Tài chính kế toán: Khái niệm và chức năng môn Hệ thống thông tin quản lý | Trường Đại học Kiến trúc Đà Nẵng

1:Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán (hay ngắn gọn là hệ thống tài
chính kế toán) là một tập hợp các quy trình, phần mềm và công cụ được sử dụng
để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin tài chính một cách có hệ thống,
nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định của doanh nghiệp
2: Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một công cụ trực quan
giúp mô tả cách thức dữ liệu di chuyển và được xử lý trong một hệ thống. Đối
với hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán, sơ đồ DFD sẽ cho thấy rõ các
hoạt động thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin tài chính.
Các thành phần chính trong sơ đồ DFD của hệ thống tài chính kế toán •
Các thực thể bên ngoài (external entities): o Khách hàng o Nhà cung cấp o Cơ quan thuế o Ngân hàng o Nhân viên •
Các quá trình (processes): o Nhập liệu chứng từ
o Xử lý dữ liệu kế toán o Lập báo cáo tài chính
o Quản lý tài sản, công nợ o Thanh toán •
Các kho dữ liệu (data stores):
o Cơ sở dữ liệu khách hàng
o Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp o Sổ cái o Sổ phụ o Báo cáo tài chính
Ví dụ sơ đồ DFD cấp cao của hệ thống tài chính kế toán
Trong sơ đồ trên, ta có thể thấy: •
Dữ liệu vào: Thông tin về giao dịch (bán hàng, mua hàng, thanh
toán...), thông tin về tài sản, nợ phải trả, nhân viên... •
Các quá trình: Nhập liệu, xử lý dữ liệu, lập báo cáo. •
Dữ liệu ra: Báo cáo tài chính, báo cáo quản lý, các thông tin phục vụ cho quyết định.
3:Các chức năng cơ bản
Hệ thống quản lý thông tin tài chính kế toán (hay hệ thống kế toán) đóng vai
trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin tài chính
cho doanh nghiệp. Dưới đây là các chức năng cơ bản của hệ thống này:
3.1. Thu thập dữ liệu: •
Ghi nhận các giao dịch: Hệ thống ghi nhận tất cả các giao dịch tài
chính diễn ra trong doanh nghiệp như bán hàng, mua hàng, thanh toán, nhận tiền... •
Nhập liệu chứng từ: Các chứng từ kế toán (hóa đơn, phiếu thu, phiếu
chi...) được nhập liệu vào hệ thống để tạo ra các bút toán kế toán.
3.2. Xử lý dữ liệu: •
Phân loại và mã hóa: Hệ thống phân loại các giao dịch theo các tài
khoản kế toán tương ứng và mã hóa để dễ dàng tìm kiếm và tổng hợp. •
Tính toán: Hệ thống tự động tính toán các chỉ tiêu kế toán như doanh
thu, lợi nhuận, chi phí... •
Cập nhật sổ sách: Hệ thống tự động cập nhật các sổ sách kế toán như sổ cái, sổ phụ.
3.3. Lưu trữ dữ liệu: •
Tạo cơ sở dữ liệu: Hệ thống tạo ra một cơ sở dữ liệu tập trung để lưu
trữ tất cả các dữ liệu kế toán. •
Bảo mật dữ liệu: Hệ thống đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu, tránh mất mát, rò rỉ thông tin.
Sao lưu dữ liệu: Hệ thống thường xuyên sao lưu dữ liệu để phòng ngừa
rủi ro mất mát dữ liệu.
3.4. Cung cấp thông tin: •
Lập báo cáo tài chính: Hệ thống tự động lập các báo cáo tài chính định
kỳ (báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tình hình tài chính...) theo các chuẩn mực kế toán. •
Phân tích dữ liệu: Hệ thống cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu để
giúp người dùng hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp. •
Truy vấn thông tin: Người dùng có thể dễ dàng truy vấn các thông tin
tài chính cần thiết bất cứ lúc nào. 3.5. Kiểm soát: •
Kiểm soát lỗi: Hệ thống giúp phát hiện và sửa chữa các lỗi sai sót trong
quá trình nhập liệu và xử lý dữ liệu. •
Kiểm soát truy cập: Hệ thống kiểm soát quyền truy cập của từng người
dùng vào các dữ liệu khác nhau để đảm bảo tính bảo mật. •
Kiểm soát nội bộ: Hệ thống hỗ trợ các hoạt động kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. 3.6. Tích hợp: •
Tích hợp với các hệ thống khác: Hệ thống có thể tích hợp với các hệ
thống khác như hệ thống quản lý bán hàng, hệ thống quản lý kho để tạo
ra một hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp toàn diện.
Các lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý thông tin tài chính kế toán: •
Nâng cao hiệu quả làm việc: Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại,
giảm thiểu lỗi sai sót. •
Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời: Hỗ trợ quá trình ra quyết định của doanh nghiệp. •
Tăng cường minh bạch: Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về kế toán, thuế. •
Cải thiện quản lý rủi ro: Phát hiện sớm các vấn đề tài chính.
Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội (MB BANK)
MB Bank là ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Quân Đội, được viết
tắt là MB và trực thuộc của Bộ Quốc Phòng Việt Nam. Ngân hàng
MB được thành lập và đi vào hoạt động vào ngày 04/11/1994 chỉ với
đội ngũ là 25 nhân viên với vốn điều lệ là 20 tỷ đồng. Đến cuối năm
2018 tổng khối tài sản mà MB ghi nhận là 362.325 tỷ đồng.
1. CHỨC NĂNG CỦA NGÂN HÀNG MB BANK
Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội (MBBank), với vai trò là một
ngân hàng thương mại cổ phần lớn tại Việt Nam, cung cấp đa dạng các dịch vụ
tài chính, đáp ứng nhu cầu của cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp. Dưới
đây là những chức năng chính của MBBank:
1.1. Huy động vốn: •
Tiếp nhận tiền gửi: MBBank thu hút tiền gửi từ khách hàng thông qua
các hình thức như: tiết kiệm, kỳ hạn, không kỳ hạn. •
Phát hành các loại chứng chỉ: Phát hành chứng chỉ tiền gửi để huy
động vốn từ nhà đầu tư. 1.2. Cho vay: •
Cho vay ngắn hạn: Cung cấp vốn ngắn hạn cho các hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp và nhu cầu tiêu dùng của cá nhân. •
Cho vay trung và dài hạn: Cung cấp vốn trung và dài hạn cho các dự
án đầu tư, mua nhà, mua xe... •
Cho vay tiêu dùng: Cung cấp các sản phẩm vay tiêu dùng như vay mua sắm, vay tín chấp... 1.3. Thanh toán: •
Thanh toán trong nước và quốc tế: Thực hiện các giao dịch thanh toán
trong nước và quốc tế thông qua chuyển khoản, thanh toán trực tuyến, thanh toán qua thẻ... •
Thanh toán các loại hóa đơn: Hỗ trợ khách hàng thanh toán các loại
hóa đơn điện, nước, điện thoại, internet... 1.4. Thẻ: •
Phát hành thẻ: Phát hành các loại thẻ như thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ quốc tế... •
Cung cấp dịch vụ thanh toán bằng thẻ: Cho phép khách hàng thanh
toán hàng hóa, dịch vụ bằng thẻ tại các điểm chấp nhận thẻ.
1.5. Dịch vụ ngoại hối: •
Mua bán ngoại tệ: Mua bán các loại ngoại tệ phổ biến. •
Chuyển tiền quốc tế: Chuyển tiền đi và nhận tiền từ nước ngoài.
1.6. Dịch vụ ngân hàng điện tử: •
Ngân hàng trực tuyến: Cho phép khách hàng thực hiện các giao dịch ngân hàng qua internet.
Ngân hàng di động: Cung cấp ứng dụng di động để khách hàng thực
hiện giao dịch mọi lúc mọi nơi.
1.7. Các dịch vụ khác: •
Bảo hiểm: Liên kết với các công ty bảo hiểm để cung cấp các sản phẩm bảo hiểm đa dạng. •
Quản lý tài sản: Hỗ trợ khách hàng quản lý tài sản một cách hiệu quả. •
Tư vấn tài chính: Cung cấp các dịch vụ tư vấn tài chính chuyên nghiệp.
Ngoài ra, MBBank còn tham gia vào các lĩnh vực khác như: chứng khoán,
quản lý quỹ, kinh doanh bất động sản... 2:ƯU ĐIỂM
2.1. Mạng lưới rộng khắp: •
Chi nhánh dày đặc: MBBank có hệ thống chi nhánh và phòng giao
dịch trải dài khắp cả nước, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận các dịch vụ ngân hàng. •
ATM hiện đại: Mạng lưới ATM rộng khắp, hỗ trợ rút tiền, chuyển khoản nhanh chóng.
2.2. Sản phẩm đa dạng: •
Đáp ứng mọi nhu cầu: MBBank cung cấp đa dạng các sản phẩm và
dịch vụ tài chính, từ các sản phẩm tiết kiệm đơn giản đến các dịch vụ
ngân hàng đầu tư phức tạp, đáp ứng nhu cầu của mọi đối tượng khách hàng. •
Cập nhật liên tục: Ngân hàng không ngừng nghiên cứu và phát triển
các sản phẩm mới, phù hợp với xu hướng thị trường và nhu cầu của khách hàng.
2.3. Công nghệ hiện đại: •
Ngân hàng số: MBBank là một trong những ngân hàng tiên phong
trong việc ứng dụng công nghệ số vào hoạt động ngân hàng, giúp khách
hàng thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng, tiện lợi và an toàn. •
Ứng dụng di động: Ứng dụng MBBank được đánh giá cao về giao diện
thân thiện, tính năng đa dạng và bảo mật.
2.4. Chương trình ưu đãi hấp dẫn: •
Nhiều chương trình khuyến mãi: MBBank thường xuyên triển khai
các chương trình khuyến mãi hấp dẫn dành cho khách hàng, như tặng
quà, giảm lãi suất, miễn phí dịch vụ... •
Đồng hành cùng khách hàng: Ngân hàng luôn đồng hành cùng khách
hàng trong mọi hoạt động, mang đến những trải nghiệm tốt nhất.
2.5. Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp:
Đội ngũ nhân viên nhiệt tình: Nhân viên MBBank được đào tạo bài
bản, chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng. •
Quy trình phục vụ nhanh chóng: Các thủ tục giao dịch được đơn giản
hóa, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian.
2.6. Uy tín và ổn định: •
Lịch sử hình thành lâu đời: Với bề dày lịch sử, MBBank đã khẳng
định được vị thế và uy tín của mình trên thị trường. •
Tài chính vững mạnh: Ngân hàng có nền tảng tài chính vững chắc,
đảm bảo an toàn cho tiền gửi của khách hàng. 3:Hạn Chế
Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, Ngân hàng MB (MBBank) cũng như các
ngân hàng khác, vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định. Dưới đây là một số hạn
chế thường gặp khi sử dụng dịch vụ của MBBank: 3.1. Phí dịch vụ: •
Phí giao dịch: Giống như các ngân hàng khác, MBBank cũng áp dụng
một số loại phí giao dịch nhất định, đặc biệt đối với các giao dịch vượt
quá số lần miễn phí hoặc các dịch vụ giá trị gia tăng. •
Phí rút tiền ngoài mạng: Phí rút tiền tại các ATM của ngân hàng khác
thường cao hơn so với rút tiền tại ATM của MBBank.
3.2. Thủ tục mở tài khoản: •
Thời gian xử lý: Thủ tục mở tài khoản tại ngân hàng nói chung, bao
gồm cả MBBank, có thể mất một khoảng thời gian nhất định để hoàn tất. •
Hồ sơ thủ tục: Khách hàng cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ tùy thân và
các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của ngân hàng.
3.3. Vấn đề về kết nối: •
Mất kết nối: Trong một số trường hợp, hệ thống ngân hàng có thể gặp
phải tình trạng quá tải hoặc lỗi kỹ thuật, dẫn đến việc khách hàng không
thể truy cập vào tài khoản hoặc thực hiện giao dịch. •
Tốc độ truy cập: Tốc độ truy cập vào các ứng dụng ngân hàng di động
hoặc internet banking có thể bị ảnh hưởng bởi chất lượng đường truyền internet.
3.4. Rủi ro lừa đảo: •
Mạo danh: Giống như các ngân hàng khác, MBBank cũng phải đối mặt
với tình trạng kẻ gian mạo danh nhân viên ngân hàng để lừa đảo khách hàng.
Tin nhắn giả mạo: Khách hàng có thể nhận được các tin nhắn giả mạo
yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân hoặc mật khẩu.
3.5. Các hạn chế khác: •
Sản phẩm chưa đa dạng bằng các ngân hàng nước ngoài: Một số sản
phẩm và dịch vụ của MBBank có thể chưa đa dạng và phong phú bằng
các ngân hàng nước ngoài. •
Chi nhánh chưa phủ sóng rộng khắp ở một số khu vực: Ở một số
khu vực, mật độ chi nhánh của MBBank chưa thực sự dày đặc.
4:Các Phòng Ban, Bộ Phận Có Thể Sử Dụng Dịch Vụ của MB Bank
Hầu hết các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng dịch
vụ của MB Bank, đặc biệt là các phòng ban liên quan trực tiếp đến hoạt động
tài chính. Dưới đây là một số ví dụ: Phòng kế toán:
o Mở tài khoản thanh toán, tài khoản tiền gửi
o Thanh toán các khoản chi phí, lương o Quản lý dòng tiền
o Sử dụng các dịch vụ ngân hàng điện tử Phòng tài chính: o Đầu tư tài chính o Quản lý rủi ro
o Lập kế hoạch tài chính Phòng kinh doanh:
o Thanh toán cho nhà cung cấp o Thu hồi công nợ
o Sử dụng các sản phẩm thanh toán quốc tế Phòng nhân sự: o Thanh toán lương
o Quản lý các khoản phúc lợi Ban giám đốc:
o Quản lý tài chính doanh nghiệp
o Lập kế hoạch chiến lược
Các phòng ban khác: o Mua sắm o Sản xuất o Marketing