợp và hiệu quả nhất, đồng thời tiết kiệm được chi phí, thời
gian, nguồn lực của bản thân và doanh nghiệp. Việc các nhà quản lý sử dụng các công
cụ trên để phân tích là điều cần thiết giúp cho họ có thể đưa ra những quyết định quan
trọng để phát triển trong kinh doanh và trong doanh nghiệp của họ, cũng như làm giảm
thiểu những rủi ro có thể xảy ra. Nhận thấy được tầm quan trọng của việc quản lý hệ
thống thông tin thông qua các công cụ này, chúng tôi tiến hành tìm kiếm một tổ chức để
có thể tìm hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin của tổ chức và cách quản lý hệ thống thông tin của tổ chức. LỜI CẢM ƠN
Nhóm xin gửi lời chân thành cảm ơn đến trường Đại Học Hoa Sen đã tạo điều kiện
thuận lợi cho chúng em học tập và hoàn thành đề tài báo cáo này. Đặc biệt, nhóm xin
bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến đến cô Nguyễn Thị Thanh Thanh đã tận tâm chỉ bảo
hướng dẫn chúng em trong quá trình học tập. Bên cạnh đó, cô đã đưa ra những chia sẻ
trong suốt quá trình làm báo cáo giúp chúng em kịp thời khắc phục.
Thông qua kiến thức từ các môn học nền tảng được đúc kết từ những kinh nghiệm đáng
quý từ cô đã giúp chúng em không chỉ vận dụng được vào bài báo cáo này mà còn vận
dụng trong thực tế công việc sau này.
Mặc dù nhóm đã rất cố gắng vận dụng những kiến thức đã học được trong thời gian qua
để hoàn thành bài báo cáo, nhưng do kiến thức hạn chế và không có nhiều kinh nghiệm
thực tiễn nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu và làm bài. Rất
kính mong sự góp ý của cô để bài báo cáo của chúng em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, nhóm xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ cô dành cho chúng em
trong quá trình thực hiện bài báo cáo này. Xin chân thành cảm ơn! ii lOMoAR cPSD| 47206521 DANH MỤC HÌNH ẢNH iii lOMoAR cPSD| 47206521 DANH MỤC BẢNG iv lOMoAR cPSD| 47206521 NHÂP Đ̣ Ề
 Mục tiêu đề án
• Hiểu và có thể ứng dụng được công cụ phân tích kinh doanh thông minh
Power BI để phân tích số liệu kinh doanh năm 2022 tại công ty TWINKLE
nhằm phục vụ cho việc phân tích, so sánh dữ liệu tình hình doanh thu, chi phí
kinh doanh và đánh giá mức tiêu dùng sản phẩm, dịch vụ từ người mua để từ
đó có những chính sách chăm sóc, tri ân khách hàng của công ty được tốt hơn.
• Bên cạnh đó, việc phát triển kỹ năng làm việc nhóm, nghiên cứu, học tập, hỗ
trợ nhau giữa các nhóm viên để từ đó cùng tiến bộ cũng là mục tiêu cần thiết
đã giúp nhóm cố gắng hoàn thành tốt nhất khả năng của mình khi làm đề án này.
 Phân công công việc MASV Họ tên
Công việc thực hiện Thời gian Xếp loại ST T 1 22100653 Nguyễn Ngân Hà Power BI 2 22100043 Nguyễn Lê Hải Bình Pivot Table 3 22117255 Trần Bảo Châu Word, Powerpoint 4 22113603 Đào Thị Thùy Trâm 5 2195613 Lê Nguyễn Phương Anh
 Phân công công việc
Mỗi thành viên phải thuộc 1 trong các kiểu xếp loại trong bảng sau: Xếp loại Hệ số tính điểm A (Tích cực1) 100% lOMoAR cPSD| 47206521 B (Tích cực 2) 80% C (Không tích cực) 60% D (không tham gia) 0% lOMoAR cPSD| 47206521
PHẦN 1. GIỚI THIỆU CÔNG TY/CỬA HÀNG
Phần 1. Giới thiệu đề án
1.1 Thông tin công ty
TWINKLE là công ty nguyên vật liệu nổi tiếng của Việt Nam, với chỉ hơn 10 năm thành
lập nhưng đã trở thành cái tên nổi bật trong ngành phân phối. Vậy làm sao một doanh
nghiệp non trẻ lại trở thành công lớn trong ngành, để hiểu rõ hơn về doanh nghiệp này,
chúng ta cùng tìm hiểu bài viết Giới thiệu về Công ty TWINKLE sau đây. Hiện nay,
TWINKLE đã phân phối trên thị trường cả nước.
Với xu hướng mới trong ngành pha chế tại Việt Nam trong những năm gầy đây, bên
cạnh những hương vị truyền thống đã làm nên thương hiệu TWINKLE, chúng tôi không
ngừng hoàn thiện nhằm đem đến cho người tiêu dùng những sản phẩm thân thiện, gần gũi với môi trường.
Đây là thương hiệu nguyên liệu 100% với những sản phẩm từ organic. Mặc dù mới có
mặt tại thị trường được hơn 10 năm, nhưng TWINKLE đã chứng tỏ được sự vượt trội
của mình trên thị trường Việt Nam.
Khởi nghiệp từ doanh nghiệp nhỏ vào đầu những năm 2011. Trải qua nhiều thăng trầm
trong thời kì kinh tế đầu thế kỉ mới, TWINKLE vào cuối năm 2019 đã phát triển từ
doanh nghiệp non trẻ chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Nguyên vật liệu Twinkle.
Gần 10 năm hình thành và phát triển, công ty cùng đội ngũ công nhân viên nhiều kinh
nghiệm, tận tâm đã nỗ lực phát triển không ngừng, dần dần tạo được sự tin tưởng và uy tín trên thị trường.
Với sự thành công của TWINKLE trên thị trường hiện tại, chúng tôi tin rằng sau khi
hoàn thành việc cải cách toàn diện hệ thống thông tin quản lý trong tương lai, chuỗi
thương hiệu của chúng tôi sẽ tiếp tục mở rộng ra các thị trường khác trên thế giới.
Hình 1. Logo công ty TWINKLE lOMoAR cPSD| 47206521
1.2Mục tiêu phát triển kế hoạch
MỤC TIÊU KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN TWINKLE STT NỘI TÌNH HÌNH CÔNG TY
TÌNH HÌNH CÔNG TY SAU DUNG TRƯỚC KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH 1
Thời gian Dự kiến thời gian đầu tư chuyển Trong suốt quá trình triển khai, lập
đổi và thiết lập hệ thống thông tin tài liệu theo từng giai đoạn và cải quản lý: 3 tháng.
tiến thông qua từng quy trình triển khai.. 2 Hệ thống
Thực hiện bởi Bộ phận Hệ thống Sau khi chuyển đổi, Phòng Hệ Quản lý Thông tin Twinkle
thống quản lý thông tin chịu trách
nhiệm bảo trì và cải tiến. 3
Vận hành Làm theo quy trình truyền
Thực hiện theo các thủ tục kỹ thuật thống.
hệ thống được thiết lập trước. 4 Nhân sự
Hoạt động theo quy trình truyền Đào tạo các quản trị viên chịu trách thống.
nhiệm quản lý hệ thống thành thạo
hoạt động của hệ thống định sẵn. 5 Chi phí
Phụ thuộc vào nhiều yếu tố bên Quản lý hệ thống thông tin và dữ vận hành
trong và bên ngoài, các chi phí liệu với chi phí thấp hơn. Giúp các
phát sinh và dự phòng rủi ro rất công ty tiết kiệm chi phí và đạt tốn kém.
được sự phát triển lâu dài. lOMoAR cPSD| 47206521 6 Phòng ban
Hoạt động đơn lẻ, báo cáo theo
Hoạt động song song, điều phối,
từng thời điểm nhất định.
nhập xuất dữ liệu dựa trên dữ liệu
tổng hợp, từng bộ phận chịu trách
nhiệm về dữ liệu và quản lý. 7 Duyệt kế
Kế hoạch được phát triển sau khi Thực hiện tiếp tục các cải cách hoạch
tham khảo các điều kiện thị nâng cao hệ thống có sẵn (2)
trường rộng rãi và tham khảo ý
kiến của các chuyên gia trong
ngành quản lý dữ liệu. (Đầu tiên) 8 Các công Sổ sách, file Excel…
Power Pivot, Power BI Desktop, cụ Excel, sổ sách…
Bảng 1: Mục tiêu kế hoạch phát triển của TWINKLE lOMoAR cPSD| 47206521
1. Cơ cấu tổ chức
Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Chức năng của các phòng ban:
1. Phòng hành chính - nhân sự.
Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao dộng trong nội bộ công ty:
· Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm,
miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân.
· Tham mưu cho Giảm đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao
động. Theo dõi, giải quyết các chế độ chính sách về bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế, bảo
hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí. Xây dựng các phương án về quy hoạch đội
ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của doanh nghiệp
· Lập kế hoạch, chương trình đào tạo cán bộ hằng năm và phân phối với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện.
· Xây dựng định mức đơn giá về lao động.
· Tổ chức khám sức khỏe hằng năm.
· Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của doanh nghiệp. Lập kế hoạch mua sắm trang
thiết bị và trình lên Giám đốc. Thực hiện công tác kiểm tra và kiểm kê tài sản.
2. Phòng tài chính- kế toán lOMoAR cPSD| 47206521
Phòng tài chính – kế toán lad phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc trong việc
tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán đảm bảo đúng các quy định của pháp luật về
công tác kế toán. Thực hiện công tác tổng hợp báo cáo quản trị nội bộ, các báo cáo ra
bên ngoài cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo chức năng nhiệm vụ được
giao. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về các hoạt
động đó theo quy định của pháp luật. 3 . Phòng kinh doanh.
Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho tổng giám đốc về công tác bán sảm phẩm và dịch
vụ của công ty ( cho vay, bảo lãnh, các hình thức cấp tính dụng khác, huy động vốn trên
thị trường, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết), công tác
nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường, công tác xây dựng mối quan hệ khách hàng.
2. Các vấn đề/câu hỏi cần giải quyết
Trong quá trình quản lý xuất nhập nguyên liệu quán cà phê, việc sử dụng các công cụ
như Excel và Power BI có thể giúp giải quyết một số câu hỏi quan trọng. Dưới đây là
một số câu hỏi cần được giải quyết để đảm bảo quản lý hiệu quả: 1.
Quyền kiểm soát tồn kho: Làm thế nào để theo dõi và kiểm soát số lượng
nguyên liệutrong kho? Excel có thể được sử dụng để tạo bảng tính cho việc ghi lại
thông tin về xuất nhập hàng hóa, trong khi Power BI có thể tạo ra các biểu đồ và báo
cáo để theo dõi tồn kho hiện tại. 2.
Theo dõi chi tiêu: Làm sao để theo dõi chi tiêu liên quan đến nguyên liệu? Bằng
cách sử dụng Excel, bạn có thể tạo bảng tính để ghi lại các thông tin về chi tiêu hàng
ngày hoặc hàng tuần. Sau đó, Power BI có thể được sử dụng để biến các số liệu này
thành biểu đồ và báo cáo rõ ràng. 3.
Tối ưu hóa việc nhập hàng: Làm sao để xác định lượng nguyên liệu cần nhập
vào trong mỗi kỳ? Sử dụng Excel và Power BI, bạn có thể phân tích dữ liệu lịch sử về
tiêu thụ nguyên liệu và dự đoán lượng cần thiết cho các kỳ tiếp theo. Điều này giúp bạn
tối ưu hóa quá trình nhập hàng và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa.
Tóm lại, việc sử dụng Excel và Power BI trong quản lý xuất nhập nguyên liệu quán cà
phê có thể giúp giải quyết các câu hỏi quan trọng liên quan đến tồn kho, chi tiêu và tối
ưu hóa việc nhập hàng. Nhờ vào những công cụ này, bạn có thể nắm bắt được thông tin
chi tiết và đưa ra các quyết định thông minh để nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình.
PHẦN 2. XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU VỚI EXCEL
1. Danh sách các sheet và dữ liệu STT Tên sheet Mô tả sheet
Dữ liệu (gồm những cột gì,
Các kỹ thuật đã sử dụng có bao nhiêu dòng) trong sheet lOMoAR cPSD| 47206521 1 NVL Liệt kê danh - Bao gồm 10 cột là: - Kĩ thuật fill nhanh cho sách các STT, các cột STT, Tồn đầu, nguyên vật Mã NVL, Tên NVL, ĐVT
Nhập, Xuất và Tồn cuối. liệu (NVL)
(Đơn vị tính), Giá xuất, Giá - Hàm mà công ty
nhập, Tồn đầu, Nhập, Xuất, RANDBETWEEN để mua vào/bán Tồn cuối.
điền số ngẫu nhiên cho ra. - Sheet có tổng cộng các cột số lượng. - 133 dòng. Trong đó 128 Hàm SUMIF cho cột dòng là Nhập và cột Xuất.
để liệt kê danh sách các NVL. 2 Nhà cung Liệt kê danh -
Sheet này gồm 8 cột: - Kĩ thuật fill nhanh cho cấp sách các nhà STT, Mã NCC, Loại, SĐT, cột STT. cung cấp Email, STK và Ngân hàng. (NCC) các - Sheet có tổng cộng nguyên vật
54 dòng. Trong đó, 50 dòng
liệu mà công là liệt kê danh sách các nhà ty mua vào. cung cấp. 3 Nhân viên Liệt kê danh
- Gồm 17 cột: STT, Mã NV, - Kĩ thuật fill nhanh cho sách các
Họ và tên, Vị trí, Chức vụ, cột STT và Mã NV. nhân viên
Giới tính, Ngày sinh, Số đang làm
điện thoại, Email, Trạng
việc tại công thái, Loại hình làm việc,
ty và chức vụ Ngày vào làm, Lương vị trí, từng người. STK, Ngân hàng và KPI. -
Sheet gồm 23 dòng. Với 20
dòng là liệt kê các nhận viên. 4 Khách hàng Liệt kê danh - Gồm 7 cột: STT, sách các SĐT/Mã khách hàng, Tên khách hàng khách hàng, Ngày sinh, Mã từng mua
thẻ TV, Loại thẻ TV và Giảm hàng. giá. - Gồm 106 dòng.
Trong đó 102 dòng là liệt kệ khách hàng. 5 Nhật ký Dùng để ghi - Gồm 11 cột: STT, - Kĩ thuật fill nhanh cho nhập
lại ngày nhập Mã đơn hàng, Tên hàng, cột STT, Nhà cung cấp, hàng và loại
Nhà cung cấp, Mã NVL, SL, Mã NVL, SL, ĐVT, hàng nhập.
ĐVT, Đơn giá, Thành tiền, Đơn giá và Thành tiền. Ngày nhập và Nhân viên - Hàm VLOOKUP cho phụ trách. cột Nhà cung cấp, ĐVT - Gồm 202 dòng. và Đơn giá. - Hàm
Trong đó 199 dòng là liệt kê INDEX cho cột Mã
các loại hàng đã nhập. NVL. - Hàm RANDBETWEEN cho lOMoAR cPSD| 47206521 cột SL. - Chức năng DATA VALIDATION cho cột Tên hàng và Nhân viên phụ trách. 6 Nhật ký Dùng để ghi
- Gồm 13 cột: STT, Mã đơn - Gồm 172 hàng. xuất
lại ngày xuất hàng, Tên hàng, Khách Trong đó, 168 hàng hàng, loại
hàng, Loại thẻ TV, Mã NVL, dùng để liệt kê danh
hàng xuất và SL, ĐVT, Đơn giá, Giảm sách hàng xuất kho. người mua.
giá, Thành tiền, Ngày xuất - Chức năng
và Nhân viên phụ trách. - DATA Gồm 172 hàng. Trong đó, VALIDATION cho cột
168 hàng dùng để liệt kê Tên hàng, Khách hàng và Nhân viên phụ trách. danh sách hàng xuất kho. - Hàm VLOOKUP cho cột ĐVT, Đơn giá và Giảm giá. - Hàm INDEX cho cột Loại thẻ TV và Mã NVL. - Hàm RANDBETWEEN cho cột SL. - Hàm IF cho cột Thành tiền 7 Doanh thu Dùng để tổng -
Gồm 7 cột: Mã NVL, - Kĩ thuật fill nhanh
kết doanh thu Tên NVL, SL nhập, Tổng cho cột SL Nhập, Tổng trong năm
tiền nhập, SL xuất, Tổng tiền tiền nhập, SL Xuất, 2022. xuất và Tồn kho.
Tổng tiền xuất và Tồn - Gồm 313 dòng. kho. - Hàm SUMIF cho các cột SL nhập, Tổng tiền nhập, SL
xuất và Tổng tiền xuất. Sheet NVL: lOMoAR cPSD| 47206521 Sheet Nhà cung cấp: Sheet nhân viên: lOMoAR cPSD| 47206521 Sheet khách hàng: Sheet nhật ký nhập: lOMoAR cPSD| 47206521 Sheet nhật ký xuất: lOMoAR cPSD| 47206521 Sheet Doanh thu:
2. Thiết lập mô hình dữ liệu (Data model) lOMoAR cPSD| 47206521
PHẦN 3. XÂY DỰNG CÁC BÁO CÁO, PHÂN TÍCH
1. Danh sách các báo cáo, phân tích STT Tên báo Tên sheet Người thực Kỹ thuật sử cáo/phân tích hiện dụng (Pivot table, Chart, Power View…) Chụp hình minh họa
1.1. Nhận xét và đánh giá
Đưa ra nhận xét và đánh giá chung cho các báo cáo, phân tích đã thực hiện
Đưa ra nhận xét và đánh giá cho các vấn đề/câu hỏi cần giải quyết đã nêu ra trong phần 1