Quy Trình Làm Hàng Xuất / Nhập

QUY TRÌNH LÀM HÀNG XUẤT / NHẬP
Cách theo dõi Job Number :
+ Hàng xuất : EXS/YYMM001  EXS/1704001 đối với hàng SEA
EXA/YYMM001  EXA/1704001 đối với hàng AIR
EXSLOG or EXALOG/YYMM001 -> đối với hàng xuất SEA or AIR làm trucking or TTHQ
+ Hàng nhập : IMS/YYMM001  IMS/1704001 đối với hàng SEA
IMA/YYMM001  IMA/1704001 đối với hàng AIR
IMSLOG or IMALOG/YYMM001 -> đối với hàng nhập SEA or AIR làm trucking or TTHQ
I. QUY TRÌNH LÀM HÀNG XUẤT TRONG CÔNG TY: STT Chứng từ đi Mô tả công việc kèm 1 Sales contract  F reehand:
Nhận Sales Contract do Sales Dept chuyển qua, kiểm tra xem
thông tin để booking đã đầy đủ chưa và liên lạc với hãng tàu để lấy Booking Note.  N ominated:
Trường hợp 1: nhận được thông tin yêu cầu booking của đại
lý  liên hệ Shipper xác nhận thông tin lô hàng và lấy thông tin để booking.
Trường hợp 2: nhận được thông tin yêu cầu booking từ
shipper  yêu cầu shipper cung cấp thông tin nhà vận
chuyển tại cảng nhập khẩu để METRO xác nhận lại rồi mới được booking. 2 Booking Note
Kiểm tra Thông tin trên Booking Note về các yêu cầu đặc
biệt của khách hàng có đúng như Sales Contract/khách hàng
yêu cầu hay không? Sau khi đã được xác nhận tất cả thông
tin thì chuyển Booking Note cho khách hàng và cho bên bộ
phận Trucking/TTHQ nếu METRO làm luôn cả dịch vụ làm
TTHQ & kéo hàng ra cảng. 3
Hóa đơn kéo Liên lạc thường xuyên với bên Dịch vụ để theo dõi quy trình
cont và nâng hạ lấy container cho khách đóng hàng, kéo container về cảng để
do bên dịch vụ kịp giờ closing time. Khi lấy container, tài xế phải kiểm tra
và cảng xuất. container kỹ trước khi ký nhận vào phiếu EIR.
(nếu có dịch vụ Nhắc nhở khách hàng bấm seal (chì) cẩn thận sau khi đóng xe kéo) hàng. 1 4
Hóa đơn khai hải Liên hệ khách hàng lấy Hợp đồng, Invoice, Packing list để
quan, chi hộ… chuyển cho bên dịch vụ lên tờ khai nháp. Gởi cho khách
do bên dịch vụ hàng kiểm tra và yêu cầu họ cung cấp Username-Password.
hải quan xuất. Sau khi đã được họ xác nhận tất cả thông tin trên tờ khai, bên
(nếu có dịch vụ dịch vụ sẽ tiến hành truyền hải quan điện tử và chờ lấy số thứ
thuê khai hải tự, phân luồng tờ khai. Bộ phận hải quan sẽ đảm nhiệm công quan)
việc này và tiến hành ra cảng để khai hải quan cùng với
những chứng từ có chữ ký, đóng dấu của khách hàng. 5 Shipping
Trước ngày tàu chạy phải liên lạc với khách hàng để lấy Instruction Cargo List. 6 Draft B/L
Phát hành HB/L nháp cho khách hàng để kiểm tra. Song
song, chỉnh sửa lại thông tin về Shipper/Cnee/Notify trên
Shipping Instruction để chuyển cho Carrier/Coloader làm
MB/L nháp cho METRO hoặc tiến hành làm Bill trực tiếp
trên hệ thống của hãng tàu 7 Như trên
Chuyển HB/L nháp cho khách hàng kiểm tra và xác nhận lại
lần nữa. Song song, chúng ta cũng phải kiểm tra lại thông tin
trên MB/L nháp của Carrier/Coloader gởi cho METRO. 8
Pre-alert (Mb/L, Phát hành B/L chính thức cho khách hàng. Bên cạnh đó,
Hb/L, Debit, kiểm tra chi phí phải thu, phải trả cho đại lý nếu có công nợ
Credit, Cargo phát sinh với đại lý. Gởi tất cả chứng từ MB/L, Hb/L, manifest…)
Debit/Credit thông báo hàng hóa.
Nếu là hàng Air phải có thêm Cargo Manifest của coloader.  Debit: hóa đơn ghi có  Credit: hóa đơn ghi nợ 9
Payment request, Kiểm tra tất cả chi phí phải trả và phải thu cho các bên có
METRO Invoice liên quan tại VN.
In Payment & Invoice trình G.M ký xác nhận rồi chuyển qua
cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sẽ trực tiếp cập nhật số
tiền thực thu, chi và tỷ giá mới trên file excel và tiến hành thanh toán. 10
Lưu lại tất cả các Theo dõi tình hình hàng hóa thông qua việc liên lạc thường
chứng từ trên xuyên với đại lý và Carrier/coloader. Thông báo ngay tình kèm Profit
tình cho khách hàng nếu có phát sinh vấn đề ngoài ý muốn
về: trễ tàu, rớt hàng, lý do khách quan, bất khả kháng… 11
Revised Mb/L, Trường hợp hàng bị chuyền sang tàu khác do các lý do khách 2 Hb/L
quan, phải liên hệ hãng tàu để sửa B/L về têu tàu, số chuyến, ngày tàu chạy. 12 Như trên
Tập hợp toàn bộ chứng từ để nhập vào hệ thống và lưu lại. 13 Như trên
Vào ngày tàu dự kiến đến, liên hệ đại lý để cập nhật xem
Cnee đã nhận D/O và nhận hàng chưa để thông báo lại cho Shipper. 3
II. QUY TRÌNH LÀM HÀNG NHẬP TRONG CÔNG TY:
II.1 Hàng Freehand: STT Chứng từ đi Mô tả công việc kèm 1 Sales Contract
Nhận Sales Contract do Sales Dept chuyển qua, kiểm tra xem
thông tin để booking đã đầy đủ chưa và liên lạc với hãng tàu
để cung cấp cho họ thông tin booking và đại lý tại cảng xuất
nếu là Mb/L collect để Carrier/coloader gởi Booking Note cho đại lý.
Nếu Mb/L prepaid thì chuyển thông tin cần booking cho đại
lý để họ liên lạc với hãng tàu booking. 2 Booking note
Yêu cầu đại lý cập nhật thông tin trên Booking note sau khi
họ đã làm việc với Shipper và Carrier/coloader để báo lại cho Consignee. 3 Draft B/L
Trước ngày tàu chạy phải yêu cầu đại lý gởi Bill nháp về để
kiểm tra lại với Consignee về thông tin trên Bill. 4 Pre-alert từ đại lý
Theo dõi ngày tàu chạy và nhận đầy đủ chứng từ của đại lý
gởi về sau khi tàu chạy. Kiểm tra lại thông tin về Mb/L &
Hb/L xem có khớp nhau chưa? Đánh thông tin lô hàng vào hệ thống, note Job No.. 5 Như trên
Liên lạc Carrier/coloader xem thời hạn trình Hb/L (Manifest)
và cập nhật ngày tàu đến. Tiến hành trình manifest trên hệ thống cổng 1 thông tin. 6
Arrival Notice Liên hệ Carrier/coloader đế lấy Arrival Notice và nắm thông của
tin về các phí phải trả. Carrier/Coloader 7
Arrival Notice Phát hành A/N của METRO để gởi Consignee, kèm theo các của METRO
chi phí phải thu lại của khách hàng. (Các phí phải thu phải
theo quy định của cty và Sales contract đã ký duyệt). Invoice
của In Invoice trình G.M ký xác nhận rồi chuyển qua cho bộ phận METRO
kế toán. Bộ phận kế toán sẽ trực tiếp cập nhật số tiền thực thu
và tỷ giá mới trên file và lưu file 8 Payment request,
In Payment request và giấy tạm ứng cho lô hang, ký xác nhận Giấy tạm ứng
để ứng tiền từ bộ phận kế toán đi đóng tiền cho các bên có 4
liên quan (2 giấy này phải có tối thiểu 2 chữ ký ( người ứng
tiền và G.M hoặc BDM mới được ứng tiền). Sau khi đã chi trả
đầy đủ, xác nhận lại bằng tay số tiền thực đóng và số tiền còn
dư, số Hoá đơn trên giấy tạm ứng để chuyển trả cho kế toán.
Khi đó, kế toán sẽ xác nhận lại tỷ giá thanh toán và số tiền
thực chi trên payment để lưu file. 9
Delivery Order Kiểm tra với Carrier/coloader xem ngày tàu đến và lấy D/O của
của họ được chưa? Trường hợp tàu đã đến mà vẫn chưa được Carrier/Coloader
lấy lệnh thì phải kiểm tra lại tất cả chi phí cả 2 đầu đều đã
được đóng đầy đủ chưa?
Nếu chưa thì phải hối thúc các bên có liên quan mau chóng
thanh toán cho Carrier/coloader để METRO nhận D/O, tránh
phát sinh các chi phí DEM, DET, Storage charge. 10
Delivery Order Phát hành D/O của METRO (4 D/O + 1 HB/L) cho của METRO
Consignee. Chỉ giao D/O khi khách hàng đã thanh toán đầy
đủ chi phí cho METRO đối với trường hợp Bill điện hoặc
Consignee phải trình Bill gốc. 11
Lưu lại tất cả các Tập hợp toàn bộ chứng từ để đánh hệ thống và lưu lại. chứng từ trên kèm Profit
II.2 Hàng chỉ định:
STT Chứng từ đi Mô tả công việc kèm 1 Pre-alert từ đại lý
Khi nhận được chứng từ của đại lý, kiểm tra thông tin trên
MB/L & HB/L. Song song, gởi HB/L cho Consignee để họ
xác nhận thông tin lô hàng. Nhập thông tin lô hàng vào hệ thống, note Job No. 2 Như trên
Sau khi đã được Consignee xác nhận, liên hệ Carrier/coloader
xem thời hạn trình HB/L (Manifest) và cập nhật ngày tàu đến.
Tiến hành khai báo E-manifest trên hệ thống 1 cổng thông tin. 3
Arrival Notice Liên hệ Carrier/coloader đế lấy Arrival Notice và nắm thông của
tin về các phí phải trả. Carrier/Coloader 4
Arrival Notice Phát hành A/N của METRO để gởi Consignee, kèm theo các của METRO
chi phí phải thu lại của khách hàng. (Các phí phải thu phải
theo quy định của cty và Sales contract đã ký duyệt). 5 Invoice
của In Invoice trình GM ký xác nhận rồi chuyển qua cho bộ phận METRO
kế toán. Bộ phận kế toán sẽ trực tiếp cập nhật số tiền thực thu
và tỷ giá mới trên file sau khi đã thu tiền khách hang. 5 Payment request,
In Payment request và giấy tạm ứng cho lô hàng, ký xác nhận Giấy tạm ứng
để ứng tiền từ bộ phận kế toán đi đóng tiền cho các bên có
liên quan (2 giấy này phải có có tối thiểu 2 chữ ký (người ứng
tiền và G.M hoặc BDM) mới được ứng tiền). Sau khi đã chi
trả đầy đủ, xác nhận lại bằng tay số tiền thực đóng và số tiền
còn dư, số Hoá đơn trên giấy tạm ứng để chuyển trả cho kế toán.
Khi đó, kế toán sẽ xác nhận lại tỷ giá thanh toán và số tiền
thực chi trên payment, lưu file. 6
Delivery Order Kiểm tra với Carrier/coloader xem ngày tàu đến và lấy D/O của
của họ được chưa? Trường hợp tàu đã đến mà vẫn chưa được Carrier/Coloader
lấy lệnh thì phải kiểm tra lại tất cả chi phí cả 2 đầu đều đã
được đóng đầy đủ chưa?
Nếu chưa thì phải hối thúc các bên có liên quan mau chóng
thanh toán cho Carrier/coloader để METRO nhận D/O, tránh
phát sinh các chi phí DEM, DET, Storage charge. 7
Delivery Order Phát hành D/O của METRO (4 D/O + 1 HB/L) cho của METRO
Consignee. Chỉ giao D/O khi khách hàng đã thanh toán đầy
đủ chi phí cho METRO đối với trường hợp Bill điện hoặc
Consignee phải trình Bill gốc. 8
Lưu lại tất cả các Tập hợp toàn bộ chứng từ để nhập vào hệ thống và lưu lại. chứng từ trên kèm Profit 6