Quy trình công chứng hợp đồng môn Những vấn đề chung của hợp đồng | Trường Đại học Luật Hà Nội
Những năm gần đây, đời sống kinh tế - xã hội ngày càng phát triển, các giao dịch, hợp đồng về dân sự, kinh tế, thương mại đang ngày càng gia tăng, mức độ phức tạp ngày càng lớn, nguy cơ xảy ra tranh chấp là không thể tránh khỏi. Tài liệu được sưu tầm gồm 20 trang, giúp các bạn ôn luyện và phục vụ cho việc học tập, đạt kết quả tốt. Mời các bạn đón xem!
Môn: Những vấn đề chung của hợp đồng (NVCCHĐ) 10 tài liệu
Trường: Đại học Luật Hà Nội 597 tài liệu
Tác giả:
Preview text:
lOMoAR cPSD| 58448089 MỤC LỤC
I. MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 0
1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................. 0
2. Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu .................................................. 1
2.1. Mục đích nghiên cứu ................................................................................ 1
2.2. Đối tượng và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................... 1
2.3. Cơ cấu của bài báo cáo ............................................................................ 1
II. PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................... 3
1. Lý luận ........................................................................................................... 3
1.1. Các quy định chung về công chứng hợp đồng giao dịch ........................... 3
1.2. Các quy định của pháp luật quy trình công chứng hợp đồng giao dịch .... 4
1.3. Những khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định pháp luật về quy 11
trình công chứng hợp đồng, giao dịch ................................................................ 11
1.3.1. Đối với Phiếu yêu cầu công chứng ..................................................... 11
1.3.2. Đối với giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng .................... 12
1.3.3. Đối với việc tiến hành xác minh, giám định các vấn đề chưa rõ
trong .............................................................................................................. 13
hợp đồng giao dịch .............................................................................................. 13
2. Thực tiễn ...................................................................................................... 14
2.1. Những mặt đạt được ............................................................................... 14
2.2. Những mặt hạn chế ................................................................................. 14
2.3. Tình huống minh họa .............................................................................. 15
3. Nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị - đề xuất ............................................... 17
3.1. Nguyên nhân ........................................................................................... 17
3.2. Giải pháp, kiến nghị - đề xuất ................................................................ 17
III. KẾT LUẬN ................................................................................................... 18
IV. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................... 19 I. MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Những năm gần đây, đời sống kinh tế - xã hội ngày càng phát triển, các giao
dịch, hợp đồng về dân sự, kinh tế, thương mại đang ngày càng gia tăng, mức độ
phức tạp ngày càng lớn, nguy cơ xảy ra tranh chấp là không thể tránh khỏi. Vì vậy,
việc phòng ngừa tranh chấp đối với các hợp đồng, giao dịch là một trong những Downloaded by Mai Mai (Vj2@gmail.com) lOMoAR cPSD| 58448089
vấn đề cần thiết được đặt ra. Công chứng là một trong những dịch vụ công thiết
thực, trong đó công chứng các hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người dân,
doanh nghiệp tại các tổ chức hành nghề công chứng đóng vai trò quan trọng đối
với sự phát triển của nền kinh tế và ổn định trật tự xã hội, hội nhập quốc tế, đảm
bảo tính an toàn pháp lý góp phần tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi, tin cậy
cho các hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại và góp phần quan trọng vào
tiến trình cải cách hành chính và cải cách tư pháp .
Để hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận luôn bảo đảm an
toàn pháp lý và phòng ngừa được tranh chấp thì bắt buộc hoạt động công chứng
phải tuân theo trình tự, thủ tục phù hợp với quy định của pháp luật. Thủ tục này
được quy định rất cụ thể trong Luật Công chứng. Hoạt động công chứng đối với
các hợp đồng, giao dịch vốn quy định còn khác nhau về điều kiện, trình tự, thủ tục
thực hiện công chứng, chứng thực có nguy cơ tạo rủi ro cho việc đảm bảo an toàn
pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng.
Từ đó hiểu rõ hơn vấn đề trên, bản thân nghiên cứu đề tài “Khó khăn, bất
cập trong việc áp dụng quy định pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng,
giao dịch. Đề xuất giải pháp hoàn thiện Luật công chứng” để làm bài báo cáo
kết thúc học phần “Kỹ năng chung về công chứng”.
Trên cơ sở các quy định pháp luật, Bài Báo cáo này tập trung nghiên cứu về
khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định pháp luật quy trình công chứng hợp
đồng, giao dịch và đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật.
2. Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu
2.1. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở các quy định pháp luật hiện này, làm rõ các vấn đề liên quan quy
trình công chứng hợp đồng giao dịch, từ đó đánh giá thực trạng công chứng hợp
đồng giao dịch và đề xuất giải pháp hoàn thiện pháp luật trong quy trình công
chứng hợp đồng giao dịch, góp phần thực hiện mục tiêu cải cách tư pháp cũng như
cải cách nền hành chính nhà nước trong công cuộc xây dựng nhà nước pháp quyền
xã hội chủ nghĩa Việt Nam, đồng thời tìm hiểu, bổ sung những kiến thức đã được học tại trường.
2.2. Đối tượng và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu, phân tích các quy định của pháp luật về quy trình công chứng
hợp đồng giao dịch, tập trung vào một số nội dung chủ yếu khái niệm, đặc điểm,
trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch và đề xuất, kiến nghị hoàn thiện
quy định pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch.
2.3. Cơ cấu của bài báo cáo
Bài báo cáo gồm 3 phần chính là phần mở bài, phần nội dung, phần kết luận;
và phần danh mục tài liệu tham khảo. lOMoAR cPSD| 58448089
Thứ nhất là phần mở đầu nêu tính cấp thiết của việc nghiên cứu, mục đích,
nhiệm vụ cũng như đối tượng của việc nghiên cứu; Thứ hai là phần nội dung báo
cáo nêu quy định của pháp luật về việc nghiên cứu, thực tiễn áp dụng pháp luật về
quyền và nghĩa vụ công chứng và nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị đối với công
chứng viên; Thứ ba là phần kết luận nêu về tổng quát vấn đề nghiên cứu. lOMoAR cPSD| 58448089 II. PHẦN NỘI DUNG 1. Lý luận
Theo Khoản 1, Điều 2, Luật Công chứng năm 2014, Công chứng là việc công
chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp
pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng,
giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy
tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng
Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng
hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Mặt khác, có thể hiểu công
chứng là hành vi của công chứng viên chứng nhận tính xác thực của hợp đồng,
giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật buộc phải công chứng
hoặc đối với những hợp đồng, giao dịch mặc dù pháp luật không quy định bắt
buộc nhưng người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu. Đây là hành vi của
người đại diện cho cơ quan công quyền xác nhận và kiểm chứng các hợp đồng,
giao dịch; đem lại sự an toàn pháp lý cho các quan hệ dân sự, góp phần ngăn chặn
những giao dịch bất hợp pháp, phòng ngừa hành vi vi phạm.
1.1. Các quy định chung về công chứng hợp đồng giao dịch
Pháp luật quy định một số hợp đồng, giao dịch dân sự bắt buộc phải công
chứng thì mới có hiệu lực pháp luật và cho phép người dân được lựa chọn hoặc là
công chứng. Công chứng hợp đồng giao dịch được thực hiện tại tổ chức hành nghề
công chứng theo Luật công chứng năm 2014. Bộ Luật dân sự năm 2015 quy định
công chứng, chứng thực văn bản cử người giám hộ (Điều 48), hợp đồng trao đổi
tài sản mà pháp luật quy định phải công chứng hoặc chứng thực (Điều 445), tặng
cho bất động sản (Điều 459)… Luật đất đai năm 2013 quy định việc công chứng
đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến các quyền của người sử dụng đất. Điều
122 Luật Nhà ở 2014 quy định công chứng đối với trường hợp mua bán, tặng cho,
đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương
mại; văn bản thừa kế nhà ở. Trong lĩnh vực hôn nhân gia đình, pháp luật cho phép
vợ chồng được thỏa thuận về chế độ tài sản, tuy nhiên việc thỏa thuận này phải
được lập trước khi kết hôn, bằng hình thức văn bản có công chứng.
Giao dịch được công chứng thường có giá trị pháp lý, tính an toàn pháp lý
cao hơn bởi được công chứng viên chịu trách nhiệm về cả hình thức lẫn nội dung.
Văn bản công chứng, chứng thực là một trong mười loại “nguồn chứng cứ”. Tuy
nhiên, hợp đồng giao dịch công chứng có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện
trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh mà nó mặc
nhiên được công nhận là sự thật, làm giảm gánh nặng cho các cơ quan Tư pháp.
Ngoài ra, việc công chứng không chỉ mang lại lợi ích về pháp lý mà còn về
kinh tế, thương mại: các hoạt động giao dịch được kiểm soát, hạn chế thất thu về
thuế cho Nhà nước, giúp thị trường bất động sản ổn định hơn rất nhiều; hạn chế lOMoAR cPSD| 58448089
được những ảnh hưởng, thậm chí là phá sản do những hợp đồng, giao dịch dân sự,
thương mại tiềm ẩn những rủi ro do không được công chứng.
1.2. Các quy định của pháp luật quy trình công chứng hợp đồng giao dịch
Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch có hai loại: Hợp đồng, giao dịch do
người yêu cầu công chứng tự soạn thảo và hợp đồng, giao dịch do công chứng
viên soạn thảo. Về mặt thủ tục, việc công chứng phải tuân theo quy trình được quy
định tại Mục 1 Chương V Luật Công chứng 2014, cụ thể là tại Điều 40 và Điều
41. Theo đó, quy trình công chứng có thể được phân chia thành các bước sau: 1.2.1. Nộp hồ sơ
Cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng hợp đồng nộp hồ sơ tại các tổ chức hành nghề công chứng.
Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở tổ chức
hành nghề công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng), từ thứ
hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13
giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30
phút) hoặc nộp hồ sơ đề nghị công chứng ngoài trụ sở.
Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng
hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công
chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền
liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản theo Điều 42 Luật Công chứng 2014.
1.2.2. Tiếp nhận yêu cầu công chứng
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước vô cùng quan trọng trong hoạt động
công chứng vì nó sẽ là cơ sở để có thể thực hiện các bước tiếp theo nhanh chóng,
thuận lợi và đúng pháp luật.
Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ thì bộ phận
tiếp nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng.
Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận, thì thực hiện kiểm tra giấy tờ
trong hồ sơ yêu cầu công chứng; công chứng viên phải có sự trao đổi thông tin
với người yêu cầu công để có thể làm rõ được 03 vấn đề:
- Thứ nhất, ý chí chủ quan của các bên khi tham gia hợp đồng, giao dịch làgì.
Điều này, giúp công chứng viên xác định được chính xác yêu cầu công chứng;
làm rõ loại hợp đồng, giao dịch mà các bên đề nghị công chứng. Thực tế, có nhiều
trường hợp người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng đề nghị
công chứng hợp đồng tặng cho, nhưng sau khi trao đổi về các nội dung liên quan lOMoAR cPSD| 58448089
đến hợp đồng thì công chứng viên mới hiểu họ yêu cầu công chứng di chúc mà
không phải hợp đồng tặng cho...
- Thứ hai, trên cơ sở đã nắm được yêu cầu công chứng cụ thể, công
chứngviên phải xác định được việc yêu cầu công chứng có thuộc thẩm quyền công
chứng của tổ chức hành nghề công chứng đó không;
- Thứ ba, nội dung yêu cầu công chứng có bảo đảm không vi phạm phápluật
và không trái đạo đức xã hội không. Trên cơ sở tìm hiểu, xác định các quy định
pháp luật áp dụng đối với từng hồ sơ yêu cầu công chứng cụ thể, công chứng viên
mới có thể xác định được câu trả lời cho nội dung này.
Sau khi xác định chính xác yêu cầu công chứng cụ thể là loại việc gì, có thuộc
thẩm quyền của tổ chức mình và xác định được các quy định pháp luật điều chỉnh
quan hệ được xác lập giữa các bên tham gia giao dịch, công chứng viên sẽ hướng
dẫn người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ yêu cầu công chứng.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định
củapháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên
ghiphiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ
cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ);
- Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứngviên
giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề
nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng phòng/Trưởng Văn
phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng, thành phần các giấy tờ
trong hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm:
- Phiếu yêu cầu công chứng; Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
- Bản sao giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu công chứng;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấytờ
thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng
ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luậtquy định phải có.
Khi người yêu cầu công chứng nộp các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ yêu cầu
công chứng thì bản sao được hiểu là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội
dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực. lOMoAR cPSD| 58448089
* Phiếu yêu cầu công chứng
Hiện nay, không có quy định về mẫu phiếu yêu cầu công chứng chung. Tuy
nhiên, theo Điểm a khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định phiếu yêu
cầu công chứng phải bảo đảm thể hiện được các nội dung: 1)
Thông tin về họ tên, địa chỉ của người yêu cầu công chứng; 2)
Nội dung cần công chứng; 3)
Danh mục giấy tờ gửi kèm theo; 4)
Tên tổ chức hành nghề công chứng; 5)
Họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng; 6) Thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Do chưa có quy định cụ thể nên khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng
có thể tự chuẩn bị sẵn mẫu nhưng vẫn phải có đầy đủ các thông tin cần có như nêu
trên hoặc có thể đến trực tiếp văn phòng công chứng, phòng công chứng nơi mình
thực hiện thủ tục để xin mẫu này.
* Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Tùy theo việc công chứng thuộc trường hợp hợp đồng, giao dịch đã soạn thảo
sẵn hay trường hợp công chứng viên soạn thảo hợp đồng, văn bản theo đề nghị
của người yêu cầu công chứng, bộ hồ sơ yêu cầu công chứng sẽ có sự khác biệt
nhất định. Cụ thể là trong trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch mà người
yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên soạn thảo văn bản, hợp đồng thì các
bên tham gia giao dịch không phải cung cấp dự thảo hợp đồng, giao dịch.
Đối với những trường hợp mà pháp luật có quy định về mẫu của hợp đồng,
giao dịch thì hợp đồng, văn bản phải tuân thủ đúng mẫu đó.
* Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng
Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự gồm:
- Người tham gia giao dịch có năng lực pháp luật dân sự và hành vi dân sự;
- Mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của
phápluật, không trái đạo đức xã hội;
- Người tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện.
Với quy định trên, có thể khẳng định, năng lực hành vi dân sự là yếu tố quan
trọng, là một trong những yếu tố cơ bản quyết định giao dịch dân sự có hiệu lực
hay không. Để xác định được năng lực hành vi dân sự của chủ thể tham gia giao
dịch, công chứng viên trước hết cần căn cứ vào giấy tờ tùy thân do người đó cung
cấp. Giấy tờ tùy thân có giá trị xác định chính xác người yêu cầu công chứng, giúp lOMoAR cPSD| 58448089
một người khi xuất trình giấy tờ này khẳng định được minh chính là chủ thể đang
có quyền xác lập, thực hiện giao dịch trước công chứng viên.
Thông qua giấy tờ tùy thân, công chứng viên cũng xác định được người yêu
cầu công chứng có đáp ứng được các quy định của pháp luật về độ tuổi khi xác
lập giao dịch không. Như vậy, về phương diện thực hiện chức năng công chứng
của công chứng viên, giấy tờ tùy thân là một trong những căn cứ quan trọng giúp
công chứng viên xác thực được về chủ thể tham gia giao dịch.
* Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy
tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải
đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên
quan đến tài sản đó
Đây chính là giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết hợp đồng, giao dịch
của người yêu cầu công chứng và cũng là cơ sở để công chứng viên xác định được
đối tượng của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch có đối tượng
là tài sản. Thông qua loại giấy tờ này, người yêu cầu công chứng mới có thể chứng
minh được mình là chủ sở hữu, chủ sử dụng đối với tài sản đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch.
* Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có
Ngoài việc nộp bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu,
sử dụng đối với tài sản thì người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình các giấy
tờ khác; có nghĩa rằng, đối với một hợp đồng, giao dịch, ngoài 02 loại giấy tờ quy
định tại điểm c và điểm d khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014, các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch còn phải xuất trình những giấy tờ hợp pháp khác cho việc thực hiện công chứng.
Việc đưa ra quy định về các loại giấy tờ khác này là hoàn toàn hợp lý, bởi rất
nhiều trường hợp, chỉ giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử
dụng tài sản chưa đủ chứng minh tính hợp pháp, tính xác thực của hợp đồng, giao
dịch đang có yêu cầu công chứng. Nhìn chung, với nhóm giấy tờ này, không thể
đưa ra được tiêu chí xác định giấy tờ khác là những loại giấy tờ nào bởi lẽ, với
mỗi hợp đồng, giao dịch cụ thể thì những vấn đề, những nội dung cần chứng minh
cho việc xác lập hợp đồng, giao dịch là có cơ sở pháp lý, cơ sở thực tế lại rất khác
nhau. Nhưng thông thường, trong hoạt động công chứng, “các giấy tờ khác có liên
quan” mà chúng ta thường thấy bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, Giấy
khai sinh, Giấy chứng tử...
1.2.3. Nghiên cứu, xử lý hồ sơ lOMoAR cPSD| 58448089
* Kiểm tra, xem xét các giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp
Theo quy định tại khoản 3, 4 Điều 40 Luật Công chứng 2014, khi tiếp nhận
các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng cung cấp, công chứng viên phải
tiến hành ngay việc xác định tính hợp lệ, đầy đủ của các giấy tờ, tài liệu này. Cơ
sở cho xác định được hồ sơ yêu cầu công chứng đã đầy đủ, hợp lệ hay chưa chính
là hoạt động xác định yêu cầu công chứng và thành phần hồ sơ cần thiết tương
ứng với yêu cầu công chứng đó. Kết quả của việc kiểm tra, xác định tính hợp lệ,
đầy đủ của hồ sơ yêu cầu công chứng có thể có 03 trường hợp:
- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng rơi vào trường hợp không đủ điều kiện
đểthực hiện việc công chứng (như: người yêu cầu công chứng không có năng lực
hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng, giao dịch đang xác lập, tài sản bị cấm giao
dịch; có dấu hiệu một bên bị lừa dối, đe dọa...): công chứng viên sẽ từ chối công chứng;
- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, hợp lệ: công chứng viênhướng
dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung;
- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên tiếp nhậnhồ
sơ yêu cầu công chứng và vào số công chứng.
Trường hợp người yêu cầu công chứng đã cung cấp đầy đủ các giấy tờ, tài
liệu cần thiết, công chứng viên phải hướng dẫn các bên tham gia hợp đồng, giao
dịch tuân thủ đúng các quy định pháp luật có liên quan đến việc công chứng; giải
thích cho rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ và những hậu quả pháp
lý phát sinh từ việc xác lập hợp đồng, giao dịch.
Thực tế hiện nay thì sau khi thụ lý và giải quyết hồ sơ, khi văn bản công
chứng đã được các bên ký tên trước mặt công chứng viên, tiếp theo là công chứng
viên ký tên và chuyển hợp đồng, văn bản tới bộ phận thu lệ phí, đóng dấu, lúc đó
mới tiến hành ghi vào số công chứng. Việc đó bảo đảm việc ghi vào sổ công chứng
khi hợp đồng, giao dịch chắc chắn đã được thực hiện (vì có nhiều trường hợp nếu
ghi vào sổ công chứng trước, sau đó, vì nhiều lý do, người yêu cầu công chứng
không ký hợp đồng, văn bản công chứng hoặc rút hồ sơ thì yêu cầu công chứng
đó không được thực hiện).
* Nghiên cứu hồ sơ
Công chứng viên cần nghiên cứu các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ yêu cầu
công chứng và trao đổi với các bên tham gia giao dịch để làm rõ được ý chí của
họ khi tham gia giao dịch, năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng,
đối tượng của hợp đồng, giao dịch. Theo khoản 5 Điều 40 Luật Công chứng 2014,
“Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề
chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự
nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng
của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người
yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công lOMoAR cPSD| 58448089
chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ
được thì có quyền từ chối công chứng” .
* Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng
Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng đã soạn thảo sẵn, công chứng
viên tiến hành kiểm tra nội dung của hợp đồng, văn bản; trường hợp người yêu
cầu công chứng đề nghị công chứng viên soạn thảo giúp thì công chứng viên tiến
hành soạn thảo dự thảo hợp đồng, văn bản.
Nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái
đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định
của pháp luật thì công chứng viên chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa
chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên từ chối công chứng.
1.2.3. Ký công chứng
Khoản 7, 8 Điều 40 Luật Công chứng 2014, sau khi hoàn thành việc soạn
thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản, công chứng viên cung cấp bản dự
thảo này cho các bên đọc, trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được
thì công chứng viên đọc cho họ nghe để bảo đảm tất cả những người tham gia giao
dịch nắm được thông tin, hiểu về các nội dung trong hợp đồng, văn bản. Khi đã
nắm được, hiểu rõ nội dung của hợp đồng, văn bản, nếu người yêu cầu công chứng
đồng ý toàn bộ nội dung đó thì công chứng viên hướng dẫn họ ký vào từng trang
của hợp đồng, giao dịch.
Bước tiếp theo, công chứng viên phải yêu cầu các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch xuất trình bản chính các giấy tờ bản sao đã nộp theo quy định tại khoản
1 Điều 40 Luật Công chứng để đối chiếu trước khi ghi lời chứng.
Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao quy
định tại Điều 46 Luật Công chứng, Bộ Tư pháp đã ban hành dịch (theo Mẫu lời
chứng tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư
pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng Thông tư số 01/2021/TT-BTP).
Ngoài ra, việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng được quy định Điều
48 Luật Công chứng 2014. Theo đó, người yêu cấu công chứng, người làm chứng,
người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.
Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín
dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng
thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ
ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công
chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc
không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người lOMoAR cPSD| 58448089
phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải
thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thề điểm chỉ bằng hai ngón trỏ
đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào,
của bàn tay nào. Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong
các trường hợp sau đây: - Công chứng di chúc;
- Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng,
- Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu
cầucông chứng. Dấu vân tay là dấu hiệu nhận dạng quan trọng đối với một
con người, chính vì vậy, theo chúng tôi, trong hoạt động công chứng nên tiến
hành lấy dấu vân tay đối với các hợp đồng, giao dịch.
1.2.4. Hoàn tất thủ tục công chứng
Thực hiện xong các bước theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng, tổ
chức hành nghề công chứng phải thực hiện tiếp các bước sau để hoàn tất thủ tục
công chứng một hợp đồng, giao dịch:
- Thu phí, thù lao, chi phí khác theo quy định tại Điều 66, 67, 68 Luật Côngchứng;
- Đóng dấu, phát hành văn bản công chứng cho các bên tham gia hợp đồng,giao dịch;
- Tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 64 Luật Côngchứng.
1.2.4. Trả kết quả công chứng
Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công
chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời
hạn và địa điểm thực hiện việc công chứng Theo Điều 44 Luật Công chứng 2014
thì việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công
chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi
lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do
chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Thời hạn công chứng được quy định tại Điều 43 Luật Công chứng 2014 là
không quả 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng
phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày
làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng. Thời gian xác minh, giám
định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng
văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản không tính vào thời hạn công chứng.
Với quy định trên bảo đảm cho văn bản công chứng là một chứng cứ rõ ràng
và minh bạch, bảo đảm quyền, lợi ích chính đáng của người yêu cầu công chứng lOMoAR cPSD| 58448089
được thực hiện theo đúng yêu cầu và nguyện vọng của họ, đồng thời nâng cao
trách nhiệm, ý thức của công chứng viên.
Trong thực tế, tại các tổ chức hành nghề công chứng thi hầu hết các văn bản
công chứng được thực hiện trong ngày làm việc, trừ các trường hợp phức tạp như
hợp đồng mua bán nhà, chuyển nhượng quyền sử dụng đất có thời hạn từ 02 đến
05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng.
1.2.5. Lưu hồ sơ công chứng
Công tác lưu trữ là công tác không thể thiếu trong hoạt động công chứng, nó
tồn tại đi đôi với hoạt động chứng nhận và còn kéo dài sau đó hàng chục năm theo Luật Lưu trữ năm 2011.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014, hợp đồng giao
dịch công chứng được đưa vào lưu trữ bao gồm:
- Phiếu yêu cầu công chứng;
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có);
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao
giấytờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định
phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao
dịch liên quan đến tài sản đó;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luậtquy định phải có.
Khoản 1 Điều 64 Luật Công chứng quy định về việc bảo quản hồ sơ công
chứng như sau: “Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện
biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng”.
1.3. Những khó khăn, bất cập trong việc áp dụng quy định pháp luật về
quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch
1.3.1. Đối với Phiếu yêu cầu công chứng
So với các quy định trước đây về Phiếu yêu cầu công chứng, với ý nghĩa là
giấy tờ đầu tiên, làm căn cứ, cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động tiếp theo trong
quy trình công chứng thì quy định của Luật Công chứng hiện hành cụ thể và chặt
chẽ hơn nhiều. Trong Luật Công chứng 2006, Điều 35 chỉ quy định mang tính chất
liệt kê, theo đó thành phần gồm “Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch
theo mẫu”. Trong các văn bản hướng dẫn Luật Công chứng 2006 không đưa ra
mẫu Phiếu yêu cầu công chứng để các tổ chức hành nghề công chứng làm căn cứ
áp dụng mà hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng sử dụng mẫu Phiếu yêu
cầu công chứng (Mẫu số 01) ban hành kèm theo Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày
14/3/2001 hướng dẫn Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính
phủ về công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động tại các tổ chức lOMoAR cPSD| 58448089
hành nghề công chứng cho thấy mỗi nơi lại có mẫu Phiếu yêu cầu công chứng
riêng, trong đó có nhiều tổ chức xây dựng mẫu Phiếu yêu cầu công chứng không
đầy đủ nội dung như quy định.
Việc Luật Công chứng không quy định về mẫu mà chỉ quy định các nội dung
cần phải có trong Phiếu yêu cầu công chứng tỏ ra phù hợp hơn; một mặt, tăng tính
chủ động cho các tổ chức hành nghề công chứng khi xây dựng mẫu áp dụng tại tổ
chức mình; mặt khác vẫn bảo đảm các thông tin cần thiết. Các tổ chức hành nghề
công chứng phải thể hiện được quá trình xây dựng mẫu Phiếu yêu cầu công chứng.
Có thể sẽ có những trường hợp, chức hành nghề công chứng áp dụng mẫu Phiếu
yêu cầu công chứng như Mẫu số 01 nêu trên (bởi theo mẫu này cũng đã thể hiện
đầy đủ các thông tin như điểm a khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định).
Do chưa có quy định cụ thể nên một số tổ chức hành nghề công chứng xây
dựng mẫu Phiếu yêu cầu công chứng quy mô, cụ thể hơn, thậm chí phiếu này còn
thể hiện cả những nội dung thỏa thuận cơ bản liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
Việc lựa chọn áp dụng mẫu phiếu yêu cầu công chứng đơn giản hay phức tạp, chỉ
đủ những nội dung như quy định trên hay đưa thêm những nội dung khác còn tùy
thuộc vào mục đích riêng của từng tổ chức hành nghề công chứng.
Bên cạnh đó, Luật Công chứng không quy định ai là người lập phiếu yêu cầu
công chứng. Tuy nhiên, xét về thực tế thì phiếu yêu cầu công chứng phải do người
yêu cầu công chứng lập. Phiếu này phải được người yêu cầu công chứng tự viết
tay để thể hiện rõ ràng ý chí, năng lực và mục đích của bản thân đối với nội dung yêu cầu công chứng.
Vậy trên phiếu yêu cầu công chứng phải thể hiện thông tin của bao nhiêu
người yêu cầu công chứng? Luật Công chứng và các văn bản liên quan không nêu
rõ và thông thường trên thực tế tại các tổ chức hành nghề công chứng, hồ sơ thể
hiện chỉ có một người yêu cầu công chứng đứng tên và ký tên trên Phiếu yêu cầu công chứng.
1.3.2. Đối với giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng
Mặc dù giấy tờ tùy thân có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động công
chứng nhưng đáng tiếc là trong quy định của Luật Công chứng hiện hành và các
văn bản hướng dẫn cũng như các văn bản pháp luật trước đây về công chứng lại
chưa đưa ra được các quy định, hướng dẫn cụ thể về vấn đề này. Thực tế hiện nay,
các công chứng viên cũng như cán bộ nghiệp vụ của các tổ chức hành nghề công
chứng thường chấp nhận sử dụng một số loại giấy tờ cơ bản sau là giấy tờ tùy
thân: Chứng minh nhân dân (theo Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999;
Nghị định số 106/2013/NĐ-CP ngày 17/09/2013 và Nghị định 170/2007/NĐ-CP
ngày 19/11/2007) /Thẻ căn cước (theo Luật căn cước công dân số 59/2014/QH13
ngày 20/11/2014 có hiệu lực ngày 01/01/2016; Thông tư 06/2021/TT-BCA của Bộ
Công an ngày 23/01/2021), Hộ chiếu (theo Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày lOMoAR cPSD| 58448089
17/08/2008; Nghị định số 94/2015/NĐ-CP ngày 16/10/2015 sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP),
Chứng minh sĩ quan quân đội (theo Nghị định số 130/2008/NĐ-CP ngày
19/12/2008; Nghị định số 59/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016), Chứng
minh công an (theo Nghị định 59/2008/NĐ-CP ngày 08 tháng 05 năm 2008)...
Ngoài ra, còn có một số loại giấy tờ khác cũng chứa đựng những thông tin về cá
nhân một con người, như: Thẻ Đảng viên, Thẻ học sinh, Thẻ sinh viên, Giấy phép
lái xe, thẻ ngành... có được chấp nhận sử dụng là giấy tờ tùy thân hay không vẫn
chưa có cơ sở để xác định; chấp nhận chấp nhận thì căn cứ cho việc chấp nhận, từ
chối đó là gì. ở nhận hay không
Cho đến nay, việc hiểu khái niệm giấy tờ tùy thân trong hoạt động. công
chứng là gì, những giấy tờ nào có thể chấp nhận sử dụng là giấy tờ tùy thân trong
hoạt động công chứng cũng chưa được làm rõ. Điều này cũng đã đem lại không ít
khó khăn cho những người hành nghệ công chứng trong quá trình tác nghiệp...
1.3.3. Đối với việc tiến hành xác minh, giám định các vấn đề chưa rõ trong
hợp đồng giao dịch
Công chứng viên có quyền yêu cầu các bên làm rõ, tiến hành xác minh, yêu
cầu giám định nếu có căn cứ cho rằng hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa
rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi
ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, đối tượng của hợp
đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể. Tuy nhiên, quy định này không khả thi ở
chỗ ai sẽ chịu chi phí cho việc xác minh, giám định. Tại Khoản 1 Điều 68 Luật
Công chứng 2014 quy định: “Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác
minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề
công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí để thực hiện việc đó”.
Thực tế, gần như không xảy ra tình huống người yêu cầu công chứng tự đề
nghị xác minh, giám định vì việc làm này chỉ tăng chi phí, kéo dài thời gian của
họ; thậm chí, đó là chưa nói đến nhiều trường hợp, các bên tham gia giao dịch còn
muốn che giấu những vấn đề chưa rõ trên. Ngoài ra, quy định này còn chưa phù
hợp ở chỗ, việc tiến hành xác minh, yêu cầu giám định được thực hiện trước khi
các bên thống nhất với nhau về nội dung, các điều kiện của hợp đồng, giao dịch
cũng như trước khi công chứng viên kiểm tra, soát xét các vấn đề liên quan đến
hợp đồng, giao dịch. Nếu xảy ra tình huống các bên không thống nhất được với
nhau hoặc vì một lý do nào đó, công chứng viên từ chối công chứng thì việc xác
minh, giám định vô hình trung trở nên vô nghĩa.
Trong trình tiếp nhận thực yêu cầu công chứng, có cho hồ sơ yêu cầu công
chứng có vấn đề chưa rõ công chứng viên có quyền đề nghị người yêu cầu công
chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành
xác minh yêu cầu giám định Chứ không có nội dung bắt buộc Công chứng viên
tiếp xúc, hỏi han đề thẩm tra, đánh giá ý chí, nguyện vọng, mục đích giao dịch, lOMoAR cPSD| 58448089
lực hành vi bên khơng có nội dung bắt buộc việc Công chứng viên đánh giá, xem
xét thực tế giấy tờ, tài liệu bên xuất trình hay không? Do đó, đối tượng chủ thể
(trong giao dịch bên bán, bên chuyền nhượng bên ủy quyền) qua mặt Công chứng
viên ký hợp đồng ủy quyền định đoạt tài sản hợp đồng mua bán, chuyển nhượng
tài sản Công chứng viên chứng nhận, phù hợp với quy trình theo quy định Điều
40 Luật công chứng năm 2014. Như vậy, Luật công chứng và quy định pháp luật
có liên quan lĩnh vực công chứng chưa thực sự tạo pháp lý ổn định, đồng bộ hỗ
trợ tích cực cho Công chứng viên việc xác minh, kiểm tra xử lý giấy tờ giả. Do
đó, Công chứng viên gặp nhiều khó khăn, không cung cấp đầy đủ thông tin xác từ
phía cơ quan có thẩm quyền. Đây là nguyên nhân thực tế dẫn đến việc xảy nhiều
vụ việc giả mạo người, giả mạo giấy tờ hoạt động công chứng. 2. Thực tiễn
2.1. Những mặt đạt được
Các quy định pháp luật về quy trình thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch
được quy định cụ thể, chặt chẽ trong Luật Công chứng.
Nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công chứng, đẩy mạnh việc phân
cấp cho các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; đồng thời tạo cơ sở pháp lý
cho việc phát huy vai trò tự quản của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng
viên trong quản lý hoạt động công chứng từ góc độ nghề nghiệp, tham gia, hỗ trợ
cho công tác quản lý nhà nước về công chứng.
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công
chứng được xem là hành lang pháp lý quan trọng tạo thuận lợi cho các chủ thể
tham gia xác lập, thay đổi, chấm dứt các giao dịch dân sự; góp phần không nhỏ
trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cũng như hạn chế những tranh chấp,
rủi ro phát sinh, xác nhận hợp đồng có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, hạn chế giấy
tờ giả mạo, người giả mạo trong hoạt động công chứng; qua đó từng bước nâng
cao ý thức chấp hành pháp luật của các chủ thể, góp phần thúc đẩy sự phát triển
kinh tế xã hội nói chung.
2.2. Những mặt hạn chế
Nội dung của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật hiện hành về quy
trình công chứng hợp đồng, giao dịch vẫn còn những hạn chế nhất định cần được tiếp tục hoàn thiện.
Có rất nhiều các hợp đồng, giao dịch bị Tòa án tuyên bố vô hiệu do lỗi công
chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng dẫn tới nhiều hệ lụy, tranh chấp kéo
dài, gây thiệt hại cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Việc áp dụng pháp
luật công chứng liên quan đến các hợp đồng, giao dịch cũng không thống nhất
giữa các tổ chức hành nghề công chứng.
Trong Luật công chứng năm 2014 về công chứng các hợp đồng, giao dịch
còn có nhiều quan điểm khác nhau. Việc quy định về thẩm quyền theo địa giới lOMoAR cPSD| 58448089
hành chính (Điều 42, Luật công chứng năm 2014) gây nhiều bất lợi, khó khăn cho người dân.
Một số bất cập đối với thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến
bản sao giấy tờ tùy thân như xuất hiện tình trạng do cạnh tranh giữa các tổ chức
hành nghề công chứng đã dẫn đến sự dễ dãi trong nhận định giấy tờ tùy thân hoặc
một số giấy tờ khác thay thế cho giấy tờ tùy thân… của một số công chứng viên,
có thể dẫn đến tình trạng lừa đảo, giả mạo đương sự để được công chứng hợp
đồng, giao dịch, ảnh hưởng đến độ an toàn pháp lý, gây thiệt hại cho các bên tham
gia giao dịch, cũng như trách nhiệm trước pháp luật của Công chứng viên đối với văn bản công chứng.
Tình trạng giả mạo giấy tờ trong hợp đồng giao dịch, giả mạo người tham gia
hoạt động vẫn còn diễn ra thường xuyên, nhiều trường hợp người dùng nhiều tài
sản ảo với giấy tờ giả qua mặt công chứng viên tuy nhiên việc tiến hành xác minh,
giám định các vấn đề chưa rõ trong hợp đồng giao dịch gặp nhiều khó khăn, do
không nhận được đầy đủ thông tin chính xác từ phía cơ quan có thẩm quyền và
không có chế định để công chứng viên thực hiện đi xác minh, giám định khi cần thiết.
2.3. Tình huống minh họa
“Hợp đồng mua bán nhà ở”, pháp luật không có quy định cụ thể, thống nhất
các loại giấy tờ nào là hợp lệ để chứng minh quyền sở hữu tài sản; tính hợp pháp,
chính xác của giấy tờ về quyền sở hữu được hiểu là giấy tờ đó có đợc cấp đúng
thẩm quyền hay không; tài sản nói trong các giấy tờ đó có đúng với tài sản đem
giao dịch hay không? Trên thực tế các giấy tờ này rất lộn xộn, thiếu chính xác về
nội dung. Do yêu cầu của pháp luật, công chứng viên phải chịu trách nhiệm về
tính xác thực của việc ký kết hợp đồng, cho nên họ thường có các yêu cầu khắt
khe về thủ tục và hồ sơ đối với ngời có yêu cầu công chứng các loại hợp đồng.
Nếu công chứng viên nắm rõ được các quan hệ pháp lý của hợp đồng, anh ta có
thể yêu cầu chính xác các hồ sơ mà người có yêu cầu công chứng hợp đồng cần
phải nộp; nhưng cũng có những công chứng viên không nắm chắc quan hệ pháp
lý của hợp đồng nên hướng dẫn thủ tục không chính xác, dẫn đến tình trạng làm
cho người có yêu cầu công chứng hợp đồng phải đi lại nhiều lần, thậm chí sau
nhiều lần đi lại, yêu cầu công chứng hợp đồng bị từ chối với nhiều lý do khác nhau
do công chứng viên đa ra. Điều này gây bất bình cho nhiều cá nhân và tổ chức,
thậm chí họ đã có những đánh giá tiêu cực đối với hoạt động công chứng hiện nay.
Trong hợp đồng đặt cọc đã công chứng để bảo đảm thực giao dịch chuyền
nhượng quyền sử dụng đất có nội dung sau: Bên A Bên B cam đoan xem xét kỹ
tất cả giấy tờ liên quan, biết rõ Bên A, biết rõ tài sản đặt cọc đề mua bán giấy tờ
chứng minh quyền sở hữu có thật, tình trạng pháp lý: hạn chế quyền sử dụng (tình
trạng bị kê biên, tranh chấp, xử lý nợ...) không đề nghị Công chứng viên phải xác
minh yêu cầu giám định hoặc hồ sơ khác liên quan đến việc công chứng hợp đồng
chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bên chuyển nhượng ký kết hợp đồng ủy quyền lOMoAR cPSD| 58448089
từ người sử dụng đất (thông qua hợp đồng ủy quyền). Trong hồ sơ công chứng,
bên nhận ủy quyền có cam đoan “Hợp đồng ủy quyền hiệu lực tự chịu trách nhiệm
với cam đoan mình”. Do đó vấn đề đặt các bên thỏa thuận không đề nghị Công
chứng viên phải xác minh, yêu cầu giám định, cam đoan văn ủy quyền còn hiệu
lực, cam đoan bên tính hợp pháp giao dịch, hiệu lực văn bản liên quan để miễn trừ
trách nhiệm công chứng viên. Nếu công chứng viên công chứng mà dẫn đến thiệt
hại cho cá nhân, tổ chức, chủ thể bị thiệt hại có quyền khởi kiện Tòa án để yêu
cầu tổ chức hành nghề công chứng bồi thường. Trong vụ việc nêu. Nhận định việc
công chứng viên công chứng Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tin
tưởng theo cam đoan người ủy quyền để thực hiện công chứng mà không kiểm tra
thời hạn ủy quyền thực tế hết hay chưa là thiếu sót. Đây nguyên nhân dẫn đến thiệt
hại người mua, mà người mua thực tế toán tiền theo hợp đồng công chứng.
Về giấy tờ tùy thân: Theo quy định tại điểm c, khoản 1 Điều 40 Luật Công
chứng năm 2014, người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công
chứng, gồm các giấy tờ sau đây: “…c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu
cầu công chứng”. Trên thực tế, khi công chứng viên thực hiện công chứng hợp
đồng, giao dịch thì việc chấp thuận những loại giấy tờ khác nhau được xem là bản
sao giấy tờ tùy thân thường rất đa dạng và phụ thuộc vào ý chí chủ quan của các
công chứng viên. Khi yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch thì các bên đương
sự thường nộp bản sao giấy tờ tùy thân hoặc những giấy tờ mà công chứng viên
thường chấp nhận cho đương sự để thay thế cho bản sao giấy tờ tùy thân như: Bản
sao CMND; hộ chiếu; giấy phép lái xe; thẻ hội viên, thẻ công chức, bảo hiểm y
tế…; hoặc đôi khi công chứng viên chấp thuận cả Giấy báo mất CMND của đương
sự do Công an xã, phường, thị trấn xác nhận để thay thế cho bản sao giấy tờ tùy thân.
Chính vì nhận định những giấy tờ nào được xem là giấy tờ tùy thân phụ thuộc
vào ý chí và trách nhiệm nghề nghiệp của Công chứng viên nên thực tế đã xảy ra
nhiều trường hợp như: khi đương sự đến Phòng Công chứng Nhà nước yêu cầu
công chứng hợp đồng, giao dịch nhưng không có bản sao giấy tờ tùy thân là
CMND nhưng chỉ có giấy báo mất CMND do Công an xã, phường, thị trấn xác
nhận, song Công chứng viên Phòng Công chứng không chấp nhận và từ chối việc
công chứng hợp đồng, giao dịch. Khi đó, đương sự lại tìm đến Văn phòng công
chứng tư thì được công chứng viên Văn phòng công chứng chấp nhận và thực hiện
việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Vì vậy, việc hướng dẫn những loại giấy tờ
nào được xem là giấy tờ tùy thân và khi không có giấy tờ tùy thân thì những loại
giấy tờ nào có thể thay thế khi các bên đương sự yêu cầu công chứng hợp đồng,
giao dịch là hết sức cần thiết.
Vụ việc giả mạo giấy tờ: Ông Lại Văn X sinh năm 1950, vợ Bà Hoàng Thu
L sinh năm 1955 muốn chuyển nhượng quyền sử dụng đất tỉnh Bắc Ninh cho ông
Trần Trọng Y sinh năm 1977 vợ Bà Nguyễn Lan A sinh năm 1980 có đến Văn
phòng công chứng V, tỉnh Bắc Ninh gặp công chứng viên Nguyễn Văn H yêu cầu lOMoAR cPSD| 58448089
soạn thảo công chứng “Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất”, sau Công
chứng viên yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy thân, đăng ký kết hôn, giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, sau thụ lý hồ sơ Công chứng viên H tiến hành kiểm tra chứng
minh nhân dân giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký kết hôn. Sau khi
kiểm tra công chứng viên H thấy giấy chứng nhận quyền sử dụng đất vợ chồng
Ông X, Bà L mặt sau trang bổ sung giấy chứng nhận có đường nét chữ viết tay
không đường liền mạch, chỗ mờ chỗ nét, công chứng viên H hỏi Ông X nguồn
góc, tình trạng nhà, Ông X có dấu hiệu lúng túng, ngập ngừng trả lời câu hỏi, nghi
ngờ ông X có dấu hiệu khả nghi, nên công chứng viên kiểm tra kỹ giấy tờ gốc phát
hiện giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Ông X chuyển nhượng hết phần diện tích
đất phần đất nông nghiệp trang bổ sung giấy chứng nhận có dấu hiệu cạo tẩy xóa
ghi tay đất còn lại diện tích 75 m2, sau quá trình trao đổi ông X kể lại bán cho gia
đình khác trước họ cắt hết đất lại đất vườn, trang bổ sung bị tẩy xóa ghi lại nên
không biết. Sau công chứng viên từ chối công chứng, giải thích quyền lợi nghĩa
vụ hai bên. Trong vụ việc này, muốn xác nhận tình trạng giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất, công chứng viên không thể tự mình tiến hành xác minh, giám định
mà có thể gửi đơn đề nghị Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để xác nhận
thông tin chính xác trong giấy chứng nhận này tuy nhiên việc này sẽ tốn thời gian
và quy định rõ ràng đối với cơ quan thẩm quyền cung cấp thông tin xác minh, giám định.
3. Nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị - đề xuất
3.1. Nguyên nhân
Quy định của pháp luật về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch còn thiếu
hoặc chưa phù hợp với thực tiễn; thiếu công cụ, cơ chế pháp lý để bảo đảm nâng
cao chất lượng hoạt động công chứng, hiệu quả quản lý nhà nước.
Một số công chứng viên còn chưa thật sự chủ động, tích cực nắm vững
chuyên môn, kỹ năng trong công chứng hợp đồng giao dịch cũng như việc trau
dồi phẩm chất chính trị, đạo đức và ứng xử nghề nghiệp dòn để xảy ra thiếu sót
trong quy trình công chứng.
Sự phối hợp giữa các cơ quan quản lý nhà nước có lúc, có nơi còn chưa chặt
chẽ; lúng túng, thiếu giải pháp đồng bộ ảnh hưởng chất lượng quy trình thực hiện
công chứng các hợp đồng giao dịch cần sự chính xác, minh bạch.
Năng lực quản trị, tự quản của tổ chức xã hội - nghề nghiệp còn có điểm hạn
chế; chưa thực hiện đầy đủ các quy trình, thủ tục công chứng.
3.2. Giải pháp, kiến nghị - đề xuất
Một là, niêm yết công khai về trình tự, thủ tục tiếp nhận và giải quyết tại vị
trí thuận lợi để người có yêu cầu công chứng tiện theo dõi và chấp hành. Các biển,
biểu phải kẻ to, rõ và đặc biệt phải ghi rõ thời hạn giải quyết từng việc khi đã thụ lý đầy đủ hồ sơ. lOMoAR cPSD| 58448089
Hai là, trong quá trình hành nghề công chứng viên thực hiện đúng quy trình
và thủ tục công chứng, đảm bảo hợp đồng, giao dịch luôn được thực hiện đúng về
hình thức và nội dung khi chứng nhận. Công chứng viên cần kiểm tra, thẩm tra kỹ
các giấy tờ pháp lý có trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng khi có dấu hiệu
nghi ngờ… Đồng thời, công chứng viên cần giải thích rõ quyền, nghĩa vụ, lợi ích
hợp pháp của từng chủ thể tham gia giao dịch cũng như giải thích rõ hậu quả pháp
lý phát sinh khi họ ký kết hợp đồng, giao dịch.
Hai là, nâng cao kỹ năng vận dụng kiến thức pháp luật và kỹ năng nghiệp vụ
rất quan trọng đối với mỗi công chứng viên khi thực hiện việc công chứng các
hợp đồng, giao dịch nhằm phát sinh hiệu lực và đảm bảo các giá trị của văn bản
công chứng đúng quy trình công chứng chặt chẽ nhằm tránh xảy ra sai sót, chồng chéo.
Ba là, đối với phiếu yêu cầu công chứng cần hoàn thiện quy định theo hướng
nêu rõ người yêu cầu công chứng là các bên trong giao dịch dân sự; phiếu yêu cầu
công chứng phải ghi đầy đủ thông tin của tất cả người yêu cầu công chứng.
Thứ tư, xây dựng quy trình công chứng Luật công chứng năm 2014 theo
hướng chi tiết cụ thể. Đặc biệt tạo chế định cho Công chứng viên có thẩm quyền
tiến hành hoạt động xác minh, giám định tất cả vấn đề nội dung công chứng vì
Luật Công chứng quy định Công chứng viên phải chịu trách nhiệm với nội dung
giao dịch công chứng chưa cho Công chứng viên quyền xác minh, giám định nội
dung giao dịch công chứng.
Thứ năm, xây dựng bổ sung quy chế phối hợp xử lý tin báo, cung cấp tài liệu
chứng từ liên quan đến hành vi vi phạm hoạt động công chứng tổ chức hành nghề
công chứng với cơ quan có thẩm quyền. Trên cơ sở cơ quan có trách nhiệm, nghĩa
vụ xử lý thông tin, tiền hành kiểm tra xác minh hành vi vi phạm để xử lý theo quy định pháp luật.
Thứ sáu, đẩy nhanh tốc độ, cách thức, giải pháp, xây dựng quy chế khai thác,
sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng để nâng cao hiệu quả việc quản lý, khai thác,
sử dụng, cung cấp, cập nhật dữ liệu thông tin công chứng kịp thời. Đăng tải chủ
thể giả mạo đưa lên hệ thống cơ sở dữ liệu để tổ chức hành nghề công chứng địa
phương biết đối tượng, ngăn chặn, tránh tình trạng đối tượng không giả mạo chủ
thể tổ chức hành nghề công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng khác để tiếp tục hành vi giả mạo. III. KẾT LUẬN
Thực tế cho thấy việc quy định trình tự, thủ tục thực hiện các việc công chứng
hiện nay vẫn còn thiếu cơ sở khoa học, từ đó dẫn đến tình trạng không thống nhất
về thao tác của các công chứng viên trong việc thực hiện một việc công chứng cụ
thể. Chúng ta cũng biết rằng, cải cách hành chính không có nghĩa là phải cắt bớt,
thu hẹp các thủ tục mà chỉ nên cắt bỏ các thủ tục rờm rà, không cần thiết; đồng
thời phải giữ lại, thậm chí bổ sung thêm những thủ tục pháp lý cần thiết, đảm bảo
cho hoạt động của bộ máy nhà nước được đồng bộ, nhịp nhàng, thuận tiện. Chính lOMoAR cPSD| 58448089
vì vậy, pháp luật về công chứng phải sớm có các quy định một cách cụ thể, chi tiết
về trình tự, thủ tục thực hiện các việc công chứng.
Công chứng viên là chủ thể của hoạt động công chứng cũng là người có
nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Nhiệm vụ của công chứng viên là góp phần phòng ngừa tranh chấp trong các quan
hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ giao dịch khác trong đời
sống xã hội. Văn bản công chứng do công chứng viên chứng nhận có giá trị pháp
lý cao, bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Do đó, luôn
tuân thủ các quy trình thủ tục trong công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định
pháp luật là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động công chứng của công chứng viên.
Và tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến tất cả các thầy giáo, cô
giáo của Học viện Tư pháp chia sẻ những kiến thức vô cùng bổ ích và những kinh
nghiệm thực tiễn vô cùng quý báu được đúc kết qua một thời gian dài hành nghề
để cho tôi hiểu sâu sắc hơn, nắm vững vàng hơn. Qua đó đã giúp tôi hiểu rõ các
quy định quy trình công chứng hợp đồng giao dịch, những khó khăn, bất cập trong
pháp luật trong về quy trình công chứng hợp đồng giao dịch. Xin cảm ơn!
IV. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật Công chứng năm 2014.
2. Bộ Luật dân sự năm 2015. 3. Luật đất đai 20123. 4. Luật Nhà ở 2014.
5. Nghị định 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ Quy định
chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.
6. Giáo trình kỹ năng hành nghề công chứng tập 3, Nhà xuất bản Tư pháp. 7. Trang web của Bộ Tư pháp
https://moj.gov.vn/qt/tintuc/Pages/nghiencuu-trao-doi.aspx?ItemID=1483;
https://moj.gov.vn/qt/tintuc/Pages/thong-tinkhac.aspx?ItemID=1386.
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng 5 năm 2023