Bài giảng môn ---------------- QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG
Giảng viên: HÀ THỊ PHƯƠNG MINH Bộ môn : NS – HCVP Năm học : 2021 MỤC TIÊU MÔN HỌC 1. Kiến thức
• Sinh viên được trang bị những kiến thức cần thiết về quản trị hành chính văn phòng 2. Kỹ năng
• Sinh viên có khả năng thực hiện một số nghiệp vụ cơ bản
trong công tác văn phòng như: quản lý công văn, thu thập
xử lý thông tin, hoạch định tổ chức các cuộc họp & chuyến
công tác, soạn thảo văn công văn, lưu trữ hồ sơ… . 3.Thái độ
• Sinh viên ý thức được môn học này cung cấp những kỹ
năng cần thiết trong việc giải quyết và thực hiện các công việc trong tổ chức.
• Sinh viên tích cực tham gia các hoạt động: thảo luận, làm
việc nhóm, khả năng tự học… . NỘI DUNG MÔN HỌC
Bài 1 – Tổng quan về quản trị văn phòng
Bài 2 – Quản trị thông tin
Bài 3 – Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng
Bài 4 – Tổ chức công tác lễ tân
Bài 5 – Soạn thảo văn bản
Bài 6 – Công tác lưu trữ
Bài 1: Tổng quan về quản trị văn phòng
Bài 2: Quản trị thông tin 1. Văn phòng
2.1 Tổng quan về thông tin 1.1 Khái niệm văn phòng
2.2 Tổ chức công tác thông tin trong QTVP
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 2.3 Công tác văn thư
1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 2.4 Quản trị hồ sơ
1.4 Vị trí và phương pháp bố trí văn phòng 1.5 Trang bị văn phòng
Bài 3: Một số nghiệp vụ VP 2. Quản trị văn phòng
3.1 Nghiệp vụ tổ chức các cuộc họp, hội nghị
2.1 Khái niệm quản trị và quản trị văn phòng
3.2 Nghiệp vụ tổ chức các chuyến đi công tác 2.2 Thư ký văn phòng
2.3 Nhà quản trị hành chính văn phòng
Bài 4: Tổ chức công tác lễ tân
4.1 Một số vấn đề chung về hoạt động lễ tân
Bài 5: Soạn thảo văn bản
4.2 Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ
5.1 Những vấn đề chung về văn bản tân ở các cơ quan
6.2 Chức năng của văn bản
4.3 Tổ chức tiếp khách tại cơ quan 5.3 Vai trò của văn bản
4.4 Một số nghiệp vụ khác
5.4 Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành
4.5 Tiếp khách qua điện thoại văn bản 4.6 Đãi khách
5.5 Cơ sở pháp lý của thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
5.6 Những yêu cầu về nội dung văn bản Bài 6: Công tác lưu trữ
5.7 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
6.1 Khái niệm, vai trò và tính chất của công tác
5.8 Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành lưu trữ chính thông thường
6.2 Nội dung của công tác lưu trữ PHƯƠNG PHÁP DẠY – HỌC 1. Ví dụ nhận xét rút ra kết luận Lý thuyết 1. Quá trình 2. Lý thuyết Ví dụ Giải thích minh họa dạy 3. Đặt câu hỏi
Người học trả lời Xây dựng nội dung (Giảng 4. Tình huống Người học giải quyết Xây dựng nội viên) dung 5. Bài tập
Người học giải bài tập
1. Chuẩn bị trước nội dung bài (theo thiết kế môn học) 2. Quá
2. Tham gia làm việc theo nhóm được phân công trình học
3. Tham gia phát biểu cá nhân (Sinh viên)
4. Làm các bài tập theo yêu cầu
5. Phát biểu - nhận xét, nghe – nhìn, hiểu, ghi nhận… CÁC HÌNH THỨC ĐÁNH GIÁ Trọng số: 20% 1. Đánh giá quá trình
1. Điểm tham gia vào hoạt động nhóm, làm đủ bài tập theo yêu cầu…
2.Thuyết trình nhóm (có thể bổ sung) 2. Kiểm tra giữa kỳ Trọng số: 30% 1. Tự luận tại lớp
2. Thuyết trình nhóm (có thể bổ sung) Trọng số: 50% 3. Thi cuối kỳ
Thi tự luận đề chung theo kế hoạch TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Vương Thị Kim Thanh, Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, 2009.
2. Phạm Mỹ Hạnh, Bài giảng Quản trị văn phòng, Học viện bưu chính viễn thông – 2008.
3. Bài giảng của một số đồng nghiệp được lưu trên mạng.
4. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Về công tác Văn thư của Chính phủ – Ngày 05/03/2020. TỔ CHỨC HỌC TẬP 1. Làm việc nhóm 1. Thuyết trình
• Nhóm từ: 6 - 10 sinh viên • Bầu 1 nhóm trưởng • Bóc thăm chủ đề
• Thực hiện nội dung chủ đề
Thuyết trình vào tuần theo qui định
• Sinh viên không tham dự thuyết trình nhóm điểm thuyết trình là 0 2. Bài tập
• Một số bài tập làm theo nhóm (mỗi bài một cá nhân trong nhóm tích lũy 1 điểm) 2. Làm việc cá nhân
• Làm các bài tập cá nhân tại lớp
• Mỗi bài tập tích lũy 1 điểm
• Tối đa 10 bài (kể cả bài tập làm theo nhóm)
Bài 1: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VĂN PHÒNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm Chức năng – Nhiệm vụ
Khái niệm quản trị hành chánh văn phòng Cơ cấu Nhà quản trị hành chánh Bố trí văn phòng Trang bị Thư ký văn phòng VĂN PHÒNG
Văn phòng là bộ phận điều hành tổng hợp các hoạt động của
tổ chức; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin
để hỗ trợ hoạt động quản lý; là nơi đảm bảo các dịch vụ hậu
cần và các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của tổ chức. 1.Trạng thái tỉnh 2.Trạng thái động
Quản lý hoạt động chung Truyền đạt thông tin
Bộ máy giúp việc lãnh đạo
Đối nội – đối ngoại Nơi làm việc lãnh đạo Phát hành văn bản
Điều kiện cơ sở vật chất
Quản lý hồ sơ, giấy tờ CÁC CHỨC NĂNG
Văn phòng là đầu mối giúp 1.Tham mưu tổng hợp
việc cho lãnh đạo thông 3 2.Giúp việc điều hành chức năng.
3 chức năng vừa độc lập, 3.Chức năng hậu cần
vừa hỗ trợ bổ sung nhau.
Khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn
phòng trong một tổ chức. NHIỆM VỤ Lập kế hoạch làm việc Tổ chức hội họp Quản lý thông tin
Đối nội – đối ngoại Tư vấn cho lãnh đạo
Tổ chức chuyến công tác
Triển khai các quyết định
Trang bị cơ sở vật chất Văn thư – Lưu trữ Xây dựng cơ cấu VP Soạn thảo văn bản Khác …
Nhiệm vụ của văn phòng liên tục thực hiện các vấn đề
đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự, bảo quản tài sản của tổ chức… .
Bộ phận văn phòng có thể hoạt động cả những ngày và
giờ mà tổ chức không hoạt động.