Quy trình Quản lý Hàng tồn kho tại Kido | Môn Quản trị kinh doanh - Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vĩnh Long

lOMoAR cPSD| 61159950
2.5. Quy trình quản lý hàng tồn kho của Kido
Quy trình quản lý hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao hàng đến kho của công
ty cho đến khi sản phẩm được xuất bán. Đây là tập hợp các hoạt động nhằm kiểm soát số lượng,
chất lượng, vị trí và luân chuyển của hàng hóa trong kho. Mục tiêu của quy trình là đảm bảo nguồn
cung liên tục, tối ưu hóa chi phí lưu kho và hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Tại Kido, quy trình quản lý hàng tồn kho gồm 3 quy trình chính:
2.5.1 Quy trình nhập kho
- Khi công ty nhập hàng hoặc nguyên vật liệu từ các nhà sản xuất sản phẩm, thực phẩm, gia vị mà
công ty hợp tác, quy trình nhập kho được thực hiện theo các bước nghiêm ngặt để đảm bảo chất
lượng và số lượng hàng hóa đúng theo thỏa thuận. lOMoAR cPSD| 61159950
Sơ đồ quy trình nhập kho Công ty Cổ phần tập đoàn Kido
Bước 1: Đầu tiên, sau khi hàng hóa đến kho, việc kiểm kê là bước quan trọng. Nhân viên sẽ kiểm
tra số lượng và chất lượng hàng hóa ghi trên chứng từ phải trùng khớp với thực tế. Nếu có sai lệch
nhân viên kho yêu cầu lập biên bản ghi nhận và có thể từ chối nhập hàng khi có sai lệch lớn.
Bước 2: Sau khi kiểm kê hoàn tất, thông tin chi tiết về hàng nhập kho sẽ được ghi nhận vào phần
mềm quản lý kho SAP (System Application Programing) gồm mã hàng, số lượng, ngày nhập, vị
trí. Hàng hóa có thể được dán mã vạch hoặc RFID (Radio Frequency Identification) để quản lý dễ
dàng. Điều này giúp quá trình kiểm kê, xuất nhập hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác.
Bước 3: Nhân viên kho chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán. Kế toán kiểm tra, bổ sung
đơn giá, thành tiền và nhập số liệu vào hệ thống kế toán để hoàn tất quá trình nhập kho.
Bước 4: Cuối cùng, hàng hóa được sắp xếp theo tính chất, phương thức xuất hàng và tần suất luân
chuyển. Hàng đông lạnh và thông thường có khu vực bảo quản riêng. Hàng có hạn sử dụng áp
dụng FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out) để tránh tồn đọng. Mặt hàng
xuất thường xuyên đặt gần khu vực lấy hàng để tối ưu xử lý.
2.5.2 Quy trình xuất kho
- Quy trình xuất kho được thực hiện chặt chẽ để đảm bảo chính xác, an toàn và hiệu quả, bao gồm
xuất thành phẩm để bán và xuất nguyên vật liệu để sản xuất. lOMoAR cPSD| 61159950
Sơ đồ quy trình xuất kho tại công ty cổ phần tập đoàn Kido
Bước 1: Tiếp nhận và phê duyệt yêu cầu xuất kho
Quá trình xuất kho bắt đầu khi bộ phận kho vận tiếp nhận yêu cầu từ bộ phận kinh doanh hoặc sản
xuất. Quản lý kho sẽ kiểm tra và phê duyệt yêu cầu xuất kho.
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Nhân viên kho kiểm tra số lượng hàng tồn kho trong hệ thống và đối chiếu với yêu cầu xuất hàng.
Sẽ xảy ra 2 trường hợp:
TH1: Nếu hàng thiếu, thông báo cho bộ phận (mua hàng hoặc sản xuất) xử lý.
TH2: Hàng hóa được lấy ra theo phương pháp quản lý phù hợp như FIFO (Nhập trước - Xuất
trước) hoặc FEFO (Hàng hết hạn trước - Xuất trước) nhằm tránh tồn đọng hàng cũ hoặc hết hạn. lOMoAR cPSD| 61159950
Việc này thường diễn ra nhanh chóng thông qua phần mềm quản lý kho.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho
Trước khi giao hàng, hàng hóa được kiểm tra về tình trạng chất lượng, hạn sử dụng và các tiêu
chuẩn kỹ thuật khác. Nếu phát hiện lỗi hoặc hư hỏng, hàng sẽ được loại bỏ hoặc xử lý theo quy
định. Sau khi đảm bảo chất lượng, tiến hành lập phiếu xuất kho kết hợp với hóa đơn bán hàng.
Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin
Hàng hóa được vận chuyển đến khách hàng theo đúng lịch trình. Khi giao hàng thành công, nhân
viên kho tiến hành ghi nhận việc xuất kho trên hệ thống quản lý hàng tồn kho SAP và DMS.
2.5.3 Quy trình kiểm kê và báo cáo
Quy trình kiểm kê và báo cáo hàng tồn kho tại Kido được thực hiện nhằm đảm bảo số liệu hàng
hóa chính xác, hạn chế thất thoát và tối ưu việc quản lý kho. Quy trình này được diễn ra như sau: lOMoAR cPSD| 61159950
Sơ đồ quy trình kiểm kê
Bước 1: Lập kế hoạch kiểm kê bộ phận kho phối hợp với kế toán kho lập kế hoạch kiểm kê định
kỳ theo tháng, quý, năm hoặc kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu. Kế hoạch bao gồm thời gian kiểm
kê, danh mục hàng hóa cần kiểm tra và phân công trách nhiệm cho từng nhân viên.
Bước 2: Tiến hành kiểm kê nhân viên kho thực hiện kiểm đếm thực tế số lượng hàng hóa, bao gồm
việc kiểm tra tình trạng hàng hóa, hạn sử dụng và phát hiện tồn kho lớn hoặc thiếu hụt. lOMoAR cPSD| 61159950
Bước 3: Sau khi kiểm kê, ghi nhận kết quả và đối chiếu số liệu thực tế được tổng hợp và so sánh
với dữ liệu trên hệ thống. Nếu có chênh lệch, bộ phận kho sẽ giải trình nguyên nhân (lỗi nhập liệu,
thất thoát, hư hỏng, hoặc do con người gây ra...) báo cáo quản lý để có biện pháp xử lý phù hợp.
Bước 4: Cuối cùng, lập báo cáo chi tiết về tình trạng hàng tồn kho, bao gồm số lượng thực tế, số
lượng theo hệ thống, mức chênh lệch, nguyên nhân và đề xuất điều chỉnh. Báo cáo này được gửi
đến ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan để có phương án điều chỉnh chiến lược nhập hàng, bảo
quản hoặc xử lý hàng tồn.
2.5.4 Hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện đại của Kido -
Phần mềm quản lý kho SAP (System Application Programing): Đây là một hệ thống
giúp Kido quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh, bao gồm mua hàng, sản xuất, tài chính, và kiểm soát hàng tồn kho:
Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Mọi giao dịch nhập - xuất hàng đều được cập nhật ngay lập
tức trên hệ thống, giúp quản lý chặt chẽ số lượng hàng hóa và nguyên vật liệu có sẵn.
Kiểm soát và tối ưu tồn kho: Theo dõi số lượng, vị trí lưu trữ, tình trạng hàng hóa, hạn sử dụng,
hạn chế dư thừa hoặc thiếu hụt, đảm bảo nguồn cung ổn định.
Tích hợp dữ liệu với các bộ phận khác: Kết nối kho hàng với mua hàng, bán hàng, kế toán và tài
chính, đồng bộ hóa thông tin, chuẩn hóa dữ liệu trên toàn bộ chuỗi cung ứng, giảm sai sót. -
Hệ thống quản lý phân phối DMS (Distribution Management System): Đây là hệ thống
quản lý phân phối, giúp theo dõi hàng hóa từ kho đến các nhà phân phối, đại lý và điểm bán lẻ.
1. Đồng bộ dữ liệu tồn kho
DMS giúp KIDO cập nhật tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo hàng luôn sẵn sàng. Với hơn 200
nhà phân phối và 30 chuỗi cửa hàng, hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu ngay khi có giao dịch qua
POS hoặc ứng dụng, giúp quản lý chính xác và hiệu quả. lOMoAR cPSD| 61159950
KIDO có hơn 200 nhà phân phối và 30 chuỗi cửa hàng bán lẻ, cần đồng bộ tồn kho để phân phối
hiệu quả. Khi hoàn tất giao dịch xuất nhập, dữ liệu sẽ được cập nhật ngay lập tức lên DMS qua
POS hoặc ứng dụng, đảm bảo chính xác.
2. Kiểm soát chương trình khuyến mãi
KIDO thường xuyên có khuyến mãi như mua 1 tặng 1, giảm giá, nhưng một số đại lý có thể gian
lận, báo sai số lượng, dùng hàng khuyến mãi bán với giá gốc. Nên DMS bắt buộc quét mã vạch
khi nhận ưu đãi, giúp kiểm soát chặt chẽ hơn.
Ví dụ: Đại lý A nhập 200 cây kem với khuyến mãi 1:1, nhận tổng 400 cây. Mỗi lần bán 1 cây, phải
xuất thêm 1 cây khuyến mãi. Khi hết 200 cây gốc, hàng khuyến mãi cũng phải hết, tránh đại lý
dùng hàng khuyến mãi bán với giá gốc.
2. Tích hợp di động và GPS
Nhân viên có thể sử dụng thiết bị di động để tra cứu tồn kho tại điểm bán bất cứ lúc nào, đồng thời
kiểm tra kho gần nhất để điều phối hàng nhanh chóng và hiệu quả. GPS theo dõi lộ trình giao hàng,
đảm bảo minh bạch và tối ưu hiệu suất.
Kido Group, Ứng dụng CNTT hiện đại tại Kido, https://www.kdc.vn/bai-viet/ung-dung-
congnghe-thong-tin-hien-dai-tai-kinh-do [ Ngày truy cập: 18 tháng 3 năm 2025].
Tran Thi Ngoc Yen, Quản trị kho hàng và tồn kho tại Công ty Cổ phần tập đoàn Kido,
https://www.studocu.vn/vn/document/truong-dai-hoc-kinh-te-thanh-pho-ho-chi-minh/quan-
trihoc/quan-tri-hang-ton-kho/55733886 [ Ngày truy cập: 18 tháng 3 năm 2025].
Hội Doanh Nhân Trẻ TP.HCM,
Chuyển đổi số trong doanh nghiệp,
https://www.facebook.com/share/15thyWW4rc/?mibextid=wwXIfr [ Ngày truy cập: 18 tháng 3 năm 2025]. Chau Le,
Phan tich quy trinh van hanh cua doanh nghiep Kido,
https://www.studocu.vn/vn/document/dai-hoc-nam-can-tho/quan-ly-kinh-te/phan-tich-quy-
trinhvan-hanh-cua-doanh-nghiep-kinh-do/109903622 [ Ngày truy cập: 18 tháng 3 năm 2025].