Tài liệu chương 1, 2, 3 Môn Hệ thống thông tin quản lý | Đại học Kinh Tế Quốc Dân

lOMoAR cPSD| 61224927
CHƯƠNG I: THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG CÁC TỔ CHỨC
I.Vai trò của thông tin
- Dữ liệu và thông tin – khác nhau và hay bị nhầm lẫn.
- Thông tin của dữ liệu này sẽ thành dữ liệu của các thông tin khác => gây ra sự nhầm lẫn giữa thông tin và dữ liệu.
1. Sự gia tăng và tầm quan trọng của thông tin-
Trở nên nhiều và ngày càng xuất hiện phổ biến.
- Phục vụ trong thông tin, uản lý, Logistic -
2. Đầu tư càng lớn cho lao động trí tuệ.
- Công nhân áo trắng tăng và áo xanh giảm rất nhanh, các nước phát triển có tỉ lệ chênh lệch lớn .
- Hoạt động chủ yếu là cung cấp dịch vụ thông tin và tri thức.
- Thiếu nhân lực trong công nghệ thông tin, lương của một người làm cntt ngày càng cao hơn (gấp đôi)
so với giáo sư thông thường (các trường đại học)
3. Công nghệ thông tin càng phát triển mạnh mẽ.
- Sự hòa nhập của viễn thông (1840) với MTDT (1946) => tạo nên nhờ vi điện tử (1960)
- Các linh kiện từ đèn điện -> chân không -> bán dẫn -> vi điện tử. (Các mạch IC, LSIC, VLSIC)
(VERY LARGE INTERGRATED CIRCUIT)
- Tốc độ của MTDT đo bằng mili giây (Hàng nghìn), micro giây (phần triệu), hiện nay là nano giây
(hàng tỉ), pico giây (hàng nghìn tỉ giây).
- Thay đổi: băng bia đục lỗ -> máy mã vạch, máy quét ảnh, tài liệu.
II. Thông tin dưới góc độ quản lý.
- Thông tin và dữ liệu: Data, Information, Tri thức kinh doanh (bussiness Intelligence).
- Các đặc trưng: o Chính xác o Đầy đủ o Kinh tế o Mềm dẻo o Tin cậy o Phù hợp o Đơn giản o Kịp thời o
Kiểm tra được o Để khai thác được o An toàn
 Giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu của tổ chức.
III. Dữ liệu và thông tin
- Dữ liệu-> quá trình xử lý (Lựa chọn, tổ chức và xử lý dữ liệu) -> Thông tin.
- Mục đích thông tin trong tổ chức: o Lập kế hoạch. o Kiểm soát. o Ghi nhận giao dịch. o Đo lường năng lực. o Hỗ trợ ra quyết định.
IV. Tri thức kinh doanh
- Tạo ra trong quá trình xử lý thông tin – các tri thức về lOMoAR cPSD| 61224927 - Khách hàng. - Đối tác kinh doanh.
- Môi trường cạnh tranh.
- Hoạt động của chính doanh nghiệp đó. V.Thông tin và việc quản lý một tổ chức.
- Tổ chức: tập hợp các cả thể (con người và các nguồn lực) cùng phối hợp hoạt động đạt mục tiêu chung
– mục tiêu của tổ chức: tối đa hóa lợi nhuận (doanh thu tăng và giảm chi phí) / phi lợi nhuận thì không
tập trung vào lợi nhuận.
- Hệ Thống: các yếu tố hoặc phần tử (component a=1, 2, 3, …)-> Qan hệ với nhau và phối hợp với nhau
-> thu thập các yếu tố đầu vào -> tạo kết quả đầu ra – có quá trình trình chuyển đổi có tổ chức.
- Trong tổ chức có hệ thống quản lý:
o Tổ chức o Phân hệ tác
nghiệp: tác động yếu tố đầu
vào thành đầu ra của sản
phẩm. o Phân hệ quản lý:
kiểm soát và điều khiển hoạt động của tổ chức.
o Phân hệ thông tin o Phân
hệ ra quyết định - Quản lý tổ chức:
- Sơ đồ quản lý: o Tính chất thông tin mang tính quyết định.
o Các đầu mối thông tin với tổ
chức doanh nghiệp. - Các
cấu trúc thường thấy:
o Cấu trúc đơn giản o Cấu
trúc hành chính o ấu trúc
quan chế chuyên môn o
Cấu trúc phân quyền. o Cấu trúc nhóm dự án.
- Tính chất của thông tin cấp quản lý: Cấp chiến lược (Chủ tịch) ^^^^^ Cấp chiến thuật
(Trưởng phòng, ban chuyên môn) ^^^^^ Cấp tác nghiệp
(văn thư, các ban nhận thông tin) ^^^^^ xử lý giao dịch nghiệp vụ ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
DỮ LIỆU (Từ trên xuống và dưới lên) lOMoAR cPSD| 61224927 lOMoAR cPSD| 61224927
IV.Các đầu mối thông tin bên ngoài một doanh nghiệp. lOMoAR cPSD| 61224927
-Nhà nước và cấp trên: nguồn thông tin điều tiết vĩ mô (pháp luật, thuế, luật bảo vệ môi trường,…)
-Khách hàng: dùng cơ sở dữ liệu quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng -> đáp ứng các thị hiệu, đáp
ứng yêu cầu người dùng, thông tin người dùng,…
-Các doanh nghiệp đang canh tranh: thông tin bí kíp kinh doanh, tiềm lực, kế hoạch,…
-Các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: quan tâm các đối thủ tiềm ẩn.
-Doanh nghiệp có liên quan: các hoàng hóa thay thế và bổ sung.
-Các hãng cung cấp: thông tin về các hãng->thiết lập kế hoạch cung ứng, đảm bảo an toàn sản phẩm.
CHƯƠNG II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC
I. Hệ thống thông tin.
1. Hệ thống thông tin
- HTTT – information system – một tổ hợp gồm con người dữ liệu và thiết bị thuộc phần
cứng, phần mềm và mạng viễn thông và con người -> thu thập, lưu trữ cà xử lí dữ liệu, phân
phối và truyền đạt thông tin qua việc cung cấp một cơ chế phản hồi.
- HTTT tồn tại trong mọi tổ chức. Hầu hết dựa trên MTDT và các mạng viễn thông.
- Thành phần: con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng viễn thông. => Được tổ
chức thành cơ sở dữ liệu. - Đầu vào:
o Thu thập và nhập dữ liệu thô o Nhập dữ liệu: thủ công, bán thủ công, tự động hóa.
o Tính chính xác là yếu tố quan trọng -> đảm bảo đầu ra.
- Xử lý: o Chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành thông tin đầu ra. o Tính toán, sàng lọc, tổng
hợp,… o Thủ công hoặc băngf máy tính - Đầu ra:
o Tài liệu hoặc báo cáo o Đầu ra của HT này có thể là đầu vào của HT khác.
o Đầu ra: mắy in, màn hình.
- Thông tin phản hồi: kết quả dầu ả được sử dụng để thực hiện thay đổi đối với các hoạt động
nhập dữ liệu và xử lý của hệ thống.
2. HTTT dựa trên máy tính: (Computer based information system – CBIS):
- Tích hợp các yếu tố phần cứng/mềm, CSDL, viễn thông, con người và các thủ tục.
- Nhiệm vụ: thu thập, xử lý, lưu trữ và biến đổi dữ liệu thành thông tin. lOMoAR cPSD| 61224927
- Ví dụ các thành phần:
o Phần cứng (Computer Hardware): thiết bị máy o Phần mềm:
các app trên máy o Cơ sở d liệu (data base): tập hợp có tổ thức dữ liệu và thông tin.
o Viễn thông và mạng máy tính (Telecommunication and
Computer Network): mạng máy tính
o Con người: nhóm ng quản lý, vận hành và bảo trị, sử dụng. o
Các thủ tục: quy tắc của hệ thống.
II.Hệ thống thông tin trong một tổ chức.
1. Phân loại theo mục đích phục vụ,
Hệ thống xử lý giao dịch: xử lí dữ liệu sinh ra từ các giao dịch và nghiệp vụ khách hàng,…
HTTT quản lý (MIS – Management Information System): quản lý các cấp tác nghiệp, chiến thuật
và chiến lược. Cung cấp thôlng tin cho cán bộ quản lý theo báo cáo định kì, theo yêu cầu.
Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS - Decision Support System): HTTT dựa trên MTDT để trao đổi
tương tác hai chiều với các nhà quản lý. Sử dụng mô hình phân tích, các cơ sở dữ liệu,… + khả năng xử
lý nhanh cùng kinh nghiệm của người quản lý.
VD: phân tích khuyến mại tốt nhất cho khách hàng.
Hệ thống chuyên gia (Expert System): ghi chép các kiến thức của các chuyên gia kinh nghiệm
lưu trữ trong MTDT -> trí khôn nhân tạo -> giải quyết vấn đề nhanh chóng
VD: hệ thống chuẩn đoán bệnh bằng máy tính.
HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh: tăng khả năng phục vụ khách hàng -> giữ tín và mở rộng thị trường
VD: hệ thống xử lý nghiệp vụ bán hàng.
Phân loại theo nghiệp vụ lĩnh vực và cấp quyết định.
Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng HTTT
-Đánh giá thông tin qua thông tin mà nó cung cấp. o
Tin cậy: thông tin cần chính xác, vì thông tin sai ghễ dây tổn thất o
Đầy đủ: bao quát rộng và đầy đủ yêu cầu của nhà quản lý. o Thích hợp và
dễ hiểu: phục vụ đúng đối tượng, đủ yêu cầu. o
Bảo mật: bảo vệ, không để bị chỉnh sửa tùy tiện, bị đánh cắp hoặc
bị phá hoại. o Kịp thời:
III. Hiệu quả kinh tế của HTTT
1. Giá trị của thông tin lOMoAR cPSD| 61224927
-Rất khó đo giá trị của thông tin bằng tiền vì nó mang lại lợi ích vô hình (chữ tín, thu hút khách
hàng, động viên, khích lệ,…
-Một trong đánh giá thông tin: ước lượng các khoản chi phí giảm đi nhờ biết trước và tránh đưuọc rủi ro do thông tin mang lại Giá trị của HTTT
-Là lợi ích do hệ thống mạng lại trừ đi chi phí xây dựng và điều hành hệ thống.
-Hai lợi ích: trực tiếp (hữu hình) / Gián tiếp (vô hình)
*lợi ích trực tiếp:
*Lợi ích gián tiếp: rất lớn nhưng khó quy đổi ra bằng tiền.
VD: dịch vụ khách hàng, cung cấp thông tin nhanh và chính xác hơn,… Chi phí cho HTTT
-Bao gồm các khoản bỏ ra đầu tư:
*Chi phí cố định: phân tích, thiết kế / xây dựng / máy móc / mạng máy tính và Internet / trang thiết
bị phục vụ cho hệ thống.
*Chi phí biến động – chi phí vận hành và khai thác: tiền thù lao nhân lực / chi phí thu thập dữ liệu /
tiên mua văn phòng phẩm / Internet và dịch vụ truyền thông / chi phí bảo trì sửa chữa và nâng cấp.
Đánh giá hiệu quả của HTTT
-Phân tích chấm điểm cân bằng (Break – Even Analasys): tìm thời gian cần thiết để luồnng tiền tích
lũy từ hệ thống cân bằng vs tổng tiền đầu tư vận hành thời gian. Time càng ngắn càng tốt.
-Phân tích giá trị hiện thời ròng (Net Present Value ): Tính giá trị hiện thời ròng (lợi nhuận - chi
phí ( =0 chấp nhận được, càng lớn càng hấp dẫn) -Phân tích lợi tức đầu tư: IV. Các HTTTQL hình
KHẢO SÁT => PHÂN TÍCH => THIẾT KẾ => CÀI ĐẶT => BẢO TRÌ và rồi lặp lại. V.Phần cứng và phần mềm.
Phân biệt phần mềm và phần cứng.
Phần cứng: tập hợp các thiêt bị tạo thành một MTDT, hầu như cố định, giá thành hạ nhanh chóng, ví như thể xác
Phần mềm: bộ phận chương trình vận hành MTDT,
PHần mềm hệ thống >< phần mềm ứng dụng. Bộ nhớ:
Bộ nhớ trong: chính, đắt tiền, gắn trong máy, hoạt động nhanh, sức chứa hữu hạn, thông tin sẽ
mất khi bị ngắt, ghi nhớ tạm thời chương trình và dữ liệu trong giải bài toán, ví như bộ óc con người.
Bộ nhớ ngoài: phụ, rẻ tiền, có thể cất giữ xa máy, hoạt động chậm, sức chứa nhiều, không mất dữ
liệu khi ngắt điện, lưu trữ lâu dàithông tin khổng lồ (CSDL, niên giám thống kê), được ví như dữ liệu và bài tập.
Bộ nhớ trong có hai phần chính: Rom và Ram lOMoAR cPSD| 61224927
Rom (Read only memory): chứa chương trình khởi động, thông tintrong ROM không bị xóa khi ngắt điện,
Ram (Random Access Memory): chứa chương trình và dữ liệu người dùng. Các bộ trong máy:
Bộ vào:Để đưa ra thông tin vào bộ nhớ trong, chủ yếu đưa vào thông tin là bàn phím.
Bộ ra: đưa thông tin từ bộ nhớ ra ngoài. (máy in)
Bộ làm tính: (số học và logic): để làm tính
Bộ điều khiển: điều khiển và phối hợp hoạt động các bộ trong máy tính.
VI.Ngôn ngữ lập trình và ngôn ngữ máy:
Ngôn ngữ để viết chương trình cho MTDT Ngôn ngữ máy:
Mỗi lệnh chỉ quy định 1 phép đơn giản nhất.
Mỗi lệnh có mã phép tính và đại chỉ các ô nhớ chứa toán hạng
Các lệnh được viết giấy bằng số hệ 8 hoặc 16
VII. Ngôn ngữ thuật toán và chương trình dịch:
cải tiến thiết lập chượng trình theo hướng tự động hóa,
Sáng táo ra ngôn ngữ thuận tiện dùng để ghi chép thuật toán một cách ngắn gọn, chính xác và gần
gũi vs ngôn ngữ con người. => ngôn ngữ thuật toán.
Sáng tạo ra chương trình dịch để dịch chg trình nguồn từ thuật toán ngôn ngữ máy -> chương trình dịch Ưu điểm:
Lập trình ko phục thuộc vào MTDT khác nhau gần
giông ngôn ngữ con người, thuận tiện trong lập trình Có hai kiểu dịch:
Thông dịch: dịch riêng từng câu lệnh rồi thực hiện ngay.
Biên dịch: Dịch toàn bộ chương trình nguồn ra ngôn ngữ máy rồi thực hiện.
Các thế hệ ngôn ngữ lập trình: (4 hệ số MTDT)
Thế hệ 1: ngôn ngữ máy lOMoAR cPSD| 61224927
Thế hệ 2: ngôn ngữ cấp thấp/nghôn ngữ kế hiệu: ASSEMBLER
Thế hệ 3: ngôn ngữ cấp cao: BASIC, PASCAL, FORTRAN, COBOL, PLI
Thế hệ 4: các công cụ lập trình có sẵn trên màn hình: Vitual C, Visual Java, Visua FoxPro,
Delphi(Visual Pascal), C#, VB.NET.
-Phần mềm hẹ thống-Hệ điều hành-Ch trình tiện ích cho HDH-Chg trình điều
khiển(Driver)chương trình giao dịch Phần mềm
-Phần mềm ứng dụng-phần mềm năng suất-phần mềm kinh doanh-phần mềm giải trí-phần mềm giáo dục, tham khảo.
VIII.Truyền thông và viễn thông.
Truyền thông (communication): trao đổi thông tin liên lạc giữa các cá nhân hoặc tổ chức.
Truyền thông tin đi xa nhờ phương tiện điện tử, điệnm thoại, vô tuyến viễn thông (telecommunication).
Ngày nay gắn bó hữu cơ và ko thể thiếu với công nghệ thông tin, thường được mã hóa.
Các loại mạng truyền thông:
Mạng truyền thông (communication network): liên kết các thành phần CNTT, chia sẻ các loại thông tin
Mạng truyền thông cơ bản:
Mạnng ngang hàng (peer to peer) Mạng khách – chủ (Trên slide)` lOMoAR cPSD| 61224927
CHƯƠNG III: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
DƯỚI GÓC ĐỘ QUẢN LÝ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH ĐỮ LIỆU.
Chương 13 trong giáo trình
I. Tổng quan về hệ thống xử lý giao dịch.
Hệ thống xử lý thông tin giao dịch (Transaction Processing System – TPS) tích hợp các yếu tố
con ngjười, các thủ tục, các CSDL và thiết bị để ghi nhận giao dịch đã hoàn thành.
Xử lý dữ liệu phát sinh từ các giao dịch cảu tổ chức với khách hàng, nhà cung, người cho vay, nhân viên.
Tập hợp dữ liệu theo dõi hoạt động của tổ chức.
Mô hình xử lí gia dịch (trên slide chương III) II. Đặc trưng của TPS.
Nhanh và hiệu quả nhiều thông tin đầu ra và đầu vào (lượng lớn).
THực hiện điều chỉnh dữ liệu để đảm bảo dữ liệu lưu trữ trong ht chính xác và có tính cập nhật.
Tiềm ẩn nhiều vấn đề bảo mật và an toàn.
III. Các hoạt động xử lý.
Các sơ đồ trên slide.
Hệ thống giao dịch POS (Trên slide)
IV. Các chế độ xử lý.
Xử lý theo lô (Batch Processing): tập hợp xử lý định kì.
Xử lý thời gian thực (real time) / trực tuyến (online transaction processing – OLPT). Mục tiêu:
Xử lý dữ liệu liên quan đến giao dịch: thu thập, xư lý, lưu trữ và tạo ra tài liệu liên quna đến hoạt
động kinh doanh lặp lại và có chu kì.
Duy trì chính xác cao của các dữ liệuđược thu thập
Chưa kịp Slide.
Đẩm bảo cung cấp kịp thời các tài liệu và báo cáo
Tăng hiệu quả lao động. lOMoAR cPSD| 61224927
Tạo hình thức dịch vụ giá trị gia tăng.
Giúp xây dựng và duy trì tín nhiệm của khách hàng.
V. Các hệ thống xử lý dịch vụ.
HT xử lý đơn hàng trực tuyến (sơ đồ trên slide)
Vấn đề kiểm soát và quản lý hệ thống giao dịch.
Hoạt động hoàn hảo liên tục.
LẬp các quy định về thủ tục dự phòng khi csac hệ thống giao dụch ngưng hoạt động.
Lập kế hoạch khôi phục. VI.
Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý.
HTTTQL (Management information system – MIS): tích hợp yếu tố con ng, thủ tục, CSDL và
thiết bị để cung cấp TT -> nnàn quản lý và ra quyết định
Trợ giúp HĐ quản lý của tổ chức ở mức: tác nhiệp, chiến thuật và chiến lược.
Chủ yếu dựa vào CSDL qua các ht xử lý giao dịch và nguồn dữ liệu ngoài tổ chức,
HT tích hợp các HTTT nhiều chức năng
Tạo báo cáo cho các nhà quản lý định kì/theo yêu cầu, tóm lược tình hình … (trên slide –
chương 8 của 3).
VII. Các nguồn đầu vào và ra của HTTTQL (trên slide)
VIII. Các HTTTQL chuyên chức năng (trên slide – thuyết trình) IX.
Các chức năng – đặc trưng cơ bản của HTTTQL.
Cung cấp báo cáo định kỳ, theo yêu cầu, ngoại lệ và siêu liên kết.
Cng cấo báo cáo có khuông mẫu cố đị nhthống nhất thông tin các Trên slide.
X. HTTT hỗ trợ lãnh đạo – ESS.
Chương 9: Hệ thống hỗ trợ ra quyết định I. Các mức quản lý lOMoAR cPSD| 61224927
Quản lý chiến lược: mức cao nhất tác động đến toàn bộ tổ chức nhằm xác định chiến lược, đường
lối chính sách thực hiện mục tiêu.
Quản lý chiến thuật: xác định các nhiệm vụ cụ thể dể thực hiện mục tiêu và đường lối đã được đề
xuất ở mức quản lý chiến lược. Quản lý tác nghiệp II. Quyết định
Quyết định: lựa họn chiến llược hành động nhằm đặt mục tiêu
Ra quyết định: quá trình chọn 1 phương án trong các phương án để đạt được kết quả với ràng buộc cho trước.
Các dạng quyết định: sự kiện, quá trìnnh, làm giàu,.. Thiếu Phân loại:
Phi cấu trúc: tùy hứng, không cí quy trình rõ ràng, không xác định TT liên quan đến thường xuyên.
Có cấu trúc: có quy trình rõ ràng để ra quyết định, các thông số cần thiết để xem trong quá trình
QD có thể xác định trước.
Bán cấu trúc: làm ra quyết định có thể xác đijnh trước nhưng không đủ đk Cấu trúc: (trên slide)