Quy chế tổ chức Hội nghị nhà chung cư "Nhà chung cư NO1-T1 Khu Đoàn Ngoại Giao - Phường Xuân Tảo - Quận Bắc Từ Liêm - TP. Hà Nội"

QUY CHẾ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ
“NHÀ CHUNG CƯ NO1-T1 KHU ĐOÀN NGOẠI GIAO - PHƯỜNG XUÂN TẢO -
QUẬN BẮC TỪ LIÊM - TP.HÀ NỘI”
(Được thông qua tại HNNCC lần đầu ngày 04 tháng 12 năm 2022)
Căn cứ Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25 tháng 11 năm 2014;
Căn cứ thông tư 02/2016/TT­BXD, Thông tư 06/2019/TT­BXD của Bộ xây dựng, được
hợp nhất tại văn bản số 05/VBHN­BXD ngày 07/09/2021 và các văn bản pháp luật quy định liên quan.
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mục đích, phạm vi và đối tượng điều chỉnh của Quy chế:
a. Mục đích: Quy chế họp hội nghị nhà chung cư NO1­T1 Khu Đoàn Ngoại giao ­phường
Xuân Tảo­ quận Bắc Từ Liêm ­ Hà Nội (viết tắt là “Hội nghị”) qui định cách thức tổ chức, qui
trình tiến hành Hội nghị, thể thức thống nhất các nội dung, văn bản tại Hội nghị.
b. Phạm vi và Đối tượng điều chỉnh: Qui chế này được áp dụng đối với tất cả Chủ sở
hữu hoặc người sử dụng được Chủ sở hữu ủy quyền, các cư dân của chung cư NO1­T1 Khu
Đoàn Ngoại giao ­ phường Xuân Tảo ­ quận Bắc Từ Liêm ­ Hà Nội. Toàn bộ cư dân nhà chung
cư và các đối tượng liên quan có trách nhiệm tuân thủ qui chế này và các nghị quyết, quy chế, nội quy của Hội nghị.
Điều 2: Hội nghị Nhà chung cư:
1. Hội nghị Nhà chung cư là hội nghị các Chủ sở hữu hoặc người sử dụng được Chủ sở hữu
ủy quyền tham dự. Hội nghị nhà chung cư có quyền quyết định các nội dung liên quan đến việc
quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định tại Điều 102 của Luật Nhà ở và Quy chế quản lý
sử dụng nhà chung cư số: 05/VBHN­BXD ngày 07 tháng 09 năm 2021. Hội nghị thực hiện
quyền quyết định thông qua Nghị quyết, Quy chế, Nội quy của hội nghị
2. Hội nghị quyết định các vấn đề sau:
a. Bầu ban kiểm tra tư cách đại biểu và thông qua báo cáo kiểm tra tư cách đại biểu.
b. Thông qua chương trình và nội dung hội nghị;
c. Xây dựng, thảo luận và biểu quyết thông qua các Nghị quyết, Quy chế, Nội quy của Hội nghị;
d. Đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị.
e. Xây dựng, thảo luận, bổ sung, sửa đổi và biểu quyết thông qua Nội quy quản lý, sử dụng
Nhà chung cư, Quy chế bầu cử, Quy chế hoạt động Ban quản trị, Quy chế thu chi tài
chính, Quy chế Ban kiểm soát (nếu có);
f. Thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành Nhà chung cư và việc sử dụng kinh phí
bảo trì phần sở hữu chung của Nhà chung cư;
g. Quyết định lựa chọn Đơn vị quản lý vận hành;
h. Thông qua dự toán đầu kỳ và quyết toán cuối kỳ các chi phí quản lý, mua sắm, vận hành, 1
sửa chữa, cho thuê dịch vụ, … do Ban Quản trị trình hội nghị.
i. Xây dựng, thảo luận và thông qua nghị quyết về báo cáo giám sát của Ban kiểm soát nhà chung cư (nếu có).
j. Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của Nhà chung cư;
k. Quyết định các nội dung khác có liên quan đến việc quản lý, khai thác, sử dụng và cho
thuê dịch vụ Nhà chung cư.
l. Quyết định các nội dung khác theo quy định tại Điều 102 của Luật Nhà ở (nếu có).
3. Hội nghị làm việc theo nguyên tắc đồng thuận. Nghị quyết, Nội qui, Qui chế của Hội
nghị Nhà chung cư chỉ được thông qua khi có ít nhất 51% tổng số đại biểu có quyền biểu quyết tán thành.
4. Điều kiện và và các quy định về tổ chức HNNCC được tuân thủ theo Văn bản hợp nhất
số 05/VBHN­BXD ngày 07/09/2021 của Bộ Xây dựng.
CHƯƠNG II: HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ LẦN ĐẦU
Điều 3. Thành phần tham dự Hội nghị
Thành phần tham dự Hội nghị bao gồm:
1. Các Chủ sở hữu căn hộ hoặc người được Chủ sở hữu ủy quyền.
2. Đại diện của Chủ đầu tư
3. Đại diện của Ban quản lý vận hành;
4. Khách mời: Đại diện UBND phường Xuân Tảo.
5. Khách mời: Đại diện Phòng QLĐT quận Bắc Từ Liêm
6. Đại diện Chi bộ, Tổ dân phố và các thành phần khách mời khác
Điều 4. Điều kiện tiến hành và nội dung của Hội nghị nhà chung cư lần đầu:
1. Điều kiện tổ chức Hội nghị Nhà chung cư lần đầu:
a. Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày
nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn
giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán hoặc
chưa bán, chưa cho thuê mua); trường hợp quá thời hạn quy định tại Điểm này mà tòa nhà chung
cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có
đủ 50% số căn hộ được bàn giao;
b. Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa
nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ
đầu tư giừ lại không bán hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có tối thiểu 50% đại diện chủ
sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.
2. Chủ đầu tư có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung họp, thông báo thời gian, địa điểm và tổ
chức họp Hội nghị Nhà chung cư chính thức cho các Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.
Chủ đầu tư có thể tổ chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho Hội nghị Nhà chung cư chính
thức. Nội dung chuẩn bị tổ chức Hội nghị Nhà chung cư lần đầu để thảo luận và thông qua các 2 vấn đề do sau đây:
a. Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị; trường hợp ủy
quyền thì phải có văn bản ủy quyền bao gồm các nội dung sau: Họ, tên và số điện thoại liên hệ
(nếu có) của người ủy quyền và người được ủy quyền, địa chỉ căn hộ hoặc phần diện tích khác
trong nhà chung cư của người ủy quyền, các nội dung ủy quyền liên quan đến hội nghị nhà chung
cư, quyền và trách nhiệm của các bên ủy quyền và được ủy quyền, văn bản ủy quyền phải có đầy
đủ chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền;
b. Nội quy họp hội nghị nhà chung cư;
c. Nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;
d. Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, đề xuất tên gọi của Ban quản trị theo quy định
tại Điểm a Khoản 1 Điều 23 của văn bản hợp nhất số 05/VBHN­BXD, đề xuất danh
sách, số lượng thành viên Ban quản trị;
e. Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;
f. Quy chế thu chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư;
g. Đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành Nhà chung cư ;
h. Dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của Nhà chung cư (Điều 13, Khoản 3, điểm đ, văn bản 05/VBNH­BXD.
i. Thông báo giá dịch vụ phải trả phí và các dịch vụ khác (nếu có);
j. Các đề xuất khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng Nhà chung cư cần báo cáo Hội
nghị Nhà chung cư lần đầu.
Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của người có quyền tham dự
1. Được tham dự Hội nghị;
2. Được ứng cử/đề cử ứng viên tham gia vào Ban quản trị Nhà chung cư. Những người ứng
cử hoặc được đề cử phải nằm trong danh sách ứng cử viên đã được Hội nghị trù bị thông qua
và người được đề cử/ứng cử trước HNNCC chính thức 10 ngày.
3. Được quyền thảo luận, phát biểu ý kiến và biểu quyết các vấn đề cần thông qua tại Hội nghị.
4. Giữ gìn trật tự và tôn trọng sự điều khiển của Chủ tọa.
5. Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo Nội quy Nhà chung cư và quy định của pháp luật.
Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm tra tư cách đại biểu
Ban kiểm tra tư cách đại biểu có 09 người, gồm 02 người của Chủ đầu tư và 07 người
đại diện cư dân để thực hiện các nhiệm vụ như sau:
1. Kiểm tra tư cách người có quyền tham dự theo quy định.
2. Phát các tài liệu của Hội nghị cho các đại biểu tham dự Hội nghị.
3. Báo cáo trước Hội nghị về kết quả kiểm tra tư cách đại biểu tham dự Hội nghị trước khi khai mạc Hội nghị. 3
4. Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của báo cáo kết quả kiểm tra tư cách đại
biểu đã công bố tại Hội nghị.
Điều 7. Ban kiểm phiếu
1. Ban kiểm phiếu số lượng 09 người: Được quy định cụ thể tại Quy chế bầu thành viên
Ban quản trị (gồm 02 người của Chủ đầu tư và 07 người đại diện cư dân).
2. Quyền và trách nhiệm:
­ Hướng dẫn việc biểu quyết các vấn đề cần thông qua tại Hội nghị;
­ Phát Phiếu bầu cử cho người có quyền tham dự.
­ Hướng dẫn việc bầu thành viên Ban quản trị;
­ Thực hiện việc kiểm phiếu;
­ Báo cáo kết quả kiểm phiếu trước Hội nghị;
­ Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của báo cáo kết quả kiểm phiếu đã công bố tại Hội nghị.
Điều 8. Ban chủ tọa và Tổ thư ký Hội nghị
1. Thành phần Ban chủ tọa: Có 03 người, bao gồm:
­ Đại diện Chủ đầu tư (01 người) làm Chủ tọa.
­ Đại diện Ban đại diện (01 người) làm thành viên
­ Đại diện Chủ sở hữu (01 người) làm thành viên
2. Quyền và nghĩa vụ của Ban chủ tọa
­ Điều khiển Hội nghị theo đúng chương trình đã được thông qua;
­ Trả lời hoặc phân công trả lời các câu hỏi của đại biểu tham dự Hội nghị. Trường hợp
các câu hỏi nằm ngoài chương trình, nội dung Hội nghị thì có quyền từ chối trả lời;
­ Quyết định các vấn đề liên quan đến trình tự, thủ tục của Hội nghị;
­ Thay mặt Hội nghị ký các Nghị quyết, Quy chế, Nội quy đã được thông qua tại Hội nghị;
­ Quyết định việc chấm dứt và thực hiện việc truất quyền đại biểu hội nghị đối với những
đại biểu có hành vi không phù hợp, gây rối trật tự công cộng tại Hội nghị. 3. Tổ thư ký
Thành phần Tổ thư ký: Gồm 2 thành viên, bao gồm:
­ 01 Đại diện Chủ đầu tư ­ 01 Đại diện Cư dân.
4. Quyền và nghĩa vụ của Tổ thư ký:
­ Ghi chép lại trung thực, chính xác các nội dung được lấy ý kiến, biểu quyết và thông qua tại Hội nghị;
­ Thực hiện các công việc trợ giúp theo sự phân công, yêu cầu của Ban chủ tọa;
­ Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của Biên bản họp Hội nghị.
Điều 9. Thể thức tiến hành Hội nghị 4
1. Hội nghị được tiến hành theo thể thức và các bước sau đây:
Trong trường hợp đủ điều kiện tiến hành như được quy định tại Điều 4 nêu trên, Chủ tọa sẽ:
­ Tuyên bố lý do tổ chức và khai mạc Hội nghị;
­ Giới thiệu thành phần Ban chủ tọa và Tổ thư ký, Ban kiểm phiếu;
­ Giới thiệu nội dung/chương trình họp và điều hành Hội nghị.
Hội nghị thảo luận và thông qua các Quy chế tổ chức Hội nghị, Quy chế bầu cử Ban quản trị.
2. Hội nghị tiến hành bầu thành viên Ban quản trị.
­ Việc bầu Ban quản trị được thực hiện theo Quy chế bầu cử Ban quản trị;
­ Nguyên tắc bỏ phiếu: Việc bỏ phiếu bầu Ban quản trị được thực hiện khi có hiệu lệnh
của Trưởng Ban kiểm phiếu; sau khi kết thúc bỏ phiếu, Ban kiểm phiếu sẽ tiến hành việc kiểm phiếu.
3. Chủ tọa sẽ chủ trì việc tham gia thảo luận, phát biểu ý kiến của các đại biểu tham dự Hội
nghị về Quy chế hoạt động của Ban quản trị, Quy chế quản lý, sử dụng Quỹ bảo trì của Khu
căn hộ và các vấn đề khác cần phải thông qua tại Hội nghị.
4. Ban kiểm phiếu công bố kết quả kiểm phiếu bầu thành viên Ban quản trị.
5. Ban quản trị ra mắt Hội nghị, Trưởng Ban quản trị thay mặt Ban quản trị phát biểu ý kiến trước Hội nghị.
6. Chủ tọa tiếp tục chủ trì việc tham gia thảo luận, phát biểu ý kiến của các đại biểu tham
dự Hội nghị về các vấn đề còn lại cần phải thông qua tại Hội nghị. Việc thông qua các quyết
định tại Hội nghị được quy định cụ thể tại Điều 10 dưới đây.
7. Đại diện phòng QLĐT Quận Bắc Từ Liêm, UBND phường Xuân Tảo phát biểu ý kiến đóng góp cho Hội nghị.
8. Đại diện Tổ thư ký công bố toàn văn Biên bản họp Hội nghị.
9. Chủ tọa tuyên bố bế mạc Hội nghị.
Điều 10. Nguyên tắc thông qua các quyết định tại Hội nghị
1. Tất cả các vấn đề trong chương trình nghị sự của hội nghị đều phải được thông qua bằng
cách lấy ý kiến biểu quyết bằng hình thức Phiếu bầu cử hoặc giơ tay của tất cả đại biểu.
2. Việc kiểm phiếu bầu cử do Ban kiểm phiếu tiến hành đếm trực tiếp và lập biên bản. Kết
quả kiểm phiếu được Đoàn chủ tịch công bố ngay trước khi bế mạc hội nghi.
Trước khi bế mạc hội nghị Ban kiểm phiếu thu lại toàn bộ phiếu bầu cử.
3. Những vấn đề sau đây được biểu quyết bằng hình thức giơ tay:
a. Thông qua quy chế tổ chức hội nghị nhà chung cư;
b. Thông qua quy chế bầu ban quản trị nhà chung cư;
c. Thông qua quy chế tổ chức hoạt động của ban quản trị;
d. Thông qua quy chế thu, chi tài chính của ban quản trị; 5
e. Thông qua nội quy tòa nhà chung cư N01­T1
f. Và một số nội dung khác phát sinh ngoài nội dung, chương trình hội nghị và theo điều
khiển của Ban Chủ tọa.
Điều 11. Quy định về việc kiểm phiếu tại Hội nghị
Ban kiểm phiếu thực hiện việc kiểm phiếu theo quy định như sau:
­ Ban kiểm phiếu làm việc trong 01 phòng/ khu vực riêng;
­ Ban kiểm phiếu có thể sử dụng các phương tiện kỹ thuật, thiết bị điện tử để hỗ trợ cho việc kiểm phiếu;
­ Kiểm tra tính hợp lệ của Phiếu bầu cử;
­ Kiểm tra lần lượt nội dung từng Phiếu bầu cử và ghi lại kết quả kiểm phiếu;
­ Lập Biên bản kiểm phiếu theo đúng quy định;
­ Niêm phong toàn bộ Phiếu bầu cử và bàn giao lại cho Ban tổ chức .
­ Công bố Biên bản kiểm phiếu:
Trưởng Ban kiểm phiếu thay mặt Ban kiểm phiếu công bố Biên bản kiểm phiếu trước Hội nghị.
Điều 12. Biên bản Hội nghị
1. Nội dung Hội nghị được lập thành Biên bản. Tổ thư ký chịu trách nhiệm về tính chính
xác, trung thực của Biên bản hội nghị.
2. Biên bản Hội nghị phải được công bố trước toàn thể Hội nghị.
3. Biên bản Hội nghị, Biên bản kiểm tra tư cách đại biểu, Biên bản kiểm phiếu, phiếu bầu
và các tài liệu khác của Hội nghị phải được Ban tổ chức lưu trữ đầy đủ.
Điều 13. Hiệu lực
Quy chế này gồm 13 điều và được Hội nghị thông qua ngày 04/12/2022 và có hiệu lực
kể từ ngày được thông qua.
BAN CHỦ TỌA HỘI NGHỊ
NHÀ CHUNG CƯ LẦN ĐẦU NO1-T1 6