lOMoAR cPSD| 45476132
QUI TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
I. MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU :
- Luân chuyển chứng từ là quá trình vận động của chứng từ kể từ khi phát
sinh (lập chứng từ) đến khi kết thúc và tổ chức đưa vào lưu trữ. Việc tổ chức
luân chuyển chứng từ một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc
kiểm tra, kiểm soát, không bị ách tắc giữa các khâu công việc, nhằm đẩy
nhanh tiến trình thực hiện công việc
- Yêu cầu của qui trình luân chuyển chứng từ trong mối quan hệ nội bộ phòng
ban cũng như trong quan hệ giữa các bộ phận trong công ty phải được thống
nhất về biểu mẫu, thời gian, thông tin cung cấp, thông tin phản hồi... cần
phải được tôn trọng và nghiêm túc thực hiện.
II. MỘT SỐ QUI ĐỊNH CHUNG VỀ CHỨNG TỪ :
- Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế
tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty đều phải lập chứng từ, chứng từ phải lập theo đúng qui định trong
chế độ này và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống :
+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc
+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn
- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản
ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt
chẽ mang tính phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này nhà nước tiêu
chuẩn hoá về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp
dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dần chủ yếu là những chứng từ sử dụng
trong nội bộ công ty, các hóa đơn đặc thù…, nhà nước hướng dẫn các chỉ
tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó các công ty vận dụng vào từng trường hợp
cụ thể thích hợp, có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết
kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh
nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
- Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu :
1. Chỉ tiêu lao động và tiền lương
2. Chỉ tiêu hàng tồn kho lOMoAR cPSD| 45476132
3. Chỉ tiêu mua, bán hàng 4. Chỉ tiêu tiền mặt
5. Chỉ tiêu tài sản cố định
- Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố sau đây:
1. Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
3. Số hiệu của chứng từ
4. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
5. Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
6. Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
7. Các chỉ tiêu về lượng và giá trị
8. Chữ ky ùcủa người lập và những người chịu trách nhiệm vế tính chính
xác của chứng từ, những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các
pháp nhân phải có chữ ký của người phê duyệt (Giám đốc) và có đóng dấu của công ty.
9. Đối với những chứng từ liên quan đến việc mua, bán , cung cấp hay
nhận hàng hóa dịch vụ thì ngoài những yếu tố qui định trên phải có
thêm chỉ tiêu thuế suất và số thuế phải nộp, những chứng từ dùng làm
căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
- Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo qui định. Ghi chép chứng
từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không
được sữa chữa, tẩy xoá trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ,
không xé rời ra khỏi cuốn, số hiệu chứng từ phải được ghi liên tục Chứng từ gốc:
Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực hiện
đồng thời là cơ sở để lập nên chứng từ kế toán. Chứng từ gốc gồm các hoá
đơn hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài
nước, invoice, tờ khai hải quan, chứng từ ngân hàng, hoá đơn tài chính,
phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị
tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, các bảng thanh toán lương, các giấy đề
xuất, đề nghị và các giấy tờ khác có liên quan. Các chứng từ gốc được đính
kèm vào chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hoá chứng từ mới hợp lệ.
Chứng từ kế toán:
Là chứng từ được lập nên từ chứng từ gốc bao gồm các phiếu thu, chi tiền
mặt, phiếu nhập, xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ...Chứng từ kế toán là
căn cứ để ghi chép, phản ảnh vào sổ sách kế toán làm cơ sở cho việc lập
các báo cáo tài chính kế toán. lOMoAR cPSD| 45476132 -
III. LẬP & LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN :
Chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ ngoài vào đều phải tập trung vào bộ
phận kế toán công ty, các kế toán viên phụ trách phần hành cần phải kiểm
tra kỹ các chứng từ đó, và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới
dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau :
1. Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ. 2. Kiểm tra chứng từ 3. Ghi sổ 4. Lưu trữ chứng từ
- Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ được qui định như sau :
Chứng từ thu –chi :
- Căn cứ vào các chứng từ gốc và kế hoạch thu chi đã được duyệt, kế toán
thanh toán lập phiếu thu, chi theo mẫu qui định.
- Phiếu thu, chi được coi là hợp lệ khi đã ghi đầy đủ các nội dung in trên phiếu
và có đầy đủ các chữ ký của Giám Đốc hoặc người được ủy quyền, kế toán
trưởng, thủ quỹ, người nhận hay người nộp tiền.
- Phiếu thu- chi được lập thành 03 liên :
+ Liên 1 (liên chính ) chuyển cho thủ quỹ để xác nhận công việc và làm
cơ sở đối chiếu với kế toán tiền mặt .
+ Liên 2 giao cho người nộp hay người nhận tiền.
+ Liên 3 được lưu giữ tại cùi lưu và là căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Cuối ngày, thủ quỹ tổng hợp các phiếu thu, chi đã thực hiện (hoặc lập bảng
kê giao nhận chứng từ nếu khối lượng phát sinh nhiều) để đối chiếu và bàn
giao lại chứng từ cho kế toán .
- Chứng từ thu, chi được lưu giữ tại phòng kế toán công ty và do người trực
tiếp phụ trách phần hành (phần việc) này chịu trách nhiệm bảo quản.
Nguyên tắc tạm ứng và thanh toán:
- Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên trong công ty. Tiền tạm
ứng cho mục đích gì phải sử dụng cho mục đích đó, không được
chuyển giao tiền tạm ứng cho người khác. Sau khi hoàn thành công
việc, người nhận tạm ứng phải lập bản thanh toán tạm ứng đình kèm
các chứng từ gốc để thanh toán ngay. Số tạm ứng chi không hết phải
nộp lại quỹ đúng hạn quy định. lOMoAR cPSD| 45476132
- Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng đợt trước mới cho tạm ứng kỳ sau.
Chứng từ ngân hàng: lOMoAR cPSD| 45476132 -
Sổ phụ ngân hàng, giấy báo nợ, báo có... là chứng từ kế toán dùng để phản
ánh các nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách kế toán cũng như làm cơ sở để đối
chiếu với ngân hàng khi có phát sinh chênh lệch. Khi phát sinh các nghiệp
vụ liên quan đến ngân hàng, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán phần
hành liên hệ ngân hàng để làm thủ tục .Định kỳ cuối mỗi tháng tiến hành đối
chiếu số dư với ngân hàng để kịp thời phát hiện chênh lệch để điều chỉnh.
- Chứng từ ngân hàng do kế toán phụ trách nghiệp vụ ngân hàng chịu trách
nhiệm lưu giữ và bảo quản.
Chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng hoá :
- Theo qui định của công ty, chứng từ nhập- xuất kho vật tư, hàng hóa do
phòng kinh doanh lập trên cơ sở phiếu đề nghị xuất vật tư hoặc hoá đơn bán
hàng...đối với hàng hoá xuất kho hoặc phiếu đề nghị nhập lại vật tư, hóa đơn
của người bán đối với hàng hoá nhập kho.
- Phiếu nhập, xuất kho được lập thành 03 liên :
+ Liên 1 : Liên chính có đính kèm chứng từ gốc giao cho phòng kế toán
làm cơ sở thanh toán và ghi sổ kế toán.
+ Liên 2 : Giao cho thủ kho để làm cơ sở nhập, xuất vật tư và ghi sổ, thẻ kho.
+ Liên 3 : Lưu giữ tại cùi lưu tại phòng kinh doanh.
- Cuối ngày (hoặc định kỳ từ 03-05 ngày), thủ kho tập hợp chứng từ nhập,
xuất kho (hoặc lập bảng kê tổng hợp chứng từ ) tiến hành đối chiếu số lượng
vật tư hàng hoá đã nhập, xuất kho với kế toán phụ trách theo dõi vật tư,
hàng hoá đồng thời bàn giao lại chứng từ này để kế toán lưu trữ.
- Hàng tháng, sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu giữa số thực tế tồn kho và
số liệu ghi trên sổ sách kế toán, xác định chênh lệch và tìm nguyên nhân để
có biện pháp xử lý, phòng kinh doanh bàn giao lại toàn bộ cùi lưu của chứng
từ nhập xuất kho để phòng kế toán tổ chức đưa vào lưu trữ.
- Phiếu nhập xuất kho được coi là hợp lệ khi đã ghi đầy đủ các nội dung in
trên phiếu và có đầy đủ các chữ ký trưởng hoặc phó phòng kinh doanh, hoặc
người phụ trách cung tiêu, thủ kho, người nhận hoặc người giao hàng,
- Nếu mua vật tư, hàng hóa nhập kho công ty, khi thanh toán phải chuyển giao
toàn bộ bản chính, hóa đơn mua hàng, hoá đơn VAT để làm cơ sở thanh
toán và giải trình với các cơ quan chức năng khi cần thiết, phòng kinh doanh
chỉ giữ lại bản photocopy của bộ chứng từ gốc để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra nội bô. lOMoAR cPSD| 45476132 -
- Nếu mua vật tư, hàng hóa để bán trực tiếp cho người mua thì phải có hợp
đồng và hóa đơn đính kèm .
Nếu mua vật tư xuất thẳng cho công trình, phải có bảng dự trù vật tư do
Giám đốc ký duyệt kèm theo hóa đơn VAT.
- Đối với vật tư, hàng hoá mua để bán thẳng trực tiếp cho người mua hoặc
xuất thẳng cho công trình (không qua kho) thì không lập phiếu nhập xuất kho
mà chỉ làm thủ tục thanh toán trực tiếp, (việc này cần phải được thống nhất
lại và xin ý kiến Ban Giám Đốc).
Hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ:
- Căn cứ vào hợp đồng mua bán, hợp đồng xây dựng, bảng quyết toán khối
lượng công trình hoàn thành, biên bản nghiệm thu bàn giao, phiếu đề nghị
xuất hàng cho công trình...sau khi đã đối chiếu, phòng kinh doanh tiến hành
lập hoá đơn bán hàng (GTGT) hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
ghi rõ số lượng, gía trị cũng như các thông tin cần thiết khác.
- Sử dụng hóa đơn như sau :
+ Thời điểm lập hoá đơn:
Hoá đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ. Khi lập
hoá đơn, phải phản ảnh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu
hoá đơn, gạch chéo phần bỏ trống (nếu có) từ trái qua phải. Việc lập
hoá đơn viết bằng tay. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ hoá đơn thì
gạch chéo để huỷ bỏ và không được xé rời khỏi quyển hoá đơn và
phải lưu đầy đủ các liên của số hoá đơn này.
+ Hoá đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách số.
+ Các trường hợp bán hàng hoá, dịch vụ sau đây không bắt buộc phải lập hoá đơn:
+ Trường hợp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng có
giá trị dưới 100.000 đồng và nếu người mua không yêu cầu lập và
giao hoá đơn. Nếu người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người
bán hàng vẫn phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định.
+ Hàng hoá bán lẻ cho người tiêu dùng có giá trị dưới mức quy định tuy
không phải lập hoá đơn nhưng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ theo quy định.
+ Hoá đơn được dùng để xác định doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải
nộp và là cơ sở để xác định công nợ, khoản phải thu khách hàng.
- Hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ : Liên 1 mầu tím
: bản gốc lưu tại cuốn hoá đơn( phòng Kinh doanh ) Liên 2 mầu đỏ : (giao khách hàng) lOMoAR cPSD| 45476132 -
Liên 3 mầu xanh : Gửi phòng tài chính kế toán để làm cơ sở thu tiền,
khai báo doanh thu và lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng.
- Hoá đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn.
Số liệu, chữ viết trên hoá đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy
định, không bị tẩy xoá, sửa chữa.
- Các cuốn hoá đơn tài chính sau khi sử dụng hết, gốc lưu của các cuốn hoá
đơn phải được chuyển giao cho phòng kế toán để phục vụ cho việc kiểm tra
của các cơ quan chức năng cũng như tổ chức đưa vào lưu trữ.
Các chứng từ kế toán khác :
Chủ yếu là chứng từ của kế toán tổng hợp, bao gồm các bảng phân bổ chi
phí, chứng từ kết chuyển. Chứng từ ghi sổ các bút toán kết chuyển doanh
thu, chi phí...Các chứng từ này do kế toán tổng hợp lập và tổ chức lưu trữ.
IV. KIỂM TRA CHỨNG TỪ:
- Các bộ phận trước khi lập chứng từ gửi đến các phòng, ban liên quan phải
tiến hành kiểm tra chứng từ.
- Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm :
1. Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ
2. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
3. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ
4. Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những người lập,
kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm các qui định,
các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của nhà nước cũng như của
công ty phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) và báo ngay
cho lãnh đạo biết để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung hoặc con
số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại
hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều
chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.
V. LƯU TRỮ CHỨNG TỪ: lOMoAR cPSD| 45476132 -
- Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và
lưu trữ theo qui định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của nhà nước.
- Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với giám đốc và kế toán
trưởng công ty biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường hợp mất
hóa đơn bán hàng, biên lai thuế, séc trắng phải báo cáo với cơ quan thuế,
công an địa phương số lượng hóa đơn mất, hoàn cảnh bị mất để có lOMoAR cPSD| 45476132
biện pháp xác minh, xử lý nhằm sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá số chứng từ bị mất.
- Cuối mỗi năm tài chính, sau khi quyết toán đã được duyệt, phòng kế toán
tiến hành điều chỉnh số liệu theo kết qủa sau cùng đồng thời tổ chức lưu
trữ chứng từ (của những năm đã được duyệt quyết toán một cách cẩn
thận và khoa học. Chứng từ phải lưu theo thứ tự thời gian: số- ngày-
thángquý- năm và theo từng phần hành kế toán để dễ dàng truy cập khi
cần. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 05 (năm)năm, sau đó xin ý kiến xử lý của
các cấp có thẩm quyền. Tuyệt đối không được làm thất lạc hoặc hư hỏng. GIÁM ĐỐC