Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp: Khái niệm và mô hình

1. Khái niệm sự thay đổi
Sự thay đổi là quá trình điều chỉnh, sửa đổi của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp để có thể thích
ứng với những áp lực của môi trường. Sự thay đổi về cơ bản có thể tồn tại dưới nhiều hình thức
khác nhau nhưng chung quy nó là những thay đổi mới mẻ để đem lại sự thành công cho người
hoặc nhóm người thực hiện và áp dụng nó. Sự thay đổi luôn đem lại một luồng gió mới cho các
tổ chức để nângcao năng lực và tốc độ hoạt động kinh doanh của mình. Đôi khi, nhờ sự thay đổi
này, khách hàng có thể đạt được mức độ thỏa mãn hơn sự mong đợi, từ đó doanhnghiệp có thể
đi đến sự phát triển vượt bậc chưa từng có. Tuy nhiên, sự thay đổi tích cực của doanh nghiệp
này có thể trở thành sự tiêu cực đối với doanh nghiệp khác khi tổ chức đó không thể theo kịp
những thay đổi nhanh chóng của đối thủ trên thị trường và nhanh chóng bị đào thải ra khỏi môi trường kinh doanh.
2. Khái niệm quản trị sự thay đổiTrong một môi trường kinh doanh liên tục thay đổi như hiện nay,
các doanh nghiệp ở Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều thách thức để có thể tồn tại và phát
triển. Chính vì lẽ đó, việc các doanh nghiệp chuyển mình và thay đổi để trở nên thích hợp với
từng giai đoạn của môi trường kinh doanh là tất yếu. Việc thay đổi không phải được thực hiện
một cách ngẫu nhiên mà phải được thực hiện theo một quy trình cụ thể để đạt một hiệu quả tốt
nhất, quy trình đó được gọi là quản trị sự thay đổi (Change Management). Quá trình quản trị
thay đổi tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là một chủ đề rất quan trọng trong lĩnh vực quản trị kinh doanh.
Quản trị sự thay đổi là một quá trình quản lý và điều hành các hoạt động thay đổi trong một tổ
chức nhằm đảm bảo rằng các thay đổi được triển khai thành công và mang lại giá trị cho tổ chức.
Đây là nền tảng cho công cuộc nghiên cứu về quá trình thay đổi trong các doanh nghiệp. Theo đó
lý thuyết trên giải thích cách thức, quy trình và các phương pháp quản trị sự thay đổi trong
doanh nghiệp, giúp cho các nhà quản trị hiểu rõ hơn về quá trình thay đổi và cách thức quản lý
quá trình này. Nó còn giúp cho các doanh nghiệp xác định được mục tiêu và các bước thực hiện
để đạt được mục tiêu đó. Để có thể thực hiện quản trị sự thay đổi hiệu quả, các doanh nghiệp
cần phải đánh giá tinh trạnghiện tại của mình và phân tích các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh
hưởng đến doanh nghiệp. Đây là bước rất quan trọng để đưa ra quyết định đúng đắn và có kế
hoạch thay đổi phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp. 3. Thực hiện thay đổi
4. 1. Nguyên nhân của sự thay đổi Nguyên nhân của sự thay đổi có thể xuất phát nhiều nguyên do,
bao gồm yếu tố bên trong tổ chức, doanh nghiệp lẫn các yếu tố bên ngoài thị trường kinh doanh.
Các nguyên do bên trong không thể không nhắc đến như là sản phẩm, dịch vụ, cấu trúc doanh
nghiệp, nguồn nhân lực hoặc người lãnh đạo. Một khi mà sản phẩm của doanh nghiệp dần trở
nên lỗi thời, không còn phù hợp với thị trường thì đó là lúc mà doanh nghiệp cần thay đổi mẫu
mã, chất lượng, dịch vụ quảng bá hay là hiệu suất của các sản phẩm và dịch vụ. Đi đôi với sản
phẩm mớilà những công nghệ, kỹ thuật tiên tiến hơn được áp dụng vào quy trình sản xuất. Áp
dụng công nghệ phù hợp với thời đại có thể mang lại hiệu quả tốt hơn, đảm bảo các sản phẩm
được hoàn thiện chỉnh chu hơn. Không chỉ trong trường hợp sản phẩm đổi mới hoặc cải tiến
công nghệ, khi một doanh nghiệp, tổ chức có sự xáo trộn như sáp nhập và mua lại hoặc phát
triển và mở rộng, cấu trúc tổ chức cũng có thể thay đổi để phù hợp với quy mô mới, từ đó đòi
hỏi doanh nghiệp phải thay đổi quản trị để đảm bảo hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, khi có chuyển
giao hợp tác văn hóa giữa các doanh nghiệp, cải thiện nhân sự và phát triển giá trị con người, khi
người lãnh đạo mới thay đổi cho người lãnh đạo đến tuổi nghỉ hưu và đặc biệt là trong các tinh
huống khủng hoảng, thay đổi là điều không thể tránh khỏi đối với doanh nghiệp này. Bởi vì khi
đối mặt với khủng hoảng, doanhnghiệp buộc phải thay đổi để tồn tại và nó không còn lựa chọn
nào khác. Thêm vào đó, các nguyên do bên ngoài có thể kể đến như sự phát triển của công nghệ
kỹ thuật, những điều chỉnh của chính sách kinh tế, chế độ chính trị và pháp luật hoặc áp lực cạnh
tranh,. . Sự thay đổi về môi trường kinh doanh, bao gồm cả sự biến động của nền kinh tế, thị
trường và chính sách của chính phủ, có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài
ra, sự phát triển của công nghệ cũng có thể thay đổi cách thức quản trị doanh nghiệp. Các công
nghệ mới, chẳng hạn như trí tuệ nhân tạo (AI), blockchain và IoT, có thể cung cấp các công cụ
mới để cải thiện tinh hình hoạt động. Thêm vào đó, các doanh nghiệp cũng phải thay đổi
phương pháp quản trị của mình để tuân thủ các quy định và luật pháp mới được ban hành thay
thế pháp luật cũ. Thay đổi về văn hóavà giá trị trong xã hội cũng có thể dẫn đến sự thay đổi trong
quản trị doanh nghiệp. Chẳng hạn như gần đây, khi thế hệ trẻ ngày càng được trang bị các kiến
thức đúng đắn, phong trào bảo vệ môi trường ngày càng được mở rộng, điều nàycó thể đòi hỏi
các doanh nghiệp phải có các chính sách và hoạt động mới để đáp ứng yêu cầu của khách hàng
và cộng đồng. Những yêu cầu thay đổi này có thể đòi hỏi các chính sách, chiến lược và phương
pháp quản trị mới để đáp ứng với những yêu cầu mới.
5. Nhìn chung, có thể liệt kê ra khá nhiều nguyên nhân dẫn đến sự quyết định thay đổi nhưng
chúng đều bắt nguồn từ một nguyên do duy nhất để phù hợp với yêu cầu của thị trường, từ đó
có thể duy trì sức sống, giúp phát triển và tăng cơ hội thành công trên thị trường. Ngoài ra thay
đổi khi cần thiết còn giúp giảm nhẹ áp lực mà một tổ chức hay doanh nghiệp có thể gánh vác
chẳng hạn vềchất lượng nhân sự, cải thiện tài chính, các khoản chi phí phát sinh không mong
muốn,. . Nói chung, các doanh nghiệp, tổ chức nên có chuẩn bị một tâm lý chung là mình sẽ thay
đổi hoặc nếu không, mình sẽ bị thay đổi, một khi mất đi quyền chủ động thì cơ hội phát triển
gần như sẽ giảm đi rất nhiều
6. Mô hình lãnh đạo sự thay đổi
7. Có hai mô hình để lãnh đạo sự thay đổi bao gồm mô hình lãnh đạo sự thay đổi từ trên xuống
(top-down change leadership model) và mô hình lãnh đạosự thay đổi từ dưới lên (bottom-up
change leadership model)Đối với mô hình đầu tiên, đây là một phương pháp để nhà quản trị cấp
caodẫn dắt sự thay đổi trong doanh nghiệp bằng cách đưa ra chỉ thị và quyết định từtrên xuống.
Mô hình này giả định rằng người lãnh đạo cần phải đưa ra quyết định và chỉ đạo để đảm bảo
rằng sự thay đổi được triển khai một cách nhanh chóng và hiệu quả. Mô hình lãnh đạo sự thay
đổi từ trên xuống thường áp dụng cho các tổ chức lớn và phức tạp, đòi hỏi một sự quan tâm đặc
biệt từ lãnh đạo vàsự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận trong tổ chức. Để thực hiện thành công
mô hình này, quyết định và chỉ đạo bắt buộc phải từ phía nhà quản trị cấp cao. Do đó, nhà lãnh
đạo đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định và chỉ đạođể triển khai sự thay đổi. Các
quyết định này có thể bao gồm các thay đổi về chiến lược, cấu trúc, quy trình hoặc nhân sự.
Thiết lập mục tiêu rõ ràng và một liên minh đủ mạnh mẽ để dẫn dắt sự thay đổi là yêu câu tiếp
theo. Sau khi thiết lập mục tiêu, lãnh đạo cần phải đưa ra kế hoạch chi tiết để triển khai sự thay
đổi.Kế hoạch này bao gồm các hoạt động cụ thể, mô tả vai trò của từng thành viên trong tổ chức
và các thời hạn để đảm bảo rằng sự thay đổi được thực hiện đúng hạn và hiệu quả, song song đó
họ cũng phải đảm bảo rằng tất cả thành viên trongnhóm nhân viên được chỉ đạo đều có nhận
thức đúng đắn về sự khẩn cấp cần phải thay đổi cho tổ chức từ mọi thành viên đến cấp bậc.
Đằng sau với áp lực luôn là quả ngọt khi ta vượt qua được nó và đạt thành quả nhất định. Sự
khen thưởng cho những thành quả ngắn hạn và công nhận sự đóng góp của những nhân viên
tạo ra thành quả đó luôn là một nước đi đúng đắn và đáng để thực hiện. Dựa vào những bước đi
đầu đã có thành quả, tiến hành lôi kéo mọi người đi theo cách làm tiếp theo và nỗ lực gặt hái
những quả ngọt phía trước. Thêm vào đó, nhà lãnh đạo luôn nên cổ vũ, động viên nhân viên
kiên trì thực hiện sự thay đổi, tạo nên thông điệp phù hợp và luôn đấu tranh cho sứ mệnh của
công ty,tổ chức đó.Còn đối với mô hình quản trị sự lãnh đạo từ dưới lên, đây là sự thay đổi khi
một phương pháp lãnh đạo và quản trị sự thay đổi trong đó các ý tưởng và đề xuất thay đổi
được phát triển từ cơ sở và được đưa lên tới cấp lãnh đạo để thực hiện. Khi áp dụng mô hình
này, người quản trị cần tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc đầy đủ niềm tin và
động lực cho các nhân viên, khi phải xây dựng một môi trường văn hoá mà ở đó mọi nhân viên
đều được khuyếnkhích sử dụng kiến thức và tinh thần vì mục đích chung của công ty đó nhằm
cảithiện mọi hoạt động của tổ chức. Đồng thời, người này cũng phải đảm bảo tính khả thi và
hiệu quả của sự thay đổi nhằm cung cấp sự hỗ trợ về tài nguyên kịp thời cũng như hỗ trợ giải
quyết các thách thức liên quan. Để làm được điều đó, cần tổ chức những cuộc họp mà ở đó các
nhà quản trị cấp cao có thể gặp gỡ các nhóm các nhân viên thuộc các chức năng và các cấp khác
nhau để tiếp nhận những ý tưởng của họ về những gì không đúng đang diễn ra và những thay
đổi gì cần thực hiện để khắc phục các sai lầm đó. Nhìn chung, mô hình này đặc biệt hiệu quả
trong việc tăng cường tính đồng thuận và cam kết từ các nhân viên, và giúp đẩy mạnh sự đổi mới
và sáng tạo trong tổ chức. Nó cũng tạo ra một môi trường làm việc mở và khuyến khích các nhân
viên đóng góp ý tưởng và giải pháp. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thành công của mô hình này, cần
có sự hỗ trợ vàcam kết từ cấp lãnh đạo cao hơn trong tổ chức.
8. Chiến lược cho quá trình thay đổi
9. Sau khi xác định được vấn đề, đối tượng cần thiết để thay đổi thì doanh nghiệp, tổ chức phải có
những chiến lược phù hợp để phục vụ cho quá trình thayđổi. Việc thay đổi không phải là điều
hiển nhiên, xảy ra theo một cách tự nhiên, do đó nếu không có sự chuẩn bị thì sẽ không đạt
được kết quả mong muốn. Trong quản trị sự thay đổi, các chiến lược thường được quan tâm
nhiều là chiến lược khám phá và chiến lược hợp tác. Đây có thể xem là hai phương pháp quan
trọng để giúp các tổ chức đưa ra các quyết định và hành động hiệu quả để thích nghi với những
thay đổi và định hướng mới, cụ thể là về sản phẩm dịch vụ và công nghệ mới. Chiến lược khám
phá là quá trình tim kiếm và khai thác các cơ hội mới bằng cách sử dụng các kỹ thuật tiên tiến để
thu thập, phân tích và áp dụng thông tin. Điều này có thể giúp các tổ chức tim ra các cơ hội mới
trong thị trường, pháttriển sản phẩm và dịch vụ mới, tăng cường độ cạnh tranh và tăng trưởng
kinh tế.Ví dụ, một công ty có thể sử dụng phân tích dữ liệu để đánh giá xu hướng thị trường và
nhu cầu của khách hàng, từ đó phát triển sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm hiện có để đáp
ứng nhu cầu của khách hàng. Trong khi đó, chiến lược hợp tác là quá trình hợp tác và tương tác
giữa các bên để đạt được mục tiêu chung. Điều này có thể bao gồm hợp tác với các đối tác trong
cùng ngành, hợp tác với các nhà cung cấp hoặc khách hàng để phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ
mới. Sự hợp tác có thể giúp tăng cường độ cạnh tranh và tạo ra lợi ích cho các bên tham gia. Các
hoạt động hợp tác bao gồm tối ưu hóa sản xuất, tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tim kiếm các
đối tác cộng tác. Bằng cách khám phá các cơ hội mới và hợp tác với các đối tác, các tổ chức có
thể đưa ra những quyết định và hành động đúng đắn để thích nghi với thị trường kinh doanh và
định hướng mới của mình. Tuy nhiên, để thành công trong quản trị sự thay đổi, các tổ chức cần
kết hợp cả chiến lược khám phá và chiến lược hợp tác cùng với sự tham gia của các tác nhân đổi
mới. Họ là các nhân viên hoặc nhóm nhân viên được cử đi làm việctrên các dự án đổi mới. Tác
nhân đổi mới có thể được tạo ra thông qua việc đào tạo và trang bị kỹ năng và kiến thức cần
thiết để thực hiện các dự án đổi mới. Nhóm nhân viên này thường có sự độc lập cao và đồng
thời họ cũng được cung cấp các nguồn lực và quyền lực để thực hiện các ý tưởng đổi mới. Ví dụ,
một công ty có thể sử dụng chiến lược khám phá để tim kiếm các cơ hội mới và sau đó hợp tác
với các đối tác để phát triển sản phẩm mới hoặc mở rộng thị trường. Tóm lại, sự kết hợp của hai
chiến lược này cùng với sự tác nhân đổi mới sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá khả năng thích
nghi, tạo ra giá trị cạnh tranh trong thị trường đang thay đổi liên tục, duy trì sự phát triển bền
vững và giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.Tuy nhiên, để thành công, các
tổ chức cần có sự cam kết từ toàn bộ nhân viên và lãnh đạo để thực hiện các chiến lược này.
Ngoài ra, họ cũng cần có năng lực cạnh tranh và khả năng thích nghi nhanh chóng với thay đổi để
đảm bảo tínhbền vững trong dài hạn. Qua đó ta có thể thấy rằng vấn đề con người ảnh hưởng
rất nhiều đến quá trình thay đổi. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, chúng ta cần phân tích chi tiết
những khó khăn mà các nhà quản trị đang phải đối mặt trong việc quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp
10. Những thay đổi chủ yếu của quá trình quản trị sự thay đổi
11. Một trong những thách thức lớn nhất của quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp chính là lực
lượng nhân sự. Đây là vấn đề rất quan trọng, vì nếu nhân viên không chấp nhận và thích nghi với
sự thay đổi, doanh nghiệp có thể gặp nhiều vấn đề, từ đó hiệu suất lao động giảm sút, dẫn đến
mất cơ hội cạnh tranh và thậm chí là phá sản. Để giải quyết vấn đề này, nhà quản trị cần có một
kế hoạch chi tiết và phù hợp để thay đổi tư duy và hành động của nhân viên. Thôngthường, việc
này có thể được thực hiện thông qua các hoạt động đào tạo, giao tiếp hiệu quả và hỗ trợ nhân
viên trong quá trình thích nghi với sự thay đổi.
12. Chưa dừng lại ở đó, trong quá trình quản trị này, người lãnh đạo phải luôn đảm bảo sự tận tâm
và cam kết của nhân viên. Sự thay đổi có thể gây ra sự khó chịu và lo lắng trong nhân viên và
khiến họ không còn cảm thấy yêu thích công việc của mình. Điều này có thể dẫn đến sự giảm
năng suất và sự đuối sức trong công việc. Để hạn chế nó, nhà quản trị cần phải đưa ra các biện
pháp để giúp nhân viên cảm thấy được ủng hộ và động viên. Các phương tiện như đào tạo và
phát triển, tăng cường lương thưởng có thể nhận được phản hồi tích cực, từ đó có thể được sử
dụng để đảm bảo sự tận tâm và cam kết của nhân viên trong quá trình quản trị sự thay đổi.
Ngoài ra, cần lưu ý rằng quản trị sự thay đổi cũng cần phải được thực hiện một cách nhân văn và
đối xử công bằng với tất cả nhân viên, để tránh tinh trạng phản đối hoặc bất mãn từ phía nhân
viên.Vấn đề thứ hai liên quan đến việc giữ cho nhân viên tập trung và động lựctrong quá trình
thay đổi. Thay đổi thường đi kèm với sự bất ổn và stress. Nếu nhân viên không được hỗ trợ để
vượt qua những khó khăn này, họ có thể mất tậptrung và động lực trong công việc, gây ra ảnh
hưởng đến hiệu suất làm việc. Để giải quyết vấn đề này, nhà quản trị cần có một kế hoạch quản
lý stress và động lực cho nhân viên trong quá trình thay đổi. Có thể thực hiện các hoạt động như
đào tạo kỹ năng quản lý stress, tạo ra môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ nhân viên trong việc
xây dựng mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp.